Almindelig projektledelse

Transkript

1 Almindelig projektledelse Hvad er et projekt? De ni styringsområder Kompetencer fra en projektleder Estimering Planlægning Opfølgning Slide no.: 1 Efter denne lektion skal du: Kende til de ni styringsområder for projekter Kende til IPMA s projektlederkompetencer Kende forskellige teknikker til estimering Kende forskellige teknikker til planlægning Kende forskellige teknikker til projektopfølgning Slide no.: 2

2 Hvad er et projekt? Ikke-rutinemæssig arbejdsopgave Der kræver planlægning For at nå specifikke mål eller lave et produkt Arbejdsopgaven laves for andre Arbejdsopgaven opdeles i faser Ressourcer er begrænsede Opgaven er stor og/eller kompleks Opgaven skal afsluttes inden for en tidshorisont PROJEKTER HOLDER OP! Slide no.: 3 Projektledelse. Hvad er det? (fx PMIs styringsområder) 1. Project Scope Management 2. Project Quality Management 3. Project Human Resource Management 4. Project Time Management 5. Project Cost Management 6. Project Communication Management 7. Project Risk Management 8. Project Procurement Management 9. Project Integration Management Slide no.: 4

3 Projektledelse: Ni styringsområder Kousholt (2008: 20) Slide no.: 5 Klassiske kompetencer Det er kompetent at udvise en ledelsesadfærd, der passer til projektet og situationen, at anvende metoder for projektledelse ved brug af både viden og erfaring herom at lære af projektledelse og anvende indhøstet erfaring ved ledelse af nye projekter. Slide no.: 6

4 Metoder øverste niveau Planlægge og evaluere projektledelse Forestå projektets ledelsesfaser Udøve overordnet projektledelse Udøve løbende projektledelse Lede virksomhedens projektprocesser Bliver det anderledes? Slide no.: 7 Planlægge og evaluere projektledelse 1.1 Karakterisere projekter og projektledelse 1.2 Anvende modeller for projektledelse 1.3 Planlægge projektets ledelsesindsats 1.4 Evaluere udøvet projektledelse 1.5 Facilitere projektets ledelsesaktiviteter Slide no.: 8

5 Forestå projektets ledelsesfaser 2.1 Forestå projektforberedelsen 2.2 Forestå projektopstarten 2.3 Forestå ledelse af projektudførelsen 2.4 Forestå projektafslutningen Slide no.: 9 Udøve overordnet projektledelse 3.1 Analysere projektet og dets omgivelser 3.2 Forankre i forhold til bestemmende parter 3.3 Afklare projektets mål 3.4 Strukturere indhold og afklare omfang 3.5 Planlægge projektets hovedforløb 3.6 Udforme projektets organisation 3.7 Bemande projektets organisation 3.8 Planlægge projektets økonomi 3.9 Indgå aftaler med projektets leverandører 3.10 Forvalte overordnede planer og ændringer Slide no.: 10

6 Udøve løbende projektledelse 4.1 Planlægge detailforløb og ressourcer 4.2 Planlægge projektets kvalitetsaktiviteter 4.3 Følge op på kvalitet, tid, ressourcer m.m. 4.4 Etablere infrastruktur for kommunikation 4.5 Udvikle samarbejdet i projekter 4.6 Udvikle medvirkendes kompetencer 4.7 Lede projektets møder og korrespondance 4.8 Udøve personligt lederskab og coaching 4.9 Sparre vedr. den faglige projektudførelse Slide no.: 11 Lede virksomhedens projektprocesser 5.1 Karakterisere virksomhedens projektprocesser 5.2 Håndtere strategiske ledelsesprocesser 5.3 Håndtere projektorienterede ledelsesfunktioner 5.4 Håndtere ledelse af projektportefølje 5.5 Håndtere ledelse af program med projekter 5.6 Udvikle professionalisme i projektledelse Slide no.: 12

7 15 slags adfærd (her fra ICB) 1. Leadership 2. Engagement & motivation 3. Self-control 4. Assertiveness 5. Relaxation 6. Openness 7. Creativity 1. Results orientation 2. Efficiency 3. Consultation 4. Negotiation 5. Conflict & crisis 6. Reliability 7. Values appreciation 8. Ethics Slide no.: 13 To adfærdselementer nr. 1: Påvirke projektfremdriften ved at agere med energi og entusiasme, foretage effektiv kommunikation, udvise lydhørhed og fleksibilitet, udvise gennemslagskraft mv. Slide no.: 14

8 Adfærd nr. 2: Stimulere projektsamarbejdet ved at udvise samarbejdsbevidsthed, opbygge personlige relationer og netværk, fremme deltagernes og parternes samspil mv. Slide no.: 15 Seks hovedfaser i et projekt 1. Skabelse af idégrundlag 2. Estimering 3. Planlægning 4. Igangsætning 5. Opfølgning 6. Afslutning Slide no.: 16

9 Projektstyring: Den centrale cyklus gennem hele projektet Estimering Planlægning Opfølgning Slide no.: 17 Estimering 1234 timer Et estimat er en forudsigelse af, hvor lang tid det tager at gennemføre en given aktivitet (målt i timer) Slide no.: 18

10 Planlægning Planlægning er omsætning af estimat til kalendertid og. Allokering af ressourcer til projektet Slide no.: 19 Planlægningscyklus i praksis Estimering og reestimering af projektet (1 gang /måned) Projektopfølgning på ugebasis (tidsregistrering på dagsbasis) Projektplanlægning (1 gang / måned) Cyklus fortsætter i hele projektets levetid Slide no.: 20

11 Metoder og teknikker til estimering Basalt findes to typer metoder og teknikker: Erfaringsbaserede, som f.eks. analogier og eksperter, anvendelse af historiske data, samt successiv kalkulation og DELFI-teknikken Modelbaserede (parameter-baserede), som f.eks. Use Case Point og Function Points. Slide no.: 21 Analogier og eksperter Denne aktivitet ligner en aktivitet som vi tidligere har brugt X timer på i projekt Y Denne type aktivitet er N.N. ekspert i. Vi beder ham give et estimat Slide no.: 22

12 Brug historiske data Vores database viser, at aktiviteter af denne type tager X timer. Vi ved at vi kan lave et X linier kode på 1 mandtime. Når et nyt program er 3000X = 3000 mandtimer, så tager det ca. 2 mandår. Der findes historiske data for fremragende, effektive og nominelle projekter man kan starte med. Se f.eks. Steve McConnell (1996). Rapid development. Microsoft Press Slide no.: 23 Successiv kalkulation Enhver forkalkulation beskæftiger sig med fremtidige forhold og indeholder derfor nødvendigvis en række skøn, der alle er behæftet med en vis usikkerhed Et gammel grundprincip ved kalkulationsarbejde er, at man tilstræber at opdele kalkulationen i et mindre antal hovedposter og herefter opdele de mest betydningsfulde af disse i delposter, som så igen - afhængig af den ønskede nøjagtighed - opdeles yderligere. Ved at anvende nogle statistiske grundbegreber er det lykkedes at opstille en metode, der synes at kunne gøre meget kalkulationsarbejde såvel mere effektivt som hurtigere. Kilde: Steen Lichtenberg (1971). Rapport over successiv kalkulation. DtH. Citeret fra forordet. Slide no.: 24

13 Vo = mest optimistiske skøn (mindsteværdi) Vs = mest sandsynlige værdi Vp = mest pessimistiske værdi (størsteværdi) Vm = middelværdi Slide no.: 25 Successiv kalkulation Som tilnærmede formler kan vi bruge: Vm = (Vo + 3*Vs + Vp) / 5 S = (Vp - Vo) / 5 Usikkerheden kan beregnes således at: 68% er omfattet. Formel: (Vm - S) - (Vm + S) 95% er omfattet. Formel: (Vm - 2S) - (Vm + 2S) 99% er omfattet. Formel: (Vm - 3S) - (Vm + 3S) Slide no.: 26

14 Delfi-teknikken Hvert medlem af en gruppe giver et estimat De der ligger i nederste og øverste kvartil fortæller resten af gruppen hvorfor deres estimat blev som det blev Gruppen estimerer igen, nu under hensyntagen til de argumenter man lige har hørt Kan fortsættes 2, 3, 4 eller flere gange efter behov Slide no.: 27 Andre simple teknikker Oppefra-ned. Først estimeres helheden - systemet set som en sort kasse - siden brydes ned vha. procenttal baseret på erfaring. Teknikken kan f.eks. bruges til et første overslag meget tidligt. Nedefra-op. Selve programmet nedbrydes i detaljer - f.eks. i delsystemer og moduler. Hver enkelt lille del estimeres i timer. Summen af timer ganges op til en sum for helheden vha. procenttal baseret på erfaring. Slide no.: 28

15 Simpel planlægning Tag udgangspunkt i projektets mål og udled: Indsatsområder Milepæle = Planlagte tidspunkter, hvor projektet har nået et veldefineret resultat Faser og beslutningspunkter Aktiviteter før hver milepæl Slide no.: 29 Fra estimat til plan Man arbejder typisk ikke effektivt 37,5 time om ugen Der går tid fra til møder, epost, indbakke... De fleste virksomheder regner med ca. 5 effektive timer pr. arbejdsdag, 25 effektive timer om ugen. 40 uger om året Dvs. at en opgave estimeret til 50 timer vil blive omregnet til 2 kalenderuger for en fuldtidsperson, og 10 kalenderuger for en person der arbejder 20% på projektet Slide no.: 30

16 Work Breakdown Structure Produkt ALFA BRAVO CHARLIE DELTA EKKO Opdeling i arbejdspakker efter: 1. Proces 2. Produkt 3. Begge dele Slide no.: 31 Arbejdspakker kendetegnes ved: De er uafhængige af eller har klart definerede koblinger til omverdenen og andre arbejdspakker De er klart definerede med hensyn til omfang, ansvar og autoritet De er målelige Deres ressourcebehov og varighed kan estimeres Slide no.: 32

17 Arbejdspakker danner basis for: Ansvarsfordeling Netværksplanlægning Risikoanalyse Ressource allokering Koordination Kontrol af resultaterne Omkostningskontrol Detaljerede Gantt-kort. Slide no.: 33 Planlægningsteknikker Milepæle Gantt Vægplan Netværk Milepæle er godt til meget simple projekter med f.eks. 10 aktiviteter eller 2 personer Et Gantt-kort svarer til et stavdiagram. Kan vise overlap men ikke afhængigheder Vægplan laves af alle i projektet samlet i et rum. Giver godt overblik Netværksplanlægning tager højde for sammenhænge og afhængigheder Slide no.: 34

18 Milepæle Milepæle markerer planlagte tidspunkter, hvor projektet har nået et veldefineret resultat og i øvrigt er i en veldefineret tilstand. Milepæle anvendes desuden til at fortælle omgivelserne, hvor langt projektet er nået og til at sikre, at projektet er "på sporet". Der er altid en milepæl ved en faseovergang. Der kan tilføjes ekstra milepæle især i meget lange faser. Det anbefales, at der er mellem 1 og 6 måneder mellem milepæle Milepæle Slide no.: 35 Gantt-kort Gantt-kort er bedst til en ren tidsplanlægning, hvortil det er særdeles velegnet. Gantt-kort giver et godt overblik over de forskellige aktiviteter, deres tidsmæssige forløb og den samlede plan Qtr 2 Qtr Qtr 2 Qtr ID Task Name Duration Qtr 4 Qtr 1 3 Qtr 4 Qtr 1 3 Qtr 4 Qtr 1 1 Analyse 130d 2 Analyseaktiviteter 100d 3 Usikkerhed analysefase 30d 4 Udvikling 325d 5 Udviklingsaktiviteter 200d 6 Usikkerhed udviklingsfas 125d 7 Indførelse 90d 8 Indførelsesaktiviteter 50d 9 Usikkerhed indførelsesfa 40d Gantt-kort 10 Drift 300d Slide no.: 36

19 Opfølgning på projekter Og styring gennem projektforløbet!? Slide no.: 37 Hvad skal der følges op på? De menneskelige aspekter (effektivitet, samarbejde & motivation). Interessenterne tilfredshed med resultatet og processen Fundamentet for projektet (ydre forudsætninger, mål, risici) Præstation, fremdrift og omkostninger Kvaliteten (udtrykt i målbare parametre) Slide no.: 38

20 Den gode aktivitets- og tidsstyring (1 af 2) Projektet struktureres fase for fase Planer udarbejdes i niveauer (horisont, detaljering) Milepæle indlægges i planen Usikkerhed er afdækket, beredskab er indlagt passende steder Milepælsplanen er synliggjort Der vises loyalitet overfor planen - den er en aftale Slide no.: 39 Den gode aktivitets- og tidsstyring (2 af 2) Projektdeltagerne har plan i eget arbejde Projektet overvåges - Der rapporteres til ledelse om tilstand (GRØN = OK; GUL = DER ER UGLER I MOSEN; RØD = IKKE OK) Projektlederen har fokus på problemer og beslutninger Afvigelser vises, og tidligere planer bevares Afsluttede aktiviteter og milepæle fremgår af planer Kilde: Mikkelsen & Riis (2000). Grundbog i Projektledelse. Promet. Slide no.: 40