Brønderslev-Dronninglund Kommune

Transkript

1 Projekt Personale & Løn UDKAST TIL: Proces for og skabelon til afdækning af medarbejdernes kompetencer og ønsker i forhold til deres fremtidige jobindhold INDLEDNING Den nye Brønderslev-Dronninglund Kommune vil bestå af medarbejdere, der kommer med hvert sit sæt af faglige og personlige kompetencer, og da opgavevaretagelsen også efter kommunesammenlægningen skal være præget af kvalitet og effektivitet, er det vigtigt, at de faglige og personlige kompetencer fordeles/placeres bedst muligt. Processen med kompetenceafdækning vil være ressourcekrævende, men kræfterne og tiden vil vise sig at være godt investeret, idet man uden tvivl vil minimere utilfredsheden blandt medarbejderne, og arbejdspladserne vil efterfølgende fungere bedre. Jf. kommissoriet vedr. Personale & Løn skal projektgruppen udarbejde forslag til den videre proces for og skabelon til afdækning af medarbejdernes kompetencer og ønsker til jobindhold for ansættelse i den ny Brønderslev-Dronninglund Kommune. Selve fordelingen af stillinger og opgaver er imidlertid først mulig at foretage, når den administrative organisationsstruktur for den nye kommune er på plads. Men allerede nu kan man med fordel opgøre og afklare de administrative medarbejderes kompetencer. Det forslås derfor, at der i 2. halvår af 2005 gennemføres en proces i forhold til medarbejderne i de to kommuner, som retter sig mod en afklaring/afdækning af kompetencer og ønsker. Formålet er: at give den enkelte medarbejder mulighed for at reflektere over og formidle overvejelser om ønsker til egen rolle og funktion i Brønderslev-Dronninglund Kommune at få en værdifuld viden til brug for tilrettelæggelsen af en kvalitativ og effektiv opgavevaretagelse, hvor der endvidere - og så vidt muligt - tages hensyn til de medarbejdere, der i dag er ansat i de to kommuner Metode og proces for kompetenceafdækningen kan foregå på mange måder. Projektgruppen har valgt at tage udgangspunkt i 2 alternative metoder. Metoder og processer er beskrevet på de efterfølgende sider. 1

2 Information til medarbejderne og MED-organisationen Uanset hvilket værktøj der vælges til afdækning/afklaring af medarbejdernes kompetencer og ønsker for fremtidigt jobindhold m.m., bør medarbejderrepræsentanterne i MT-HSU orienteres om værktøjet indhold, formål og proces for ibrugtagning. Forud for ibrugtagningen skal medarbejderne endvidere informeres om værktøjet både skriftligt og mundtligt. Med hensyn til den mundtlige information forestiller projektgruppen sig, at man i hver kommune indkalder til et samlet orienteringsmøde for de administrative medarbejdere. 2

3 ALTERNATIV 1 Skema og dialog mellem medarbejder og nærmeste leder I løbet af efteråret 2005 gennemføres en evaluering, som bygger på to tilgange: 1. Et skema som udfyldes af medarbejderen selv, og som dels vil være faktabaseret med hensyn til en række persondata, og dels være fremadrettet i forhold til ønsker for fremtiden 2. En dialog mellem den enkelte medarbejder og nærmeste leder Da det i første omgang er det administrative personale, som bliver berørt af kommunesammenlægningen, foreslår projektgruppen, at skema og dialogsamtale kun iværksættes for denne gruppe medarbejdere. Endvidere vil der evt. ske ændringer for de decentrale ledere, som har dubletter. Også disse bør derfor have mulighed for at udfylde et skema og have en dialog med nærmeste leder. Skemamateriale Projektgruppen har udarbejdet forslag til skema (se bilag 1). Skemaet indeholder som nævnt en række persondata, som forventes at kunne trækkes via KMD Opus, og efterfølgende flettes med de enkelte skemaer inden udlevering. De relevante persondata er f.eks. navn, cpr.-nummer, stillingsbetegnelse, afdeling/forvaltning, TJ-/OK-ansat samt beskæftigelsesgrad. Endvidere er der en faktaboks, som den enkelte medarbejder selv skal udfylde vedr. uddannelse og evt. efteruddannelse. Projektgruppen foreslår, at udgangspunktet i selve skemamaterialet tages i fremadrettede spørgsmål. Således skal spørgsmålene give den enkelte mulighed for at beskrive ønsker til fremtidig stilling, jobindhold og funktioner, fysisk placering m.m. samt evt. oplysning om fremtidigt fratrædelsestidspunkt eller lignende. Dialog Formålet med dialogen er at understøtte medarbejderens refleksion over egen fremtid og ønsker for fremtidigt jobindhold. 3

4 Udgangspunktet for samtalen vil derfor være den enkelte medarbejders besvarelse og refleksion på baggrund af skemamaterialet. Skemamaterialet foreslås endvidere at indeholde et konklusionsskema, som medarbejder og leder udfylder i fællesskab i forbindelse med dialogens afslutning (se bilag 1.1). Samtalerunden skal være afsluttet primo februar 2006, og det er den enkelte leder, som har ansvaret for, at samtalerunden gennemføres inden den angivne frist. Tids-/handleplan Projektgruppen forestiller sig, at materialet kan tages i brug primo november 2005, og at dialogsamtalerne som nævnt skal være afsluttet primo februar Den enkelte leder har ansvaret for at processen gennemføres til den angivne frist. Aktivitet Start Afslut Høring i MT-HSU Oktober 2005 Information af medarbejderne Medio okt Ibrugtagning Primo nov Ultimo nov Dialogsamtaler Primo dec Primo feb Fordele og ulemper ved metoden Da projektgruppen forventer, at en del af personalet også i den nye Brønderslev-Dronninglund Kommune skal arbejde med de opgaver og varetage de funktioner, som de har i dag, er der her tale om et let tilgængeligt materiale, som giver den enkelte leder et godt overblik over medarbejdernes ønsker og dermed et godt grundlag for det videre arbejde med placering af medarbejderne i den nye organisation. 4

5 BILAG 1 AFDÆKNING AF MEDARBEJDERKOMPETENCER OG ØNSKER TIL FREMTIDIG JOBINDHOLD Navn: CPR: Beskæftigelsesgrad: Ansættelsesform OK/TJ: Stilling: Ansættelseskommune: Afdeling / Forvaltning: Hvad er din uddannelse, og har du evt. taget noget efteruddannelse? Beskriv kort dine arbejdsopgaver/jobfunktioner i dag: Har du budgetansvar? (sæt kryds) Har du personaleledelse? (sæt kryds) Ja Nej Ja Nej Har du kvalifikationer, som ikke udnyttes i dit nuværende job? (beskriv hvilke) I hvilken udstrækning kunne du tænke dig ændrede arbejdsopgaver/-funktioner nye jobudfordringer? (beskriv hvilke) 5

6 Har du de nødvendige kvalifikationer for at bestride disse nye arbejdsopgaver/-funktioner? Hvis nej, beskriv hvordan kan de erhverves? Hvad er din holdning til evt. ny fysisk placering? Har du evt. ønske/planer om arbejdsfri tilværelse f.eks. efterløn/pension, nedtrapning, nedsat tid, orlov eller lignende? (notér evt. hvornår?) Øvrige bemærkninger Afleveringsfrist: Kopi af skemaet afleveres til nærmeste leder senest 28. november

7 BILAG 1.1 KONKLUSIONSSKEMA VEDR. MEDARBEJDERKOMPETENCER OG ØNSKER TIL FREMTIDIG JOBINDHOLD Navn: CPR: Beskæftigelsesgrad: Ansættelsesform - OK/TJ: Stilling: Kommune: Afdeling / Forvaltning: På baggrund af medarbejderens refleksioner over skemaets spørgsmål og dialogen med nærmeste leder udfyldes konklusionsskemaet i fællesskab i forhold til nedenstående punkter: Arbejdsområde- opgaver/funktioner: Nye jobudfordringer herunder evt. uddannelse: Fremtidsplaner: Øvrige bemærkninger: Dato: Medarbejders underskrift Leders underskrift 7

8 VEJLEDNING - Afdækning af medarbejderkompetencer og ønsker til fremtidig jobindhold Formålet med kompetenceafdækning Den nye Brønderslev-Dronninglund Kommune vil bestå af medarbejdere, der kommer med hvert sit sæt af faglige og personlige kompetencer, og da opgavevaretagelsen også efter kommunesammenlægningen skal være præget af kvalitet og effektivitet, er det vigtigt, at de faglige og personlige kompetencer fordeles/placeres bedst muligt. Formålet med kompetenceafdækningsprocessen er derfor: at give den enkelte medarbejder mulighed for at reflektere over og formidle overvejelser om ønsker til egen rolle og funktion i Brønderslev-Dronnignlund Kommune at få en værdifuld viden til brug for tilrettelæggelsen af en kvalitativ og effektiv opgavevaretagelse, hvor der endvidere og så vidt muligt tages hensyn til de medarbejdere, der er ansat i de to kommuner Indhold Værktøjet til kompetenceafdækningen er udarbejdet af projektgruppen vedr. Personale & Løn, og bygger på to tilgange: 3. Et skema som udfyldes af dig som medarbejder 4. En dialog mellem dig og din nærmeste leder Skemaet Personoplysningerne er påført skemaet via udtræk fra KMD Opus, og det vil derfor være en stor hjælp, hvis du lige tjekker, hvorvidt oplysningerne er korrekte. Ret evt. ukorrektheder. Umiddelbart efter personoplysningerne følger en rubrik vedr. din uddannelse og evt. efteruddannelse. Med efteruddannelse tænkes der på kompetencegivende efteruddannelse og ikke enkelte kursusdage eller lign. Generelt er udgangspunktet for skemamaterialet taget i fremadrettede spørgsmål, som giver dig mulighed for at beskrive ønsker til fremtidig stilling, jobindhold og funktioner, fysisk placering m.m. samt evt. oplysning om fremtidigt fratrædelsestidspunkt m.m. Endvidere er der tilføjet en rubrik, hvor du kan oplyse om evt. kvalifikationer, som du måtte være i besiddelse af, men som i dit nuværende job ikke udnyttes. Med kvalifikationer tænkes der på faglige kompetencer og færdigheder. 8

9 Dialogsamtalen Formålet med dialogen med din nærmeste leder er at understøtte din refleksion over fremtid og ønsker for fremtidigt jobindhold. Udgangspunktet for samtalen vil derfor være din besvarelse og refleksion på baggrund af skemamaterialet. Skemamaterialet indeholder også et konklusionsskema, som din leder og dig skal udfylde i fællesskab ved dialogens afslutning (se bilag 1.1). Materialet vil blive brugt i forbindelse med fordelingen af stillinger og opgaver, når den administrative organisationsstruktur for den nye kommune skal på plads. Tidsplan Skemamaterialet udleveres medio november 2005, og alle skal have udfyldt skemaet og afleveret kopi til nærmeste leder senest ultimo november Lederne starter med dialogsamtalerne primo december 2005, og den enkelte leder skal have afsluttet samtalerunden senest primo februar Den enkelte leder har ansvaret for at processen gennemføres inden for den angivne frist. Mere inspiration? Har du brug for at reflektere nærmere over dine arbejdsopgaver og omsætte dem til kompetencer, kan vi henvise til Her vil du kunne finde et materiale, som du kan anvende enten alene eller i dialog med en kollega. Materialet kan endvidere bruges som inspiration, hvis man som leder har brug at supplere skemamaterialet til dialogsamtalerne. 9

10 ALTERNATIV 2 KL s værktøj til kompetenceafklaring KL har i samarbejde med KTO udviklet et elektronisk baseret værktøj til kompetenceafklaring. Vi kender endnu ikke det konkrete indhold i.f.t. KL s værktøj, men KL har meldt ud, at værktøjet giver mulighed for 4 forskellige metoder, som kan bruges direkte til afklaring af medarbejdernes faglige og personlige kompetencer, samt deres ønsker til fremtidigt jobindhold i den nye kommune. Som eksempel på en af de 4 metoder, er Metode A vedlagt som bilag 2. Denne metode kan den enkelte medarbejder enten gennemføre selv eller i dialog med en kollega eller leder. Uanset hvilken metode man vælger, vil resultatet af afklaringen af medarbejdernes kompetencer og ønsker til fremtidigt jobindhold automatisk blive overført til et individuelt kompetencekort. Ligesom lederen via KL s hjemmeside kan danne sig et overblik over alle sine medarbejderes kompetencer og ønsker for fremtidigt jobindhold. Kompetencekortet indeholder følgende: 1. Stamoplysninger om medarbejderen bl.a. alder, uddannelsesbaggrund, stillingsbetegnelse, timetal, anciennitet, særlig erfaringer m.v. 2. Medarbejderens 3 faglige og 5 personlige kernekompetencer 3. Medarbejderens ønsker til fremtidigt jobindhold 4. Og evt. medarbejderens vision for sit fremtidige arbejdsliv Også KL s værktøj ligger op til, at der suppleres med en dialogsamtale mellem den enkelte medarbejder og nærmeste leder, idet dialogen er et vigtigt element i forhold til forventningsafstemning og den enkelte medarbejders fremtidige trivsel og tilfredshed. Tids-/handleplan KL offentliggør værktøjet primo september Hvis KL s tidsplan holder, forestiller projektgruppen sig, at man primo oktober 2005 vil kunne teste værktøjet på en enkelt afdeling inden endelig ibrugtagning, som forventes omkring primo november Indtastningen skal være afsluttet ultimo november 2005, og forløbet med dialogsamtaler kan påbegyndes umiddelbart efter. Samtalerunden skal være afsluttet primo februar 2006, og det er den enkelte leder, som har ansvaret for at indtastning og samtalerunde gennemføres til den angivne frist. 10

11 Aktivitet Start Afslut Offentliggørelse af KL s værktøj Primo sept Testning af værktøj Primo okt Ultimo okt Høring i MT-HSU Oktober 2005 Information af medarbejderne Medio okt Ibrugtagning og indtastning Primo nov Ultimo nov Dialogsamtaler Primo dec Primo feb Fordele og ulemper ved KL s værktøj Da vi endnu ikke har så megen konkret viden om KL s værktøj, kan det være en risiko at vente på et værktøj, som vi måske alligevel ikke ønsker at bruge. Derved vil afdækningsprocessen forhales yderligere. En fordel ved anvendelse af KL s værktøj vil være, at det er elektronisk baseret. Det betyder, at man efterfølgende vil kunne foretage diverse udtræk, og hurtigt vil kunne danne sig et overblik over medarbejdernes kompetencer og ønsker. Det individuelle kompetencekort, som kan udtrækkes på alle, er endvidere en fordel i forhold til sammenligneligheden. Da projektgruppen som tidligere nævnt - forventer, at en del af personalet også i den nye Brønderslev-Dronninglund Kommune skal arbejde med de opgaver og varetage de funktioner, som de har i dag, er det umiddelbart en meget stor proces at iværksætte. KL s værktøj er gratis at anvende. 11

12 BILAG 2 Metode A Ramme: Denne metode til kompetenceafklaring kan du i udgangspunktet gennemføre alene. Men du kan også bruge metoden som afsæt til en dialog med fx en kollega eller leder om dine kompetencer og ønsker til fremtidigt jobindhold. JEG KAN Start med at tænke på dine arbejdsopgaver. Hvad optager din arbejdsdag? Hvilke opgaver er du særligt god til? Prøv herefter at beskrive, hvad du laver. Gerne i overskrifter. Nu har du noteret, hvad du fagligt beskæftiger dig med. Kig godt på ordene. Slet evt. noget og tilføj andet. Få gerne dine kolleger til at læse det igennem. Det kan være at de kan komme på yderligere opgaver, som du måske ikke har husket at få med. 12

13 Faglige kompetencer: Nu skal dine arbejdsopgaver oversættes til faglige kompetencer. Hvad er du særligt god til? (statistik, borgerbetjening, projektledelse, forhandlingsevne, skriftlig formidling, mundtlig kommunikation, undervisning). Skriv minimum 3 faglige kompetencer ned. Sæt nu kryds ud for de tre faglige kompetencer, som du selv vurderer som dine stærkeste faglige kompetencer. De er nu dine faglige kernekompetencer. Personlige kompetencer: Nu skal du overveje, hvilke personlige kompetencer du besidder. Her er en liste af forhåndsdefinerede personlige kompetencer. Sæt kryds ud for de fem personlige kompetencer, du synes, er dine stærkeste. Ambitiøs Effektiv Grundig Kvalitetsbevidst Resultatorienteret Systematisk Dynamisk Pålidelig Analytisk Energisk Humørfyldt Kreativ Samarbejdsvillig Tillidsvækkende Fleksibel Serviceminded Ansvarsbevidst Engageret Initiativrig Målrettet Selvstændig Udadvendt Kontaktskabende Velformuleret Smilende Gå-på-mod Hurtig i opfattelsen Stabil God telefonstemme Humoristisk Høflig Struktureret Loyal Beslutsom Stabil Åben Præcis og nøjagtig Social bevidst Omstillingsparat Tålmodig Troværdig Tolerant Indfølingsevne Nysgerrig 13

14 JEG VIL: Nu har du afklaret, hvad du kan dine faglige og personlige kompetencer. Nu skal du også overveje, hvad du vil. Kig dine arbejdsopgaver og faglige og personlige kompetencer igennem igen, og besvar følgende spørgsmål: - Hvilke nogle af hhv. dine opgaver, faglige kompetencer og personlige kompetencer, ønsker du følger med i dit kommende job? - Hvilke nye opgaver ønsker du at blive udfordret af? Skriv her de faglige kompetencer som du hvis du får muligheden gerne vil bruge mere af i den nye kommune? Skriv her de personlige kompetencer som du hvis du får muligheden gerne vil bruge mere af i den nye kommune? Ønsker til fremtidigt jobindhold: Kig på hvilke af dine faglige og personlige kompetencer, du ønsker at bruge mere i den nye kommune. Skriv nu de typer af opgaver som du hvis du får muligheden - gerne vil arbejde med i den nye organisation. 14

15 MIT KOMPETENCEKORT: Nu er du forhåbentlig blevet klogere på, hvad du kan, og hvad du vil. Til dit kompetencekort, vil der nu blive overført følgende: Dine 3 faglige kernekompetencer, dine 5 personlige kernekompetencer og dine ønsker til fremtidigt jobindhold. 15