Til medlemmerne af Rosenvængets sogns menighedsråd, personalerepræsentant og kirkeværge

Transkript

1 23. maj 2014 Til medlemmerne af Rosenvængets sogns menighedsråd, personalerepræsentant og kirkeværge Referat af møde nr. 11 i Rosenvængets Sogns Menighedsråd afholdt torsdag den 22. maj 2014 kl i Luther Kirkens menighedssal. Tilstede: Allan Olsen, Amanda B. Norsker, Anders Aarup, Benedicte Sveigaard, Jan Juul, Kate S. Jensen, Michael Thormann, medarbejderrepræsentant Martin Madsen, præst Rikke Juul, præst Lene Tvilling og sekretær Anne-Sofie Eidorff Fravær m. afbud: Anders Svendsen, Claus G. Hansen, Ivan Rod, Kirsten Bille, Lars Hedemark, Peter Haystrup, præst Kristine N. Gustav. Fravær u. afbud: Stine Rothe Indledning 1. Godkendelse af referat fra møde nr. 10 Referat godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 3. Formandens kommentarer Det har været et travlt forår, men nu går vi en ny og dejlig tid i møde. Et stort velkommen til Rikke Juul. 4. Punkt vedr. kvartalsrapport for 1. kvartal 2014 (punkt ved Anders Aarup) I første kvartal har der været et merforbrug på 5% ( kr.) i forhold til budgetteret. Dette er primært engangsudgifter, og der forventes udligning ved andet kvartal, da denne periode har færre aktiviteter. De store ekstraposter: Gallakoncerten Konfirmandundervisning Præsteboligen Fridtjof Nansens Plads har stået tom, derfor ingen lejeindtægt. Kommunikation: flere aktiviteter og koncerter giver flere udgifter til pr. Efterfølgende kommentar ved Jan Juul, der satte fokus på den store udgift til bl.a. kommunikation. Der skal omplaceres penge i budgettet til denne post, da det er et gentagent problem, at denne post overskrides. Dette bliver et punkt på menighedsrådsmøde i august. Jan laver et Excel-ark med regnskab 2013 og budget 2015, for at gøre opgaven mere overskuelig.

2 Derudover var der en post under pigekor/børnekor vedr. børnebibler og testamenter, som var uklar. Anders undersøger dette til menighedsrådsmøde i august. Derefter blev kvartalsrapporten godkendt. 5. Punkt vedr. budget 2015 (punkt ved Anders Aarup) Dette er 1. udkast af budgettet, 2. udkast kommer til november. Der er tildelt sognet ½ procent, lig kr., mere til fordeling. Disse penge fordeles ikke på anlægssiden. Der er fortsat ubrugte midler tilbage. Kommunikation/pr. afspejler ikke det, der faktisk er anvendt for regnskab Der er kun afsat kr., og dette burde være højere. Derudover blev der sat spørgsmålstegn ved, at vi har en lønudgift på kr. til Babyrytmik, men kun en indtægt på kr. Det blev besluttet, som nævnt i punkt 4, at lave et punkt på menighedsrådsmøde i august vedr. ombudgettering af udkast til budget 2015 blev godkendt, dog med en note på vedr. omfordeling af midler for budget Punkt vedr. aflysning af Torsdagsvesper i juli og august (punkt ved Kristine) Torsdagsvesper bliver aflyst i juli og august, men vender tilbage til september og måske i revideret form. Præsterne vil bruge sommeren til at revurdere og evaluere konceptet for Torsdagsvesper. Punktet tages atter på menighedsrådsmøde i august. 7. Punkt vedr. Østerbro Pigekors jubilæum og støtte til korrejse til Barcelona Menighedsrådet efterspørger et præcis beløb og en motiveret ansøgning med en plan for korrejsen for at kunne bevilge penge. Rådet er positivt stemt overfor at støtte sognets kor i anledningen af jubilæum og korrejse. Michael taler med Marlene om dette, og punktet bliver udsat til menighedsrådsmøde i august. 8. Punkt vedr. IT. Investering i forbindelse med ny kopimaskine. Det indstilles til godkendelse af en investering på kr ,00 inkl. moms til ny kopimaskine (punkt ved Jan) Der er indhentet to tilbud, hvor det ovennævnte er det billigste og samtidig den bedste løsning, både på kopiafgift og selve købsprisen. Det blev foreslået at bruge nogle af de frie midler til at finansiere indkøbet. Anders ser på dette og informere herom på menighedsrådsmøde i august. Anskaffelse af ny printer/kopimaskine til ,00 kr. blev godkendt. 9. Status på ombygning af kontorarealer Det forventes at Musikskolen flytter ud af deres lokaler i Luther Kirken ila. sommeren, da deres nye lokaler er færdige, men en præcis fraflytningsdato foreligger endnu ikke. Ivan skal tage sanrest kontakt til Ulla og oplyse, hvornår fraflytningen effektueres. Så snart lokalerne er ledige kan byggeprojektet i Luther kirken påbegyndes og der er bred enighed om at vi gerne i gang med projektet!

3 10. Status på det tidligere kordegnekontor. Hvad gør vi med lokalet indtil ombygningen? Lokalet er åbent i Luther Kirken, når der er personale. Der er indkøbt optaget/ledigt-skilt til dørene indtil det tidligere kordegnekontor, så præsterne kan markere, når de bruger lokalet til samtale. 11. Orientering om børnehaven i Frihavnskirkens gårdsanering (punkt ved Anders S. og Ulla) Der afventes nyt tilbud inkl. plantegning fra børnehaven. Anne-Sofie svarer pr. mail kirkeværge Ulla på de opfølgende spørgsmål. Punktet tages atter op på menighedsrådsmøde i august. Det er besluttet af menighedsrådet, at kirken varetager de større poster til vedligehold af fliser, mur mm. Børnehaven ønsker bla. at anskaffe blomster, som sorterer under deres økonomi og ansvar at anskaffe samt efterfølgende at passe og pleje. 12. Punkt vedr. de nye lejekontrakter for lejere i Luther Kirken Alle bedes læse lejekontrakten igennem og fremsende evt. kommentarer til Michael inden den 1. juni. Michael tegner hermed nye lejekontrakter med de relavante lejere inden 1. juli Ekstrapunkt: Scene Marlene har ansøgt om køb af scene til Luther Kirken. Forslaget indkom dog ikke rettidig og kan derfor ikke behandles på mødet. Der indstilles til Marlene om en mere konkret plan for opbevaring af scene og punktet tages op på menighedsrådsmøde i august. Orientering 13. Orientering fra kasserer, kontaktperson, kirkeværge og præster Kirkeværge Kommentar fra Fridtjof Nansens Plads er afsluttet, og økonomien med entreprenør og rådgiver er afsluttet. Anne-Sofie Eidorff mangler at fremsende slutregnskabet. Kontorindretning hos Kristine er afklaret og leveringstid for kontormøbler samt tilbud på lydisolerende dør afventes. Der er aftalt, at Lene kan indhente tilbud på nye hårde hvidevarer til lejligheden jf. provstesyn. På baggrund af det gennemførte provstesyn har Anne-Sofie Eidorff opstillet en liste med 26 punkter, som er gennemgået med rådgiveren den 13. maj. Opgaven er: - at få identificeret omfanget af istandsættelse i henhold til synsprotokollerne - at få gennemført energirapport og installationseftersyn - tre af punkterne har Anne-Sofie Eidorff foreslået, at hun tager sig af Kunstudvalget/Kirkeudvalget bedes komme med oplæg på baggrund af gennemgang med Selskabet for Kirkelig Kunst. Præster Der er blevet prøvet nye præstekjoler og levering afventes. Der er lavet nye prædikantliste frem til jul Kristine tager til Afghanistan i perioden den juni.

4 14. Orientering fra udvalg og ordførere Udvalg Kirkeudvalg: Der foretages samtaler med en kunstner om lysglober til kirkerne. Ligeledes er at finde et krusefix til Frihavnskirken i stedet for den nuværende altertavle. Altertavlen skal evt. bruges i lille sal. Musikudvalg: Eivør udsat til engang i efteråret. Ny dato forventes snarest. Børnehaveudvalg: - Pr-udvalg: Rikkes indsættelse i sognet fik god omtale i aviser mm. It-udvalg: Andreas computer skal omregistreres til Blågårds Sogn. Kunstudvalg: Er lagt ind under Kirkeudvalget. Valgbestyrelse: - Ordførere Bestyrelsespost i omsorgscenteret Fælledgården: Hele Fælledgåren er nu istandsat og der er lavet nye flotte træningsredskaber i Fælledgårdens have, som de ældre kan bruge evt. sammen med en fysioterapeut. Beboerne er glade for at bo på Fælledgården, og de nyankomne er faldet godt til. Kate har travlt med bestyrelsesopgaver i forbindelse med Fælledgården. Kontaktperson til sognets menighedspleje: Der er ikke blevet holdt årsmøde, og referat fra sidste møde er ikke fremsendt. Ivan skal snarest indkalde til årsmøde og Kristine skal udsende referat fra sidste møde. Kontaktperson til spejderne i Luther Kirken og Frihavnskirken: FDF vil gerne deltage i julekalenderprojektet. FDF har masser af børn og ledere og skal på sommerlejr til Jylland. Der er stor tilfredshed blandt FDFspejderne. Bestyrelsespost i kirkeadministration: Anders Aarup var med til repræsentantmødet, hvor alle poster blev besat. Efter mødet talte Anders med sognets kontaktperson om økonomi generelt. Post i Folkekirkens Skoletjeneste:- Afslutning 15. Eventuelt (runde blandt deltagerne) Michael: Der er indkommet en klage fra sognets personale vedr. hærværk i børnerum og have i Luther Kirken, hvor der igen er ødelagt legetøj og møbler. Det er ikke muligt at vide, hvem af vores lejere (migrantmenighederne), der er ansvarlig for dette, men da der er lavet en aftale med alle lejere om, at de skal overdrage lokalerne forsvarligt til hinanden, må ansvaret ligge hos den lejer, der sidst har benyttet Luther Kirkens lokaler. Det er meget kritisabelt og menighedsrådet er enige om at give en sidste advarsel, inden lejemålet må tages op til revision. Michael taler med Ivan om dette i forbindelse med fornyelse af lejekontrakter. Klagen skal formidles til lejerne af Ivan, som hidtil har været kontaktperson for lejerne. Der er endvidere indkommet en klage fra en nabo om bl.a. larm fra migrantmenighedernes musik. Der blev ved samme lejlighed klaget over konfirmationernes musik samt en fest i salen. Der er fremsendt undskyldning. Rikkes kontor skal møbleres. Møblerne er indkøbt.

5 Michael havde haft en god og sjov oplevelse Store Bededag ved Nazarets Kirken, hvor de havde uddelt hveder og postkort med FaderVor. God ide til næste år i vores sogn. I forbindelse med den nye hjertestarter i Frihavnskirken, tilbydes førstehjælpskursus i Frihavnskirken for personale og menighedsrådsmedlemmer. Tidspunktet er den 26. juni kl og og man kan tilmelde sig hos Martin på mam@rvsogn.dk Anne-Sofie går på barsel den 28. maj 2014 og vender tilbage 1. juni Michael holder en pause fra formandsjobbet fra den 1. juni til næste menighedsrådsmøde den 21. august. I denne periode skal alle henvendelser rettes til næstformand Allan Olsen. 16. Næste ordinære mødedato er torsdag d. 21. august 2014 kl i Luther Kirkens menighedslokale 17. Oplæsning, godkendelse, rundsendelse og underskrift af protokol Med venlig hilsen på vegne af Michael Thormann Anne-Sofie Kopi af referat sendes til: Menighedsråd, præster og kirkeværge. fast personale, Inge Thormann (rosenvaengetssogn.dk), kontorleder Solveig Spangsberg (kirkeadministration.dk) og provstisekretær Janne Schrøder (jasc@km.dk)