Referat. Til møde i bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd. Mandag den 10. december 2012 kl

Transkript

1 Referat Til møde i bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd Mandag den 10. december 2012 kl Medlemmer: Formand Ebbe Lilliendal, Landsformand for de frie skoler, udpeget af kommunalbestyrelsen Aabenraa Kommune Næstformand Vibeke Svendsen, Administrerende direktør Evotherm, udpeget af bestyrelsen Medlem Jørn Lehmann Petersen, udpeget af bestyrelsen Medlem Susanne Linnet, udpeget af regionsrådet Medlem Tom Svenson, udpeget af FOA i Sønderjylland Medlem Mark Arpe Mortensen, Underviser, udpeget af medarbejdere - med stemmeret Medlem Ann Gerber, Underviser, udpeget af medarbejdere - uden stemmeret Medlem Mark Johansen, Elevrepræsentant, PAU elev med stemmeret Medlem Laura Nyander Nielsen, Elevrepræsentant, PAU elev uden temmeret Sekretær Joan Jessen, Direktør Social- og Sundhedsskolen Syd Trine Fredskild og Flemming Nielsen deltager i punktet vedr. fjernundervisning Hanne Jansfort deltager i punktet vedr. økonomi Afbud:

2 0. Orientering om fjernundervisningsprojektet ved Trine og Flemming 0.1. Hvor langt er vi nu? 0.2. Samarbejdet med praksis Aftaler om tilstedeværelse m.m Orienterings- og PR-materiale 0.3. Forberedelse til at modtage det første hold - Lærerkvalificering Besøg i London Temadag på Sandbjerg Slot 0.4. Hvilke konsekvenser har arbejdet i forhold til den øvrige skole? 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra den 10. september Underskrivelse af referatet 1

3 2. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser 2.1. Punkt 9 flyttes frem som pkt Økonomi 3.1. Perioderegnskab kvartal 2012 Perioderegnskabet for 3. kvartal viser et mere positivt resultat end oprindeligt budgetlagt, og dermed er forventningerne fra halvårsregnskabet indfriet. Aktivitetssiden Det høje niveau er fortsat på grundforløbet. Der har igen i år været stort optag i august 2012, og indførelsen af løbende optag har øget tilgangen. Derudover er der p.t. en tendens til at et større antal elever forlænger uddannelsen. Samlet set forventes en aktivitet på ca. 200 årselever på GF, og dermed ca. 37 % mere end oprindeligt budgetteret. På Social- og sundhedsassistentuddannelsen er der uændret aktivitet på trin 1 og 2, dog med lidt færre elever på trin 1 end oprindeligt budgetlagt. Den pædagogiske assistentuddannelse holder niveauet, dog er der sket en ændring i vægtningen mellem ordinære elever og GVU-elever, da der er meget få GVU-elever ved udgangen af AMU-området repræsenterer en mindre aktivitet end budgetteret, og det forventes at der for året som helhed vil være lavere aktivitet end tidligere år. Vurderet samlet, så holder Hoveduddannelserne niveauet som budgetteret. Omkostningssiden Der er foretaget en række investeringer i forbindelse med fjernundervisningsprojektet. I de første 3 kvartaler har de kunnet holdes inden for budgettet, hvorimod der forventes ekstra omkostninger i 4. kvartal. Ved færdiggørelsen af renoveringen af Bjerggade 2 har der i vedligeholdelsesbudgettet været midler til ekstra arbejder, såsom maler- og tømrerarbejder, således at bygningen fremstår fuldt vedligeholdt. Det må påregnes at der i indeværende år afholdes omkostninger til udskiftning af møbler i kantine og andre væsentligste elevområder. (Bilag 1) 3.2. Budget 2013 med overslagsår Fremsendelse af nyt udkast budget 2013 på aktuelt kendte forudsætninger. For at give et billede på konsekvensen af takstudviklingen er der udarbejdet budget på overslagsårene ud fra følgende forudsætninger: Lønudgifterne er fastsat ud fra lønsimuleringer for januar 2013, og er dermed en budgettering ud fra eksisterende stab af medarbejdere. Øvrige omkostninger er videreført på niveau Løn- og omkostningsfremskrivning for overslagsårene er sat til 2% om året 2

4 Årselever gennemgået igen for 2013, og fremskrevet for 2014 og 2015, ud fra planer og skøn om tilgang/frafald. Taxametrene er fremskrevet efter notat fra lederforeningen og PL-indeksreguleret ud fra kvalificeret skøn. Grundlagsårseleverne (bygningstaxameter og fællestaxametre) er fastsat ud fra samme PL-skøn. (Gælder også overslagsår) Med fremsendelse af 3-årigt budget ses nu konsekvensen af de længe varslede taxameterreduktioner. Endvidere er indarbejdet en forventet reduktion i antal årselever. Det skal bemærkes, at en reduktion i antal årselever naturligt vil betyde en budgettilpasning på såvel løn som øvrige omkostninger. Dette er ikke indarbejdet på nuværende tidspunkt. (Bilag 2) 3.3. Revideret regnskabsinstruks 2012 Der fremsendes revideret regnskabsinstruks til bestyrelsens godkendelse. Skolens regnskabsinstruks indeholder en beskrivelse af, hvorledes Social- og Sundhedsskolen Syd har tilrettelagt sine regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen samt de regelsæt, der skal overholdes af medarbejderne i forbindelse med økonomiske dispositioner og udførelse af regnskabsopgaver. Disse regelsæt skal sikre en forsvarlig forvaltning af udgifter, indtægter, aktiver og passiver. Den p.t. gældende instruks er udarbejdet og godkendt 2007, og en lettere revision af instruksen har været påkrævet. Det drejer sig som udgangspunkt om konsekvensrettelser i forhold til skolens organisering, samarbejdsrelationer og ændrede retningslinjer via lov- og bekendtgørelsesændringer. (Bilag 3) 4. Orientering ved direktøren 4.1. I forhold til 2011 har der på nuværende tidspunkt været 70 flere ansøgere til de samlede uddannelser incl. GVU (1954 i 2011 og 2024 i 2012). Fordelingen af ansøgere er dog væsentlig forhøjet til assistentuddannelsen (185 flere) og let forhøjet (26 flere) til GF sammenlignet med Der er nedgang i forhold til 2011 på ansøgninger til PAU (46 færre), hjælper (73 færre) og GVU (22 færre). Søgningen på efteruddannelse har været lav i 2012 se pkt for nærmere uddybning af tallene på efteruddannelsesområdet. (Bilag 4) 4.2. Arbejdstilsynets opfølgningsbesøg 3

5 Planen blev gennemgået og der blev slutteligt konkluderet, at der har været et godt fokus på såvel opgaveløsning som arbejdsmiljø. Der har været arbejdet seriøst med problemstillingerne og alle var vi enige om, det har været en god proces. Specielt den nye organisering af opgaverne og teamorganiseringen har givet ro og nedsat kompleksiteten hos den enkelte underviser. Endelig rapport skal afleveres til Arbejdstilsynet 1. april 4.3. Resultatlønskontrakt for øvrige ledere er udarbejdet, og der er i kontrakterne primært fokus på arbejdsmiljø og effektivisering 4.4. Hjemmesiden var nede den Skolen har bedt om og fået notat fra Seeems om årsag og fremtidig forebyggelse. Bestyrelsen kan få notatet, hvis det ønskes. 5. Orientering ved formanden og øvrige bestyrelsesmedlemmer 6. Orientering ved medarbejderrepræsentanter og elever 4

6 7. Personaleforhold 7.1. På grund af den store tilgang af GF-elever er der pr ansat nye undervisere. Til to sundhedsfaglige stillinger modtog skolen 62 ansøgninger. Vi oplever flere kvalificerede ansøgere end tidligere, ligesom mange ud over en sundhedsfaglig baggrund har pædagogisk videreuddannelse Af- og tilgange (Bilag 5) 7.3. Der er ansat en journalist, hvis primære opgave er at opfange og formidle de gode historier. Journalisten indgår i den samlede PR-opgaveløsning (Bilag 6) 7.4. Projektet med undervisningsassistenter fungerer. Både elever og lærere benytter i stigende grad tilbuddet. Projektet fortsætter derfor til juli 2013 Beslutning: 8. Uddannelserne 8.1. Der er lavet en miniundersøgelse på de to første afsluttede PAU-hold. (Se bilag 7) Hovedkonklusionen er, at kun fire ud af de 19 der havde svaret er i en fast fuldtidsstilling 10 måneder efter endt uddannelse De overordnede store streger i den reviderede uddannelse er færdige. Undervisningsplanens generelle og specifikke del er godkendt på LUU og der har været LUU medlemmer med i arbejdet. Lærerne ved at være færdige med en fælles fagbeskrivelse. En styregruppe har været primus motor i revisionen, men langt de fleste lærere har været involveret i arbejdsgrupper og har været meget optaget af det. Specialefag og ændrede eksamensformer bliver beskrevet først i det nye år. For at målrette valgfagsugen til den enkelte uddannelse placeres den ikke længere, så den inddrager flere uddannelser på en gang Sundhedsfremmestrategien har opfyldt planen for udmøntningen i indeværende år, når beskrivelsen/pjecen om skolens sundhedsfremme er færdigproduceret. En stor del af de sundhedsfremmende tiltag ligger i LL. Antallet af tilbud må nødvendigvis minimeres, da GF ikke deltager i LL i det nye år. 5

7 8.4. Projekter Skolen er partner i regionsprojektet syddanske talenter Formålet med projektet er at rekruttere elever, der har nogle bredere forudsætninger i forhold til aftagernes forventninger og krav, til social- og sundhedsuddannelserne i det syddanske område. Talenterne skal være med til at give arbejdsområdet et image-løft og styrke professionaliteten. Desuden er ønsket at styrke overgangen til de videregående uddannelser, der er en naturlig forlængelse af social- og sundhedsuddannelserne Skolen har indgået en samarbejdsaftale med de fire kommuner: et forpligtende samarbejde om satspulje til arbejde med rygning blandt udsatte unge implementering af en ny national model Indsatsområderne i Handlingsplaner for øget gennemførelse 2012 er i gang med at blive evalueret Sosu syd deltager i et projekt i tilknytning til den psykologbistand (NetopNU) skolen er en del af. Projektperioden er 3 år. Projektet tilbyder en række tilbud. Til eleverne: ugentlig åben psykolog rådgivning, gruppe terapi, gruppe aktiviteter, on- line kontakt med en psykolog. Til underviser og vejledere: supervision, opkvalificering og netværksarbejde. 9. Efteruddannelse 9.1. Status på AMU aktivitet Ved afslutningen af 3. kvartal 2012 har Sosu Syd brugt 43 % af den tildelte EVE ramme, Efter 3. kvartal i 2011 havde Sosu Syd brugt 45 % af den tildelte EVE ramme. Aktivitet i tal for 1-3 kvartal: År Undervisni ngs-takst i mil Antal deltagere beskæftige Antal deltagere ledige , ,3 GVU årselever I hele året i 6

8 Aktiviteten i 4 kvartal bliver væsentlig mindre end 4. kvartal sidste år, primært på grund af den mindre PAU GVU aktivitet (13,3 årselever mindre der er ingen indberetning af GVU i 4. kvartal, derfor kender vi hele aktiviteten nu) herud over har jobcentrene udskudt alt AMU uddannelse for ledige, således at den kan komme under akutpakken i Samlet vil Sosu Syd kunne forvente en samlet nedgang i AMU aktivitet på lidt under 20 % og næsten en samlet halvering af GVU aktivitet. Personalemæssigt er kursus teamet nu 12 undervisere samme tidspunkt i 2011 var der 17 undervisere Den aktivitet skolen har haft, i forhold til LM globalisering midler, har ikke været AMU aktivitet, som det var i Sønderborg, derimod har vi udbudt trin1 uddannelsen og placeret kursisterne på ordinære hold, således at de har fået en hel uddannelse og afsluttet uddannelsen i juni Akutpakken I 2013 udbyder Sosu Syd før- uddannelses forløb til ledige, der har ret til uddannelse for at bevare forsørgelsen, dette i samarbejde med de 4 jobcentre. Udfordringen her er, at de først har retten den dag de falder for dagpengeretten og retten bortfalder efter 8 uger, hvis de ikke er kommet i gang, derfor arbejdes der på en modulopbygget aktivitet. Forløbene bliver en rekruttering til og kvalificering af, ansøgere til trin 1 og trin Ungepakke Der er afsat penge i den nye ungepakke til brobygning. Brobygningen er for unge årige som er ufaglærte og/eller ledige. Sosu Syd ansøger om andel af puljen, sammen med de øvrige uddannelsesinstitutioner i Aabenraa, Haderslev og Sønderborg. Formålet er at udvikle og etablere indslusningsforløb/brobygning for målgruppen. I Tønder er der aftalt at søge midler til videre førelse af et projekt der slutter i Beslutning: 7

9 10. Institutionen Da der er flere nye tiltag, nye uddannelsestilbud og lovmæssige krav om brobygning m.m. ses der pt. på opgavefordelingen i ledelsen. Der er etableret samarbejde med ekstern konsulent med henblik på at få opbygget en mere fleksibel ledelsesstruktur. Målet er at ledelsesstrukturen er gearet til de konstante forandringer der kommer samtidig med at der sikres kvalitet i opgaveløsningen. Der arbejdes med uændrede ledelsesressourcer jf. nuværende organisationsdiagram. (Bilag 10) Arbejdet med effektivisering er i fuld gang. I samarbejde med Deloitte iværksættes et effektiviserings-projekt 1. kvartal 2013 i administrationen. Projektet afgrænses til de elevadministrative opgaver - og hele sagsgangen forbundet hermed. Formålet med forløbet er at optimere sagsbehandlingen, således at der frigives tid til varetagelse af nye opgaver, samt at kulturen og samarbejdet i elevadministrationen videreudvikles. På områder som indkøb, projektstyring, evaluering og kompetencestyring er der sat gang i en øget effektivisering Bygningsvedligeholdelse. Jfr. samarbejdsaftale med COWI udarbejdes årligt vedligeholdelsesplan for de kommende 10 år, og planen ajourføres 4. kvartal hvert år. Planen anvendes som såvel budget- som planlægningsværktøj for de tekniske servicemedarbejdere. Der har netop været gennemgang af bygningerne med bygningssagkyndig fra COWI, og ajourført vedligeholdelsesplan forventes fremsendt primo december. Vedlagte bilag er senest udarbejdede oversigt på samlet budgetniveau, hvorved gives et billede af de forventede vedligeholdelsesomkostninger de kommende 10 år. (Bilag 8) Nyeste oversigt eftersendes, såfremt den modtages inden bestyrelsens møde I forbindelse med årlig gennemgang af bygninger og ajourføring af vedligeholdelsesplan i samarbejde med COWI, er det udarbejdet et notat omkring levetid på pavillonen. Notatet angiver, at pavillonen er i en relativ god stand, og at den største omkostning de kommende ti år vil være en eventuel udskiftning af ventilationsanlægget. Dette beløber sig til ca. 0,5 mio. kr. I overslagsberegningen fra COWI er der ikke taget højde for alle følgeomkostninger ved midlertidig genhusning af 5 klasselokaler i en eventuel byggeperiode. (Bilag 9) Anbefalingen fra COWI er følgende: Ud fra en rent økonomisk betragtning kan det ikke anbefales at opføre en ny bygning som erstatning for den gamle nu. Som et økonomisk alternativ kan man vælge at skære ned på vedligeholdet til et minimum de næste 10 år og derefter opføre en ny bygning. Beslutning: 8

10 11. Bestyrelsesarbejdet I henhold til årsplanen skal bestyrelsens arbejde evalueres Rammer for næste års møder Der er valg næste år, og der skal udpeges nye bestyrelsesmedlemmer. Se kapitel 2 i vedtægterne. Alle er på valg. Af de udpegede kan kun Jørgen fortsætte. Vibeke kan ikke genopstille. Hvilke kompetencer ønskes ved udpegningen? Formandsskabet ønsker en drøftelse af arbejdet nu og i fremtiden 12. Kommunikation af bestyrelsens beslutninger Beslutning: 13. Eventuelt 9

11 10