Distrikt 44 Vejledning for Distriktsbestyrelsen

Transkript

1 Revideret pkt. 10 Distrikt 44 Vejledning for Distriktsbestyrelsen Møder. Bestyrelsesmøder 2 Distrikts- og landsmøde 2-3 Forårsdistriktsmøde 3-4 Instruktionsmøde/kædeoverrækkelse 4 Andre møder 4-5 Generelt 5-6 Huskeliste for Distriktspræsident 7 Huskeliste for Distriktssekretær 7 Huskeliste for D.I.S.O. 7 Huskeliste for Distriktskassereren 8 Instruktionsmøde/Kædeoverrækkelse: Vejledning for arrangerende klub 9 Forårsdistriktsmøde: Vejledning for arrangerende klub 10

2 MØDER BESTYRELSESMØDER Forslag til dagsorden skal være præsidenten i hænde senest 3 uger før mødet. Mødeindkaldelse og dagsorden skrives af sekretær i samråd med præsident. Dagsorden udsendes senest 14 dage før mødet. Referat udsendes senest 14 dage efter mødet. Referat/færdigbehandlede forslag og vigtige sager og bestemmelser protokolleres og lægges på Distrikts 44 hjemmeside. Pastpræsident gennemgår alle spørgsmål vedr. DIWR. Præsidenten gennemgår indkomne forslag til DIWR. Korrespondance forelægges og behandles. I august udleveres plan for klubbesøg til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Kassereren orienterer om økonomi og medlemstal. DISO orienterer om aktiviteter. IT-konsulent orienterer om status. DISTRIKTS- OG LANDSMØDE i oktober Arrangeres på skift af de 5 distrikter. Liste er udarbejdet frem til år Mødegodtgørelse Nyborg Strand: Hvert år hensættes kr på særskilt konto (mødepulje). Kr udbetales til den klub i distrikt 44, som står for arrangementet på Hotel Nyborg Strand. Mødemapper/ringbind videregives fra arrangerende klub/distrikt. Mapperne skal indeholde alle relevante papirer. Dirigent: Den afgåede pastpræsident foreslås af bestyrelsen og er distriktets gæst. I oktober hvert år skal distriktskomiteen opstille evt. kandidater til officers i IIW. I oktober hvert andet år ulige årstal skal distriktskomiteen opstille kandidater til posten som Vice-National Repræsentant. Valget finder sted i marts osv. Før Efterårsdistriktsmøde Forslag fra klubberne sendes til Distriktsbestyrelsen inden 1. august. Forslagene skrives på klubbens brevpapir med IW-logo, klubnavn og nr. og underskrives af præsidenten og dateres. Må gerne mailes til distriktet. Før Landsmødet Forslag fra klubberne sendes til Distriktsbestyrelsen inden 1. maj. Forslagene skal skrives på klubbens brevpapir med IW-logo, klubnavn og nr. og underskrives af præsidenten og dateres. Må gerne mailes til distriktet. Forslag til dagsorden til distriktsmødet sendes til Nat.Repr., rådssekretær og rådskasserer senest 5 dage før rådsmøde i august. Dagsorden til Landsmødet udfærdiges af Nat.Repr. (rådssekretær) og mangfoldiggøres af værtsdistriktet. Sendes til distriktssekretærerne, der videresender til klubber i eget distrikt. Deltagerliste til alle 5 distrikter udfærdiges af rådskassereren og kopieres af værtsklub. SEKR: Invitation, program og tilmeldingsblanket samt følgebreve modtages fra arrangerende distrikt til videreforsendelse til klubberne inden 1. august uger før mødernes afholdelse dog senest 28. august udsendes: 1 stk. følgebrev fra distrikt 44. Dagsorden, regnskab og evt. bilag til distriktsmødet lørdag. Indsigelser til referat af forårsdistriktsmødet sendes med. 2

3 Dagsorden med bilag til landsmødet. Regnskab og budget for DIWR Medbringer ekstra dagsordener, regnskaber og røde/grønne stemmekort KASS: Kopiering af regnskab aftales med sekretær Tilmelder bestyrelsen, IT-konsulent og dirigent til rådskasserer og betaler Så længe IT-konsulenten er Landswebmaster, betaler Rådet. Ved møderne Referent ved Landsmødet: Værtsdistriktet skal fremkomme med forslag til referenter ved rådsmødet i april Af praktiske grunde er det hensigtsmæssigt at have 2 referenter SEKR: Distriktsflaget og klubskilte opsættes. Kontrollere at mikrofon og båndoptager/lydfil virker. Newsletter fordeles (modtaget fra IIW) Referent ved distriktsmødet sammen med vicepræsident eller DISO Beretninger modtages fra talere klar til referatet. HUSK at referere indlæg og diskussion. KASS: Sørger for indskrivning af delegerede og gæster (samt laver liste til VDP, som læser den op på mødet) og modtager evt. fuldmagter fra de delegerede. (2 stk.: 1 distriktet og 1 til rådskassereren). Er stemmetæller for distrikt 44 ved begge møder. Fungerende kasserer aflægger regnskab og status for året forud og rapport for indeværende år. Salg fra Butik 44 evt. med hjælp fra vicepræsident/diso (se kassereraftale 2007) DISO: Redaktørmøde afholdes på Nyborg Strand aftenen før distriktsmødet. Redaktøren af Inner Wheel Nyt mødes med de 5 DISO er for drøftelse af stof til Inner Wheel Nyt. M.m. Aflægger beretning for arbejdsområdet som helhed hvad sker der ude i klubberne? evt. indlæg fra en eller flere klubber. Efter møderne Referat af Landsmødet udsendes pr. og skal være distriktssekretærerne i hænde inden 3 uger efter mødet. Er tidsfristen ikke overholdt, sendes referatet direkte til klubberne af værtsdistriktet eller for værtsdistriktets regning Hvis distrikt 44 er værtsdistrikt, er det distriktssekretæren, der kopierer referat fra Landsmødet. Godkendelse af referater: Klubberne godkender automatisk referatet, medmindre en skriftlig indsigelse er tilsendt distriktssekretæren senest en måned efter modtagelse. SEKR: Inden for 3 uger udsendes distriktsmøde-referatet, der skal være godkendt af præsidenten. Referatet skal indeholde tidsfrist for forslag til næste møde og slutte med en fodnote om tidsfrist for indsigelse til det udsendte referat. KASS: Udbetaler rejsegodtgørelse til distriktsbestyrelse, dirigent, IT-konsulent (-Landswebmaster) og de delegerede. Sender rådskassereren opgørelse over udbetalte rejsepenge til udligning efter % sats mellem distrikterne. (Deltagerliste kan evt. bruges.). FORÅRSDISTRIKTSMØDE i marts: Skal afholdes en lørdag mellem 1. og 25. marts hvert år. Mødested aftales i distriktskomiteen. Distriktsbestyrelsen arrangerer formiddagens distriktsmøde. Klubberne arrangerer eftermiddagens intercitymøde på skift i alfabetisk orden. Der er udarbejdet liste frem til Den arrangerende klub modtager et tilskud på kr ,- fra distriktet. Der træffes aftale om det kommende forårsdistriktsmøde umiddelbart efter det afholdte møde. Gæster: Præsidenten inviterer Rotarys guvernør m/ledsager, Nat. Repr., kommende distriktsbestyrelsesmedlemmer, dirigent og evt. andre gæster; Rådsmedlemmer/tilknyttede fra distriktet Dagsorden med bilag vedlægges invitationen 3

4 Forslag til dagsorden sendes til Nat. Repr., rådssekretær og rådskasserer til godkendelse senest 5 dage før rådsmødet i januar. Dirigent: Den afgåede pastpræsident foreslås af bestyrelsen og er distriktets gæst. Som tak overrækkes en IW-rose. Opstilles flere kandidater til samme post i distriktsbestyrelsen, foretages skriftligt valg før mødet. Før mødet SEKR: Indbydelse, tilmeldingsliste, dagsorden og budgetforslag udsendes 5-6 uger før mødet, dog senest 28. januar. Skriftlige beretninger fra distriktspræsident, pastdistriktspræsident og DISO skal udsendes. Medbringer ekstra dagsordener, budgetforslag og røde/grønne stemmekort KASS: Modtager tilmeldinger og betaling fra klubberne. Udfærdiger foreløbig deltagerliste til bestyrelsesmødet, som revideret uddeles på mødet Kopiering af deltagerliste og budget aftales med sekretær Ved mødet SEKR: Distriktsflaget og klubskilte opsættes. Kontrollerer, at mikrofon og båndoptager virker. Newsletter fordeles Referent sammen med vicepræsident eller DISO Beretninger modtages fra talere klar til referatet. HUSK at referere indlæg og diskussion. KASS: Sørger for indskrivning og modtage stemmesedler og evt. fuldmagter fra de delegerede Er stemmetæller. Forelægger budget for kommende år. Husk valg af revisorer. Salg fra Butik 44 evt. med hjælp fra DISO DISO: Aflægger beretning for arbejdsområdet som helhed hvad sker der ude i klubberne evt. indlæg fra en eller flere klubber. Efter mødet Klubberne godkender automatisk referatet, medmindre en skriftlig indsigelse er tilsendt distriktssekretæren inden 1. maj. SEKR: Referat skal udsendes inden 3 uger efter mødet også til de inviterede gæster. Præsidenten godkender referater før udsendelse. Dirigenten er medunderskriver på referatet KASS: Udbetaler rejsegodtgørelse til distriktsbestyrelse, dirigent, IT-konsulent og klubbernes delegerede INSTRUKTIONSMØDE/KÆDEOVERRÆKKELSE i juni Dagen fastsættes af den kommende distriktspræsidents klub Distriktspræsident og klubpræsident skriver i fællesskab indbydelse, der underskrives af begge. Gæster rådsmedlemmer og andre IW Danmark poster fra D44 Indbydelse og tilmeldingsblanket modtages fra værtsklub ca. 15. april evt. tidligere. Distriktet kopierer (hvis klubben ønsker det) og udsender til klubberne senest 28. april. Materialet sendes direkte til kommende klubpræsidenter Klubbernes huskeliste tilrettes og udsendes til klubberne inden mødet Værtsklub skriver og kopierer deltagerliste m. funktion, som uddeles på mødet Der overrækkes roser til afgående distriktsbestyrelsesmedlemmer og værtsklubbens præsident. Distriktet udsender ikke referat fra mødet. Distriktspræsident, -sekretær, -kasserer og DISO instruerer de kommende klubpræsidenter, -sekretærer, -kasserere og ISO er. Pastdistriktspræsident hjælper ved fotografering og med at få deltagerne til bords. Se i øvrigt Vejledning for arrangerende klub side 9. KASS: Tilmelder og betaler for bestyrelsen og distriktets gæster. Salg fra Butik 44 evt. med hjælp fra DISO Udbetaler kørselsgodtgørelse til bestyrelsen. 4

5 INTERCITYMØDER Klubberne skal informere distriktspræsidenten, før dato aftales. RÅDSMØDER Til rådsmøder SKAL Distriktspræsident samt Pastdistriktspræsident møde op. Ved afbud (meddeles rådet senest 10 dage inden mødet) skal en af de andre fra distriktsbestyrelsen møde. Afholdes i august, oktober, januar og april. (Distriktsbestyrelsesmøder afholdes forud herfor) Forslag til dagsorden indkaldes 4 uger før et rådsmøde. Dagsorden modtages senest 3 uger før et rådsmøde. Referat fra rådsmødet sendes til rådets medlemmer til godkendelse, herefter udsendes det godkendte referat til alle i de 5 distriktsbestyrelser senest 3 uger efter rådsmødet. NATIONAL REPRÆSENTANT KÆDEOVERRÆKKELSE Intercitymøde i den pågældende klub. Pastdistriktspræsident får rejsegodtgørelse samt udgifter til fortæring betalt. Gave: Afgående Nat. Repr.: Gave max. kr. 200,- Kommende Nat. Repr.: En rose Arrangerende klub modtager kr. i tilskud fra rådskassereren CONVENTION Distriktspræsident og pastdistriktspræsident kan deltage. (Se vedtægt for rejsepuljen 3/09). Der kan udbetales tilskud til deltagergebyr og rejsegodtgørelse, som betales af rejsefonden. Conventiongebyr samt ophold og halvdelen af billigste rejse refunderes. Rejsepuljen går fortrinsvis til den/de delegerede (Distriktspræsidenten Pastdistriktspræsidenten). NORDISK RALLY Distriktspræsidenten og D.I.S.O. kan deltage. (Se vedtægt for rejsepuljen 3/09) Der kan udbetales tilskud til deltagergebyr og rejsegodtgørelse, som betales af rejsefonden. Maksimumbeløb i alt kr., som kun kan tildeles disse to personer tilsammen ROTARYS DISTRIKTSKONFERENCE i september Distriktspræsidenten deltager efter indbydelse. En opfordring til at tale lørdag formiddag ved distrikts-konferencen kan følges op med et 5-10 minutters indlæg evt. tale under festmiddagen. Hvis Rotary ikke betaler, betales kørsel for distriktspræsident m/ ledsager. Præsidenten giver Rotarys guvernør en rose/gave. GENERELT Opbevaring af mødereferater, regnskaber m.v. Præsident og pastpræsident: Rådsmødereferater 5 år Andre bestyrelsesmedlemmer: Rådsmødereferater 3 år. Kasserer: Regnskaber 5 år. Medlemsopgørelser 2 år Alle bestyrelsesmedlemmer: Referater af bestyrelsesmøder 3 år 5

6 Egne distriktsmødereferater Landsmødereferater Andre distriktsmødereferater Regnskaber Referater og opgørelser kan opbevares på elektronisk medie. 5 år 5 år 1 år 1 år Telefongodtgørelse Udbetales i januar. Præsident kr ,- Sekretær kr ,- Kasserer kr ,- DISO kr. 500,- Pastpræsident kr. 600,- Vicepræsident kr. 400,- IT- konsulent kr ,- Rejsegodtgørelse Distriktspræsident: Tog/busbillet eller kr. 3,00 pr. km ved klubbesøg Distriktsbestyrelsen: Ved møder i distriktet, udbetales kr. 3,00 pr. km eller tog/busbillet Distriktsbestyrelsen, klubdelegerede: Ved Nyborg Strand-møderne udbetales det, der svarer til tog/busbillet Pladsbillet refunderes mod forevisning Klaksvikar og Torshavn får hver kr ,- Klubdelegerede: Ved forårsdistriktsmødet udbetales kr. 1,- pr. km pr. klub. Jubilæer Ønsker præsidenten at deltage, betaler distriktet rejse og nødvendigt hotelophold. 10 og 20 år uden invitation Kort fra præsidenten 10 og 20 år med invitation Blomster eller gave kr. 200, år uden invitation Kort fra præsidenten år med invitation Gave efter klubbens ønske max. kr. 500,- Nye klubber Opstart af ny klub: Distriktet betaler nødvendig kørsel og fortæring til extension organiser Ved dannelse af ny klub: Sekretær sender meddelelse om den nye klub på følgende måde: Til den nye klubs medlemmer, evt. med en hilsen fra distriktet. Til distriktets egne klubber og distriktsbestyrelsens medlemmer. Til Landsarkivet og Inner Wheel Nyt. Til Nat. Repr., vice- og past Nat. Repr., rådssekretær, rådskasserer og de 4 øvrige distriktssekretærer, der herefter udsender til egne klubber. Charterfest: Distriktet betaler rejse og nødvendigt hotelophold for Extension Organiser og præsident evt. med ledsagere. Bestyrelsen kan deltage i festen for distriktets regning, alt andet for egen regning Gave i eget distrikt: Mappe eller penge Gaver i andre distrikter: Præsidenten sender telegram. Deltagelse for egen regning. 6

7 Lukning af klub Se lovbogen side HUSKELISTE FOR DISTRIKTSPRÆSIDENT Se huskeliste for kommunikation mellem National Repræsentant og distriktsbestyrelsen pkt. B Ved klubbesøg gøres klubsekretæren opmærksom på, at distriktspræsidentens IW-orientering og egoforedrag ikke refereres i klubbens månedsbrev. Inner Wheel orientering på Færøerne gives af præsidenten efter nærmere aftale med de to klubber. Julekort bør skrives til alle klubber i distriktet, til distriktspræsidenter og pastdistriktspræsidenter i de 4 andre distrikter, til Nat. Repr. Samt til board director, når Danmark har en. Bjælke til præsidentkæden købes lokalt eller hos Jydsk Emblem Fabrik A/S. Send IW-orientering og evt. egoforedrag til Landsarkivet. Der bør afholdes træf for alle klubpræsidenter i løbet af efteråret. HUSKELISTE FOR VICEDISTRIKTSPRÆSIDENT Der bør afholdes træf for alle vicepræsidenter i løbet af foråret. HUSKELISTE FOR DISTRIKTSSEKRETÆR Modtager formular 2 fra klubberne (Deadline 1. marts). Navn og adresse på ny distriktsbestyrelse sendes til medlemsregistrator og landswebmaster Bestyrelsesprotokol: Referater nummereres, (start forfra hvert år). Ved årets slutning angives antal møder, samt hvor møderne har været afholdt. Ved årets begyndelse indsættes navne på ny bestyrelse, samt billede. Oplysninger til Directory: Distriktssekretæren sender FORMULAR med ny distriktsbestyrelse (præsident, sekretær, kasserer) til IIW samt liste (iflg. tilsendte FORMULAR) med sekretæroplysninger til IIW senest 31. marts. Newsletter modtages direkte fra IIW i november og maj og uddeles på førstkommende distriktsmøde. Board Minutes kommer en gang om året, 1 til hver klub, 2 til fordeling i distriktsbestyrelsen. Der bør afholdes træf for alle klub sekretærer i løbet af efteråret. HUSKELISTE FOR DISO Rapport fra klubberne: Klubbernes ISO er, skal indsende 2 rapporter i løbet af året: 1. rapport om klubbernes aktiviteter, samt særlige aktiviteter i klubberne, venskabsforbindelser, fadderskaber, hjælpeaktiviteter samt evt. samarbejde med Rotary modtages medio juli. 2. rapport om klubbernes aktiviteter i anledning af Inner Wheel dagen 10. januar, samt særlige aktiviteter i klubberne, venskabsforbindelser, fadderskaber, hjælpeaktiviteter samt evt. samarbejde med Rotary senest 6 uger før distriktsmødet i marts. Disse rapporter er grundlaget for beretninger ved distriktsmøderne, rapport til ledende DISO samt indberetninger til Inner Wheel Nyt. Inden 1. februar sendes rapport om 10. januar til ledende DISO Venskabsklubber: Hjælpe med at formidle kontakter mellem udenlandske og danske klubber eller kontakt mellem 2 danske klubber inden/uden for eget distrikt. Sørge for listen over venskabsklubber er ajourført. 7

8 Den ajourførte, reviderede liste sendes til præsidenten. Dannelse af ny klub uden for Distrikt 44: Der sendes lykønskningsbrev til ISO. Publikationer: Fra Nat. Repr. Modtages medlemsfortegnelse fra Norge og Sverige. Inner Wheel Danmarks Historie og engelske Constitution m/handbook følger jobbet/mappen. Ledende DISO: Hvert år i august udnævner rådet en af de 5 DISO som ledende DISO for det kommende år Rapporter fra de 4 andre DISO er vedrørende 10. januar samles til én rapport, som sendes til verdenspræsidenten. Kopi sendes til Nat. Repr., Vice Nat. Repr. Og de 4 øvrige distrikters DISO er. Kopi af rapporten til Landsarkivet SKAL sendes pr. post Som distriktsredaktør skriver et indlæg til hvert nummer af Inner Wheel Nyt om klubbernes aktiviteter. Der bør afholdes træf for alle ISO er i løbet af efteråret. HUSKELISTE FOR DISTRIKTSKASSERER Refunderer udlæg efter nota samt kørselsudgifter til bestyrelsen. (evt. kun 2 gange årligt) Rejsepulje: Overføre kr. 10,- pr. medlem (antal i budget). Mødepulje: Overføre kr ,- Halvårsopgørelse/medlemmer: Kassereren skal føre kartotek over alle medlemsbevægelser i klubberne og sammenholde disse oplysninger med medlemsregistrators oplysninger. Klubberne indberetter nye, udmeldte, overflyttede og medlemmer, der er afgået ved døden. Opkræve distriktskontingent m.v. August regning omfatter: 1 års kontingent i henhold til medlemstal pr. 30/6. Regning på det antal medlemsbøger, der er tilsendt klubben. Directory og udenlandske publikationer. IT-administration (p.t. kr. 200,-). Vigtigt: Såfremt kassereren ikke har modtaget en udmeldelse inden 30/6, skal der betales fuldt kontingent i det nye IW-år. Distriktet vil altid blive afkrævet kontingent m.v. til DIWR af det antal medlemmer, der er registreret pr. 30/6. Medlemsfortegnelsen: Er obligatorisk for alle medlemmer. Der kommer automatisk ca. 25 stk. medlemsbøger til kassereren til salg i løbet af året. Årsregnskab: 3 eksemplarer med underskrifter fordeles med et til kassereren, et til præsidentmappen og et sendes til landsarkivet. Køb og salg af tryksager m.v.: Hos rådskassereren købes lovbøger, emblemer, optagelsesformularer, medlemsbøger m.m. Fra rådskassereren modtages hvert år i maj en prisliste, der kopieres og uddeles ved Butik 44 Ved forsendelse til klubber påføres regningen portoudgift. Bestilling af Directory og udenlandske publikationer: Inner Wheel Nytt Norge og Sverige bliver sendt direkte til abonnenterne. Inner Wheel Rundschau Deutschland og Association videresendes af kassereren. Directory bliver sendt direkte til modtagerne. Bestillinger aftales med de øvrige distriktskasserere og afregnes til disse. D44 bestiller de norske for IW Danmark og sender regningen til de øvrige distriktskasserere og til de medlemmer der har bestilt i D44. Der bør afholdes træf for alle klub kasserer i løbet af foråret. 8

9 Vejledning for arrangerende klub ved Instruktionsmøde og Distriktskædeoverrækkelse Orientering til klubpræsidenten 1. Arrangerende klub: Er den kommende distriktspræsidents klub. 2. Den arrangerende klub bestemmer tid og sted dog senest en aften i juni. (kl ) 3. Deadline for udkast til invitation, skal fremsendes til distriktspræsidenten senest 1. februar. 4. Indbydelse og tilmeldingsskema: Indbydelsen skrives af klubpræsident og distriktspræsident i fællesskab på klubbens brevpapir, og indbydelsen underskrives af begge. Indbydelsen, tilmeldingsskema sendes til distriktssekretæren senest 1. april. Distriktssekretæren udsender senest 25. april materialet til de kommende klubpræsidenter og kommende klubsekretærer. 5. Klubbens gæster: Klubpræsidenten fremsender til distriktspræsidenten en liste over klubbens inviterede gæster. Klubben betaler for egne gæster. 6. Distriktets gæster: De nye distriktsbestyrelsesmedlemmer er distriktets gæster og inviteres af distriktspræsidenten. Distriktet betaler for disse og evt. andre gæster inviteret af distriktspræsidenten. 7. Deltagerliste: Udarbejdes af klubben. 8. Mødelokale: Talerstol/pult med mikrofon. Distriktsbestyrelsen og distriktets gæster sidder nær talerstolen. Borde til Butik 44, rosenkort og gaveartikler. 9. Inner Wheel flag samt klubskilte: Kan lånes hos distriktssekretæren efter behov. 10. Roser: Distriktspræsidenten kan (af praktiske grunde) bede klubben om at købe det antal roser, hun skal bruge under mødet. Disse betales af distriktet. 11. Mødets afvikling: Instruktionsmødet ledes af distriktspræsidenten, ingen dirigent. Efter instruktion og distriktskædeoverrækkelse er resten af aftenen klubbens arrangement. Indhold: Middag, instruktion, distriktskædeoverrækkelse og Intercitymøde. 9

10 Vejledning for arrangerende klub ved Forårsdistriktsmøde Orientering til klubpræsidenten 1. Arrangerende klub: Følger en liste i alfabetisk rækkefølge. I 2013 er det Thisted Inner Wheel. 2. Distriktet aftaler tid og sted sammen med den arrangerende klub. Datoen skal ligge mellem den 1. og den 25. marts og skal være en lørdag. Det er distriktet, der endelig bestemmer både tid og sted. 3. Stedet, hvor mødet afholdes, skal kende betingelserne for afvikling af mødet mht. antal forventede deltagere, opstilling af bord og stole, placering af distriktsbestyrelsen ved et bord foran de øvrige borde, et særskilt bord til gæsterne, evt. lokaler for afholdelse af workshops eller andet, som distriktsbestyrelsen måtte ønske samt mulighed for at optage selve mødet elektronisk (skal efter mødet udleveres til distriktssekretæren). Distriktsbestyrelsen kan altid opstille yderligere krav, som de måtte anse for nødvendige. Se også pkt Invitationen m.m. sendes til distriktsbestyrelsen inden 1. januar, hvor den efterfølgende skal godkendes. Herefter skal Rådet godkende invitationen, hvorefter den arrangerende klub skal have udsendt invitationerne til klubberne senest 28. januar. 5. Økonomi: Klubben modtager kr fra distriktet i januar måned og er selv ansvarlig for afholdelse af intercitymødet om eftermiddagen. Den arrangerende klub afholder alle udgifter i forbindelse med intercitymødet. Distriktet står for opkrævning af deltagergebyret. Hver klub betaler pr. medlem. Kørselsgodtgørelse udbetales af distriktskassereren efter nærmere instruks. 6. Deltagerliste: Udarbejdes af distriktskassereren og mailes til den arrangerende klub og til distriktsbestyrelsen. Den skal lægges på distriktets hjemmeside umiddelbart inden afholdelse af mødet. 7. Mødelokale: Talerstol/pult med mikrofon. Distriktsbestyrelsen og distriktets gæster sidder nær talerstolen. Borde til Butik 44, rosenkort og gaveartikler. 8. Mødets afvikling: Mødet starter kl og intercitymødet starter senest kl Der skal om muligt ikke holdes andre pauser end frokostpausen. Denne må ikke overskride 1 time og må gerne være kortere, hvilket kræver en optimal tilrettelæggelse fra køkkenets side. Der skal være 1-2 borde reserveret til Distriktsbestyrelsen og gæsterne. Intercitymødet slutter senest kl