Håndbog i Udbudsloven

Transkript

1 Håndbog i Udbudsloven Håndbog i Udbudsloven - Offentlige bygge- og anlægsarbejder Lasse Aagaard-Møller Michael Holst Christensen Nireka Yogendran 0

2 Håndbog i Udbudsloven Offentlige bygge- og anlægsarbejder Af Lasse Aagaard-Møller, Michael Holst Christensen & Nireka Yogendran Håndbogen er et produkt skrevet i forbindelse med specialeafhandling på kandidatuddannelsen Civilingeniør i Byggeledelse på Aalborg Universitet. Håndbogen er udarbejdet med bidrag fra interne og eksterne aktører i byggebranchen herunder Erik Bejder, Vejleder og Lektor ved Institut for Byggeri & Anlæg Niels Henriksen, Civilingeniør, Konsulent og fhv. fagkyndig medlem af KLFU

3 Håndbog i Udbudsloven Offentlige bygge- og anlægsarbejder 1. udkast 2015, Lasse Aagaard-Møller, Michael Holst Christensen & Nireka Yogendran Studienævn for Byggeri & Anlæg Fibigerstræde Aalborg Ø Telefon Fax Der gøres opmærksom på, at forfatterne alene udtaler sig vejledende om Udbudslovens anvendelse og således ikke har kompetence til at give bindende forhåndsbesked på konkrete sager. Det kan således ikke udelukkes, at Klagenævnet for Udbud er af anden holdning og/eller fortolkning end den, som her fremsættes. Alt indhold er frit tilgængeligt, men offentliggørelse må kun ske efter aftale med forfatterne.

4 Indholdsfortegnelse Håndbogens formål og opbygning... 1 Læsevejledning... 3 Begrebsstudie... 8 Udbudsloven Procedure for udbudsformerne Forberedelse af udbud Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud med forhandling Konkurrencepræget dialog Innovationspartnerskab Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse Projektkonkurrencer Rammeaftaler Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Invitation af deltagere Anmodning om deltagelse Prækvalifikation Dialog Forhandling med indbudte deltagere Opfordring til tilbudsafgivelse Projektudviklingsfase Licitation Tilbudsgivers egnethed Tilbudsevaluering Ordretildeling Meddelelse til tilbudsgivere og stand-still periode Bilag

5 Håndbogens formål og opbygning Håndbogen er et produkt afledt af forfatternes specialeafhandling på kandidatuddannelsen cand.polyt. i Byggeledelse ved det Teknisk- Naturvidenskabelige Fakultet på Aalborg Universitet. Afhandlingen omhandler optimal udnyttelse af udbudslovgivningen ved offentlige udbud. Håndbogen, som er et løsningsforslag i afhandlingen, baserer sig på Forslag til Udbudslov fremsat af Erhvervs- og Vækstminister Henrik Sass Larsen. Forslaget til Udbudsloven er på nuværende tidspunkt under behandling og forventes vedtaget ultimo Der tages derfor forbehold for eventuelle ændringer i forbindelse med lovens vedtagelse. Håndbogen skal ud over en revidering som følge af ændringer i loven også tilpasses løbende i forhold til de erfaringer, der gøres i forbindelse med implementering. Formål Denne Håndbog i Udbudsloven er en vejledning om god praksis i håndtering af de juridiske rammer for udbud ved offentlige og offentligt støttede bygge- og anlægsarbejder. Den har til formål: At give den offentlige og offentligt støttede ordregiver et overblik over mulighederne for anvendelse af udbudsformer ved bygge- og anlægsarbejder. At vejlede omkring rammerne og procedurerne for et udbud samt anvise praktiske fremgangsmåder. Håndbogen er indledningsvist bygget op med læsevejledning, hvori det er beskrevet, hvordan håndbogen anvendes. Dernæst er essentielle begreber fra Udbudsloven defineret i et begrebsstudie, med det formål at skabe en entydig forståelse og gennemsigtighed i håndbogen. Herefter følger en kort beskrivelse af Udbudsloven, hvoraf dens formål og anvendelsesområder fremgår. Dette kapitel afsluttes med en beskrivelse af tilfælde, hvor loven undtagelsesvis ikke er gældende jf Efterfølgende er håndbogen opbygget efter fremgangsmåden for et udbud, hvor Forberedelse af udbud er første punkt i udbudsproceduren. Der vejledes omkring hver fase ved et udbud, hvortil der er knyttet nogle gode råd til ordregiverne. Samtidig præsenteres relevante lovparagraffer under den tilhørende udbudsfase. 1

6 Håndbog i Udbudsloven Udbuddets faseinddeling er som følger: Forberedelse af udbud Udbudsform Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse/invitation til deltagelse Anmodning om deltagelse Prækvalifikation Dialog/Forhandling med indbudte deltagere Opfordring til tilbudsafgivelse/projektudviklingsfase Licitation Tilbudssammenligning med evaluering Ordretildeling Meddelelse til tilbudsgivere og stand-still periode Håndbogen indeholder alene lovtekster fra Udbudsloven, som relaterer sig til offentlige bygge- og anlægsarbejder. 2

7 Læsevejledning I det følgende beskrives, hvordan håndbogen er tænkt anvendt på computer eller tablet. Som eksempel tages der udgangspunkt i proceduren for gennemførelse af udbudsformen Udbud med forhandling. Dokumentet er udarbejdet med krydshenvisninger fra og til side 14, hvorpå den samlede figur af procedurerne for udbudsformerne fremgår. Krydshenvisningerne gør det lettere for brugeren på interaktiv vis at finde frem til den aktuelle vejledning. Brugeren er således ikke nødsaget til at bladre rundt i hele dokumentet for at læse om et bestemt punkt i de forskellige udbudsfaser. Figur 1, Samlet procedure for udbudsformerne, illustrerer nærmere, hvordan systemet er opbygget. Figur 1. Samlet procedure for udbudsformerne. 3

8 Håndbog i Udbudsloven Fremgangsmåde Vælges det at følge udbudsproceduren for Udbud med forhandling, ses det af figur 2, Fremgangsmåde for udbudsformen, at der ikke er en decideret forberedelsesfase til denne udbudsform. Figuren illustrerer, hvilke punkter ordregiveren skal gennemgå ved valg af Udbud med forhandling. Figur 2. Fremgangsmåde for udbudsformen. Som figuren illustrerer, er fremgangsmådens første punkt for Udbud med forhandling offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen. Samtidig hermed skal udbudsmaterialet samt evalueringsmodellen offentliggøres. I bekendtgørelsen fremgår det, hvor mange tilbudsgivere ordregiveren vil prækvalificere. Dernæst anmoder ansøgerne om deltagelse i prækvalifikation. I prækvalifikationen udvælges sædvanligvis mindst 5 ansøgere, som opfylder de opstillede mindstekrav og egnethedskrav, på objektiv vis. Der forhandles herefter med de prækvalificerede økonomiske aktører, hvorefter disse afgiver et tilbud. Derefter finder licitationen, tilbudssammenligning med evaluering og ordretildeling sted. Sluttelig skal ordregiveren som minimum skriftligt informere de forbigåede tilbudsgivere omkring afgørelsen. Kontrakten med den endelige tilbudsgiver må først finde sted efter en såkaldt stand-still periode. 4

9 Krydshenvisning Figur 3, Illustration af ikonet Udbud med forhandling, illustrerer det samlede system for udbud. Den røde markering på figuren angiver, at der ved at klikke på ikonet Udbud med forhandling bliver henvist fra side 14 direkte videre til side 22, der alene omhandler Udbud med forhandling. Figur 3. Illustration af ikonet Udbud med forhandling. Hvert afsnit har sluttelig en rubrik med angivelsen "Retur til Udbudsprocedure". Da afsnittet omhandlende Udbud med forhandling ender på side 26, er denne rubrik at finde på selvsamme side, hvilket også fremgår af figur 4, Returrubrikken. Figur 4. Returrubrikken Ved at trykke på denne rubrik henvises der direkte tilbage til den samlede figur af procedurerne for udbudsformerne på side 14. 5

10 Håndbog i Udbudsloven Hvert punktafsnit er opbygget med tilhørende vejledning, gode råd og lovparagraffer, som vist på figur 5, Opbygning af punktafsnit. På figuren fremgår opbygningen af punktafsnittet Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse omhandlende Udbudslovens lovparagraffer om Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Figur 5. Opbygning af punktafsnit. 6

11 Vejledningen er en sammenfattende fortolkning af lovparagraffer, der tilhører de enkelte kapitler. I dette afsnit fremhæves vigtige opmærksomhedsområder. Gode råd angiver punkter, der ikke nødvendigvis fremgår af Udbudsloven, men som ordregiveren med fordel kan gøre brug af, uden at dette strider imod loven. Til dette afsnit er der angivet eksempler, hvor det findes relevant og anvendeligt. Lovparagrafferne er direkte afskrift fra Forslag til Udbudsloven. Enkelte lovparagraffer er så konkrete, at disse ikke har tilknyttet gode råd. Disse er derfor kun understøttet af en vejledning. 7

12 Håndbog i Udbudsloven Begrebsstudie Alternative tilbud Et alternativt tilbud åbner op for, at ordregiveren på et eller flere områder giver tilbudsgiverne frihed til at fremføre løsninger, som afviger fra ordregiverens tiltænkte løsning. Ethvert alternativt tilbud skal dog til enhver tid overholde de mindstekrav, som ordregiveren har anført i udbudsmaterialet. Ansøger Ansøger er betegnelsen for en entreprenør, leverandør eller rådgiver. Betegnelsen anvendes i forbindelse med, at den økonomiske aktør afgiver ansøgning om deltagelse i et udbud. Dialog Dialog berører det forhold, at en ordregiver må have samtale med de udvalgte tilbudsgivere, når det er med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af ordregiverens krav eller tilbudsgiverens tilbud. Ved dialog må der derfor ikke forhandles om grundlæggende elementer eller elementer, der har relevans for tilbudsprisen. Egnethed Egnethed er betegnelsen for, hvorvidt en tilbudsgiver har de fornødne kvalifikationer til at gennemføre det pågældende projekt, som er i udbud. Egnethed skal derfor forstås som et begreb, der skal sikre, at tilbudsgiveren uden problemer kan gennemføre den vundne opgave. Evalueringsmodel Evalueringsmodel er den metode, ordregiveren ønsker at anvende til evaluering af de afgivne tilbud. Modellen skal offentliggøres samtidig med udbudsbekendtgørelsen. De afgivne tilbud kan evalueres i henhold til pointmodellen eller prismodellen. I pointmodeller omregnes priserne i tilbuddene til point, som i den samlede vurdering vægtes sammen med point for de kvalitative kriterier. I prismodeller sker det omvendte, hvor point for kvalitative kriterier omregnes til priser, som kan lægges sammen med tilbudspriserne i den samlede vurdering. Forhandling Forhandling betegnes som en konkretiseret samtale mellem ordre- og tilbudsgiver. Forhandlingen vil derfor som oftest omhandle specifikke dele i det planlagte eller afgivne tilbud, afhængigt af udbudsformen. 8

13 Forhåndsmeddelelse En forhåndsmeddelelse er en frivillig bekendtgørelse, som offentlige ordregivere anvender til at meddele tilbudsgivere om, hvilke typer anskaffelser ordregiveren agter at foretage i det kommende regnskabsår. Ordregiveren har gennem forhåndsmeddelelsen mulighed for at forkorte ansøgnings- og tilbudsfristerne ved de efterfølgende konkrete udbud. Ikkeforskriftsmæssige tilbud Ikkeforskriftsmæssige tilbud betegner tilbud, hvis indhold er i uoverensstemmelse med de i udbudsmaterialet krævede mindstekrav. Juridisk person En juridisk person er betegnelsen på en person eller en sammenslutning af personer, der kollektivt har egen retskapacitet på samme vilkår og betingelser som ordregiveren. En juridisk person kan således f.eks. være staten, kommunen eller visse virksomheder, der indhentes som konsulenter af ordregiveren. Livscyklusomkostninger Livscyklusomkostninger omfatter alle omkostninger, der er forbundet med indkøb, forbrug, vedligeholdelse og bortskaffelse. Minimumsansøgningsfrist Minimumsansøgningsfrist berører den mindste tidsperiode, ordregiver kan angive for anmodning om deltagelse i udbud. Fristen kan dog under visse omstændigheder nedsættes yderligere. Ved angivelse af frister betegnes dage som kalenderdage. Offentligretligt organ Et offentligretligt organ er et almennyttigt organ, som er stiftet privatretligt, og som dermed er underlagt privatretlige forpligtigelser. Det har dog nær tilknytning til offentlige myndigheder, og er underlagt udbudsreglerne, når organet er specielt oprettet med henblik på; at imødekomme almenhedens behov, består af en juridisk person og driften finansieres af staten, regionerne eller lokale myndigheder. Eksempel på et offentligretligt organ, der er omfattet af udbudsreglerne, er almennyttige boligselskaber. Partnerskabskontrakt En partnerskabskontrakt er betegnelsen på en kontrakt, der indeholder de resultatniveauer løsningerne skal opnå, og de omkostninger, der maksimalt må være forbundet med udviklingen af løsningen og det eventuelt efterfølgende indkøb. 9

14 Håndbog i Udbudsloven Sideordnede tilbud Ved sideordnede tilbud anfører ordregiveren i udbudsmaterialet, at det ønskes, at tilbudsgiverne giver tilbud på andre løsninger, som på forhånd er valgt af ordregiveren. På baggrund af tilbudsgivernes tilbud vælger ordregiveren den løsning, der findes mest favorabel, under hensynstagen til det valgte tildelingskriterium. Tilbudsgiver Tilbudsgiver er betegnelsen for en entreprenør, leverandør eller rådgiver. Betegnelsen anvendes i forbindelse med, at den økonomiske aktør afgiver sit tilbud. Tildelingskriterier Tildelingskriterier vedrører, hvorvidt ordregiveren udbyder den pågældende ordre ved tildelingskriterierne pris, omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Disse tre tildelingskriterier skal af ordregiveren identificeres på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorfor ordregiveren skal angive underkriterier, der har et reelt indhold, og som relaterer sig til det udbudte projekt. Desuden skal vægtningen af disse underkriterier angives. Underkriterierne kan f.eks. være pris, kvalitet, teknisk værdi, æstetik og funktionsmæssig karakter, miljøegenskaber, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, leveringsdato og leveringstid eller færdiggørelsestid. Transaktionsomkostninger Transaktionsomkostninger er betegnelsen for omkostninger forbundet med udarbejdelse af udbud for ordregiveren samt udarbejdelse af tilbud for tilbudsgiver. Udvælgelseskriterier Udvælgelseskriterierne berører generelle forhold om den tilbudsgiver, der søger om prækvalifikation eller på anden vis afgiver tilbud. Udvælgelseskriterierne omhandler den tilbudsgivendes kvalifikationer, f.eks. personalemæssige ressourcer, økonomisk og finansiel formåen, kvalitetssikringssystemer og referencer i form af dokumenterede erfaringer i forbindelse med løsning af tilsvarende opgaver. Økonomisk aktør Økonomisk aktør betegner enhver fysisk eller juridisk person og enhver offentlig enhed samt enhver sammenslutning af sådanne personer og/eller organer, som på markedet tilbyder udførelse af henholdsvis bygge- og anlægsarbejder, levering af varer eller tjenesteydelser. Betegnelsen dækker således over både entreprenører, leverandører af varer og tjenesteydere. 10

15 Udbudsloven I overensstemmelse med grundlaget for implementering af Udbudsdirektivet 2014/24/EU er det regeringens hensigt med udarbejdelsen af en ny Udbudslov, at denne skal sikre størst mulig klarhed og fleksibilitet med lavest mulige transaktionsomkostninger for såvel ordregiver som tilbudsgiver. Udbudsloven finder sin anvendelse ved offentlige udbud over gældende europæiske tærskelværdier. Fokus er at sætte godt købmandsskab i centrum, således offentlige indkøbere får gode rammer til at gennemføre bedre indkøb med færrest mulige ressourcer. Loven har til formål at fastlægge procedurerne for offentlige indkøb, der omhandler bygge- og anlægsprojekter, tjenesteydelser og vareindkøb. Målet er, at der gennem en effektiv konkurrence skal opnås den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler. Loven foreskriver generelle principper, som skal overholdes af ordregiveren ved offentlige indkøb. Disse principper omhandler: Ligebehandling: Princippet indebærer et krav om, at alle tilbudsgivere behandles objektivt og ensartet. Konkret betyder dette, at ordregiveren under udbudsprocessen ikke må forfordele én tilbudsgiver med viden, som de øvrige tilbudsgivere ikke gives. Herved vil den ene tilbudsgiver stå stærkere i konkurrencen, hvilket er i strid med ligebehandlingsprincippet. Gennemsigtighed: Princippet indebærer, at alle påkrævede oplysninger i forbindelse med indgåelsen af offentlige kontrakter er tilgængelige for alle relevante virksomheder. Det være sig både selve udbuddet, kriterier for valg af tilbudsgiver samt tilbuddet. Proportionalitet: Princippet bevirker i al sin enkelhed, at ordregiveren ikke må stille større krav til tilbudsgiver, end hvad der er nødvendigt og rimeligt set i forhold til den udbudte opgaves størrelse. Ikke-diskriminationsprincippet: Princippet stiller krav om, at ordregiveren i sit udbudsmateriale ikke må forskelsbehandle nogle, ved at stille bestemte krav, som gør, at ydelsen kun kan opfyldes af en tilbudsgiver, som har hjemsted eller forretningsområde på én bestemt lokalitet. Principperne skal sikre, at et offentligt udbud ikke udelukker elementer fra de anvendelsesområder, som loven foreskriver, samt at konkurrencen ikke kunstigt begrænses. Dette gør sig også gældende på national basis. Der er forbud mod forskelsbehandling på baggrund af nationalitet, hvilket betyder, at en dansk ordregiver ikke må give en tilbudsgiver 11

16 Håndbog i Udbudsloven eller ydelse fra Danmark en mere gunstig behandling end en tilbudsgiver fra lande, der er medlem af Den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Anvendelsesområder Afsnit 2 omhandler offentlige indkøb og gælder ved indgåelse af offentlige kontrakter med en anslået værdi, der som minimum svarer til tærskelværdien. Denne værdi revideres af Europa-kommissionen hvert andet år og angives eksklusiv moms. De i år 2015 gældende tærskelværdier for de enkelte kontraktformer er som følger: Statslige myndigheder Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer Bygge- og anlægskontrakter kr kr. Vareindkøbskontrakter kr kr. Tjenesteydelseskontrakter kr kr. Der er mulighed for at tildele bygge- og anlægsarbejder som separate delkontrakter. Hvis den samlede værdi af alle delkontrakter minimum svarer til den gældende tærskelværdi, gælder afsnit 2 for indgåelse af hver enkelt delkontrakt. Den samlede værdi af en delkontrakt må dog ikke overstige 20 % af den samlede værdi af alle delkontrakter. Dog kan en delkontakt tildeles uden at følge reglerne i afsnit 2, hvis den anslåede værdi af den pågældende delkontrakt er under kr. eksklusiv moms for bygge- og anlægsarbejder. Ved sådanne tilfælde skal ordregiveren dog følge den gældende nationale lovgivning, Tilbudsloven. Undtagelser Ved enkelte kontraktlige forhold er loven undtagelsesvist ikke-gældende. Dette gør sig gældende i særlige tilfælde ved indgåelse af kontrakt med en juridisk person iht. 12. Der er dog enkelte krav for den juridiske person, der skal opfyldes, for at undtagelsen kan finde sted. Den juridiske person skal kontrolleres på samme vilkår som ordregiverens egne organisatoriske enheder, og mere end 80 % af den juridiske persons aktiviteter skal udføres i forbindelse med de opgaver, som ordregiveren har tildelt. Desuden må der 12

17 ikke være nogle direkte kapitalandele i den juridiske person udover private kapitalandele, der er krævet i henhold til lovgivningen. Desuden er loven ikke gældende for offentlige kontrakter og projektkonkurrencer, når ordregiveren er forpligtet til at anvende andre udbudsprocedurer end dem, der er fastsat i Udbudsloven. Årsagerne hertil kan være en international forpligtelse vedrørende levering af bygge- og anlægsarbejder med henblik på fælles gennemførelse eller udnyttelse af et projekt, deltagelse i en international organisation eller en international aftale i forbindelse med udstationering af tropper, når aftalen vedrører virksomheder i en EU-medlemsstat eller i et tredjeland. Hvis en international organisation eller finansieringsinstitution fastsætter udbudsregler for offentlige kontrakter eller projektkonkurrencer, er loven ikke gældende, hvis disse fuldt ud finansieres af denne organisation eller institution. Ved udbudsproceduren for kontrakter og projektkonkurrencer, der overvejende medfinansieres af disse organisationer eller institutioner, skal det blandt disse og ordregiveren aftales, hvilken udbudsprocedure, der skal anvendes. 13

18 Håndbog i Udbudsloven Procedure for udbudsformerne Forberedelse af udbud Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud med forhandling Konkurrencepræget dialog Innovationspartnerskab Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse Projektkonkurrencer Rammeaftaler Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Invitation af deltagere Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Anmodning om deltagelse Anmodning om deltagelse Prækvalifikation Prækvalifikation Retur til Udbudsprocedure Dialog Forhandling med indbudte deltagere Dialog Opfordring til tilbudsafgivelse Forhandling med indbudte deltagere Projektudviklingsfase Opfordring til tilbudsafgivelse Licitation Tilbudsgivers egnethed Tilbudsevaluering Ordretildeling Meddelelse til tilbudsgivere og stand-still periode 14

19 Forberedelse af udbud Indledende markedsundersøgelse m.v. Vejledning: Gode råd: Lovtekst: Ved anvendelse af markedsundersøgelser og dialog før udbuddet kan ordregiveren opnå bedre viden om markedet, nye produkter og tekniske løsninger, som markedet kan tilbyde. Herved gøres det nemmere for ordregiveren at udforme udbudsmaterialet, således det afspejler de muligheder og erfaringer, der er i det nuværende marked. Det er essentielt, at der ved udarbejdelse af udbuddet sikres, at alle relevante oplysninger, udvekslet mellem ordregiver og økonomisk aktør, indgår i udbudsmaterialet, samt at ordregiveren fastsætter en passende tidsfrist, som ikke favoriserer disse frem for øvrige tilbudsgivere. I tilfælde af brud på ligebehandlingsprincippet skal den økonomiske aktør udelukkes fra det pågældende udbud. Markedsundersøgelser og dialog kan give den ordregivende et overblik over, hvorvidt opgaven egner sig bedst til at blive udbudt ved en detaljeret fastlæggelse af krav, eller om opgaven med fordel kan udbydes med funktionskrav. 39. En ordregiver kan, inden der iværksættes en udbudsprocedure, gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet og informere økonomiske aktører om ordregiverens udbudsplaner og krav i forbindelse med udbuddet. Ordregiveren kan i den forbindelse have dialog med og modtage rådgivning fra økonomiske aktører. Rådgivningen kan anvendes i planlægningen og gennemførelsen af udbuddet, forudsat at dette ikke medfører en overtrædelse af de grundlæggende principper i 2. Stk. 2. Har en økonomisk aktør eller en virksomhed, der har tilknytning til en økonomisk aktør, rådgivet ordregiveren i forbindelse med en markedsundersøgelse eller på anden måde rådgivet eller være involveret i forberedelsen af udbudsproceduren, skal ordregiveren træffe passende foranstaltninger for at undgå, 15

20 Håndbog i Udbudsloven at konkurrencen fordrejes af den pågældende økonomiske aktørs deltagelse i udbuddet. Sådanne foranstaltninger skal som minimum omfatte: 1) At ordregiveren så vidt muligt sikrer, at relevante oplysninger, der er udvekslet i forbindelse med en økonomisk aktørs involvering i udbudsproceduren, indgår i udbudsmaterialet, og 2) At ordregiveren fastsætter tidsfristerne for modtagelse af ansøgninger og tilbud, så de udligner den tidsmæssige fordel, som en økonomisk aktør kan have opnået ved involvering i forberedelsen af udbuddet m.v. Stk. 3. Ordregiveren skal udelukke den pågældende ansøger eller tilbudsgiver i henhold til 134, stk. 1, nr. 2, hvis ordregiveren ikke ved mindre indgribende foranstaltninger kan sikre overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Retur til Udbudsprocedure 16

21 Offentligt udbud Offentligt udbud Vejledning: Gode råd: Lovtekst: Ved offentligt udbud kan alle potentielle tilbudsgivere anmode om udbudsbetingelserne, og dernæst afgive bud på opgaven. Dette sikrer bred konkurrence blandt samtlige interessererede. Ordregiveren kan ikke frasortere interesserede, der opfylder egnethedskriterierne. Herved opnås maksimal konkurrence blandt alle tænkelige tilbudsgivere. På trods af, at udbudsformen ikke er skarpt inddelt i to faser prækvalifikation og tilbudsfase skal bygherren altid vurdere tilbudsgivernes egnethed, i form af finansiel og teknisk formåen, inden en egentlig evaluering af de modtagne tilbud foretages. Er minimumskravene, som er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen, ikke opfyldt fra tilbudsgiverens side, skal ordregiveren afvise tilbuddet som ikke forskriftsmæssigt. Minimumsansøgningsfristen uden forhåndsmeddelelse er 35 dage, mens denne frist kan forkortes til minimum 15 dage, såfremt en forhåndsmeddelelse foreligger mindst 35 dage inden afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. En ordregiver bør kun anvende offentligt udbud, såfremt projektet er præcist beskrevet og udbydes i ren priskonkurrence, hvor der ønskes et bredt beslutningsgrundlag. Dette er begrundet i, at vurderingsfasen ellers risikerer at blive et yderst ressourcekrævende forløb. 56. Ved offentligt udbud kan enhver økonomisk aktør afgive tilbud som svar på udbudsbekendtgørelsen. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde de oplysninger, der er anført i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2. Ordregiveren skal anvende standardformularen, jf. 128, stk En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af tilbud, jf. 93. Stk. 2. Fristen skal som minimum være 35 dage fra dagen efter 17

22 Håndbog i Udbudsloven udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Stk. 3. Har ordregiveren anvendt en forhåndsmeddelelse, er minimumsfristen dog 15 dage, når 1) Forhåndsmeddelelsen indeholder alle oplysninger i bilag V, del B, afsnit I, i denne lovs bilag 2, i det omfang disse oplysninger forelå ved forhåndsmeddelelsens offentliggørelse, og 2) Forhåndsmeddelelsen blev sendt til offentliggørelse mindst 35 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen. Stk. 4. Accepterer ordregiveren, at tilbud kan indgives via elektroniske midler i overensstemmelse med regler udstedt af erhvervs- og vækstministeren i henhold til 194, stk. 1, kan den frist, der er nævnt i stk. 2 og stk. 3, afkortes med 5 dage. Stk. 5. Gør et akut behov hos ordregiver det ikke muligt at overholde den frist, der er fastsat i stk. 2 og 4, kan ordregiveren fastsætte en frist, der ikke er mindre end 15 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Stk. 6. Ordregiveren skal offentliggøre det øvrige udbudsmateriale på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, jf Retur til Udbudsprocedure 18

23 Begrænset udbud Begrænset udbud Vejledning: Gode råd: Begrænset udbud opdeles i to udbudsfaser og er specielt anvendeligt, når byggeprojektets fulde omfang ikke kendes eller hvis projektet forekommer komplekst. Eksempelvis ved totalentrepriser. Den første fase omhandler en prækvalifikation på baggrund af offentliggjort udbudsbekendtgørelse. Igennem denne fase udvælges minimum 5 tilbudsgivere, som alle opfylder ordregiverens opstillede egnethedskrav. Dernæst opfordrer den ordregivende de udvalgte tilbudsgivere til at afgive tilbud. I forbindelse med udbudsbekendtgørelsen er det essentielt at ordregiveren angiver antallet af ønskede prækvalificerede, ligesom tildelings- og udvælgelseskriterier samt evalueringsmodel skal fremgå klart og tydeligt. Ansøgningsfristen skal minimum fastsættes til 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse. Ved presserende sager er minimumsfristen for ansøgninger i forbindelse med begrænset udbud 15 dage. Ordregiver skal i forbindelse med modtagelse af tilbud fastsætte passende tidsfrister, dog minimum 30 dage efter opfordring til tilbudsafgivelse. Ved anvendelse af elektronisk tilbudsafgivelse kan tidsfristen forkortes med op til 5 dage. Minimumsfristen skal fastlægges i henhold til opgavens omfang. En ordregiver bør alene stille krav til den tilstrækkelige mængde dokumentation i forbindelse med en prækvalifikation. Om muligt bør ordregiveren klart og tydeligt redegøre for, hvad formålet med den pågældende dokumentation er, for at sikre seriøs behandling heraf blandt tilbudsgivere. Ordgiveren skal sikre tilstrækkelig konkurrence tilbudsgiverne imellem. Samtidig bør denne være bevidst om, at tilbudsafgivning 19

24 Håndbog i Udbudsloven er en ressourcekrævende proces for tilbudsgiveren, hvorfor det ikke anbefales, at ordregiveren prækvalificerer flere end de fem, der er anført som krav i Udbudsloven. Lovtekst: 58. Ved begrænset udbud kan enhver økonomisk aktør ansøge om at deltage som svar på en udbudsbekendtgørelse. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde de oplysninger der er anført i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2. Ordregiveren skal anvende standardformularen, jf. 128, stk En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af ansøgninger, jf. 93. Stk. 2. Fristen skal som minimum være 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Stk. 3. Gør et akut behov hos ordregiver det ikke muligt at overholde fristen i stk. 2, kan ordregiveren fastsætte en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, der ikke er mindre end 15 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Stk. 4. Kun de ansøgere som ordregiver opfordrer dertil kan afgive tilbud. En ordregiver skal udvælge mindst 5 ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud i henhold til 145. Er antallet af ansøgere lavere end 5, kan ordregiveren opfordre den eller de ansøgere, der opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, jf. 140, til at afgive tilbud. Stk. 5. En ordregiver skal samtidig og skriftligt opfordre de relevante ansøgere til at afgive tilbud. Stk. 6. Ordregiveren skal offentliggøre det øvrige udbudsmateriale på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, jf En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af tilbud, jf. 93. Stk. 2. Fristen skal som minimum være 30 dage fra dagen efter afsendelse af opfordringen til at afgive et tilbud. 20

25 Stk. 3. Har ordregiveren anvendt en forhåndsmeddelelse, er minimumsfristen dog 10 dage, når 1) Forhåndsmeddelelsen indeholder alle de oplysninger, der kræves i bilag V, del B, afsnit I, i denne lovs bilag 2, i det omfang disse oplysninger forelå ved forhåndsmeddelelsens offentliggørelse, og 2) Forhåndsmeddelelsen er sendt til offentliggørelse mindst 35 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen. Stk. 4. Accepterer ordregiveren, at tilbud kan indgives via elektroniske midler i overensstemmelse med regler udstedt af erhvervs- og vækstministeren i henhold til 194, stk. 1, kan fristen, der er nævnt i stk. 2 forkortes med 5 dage. Stk. 5. Ikkestatslige ordregivere kan i særlige tilfælde fastsætte, at fristen for modtagelse af tilbud er mindre end 30 dage dog mindst 10 dage fra dagen efter afsendelse af opfordringen til at afgive et tilbud. Stk. 6. Gør et akut behov hos ordregiver det ikke muligt at overholde fristen i stk. 2, kan ordregiveren fastsætte en frist for modtagelse af tilbud, der ikke er mindre end 10 dage fra dagen efter afsendelse af opfordringen til at afgive et tilbud. Retur til Udbudsprocedure 21

26 Håndbog i Udbudsloven Udbud med forhandling Udbud med forhandling Vejledning: Gode råd: Udbud med forhandling har til hensigt, at imødekomme de situationer, hvor offentligt eller begrænset udbud ikke kan efterleve ordregiverens krav til egnede tilbud. Det være sig ved udbud baseret på funktionskrav, udbud af større kompleksitet eller udbud hvor der ved brug af traditionelle udbudsformer kun er afgivet ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud. Derfor kan udbudsformen kun bruges i begrænset omgang. Enhver tilbudsgiver har mulighed for at søge om prækvalifikation på baggrund af udbudsbekendtgørelsen. Dernæst opfordrer ordregiveren mindst 3 tilbudsgivere til at afgive et indledende tilbud, som den efterfølgende forhandling vil tage sit afsæt i. I den forbindelse er det essentielt at understrege, at der ikke kan forhandles omkring de grundlæggende mindstekrav angivet i udbudsmaterialet. Der kan ligeledes ikke forhandles omkring det endelige tilbud. Ansøgningsfristen skal minimum fastsættes til 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse. Ved presserende sager er minimumsfristen for ansøgninger 15 dage. Ordregiver skal i forbindelse med modtagelse af indledende samt endelige tilbud fastsætte passende tidsfrister, dog minimum 30 dage efter opfordring til tilbudsafgivelse. Ved anvendelse af elektronisk tilbudsafgivelse kan tidsfristen forkortes med op til 5 dage. Minimumsfristen skal fastlægges i henhold til opgavens omfang. Ordregiveren kan med fordel fastsætte et udskillelsesforløb, afhængig af opgavens omfang og karakter, således hverken ordre- eller tilbudsgiver bruger unødig tid og ressourcer på at forhandle uinteressante tilbud. 22

27 Det skal dog fremgå af udbudsbekendtgørelsen, at ordregiver til enhver tid har ret til at stoppe forhandling med tilbudsgiver, så længe det kan dokumenteres, at det ikke længere er givtigt for projektet. Lovtekst: 61. En ordregiver kan anvende udbud med forhandling i følgende tilfælde: 1) Ved bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der opfylder et eller flere af følgende kriterier a) ordregiverens behov kan ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, b) kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, c) kontrakten kan på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed ikke tildeles uden forudgående forhandling, eller d) ordregiveren kan ikke fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist med henvisning til en standard, en europæisk teknisk vurdering, en fælles teknisk specifikation eller en teknisk reference, jf. punkt 2-5 i bilag VII til denne lovs bilag 2. 2) Når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud, jf. stk. 2 og 3. Stk. 2. Ved ikkeforskriftsmæssige tilbud efter stk. 1, nr. 2, forstås navnlig tilbud, hvor 1) tilbuddet ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet, 2) tilbuddet er modtaget for sent, 3) der foreligger bevis for ulovlig samordning eller bestikkelse, eller 4) ordregiveren har konstateret, at tilbuddet er unormalt lavt. Stk. 3. Ved uacceptable tilbud efter stk. 1, nr. 2, forstås navnlig tilbud, som 1) er indgivet af tilbudsgivere, som ikke lever op til de 23

28 Håndbog i Udbudsloven fastsatte minimumskrav til egnethed, eller 2) overstiger det af ordregiveren på forhånd fastsatte budget. Stk. 4. Når en ordregiver udnytter muligheden i stk. 1, nr. 2, er den ikke forpligtet til at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, når alle tilbudsgiverne under det forudgående offentlige eller begrænsede udbud har afgivet tilbud i overensstemmelse med udbudsprocedurens formelle krav, og hvis de alle opfylder kravene i 159, stk. 2, 2. pkt. nr Ved udbud med forhandling kan enhver økonomisk aktør ansøge om at deltage som svar på en udbudsbekendtgørelse. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde de oplysninger, der er anført i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2. Stk. 2. Udbudsbekendtgørelsen skal udover oplysningerne i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2 indeholde oplysning om 1) hvorvidt ordregiveren vil forbeholde sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud, 2) hvorledes forhandlingsforløbet forventes at forløbe, herunder om forhandlingerne skal forløbe i flere faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles, og 3) hvorvidt ordregiveren vil yde vederlag til deltagerne i forhandlingerne. Stk. 3. Ordregiveren skal i udbudsmaterialet fastsætte udbuddets genstand, mindstekrav og kriterierne for tildelingen. 63. En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af ansøgninger, jf. 93. Stk. 2. Fristen skal som minimum være 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Dog finder muligheden i 59, stk. 3 tilsvarende anvendelse ved udbud med forhandling. Stk. 3. Ordregiveren skal offentliggøre det øvrige udbudsma- 24

29 teriale på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, jf Kun de ansøgere, som ordregiveren opfordrer dertil, kan afgive et indledende tilbud, der skal danne grundlag for den efterfølgende forhandling. En ordregiver skal udvælge mindst 3 ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive indledende tilbud i henhold til 145. Modtager ordregiveren færre end 3 ansøgninger, kan ordregiveren opfordre den eller de ansøgere, der opfylder de fastsatte krav til egnethed jf. 140, til at afgive indledende tilbud. Vil ordregiveren udvælge flere end 5 ansøgere, skal ordregiveren begrunde dette. Stk. 2. En ordregiver skal samtidigt og skriftligt opfordre de relevante ansøgere til at afgive indledende tilbud. 65. En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af det indledende tilbud, jf. 93. Stk. 2. Fristen skal som minimum være 30 dage fra dagen efter afsendelse af opfordringen til at afgive et tilbud Dog finder mulighederne i 60, stk. 3-6, tilsvarende anvendelse ved udbud med forhandling. 66. En ordregiver skal forhandle med tilbudsgiverne om de indledende og alle efterfølgende tilbud, medmindre ordregiveren har forbeholdt sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud. Stk. 2. Det indledende tilbud skal danne grundlag for den efterfølgende forhandling. Der kan ikke forhandles om de endelig tilbud og grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterier for tildeling. Stk. 3. Forhandlingen kan finde sted i flere successive faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles. Begrænsningen skal ske på grundlag af de kriterier for tildeling, der er fastlagt i udbudsbekendtgørelsen eller i det øvrige udbudsmateriale. Stk. 4. En ordregiver skal dokumentere forhandlingsforløbet, 25

30 Håndbog i Udbudsloven og sikre at alle tilbud under forløbet indgives skriftligt. Stk. 5. Foretages der som følge af forhandlingerne ændringer i udbudsmaterialet, skal alle tilbudsgivere, der ikke er blevet afvist i henhold til stk. 3, orienteres herom. Ordregiveren må ikke foretage ændringer i de grundlæggende elementer i det oprindeligt udsendte udbudsmateriale. Stk. 6. En ordregiver skal fastsætte en passende frist for afgivelse af endeligt tilbud, jf. 93. Stk. 7. En ordregiver skal tildele kontrakten på grundlag af et af de tildelingskriterier, der er nævnt i 162. Retur til Udbudsprocedure 26

31 Konkurrencepræget dialog Konkurrencepræget dialog Vejledning: Konkurrencepræget dialog har til hensigt at imødekomme de situationer, hvor offentligt eller begrænset udbud ikke kan efterleve ordregiverens krav til egnede tilbud. Det være sig ved udbud baseret på funktionskrav, udbud af større kompleksitet eller udbud hvor der ved brug af traditionelle udbudsformer kun er afgivet ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud. Derfor kan udbudsformen kun bruges i begrænset omfang. Ved denne udbudsform skal tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet altid benyttes. Sammen med minimumskravene angives tildelingskriteriet i udbudsbekendtgørelsen. Alle interesserede bydende har mulighed for at ansøge om prækvalifikation. Det er op til ordregiveren at udvælge minimum 3 tilbudsgivere til den forestående dialogfase. Gennem dialogfasen fastsættes de tekniske såvel som designmæssige krav, ordregiveren måtte have. Sideløbende med dialogen kan tilbudsgivere, som ikke giver dialogen tilstrækkelig værdi, fravælges. Dialogen afføder til sidst de egentlige udbudsvilkår, hvor de tilbageværende tilbudsgivere udfærdiger tilbud, som opfylder den nu klart definerede opgave. Dette udbud forløber som et begrænset udbud med de i udbudsbekendtgørelsen anførte tildelingskriterier. Ordregiveren er forpligtiget til at dokumentere dialogforløbet. Ansøgningsfristen skal minimum fastsættes til 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse. Ved presserende sager er minimumsfristen for ansøgninger 15 dage. Ordregiver skal i forbindelse med modtagelse af tilbud fastsætte passende tidsfrister, dog minimum 30 dage efter opfordring til tilbudsafgivelse. Ved anvendelse af elektronisk tilbudsafgivelse kan tidsfristen forkortes med op til 5 dage. Minimumsfristen skal fastlægges i henhold til opgavens omfang. 27

32 Håndbog i Udbudsloven Gode råd: Lovtekst: Ordregiveren bør honorere alle bydende for hver dialogrunde, som de deltager i. Ligeledes bør ordregiveren tilrettelægge udbudsforløbet således, at der diskuteres flere på hinanden følgende faser ved de enkelte møder med hver tilbudsgivende, idet nærværende udbudsform i forvejen er forbundet med store omkostninger. 67. En ordregiver kan anvende konkurrencepræget dialog i følgende tilfælde: 1) Ved bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der opfylder et eller flere af følgende kriterier: a) Ordregiverens behov kan ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger. b) Kontrakten omfatter design eller innovative løsninger. c) Når kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed ikke kan tildeles uden forudgående forhandling. d) Når ordregiveren ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist med henvisning til en standardiseret europæisk teknisk vurdering, fælles teknisk specifikation eller teknisk reference, jf. punkt 2-5 i bilag VII, til denne lovs bilag 2. 2) Når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud. Stk. 2. Ved ikkeforskriftsmæssige tilbud skal blandt andet forstås tilbud, hvor 1) tilbuddet ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet, 2) tilbuddet er modtaget for sent, 3) der foreligger bevis for ulovlig samordning eller bestikkelse, eller 4) ordregiveren har konstateret, at tilbuddet er unormalt lavt. Stk. 3. Ved uacceptable tilbud skal blandt andet forstås tilbud, 28

33 som er indgivet af tilbudsgivere, som ikke lever op til minimumskravene til egnethed, eller som overstiger det af ordregiveren på forhånd fastsatte budget. Stk. 4. Når en ordregiver udnytter muligheden i stk. 1, nr. 2, er den ikke forpligtet til at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, når alle tilbudsgiverne under det forudgående offentlige eller begrænsede udbud har afgivet tilbud i overensstemmelse med udbudsprocedurens formelle krav, og hvis de alle opfylder kravene i 159, stk. 2, 2. pkt., nr Ved konkurrencepræget dialog kan enhver økonomisk aktør ansøge om at deltage som svar på udbudsbekendtgørelsen. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde de oplysninger, der er anført i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2. Stk. 2. Udbudsbekendtgørelsen skal udover oplysningerne i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2 indeholde oplysning om 1) hvorledes dialogforløbet forventes at forløbe, herunder om der anvendes successive faser med henblik på at begrænse antallet af løsninger, der skal drøftes under dialogforløbet, jf. 70, stk. 3, og 2) hvorvidt ordregiveren vil yde vederlag til deltagerne i dialogforløbet. Stk. 3. Ordregiveren skal i udbudsbekendtgørelsen fastsætte sine behov og krav samt tildelingskriteriet. En nærmere beskrivelse af disse herunder mindstekrav og yderligere kriterier for tildeling, skal i øvrigt fremgå af enten udbudsbekendtgørelsen eller i et beskrivende dokument. Stk. 4. En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af ansøgninger, jf. 93. Stk. 5. Fristen skal som minimum være 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Stk. 6. Ordregiveren skal offentliggøre det øvrige udbudsmateriale på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, jf

34 Håndbog i Udbudsloven 69. Kun de ansøgere, der modtager en opfordring dertil, kan deltage i dialogen. En ordregiver kan udvælge mindst 3 ansøgere, som vil blive opfordret til at deltage i dialogen i henhold til 145. Modtager ordregiveren færre end 3 ansøgninger, kan ordregiveren opfordre den eller de ansøgere, der opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed jf. 140, til at deltage i dialogen. Vil ordregiveren udvælge flere end 5 ansøgere, skal ordregiveren begrunde dette. Stk. 2. En ordregiver skal samtidigt og skriftligt opfordre de relevante ansøgere til at deltage i dialogen. 70. En ordregiver indleder en dialog med de relevante ansøgere med henblik på at fastlægge, hvorledes ordregiverens behov bedst kan opfyldes. Stk. 2. Dialogen kan vedrøre alle aspekter ved udbuddet, men må ikke medføre ændringer i grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterier for tildeling. Stk. 3. Dialogen kan finde sted i flere successive faser med henblik på at begrænse antallet af løsninger, der skal drøftes under dialogforløbet. Begrænsningen skal ske på grundlag af de kriterier for tildeling, der er fastlagt i udbudsbekendtgørelsen og i det beskrivende dokument. Stk. 4. En ordregiver kan fortsætte dialogen, indtil den har indkredset den eller de løsninger, der bedst kan opfylde ordregiverens behov. Stk. 5. Foretages der ændringer i udbudsmaterialet som følge af dialogen, skal alle de resterende deltagere orienteres herom. Ordregiveren må ikke foretage ændringer i de grundlæggende elementer i det oprindeligt udsendte udbudsmateriale. Stk. 6. En ordregiver skal dokumentere dialogforløbet. 71. En ordregiver skal efter at have erklæret dialogen for afsluttet og underrettet de resterende deltagere herom opfordre deltagerne til at afgive der endelige tilbud på grundlag af den eller de løsninger, der er fastlagt under dialogen. De endelige tilbud skal 30

35 indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse. Stk. 2. En ordregiver skal fastsætte en passende frist for afgivelse af endeligt tilbud, jf. 93. Stk. 3. På ordregiverens anmodning kan disse endelige tilbud afklares, præciseres og optimeres. Dette må dog ikke føre til, at der ændres ved vigtige elementer i udbuddet eller tilbuddet, eller til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling i øvrigt. 72. En ordregiver skal tildele kontrakten i på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. stk. 162, stk. 1, nr. 3. Stk. 2. På anmodning af ordregiveren kan der føres forhandlinger med den tilbudsgiver, der har afgivet det vindende tilbud. Forhandlingerne skal ske med henblik på at bekræfte de økonomiske forpligtelser eller andre vilkår i tilbuddet. Stk. 3. Forhandlinger i henhold til stk. 2 må ikke medføre, at der foretages ændringer i grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterier for tildeling. Retur til Udbudsprocedure 31

36 Håndbog i Udbudsloven Innovationspartnerskab Innovationspartnerskab Vejledning: Innovationspartnerskab er en mulig udbudsform i tilfælde af, at ordregiver ønsker at udvikle en ikke allerede eksisterende innovativ løsning. Et innovationspartnerskab består af tre faser: - Udbudsfasen, der minder om udbudsformen Udbud med forhandling - Udviklingsforløbet - Evalueringen Enhver interesseret kan ansøge om deltagelse i processen. På baggrund af udbudsbekendtgørelsens udvælgelseskriterier opfordrer ordregiver minimum 3 tilbudsgivere til at afgive tilbud. Ordregiver skal herefter opfordre tilbudsgiver til at afgive et indledende tilbud i form af et forsknings- og innovationsprojektforslag. Det er alene de tilbudsgivere, der af ordregiveren modtager en opfordring dertil, som kan afgive et indledende tilbud. Det indledende tilbud danner grundlag for efterfølgende forhandlingsrunde. Der kan forhandles om alt med undtagelse af de endelige tilbud og grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterier for tildeling. Ordregiver skal i forbindelse med forhandlingerne fastsætte vilkår til partnerskabskontrakt, herunder resultatniveauer og maksimumomkostninger. Endvidere skal forhandlingsforløbet dokumenteres skriftligt. Den ordregivende er forpligtiget til i udbudsmaterialet at inddele innovationspartnerskab i faser med dertilhørende delmål. Såfremt disse delmål ikke opfyldes af tilbudsgiverne, har ordregiveren mulighed for at bringe enkelte eller alle partnerskabskontrakter til ophør. Hertil skal det dog nævnes, at den ordregivende skal honorere de deltagende parter ved betaling af vederlag i passende rater så længe samarbejdet eksisterer. Ordregiver skal endvidere fastsætte udbuddets genstand, mindstekrav og kriterierne for tildeling. 32

37 Innovationspartnerskab adskiller sig fra de øvrige udbudsformer, navnligt konkurrencepræget dialog, da ordregiveren her ikke er forpligtiget til at indgå kontrakt om realisering af den udviklede løsning. Ansøgningsfristen skal minimum fastsættes til 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse. Ved presserende sager er minimumsfristen for ansøgninger 15 dage. Ordregiver skal i forbindelse med modtagelse af tilbud fastsætte passende tidsfrister, dog minimum 30 dage efter opfordring til tilbudsafgivelse. Ved anvendelse af elektronisk tilbudsafgivelse kan tidsfristen forkortes med op til 5 dage. Minimumsfristen skal fastlægges i henhold til opgavens omfang. Gode råd: Lovtekst: Udbudsformen muliggør optimal udvikling af innovative løsninger, idet den udførende part medtages. Herved opnås det, at ordregiveren ikke bruger unødvendige ressourcer på udarbejdelse af udbudsmateriale, som sidenhen ikke kan realiseres af den udførende part. Ordregiveren bør honorere alle deltagende parter. 73. En ordregiver kan anvende innovationspartnerskaber, hvis ordregiveren vil udvikle en innovativ vare, tjenesteydelse eller bygge- og anlægsarbejde, som ikke allerede er tilgængelig på markedet. Et innovationspartnerskab består af tre faser: udbuddet, innovationsforløbet og et eventuelt efterfølgende indkøb af den udviklede ydelse. 74. Ved udbud af et innovationspartnerskab kan enhver økonomisk aktør ansøge om at deltage som svar på udbudsbekendtgørelsen. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde de oplysninger, der er anført i bilag V, del C, til denne lovs bilag 2. Stk. 2. Udbudsmaterialet skal indeholde oplysning om 1) hvorvidt ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud, 33

38 Håndbog i Udbudsloven 2) hvilken ordning der skal gælde for intellektuel ejendomsret, 3) hvorvidt ordregiveren vil indgå en eller flere partnerskabskontrakter, 4) hvorledes forhandlingsforløbet forventes at forløbe, herunder om forhandlingerne skal forløbe i flere faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles, 5) hvorvidt ordregiveren vil yde vederlag til deltagerne, og 6) hvorvidt ordregiveren vil begrænse antallet af deltagerne på baggrund af delmål, jf. 78. Stk. 3. Ordregiveren skal i udbudsmaterialet fastsætte udbuddets genstand, mindstekrav og kriterierne for tildeling. Stk. 4. En ordregiver skal fastsætte en passende frist for modtagelse af ansøgninger, jf. 93. Stk. 5. Fristen skal som minimum være 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Stk. 6. Ordregiveren skal offentliggøre det øvrige udbudsmateriale på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, jf En ordregiver skal udvælge mindst 3 ansøgere til at afgive tilbud. Er antallet af ansøgere lavere end 3, kan ordregiveren udvælge den eller de ansøgere, der opfylder de fastsatte krav til egnethed jf. 140, til at afgive tilbud. Stk. 2. En ordregiver skal ved udvælgelse i henhold til 145, som minimum lægge vægt på ansøgernes kapacitet på området forskning og udvikling eller udvikling og gennemførelse af innovative løsninger. Stk. 3. En ordregiver skal samtidigt og skriftligt opfordre de udvalgte ansøgere til at afgive et indledende tilbud i form af et forsknings- og innovationsprojektforslag. Det er alene de ansøgere, der af ordregiveren modtager en opfordring dertil, som kan afgive et indledende tilbud. 34