Projektinitieringsdokument (PID) Den intelligente indbakke [ ]

Transkript

1 Projektinitieringsdokument (PID) Den intelligente indbakke [ ]

2 Indhold 1 STAMDATA FORMÅL MED PROJEKTET AFGRÆNSNING MÅL OG SUCCESKRITERIER BUDGET EVALUERING OG GEVINSTER TEKNISK LØSNING ORGANISERING TIDS- OG MILEPÆLSPLAN LEVERANCER KVALITET RISICI INTERESSENTER KOMMUNIKATION INFORMATIONSSIKKERHED OVERDRAGELSE FRA PROJEKT TIL DRIFT TOLERANCER REVISIONSHISTORIK BILAG

3 Forord inden udfyldelse af PID Som udgangspunkt skal alle punkter udfyldes i PID en. Det er intentionen, at PID en skal beskrive projektet bredt samt give projektlederen mulighed for at se projektet fra flere forskellige perspektiver. Der kan være punkter, som ikke er relevante for alle projekter. Hvis der er et eller flere punkter, som ikke er relevante for det aktuelle projekt, så notér begrundelsen under punktet i PID en. Lad være med at opfinde emner, der tilpasser projektet til PID en. Når PID en godkendes er der sikkerhed for grundige overvejelser omkring projektet inden igangsættelse. 2

4 1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål Den intelligente indbakke Tom Høg Sørensen At etablere en effektiv indbakke, der letter lægens og klinikkens personales håndtering af indkommende post. 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) Praksissystemernes indbakke er et af de vigtigste omdrejningspunkter i klinikken, hvor mange forskellige digitale beskeder ankommer uprioriteret. Indbakken er ofte underopdelt i foldere baseret på beskedtype (epikriser, korrespondancer, henvisninger, administrativ korrespondance, e-konsultationer osv.). Lægerne bruger ofte en time eller mere om dagen på at gennemgå den indkomne post. Et grundlæggende problem ved den nuværende model er, at afsenderen ikke kan tildele sine henvendelser en prioritet og en kategorisering, som modtageren kan benytte, samt at lægepraksissystemernes indbakker ikke er designet til at håndtere den volumen og de afledte arbejdsopgaver, som beskederne/kommunikationen afføder. 2.2 Formålet med projektets løsning Formålet med projektet er at etablere en mere effektiv indbakke, der letter lægens og klinikkens personales håndtering af indkommende post. Dette skal gøres ved at gøre håndteringen af den indgående post mere intelligent. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet er forankret i strategi for digital sundhed Et sikkert og sammenhængende sundhedsnetværk for alle, hvor initiativ 2.3 omhandler digitale arbejdsgange i almen praksis og mere målrettet kommunikation med andre aktører. 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen Klinikkens indbakke er blevet intelligent og assisterer lægen og klinikkens personale med håndtering af modtaget post. En stor del af posten sorteres, prioriteres og distribueres automatisk og intelligent med kun den nødvendige manuelle håndtering. Lægen og klinikkens personale mærker en tydelig reduktion den tid, som de tidligere brugte på at håndtere og distribuere posten. Herudover oplever klinikken ikke længere tilfælde, hvor vigtige beskeder bliver overset og først bliver håndteret efterfølgende arbejdsdag eller senere. Den intelligente indbakke vil sammen med patientoverblikket give den praktiserende læge og praksispersonalet en mere effektiv hverdag. 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Håndtering af indbakken er præget af, at afsenderne arbejder i mange forskellige IT-systemer, og af forskelle i de enkelte praksissystemer. Afsenderen kan ikke tildele sine henvendelser en prioritet og en kategorisering, som modtageren kan benytte. Indenfor disse rammer har de praktiserende læger og praksispersonalet opstillet en række interne procedurer for administration af indbakken. I nogle praksis åbnes alt af praksispersonalet, der håndterer det, de kan/må, og videresender resten. I nogle klinikker har man opstillet regler om, hvilke beskeder, der må åbnes af hvem, og i andre klinikker har man procedurer om, at man markerer og dedikerer åbne beskeder til bestemte personer. 3

5 Der bruges dagligt mange ressourcer i klinikkerne på at sortere, prioritere, oprette opgaver i tilknytning til den indkomne digitale post. Der er ikke et tilstrækkeligt overblik over post i forbindelse med patientforløb - den rød tråd mangler. 2.6 Alternative løsningsscenarier (Vurdér) De forskellige leverandører til almen praksis vil kunne udvikle/videreudvikle egne løsninger og tilbyde deres kunder i praksis hver deres systemspecifikke løsning. Dette alternativ fravælges dog, da der ønskes en høj faglig konsensus og højere ensartethed i håndtering af den digitale indkommende post. 3 Afgrænsning Der kan i udgangen af dette projekt være behov for at etablere et selvstændigt udbredelsesprojekt i almen praksis for løsningen. Dette udbredelsesprojekt er ikke en del af nærværende projekt. 4 Mål og succeskriterier Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 1. Workshops Invitér interesserede læger, PLO, Regioner og systemchefer fra LPS-leverandørerne til at deltage i 2-4 workshops, hvor forslagene i Deloitte-rapporten for den intelligente indbakke vurderes. MedComs opgave vil være at koordinere definitionen af de ønsker til funktionalitet, der bliver foreslået. Det er vigtigt at sikre, at alle leverandører på området, bakker op om de mange ændringer, der vil blive i håndteringen af den elektroniske post. 2. Ændringer af standarder For at få det fulde udbytte af de ønsker, der er til den intelligente indbakke, skal der gennemføres ændringer af standarder. Det er derfor vigtigt, at sikre regionernes og deres leverandørers opbakning til projektet. 3. Pilotimplementering og indsamling af feedback. 4. Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle krav. Gennemfør pilotimplementering og høst feedback fra deltagende læger. Evaluér pilotforløb. Udarbejd specifikation af mindstekrav der skal stilles til alle leverandørens systemer i forhold til at kunne levere den ønskede funktionalitet. Stil pilotløsning, systemdokumentation og implementeringsvejledning til rådighed for leverandørerne. 5. Implementér og udbred løsning Implementér og udbred løsning til øvrige systemer. Produkt: Beskrivelse af Usecases. Beskrivelse af de funktionelle krav, herunder kravene til ændring af standarder. LPS-leverandører på området bakker op om de mange ændringer. Der er tilsagn fra leverandører for både regioner og praksis om at gennemføre de nødvendige ændringer i IT-løsningerne, samt at det prioriteres af både regionerne og PLO. Kriterie: Pilotdriftsafprøvning og dokumenteret feedback fra deltagere. Produkt: Evaluering af pilotforløb. Specifikation for løsningen. Kriterie: Systemdokumentation og implementeringsguide stilles til rådighed for leverandørerne. Kriterie: Alle LPS-leverandørerne og sygehusleverandørerne har implementeret løsningen og udbredt til deres brugere. 4

6 Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 6. Brugerne oplever en gevinst En væsentlig baggrund for beslutningen om at starte projektet. Gennem spørgeskemaundersøgelser: 1: Brugerne oplever et kvalitetsløft 2: Brugerne oplever en tidsbesparelse 5 Budget Projektet er en del af den samlede budgetramme for programmet Digital Almen Praksis. Posteringstekst År År IALT Lønninger Overheadudgifter Møder/rejser egne Konsulentbistand Mødegodtgørelse -og forplejning Samarbejdsaftaler Informationsmateriale Konference, stand It, øvrigt Statistik Diverse, inkl. repræsentation IALT 6 Evaluering og gevinster 6.1 Strategi for gevinstrealisering / Effektiviseringsgevinster Evaluering af projektet vil følge de beskrevne milepæle, således forstået, at der følges op på hvorvidt milepælene nås, og hvis ikke, hvordan det ved korrigerende handlinger vil kunne lykkes at nå de enkelte milepæle. Gevinstrealisering og effektiviseringsgevinst vil være i form af øget kvalitet og kraftig reduktion af tidsforbrug, når lægen og klinikkens personale skal håndtere modtaget digital post. Det skal overvejes, om man ønsker at måle den tid direkte, som lægen og klinikkens personale bruger til at håndtere digital post før og efter at løsningen er implementeret. Alternativt laves en spørgeskemaundersøgelse blandt lægerne, som måler lægens oplevelse af den implementerede løsning. 5

7 6.2 Økonomisk gevinst Der forventes principielt ikke økonomiske gevinster i dette projekt. Dog kan der blive tale om frigivelse af tid i almen praksis, som kan bruges til andre opgaver. Der er ikke udarbejdet businesscase på projektet. 6.3 Kvalitetsløft og ikke-økonomiske gevinster Projektet forventes at give et kvalitetsløft for almen praksis og give et markant løft i overblik over digital post, og derigennem også mindre risiko for at overse/håndtere vigtig post. 7 Teknisk løsning Som det ses i figur 1 nedenfor, lægges der op til en løsning, bestående af tre spor: 1. Et internt spor, hvor eksisterende funktionalitet i lægesystemernes indbakke udnyttes - løsningen kobles til brug af eksisterende data til prioritering, autotagging, filtrering, sortering og distribution med fokus på at udnytte de muligheder for opgavestyring, der eksisterer i lægepraksissystemerne, men som ikke er udnyttet 2. Et eksternt spor, der er afhængigt af, at der implementeres standarder for metadata hos eksterne samarbejdspartnere, som muliggør forbedret prioritering, tagging, filtrering, sortering og distribution som lægepraksissystemerne skal sættes op til at kunne håndtere 3. Et spor, der omfatter UUID på meddelelserne og som omfatter både eksterne parter og lægesystemerne. Kommunikation der kan knyttes til et specifikt patientforløb (dvs. sammenkædning af forløb) vises i sammenhæng med andre relaterede ind- og udgående beskeder, så lægen og praksispersonalet kan få overblik over den samlede kommunikationstråd (rød tråd) der vedrører patientens forløb. Sporet har en afhængighed til fase 2 i projektet Forbedring af epikriser, der er en ændring af epikrisestandarden Projektets spor 2 og 3 er afhængigt af MedCom11-projektet vedr. modernisering af standarder og kommunikationsformer. Her vil de funktioner, som skal anvendes af lægesystemerne for at automatisere behandlingen af den del af den indgående post, der kan automatiseres, blive specificeret, aftalt og implementeret i de relevante systemer. 6

8 7.1 Test Da leverancerne af indholdet i de tre spor kan blive forskudt, opdeles testen i de tre spor. Hvis leverancerne kan blive leveret på samme tid, kan disse testes samlet. Spor 1: Det testes om lægesystemerne opfylder kravene til spor 1. Her inddrages LPS-leverandørerne og brugere, som har pågældende system. Spor 2: Da der er tale om ændringer af standarderne, deles testen op i to: - Test af om afsendersystemerne opfylder kravene til spor 2. Her inddrages EPJ-leverandørerne og repræsentanter for brugerne, som har pågældende system. - Test af om lægesystemerne opfylder kravene til spor 2. Her inddrages LPS-leverandørerne og repræsentanter for brugerne, som har pågældende system Spor 3: Da der er tale om ændringer af standarderne, deles testen op i to: - Test af om afsendersystemerne opfylder kravene til spor 2. Her inddrages EPJ-leverandørerne og repræsentanter for brugerne, som har pågældende system. - Test af om lægesystemerne opfylder kravene til spor 2. Her inddrages LPS-leverandørerne og repræsentanter for brugerne, som har pågældende system 8 Organisering 8.1 Projektorganisation National bestyrelse for IT Styregruppe for Digital almen praksis MedComs styregruppe Projektledelse Bedre forberedelse af konsultation Brugergruppe Leverandørgruppe 8.2 Styregruppe Projektet hører ind under programmet for Digital Almen Praksis og referere til en fælles overordnet styregruppe. Der vil derfor ikke til de enkelte projekter i programmet blive nedsat styregrupper 7

9 8.3 Projektgrupper [f.eks. teknik, kliniker, projektleder] Brugergruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Tom Høg Sørensen MedCom Standarder Michael Johansen MedCom PLO - 1 repræsentant PL-forum - 1 repræsentant Almen praksis - Mindst tre læger, en sekretær og en sygeplejerske Danske regioner / RSI - Sygehusafdeling - En læge og en sekretær Leverandørgruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Tom Høg Sørensen MedCom Projektmedarbejder Gitte Henriksen MedCom Standardiseringskonsulent Michael Johansen MedCom PL-leverandør - To systemchefer Sygehussystemleverandør - To systemchefer 8.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Tom Høg Sørensen 25% Projektledelse og stort kendskab til PL og udvikling af lægesystemer Projektdeltager Gitte Henriksen - Stort kendskab og god kontakt til PL og kommunikation med disse Projektdeltager Michael Johansen - Standardiseringskonsulent Administration - - Budget/regnskab og andre administrative opgaver. 9 Tids- og milepælsplan 9.1 Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Projektforberedelse 1.kvartal kvartal Workshops og afklaring af muligheder og behov 2.kvartal kvartal Udvikling og gennemførelse af 4.kvartal kvartal pilot. 4 Evaluering af pilot og specifikation af krav. 1.kvartal kvartal Fastlæggelse og udvikling af ændringer til 4.kvartal kvartal standard 8

10 6 Implementering og godkendelse af løsning til alle systemer (Spor 1, 2 og 3) 7 Teknisk udbredelse af løsning til alle klinikker 8 Organisatorisk udbredelse i alle klinikker 2.kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2019? 9.2 Milepælsplan 1. juli 2018 Lægesystemleverandører bakker op om valgt løsning. 30. september 2018 Tildeling af pilotopgave til udvalgt Lægesystemleverandør. 31. marts Fastlæggelse og udvikling af ændringer til standard. 31. marts Pilot er gennemført og implementeringsguide udarbejdet. 30. september 2019 Løsning implementeret og alle systemer er godkendt. 31. oktober Teknisk udbredelse af løsning til alle kliniker 10 Leverancer 10.1 Hovedleverancer og afhængigheder Leverance Beskrivelse Leveringstidspunkt Afhængigheder 1. Beskrivelse af løsning 1. oktober 2018 Workshops er afholdt. og usecases 2. Dokumenteret ændringer af standarder 31. marts 2019 MedCom 11. Modernisering af standarder Implementeringsguide for den intelligente indbakke i almen praksis Udstilling af monitorering for udbredelse og anvendelse af løsningen. 31. marts 2019 Pilotløsning er implementeret og der er indsamlet relevant feedback 1. oktober 2019 Pilotløsning er i anvendelse. 11 Kvalitet 11.1 Kvalitetsplanlægning Alle leverandører skal til hver en tid leve op til og overholde de minimumsspecifikationer der beskrives gennem dette projekt. 12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning 9

11 Lægesystemleverandørerne ønsker ikke at deltage og bekoste egen udviklingstiltag. Regionerne ønsker ikke at opprioritere løsningen. Der kan ikke skabes konsensus omkring årshjulet blandt læge- systemleverandø- rerne. De enkelte klinikker ønsker ikke at ibrugtage de nye funktioner. Standarden er afhængig af de øvrige tiltag i standarder generelt. Brugeren på sygehusene bruger ikke de nye muligheder efter hensigten Der høstes ikke nogen gevinst Der høstes kun gevinst ved spor 1 Der høstes ingen gevinst, eller kun enkelte leverandører implementerer funktionerne helt eller delvist. Gevinsten bliver kun begrænset. Hvis arbejdet med standarderne forsinkes væsentligt, høstes der kun gevinst ved spor 1 Det bør overvejes om der i projektet skal indgås samarbejdsaftaler og honorere leverandørerne med et symbolsk beløb for udvikling i eget system. Alternativt må PLO gå i dialog og evt. lægge pres på leverandørerne på vegne af deres medlemmer. Der skal være en tæt dialog med regionerne for at sikre opbakning og prioritering. Der skal løbende være en dialog om vigtigheden af projektet med hele PL-forum. Der skal foregå en effektiv kommunikation af gevinster. Dette kan være roadshows sammen med datakonsulenter, og datakonsulenter skal besøge klinikkerne for at hjælpe klinikkerne i gang. Indgå i et samarbejde med projektet forbedring af epikriser, så de to projekter følges/kører parløb. Samarbejde med standardiseringsteam ift. projekt om modernisering af Medcoms standarder. Intensiv undervisning og introduktion. Styregruppen for Digital almen praksis. Styregruppen for Digital almen praksis. Styregruppen for Digital almen praksis. Styregruppen for Digital almen praksis. Alternativt MedCom styregruppe, hvis udbredelsen af ibrugtagningen strækker sig ud over MedCom 11 perioden. Styregruppen for Digital almen praksis. MedComs standardiseringsteam. Styregruppen for Digital almen praksis. 13 Interessenter Almen praksis er vigtig interessent i dette projekt, idet de er de primære aktører, der vil opleve gevinst i gennemførelsen af projektet. Regionerne er ligeledes en vigtig interessent, da de skal prioritere de ændringer i standarderne, der skal til for teknisk at få den fulde gevinst, og ikke mindst skal sygehuspersonalet motiveres til at tage de nye muligheder i brug. Derudover er lægesystemleverandørerne vigtige for projektets gennemførelse. 14 Kommunikation Projektet vil blive kommunikeret som en del af den samlede kommunikationsstrategi for hele programmet Digital Almen Praksis. 10

12 14.1 Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: At etablere en effektiv indbakke, der letter lægens og klinikkens personales håndtering af indkommende post. Klinikkens indbakke skal gøres intelligent og assisterer lægen og klinikkens personale med håndtering af modtaget post. En stor del af posten skal sorteres, prioriteres og distribueres automatisk og intelligent med kun den nødvendige manuelle håndtering. Lægen og klinikkens personale skal mærke en tydelig reduktion den tid, som de i dag bruger på at håndtere og distribuere posten. Herudover vil klinikken ikke længere opleve tilfælde, hvor vigtige beskeder bliver overset og først bliver håndteret efterfølgende arbejdsdag eller senere. Den intelligente indbakke vil sammen med patientoverblikket give den praktiserende læge og praksispersonalet en mere effektiv hverdag. Projektets indhold: Resultater og gevinster: It-løsningen: 15 Informationssikkerhed Projektet medfører ikke, at der udveksles nye oplysninger/data om borgere, som kræver udvidet samtykke. Der tilføjes ikke nye datafelter, som udfordrer informationssikkerhed yderligere. 16 Overdragelse fra projekt til drift 16.1 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Efter projektets afslutning vil MedCom skulle huse de reviderede standarder, samt sikre at dokumentationen for standarden vedligeholdes Driftsansvarlige Ikke relevant for projektet. 17 Tolerancer Der arbejdes ikke med tolerancer i dette projekt, idet der er afsat rammer for såvel projekt som hele programmet for Digital Almen Praksis. 18 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter Oprettet THS 11

13 19 Bilag Deloitte rapport Digital Almen Praksis med speciel fokus på side