Referat for: Næstved Provstiudvalg PU møde 3. november Kl Mødested: Stationsvej 4, Glumsø

Transkript

1 Referat for: Næstved Provstiudvalg PU møde 3. november Kl Mødested: Stationsvej 4, Glumsø Fraværende med anmeldt forfald: Ingen. Tillægsdagsorden er indarbejdet i referatet. Mødepunkt 1 Årligt ordinært møde mellem provstirevision og provstiudvalget Sag: Revision Beierholm (893) Ordinært møde med Grethe Clausen, revisionsfirmaet Beierholm. Rapportering af finasiel revision såvel som forvaltningsrevision. Årligt ordinært møde mellem provstirevision og provstiudvalget 2 Referat PU møde Sag: REFERATER PROVSTIUDVALGSMØDE (719) Godkendelse af referat fra sidste møde. Revisor rapporterede om resultaterne af revisionen for årsregnskaber Der drøftedes kassebeholdninger i sognene og behovet herfor. - Evt. ligning kvartalsvis - Opgørelse af overskud/underskud på driftsrammer og muligheder for at "nulstille" driftsoverskuddet hvis MR ikke benytter det disponerede overskud indenfor en bestemt tidsperiode. - Tidsplanen for det nye regnskabssystem med formål/art kontering. KM er endnu ikke klar. - Der er i nogle banker problemer med at MR kan hæve på prohiberede konti uden PU s godkendelse. - Bemærkninger på revisionsprotokollater vedr. arbejdsdeling og risiko ved kun 1 regnskabsmedarbejder. Vigtigt at MR er agtpågivende. - Forslag om at når der fremsendes kvartalsrapporter, kan medsendes en kopi af kontoudtog eller lignende, hvorpå kasserer eller formand for MR kan bekræfte at bankbeholdning er tilstede. - Revisor gjorde opmærksom på, at ikke alle regnskaber følger PU s udmelding om lønninger til regnskabsførere. Godkendt og underskrevet af samtlige PU medlemmer. Referat PU møde Hyllinge: trappe ved sakristi Sag: Hyllinge: Trappe ved sakristi (885) - Hyllinge Sogn Hyllinge: trappe ved sakristi Kirkeværge ønsker PU s accept af overslag fra tømrer kr ,00 Provstiudvalget godkender ansøgningen på baggrund af samtale ml. Connie B. Beier og kirkeværge Gorm Sørensen, der kan oplyse at tømreren vil udføre arbejdet under hensyntagen til at det er en gammel kirke, og under opsyn af kirkeværgen. Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 4 Hårslev Præstegård, indflytningssyn Sag: Hårslev Præstegård (886) - Hårslev Sogn Hårslev Præstegård, indflytningssyn Til godkendelse. 5 Næsby, godk. frig. proh. midler kr ,38 Sag: Næsby Kirkegård - graverfaciliteter (57) - Næsby Sogn Næsby, godk. frig. proh. midler kr ,38 Frigivelse af proh. midler kr ,38 vedr. VVS kr og mobiltoilet kr ,38. Forhåndsgodkendt af Connie B. Beier d Næsby, frigiv. kr Glumsø el service Forhåndsgodkendt af Connie B. Beier. 6 Sandby, ansøgning fra regnskab 2009 om overførsel af kr til proh. konto: parkeringsplads Sag: Etablering af p-plads ved Sandby Kirke (685) - Sandby Sogn Ansøgning i regnskab 2009 om overførsel af kr fra kassebeholdning til proh. konto vedr. parkeringsplads. Provstiudvalget godkender at kr kan henlægges fra driftsoverskud til proh. konto vedr. parkeringsplads. Sandby, ansøgning fra regnskab 2009 om overførsel af kr til proh. konto: parkeringsplads 7 Mogenstrup, henvendelse vedr. kirkegårdstakster fra Charlotte & Stig Hansen Sag: Gravstedsvedligeholdelse (830) - Mogenstrup Sogn Henvendelse om kirkegårdstakster fra Charlotte og Stig Hansen vedr. prisansættelse for vedligeholdelse af gravsteder på Mogenstrup Kirkegård. PU besvarer klagen pr. brev med begrundelse for prisstigningerne. Mogenstrup, henvendelse vedr. kirkegårdstakster fra Charlotte & Stig Hansen Bekræftelse af modtagelse af henvendelse om kirkegårdstakster Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 8 Holsted: Ansøgning om bevilling af kr. til driften i 2011 fra 5% midlerne Sag: Ansøgning af 5% midler (890) - Holsted Sogn Ansøgning om 5% midler vedr. besparelse på budget I Holsted har de i driftsrammen store renteudgifter, hvor der ikke er mulighed for besparelser. Godkendt ekstra bevilling til drift kr ,00. Holsted: Ansøgning om bevilling af kr. til driften i 2011 fra 5% midlerne 9 Rønnebæk, ansøgning anv. af afkastprovenu eller om 5% midler til driftsramme Sag: Ansøgning om 5% midler (889) - Rønnebæk Sogn Ansøgning om brug af afkastprovenu af salgssummen fra præstegårdsjord eller 5% midler vedr. budget I provstiudvalget er der enighed om at renter af provenu af salgssummen fra præstegårdjord kan anvendes til drift. Ansøgning om driftrammemidler, Rønnebæk menighedsråd 10 Everdrup, ansøgning om overførsel fra anlægsramme til driftsramme Sag: Budget 2010 (891) - Everdrup Sogn Ansøgning om overførsel af kr til anskaffelse af computer, kirkegårdsprogram og konverteringen til Brandsoft. Everdrup, ansøgning om overførsel fra anlægsramme til driftsramme 11 Mogenstrup, ansøgning 5% til færdiggørelse af kirkegårde kr Sag: Mogenstrup, kirkegården (892) - Mogenstrup Sogn Menighedsrådet ansøger om bevilling af 5% midler til anlæggelse af stendige og færdiggørelse af kirkegård. Ialt kr ,00. MR har selv kr samt anlægramme 2011 kr og søger om restbeløb kr ,00. Sagen behandles på næste PU møde, da der er tvivl om kr tages fra kassebeholdning, driftsoverskud eller evt. henlæggelse. Mogenstrup, ansøgning 5% til færdiggørelse af kirkegårde kr Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 12 Regnskabsrapport, PUK Sag: REGNSKAB 2010 (825) Regnskabsrapport, PUK Orientering om konsulentbistand i Kvislemark-Førslev-Fyrendal Connie B. Beier har forhåndsgodkendt at der af 5% midlerne ydes tilskud til konsulentbistand ifbm. lønforhandling. 14 Rådgivning af menighedsråd Sag: Rådgivning af menighedsråd (896) Rådgivning af menighedsråd Provstiudvalg bedes tage stilling til, om provstiudvalget kan indgå samarbejde vedr. rådgivning af menighedsråd. Hvis provstiudvalget kan tiltræde samarbejdsaftalen, returneres et underskrevet eksemplar af aftalen til stiftskontoret senest d. 11. november Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision VEJ nr 9570 af 25/10/2010 Sag: Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision VEJ nr 9570 af 25/10/2010 (895) - Kirkeministeriet Ændrede bestemmelser om anbringelse af kassebeholdning og opsparing. Provstiudvalget tiltræder aftalen og godkender at der bruges ca. kr af PUK kassen/evt. 5% midler til betaling af rådgivningen. Aftalen er gældende fra d medmindre hver af parterne ønsker den forlænget. Samarbejdsaftalen kan opsiges fra begge parters side med 3 måneders varsel til et kalenderår. PU besluttede at PUK kassens beholdning forbliver i Danske Bank indtil videre samt 5% midlerne kr på konto i SparNord og de resterende i Danske Bank. Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision VEJ nr 9570 af 25/10/2010 Referat, Side: 4

5 Orientering 16 Herlufsholm, udskiftning af tag på kirketårn - slutafregning Sag: Herlufsholm: tag på kirketårnet (192) - Herlufsholm Sogn Orientering fra Herlufsholm Skole og Gods om færdigmelding af arbejdet med udskiftning af tag på kirketårnet. Slutbeløb kr Provstiudvalget godkender slutregnskabet og meddeler Herlufsholms Menighedsråd at kr fra henlæggelse/prohiberet konto udbetales til Herlufsholm Skole og Gods. Det resterende beløb kr ,00 udbetales af provstiets 5% midler. Herlufsholm, udskiftning af tag på kirketårn - slutafregning 17 Snesere Kirke - indvendig istandsættelse Sag: Snesere Kirke: Restaurering (311) - Snesere Sogn Vagn Birk Jensen og Leif von Gerstorff deltager i kommende møde med MR, Stift og konsulenter. Snesere Kirke - indvendig istandsættelse Svar fra MR om udtalelser fra kgl. bygningsinspektør, varmekonsulent, Roskilde Stift og Nationalmuseet. 18 Sikkerhed i Sankt Jørgens Kirkes klokketårn. Sag: Skt. Jørgens Kirke, Kirketårn (560) - Sankt Jørgens Sogn Svar fra Skt. Jørgens Menighedsråd om at stiger i kirketårnet omplaceres i uge 47. Sikkerhed i Sankt Jørgens Kirkes klokketårn. Skt. Jørgens, svar vedr. anbefaling af sikkerhedstjek i tårnet 19 Fensmark, opførelse af anneks - brug af skitse fra kgl. bygningsinspektør Sag: Fensmark Kirke - opførelse af anneks (141) - Fensmark Sogn Fensmark, opførelse af anneks - brug af skitse fra kgl. bygningsinspektør Orientering om at menighedsrådet frit kan anvende den skitse, der var sendt med udtalelse af 18. marts 2010 fra kgl. bygningsinspektør Hans Toksvig Larsen, til vejledende løsning af opgaven, uden at menighedsrådet skal betale for det. 20 Sandby: ny regnskabsfører Accepteret af provstiudvalget. Provstisekretæren er blevet tilbudt jobbet som regnskabsfører af Sandby Menighedsråd. Referat, Side: 5

6 Orientering 21 Regnskabsrapporter Sag: Regnskabsrapporter (879) Regnskabsrapport Sct. Mortens Regnskabsrapport Fuglebjerg-Haldagerlille- Tystrup PRG Kvartalsrapport Herlufmagle Kirke Regnskabsrapport Sct. Peders Tyvelse m.fl., regnskabsrapport Sandby, regnskabsrapport Regnskabsrapport Næstved Kirkegårde Regnskabsrapport Haldagerlille Regnskabsrapport Herlufsholm Regnskabsrapport Holsted Regnskabsrapport Toksværd-Holme Olstrup Huslejeregulering, Stationsvej 4, Glumsø Sag: Provstikontoret, Stationsvej 4, 4171 Glumsø (464) Huslejeregulering, Stationsvej 4, Glumsø Til orientering. Huslejestigning. Referat, Side: 6

7 Orientering 23 Temadag d. 13. november 2010 Tilmeldt ca. 70 personer. 24 Gennemgang af portalen Udskydes til næste PU møde. 25 Invitation til arrangement i Domkirken 10. november Sag: Invitation til arrangement i Domkirken 10. november (894) - Roskilde Stift Invitation til arrangement i Domkirken 10. november 26 Evt. Planlægning af provst Vagn Birk Jensens 60 års fødselsdag d. 19. januar Hjemmeside: Der oprettes "sider" til hvert sogn, hvor der kan lægges informationer (evt. kirkeblade). Anita tager kontakt til sognene. Mødet afsluttet kl Referat, Side: 7