Redskaber Organisering

Transkript

1 Redskaber Organisering December 2007

2 Organisering Indholdsfortegnelse Indledning...1 Organisering...1 Redskaberne stilles til rådighed for alle kommuner...2 Myndighed og leverandør...3 Formål...3 Indhold...3 Fremgangsmåde...8 Skabelon...10 Eksempler...14 Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde...15 Formål...15 Indhold...15 Fremgangsmåde...18 Skabelon...19 Eksempler...20 December 2007

3 Organisering - Indledning Indledning Der er i Projekt "Sammenhængende Børnepolitik" udarbejdet 13 redskaber, der giver et bud på elementer, der er vigtige for at sikre, at den sammenhængende børnepolitik bliver et betydende og effektivt styringsredskab. Formålet med redskaberne er at inspirere kommunens arbejde med at udarbejde og anvende en sammenhængende børnepolitik. Redskaberne dækker følgende fire temaer: Politik Service Organisering Styring Redskaberne præsenteres i fire hæfter et for hvert tema. I dette hæfte præsenteres redskaberne, der knytter sig til organisering. 1. Politikudvikling Indhold i politikken Standarder for sagsbehandling 2. Implementering og anvendelse Indsatsviften God sagsbehandlingspraksis Myndighed og leverandør Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Økonomistyring Styring af personaleressourcer Effektstyring 3. Opfølgning Revision Ledelsesinformation Nøgletal 4. Status Selvevaluering Organisering Hensigtsmæssig organisering og effektive processer er en forudsætning for udmøntnin- hvor myndigheden i sin afgørelse for eksempel ikke skal lade sig begrænse af den kom- gen af en sammenhængende børnepolitik. Det vil sige, at den kommunale myndighed skal bringes i en situation, hvor fokus er på barnets eller den unges og deres familiers behov. En situation, hvor myndigheden naturligvis skal handle økonomisk ansvarligt, men munale leverandørs virksomhed. En entydig ansvarsfordeling mellem at beslutte kommunens politik (politisk myndighed), udføre og følge op på politikken (administrativ myndighed) og levere indsatsen i praksis (leverandører) er med til at sikre dette. Samtidig skaber det gennemsigtighed såvel indadtil som udadtil over for borgerne at vide, hvem der reelt har kompetencen og ansvaret, og borgernes retssikkerhed sikres. December 2007 Side 1 af 22

4 Organisering - Indledning Alle redskaber fra Projekt "Sammenhængende Børnepolitik" er frit tilgængelige på Ser- vicestyrelsens hjemmeside: servicestyrelsen.dk/boernepolitik. På hjemmesiden findes også en række eksempler fra projektkommunerne på anvendelsen af redskaberne. Til understøtning heraf er der udviklet et redskab til beskrivelse af ansvarsdelingen mellem myndighed og leverandør. Redskabet introducerer relevante begreber i forhold til delingen af myndigheds- og leverandøransvar, herunder indgåelse af klare aftaler med leverandører via standardkontrakter. Endelig er en forudsætning for, at børnepolitikken er sammenhængende, at der arbejdes på tværs af sektorer, forvaltninger og faglige grupperinger i øvrigt. Samarbejdet skal binde indsatsen over for børn og unge med behov for støtte sammen på tværs af sektorer og faglige grupperinger, sikre forebyggelse, tidlig indgriben, rummelighed og i så stort omfang som muligt bevare udsatte børn og unges kontakt til almindelige tilbud. Der er udarbejdet et redskab til at inspirere det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde. Redskaberne stilles til rådighed for alle kommuner December 2007 Side 2 af 22

5 Myndighed og leverandør Formål Formålet med opdelingen af myndigheds- og leverandøransvaret er at skabe en entydig ansvarsfordeling og sammenhæng mellem at beslutte kommunens politik (politisk myndighed), udføre og følge op på politikken (administrativ myndighed) og levere indsatsen i praksis (leverandører). Det vil sige: At understrege kommunalbestyrelsens rolle som politikskabende. At sikre borgernes retssikkerhed, herunder sikre at de myndighedsafgørelser, der træffes om indgriben i borgernes liv, til enhver tid sker med udgangspunkt i grundige undersøgelser, så borgerne får lige præcis det, de har behov for. At skabe gennemsigtighed i afgørelser, herunder tydeliggøre for forældre/forældremyndighedsindehavere, hvem der træffer afgørelsen. At professionalisere leverandørmarkedet. At skabe mulighed for, at myndigheden kan stille formelle krav til leverandøren vedrørende mål, resultater, metoder mv. med udgangspunkt i politiske og administrative beslutninger. At skabe mulighed for, at myndigheden kan vurdere indsatser i forhold til effekter og udgifter. At der indgås klare aftaler om, hvad der er besluttet, og hvilke forventninger myndigheden har til den eller de indsatser, som leverandøren står for. Indhold Redskabet beskriver væsentlige forhold i en klar ansvars- og opgavefordeling mellem myndighed og leverandør samt indgåelse af klare aftaler med leverandører via kontrakter. Beskrivelsen er disponeret som følger: 1. Begrebsafklaring 2. Myndighed og leverandør 3. Leverandørsamarbejde og leverandørkontrakter Redskabet tager udgangspunkt i specialområdet, hvor vægten ligger på leverandører af indsatser til børn og unge med behov for særlig støtte. Tilgangen kan dog også anvendes (eventuelt i tilpasset form) på normalområdet, herunder på kombinationer af special- og normalområdet. December 2007 Side 3 af 20

6 Begrebsafklaring Myndigheden har ansvaret for at opfylde lovens krav med hensyn til børn og unge med behov for særlig støtte. Myndigheden kan opdeles i en politisk og en administrativ del. Den politiske del af myndigheden (kommunalbestyrelsen) fastlægger serviceniveauet og har ansvaret for, at der er tilbud til kommunens børn og unge med behov for særlig støtte. Den administrative del af myndigheden sørger for udmøntning af serviceniveauet, herunder at føre generelt tilsyn med kommunens børn og unge, at foretage undersøgelser ( 50), at træffe afgørelser i henhold til lov om social service, og at indgå aftaler med leverandører af indsatser. Leverandører står for de indsatser, som myndigheden har visiteret borgerne til. Der kan være tale om såvel kommunale, regionale som private leverandører, herunder selvejende institutioner samt frivillige organisationer. Visitation er, når den administrative myndighed på baggrund af en grundig undersøgelse ( 50) træffer afgørelse og beslutter typen af foranstaltning i en konkret sag, eller henviser borgeren til en bestemt indsats (bemærk at ikke alle indsatser er visiterede). En kontrakt regulerer forholdet mellem myndighed og leverandør. Det er formelt via kontrakten, at myndigheden stiller krav til leverandøren, for eksempel vedrørende mål, metoder og opfølgning mv. Myndighed og leverandør Nedenstående oversigt viser de vigtigste opgaver fordelt på henholdsvis myndighed og leverandør i forhold til en sammenhængende børnepolitik. Myndighedens ansvar omfatter følgende opgaver: Politisk myndighed: Beslutter og reviderer sammenhængende børnepolitik Fastlægger og reviderer standarder for sagsbehandling Godkender indsatser til kommunens børn og unge med behov for særlig støtte December 2007 Side 4 af 20

7 Myndighedens ansvar omfatter følgende opgaver (fortsat): Administrativ myndighed: Fører generelt tilsyn med kommunens børn og unge Undersøger børn og unge, der vurderes at have behov for særlig støtte ( 50) Opstiller mål i dialog med børn eller unge og deres familier og netværk Udarbejder handleplaner for udsatte børn og unge, der på baggrund af undersøgelsen vurderes at have behov for særlig støtte ( 140) Træffer afgørelse om foranstaltninger ( 52) og øvrige indsatser Indgår kontrakt med leverandører af foranstaltninger/indsatser Iværksætter foranstaltninger/indsatser Gennemfører opfølgning på iværksatte foranstaltninger/indsatser Sikrer åben, anonym rådgivning Indgår tværfagligt samarbejde vedr. børn og unge med behov for særlig støtte Kvitterer for underretninger Godkender plejefamilier Sikrer uddannelse af plejefamilier Fører tilsyn med kommunens institutioner og andre tilbud Rapporterer til den politiske myndighed om resultater og målopfyldelse Leverandøransvaret omfatter følgende opgaver: Udmønter afgørelsen som foreskrevet i kontrakt og handleplan, herunder forbereder opfølgningsmøder Udarbejder leverandørmateriale til oplysning for borgere og myndigheder. Af materialet skal blandt andet fremgå: - Pris for foranstaltninger - Tidshorisont for indsats/opgavetyper - Beskrivelse af faglig metode, herunder holdning til forældre- og netværkssamarbejde - Beskrivelse af personalets faglige kvalifikationer og kompetencer December 2007 Side 5 af 20

8 Afgræsningen og samspillet mellem myndighed og leverandør er tydeliggjort i nedenstående illustration, der også inddrager borgerne. Myndighedens samspil med leverandører og borgere Borgere Dialog vedr. serviceniveau Formidling af afgørelse Politisk myndighed Indsatser Opfølgning Administrativ myndighed Bestilling af foranstaltninger/ afgørelse Leverandører: Kommunale Regionale Private Frivillige Afregning Dialog vedr. det løbende samarbejde Myndigheden træffer afgørelse i konkrete sager. Afgørelsen formidles til den unge eller barnet og dennes forældre, alternativt forældremyndighedsindehavere. Samtidig indgås aftale om indsatsen hos den valgte leverandør i form af en kontrakt. Den nærmere sagsgang vedrørende disse aktiviteter bør beskrives i god sagsbehandlingspraksis (se redskabet god sagsbehandlingspraksis i Servicehæftet). Med udgangspunkt i kontrakten udarbejder leverandøren i samarbejde med borgeren sin behandlingsplan for det enkelte barn eller den enkelte unge og leverer indsatsen, jf. myndighedens afgørelse. Mellem de tre parter foregår en systematisk opfølgning og evaluering. Opfølgning mellem myndighed og borger bør beskrives i god sagsbehandlingspraksis og vedrører opfølgning på de mål, der er sat for indsatsen. Denne opfølgning involverer også leverandøren, der via kontrakten er bekendt med disse mål og har ansvaret for at iværksætte handlinger for at nå målene. Tilsvarende må det forventes, at leverandøren løbende evaluerer og følger op i forhold til de børn og unge, de støtter og hjælper. Ud over den direkte opfølgning og evaluering er der en løbende dialog mellem myndighed og leverandør om samarbejdet, herunder udvikling, tilpasning og uddannelse mv. Myndigheden skal sikre at forsyningspligten efterleves både på kort og langt sigt. I praksis kan en organisatorisk adskillelse af myndighed og kommunale leverandører være vanskelig, idet den øverste ansvarlige ledelse for kommunale leverandører er kommunalbestyrelsen, der også har det personalemæssige og økonomiske ansvar for myndighedsdelen. December 2007 Side 6 af 20

9 Det betyder, at vilkårene for henholdsvis private og kommunale leverandører kan være forskellige på grund af: At budgettet for kommunale leverandører betragtes som overvejende faste omkostninger, mens budgettet for private leverandører overvejende betragtes som variable omkostninger. Det betyder, at kommunen af kortsigtede økonomiske årsager vil være mere tilbøjelig til at anvende kommunale tilbud, uanset om det er det bedste for barnet. At kommunalbestyrelsen er direkte ansvarlig for ansættelsesforhold for medarbejdere, der er ansat ved kommunale leverandører. Det betyder, at kommunen vil være tilbøjelig til at bevare tilbud, der ikke er behov for. Ovennævnte problemstillinger gør det vigtigt at tage stilling til og beskrive, hvordan den kommunale myndighed vil sikre, at alle leverandører stilles lige, så hensynet til borgerens behov imødekommes bedst muligt. Leverandørsamarbejde og leverandørkontrakter Når myndigheds- og leverandørfunktioner og ansvar deles, vil det indbyrdes forhold mellem myndighed og leverandør skulle reguleres af kontrakter og løbende dialog om de aftaler, der er indgået i forbindelse med kontrakten. Den formelle del af samarbejdet sker via en kontrakt, der indgås mellem den kommunale myndighed og den enkelte leverandør. Kontrakten foreslås at bestå af to dele: En generel del, der beskriver de forhold og vilkår, der er en betingelse for at være leverandør, og en specifik del, der udgøres af individuelle kontrakter, der indgås for hvert barn eller hver ung, der visiteres til leverandøren. Den generelle del af kontrakten tilpasses de forskellige typer af indsatser, for eksempel kontaktpersonordning, aflastning, døgnanbringelse mv., således at der er en standardkontrakt for hver indsatstype, som myndigheden benytter sig af. Den principielle opbygning af den kommunale myndigheds kontrakter er illustreret nedenfor. Principiel opbygning af leverandørkontrakter Leverandørkontrakt for indsats X - Generelle forhold - Indsatsspecifikke forhold Leverandørkontrakt for indsats Y - Generelle forhold - Indsatsspecifikke forhold Leverandørkontrakt for indsats Z - Generelle forhold - Indsatsspecifikke forhold Individuelle kontrakter pr. barn eller ung Individuelle kontrakter pr. barn eller ung Individuelle kontrakter pr. barn eller ung December 2007 Side 7 af 20

10 Formålet med opbygningen af standardkontrakterne i de to dele er at lette kontraktudarbejdelsen for myndigheden, således: At helt overordnede vilkår for leverandører til kommunen (generelle forhold) går igen i alle kontrakterne. At der kun er behov for udvikling, anvendelse og opfølgning af én type kontrakt pr. indsatstype, for eksempel kontaktpersonordning, aflastning, døgnanbringelse mv. At tilgang og afgang af brugere til og fra leverandører, der er indgået kontrakt med, ikke påvirker den overordnede kontrakt. Udgangspunktet er, at alle kontrakter uanset indsatstype bygges op efter den samme skabelon. Det er ikke ensbetydende med, at ordlyden i kontrakterne på tværs af indsatstyper er den samme, jf. ovenfor, men blot at kontrakterne benytter samme struktur og for de helt generelle vilkårs vedkommende indholdsmæssigt kan være ens. Nedenfor findes forslag til en skabelon for standardkontrakten. Fremgangsmåde I det følgende beskrives de væsentligste elementer vedrørende ansvarsdelingen mellem myndighed og leverandør. Indstilling og politisk beslutning 1. Da delingen af myndigheds- og leverandøransvaret har konsekvenser for den overordnede styring af området, kan beslutningen herom forankres på politisk niveau. Forvaltningen udarbejder i så fald en indstilling til det politiske niveau. Indstillingen beskriver som minimum: Formål med og baggrund for indstillingen - Hvorfor ønskes delingen af myndigheds- og leverandøransvar? - Hvilke fordele ønskes opnået? Afgrænsning - Hvilke områder skal ansvars- og opgavefordelingen gælde for? Entydig beskrivelse af, hvilke afdelinger og tilbud mv. der skal omfattes af opdelingen. Overordnet fordeling af ansvar og opgaver mellem myndigheden og leverandører. - Eventuelt forslag til fysisk, økonomisk og personalemæssig adskillelse af myndighed og kommunal leverandør. Overordnede principper for samarbejde mellem myndighed og leverandører. Vurdering af konsekvenser ved delingen af myndigheds- og leverandøransvar. December 2007 Side 8 af 20

11 Organisering 2. Efter den formelle beslutning tager forvaltningen fat på de praktiske konsekvenser af opdelingen. Det er vigtigt, at ledere og medarbejdere bliver bevidste om den principielle og praktiske forskel mellem myndigheds- og leverandøropgaver. Det gælder, uanset om der er tale om kommunale, regionale eller private leverandører. Forvaltningen beskriver ansvarsfordelingen mellem myndigheden og leverandørerne (se tabel i afsnittet om organisering af myndighed og leverandør). På baggrund af delingen af opgaver foretager forvaltningen ligeledes en organisatorisk opdeling/adskillelse af myndighed og leverandør, herunder hvilke medarbejdere der er myndighedspersoner, og hvilke der er leverandører. Det vil i praksis sige, at der udnævnes en myndighedsansvarlig og en ansvarlig for kommunale leverandører. Dernæst gennemføres en mere eller mindre fysisk adskillelse af enhederne. Hvor adskilt, enhederne og medarbejderne skal være, vil altid være en vurderingssag. Signalværdien af den fysiske adskillelse må dog ikke undervurderes. Udarbejdelse af standardkontrakter 3. Den kommunale myndighed fastlægger en overordnet opbygning af sine standardkontrakter, jf. de to dele beskrevet ovenfor. Samtidig beskrives, hvilke generelle forhold der skal gælde for at blive leverandør til myndigheden. Herefter udarbejdes standardkontrakter for hver relevant indsatstype. Lokalt kan man vælge at bruge andre definitioner på indsatser end lovgivningens. I så fald udvikles standardkontrakterne i overensstemmelse med de lokale definitioner. Standardkontrakterne og skabelonen for de individuelle kontrakter kan ligge som standardskabeloner på rådgivernes IT-system. Indgåelse af aftaler med leverandører 4. Den kommunale myndighed tager kontakt til de leverandører, den ønsker at indgå aftaler med om levering af indsatser. Standardkontrakterne tilpasses eventuelt og underskrives af begge parter. Når myndigheden får konkret brug for den enkelte indsats, indgås individuelle kontrakter pr. barn eller ung med de pågældende leverandører (se også redskabet vedrørende god sagsbehandlingspraksis). De individuelle kontrakter består af elementer fra myndighedens handleplan og af en aftale om foranstaltningens pris og betalingsbetingelser. Når kontrakterne er udfyldt og tilknyttet en sag, arkiveres de i journalen. Opfølgning og evaluering 5. Der følges løbende op og evalueres på leverandørerne og på kontrakterne efter faste terminer. Procedurerne herfor er beskrevet i kontrakterne. December 2007 Side 9 af 20

12 Skabelon Standardkontrakt vedrørende [indsats] Kontraktens parter Myndighedens kontaktoplysninger Leverandørens kontaktoplysninger Generelle forhold Etik og menneskesyn Beskrivelse af den etik og det menneskesyn, myndigheden ønsker, leverandøren arbejder efter, jf. den vedtagne sammenhængende børnepolitik i kommunen. Betalingsbetingelser Beskrivelse af betalingsbetingelser. Tvister og misligholdelse af kontrakt Beskrivelse af vilkår for genforhandling, tvister, misligholdelse mv. Sanktionsmuligheder og opsigelse Opsigelse af samarbejdet knyttet til en konkret sag, ophævelse af den overordnede kontrakt mv. Indsatsspecifikke forhold Kontraktens formål Herunder den indsats kontrakten vedrører, jf. indsatsbeskrivelsen (se redskabet indsatsvifte i servicehæftet). Samarbejdsbetingelser Krav til myndigheden (tilsyn, orientering, skriftlighed mv.) Krav til leverandøren (åbningstider, uddannelse, kompetence samt lovgivne forhold som forældreinddragelse, brugerinddragelse og gensidig orientering, tavshedspligt, underretningspligt, opbevaring af data, magtanvendelse mv.) Krav til samarbejdet (antal pladser mv.) Forsikringsforhold Beskrivelse af forsikringsmæssige forhold, herunder ansvarsforsikring, ulykkesforsikring, arbejdsskadeforsikring mv. vedrørende de børn/unge, kontrakten omfatter. Opfølgning Beskrivelse af vilkår for opfølgning på samarbejdet og kontrakten. December 2007 Side 10 af 20

13 Indsatsens pris Indsatsens pris, dennes regulering samt en beskrivelse af, hvad prisen dækker af ydelser og udgifter i øvrigt. Ikrafttrædelse og varighed Kontraktens ikrafttrædelse og varighed, evt. periode for forlængelse. Underskrifter På vegne af kommunalbestyrelsen i xx Kommune Dato: Som leverandør: Dato: December 2007 Side 11 af 20

14 Individuel kontrakt (Bilag til standardkontrakt vedrørende [indsats]) Barnet eller den unge, som kontrakten vedrører Barnets navn Barnets cpr-nr. Faderens navn Faderens cpr-nr. Moderens navn Moderens cpr-nr. Forældremyndighedsindehaver Fælles Mor Far Værge Værges navn og cpr-nr. Kontaktpersoner I kommunen (familierådgiver): Hos leverandøren: Mål for indsatsen, jf. handleplanen Udvikling og adfærd Familieforhold Skoleforhold Sundhedsforhold Fritidsforhold og venskaber Andre relevante forhold Omfang Beskrivelse af omfanget af indsatsen til det pågældende barn/den pågældende unge og evt. familie, herunder evt. delindsatser. Hyppighed Beskrivelse af hyppigheden af indsatsen til det pågældende barn/den pågældende unge og evt. familie. Start Indfør tidspunktet for indsatsens start. Forventet varighed Indfør den forventede varighed af indsatsen. December 2007 Side 12 af 20

15 Opfølgning Beskrivelse af den opfølgning, myndigheden ønsker at gennemføre i forhold til den i kontrakten beskrevne individuelle indsats. Særlige aftaler vedrørende økonomi For eksempel særlige aftaler vedrørende indskrivningsudstyr, tillægsydelser o. lign. Underskrifter På vegne af kommunalbestyrelsen i xx Kommune Dato: Som leverandør: Dato: December 2007 Side 13 af 20

16 Eksempler På Servicestyrelsens hjemmeside kan du finde eksempler på udarbejdede standardkontrakter fra kommuner, der deltog i projektet. Se mere her: servicestyrelsen.dk/boernepolitik. December 2007 Side 14 af 20

17 Organisering Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Formål Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde er en forudsætning for, at kommunens sammenhængende børnepolitik reelt bliver sammenhængende. Det vil sige, at det sikrer en helhedsorienteret indsats over for de børn, unge og familier, der har behov for særlig støtte. Herudover har kommunalbestyrelsen konkret pligt til at oprette "en tværfaglig gruppe", jf. lov om social service (SEL). LBK nr af 26. september 2007 (SEL) 49. For at tilgodese børn og unge med behov for særlig støtte skal kommunalbestyrelsen oprette en tværfaglig gruppe, der skal sikre, at støtten ydes tidligt og sammenhængende, og at der i tilstrækkeligt omfang formidles kontakt til lægelig, social, pædagogisk, psykologisk og anden sagkundskab. Formålet med det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde er således at binde indsatsen over for børn og unge med behov for særlige støtte sammen på tværs af sektorer og faglige grupperinger, sikre tidlig indgriben, rummelighed og i så stort omfang som muligt bevare udsatte børn og unges kontakt til deres vante omgivelser. Formålet med nærværende redskab er at sikre koordinering og systematisering af det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde, således at ressourcer, herunder tid og økonomi, udnyttes til gavn for både normalområdet og området for børn og unge med behov for særlig støtte og i sidste ende for børn, unge og familier. Redskabet skal inspirere til overvejelser vedrørende organisering og styring af det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde. Indhold Indledningsvist giver redskabet et bud på, hvilke resultater man kan opnå gennem et velfungerende tværsektorielt og tværfagligt samarbejde. Dernæst bidrager redskabet med nogle overvejelser vedrørende aktører i det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde. Det beskrives, hvilke forudsætninger der skal være til stede for at sikre et velfungerende tværfagligt samarbejde, og der præsenteres en skabelon for et kommissorium, der kan anvendes på området. Resultater Ved at være præcis omkring, hvem der skal indgå i samarbejdet, og hvilke opgaver der skal løses, er det muligt at opnå resultater, herunder: Færre kontaktflader for barnet eller den unge og forældre samt større sammenhæng mellem kontaktfladerne. December 2007 Side 15 af 20

18 Organisering Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Større tænkning på tværs af sektorer, både i konkret opgaveløsning og i generelle indsatser, herunder bl.a. sikring af god overgang til voksenlivet. Forståelse og accept af flerfaglighed, hvor alle relevante kompetencer inddrages i arbejdet omkring børn og unge. Større fælles ansvar for opgaven. I og med samarbejdet organiseres, bliver det sværere at skubbe ansvaret fra sig. Hurtigere og bedre indsats over for børn og unge med behov for særlig støtte. Aktører Kommunale myndigheder på området for børn og unge med behov for særlig støtte har flere tværsektorielle samarbejdspartnere. De væsentligste vurderes at være leverandører på normal-, special- og voksenområdet. Samarbejdspartnere i det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde Unge Børn Private arbejdsgivere Klubber Sk oler Sundhedsplejersker Ungdomsuddannelsesvejledning Selvhjælpsgrupper Uddannelsessteder YY Foreninger Normalområdet for børn og unge Daginstitutioner SFO og fritidshjem XX Ungdomsskoler SSP Læger og tandlæger Boligselskaber PPR Området for børn og unge med behov for særlig støtte Medarbejdere hos myndigheden på voksenområdet Døgninstitutioner Kontaktpersoner Leverandør af foranstaltninger Misbrug Personlig rådgiver Familiebehandling Voksenpsykiatri ZZ Aflastningsfamilier Myndighedens samarbejde med leverandører af foranstaltninger styres primært via kontrakter, afgørelser og løbende dialog og behandles ikke yderligere her (se redskabet vedrørende myndighed og leverandør). December 2007 Side 16 af 20

19 Organisering Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Der kan være forskellige traditioner, styrker og svagheder i det tværsektorielle samspil i kommunen. Generelt er der behov for at styrke samarbejdet på tværs af sektorer og for at placere et ledelsesmæssigt ansvar for, at børn og unge med behov for særlig støtte ikke "tabes" i overgangen fra den ene sektor til den anden. Redskabet omfatter derfor anbefalinger vedrørende samarbejdet. Forudsætninger og koordination Hvis det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde skal fungere godt, kræver det ledelsesmæssig forankring. Dernæst er det væsentligt, at alle aktører, der indgår i det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde, har en fælles basisviden "hvad forstår vi ved tværsektorielt og tværfagligt samarbejde?" og "hvad er det, vi skal samarbejde om?". Endelig er det en forudsætning, at der sikres koordination af det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde. Det kan for eksempel skabes med kommissorier for samarbejdet, der blandt andet forholder sig til, hvad formålet med samarbejdet er, og hvilke konkrete resultater det pågældende tværsektorielle og tværfaglige samarbejde skal bidrage til. For at skabe overblik over og øge sandsynligheden for den ønskede effekt af samarbejderne, anbefales det, at ledelsen sikrer udarbejdelse af kommissorier for hvert enkelt samarbejde. Det giver mulighed for at prioritere mellem de enkelte samarbejder, justere indholdet samt eventuelt nedlægge nogle eller etablere nye. Endelig kan det være en fordel for overskuelighedens skyld at alle kommissorier beskrives efter den samme skabelon. I følgende figur skitseres, hvorledes det samlede tværsektorielle og tværfaglige samarbejde kan koordineres. Model for koordinering af tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Øverste administrative ledelse Dette niveau bør bestå af direktør og evt. fagchef for området for børn og unge med behov for særlig støtte. Disse bør indgå i koordinationsgrupperne. Samarbejde med voksenområdet Koordinationsgruppe for tværsektorielt samarbejde målrettet børn Koordinationsgruppe for tværsektorielt samarbejde målrettet unge Koordinationsgrupperne bør bestå af ledelsesmæssige repræsentanter fra væsentlige interessenter på området fordelt på børn hhv. unge. Der bør ligeledes etableres et organiseret samarbejde med voksenområdet. Tværsgrupper Konsulterende fagpersoner Mentorordning XX SSP Ungenetværk Hvert tværsektorielt samarbejde bør kun bestå af repræsentanter, der reelt kan bidrage til samarbejdet. Hvert samarbejde bør være repræsenteret i mindst én af koordinationsgrupperne. Et velfungerende tværsektorielt og tværfagligt samarbejde bygger på kendskab og gode relationer. Det kan man ikke organisere eller beskrive sig til, men man kan skabe forudsætninger for, at disse elementer får mulighed for at udvikle sig. December 2007 Side 17 af 20

20 Organisering Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Fremgangsmåde Nedenfor beskrives i fem trin en fremgangsmåde for, hvordan den kommunale myndighed kan etablere tværsektorielle og tværfaglige samarbejder. 1. Kortlægning af behovet for tværsektorielt og tværfagligt samarbejde samt af eksisterende samarbejder. 2. Invitation af samarbejdspartnere og drøftelse af samarbejdets indhold og rammer. 3. Udarbejdelse af kommissorium for samarbejde. 4. Forvaltningsledelsens godkendelse af kommissorium. 5. Implementering af samarbejdet, jf. kommissoriet, herunder løbende opfølgning og evaluering med henblik på udvikling eller afvikling af samarbejdet. December 2007 Side 18 af 20

21 Organisering Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Skabelon Kommissorium for xx samarbejde Formål med samarbejdet Rammer for samarbejdet Indhold Beslutningskompetence Forventede resultater Sammenhæng Ressourcebehov Her angives formålet med det konkrete tværsektorielle og/eller tværfaglige samarbejde, herunder den eventuelle specifikke gruppe af børn, unge og familier/netværk, samarbejdet vedrører. Her angives baggrunden for at igangsætte samarbejdet, herunder referencer til børnepolitikken og standarderne. Her beskrives konkret indholdet i samarbejdet hvad samarbejdet konkret skal beskæftige sig med, herunder samarbejdets ansvarsområde. Her beskrives, om samarbejdet har nogen form for beslutningskompetence og i givet fald hvilken. Her beskrives, hvilke konkrete resultater samarbejdet forventes at føre til, og hvilke politiske mål samarbejdet forventer at bidrage til opfyldelsen af. Her beskrives samarbejdets eventuelle sammenhæng eller afhængighed i forhold til andre aktiviteter. Her beskrives, hvilke ressourcer der forventes anvendt i samarbejdet, herunder om det pågældende samarbejde har et budget. Ressourcerne bør vurderes for følgende områder: Økonomi. Hvilke omkostninger er der forbundet med det pågældende samarbejde? Tid. Hvor meget tid forventes der anvendt på det pågældende samarbejde? Kompetence. Hvilke særlige kompetencer kræver det at indgå i det pågældende samarbejde? Organisering Dokumentation Evaluering Her beskrives, hvorledes det konkrete samarbejde skal organiseres, herunder: Hvem der har ansvaret, herunder hvem der indkalder til møderne og varetager referatskrivning fra møderne. Hvem der deltager. Hvor møderne afholdes. Her beskrives, hvorledes resultaterne af samarbejdet dokumenteres. Her beskrives, under hvilke former samarbejdet skal evalueres, herunder metoder, hyppighed, ansvar og konsekvens. December 2007 Side 19 af 20

22 Organisering Tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Eksempler På Servicestyrelsens hjemmeside kan du finde eksempler på udarbejdede kommissorier fra kommuner, der deltog i projektet. Se mere her: servicestyrelsen.dk/boernepolitik. December 2007 Side 20 af 20