Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbyparken afdeling 24

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbyparken afdeling 24 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 30 den 25. marts 2015 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Fraværende: Simon Lyngbo Nielsen Kenni Engstrøm Kenneth Jensen Bardur Simonsen og Nanna Bitsch Kjeldsen Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Kim Harlev, boliginspektør Gert A. Ejlertsen og varmemester Ole Fenger Lassen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Godkendelse af budget 2015/16 Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Aktuel drift 5. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 29 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Næstformand: Kasserer: Menigt medlem: Menigt medlem: Fællesrumsansvarlig: Ønskes ind- og fraflytterlister: Simon Lyngbo Nielsen Kenni Engstrøm Bardur Simonsen Nanna Bitsch Kjeldsen Kenneth Jensen Marie Ravn Nej Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Ad 3. Godkendelse af budget 2015/16 Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af Side 1 af 5

2 boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån og ydelser vedr. udamortiserede lån, som fortsat skal betales. Offentlige og andre faste udgifter Renovation - Der budgetteres med et fald på 35,4 %. Besparelsen skyldes ny ordning med nedgravede containere. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Prisen reguleres i forhold til gældende aftale og stiger med 1,8 %. Målerpasning ingen Administration mv. Administration Der budgetteres med uændret administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere og indstiller til boliger mv. Revision Der er indgået aftale med revisor om en stigning på 3 %. Dispositionsfond - Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, beløbet er lovbestemt og er i dette budget på 549 kr. pr. lejemål. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Der budgetteres med en stigning på 5,5 % Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøring af fællesarealer, og der forventes en merudgift på kr. pga. stigning på rengøringsartikler og rengøring på fælles arealer ved firma. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Der budgetteres med en øget udgift på kr. pga. øgede udgifter til sæbekøb og omkodning af vaskekort. Diverse udgifter Denne post indeholder primært udgift til vagtordning. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Hensættelsen til tab på debitorer Der hensættes i år yderligere kr. så jeres samlede henlæggelser svarer til 319 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Ekstraordinære udgifter Tab på debitorer ingen Afvikling af underskud ingen Ydelser vedr. forbedringslån/afskrivninger ingen Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 1,0 % på huslejen. Side 2 af 5

3 Andre indtægter ingen Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 1 % af kollegiets opsparede midler. Betalingsvaskeri og fælles tlf. Der budgetteres med uændrede priser. Afvikling af overskud Afvikling af overskud skal ske over 3 år. Der indtægtsføres kr. Antenne-, telefon og it budget Antennebudget Der er prisstigninger på tv-programpakkerne på hhv. 2,86 kr. og 21,20 kr. pr. måned. De nye priser er 131,48 kr og 149,82 kr./måned. Det er inkl. et overskud fra tidligere regnskabsår. Telefoni og it Der budgetteres med en nedsættelse på 5,68 kr. og 11,38 kr. pr.md. De nye priser er 124,28 kr. og 248,54 pr. måned. De lavere bidrag skyldes primært at der budgetteres med ca kr. i mindre udgift til Bolignet, samt en forventet reduktion i underskud fra tidligere år. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand m 3 El kwh Varme 535 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til kr. Samme beløb som i indeværende år. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt kr. Terræn Klimaskærm Boliger Fælles indvendig Tekniske anlæg/installationer Materiel Vedligehold af belægninger på P-plads. Flisebelægning omkring bygninger. Vedligehold af hække og træer. Omfugning af fuger i murværk. Smøring og justering af vinduer. Maling af boliger (ved flytninger - efter behov). Lakering af gulve efter behov. Udskiftning af låse i adgangsdøre. Maling af vægge i trappeopgange. Udskiftning af stole i fællesrum. Ventiler i skakt udskiftes løbende. Serviceaftale for ABV anlæg. Vedligehold af dørtelefoner. Ombygning af elevatorer. Ingen. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august 2015 til: Værelser kr. en regulering på 23 kr. 2 vær. lejlighed kr. 62 kr. Inspektøren oplyste, at hovedtallene fra kollegiets driftsbudget samt huslejevarslet omdeles til alle beboere og lægges på kollegiets hjemmeside. Side 3 af 5

4 Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr., så saldoen viser en totaludgift på kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Klimaskærm Bolig Fælles indvendig Tekniske installationer Materiel Nyt hegn/afskærmning ved forplads fælleshus. Nye spiræa bede. Markise ved fælleshus. Omfugning af mørttelfuger. Fugning af vinduer og døre Reparation af fuger under zinksålbænke. Lakering af gulve ved fraflytninger. Maling af vægge/lofter ved fraflytninger. Nyistandsættelse af værelse/køkken. Maling af køkken/forrum. Udskiftning af bordfodbold. Udskiftning af ventiler i skakte. 3 blandings batterier. 1 køle/fryseskab. Ombygning af elevator. 1 løvsuger. Hver enkelt post vedr. almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast kontonr. 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Låsesystem Det står til udskiftning, men inspektøren vil undersøge nærmere hvor slidte nøgler og låser er, inden endelig beslutning tages. Der undersøges priser på ændring til nyt låsesystem til ADK og konsekvens for huslejen. GAE undersøger og informerer bestyrelsen, som vil tage det op på et kommende beboermøde. Udendørsarealer Træ tæt ved markise skal fældes. Evt. en løsning med afskærmning ved markise. Måske skal der laves stolper/net med beplantning. GAE gennemgår muligheder sammen med gartner. Spørgsmål fra og til bestyrelsen. Vaskeri. Evt. mulighed for at halvere takster i dagtimerne (på grund af kollegiets solenergi). GAE har bestilt ændringen hos Miele, men venter på ok fra dem. Det er ønskeligt, at beboere kan se ledige maskiner (tider) på nettet. Bestyrelsen nævnte et log in problem. GAE tager kontakt til Miele og informerer bestyrelsen. Energi. Der kan være besparelse at hente på kollegiets belysning f.eks. at udskifte kupler. Det kræver en investering (ifølge Ole F. Lassen), at ændre til mere energivenlig lys. Også ved indgangspartier postkasser og cykelrum kunne der være mulighed for at reducere el-udgifter. Tages evt. op på beboermøde. Emhætte udskiftes? Problem med sugeevne. Ole F. Lassen nævnte, at det vil blive meget dyrt at udskifte ventilationssystem. Rens fedtfilteret det kan måske afhjælpe problemet. GAE oplyste at emhætten er en emfang, hvor der er tale om konstant udsugning og at der reguleres med et spjæld, som er indbygget i emfang. Der sidder således ikke en motor indbygget. Den sidder centralt på taget af bygningen. Elevatorer/døre. Det kunne være ønskeligt, om elevatordøre kunne lukke lidt langsommere. Nogle beboere har sat noget i klemme ved elevatordør (når der f.eks. skal flyttes). Men dette er en dårlig løsning Side 4 af 5

5 som måske kan betyde ekstra udgifter til elevator vedligeholdelse. Postkasser. Ole F. Lassen nævnte, at beboere bør tømme disse hurtigst muligt, da der ofte ikke er plads til vigtige breve m.m. Kælder pulterrum - cykelskure. Der skal gerne ryddes op hurtigst muligt. Evt. sætte opslag op i vaskeriet, hvor beboere får 3 uger til at fjerne unødvendige ting. Tv leverandør/pakker - Bolignet-Aarhus har udsendt materiale direkte til alle formænd vedr. udbud af tvpakker. Boliginspektøren udleverede en prissammenligning udarbejdet af administrationen. Kollegiet har Stofa som tv-leverandør i dag, men har mulighed for at skifte til Bolignet-Aarhus og opnå en væsentlig besparelse på tv-pakkerne. Vælger I at skifte leverandør, aftales skiftet mellem Bolignet-Aarhus og Stofa og træder i kraft i løbet af efteråret Ændring af forholdene omkring tv-leverandør skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde og beslutningen skal fremgå af referatet, som Kollegiekontoret skal have tilsendt. Det skal fremgå, hvem der vælges som leverandør og hvilken pakke der ønskes. En overgang til Bolignet-Aarhus skal oplyses til Kollegiekontoret i god tid inden 30. april, således vi kan varsle ændringer i huslejen pr. 1. august eller ved aftalt tidspunkt for skift. Ændring af tv-pakker skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde og beslutningen skal fremgå af referatet, som Kollegiekontoret skal have tilsendt. Ad 5. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der endnu ikke er fastsat en dato for afholdes af afdelingsmøde. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl Referent: GAE / KHA Referat sendt den /dbs Side 5 af 5