Personalemøde d. 30. august 2012

Transkript

1 Personalemøde d. 30. august 2012 Til stede: Jeanette, Anette F., Julie, Rubi, Lisbeth, Line L., Jytte, Marie, Suzanne, Stina, Lene L., Rikke, Lone, Heidi, Mette, Astrid, Randi, Berit (ref.) Afbud: Anette J., Lene A., Charlotte Mødeleder: Heidi Pkt. Referat Ansv. Opfølgning fra sidste møde Pkt. 5i Patientlister: Se senere Arkivering af materiale fra Patientklagenævn, Patientombud og Patientforsikring er konf. med jurist Line Appel: Ovenstående dokumenter skal ikke arkiveres i patientjournalen. Dokumenterne arkiveres i Ledelsessekretariatet i ESDH. Hvis vi ønsker at arkivere dok. i egen afd., skal det være i en mappe. Det besluttes, at dok. arkiveres i mappe i A-sekr. Simple aflysninger/flyt af tider modtaget pr. mail er der ikke arkiveringspligt på. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af ref. møde d. 15. maj 2012 Godkendt. 3. Stillinger Sekretærer Julie er ansat i fast stilling i Endoskopiafsnittet pr Rikke Larsen, udd. ved Regionshospitalet Silkeborg , er ansat i Stinas barselsvikariat i perioden Stina går på barsel ca Lisbeth overgår ifm. sin uddannelse til Med. Afd. i perioden Anette F. jobudveksler til Endoskopiafsnit i uge med start d Anette er flyver til A2, når Jeanette har sin ugentlige fridag/er på kompetenceudvikling. Julie er i A1 d , og Rubi er i A2, da både Jeanette og Anette skal på hhv. kompetenceudvikling/deltage i DNV-møde. Der mangler således en sekr. i Endoskopiafsnittet i ugerne 41-46, samt 6-9. Line L. har primær fokus på skriv for Endo i disse uger. Desuden har Line L. Endofejllister i EPJ t.o.m Kan Kir. Amb. have skranken alle ovennævnte uger? Sengeafsnit bliver presset de første 14 dage af september. Uge 36: Jeanette, Anette F. og Rubi. Uge 37: Jeanette, Rubi og Karina Schnuchel. 1

2 Line L. har primær fokus på sengeafsnit uge 36 og 37. Line M. er tilbage fra barsel til amb. team Birthe er tilbage fra barsel til sengeafsnit Rikke har forældreorlov i perioden Læger Safaa Al-Ubaidi ansat som afd.læge fra Claudia Jaensch kommer som R1 fra nye resl. Peter Andersen (HU kirurgi) Tanja Linde Fris (HU kirurgi) Anne Hammer Lauridsen (Intro kirurgi) 4. Budget 2012 Lønkroner: Plejen: Merforbrug kr. Læger: Mindre forbrug på kr. Sekretær: Mindre forbrug på kr. Dvs. et samlet plus for afdelingen med udgangen af juni md. på kr. Aktivitet iflg. InfoRM: Udskrevne patienter: Januar juli 2011: Januar-juli 2012: Operationer: Januar-juli 2011: Januar-juli 2012: Ambulante besøg: Januar-juli: Januar-juli 2012: Endoskopier: Januar-august 2011: Januar-august 2012: Stor tak til Jer alle for den store indsats 5. Nyt fra a. Elevvejleder (inkl. GVU) v/marie (+ Berit) Opdateret elevplan udsendes pr. mail til alle sekr. MB Katrine har udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser, som anvendes til elevmappe. Kan desuden anvendes til personale, der komme fra barsel i nærmeste fremtid. Skal noget af materialet til e-dok? GVU-elev fra Med. Afd. Karina Kragelund Schnuchel starter i afd. d Uge 37-40: A2 Uge 41-46: Kir. Amb. Uge : Endoskopiafsnittet Uge 49-51: Skole Uge 6-9: A-sekr. Der er for nuværende i alt 6 GVU-elever i HEV. 2

3 Karina skal sidestilles med ordinære elever og have den samme uddannelse med instruktion, gennemsyn af journalnotater, evaluering osv. Marie og Berit står for evaluering. ALLE At uddanne GVU-elever er en investering alle sekretærer involveres i, akkurat som ved de ordinære elever. Der er taget fælles beslutning blandt de ledende sekr. vedr. GVU-elevers deltagelse i møder i egen afd. samt modtagelse af mails fra egen afd. - Hvis eleven selv ønsker at deltage i et møde på stamafd., så er det OK, hvis det kan lade sig gøre af hensyn til arbejdstilrettelæggelsen, men stamafd. må ikke forvente det. Mailgrupper: Slettes normalt fra mailgrupper, hvis man er væk i længere tid. Lisbeth er interesseret i både at deltage i personalemøder samt modtage mails fra Kir. Afd. Lisbeth skal efter sin udveksling til Med. Afd. yderligere udveksles til f.eks. Patologisk, Røntgen, Akutafd. samt kke mindst A-sekr.:-) b. Arbejdsmiljørepr. v/suzanne + Berit Suzanne spørger til, om de udleverede elastikker + dertil hørende program er kommet i brug. For at få sat gang i processen vælges 2 elastikambassadører : Endoskopiafsnittet og Kir. Amb.: Heidi Pavillon: Suzanne HJ SDH Der er monteret ribbe på Annette Nordstrøms kontor. e-apv Der er stadig meget støj i Endo-Amb. Jytte anfører, at det kan være vanskeligt at høre, hvad der bliver sagt i tlf. pga. mange medarbejdere i receptionsarealet, der er 2 telefonpladser og patienter ved skranken. Rikke anfører, at hun synes, sekr. er blevet meget bedre til at rejse sig og gå hen til, når man skal tale med en kollega. Der skal en tilvænning til, og vi evaluerer igen på næste personalemøde. Jeg opfordrer igen til at anvende stillearbejdspladser i pavillonen, når det kan lade sig gøre af hensyn til arbejdstilrettelæggelsen. Måske skal flere arbejdsstationer klargøres i pavillonen? Kan døren til ventearealet lukkes? - med isætning af glas, så området ikke virker så lukket - med støjsvag mekanisme som den næste dør ind til selve Endo-stuerne Kan yderdøren arrangeres på samme måde med støjsvag mekanisme? +SDH +SDH 3

4 TULE 1) Nogle medarbejdere oplever, at ikke al vigtig information kommer til den enkelte. Evaluering: Berit skal så vist muligt undlade at fortælle om evt. overvejelser, før beslutning ligger fast. Derudover føler medarbejderne sig godt informeret. 2) Leder ønskes mere synlig i pressede perioder. Større anerkendelse af arbejdsindsats og arbejdsmoral. Evaluering: Heidi: Det giver god energi at opleve at komme i bund med opgavene. Rikke: Oplever, at Berit kommer mere rundt, er mere synlig. 3) Tydelig kommunikation, så der ikke opstår misforståelser. Går begge veje leder og medarbejdere imellem. Jeg håber og tror på, at I allerede ved, at min dør altid er åben, og I er altid velkomne til en snak. Jeg bider ikke hovedet af Jer og vil forsøge at gøre, hvad jeg kan, for at hjælpe med det I end måtte komme med. Risikobaseret tilsyn ved Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet aflægger HEV besøg i perioden , med fokus på alvorlige ulykker, muskel- og skeletbesvær og psykisk arbejdsmiljø. Når Arbejdstilsynet kommer på besøg, vil de gennemgå arbejdsmiljøet på udvalgte afdelinger og afsnit ved at tale med arbejdsmiljøgrupperne og personale. Hvis vi bliver udvalgt til tilsyn, vil vi blive adviseret i forvejen, også mht. dato for arbejdstilsynets besøg. Hvad er risikobaseret tilsyn? Konsekvens af besøget - Er arbejdsmiljøet i orden modtages en grøn smiley - Er der arbejdsmiljøproblemer eller vejledning om psykisk arbejdsmiljø får arbejdspladsen et nyt risikobaseret tilsyn mdr. efter det første, og arbejdspladsen tildeles en gul eller rød smiley Gul smiley viser, at arbejdspladsen har fået et strakspåbud, et påbud med frist, en afgørelse om psykisk arbejdsmiljø eller en afgørelse uden påbud. Rød smiley viser, at virksomheden har fået et forbud eller et rådgivningspåbud. Patientsikkerhedsrepr. v/anette F. Vi har haft fokus på korrekt placering af notater i Mirsk, og der er rigtig mange indberetninger vedr. dette. Kvalitet og Udvikling håndterer dette. Næste møde i patientsikkerhedsgruppen er 17.9., og vi får herefter 4

5 tilbagemelding vedr. evt. fortsat indberetning om Mirsk-UTH er. På sidste møde var der spørgsmål til indberetning, hvordan behandles sagerne og hvad sker der efterfølgende. I dag udleveres følgende pjecer/print af e-dok: Pjece om rapportering af utilsigtede hændelser, HEV Pjece om decentral sagsbehandling, HEV Rapportering i DPSD, HEV c. TR v/lisbeth Når Birthe B. kommer tilbage er hun TR i Kir. Afd, og Lisbeth er TR-suppl., i hvert fald indtil næste valg. Birthe B. er LMU-medlem, og Lisbeth er LMU-suppleant. d. Registrering v/stina + Berit Ny reg./monitorering pakkeforløb indføres pr Registreringsvejledning for nedenstående pakkeforløb udleveres på mødet: - Kræft i tyk- og endetarm - Kræft i spiserør, mavesæk og mavemund - Tarmkræftmetastaser i leveren - Metastaser uden organspecifik kræfttype - Modermærkekræft Arbejdsgange skal aftales inkl. med Berit Bau/læger, da der skal registreres specifik kode ved visitering af henvisning til pakkeforløb. +ACN Beskrivelser af pakkeforløb kan findes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside: orloeb/pakkeforloeb%20juni% aspx Se vedl. skriv fra Stina. Skal vi fortsætte med grøn seddel så skal den revideres. Ja. Obs. info til Signe, da nogle registeringer skal ske ifm. MDT-konf. Er det muligt at få dannet et overbliksbillede, så vi kan se pt.s samlede behandlinger/koder? Stina skriver til KIT-kontoret. ACN ACN e. Mirsk v/lene L. Intet. f. e-dok v/randi, Lene L. og Berit Ny e-dok-portal pr Under Hjælp findes vejledning + pixiudgave. Når I er på e-dok Kirurgisk Afdeling, ser det ud som i dag. På Kvalitetsudvalgsmøde i Kir. Afd. er besluttet, at færrest mulig 5

6 dokumenter skal sendes til læsekvittering hos alle. Dvs., at i 89% af alle dokumenter er det kun afdelings- og funktionsledere, der er sat på til læsekvittering, og det er så vores opgave at videreformidle evt. nyt via nøglepersoner/mail/personalemøde. Der er nogle stykker, hvor LMU er sat på. Det er ligeledes på Kvalitetsudvalgsmøde besluttet at slette medarbejdernes manglende læsekvitteringer med undtagelse af sekr., da I skal have en frist for læsning af sekretærinstrukser, der er i omløb. Hver enkelt sekr. kontakter Randi, når de har ryddet op og er klar til, at de resterende dokumenter til læsekvittering kan slettes. ALLE Revisionsdato sættes 3 år ud i fremtiden. Dokumenter, I skal læse (e-dok Kirurgisk Afdeling): Forebyggelse af skader, tilkaldsprocedure og oprydning ifm. skybrud, HEV Patientkontoret pjecen Patientkontoret giver dig råd og vejledning i mødet med sundhedsvæsenet Pjece om rapportering af utilsigtede hændelser, HEV (udleveret på mødet) Pjece om decentral sagsbehandling (UTH), HEV (udleveret på mødet) Rapportering i DPSD, HEV (print udleveret på mødet) g. BookPlan v/astrid, Stina og Marie Intet. h. Midt-EPJ-Skan/Kir. arkiv v/suzanne Husk at notere papirjournalplacering det glipper lidt for ofte. Gem kun fax-kvittering og ikke det dok., der er fax et. I er blevet rigtig gode til at sætte labels på oplysningsark i. Web.redaktør v/randi Ny web-master i HEV. Randi har opfordret til at danne netværk blandt web-redaktører lig det, der findes vedr. e-dok. 6. EPJ erfa-udveksling Alle ref. fra møder i afdelingen lægges på internettet. a. Modtagelse af rtg.svar. Husk at stemple modtaget dato (det er irriterende at skulle ind i RIS og se efter, hvornår beskrivelsen er afsendt) v/lene L. Tages til efterretning. b. Hvem skal dokumentere svar modtaget + lukke mappen undersøgelser? 6

7 den der har posten og modtager svaret (tidstro), eller den der skriver journalnotatet? v/lene L. Beslutning: Den der har posten. c. Hvilken dato skriver vi på breve? d.d. eller dato for lægens diktering v/lene L. Beslutning: D.d. d. Skal amb. forløb i Kir. Amb. 1/2 afsluttes til Kir. Amb. 3, selv om diagnosen ikke skifter? v/line L. Beslutning: Stina skriver til Pernille ved KIT-kontoret for en principiel beslutning. e. Igangsætning af patientlister v/berit Patientklagenævn, Patientombud, Patientforsikring etc. Patienter til kontrol i stedet for at fremsende cont. v/lone Afvente histologisvar plastik + kir. Afvente røntgensvar C2 Plastik: Afvente svar fra pt. vedr. anvendelse af udvidet frit valg Tænk over evt. emner til patientlister og send dem til mig senest d Vi har næste møde i tværfaglig KIT-gruppe i afdelingen d ALLE f. Orientering om plan for implementering af RM9 v/stina, Lone, Randi + Berit RM9 indeholder bl.a. funktioner til håndtering af tilsyn og rekvisition/svar (patologi), samt en udvidelse af graffunktionaliteten. Ikke alle funktioner kan tages i brug umiddelbart efter udrulningen, så vi må afvente info-møde for KIT-nøglepersoner d og se, hvilke der bliver tilgængelige. RM9 udrulles (natten mellem lørdag og søndag). Se i øvrigt skriv fra Stina. Følgende opgaver kan oprettes ift. EPJ til Service Desk - Akutte fejl - Forkert sendte epikriser, der skal slettes - Forkert sendte henvisninger, der skal slettes - Log in problemer/rettigheder - Glemt password Følgende opgaver skal sendes til Klinisk IT-kontor, der vil vurdere og melde tilbage - Ændringsønsker til MidtEPJ, booking eller andre kliniske IT-systemer - Ændringsønsker til SFI - Ønsker om ny SFI 7

8 Problematik vedr. rtg.henvisninger i EPJ Hændelse konstateret i sengeafsnit A2: Århus henviser til rtg. via korrespondancebrev i EPJ. Rtg. HEV anvender ikke EPJ og ser derfor ikke henvisningen. Randi melder sagen til Lene Holm mhp. videregivelse af problematikken til KITkontoret. 7. Opfølgning temadag for lægesekretærer 8. maj 2012 En gruppe bestående af FTR, TR og ledende lægesekretærer er i gang med at udarbejde skriv til HL/opfølgning på dagen. Yderligere info efter ledende sekr.rådsmøde tirsdag d RV 8. Efter-videreuddannelse Kommunom og kompetenceudvikling lægesekretærer HEV Kommunom Lone er bevilliget basisdelen af Sundhedskommunom i Lone starter uddannelsen i januar i Herning, alternativt i Århus. Kompetenceudvikling lægesekretærer HEV, efterår 2012 Hold 8 ( ): Rollen i den organisatoriske heldhed, nu og i fremtiden Mette og Jeanette deltager. Hold 9 ( ): Sikre kvalitet i de fælles arbejdsgange og registreringer Lone og Heidi deltager. Alle hold forløber som vanligt over 6 dage. Rikke og Rubi var på kompetenceudvikling i foråret, hvor emnet var Patient i centrum. Begge tilkendegiver, at forløbet var rigtig godt. Heidi deltog i foråret i de 2 første af i alt 4 moduler af kurset Personalepsykologi for lægesekretær i Århus. Kurset var kanongodt. Deltagerne fik bl.a. lavet en personlighedstest, hvor de bliver bekendt med deres egen type, og hvordan man som den type person, man så er, tackler en person, der er i modsatte grøft. 9. DNV Gødstrup v/lone, Anette F. og Berit Lone: Er kommet med mange indspark til det videre arbejde i gruppen, men er også klar over, at arbejdsgruppen er rådgivende og ikke har nogen beslutningskraft. Ved næste møde skal innovationsstalden aflægges et besøg, hvor man skal se på 4- mandskontorer. Anette F.: Føler sig lidt malplaceret i nuværende gruppe kan ikke helt se relevansen. Det er svært at komme ind i en gruppe, der er etableret i forvejen, da ca. halvdelen har siddet i gruppe sammen, før dannelsen af denne gruppe. Ved næste møde skal gruppen aflægge besøg i innovationsstalden. Første spadestik til DNV 25. september Elektronisk ankomstregistrering i Endoskopiafsnittet og Kirurgisk Ambulatorium 8

9 inden udgangen af 2012 Opstartsmøde: Stillingtagen til stander stående eller væghængt? Hvor skal den placeres? Bestilling af stander. Lene L. og Marie melder sig til denne opgave sammen med ut. Hvilke bookingopgaver skal medtages? +MB+ LSL Workshop: For hver opgavetype skal defineres, hvilken afviklingsstatus Ankommet og Afviklet svarer til. Hvorledes skal velkomstbilledet se ud? Hvorledes skal øvrige skærmbilleder se ud? Beskeden til den enkelte pt. Generel tekst eller specifikke tekster pr. opgave. Har vi specielle udfordringer? F.eks. hvis pt. skal aflevere noget ifm. ankomst, udfylde skemaer eller andet? Medfører implementering ændrede arbejdsgange drøftes Aftale evaluering mhp. evt. rettelser. Konfigurering i BookPlan Ændring af indkaldelsesbreve Konfiguratorer til systemet skal meddeles KIT-kontoret, 2 amb. + 1 Endo (Stina, Lone, Marie). Vi melder ind, at vi forventer at kunne være klar RMUK og MUS efterår 2012 e-dok Brug af MUS- og kursusregistreringssytemet RMUK, HEV Retningslinjen indeholder også en vejledning til systemet. MUS- og kursusregistreringssystemet (RMUK) er indkøbt af RM i 2011 som hjælp til dokumentationen af kurser, som medarbejderne har deltaget i, og afholdelse af MUS-samtaler. Dette som følge af den danske kvalitetsmodel, og hvad der herefter skal dokumenteres på alle ansatte. Det betyder, at I til næste MUS vil blive indkaldt via det elektroniske system. Gennemført efter-/videreuddannelse og kurser skal lægges i systemet. Det må I allerede nu gerne tage fat på. 12. Masterforelæsning ved ledende lægesekretær Berit Korsbæk: Funktionslederrollen til diskussion Onsdag d. 5. september er der masterforelæsning v. ledende lægesekretær Berit Korsbæk, Gyn.-Obst. Afd. over emnet Fra Regionshospital til supersygehus. Funktionslederrollen til diskussion. 9

10 Ledelsesstrukturen i DNV Gødstrup er til diskussion, men hvilken ledelsesplatform tilbydes funktionslederen i det nye hospital? Og set med de administrative briller: Hvordan indplacerer de ledende lægesekretærer sig i en ny ledelsesstruktur, og hvilken betydning får dette for deres uddannelse, fagforståelse og mulighed for indflydelse? Se yderligere oplysninger og læs appetitvækkeren på siden for ansatte under Job og Uddannelse. 13. Evt. Reminder fra AGSI Alt vedr. patienter skal ikke gå pr. mail. Der er andre, der varetager funktionen, når AGSI ikke er til stede. Altid pr. tlf i telefontiden (den er bærbar, så den, der har tlf., har koordinatorfunktionen pågældende dag). ALLE Journalopstillingsregler, HEV Line L., Marie og Lene L. har udarbejdet oplæg fra Kir. Afd., som er fremsendt til arbejdsgruppen. Er vedl. ref. Skriv af henvisninger i Ris Jeg har kontaktet Røntgenafd. mhp. skriv af henvisninger i Ris. Det er røntgenafd. åbne for og kan undervise os i uge 38. Jeg aftaler undervisning, hvor ca. halvdelen deltager og derefter sidemandsoplærer kolleger. Dato udmeldes senere. Der kommer ny Ris, formentlig ultimo januar 2013, men vi er enige om, at gevinsten er så stor, at vi gerne vil i gang nu. Obs. info til Akutafd. Kassation af blå/gul seddel ved omvisitering/aflysning? Beslutning: Ved omvisitering til andet hospital, privat eller offentligt, gemmes og skannes blå/gul seddel (så vi har den i de tilfælde, hvor pt. tilbagehenvises til os). Ved aflysning af operationen af andre årsager, kasseres blå/gul seddel. Ny smart digital model for patientindkaldelser (fra Midtnyt nr. 14, 23. august 2012) Et nyt system til patientindkaldelser er blevet sat nu i drift. Ambitionerne til systemet er store, med udsigten til optimerede arbejdsgange hos lægesekretærerne, en betydelig portobesparelse og bedre indkaldelser til patienterne. Går det godt kan systemet måske sættes i spil for hele regionen!pilotafdelingerne Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling, Røntgenafdelingen og Ortopædkirurgisk Afdeling har i samarbejde med Canon, som leverer systemet, videreudviklet og tilpasset patientindkaldelsessystemet til de arbejdsgange og systemer, som Hospitalsenheden Vest anvender. Integrationen mellem pilotafdelingernes bookingsystemer EPJ/RIS og patientindkaldelsessystemet har ikke været problemfri, men der er udviklet en kobling, som bevirker, at alle pilotafdelinger nu helt eller delvis er gået fra lokalprint til centralprint. Hospitalsenheden Vest er først i regionen med pilotprojektet, som indebærer, at indkaldelserne genereres hos lægesekretæren, der i det nye system kan vedhæfte den relevante information til patienterne digitalt. Herefter sendes indkaldelsen med alt materiale til print og kuvertering på centralt hold hos Grafisk Service i Viborg. Der er i skrivende stund kørt ca indkaldelser fejlfrit igennem 10

11 centralprint og kuvertering. Som en del af pilotprojektet har materialet i indkaldelsesbrevene fået et grafisk løft. Der er således blevet udviklet et nyt grafisk særkende til A4 pjecer, oversigtskortene er blevet revideret, spørge- og oplysningsskemaer er lagt i en ny skabelon, hvilket er medvirkende til et mere ensartet grafisk udtryk. Indkaldelsesbrevet er på forsøgsbasis blevet bearbejdet grafisk og indholdsmæssigt. Systemet er gearet til at kunne håndtere den fremtidige elektroniske kommunikation mellem hospital og patienter via e-boks. Pilotprojektet evalueres efter sommerferien. Herefter vil en udrulningsplan for de øvrige afdelinger blive udformet. Se videoklip om den nye måde at sende og pakke post: Pjecen Telefonkultur udleveret på mødet. Punkter til fremtidige møder/temadage Assertionstræning/konflikthåndtering, undervisning v. konsulent Test til typeinddeling af personalet -> større forståelse for og accept af forskellighed og reaktionsmønstre. Det fordrer, at medarbejderne er/tør være meget fortrolige med og har stor tillid til hinanden. Aktindsigt/Patientombudet/klageadgang Patientkontoret/udvidet frit sygehusvalg/patientrettigheder Registrering Kir. Forskning hvad har vi gang i? Meld de emner ind, I kunne tænke Jer, vi skal beskæftige os med. ALLE 14. Evaluering af mødet Nåede vi igen ikke. Berit sender mail til sekretærerne mhp. tilbagemelding/evaluering ad den vej. 11