Dette dokument er en samling af ALLE ARS dokumenter som ligger på Bazaren.

Transkript

1 FORORD Dette dokument er en samling af ALLE ARS dokumenter som ligger på Bazaren. Dokumentet kan bruges som et værktøj til at søge efter specifikke ting i ARS, uden at være nødt til at downloade hver enkelt dokument fra Bazaren. Når du søger i Adobe er det vigtigt at du søger således: Edit-> Search. Der kommer en search søjle frem som du kan søge i. Dokumentet vil løbende blive opdateret, og det vil fremgå på denne side hvornår det sidst er opdateret. /XS DOKUMENTET ER SIDST OPDATERET

2 Kapitel 0 Udgave af (St. Bededags aften) NY angir nye funktionsbeskrivelser ift første udgave af Ændringerne i ARS i april 2008 (ARS2 SP2) Advarsel vejledningen dækker endnu ikke det hele Vælg mellem kun relevante projekter Stadevurderingsbeløbet er kommet frem i lyset Bemærkninger er blevet mere synlige Regulér ressourcekostpriser Nemmere budgettering Budgetprojektkladde Nemmere budgettering budgettering til/fra Excel Nemmere budgettering undgå over/underbooking af ressourcer Kopiering af budgetter mellem år (og mellem projekter) Milepæle NY Relationer dvs sammenhæng til Captia, projekthjemmeside, mv Automatisk F11 på betalingsplanen NY Tidsregistrering på Web en For administratorer: Hurtigere godkendelse af timer NY Blokering af tidsregistrering efter projektophør Kaskade-sletning på budgetversioner Antal licenser kan ses direkte Funktioner DMU ikke vil bruge; Afvigende dimensioner og etiketter på enkelte aktiviteter Komme-Gå-tider fastlægger tidsreg.omfanget NY Loft for +flex og flex NY

3 Vælg mellem kun relevante projekter I den gamle udgave manglede der faciliteter til at man kunne udvælge kun relevante projekter, fx projekter i egen afdeling, proj ekter der ikke var afsluttede, osv. Når man kikkede i projektoversigten (F5) kunne man se en liste med mange tusinder projekter helt, helt uoverskueligt. Det eneste man kunne vælge imellem var mellem Ansøgt/Bevilliget/Afsluttet/Afslået/Alle ved hjælp af den lille plade der dukkede op når man klikkede på ARS / Projekt. Udgået Denne plade er nu væk. Når man klikker på ARS / Projekt kommer man direkte ind på det projekt man var på lige inden man lukkede ned sidste gang man brugte Navision. Når man kommer ind på projektplanen, ser man den er ændret lidt blandt andet med et felt: Filter på form. ARS_SP2_FilterPåForm1 Man specificerer selv hvilke filtre man vil sætte på og dermed hvilke projekter man vil kunne vælge imellem. De fleste vil nok vælge at ha et filter på, så man kun ser projekter for egen afdeling. Man gør følgende:

4 Klik på Feltfilterknappen (i den grønne cirkel på figuren ovenfor). Derpå dukker følgende fantastisk inspirerende formular op. Det er simpelthen pure vintage Navision. Klik på pil-op i feltet benævnt Felt. Følgende formular dukker op: Listen er alenlang. Der er kun 2 kolonner en engelsk og en dansk liste over de filtre man kan filtrere på. I den danske liste ser man feltnavnet Afdkode 2.60 (det betyder blot det vi andre kalder afdelingskode). Markér linien og klik på OK. Herefter springer feltnavnet op i kolonnen Felt i formularen [Projekt Tabelfilter] ovenfor. Hvis du er i afdeling 20, indtaster du nu 20 i kolonne Filter (eller slår det op med vhja pil-op helt ude til højre). Herefter ser formularen således ud: Og når du har sagt OK, springes tilbage til projektplanen og du ser nu at der er kommet indhold i feltet: Filter på form. Lad dig ikke forvirre af at det her er den engelske udgave af afdelings-feltnavnet.

5 Og hvad er så effekten af det? Prøv at bruge spoleknap-frem (symbolet ) og du vil opleve at der kun vises projekter fra afdeling 20. Når den kommer til det sidste projekt i afdeling 20 ( ) kommer du ikke videre. Og tilsvarende hvis du spoler tilbage med spoleknap-tilbage, så havner du på projekt Og det vigtige er at filteret bliver hængende : når du åbner ARS/Navision næste morgen, så er dit afdelingsfilter der stadig. Men man kan sætte mange flere filtre på. En god ide vil være at sætte et filter på Status = Bevilliget. Klik på tabelfilter knappen igen og du kommer igen ind på den inciterende formular [Projekt Tabelfilter]. Slå op med pil-op-knappen i Felt og find Status (ens på dansk og engelsk) og i Filterkolonnen slå op og find Bevilliget. En tredje god ide vil det være at sætte en et filter der sikrer at du ikke ser gamle for længst afsluttede projekter. Slå igen op i Felt og find Slutdato og sæt den til at være fx senere end et par måneder fra nu (datoer kan ikke slås op det ville også være en meget lang liste); du må skrive datoen selv; brug > til at sige senere end. Formularen [Projekt Tabelfilter] se nu således ud: Og Filter på form ser nu således ud (rækkefølgen er uforståelig, men hva pokker)

6 Nu skulle man gerne se ideen. Test igen ved at løbe udvalget af projekter igennem ved at klikke på og -knapperne. Hvis du vil se et projekt blandt dem der er filtreret bort, klik på tabelfilter-symbolet og du kommer ind [Projekt Tabelfilter]-formularen. Fjern det/de/alle filtre du ikke aktuelt vil bruge. Klik OK. Du kan gøre det mere sofistikeret. Det kan være at du vil løbe de projekter igennem som udover at være i afdeling XX, er bevilligede, og slutter senere end om 2 måneder kun vil se på de af afdelingens projekter som er sat op til at skulle stadevurderes. Sæt følgende 2 extra filtre på: ARS_SP2_FilterPåForm8.gif OBS Mærk at den gamle Projektbogføringsgruppe med det håbløse navn PRO- JEKT nu er omdøbt til det mere indlysende: EJ_STADE Når du nu løber projekterne igennem, ser du at det alle afdelingens bevilligede, ikkeforældede projekter som er sat op til stadevurdering og hvor der rent faktisk er foretaget en aktiv stadevurdering på. Alternativt ku du sætte det sidste felt Bogført stadevurdering igangv. (det engelske navn er endnu værre: Est WIP Amt. to Posted to G/L ) = 0; herved vil du finde de projekter i afdelingen som på den ene side er sat op til stadevurdering, men som endnu ikke er blevet stadevurderet. Et tip Det kan i begyndelsen være lidt svært at finde ud hvad navnet er på det felt man leder efter listen er lang og uoverskuelig. Det kan være du vil gennemgå de projekter som tilhører en bestemt projektleder. Markér et tilfældigt sted i den danske kolonne og tryk på tasten P (det før-

7 ste bogstav for det ord du leder efter). Cursoren springer nu ned til det første felt der begynder med P; er du ikke tilfreds med dette forslag (der er mange felter der begynder med P), så tryk P igen. Efter et par gange når du til feltet Projektlederkode og kan trykke OK. Eller du ønsker at gennemgå alle de projekter ABC er sektionsleder for. Nu er der ikke i ARS/Navision noget der hedder Sektionsleder, så du skal ikke trykke på S; måske husker du at feltet i ARS hedder Ansvarlig så du trykker på A-tasten indtil du når frem til feltet. Og så klikker du på OK. Når man således har sat et sæt filtre på projektplanen, vil man se at hvis man vælger projektoversigten (F5), vil man se at det samme filter-sæt er appliceret på denne oversigt. Fint. Men vær lige opmærksom på at hvis man på F5-oversigten, hvor der også er de sædvanlige filtreringsmuligheder, også filtrerer her, så løber man/systemet ind i vanskeligheder af nærmest skizofren art. Derfor, nøjs med at filtrere på selve projektplanen sådan som det er beskrevet ovenfor. Stadevurderingsbeløbet er kommet frem i lyset På projektplanen er monteret et nyt felt: Bogført stadevurdering. På eksemplet nedenfor ser man dets placering på projekthovedet. Man behøver altså ikke mere at klikke på knappen Projekter og vælge Igangværende arb.poster og lægge sammen de enkelte posteringer. Dette nye felt er naturligvis koblet sammen med det generelle datofilter. Vælger man således Å7 = vises i feltet den del af den stadevurderede indtægt som vedrører 2006 se næste figur. Nemmere og mere overskueligt kan det vist ikke blive. Det bemærkes at denne feature ikke er en del af ARS2 SP2. Dette er en DMU-specificeret forbedring af hvad Bill Gates har fundet på til den kommende Navision5, hvor der blot er lavet et faneblad mere på projektets stamkort, der samler alle oplysninger om stadevurdering. Men det er ikke godt nok, Bill, vi har brug for at kunne se det stadevurderede indtægtsbeløb direkte på projektplanen. Og det har vi så fået selv om det bryder med DMU's højtidelige princip om aldrig at bestille private ændringer i ARS. DMU vil herefter naturligvis arbejde for at denne elegante måde at vise stadevurderede indtægter bliver en del af næste udgave af standard-ars.

8 Bemærkninger er blevet mere synlige Det kan være nyttigt at sætte bemærkninger eller kommentarer på et projekt specielt når der er flere der administrerer det samme sæt af projekter. Hidtil har det da også været muligt at tilknytte bemærkninger/kommentarer, men man skulle dybt ned i ARS for at kunne se hvad der var skrevet og om der overhovedet var skrevet noget. Der er nu 2 muligheder som begge er direkte synlige på projektkortet. Den ene mulighed bruger (som før) Knappen Projekt / Bemærkning: En formular dukker op hvor man kan skrive en eller flere linier tidligere kommentarer er stadig synlige. Men bemærkningen kan nu ses direkte på projektplanen se den vandrette, ovale, røde markering. Er der skrevet flere linier, vælges automatisk den seneste kommentar. Den anden mulighed: Der er også lavet en særlig kommentar-kolonne se den lodrette, ovale figur hvor man kan tilknytte kommentarer til de enkelte aktivitetslinier. Når man klikker i kommentar-kolonnen dukker der en firkant med tre prikker op. Klik på den og man kommer ind i en (anden) formular. Her kan man ligeledes skrive så mange linier som man over projektforløbet har brug for og ligeledes, det er den seneste kommentar man kan se (en stump af klikken på linien, firkanten med de tre prikker dukker op, klik på den og man kommer ind og kan læse hele kommentaren (og tidligere kommentarer).

9 For en god ordens skyld: de her angivne bemærkninger og kommentarer har ingen relation til det pågældende projekt det er alene eksempler for at vise de nye muligheder. Regulér ressourcekostpriser DMU har allerede haft denne funktion gennem nogle år den er nu blot blevet en del af ARS-standard. Det er faktisk en DMU-opfindelse, der hermed bliver foræret til de andre ARS-brugere. Funktionen er blevet flyttet og findes nu under Ressourcer / Periodiske Aktiviteter / Reguler Ressourcekostpriser. Funktionaliteten er i øvrigt uændret. Hvis man lige har glemt hvad det er den kan, så er det den der kan forhøje næste års kostpriser med fx 4,5%. Nemmere budgettering Budgetprojektkladde Fra forsiden af ARS vælges Projektbudgetkladde. Kladden er tom når man kommer ind i den. Her er der indtastet 6 linier med budgettering af ressourcer: HC og LOW og KIB med hver et antal timer i 2021 (langtidsplanlægning!) og et lidt større timetal i Når der trykkes på knappen Bogføring (F11), bogføres disse budgetposter ind på projektet. Budget_projektbudgetkladde.gif

10 Der er endvidere 4 linier med budgettering af omkostninger men det virker ikke rigtigt; man kan ikke få lov til at budgettere med den Type som DMU bruger, nemlig Omkostningsbeløb. Den viste måde resulterer i at antallet (= 1!) budgetteres, men ikke prisen. På billedet ser man den herved dannede budgettering. Budget_ressourcebudget1.gif Spørgsmålet må rejses: hvad nu hvis timer man har budgetteret i Budgetprojektkladden støder ind i timer der i forvejen er budgetteret på samme år/aktivitetslinie/person. Svaret er klart: det ene supplerer det andet. Er der i forvejen budgetteret med fx 117 timer på projektet på en given kombination af aktivitetslinie/person/periode vil et tal der bogføres ind på projektet via projektbudgetkladden blot addere. Står der således i Budgetprojektkladden 100 timer, bliver resultatet 217 timer. Mærk at du også kan budgettere baglæns. Hvis du via Budgetprojektkladden bogfører fx -100 timer, reduceres de 117 til 17 timer. Nemmere budgettering budgettering til/fra Excel Budgetprojektkladden kan også bruges til en anden ting. Fra Budgetkladden kan man eksportere budgetoplysninger til Excel. Det har næppe noget formål i sig selv, men muliggør at man efterfølgende kan importere Excel-arket med de ændringer man måtte ha indsat i regnearket tilbage i Budgetprojektkladden og derpå bogføre det ind på projekterne.

11 Man kunne måske tænke sig at den afdelingsøkonomiansvarlige til en projektleder sendte et Excel-ark med en phony budgetlinie: 1 time for 1 person i det år det drejer sig om og anmoder projektlederen med at supplere med hvilke medarbejdere der skal arbejde hvor mange timer på hvilke projekter i det kommende år. Budget_Projektbudgetkladde_eksport.gif Når der er trykket på Eksporter til Excel dukker et skilt op Opretter Excel-regneark og derpå kommer regnearket: Budget_Projektbudgetkladde_Excel_ark1.gif Da der her kun eksporteres en linie, er der også kun en linie i Excel-arket meningen med at sende en linie er i virkeligheden bare at få dannet en skabelon med de rigtige felter. Som man kan se dumpes der en lang række ekstra felter ud (faktisk flere end man kan se her), men de er ikke relevante. De eneste relevante felter følgende indlysende felter: Linjenr må åbenbart ikke være tomt (og slet ikke 0) så skriv blot 1, 2, 3, osv. Dato anfør dato med den 1. januar i det pågældende år Projektnr skrives med den sædvanlige tankestreg Aktivitet den sædvanlige kode Nr initialerne for den pågældende medarbejder Antal timetallet for det pågældende projekt/aktivitet/periode For at en projektleder skal kunne udfylde dette med fornuft, skal han/hun naturligvis kende projekt-skabelonen for de projekter han skal budgettere for.

12 Efter at Excel-arket er udfyldt kan det se sådan ud: Budget_Projektbudgetkladde_Excel_ark2.gif Efter projektlederens udfyldning tjekker den økonomiansvarlige udfyldningen og indlæser det således dannede Excel-ark ind i Projektbudgetkladen. Når man i Projektbudgetkladden trykker på knappen Funktioner / Importer fra Excel spørges man om hvor Excel-filen ligger og hvilket faneblad (systemet døber selv fanebladet Project Budget Journal og foreslår begavet at det er det relevante faneblad, når der skal indlæses). Og man spørges om man vil Erstatte poster eller Tilføje poster; det sidste skal forstås i forhold til hvad man i forvejen, når man importerer, stående i Projektbudgetkladden. Budget_Budgetprojektkladde_import.gif Excel-arkets linier dukker nu op i Budgetprojektkladden. Umiddelbart ser det ud som om der kun kommer en linie ind, men markér denne linie og flyt cursoren opad og man se at alle linierne dukker op. Herefter kan Budgetprojektkladden på normal vis bogføres ind på projekterne.

13 Nemmere budgettering undgå over/underbooking af ressourcer Først en indledende forklaring på hvorfor Ressourcekapaciteten ulykkeligvis er 0 Systemet er beregnet til at man kan køre kapacitet ud på folk. Hvad betyder det dog? For en fuldtids medarbejder vil systemet beregne at man har 52 uger à 37 timer = 1924 timer. Det er kapaciteten. Da det imidlertid er sat op i systemet at der er en række helligdage med en normtid på 0, vil den beregnede bruttotid være ca 52 x 37 (ca 11 x 7,4) = 1842,6 timer. Imidlertid falder helligdage forskelligt hvert år, nogle gange oven i hinanden eller oven i lørdag eller søndag. Så bruttotimetallet = kapacitet dvs de timer hvor du ka arbejde (før ferie, sygdom og andet fravær) varierer lidt fra år til år. Typisk vil brutto-kapaciteten for en fuldtids være ca 1850 timer årligt. Imidlertid har danskere ferie, meget ferie. Det skal jo trækkes fra. Endvidere er der en halv times frokost hver dag og gennemsnitlig er DMU ere syge 6 dage om året. Endvidere er det nødvendigt at bruge tid på afdelingsmøder, julefrokost, sommerudflugt, personalekonference hvert 4 år og meget andet der er nødvendigt for at få en arbejdsplads til at hænge sammen. Så i virkeligheden er der kun cirka 1300 timer til årligt til at arbejde i. Og derfor er DMU's årlige antal debitérbare timer er fastsat til netop Det vil forhåbentligt ku forstås at hvis man vil lade systemet automatisk danne kapacitet, må man nødvendigvis ændre budgetteringspraksis. Det vi være nødvendigt at budgettere ferie og andet fravær. Dette vil være en større omvæltning, som DMU foreløbig ikke har haft kræfter til at foretage. Måske kunne man gøre det på en meget simpel måde: oprette et projekt i hver afdeling som er et fraværsprojekt. Her budgetterede man for hver medarbejder forskellen mellem de ca 1850 bruttotimer og de 1300 arbejdstimer, altså 550 timer, på det særlige fraværsprojekt. Men vi lader det ligge indtil videre. Da vi således ikke i systemet har det rigtige loft på 1300 timer, så vi ka lade systemet tælle ned til 0 timer, må vi i stedet nøjes med et loft på 0 timer og tælle ned til de minus 1300 timer er nået.

14 Et praktisk eksempel på håndtering af over/underbooking Budget_ressourcebudget3.gif Du skal på projekt i 2008 nødvendigvis bruge medarbejder LOW. I ressourcematricen (Planlægning/Budgettering TIMER) klikker du i 2008 på den aktivitetslinie du vil ha LOW til at bidrage. I ressourcefiltret sætter du LOW. Du ser nu i feltet Timer til rådighed at LOW allerede er booket med timer, altså fuld kapacitetsudnyttelse. Men da du skal bruge LOW på dette projekt i 2008, må du finde et af de andre projekter LOW er booket på og dér nedsætte hende med 100 timer. Hidtil har det været alt for besværligt at finde ud af hvor en medarbejder i øvrigt var budgetteret. ARS kunne faktisk ikke hjælpe dig, du måtte trække en rapport (BUD- XXXX) så du ku se på hvilke projekter LOW var booket ind på. Nu kan du se det direkte i ARS. Klik i feltet Timer til rådighed. Der viser sig nu en pil-op. Klik på denne pil. Du kommer nu ind i en kedelig oversigt: Budget_ressourcebudget5.gif

15 Nederst på denne form (se ovenfor) kan du se at der er påsat et periodefilter, nemlig året Klik nu på pil-ned i Budget-kolonnen: Budget_ressourcebudget6.gif Her ser du på hvilke projekter LOW er budgetteret i Du beslutter dig måske for at de 100 timer der skal bruges på det aktuelle projekt, vil du ta fra projekt hvor der er 910 timer at stjæle fra. Du kan dog ikke hoppe direkte til projekt herfra. Notér projektnummeret ned og vend tilbage til det du var i gang med, nemlig at budgettere 100 timer ind på det ny projekt Når det er sket vil du se at Timer til rådighed vil være vokset til 1400 timer. Derpå må du på normal vis hoppe til projekt og reducere de 910 til 810 timer. Kopiering af budgetter mellem år (og mellem projekter) Det har vist været savnet at man ikke kunne kopiere et budget fra et år til det næste. Specielt hvis man har et stillestående projekt, hvor det ene år er nogenlunde lig det næste år. Et sådant projekt kunne være et byrokratisk projekt. Funktion findes nu under ARS / Periodiske Aktiviteter / Kopiér aktive budgetposter. Her dukker følgende 2-faneblads indstillingsformular frem. På fanebladet Projektstyringsposter udvælger man den relevante type af poster (det vil næppe være relevant at udvælge andre end Ressourcer, men kan da også vælge Omkostninger eller Terminer). Så sætter man en dato på for det budgetår hvorfra man ønsker at kopiere. På det andet faneblad Indstillinger vælger man det projekt det drejer sig om. Det er nok svært at forestille sig at kopiere fra og kopiere til ikke skulle være det samme projekt (de skal jo i så fald have samme projektskabelon). Endvidere sættes en slags kode for hvor langt frem i tid man vil kopiere det budgetår man valgt på det første faneblad. Koden 1Å betyder 1 år frem (der findes også koden 1M som betyder en måned frem, og der er måske også andre eksotiske koder).

16 Herefter trykker man på OK. Der kvitteres med at hvor mange poster der er kopieret. Man skal jo nok være forberedt på at man skal ind og rydde op det er næppe troligt at præcis de samme personer skal bruge præcis det samme timetal som året før. Systemet er også så brutalt/dumt at det ikke tjekker om en person stadig eksisterer der dannes simpelthen en karbonkopi af det ene år over i det andet år. Milepæle Milepælssystemet er blevet forbedret lidt. Milepælsindtastningsfladen findes stadig via knappen Projekter og vælg Milepæle. ARS_SP2_Milepæle1.gif Det første felt Milepæle er blot en selvvalgt kode men sørg for at det bliver en velvalgt kode. Vælg en serie af numre med luft i, så man senere kan indsætte nogle linier. Husk, også her bestemmes sorteringsrækkefælgen af koden Milepæle. Det kan også være en fordel at få en rytme i milepælsnumrene, hvis fx som i det viste eksempel der er en tilbagevendende årsrytme. Og man kan indsætte tomme linie med blot et par streger så bliver lange lister meget nemmere at læse.

17 Feltet Aktivitet bruges til at angi den aktivitetslinie hvorpå den enkelte milepæl hænger. Man kan således sætte milepælene til at hænge på fx forskellige work packages, men man kan også gøre det nemt for sig selv og lade alle milepæle hænge på standard-aktivitetslinien 1. det nye er at de tre status-muligheder Opgivet/Afsluttet/Udskudt er nu gensidigt udelukkende. Man kan på en given milepæl kun vælge en af dem (men man kan godt fortryde og slette en valgt status-mulighed og lave den om til en anden, hvis man har sat sit flueben forkert). Tidligere kunne man ikke selv sætte datoen for hvornår en milepæl var Opgivet/Afsluttet/Udskudt systemet indsatte dagens dato når man satte fluebenet. Det var ikke smart, man var jo sjældent inde i ARS på selve dagen for at markere at nu havde man netop afsluttet en milepæl. Altså, nu kan man selv sætte datoen. Man kan jo også la være med at sætte datoen for hvornår noget er afsluttet. Markeringen af at noget er afsluttet er jo nok i sig selv hvis det vel at mærke er sket nogenlunde samtidig med deadline. Er der større forskel (dvs forsinkelse ift deadline kan det jo være nyttigt at angi hvornår man nåede deadline og evt tilknytte en bemærkning (se milepæl nr 150). En masse felter er skjult. For hver af de 3 status-muligheder er der således et felt med datoen for hvornår og hvem der har foretaget status-markeringen. Endvidere er der en række felter der angir hvem der har oprettet en milepælslinie og hvornår. Hvis man lider af paranoia og tror at andre går ind og retter på sine milepælsdatoer mv, kan man jo gøre alle felter synlige og det hele helt uoverskueligt. Se nedenfor: DMU har lavet et par uautoriserede ændringer i denne form. Ordet Dato er uhyggelig uspecifik og der er mange datoer på denne form. Derfor er feltet Dato ændret til Deadline. Dets betydning er indlysende i en milepælssammenhæng. Endvidere er Udskudt d. ændret til Udskudt til. Yderst til højre ser man et felt Milepælstype. Det har ikke været muligt at forstå hvad meningen er og hvordan det skal bruges. Meningen var oprindelig at man skulle kunne oprette nogle standardskabeloner som man så kunne hente ind ved brug af knappen Funktioner / Hent en skabelon på samme måde som skabeloner virker andre steder i ARS. Men jeg kan ikke få hverken hoved eller hale i det og har opgivet. Ideen var ellers go Således er det jo et krav at der for Ph.d.-projekter skal opsættes et særligt sæt af milepæle. Så ville det jo være smart hvis man lige kunne hente ind en ph.d.- skabelon. Nu må bygge det op i hånden som vist på næste billede.

18 Der erindres om at de viste milepælstyper SKAL opsættes på et ph.d.-projekt, altså milepælene der ender på 0. Milepæl 111 og 121 er eksempler på at der sker ændringer i det oprindeligt planlagte forløb. Relationer dvs sammenhæng til Captia, projekthjemmeside, mv Relationer er en ny ting i ARS. Der har været behov for et sted i ARS hvor man kunne angi sammenhænge mellem projektet og den omgivne verden. Fra projektplan-billedet klikkes på knappen Projekter og vælg Relationer. Følgende skærmbillede dukker op (naturligvis i tom udgave): ARS_SP2_Relationer.gif Her ses 5 anonyme tekstfelter (med plads til 30 tegn), 5 felter med plads til heltal og 5 felter med plads til angivelse af en URL (max 80 tegn). I det konkrete projekt (EU- FP6-projektet EXIOPOL i SYS) er felterne benyttet på den viste måde. Linie 1 er benyttet til en henvisning til journalnummeret i Captia. Linie 2 er benyttet til at angive den årlige rapporteringsmåned. Linie 3 er benyttet til at angive ved hvilke af de såkaldte Reporting Periods der skal udarbejdes Audit Certificate; for dette projekt er dette som udgangspunkt hvert af projektets 4 år. Linie 4 er benyttet til at angive om der er en Clause 39 (som nogle vil vide betyder at der alligevel ikke skal laves audit, kun hver gang beløbet har kumuleret sig op over ). Linie 5 er benyttet til at angive et link til projektets hjemmeside. Hvis der klikkes på den blå kugle ved siden af, åbnes automatisk til den angivne side i din browser.

19 Dette er kun en halvgod løsning. Det rareste ville være hvis man kunne definere nogle faste felter som det var obligatorisk at udfylde; andre felter kunne man selv udfylde efter behov. Endvidere er det en begrænsning at URL en kun kan være 80 tegn; som bekendt er URL er der henviser til noget bestemt i web-baserede systemer enormt lange. DMU ville kunne bruge det til i stedet for blot at angi journalnummeret i Captia (og derpå selv manuelt slå op i Captia) til at angi linket til projektets kontrakt ved et klik på linkets blå kugle ville man kunne springe direkte ind til dokumentet i Captia. Yderligere er det en skavank at der ikke er et sæt af datofelter. Automatisk F11 af betalingsplanen Tidligere når man havde lavet en ændring i betalingsplanen skulle man huske at trykke F11 ( bogføring, men i denne sammenhæng blot opdatering ) for at ændringen kunne vise sig på projektplanen. Det var irriterende og farligt, for det var for nemt at glemme. Nu kan man foretage sin opdatering af betalingsplanen og blot escape ud til projektplanen. Man mødes dog af et skilt der spørger: Vil du opdatere betalingsplanen? Det ka man jo så svare ja til. Tidsregistrering på Web en Indtastningsbilledet er ændret på et par punkter. Der er nu fuld specifikation af projektnummer med tilhørende projekttitel samt aktivitetslinienummer med tilhørende aktivitetslinienummernavn. Det er en klar forbedring. Endvidere er der nu vist budget og rest for hver linie på tidsregistreringen. Det er en ulykkelig forbedring. Mange har dog givet udtryk for at de har savnet denne facilitet. Desværre er det efter nærv. forf s. opfattelse en katastrofe. Intet mindre. Der har altid været en vis tendens til at man registrerer timer så det så nøje som muligt svarer til hvad der budgetteret. Denne nye facilitet der har været ønsket af vore ARSpartnere vil nu i endnu højere grad betyde at det forbrugte timetal mirakuløst vil blive lig det budgetterede. Og hvis dette bliver tilfældet er der jo ret beset ingen som helst grund til at tidsregistrere ud fra det reelle tidsforbrug: så ka vi jo lige så godt sætte maskinen til at selv at tidsregistrere den skal jo bare tidsregistrere budgettet. SEK vil holde nøje øje med om dette bliver tilfældet. Sker dette, vil der blive foretaget et kirurgisk indgreb, så de to nye felter sporløst forsvinder igen. Nedenfor ser man at der nu er angivet Projektnr+tilhørende tekst samt Aktivitetsnummer+tilhørende tekst. Man ser også de to ulyksagelige felter: Budg. og Rest. Det bemærkes at de tal der vises er filtreret tidsmæssigt, så der vises budgettallet for det det kalenderår man befinder sig i; rest-tallet baserer sig tilsvarende på kalenderårets bogførte timer. I eksemplet nedenfor er der således -30,5 timer til rest på frokost-projektet (der laves jo ikke budget for frokost derfor det negative tal). Men da tallet er det bogførte timetal, kan der jo sagtens være timer på vej igennem systemet, dvs timer, lukkede eller ikke-lukkede timer, som endnu ikke er blevet bogført.

20 Nye kolonner Tallet ud for FSALDI gir ingen mening ARS2_SP2_timereg1.gif Funktioner der endnu mangler beskrivelse Rammebudgetter Funktionaliteten er fejlbehæftet, så den kan ikke afprøves. Der stilles ellers store forventninger til funktionen. Hvis det virker efter hensigten, vil den måske kunne erstatte vores nuværende mareridt med intern handel. For administratorer Hurtigere godkendelse af timer Hidtil har man ved godkendelse af timer ARS / Periodiske aktiviteter / Godkendelse / Tidsgodkendelse skullet vente på at 100% af alle ikke-godkendte timer blev kaldt ind i skærmbilledet. Herefter skulle man sætte Datofilter og Overordnetfilter: Datofilter: tast..p2 hvis det er periode2=måned2=februar. Mærk de 2 prikker før p2; dette angir at man perioden er åben bagud i tid, dvs alle tidsposter i februar i indeværende år samt alle tidligere poster der endnu ikke måtte være godkendt. Overordnetfilter: Indsæt Godkender-XX hvor XX er afdelingsnummeret. Brug dette i stedet for fx Projektnrfilter = XX-* som jo ikke vil medtage afdelingens fsaldoposter. Og så skulle man vente på at sædvanligvis 95% af timerne filtreres fra igen, før man endelig kunne bogføre de udvalgte timer.

21 ARS2_SP2_tidsgodkendelse.gif Nu åbner godkendelsesformen med det samme og aldeles tom (chokerende første gang). Sæt filtrene på og tryk på den ny knap: Opdater, hvorefter de udvalgte timer vælter ind på formen. Blokering af tidsregistrering efter projektophør Der kommer nu en klar besked, hvis man forsøger at tidsregistrere på et projekt der er afsluttet. Afsluttet skal forstås således at der tidsregistreres på en dato der er senere end den dato der er angivet på projektets stamkort (fanebladet Varighed). Hvis projektsekretæren ikke har sat en projektslutdato på projektet, virker det i sagens natur ikke. For en gangs skyld en fejlbesked der er til at forstå.

22 For administratorer: Antal licenser kan ses direkte På ARS / Opsætning / Projektopsætning / fanebladet ARS er der et felt hvor man kan aflæse antal ARS-licenser. På ARS / Opsætning / Projektopsætning / fanebladet WEB er der et felt, hvor man kan aflæse antal WEB-licenser. Tidligere kunne man uforvarende bruge for mange licenser, hvorefter tidsregistreringssystemet bare lukkede ned uden at forklare hvorfor, hvorefter man spildte meget tid på at finde ud af hvorfor systemet var holdt op med at virke. Der kommer i øvrigt nu en besked i tidsregistringssystemet der explicit fortæller at licensantallet er overskredet.