Fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet

Transkript

1 Fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Undersøgelse af udbudspligt og retningslinjer for indkøb der ikke er omfattet af udbudspligt 1

2 Indhold 1. Indledning Forpligtelser ved udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Indkøb omfattet af forpligtende aftaler Statens Indkøbsaftaler Kulturministeriets fælles indkøbsaftaler samt særlige retningslinjer SKI Indkøb/udbud af varer og tjenesteydelser Fremgangsmåde ved anskaffelse af varer Fremgangsmåder ved anskaffelse af tjenesteydelser Beregning af kontraktens anslåede værdi Oversigt over tjenesteydelseskategorierne i udbudsdirektivet Vurdering af klar grænseoverskridende interesse Særlige undtagelser Indledning Formålet med Fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet er at bidrage til, at Kulturministeriets statsinstitutioner ved anskaffelse af varer og tjenesteydelser følger udbudsreglerne og ministerområdets retningslinjer for indkøb, der ikke skal i udbud. Retningslinjerne omhandler de tanker institutionerne som offentlige ordregivere skal gøre sig, inden de bestemmer sig for, hvorledes der skal købes ind. Som opfølgning på retningslinjerne udarbejder vi vejledninger i at forberede og planlægge et udbud samt i at gennemføre et udbud. Vi håber på den måde at gøre det nemmere for dig at danne dig et overblik over de forskellige faser i en udbudsproces, så du kan lægge en holdbar tidsplan for proceduren fra A til Z. Retningslinjerne omfatter kun udbud af varer og tjenesteydelser. Bygge- og anlægsarbejder samt tjenesteydelser i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder er således ikke omfattet af retningslinjerne. Retningslinjerne er versionsstyret og opdateres i takt med ny lovgivning. Den sidste nye version af retningslinjerne kan altid findes på Spørgsmål til retningslinjerne og udbudsreglerne kan altid stilles til Koncern Udbud og Indkøb (KUI), der også bistår med at gennemføre udbud. Kontaktinformation og beskrivelse af KUI s ydelser findes på 2. Forpligtelser ved udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet 2.1. Indkøb omfattet af forpligtende aftaler 2

3 Det påtænkte indkøb kan være omfattet af en eksisterende aftale, som der er pligt til at anvende. Det kan være en aftale som er indgået af Statens Indkøb, en fælles rammeaftale for Kulturministeriet eller institutionens egen ramme aftale. Det bør derfor altid undersøges om der eksisterer en forpligtende aftale inden et indkøb iværksættes. Det vil fremgå af den pågældende aftale hvordan den skal anvendes Statens Indkøbsaftaler Rammeaftaler indgået af Statens Indkøb er bindende for alle statslige institutioner og skal benyttes ved indkøb af de pågældende ydelser. En oversigt over de forskellige rammeaftaler indgået af Statens Indkøb kan findes på Aftalerne kan findes på For at få adgang til alle dokumenterne og ret til at benytte rammeaftalerne, skal man oprettes som bruger. Proceduren for anmodning til adgang findes på Der er til hver rammeaftale tilknyttet en medarbejder fra Moderniseringsstyrelsen, som kan kontaktes med konkrete spørgsmål vedrørende aftalen. Kontaktoplysninger til medarbejderen står under den konkrete rammeaftale Kulturministeriets fælles indkøbsaftaler samt særlige retningslinjer Kulturministeriet er omfattet af en tværministeriel aftale med Energi Danmark A/S. Parterne i aftalen er ud over Kulturministeriet Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, Miljøministeriet, Skatteministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Udenrigsministeriet, Bygningsstyrelsen og DR. Aftalen, der er indgået med Energi Danmark A/S, er en porteføljeforvaltningsaftale. En nærmere beskrivelse af aftalen og omfattede institutioner findes her: Bemærk, at der kan være særlige krav til indholdet af kontrakter. I visse tilfælde vil disse krav være en del af retningslinjerne. På nuværende tidspunkt har koncernledelsen vedtaget en arbejdsklausul, som skal indskrives i alle leverandørkontrakter. Klausulen kan findes her SKI Rammeaftaler indgået af Staten og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) er opdelt i frivillige aftaler, som statslige institutioner frit kan vælge at benytte, med mindre den pågældende ydelse er dækket af en af Statens Indkøbs aftaler og forpligtende aftaler, som kun kan benyttes, hvis institutionen på forhånd er tilmeldt aftalen og såfremt den pågældende ydelse ikke er dækket af en af Statens Indkøbs aftaler.. Tilmelding til en forpligtende aftale skal ske i tilslutningsperioden, der ligger, umiddelbart før udbuddet bliver offentliggjort. SKI-aftaler kan findes på For at få adgang til alle dokumenterne og ret til at benytte rammeaftalerne, skal man oprettes som bruger. Oprettelse sker ved at sende en mail til kui@slke.dk Indkøb/udbud af varer og tjenesteydelser 3

4 Såfremt der ikke er en forpligtende aftale, som omfatter indkøbet skal det fastlægges efter hvilken fremgangsmåde indkøbet skal gennemføres. Det afhænger af indkøbets art og værdi. Skemaerne nedenfor illustrerer hvilke regler og retningslinjer, og dermed fremgangsmåder, der gælder for de forskellige typer af indkøb. Da der gælder forskellige regler for vareindkøb og tjenesteydelser er der et skema for hver af de to typer af indkøb. I skemaernes venstre side er de beløbsmæssige intervaller/tærskelværdier oplistet, og i højre side er fremgangsmåderne for indgåelse af aftaler beskrevet med henvisning til gældende udbudsregler eller Kulturministeriets retningslinjer. Henvisninger til bilag IIA og bilag IIB i udbudsskema 2 vedrører henvisning til to bilag til EU s udbudsdirektiv, der opremser alle tjenesteydelseskategorier (se afsnit 4). Bilag IIA vedrører tjenesteydelser, der altid er udbudspligtige og bilag IIB vedrører tjenesteydelser, der som udgangspunkt ikke er udbudspligtige. For visse bilag IIA gælder særlige regler, som meget kort er beskrevet i afsnit 6. For at kunne afgøre, hvilken fremgangsmåde der skal benyttes, skal det først at afgøres om der er tale om indkøb af en vare eller en tjenesteydelse og herefter skal det vurderes inden for hvilket interval anskaffelsen beløbsmæssigt befinder sig. I afsnit 3 er en vejledning til at vurdere en aftales værdi. 2.3 Fremgangsmåde ved anskaffelse af varer Udbudsskema 1: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af vareindkøbsaftaler i Kulturministeriet: Beløbsgrænser/tærskelværdier (ekskl. moms). Opgørelsesmetode: Anslået værdi af vareindkøb Fremgangsmåde ved indgåelse af vareindkøbsaftaler 1. Ingen krav om udbud men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud 1.1) DKK ) DKK ) DKK Ingen formkrav. Institutionen kan købe ind direkte hos selvvalgt leverandør. Institutionen bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionen bør udarbejde skriftlig opgavebeskrivelse og indhente minimum 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionerne bør altid indgå en skriftlig kontrakt. 2. Udbuds- og annonceringspligt! Nationalt udbud efter lov om indhentning af tilbud 4

5 2.1) DKK Institutionen skal annoncere/udbyde vareindkøbsaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud. LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres på Der skal udarbejdes kravspecifikation og kontraktudkast og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning til annonceringspligten efter tilbudslovens afsnit II ). 3. Udbudspligt! EU-udbud efter udbudsdirektivet 3. DKK og derover. Udbud skal gennemføres efter udbudsdirektivet med offentliggørelse i enotices på adressen: Der skal udarbejdes udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast. Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: Bemærk, at skemaerne ovenfor også gælder for indkøb af løst inventar og bygherreleverancer i øvrigt, der indkøbes og finansieres af byggebevillinger, selvom selve byggearbejderne (og rådgivningen) er omfattet af andre retningslinjer. 2.4 Fremgangsmåder ved anskaffelse af tjenesteydelser Udbudsskema 2: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af tjenesteydelsesaftaler i Kulturministeriet: Beløbsgrænser/tærskelværdier (ekskl. moms). Opgørelsesmetode: Anslået værdi af tjenesteydelse Fremgangsmåde ved indgåelse af tjenesteydelsesaftalen 1. Ingen krav om udbud men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud 1.1) DKK ) DKK ) DKK Ingen formkrav. Institutionen kan købe ind direkte hos selvvalgt leverandør. Institutionen bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionen bør udarbejde skriftlig opgavebeskrivelse, indhente minimum 2 skriftlige tilbud samt indgå en skriftlig kontrakt. 5

6 2. Udbuds- og annonceringspligt! Nationalt udbud efter lov om indhentning af tilbud 2.1.a) DKK Udbudsdirektivets bilag IIB tjenesteydelseskategori (se afsnit 4): 2.1.b) DKK og derover Udbudsdirektivets bilag IIB tjenesteydelseskategori (se afsnit 4): Institutionen skal foretage en overvejelse om opgaven har klar grænseoverskridende interesse, se afsnit 2.7 og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Køb af B-tjenesteydelser. Finder institutionen, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, kan institutionen vælge at annoncere/udbyde tjenesteydelsesaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud LBK nr af 07/12/2007 eller efter udbudsdirektivet, for at skabe øget opmærksomhed og derved øget konkurrence. Institutionen skal nedskrive deres overvejelser vedrørende den grænseoverskridende interesse i notat. Institutionen skal som minimum sikre, at opgaven bliver konkurrenceudsat ved at indhente mere end 1 tilbud. Finder institutionen, at opgaven har klar grænseoverskridende interesse, finder de grundlæggende traktatretlige normer og principper anvendelse. Dette betyder at: - Opgaven skal annonceres på - Annoncen skal indeholde ordregiverens kontaktoplysninger, en kort beskrivelse om de vigtigste oplysninger om opgaven, tildelingsmetoden og eventuelle oplysninger om hvordan virksomhederne udvælges. 2.1.a) Institutionerne har en vid grad af frihed til at tilrettelægge udbudsprocessen. De forvaltningsretlige principper om saglig forvaltning (magtfordrejningsgrundsætningen), herunder forbuddet mod varetagelse af private hensyn, lighedsgrundsætningen, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet, skal stadig overholdes. Dette betyder, at der skal foretages en reel afsøgning af markedet, herunder ved at rette henvendelse til flere forskellige virksomheder, inden der indgås kontrakt med en bestemt. 2.2) DKK Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 1-16 (se afsnit 4): 2.1.b) Udbudsproceduren er valgfri, men institutionen skal overholde udbudsdirektivets art. 23 vedrørende udformning af tekniske specifikationer samt udbudsdirektivets art. 35 stk. 4 om offentliggørelse af kontrakten. Sidstnævnte indebærer at kontrakten senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen skal offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: Institutionen skal udbyde tjenesteydelsesaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres på Der skal udarbejdes kravspecifikation og kontraktudkast og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrence- og 6

7 2.3) DKK Forbrugerstyrelsens Vejledning til annonceringspligten efter tilbudslovens afsnit II ). Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 8 + de tjenesteydelser i kategori 5 hvis CPV-positioner svarer til CPCnummer 7524, 7525 og 7526 (se afsnit 6) 3. Udbudspligt! EU-udbud efter udbudsdirektivet 3.1) DKK og derover Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 1-16 (se afsnit 4): Udbud skal gennemføres efter udbudsdirektivet med offentliggørelse i enotices på adressen: Der skal udarbejdes udbudsbetingelser, kravspecifikation og kontraktudkast. Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: 3.2) DKK og derover. Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 8 og de tjenesteydelser i kategori 5 hvis CPV-positioner svarer til CPCnummer 7524, 7525 og 7526 (se afsnit 6) 7

8 3 Beregning af kontraktens anslåede værdi Hvorvidt der er pligt til at gå i udbud og følge udbudsreglerne afhænger af den konkrete aftales anslåede værdi, som er den værdi det forventes at skulle betale for varen eller tjenesteydelsen. I beregningen skal institutionen medtage alle optioner og mulighed for forlængelser af kontrakten. Værdien af kontrakten skal beregnes for hele løbetiden, og den anslåede værdi skal være gældende på det tidspunkt, hvor institutionen offentliggør sit udbud. Såfremt ydelserne er opdelt i flere delydelser, for hvilke der indgås særskilte aftaler, skal værdien af hver enkelt delydelse medregnes ved beregningen af den anslåede værdi. Der må ikke ske opdeling af opgaver og leverancer i flere aftaler og delaftaler, herunder en tidsmæssig opdeling, med det formål at omgå udbudsreglerne. Aftalens værdi anslås inden beslutningen om, hvorvidt der skal foretages udbud. Værdien skal anslås på et tilstrækkeligt grundlag dvs. på grundlag af vurderinger af opgavens omfang og prisniveauet for udførelse af tilsvarende opgaver. Det er institutionens skøn, der er afgørende for, om en kontrakt er udbudspligtig. I den vurdering må institutionen anvende sit bedste skøn. Skønnet bør hvile på et vist markedskendskab. Markedskendskab kan blandt andet opnås ved at have dialog med markedets aktører, eller ved at indhente erfaringer fra andre ordregivere, som har været i udbud med en lignende kontrakt. Derudover kan institutionen opnå markedskendskab ved at undersøge leverandørernes produktkataloger, hjemmesider mv. Det er ikke tilladt at gennemføre forhandlinger med en eller flere leverandører med det formål at bringe aftalens værdi under en tærskelværdi for udbud. Hvis den anslåede værdi er under en tærskelværdi for udbud, og det viser sig, at den endelige aftale mod forventning overstiger en tærskelværdi for udbud, skal udbud kun afholdes, hvis værdien af tjenesteydelsesaftalen er anslået på et utilstrækkeligt eller forkert grundlag. Ved væsentlige afvigelser bør der som hovedregel gennemføres et udbud. Hvis institutionens skøn er baseret på en grundig undersøgelse, og der er udvist en vis omhu i vurderingen, vil en kontrakt, der er tildelt uden udbud/annoncering, ikke blive udbudspligtig/annonceringspligtig, hvis det efterfølgende måtte vise sig, at skønnet ikke var helt korrekt - fx fordi varerne bliver dyrere, end forventet, og måske endda dyrere end tærskelværdien. Det er dog vigtigt, at institutionerne ved vurderingen husker at sammenholde pris og kvalitet, så skønnet ikke er baseret på sammenligninger med en ydelse, som ikke lever op til institutionens kvalitetskrav eller behov. Se mere om beregning af kontraktværdi i Konkurrencestyrelsens Vejledning om tærskelværdier og kontrakt beregning for aftaler om varer og tjenesteydelser. 4 Oversigt over tjenesteydelseskategorierne i udbudsdirektivet Udbudsdirektivets anvendelse på tjenesteydelsesaftaler er todelt. Direktivet inddeler alle tjenesteydelser i 27 kategorier, og kategorierne er delt mellem to bilag benævnt bilag IIA og bilag IIB. I udbudsdirektivets bilag II A er oplistet alle tjenesteydelser, der er omfattet af direktivets fulde udbudspligt. A-tjenesteydelser omfatter følgende kategorier af ydelser: 1. Vedligeholdelse og reparation 2. Landtransport, herunder sikkerhedstransport og kurérvirksomhed, undtagen postbesørgelse 3. Lufttransport: Transport af personer og gods, undtagen postbesørgelse 4. Postbesørgelse på land og i luften 5. Teletjenester 6. Finansielle tjenesteydelser: a) Forsikring b) Bank- og investeringstjenesteydelser 7. Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser 8

9 8. FoU-tjenesteydelser (Forsknings- og Udviklingsopgaver) 9. Regnskab, revision og bogholderi 10. Markeds- og opinionsundersøgelser 11. Managementkonsulentvirksomhed og hermed beslægtede tjenesteydelser 12. Arkitektvirksomhed: Rådgivende ingeniørvirksomhed og integreret ingeniørvirksomhed, byplanlægning og landskabsarkitektur, hermed beslægtet teknisk-videnskabelig konsulentvirksomhed, teknisk afprøvning og analyse 13. Reklamevirksomhed 14. Bygningsrengøring og ejendomsadministration 15. Forlags- og trykkerivirksomhed på honorar- eller kontraktbasis 16. Kloakering og affaldsbortskaffelse: rensning og lignende tjenesteydelser Tilsvarende angiver udbudsdirektivets bilag II B de tjenesteydelser, der ikke er omfattet af direktivets fulde udbudspligt, men som dog er underlagt visse af direktivets regler, såfremt det vurderes, at ydelsen har klar grænseoverskridende interesse (se afsnit 5). Denne liste omfatter følgende kategorier af ydelser: 17. Hotel- og restaurationsvirksomhed 18. Jernbanetransport 19. Transport ad vandveje 20. Støtte- og hjælpetransporttjenesteydelser 21. Juridiske tjenesteydelser 22. Personaleudvælgelse og rekruttering 23. Efterforsknings- og sikkerhedstjenesteydelser, undtagen sikkerhedstransport 24. Undervisning og erhvervsuddannelse 25. Sundheds- og socialvæsen 26. Fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter 27. Andre tjenesteydelser Kategori 27 andre tjenesteydelser fungerer som en opsamlingskategori, og er i praksis ensbetydende med, at det kun er de ydelser, der udtrykkeligt er angivet i bilag II A, der er omfattet af udbudsdirektivet fulde udbudspligt. En mere udførlig oversigt over kategorierne, med de dertilhørende CPC- og CPV-referencenumre kan ses her: For mere information om bilag 2B-tjenesteydelser se desuden Konkurrencestyrelsens Vejledning om køb af bilag B-tjenesteydelser. Den letteste måde at finde ud af hvilken kategori en tjenesteydelse tilhører, er ved at benytte udbudsportalens søgemaskine CPV-automaten, som kan findes her: 5 Vurdering af klar grænseoverskridende interesse Udgangspunktet for en tjenesteydelses kategorisering i udbudsdirektivet bilag IIB er, at opgavetypen ikke er blevet vurderet til at have grænseoverskridende interesse, dvs. ikke vil være interessante for virksomheder i andre medlemsstater at byde på, grundet opgavens nationale særpræg. Institutionen skal derfor vurdere om opgaven har klar grænseoverskridende interesse og ikke kun om der er en teoretisk grænseoverskridende interesse. Følgende elementer kan med fordel indgå i en vurdering af klar grænseoverskridende interesse: 1. Kontraktens genstand 9

10 - Det kan f.eks. være et krav om dansktalende personale, eller at personalet har forstand på særlige danske regler. Der kan også være et behov for, at leverandøren har etableret en serviceorganisation i Danmark, således at institutionen er sikret service og vedligehold på institutionen med få timers varsel. 2. Kontraktens anslåede værdi - En kontrakt med en begrænset økonomisk værdi, vil sjældent have interesse for udenlandske virksomheder, da transportomkostningerne vil være uforholdsmæssigt høje. Kontraktens værdi, er et af de vigtigste elementer i vurderingen af klar grænseoverskridende interesse, men kan ikke stå alene. 3. Kontraktens varighed - En lang kontraktvarighed giver bedre mulighed for at afskrive investeringer og peger dermed i retning af, at kontrakten har grænseoverskridende interesse. 4. Forholdende på det pågældende marked - I visse brancher kan der være stor konkurrence mellem danske virksomheder, og derved er det svært for udenlandske virksomheder at træde ind på markedet og opnå en fortjeneste. En svag national konkurrence kan pege i retning af, at kontrakten har interesse for udenlandske virksomheder. 5. Det geografiske sted hvor kontrakten skal udføres - Jo længere væk fra grænserne til andre medlemsstater en kontrakt skal udføres, jo mindre vil interessen fra virksomheder i disse lande være. Dvs. at for opgaver, som skal udføres i København, vil der kunne være interesse fra Sverige, og for opgaver der udføres i Sønderjylland, vil der kunne være interesse fra Tyskland. Bemærk: Det er vigtigt, at institutionens vurdering bliver nedskrevet i et notat. I tilfælde af klage over manglende konkurrenceudsættelse, har retspraksis vist, at Klagenævnet for Udbud lægger stor vægt på, om ordregivere forinden tildelingen af en kontrakt har foretaget disse overvejelser og kan dokumentere dette. Klagenævnet for Udbud vil sjældent gå imod en ordregivers skøn, hvis dette er velovervejet og dokumenteret. For mere information om grænseoverskridende interesse se Konkurrencestyrelsens Vejledning om køb af bilag B-tjenesteydelser. 6 Særlige undtagelser Visse tjenesteydelser kan være undtaget fra udbudspligten, på trods af at de fremgår af bilag IIA og dermed ellers altid vil være omfattet af udbudspligten. Særligt relevant er tjenesteydelser om forskning og udvikling som tilhører kategori 8. Dette er tilfældet, såfremt udbyttet ikke udelukkende tilhører ordregiveren til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af denne. Vær dog opmærksom på, at der eksisterer en meget snæver definition af, hvad der kan betragtes som forskning og udvikling. Definitionen kan findes på Uddannelses- og forskningsministeriets hjemmeside. Visse teletjenester fra kategori 5 er også undtaget. 10