Bilagsliste til bestyrelsesmøde d Kommentar mm.

Transkript

1 Ad. O.2.: Bilagsliste til bestyrelsesmøde d Kommentar mm. Rettelse til 3 (Brian) Teksten Formanden tilrettelægge og bestyrelsesmøderne af et udnævnt ordstyrer. Rettes til: Formanden tilrettelægger bestyrelsesmødet og kan udnævne en ordstyrer. Formål: Teksten som den står idag, må være fejl. Tilføjelse til 3 i første afsnit (Brian) Punkter der ikke bliver behandlet, overgår pr. automatik til efterfølgende møde i bestyrelsen Formål: At give bestyrelsen muligheden for at flytte punkter til næste møde. Udgår af 3 i tredje afsnit (Brian) Det tilstræbes, at alle beslutninger træffes i enighed. Generelt tilstræbes dialogen at være ligeværdig og dialogorienteret Formål: Det sammen står i 5 Udgår af 4 og flyttes til 9 (Brian) Inhabile bestyrelsesmedlemmer må ikke udtale sig om sager med mindre de bliver spurgt. Endvidere kan inhabile medlemmer blive bedt om at forlade lokalet mens sagen bliver behandlet, såfremt et flertal af bestyrelsen skønner det vil være hensigtsmæssigt. Formål: Flyttes til 9 der omhandler inhabilitet. Rettelse til 5 (Brian) Teksten: Al forhandling af personsager og andre sager foregår principielt på møderne. Sagsbehandling kan kun i helt ukompliceret sager og i hastesager foregå pr. mail. Hvis blot et bestyrelsesmedlem har indvendinger, betragtes sagen som kompliceret og må afvente næste bestyrelsesmøde. Rettes til: Al behandling af personsager og andre sager foregår principielt på møderne. Sagsbehandling kan kun i helt ukompliceret sager og i hastesager foregå pr. mail. Hvis blot et bestyrelsesmedlem har indvendinger, betragtes sagen som kompliceret og må afvente yderligere behandling til næste bestyrelsesmøde. Formål: Almindelig rettelse og sikre at yderligere behandling af sager der betragtes som kompliceret fortsætter via mail. Ændringsforslag 1 til 15 (Brian) Der står i dag: Bestyrelsen gennemgår hvert år på sit første møde efter generalforsamlingen listen over faste leverandører. I denne del af mødet deltager viceværterne Denne del ændres til: Bestyrelsen gennemgår seneste version af listen over faste leverandører hvert år, snarrest efter generalforsamlingen. Ændringsforslag 2 til 15 (Brian) Der står i dag: Som udgangspunkt tages faste leverandører op til vurdering mindst hvert andet Side 1 af 5

2 år. Ændres til: Som udgangspunkt tages faste leverandører op til vurdering mindst hvert andet år. Til denne del af mødet, kan viceværterne deltage. Formål med ændringerne: Vedr. ændringsforslag 1: Dagsordnen på første møde efter generalforsamlingen er ofte er så stor, at det ville give menig at flytte punktet vedr. faste leverandører fra første møde efter generalforsamlingen, til et senere møde. Samt stiller jeg spørgsmålstegn til om det er nødvendigt, at viceværterne deltager til en gennemgang af listen. Vedr. ændringsforslag 2: Når vi hvert andet år, skal vurdere vores faste leverandører, vurderer jeg at det er vigtigt at viceværterne deltager. O.4.: Alle forslagsændringer, tilføjelser og udgående, kan ses i bilag 4. Revideret forretningsorden pr Tagprojektet: Torsten og Sonny +? - Er alle opdateret vedr. o Forretningsgangen mellem ABN, Rådgivere, ALFA, Enemærke og Petersen mm o Jf. referat af bestyrelsesmødet d. 8. September 2014 var alle punkter vedr. bygge projektet oppe til afstemning. Har alle læst op på det, og er der evt. hængepartier? - Tidsplan skal opdateres og meldes ud (HSBF) - Arbejdet med brystninger o Status - Er der andre emner vedr. tagprojektet, som vi skal være obs på? - Følg op på beboermødet. Se bilag 2 Notat nr og Notat nr o Spørgsmål ol. fra mødet. Ad1 Rundeforkanter på vindueskarm Ad2 Isolering af brystning plan så beboerne kan være i lejligheden Først mod gade, så mod gården Ad3 Alt tid et frit pulterrum. Kan det planlægges Ad4 Ikke en del af projektet Ad5 rentabilitetsberegning offentliggøres nå denne foreligger Ad6 Nej Ad7 online tidsplan. Kan den opdateres? slutdato er ikke nok Kan vi gøre mere her? efter stort ønske fra GF Ad8 ikke aktuelt mere Ad9 OBS på god tidsvarsel om adgang til lejlighed Ad10 Inddækning af opbevaringsrum på loftet. Bliver gjort Ad11 ja med trådhegn Ad12 Som 10 Ad13 Forsikringsspørgsmålet Entreprenør er forsikret som de skal Du skal også selv være forsikret. Kan vi lave en vejledning før, under og efter besøget? Info ud om den subsidiære forsikring og forretningsgange hertil o Fra GF - Luftkanaler i nedlagte køkkener skal ikke renses og derved ikke åbnes Side 2 af 5

3 - Skader pga. byggeriet dækkes af forsikringen? o Gamle skade på diverse lejligheder pga. det gamle tag. Som ABN selv skal betale for. Torsten og Sonny er pt. i gang med at danne et overblik her om. o De laver en liste over omfanget, som foreligges bestyrelsen, når den er klar. O.5.: - Jf. referat af bestyrelsesmødet d. 8. September 2014 var punktet Bestyrelsen / kursus oppe o Er der truffet nogle beslutninger herom? Ikke aktuelt mere O.6.: - Jf. referat af bestyrelsesmødet d. 8. September 2014 var punktet Kommunikation i bestyrelsen oppe - o Er der truffet nogle beslutninger herom? O.7.: - Jf. referat af bestyrelsesmødet d. 8. September 2014 var punktet Elektronisk dørlås oppe. o Er der truffet nogle beslutninger herom? O.9.: - Stigestrenge jf. aftale fra om året o Vedligeholdelsen forsætter i 2015 o Skal igangsættes i 2015? O.10.: - Vaskerierne o 3 nye maskiner i 2015 o WIFI til brugerne - Kan regnskabet jf. GF kommer brugerne mere til gode? o Jf. tidligere aftale om nul- budget o Andelshavere med egne maskiner i lejlighed. Vandforbrug betales af fællesskabet O.11.: - Gårdrenoveringen o Underskrifter skal til kommunen m/ GF ønske o Nedsætte et udvalg, når vi kende KK s beslutning O.13.: - Skybrud og beredskab tidligere udskudt o Punkt om forventninger til beredskabet hos beboerne var ikke på GF, til trods for bestyrelses beslutning. Hvorfor? - Har vi beredskabsplanen digitalt? O.14.: - Kameraovervågning af gårde o Var ikke med til GF, til trods for bestyrelsesbeslutning? N.3.: - Traditioner i bestyrelsen o En gave til afgående bestyrelsesmedlemmer 2000 kr. et par år. o Julefrokost en lille og stor - Mad og drikke betalt. o Julegave til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter jule kurv- 800 o Aflønning af bestyrelsesmedlemmer kr. o Telefon penge til bestyrelsesmedlemmerne og suppleanter 2000 kr. (Formand har betalt abb) - o Jubilæum 10 år 20 år. Fx 20 år i bestyrelsen. Fx runde fødselsdage. N.4.: - Efter konkret henvendelse fra xxxxx. Side 3 af 5

4 o Er det muligt for beboerne at benytte disse, og til hvilke formål? Retningslinjer mm. N.5.: - Nedsætte et udvalg o Første opgave Indhent tre tilbud N.8.: Viceværterne har adgang til arkiverne, Det ønsker de også fremover. Vil gerne have den nye bestyrelses accept her til. De er naturligvis underlag tavshedspligt. Det vil gøre deres hverdag nemmere i fx sager vedr. salg, renovering mm K.4.: o xxxxx Jf. ref af Er mødet afholdt? Christian holde mødet. E.1.: - ISTA Varmeaflæsning (arkiv B72) - Projekt nye altaner - Søren ønsker at fortsætte arbejdet - Rammerne og forretningsgangen o Hvad må vi (størrelse, farver, form mm.) Hvilke rammer sætte kommunen o Indhente tilbud o Kan vi få kommunens godkendelse, ud fra vores ønsker? o Indhente pris, budget og finansieringsforslag mm o Godkendelse på GF o Indhent byggetilladelse - Nedgang fra stue lejligheder til gården - Samme som punktet om nye altaner - Rep af kældernedgang jf. den der er rep. (Trægården v/vaskeri) o I takt med at stillaset bliver fjernet. Vedligehold - Genforhandle diverse aftaler - Hvornår blev det gjort sidst? - Jf. forretningsordnen, skal det gøres hvert andet år. - Uddannelse til de ansatte o Har vi en politik herom? SU.1.: Første forsøg på et overblik over diverse udvalg / arbejdsopgaver i bestyrelsen Beboerkontakt: Maj - Franz Renoveringsudvalg: Mette, James, Brian. Viceværterne. Fælleslejlighed: Gårdmænd - Nye hoveddøre: OBS. indhent tilbud fra egen og mindst to andre håndværkere Franz og Morten Hegn i trægården: OBS. indhent tilbud fra egen og mindst to andre håndværkere Morten Mikkel. Arkivering af sager: - Brian Hjemmesiden: - Lene - Mikkel Bredbånd: - James - Vaskeriet: - James - Louise - Lene Kondirummet: - Kim Diget - Gårdrenovering udvalget: - Louise Morten Kontakt til gårdlaug- Loiuse - Viceværterne (APV) Info mellem dem og bestyrelsen: Brian har end til nu aftalt fastmøde med dem, i ugen op til bestyrelsesmødet. Ellers foregår den primære kontakt mellem dem pr mail. Regningsliste - Salg af lejligheder Franz Side 4 af 5

5 Fastelavn - Louise - Loppemarked Gårdlaug Louise Sommerfest til næste møde. Er der flere, så tag dem med på mødet. Altaner - Lene Redegørelse på næste møde. Hvor står sagen. Undersøge medlems fordeler Lene Beredskabs planen Den kommer på næste møde. Side 5 af 5