Vedtægter for Kollegianerforeningen ved Aalborghus Kollegiet i Aalborg

Transkript

1 Vedtægter for Kollegianerforeningen ved Aalborghus Kollegiet i Aalborg NAVN OG FORMÅL 1 Navnet er Kollegianerforeningen, Aalborghus Kollegiet i Aalborg, som forkortes: K.A.K. Under Kollegianerforeningen er der nedsat et kollegianerråd, hvis formål er: "at varetage beboernes interesser og at virke som formidlere mellem beboerne og bestyrelsen for kollegiet". KOLLEGIANERRÅDET 2 stk.l Kollegianerrådet består af max. 9 medlemmer, et fra hver af kollegiets 8 gange og evt. en neutral formand (beboerne i den tidligere portnerbolig har fælles repræsentant med Blå l). Tillige er kollegiets to systemadministratorer samt kollegiets webmaster neutrale medlemmer af kollegianerrådet. Sidder formanden som det 9. (og neutrale) medlem i kollegianerrådet, fungerer denne som rådets ordstyrer. I tilfælde af at der under en afstemning til kollegianerrådets møder er stemmelighed blandt de 8 repræsentanter, vil formanden, der normalt ikke har en stemme kunne afgøre valget. stk. 5 stk.7 De 8 gangrepræsentanter (+ kasserer og næstformand), som vælges for et år ad gangen, udpeges på interne møder på de enkelte gange umiddelbart før eller efter Generalforsamlingen og kundgøres for den fungerende kollegianerrådsformand på det efterfølgende konstituerende møde for kollegianerrådet, jvf. 8 stk. 9. Hver gang har ret og pligt til at vælge en repræsentant og suppleant til kollegieanerrådet Der er mulighed for genvalg til rådet. Rådets formand og kasserer må ikke være fra samme blok og næstformanden må ikke være fra samme gang som formanden og kassereren. Hvis dette ikke er praktisk muligt kan der på generalforsamlingen dispenseres herfor. Formandens post er at varetage alt, der er i kollegianernes interesse og følgelig sidde i forretningsudvalget og bestyrelsen.

2 stk.8 stk. 9 stk. 10 Næstformandens post er at følge formanden til kollegiets kollegianerrådsmøder, bestyrelsesmøder samt forretningsudvalgsmøder. Næstformanden kan fungere som sin gangs kollegianerrådsrepræsentant Er en kollegianerrådsrepræsentant forhindret i at møde op, skal en suppleant fra gangen sendes. Kassererens post er at stå for Kollegianerforeningens regnskab. Derudover er det dennes opgave at aflaste formanden og/eller næstformanden i nogle, af dem udpegede, arbejdsopgaver for Kollegianerforeningen med kassererens accept. Slutteligt er det dennes opgave at supplere formanden eller næstformanden ved kollegiets bestyrelsesmøder, hvis en af disse er forhindret i at møde op. Kassereren kan fungere som sin gangs kollegianerrådsrepræsentant stk.ll Stk.l2 stk.13 stk. 14 stk.l5 Systemadministratorerne står for den daglige drift af kollegiets edb-faciliteter samt al teknisk edb-installation. Systemadministratorerne kan til hver en tid til hver en tid foretage indgreb for at sikre systemets sikkerhed. Hvis sådanne indgreb påvirker brugerne eller brugernes anvendelse af systemet, eller indgrebet omfatter gennemgang af brugerens personlige filer, skal sådanne indgreb rapporters til førstkommende kollegianerrådsmøde og skal meddeles den eller de berørte brugere. Systemadministratorerne fungerer endvidere som neutrale medlemmer af kollegianerrådet og har mødepligt i tilfælde hvor sager vedrørende deres ansvarsområde er på dagsordenen. De har ikke stemmeret i kollegianerrådet Webmasterens opgave er at udarbejde og vedligeholde kollegiets hjemmeside. Han står for den daglige censur af hjemmesidens indhold og har ansvaret herfor. Kollegianerrådet er dog den øverste beslutningsinstans. Såfremt et kollegianerrådsmedlem viser manglende interesse for rådets arbejde og/eller ikke er mødt op på tre efter hinanden følgende møder uden afbud og rimelig grund, kan rådsmedlemmet ekskluderes. Denne afgørelse træffes af kollegianerrådet og/eller beboerne på den gang, som det pågældende medlem repræsenterer. Ønsker et medlem at udtræde af kollegianerrådet, skal vedkommende fremføre ønsket skriftligt til kollegianerrådets formand. Såfremt et kollegianerrådsmedlem utidigt træder ud af kollegianerrådet efter 2 stk. 9 eller stk. 10, skal der på den gang, som det pågældende medlem repræsenterede senest 14 dage efter udtrædelsen har fundet sted, vælges en ny repræsentant til kollegianerrådet som meddeles rådets formand. KOLLEGIANERRÅDETS ARBEJDE 3 Kollegianerrådet skal afholde mindst et månedligt møde. Indkaldelse til mødet sker ved opslag på de respektive køkkeners opslagstavler senest en uge før mødets afholdelse. Formanden er den ansvarlige for, at indkaldelser til disse møder sendes ud.

3 stk. 5 stk. 7 stk.8 Punkter til dagsordenen skal være formanden i hænde senest 10 dage før mødets afholdelse. Ekstraordinært kollegianerrådsmøde afholdes, når 2 af rådets medlemmer ønsker det, eller når 14 kollegianere skriftligt overfor formanden fremsætter ønsker herom. Et sådant møde tilstræbes indkaldt med 48 timers varsel af formanden. Kollegianerrådets møder er åbne for alle kollegiets beboere. Men kun en stemme pr. gang tæller i tilfælde af valg. Der henvises endvidere til 2 stk. 3. Kollegianerrådet administrerer kollegianerforeningens fællesfaciliteter og fastsætter regler for benyttelse af disse. Spørgsmål i sager af vidtrækkende økonomisk karakter eller lignende vigtige sager skal behandles på Generalforsamlingen. Kollegianerrådet foretager den skønsmæssige vurdering, hvorvidt sagerne er af en sådan karakter. Kollegianerrådet bør tage initiativ til fællesarrangementer. Der henvises i denne forbindelse til vedtægter for Fredagscafeen. Kollegianerrådet udpeger på hvert møde en referent, som er ansvarlig for, at der system administratoren får et referat senest en uge efter det pågældende møde. Referater fra kollegianerrådets møder skal indeholde følgende: - Dato for mødets afholdelse - Dagsorden -Navn på de fremmødte - Dato samt referentens navn stk.9 Formanden opbevarer en samlermappe indeholdende samtlige mødereferater og de af kollegianerrådet behandlede sager (skriftlige indlæg og begæringer fra rådsmedlemmer Og kollegianere, samt rådets korrespondance m.m.). kassereren opbevarer Kollegianerforeningens regnskabsmappe (bogføringsbilag o.a.). Mapperne skal fremvises på kollegianernes forlangende. VEDRØRENDE KØKKENERNE 4 stk. 1 Ønsker beboerne at male køkkenerne, rådføres der med bestyreren. Maling til formålet udleveres af bestyreren. Køkkenerne står til kollegianernes disposition. Enhver som benytter køkkenerne har pligt til straks efter brugen at gøre rent efter sig. Køkkenudstyr forefindes og ansvaret for dette påhviler kollegianerne. Såfremt kollegianerne ønsker at placere inventar i køkkenerne - udover det faste, der hører køkkenerne til - skal der ske henvendelse til bestyreren. Der henvises endvidere til ordensreglerne for Aalborghus Kollegium. Hvert køkken får et af Kollegianerrådet og i samråd med bestyreren et fastsat beløb hvert halve år til indkøb af manglende inventar til køkkenet.

4 REGNSKAB 5 stk. 3 stk.5 Regnskabsåret løber fra l. november til 31. oktober. To revisorer vælges på sidstkommende kollegianerrådsmøde inden generalforsamlingen blandt kollegiets beboere og af kollegianerrådets repræsentanter. Revisorerne må ikke være medlemmer af kollegianerrådet Regnskabet skal være revisorerne i hænde til godkendelse senest I uge før generalforsamlingen. Godkendelsen bekræftes med deres underskrift. Det reviderede regnskab fremlægges på Generalforsamlingen af kasserer og godkendes ligeledes mundtligt af revisorerne. Regnskabsoversigt skal på begæring forelægges kollegiets beboere jvf. 3, stk. 8. ØKONOMI 6 Kollegianerrådet administrerer de midler rådet ved arrangementer, bidrag, kontingenter o.lign. kommer i besiddelse af til gavn for kollegiet og dets beboere. Ud over de i stk. I nævnte midler administrerer Kollegianerrådet ligeledes Cafekassen. GENERALFORSAMLINGEN 7 Generalforsamlingen er Kollegianerforeningens øverste myndighed og er beslutningsdygtig, såfremt den er lovlig indkaldt. Der afholdes hvert år i okt./nov. måned ordinær Generalforsamling. Den ordinære Generalforsamling indkaldes ved opslag af den foreløbige dagsorden ved hvert køkken med mindst 14 dages varsel. Samtidig meddeles i hvilke postkasser man kan indsende forslag til dagsordenens punkt 10. Forslag. skal være fremsendt senest 5 dage før afholdelsen af den ordinære Generalforsamling. Den endelige dagsorden skal være opslået, jvf. ovenstående procedure, senest 3 dage før afholdelsen af den ordinære Generalforsamling. Dagsordenen ved den ordinære Generalforsamlingen er: l. Valg af ordstyrer. 2. Valg af referent og 2 vidner. 3. Formandens beretning. 4. Kassererens beretning. 5. Valg af formand. 6. Valg af kasserer. 7. Valg af næstformand. 8. Valg af systemadministratorer 9. Indkomne forslag. 10. Godkendelse af revisorer. 11. Eventuelt.

5 stk.5 stk. 7. Formanden og næstformanden vælges automatisk som kollegianerforeningens repræsentanter i Kollegiets bestyrelse og forretningsudvalg, jvf.. 2 stk. 6 og Disse fungerer på baggrund af det mandat, som gives dem af kollegianerrådet. Valg af formand, kasserer og næstformand foregår ved håndsopretning og vedtages med simpelt stemmeflertal Såfremt en af de fremmødte kollegianere fremsætter ønske herom, foretages dog skriftlig afstemning. stk. 7 Godkendelse af de 2 revisorer jvf. 6 stk. 2 og stk. 3 stk. 8 stk.9 stk.ll stk.12 stk.13 stk.l5 I tilfælde af stemmelighed under valgene nævnt i stk. 6 foretages skriftlig omvalg mellem de pågældende. Kollegianerrådet sammentræder senest 2 hverdage efter Generalforsamlingen til konstituerende møde. Referatet fra Generalforsamlingen og besættelsen af kollegianerrådets poster opslås på opslagstavlerne ved hvert køkken senest 3 dage efter Generalforsamlingen (bl.a. af hensyn til den nyvalgte kasserers dokumentation overfor relevante myndigheder). stk.10 Afstemning om forslag fremsat under dagsordenens punkt 10 har samme fremgangsmåde som i 8 stk. 6. Under dagsordenens punkt 12 kan der ikke træffes beslutninger Ekstraordinær Generalforsamling indkaldes med mindst l uges varsel når kollegianerrådet skønner det nødvendigt jvf. 3 stk. 3 eller senest 3 dage efter at mindst 20 kollegianere eller mindst 3 kollegianerrådsrepræsentanter skriftligt har fremsat ønske herom til kollegianerrådets formand. Afstemninger på ekstraordinære Generalforsamlinger foregår som beskrevet i 8 Den afgåede formand og kasserer skal som deres sidste handling i så udstrakt grad som muligt stå til rådighed for den nyvalgte formand og kasserer i en overgangsperiode. ÆNDRING AF VEDTÆGTER 8 Ændring af vedtægter kan kun ske på Generalforsamlinger jvf. 8 stk. 2 eller stk.l2 TILBAGETRÆDEN AF KOLLEGIANERRÅDET 9 Hvis kollegianerrådet træder tilbage skal rådet som sin sidste handling indkalde til generalforsamling.