Vejledning til udfyldning af skemaet: Ansøgning om autorisation som økologisk foderstofvirksomhed

Transkript

1 Vejledning til udfyldning af skemaet: Ansøgning om autorisation som økologisk foderstofvirksomhed Ansøgning om autorisation som økologisk foderstofvirksomhed, skal anvendes af virksomheder, der ønsker at producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere økologiske foderstoffer. Virksomheder, der ønsker at producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere andre økologiske produkter end økologiske foderstoffer, skal udfylde skemaet Ansøgning om autorisation til produktion, behandling, opbevaring, import, salg og eksport af økologiske produkter, til brug for den økologiske jordbrugsproduktion. Virksomheder, der både ønsker at håndtere og markedsføre økologiske foderstoffer og andre økologiske produkter, skal udfylde begge skemaer. De samme bilag skal i så tilfælde kun indsendes én gang. For at blive autoriseret til økologisk produktion skal virksomheden have rådighed over produktionsanlæg og lagerfaciliteter, så NaturErhvervstyrelsen kan kontrollere, at økologireglerne kan overholdes. 1. Generelle oplysninger om virksomheden Virksomhedens/produktionsenhedens navn skrives under punkt a). Bogholderiadresse og adressen på hovedsædet angives i skemaet. Søges der om autorisation af flere produktionsenheder og/eller lageradresser, skal samtlige adresser fremgå af ansøgningen, evt. på et bilag. Det skal fremgå klart, hvilke produkt- og produktionsområder, der foretages på hvilke adresser. Det er vigtigt at anføre, hvem der er kontaktperson til NaturErhvervstyrelsen mht. den økologiske drift og indberetning af væsentlige ændringer vedrørende virksomhedens juridiske status, produktion, drift, indretning, m.m. I punkt b) anføres virksomhedens/produktionsenhedens CVR-nummer. I punkt c) anføres produktionsenhedens P-nummer. I punkt d) anføres Fødevarestyrelsen Foders godkendelses- og registreringsnummer. 2. Ansøgning Under dette punkt anføres det, om der er tale om en ny autorisation, eller om der alene ansøges om udvidelse af en eksisterende autorisation. Handler det om en ændring af en autorisation, skal autorisationsnummeret anføres ud for Aut.nr.: i det øverste højre felt på forsiden af skemaet. 3. Produktionsform Virksomheden skal i skemaets pkt. 3 oplyse (sæt kryds), hvorvidt virksomheden: udelukkende producerer foder til økologiske jordbrug på en separat fabrik, Side 1 af 8

2 producerer både foder til økologisk og ikke-økologisk jordbrug på separate linjer, og/eller, producerer både økologisk og ikke-økologisk foder på tidsmæssigt adskilte produktionslinjer. Hvis en del af produktionen foregår på samme linje, sættes et kryds ved Tidsmæssigt adskilt. I skemaets pkt. 7 c) uddybes, hvilken del af produktionsanlægget og maskinerne, der anvendes til både økologisk og ikkeøkologisk produktion. 4. Produkter og aktiviteter For virksomheder med kun én produktionsadresse, skal der kun udfyldes én aktivitetsoversigt. For virksomheder med flere adresser under ét autorisationsnummer, skal der udfyldes en aktivitetsoversigt for bogholderiadressen og for hver produktionsog lagersted. Kopier siden med punkt 4 i det nødvendige antal eksemplarer og skriv, hvilken adresse aktivitetsoversigten gælder ud for punkt a). I skemaet anføres virksomhedens/produktionsenhedens forventede aktiviteter inden for de nævnte produktområder. For hvert enkelt angivet produktområde skal der afkrydses, hvis virksomheden/driftsenheden behandler, producerer, opbevarer, importerer, sælger og/eller eksporterer økologiske foderstoffer. Der anføres i givet fald om der håndteres GMO-risikoafgrøder, på afdelingen, og produktionens omtrentlige forventede størrelse. Der skal desuden krydses af for hvert produktområde, hvis der samtidig foregår ikkeøkologiske aktiviteter. 5. Produkter og aktiviteter Hvis der på virksomheden håndteres GMO-risikoafgrøder skal afgrødens/afgrødernes art oplyses. Det skal endvidere oplyses, hvilket land afgrøden/afgrøderne kommer fra. 6. Fodertyper og dyrekategorier I punkt a) anføres, hvilke foderstoftyper virksomheden ønsker at fremstille til hvilke dyrekategorier (punkt b). 7. Håndtering, produktion m.v. Det skal oplyses, hvilke produktionsaktiviteter (f.eks. tørring, formaling, pelletering m.v.) der indgår i den økologiske produktion, og om disse udføres både i den økologiske og ikke-økologiske produktion. 8. Bygninger og anlæg m.v. Virksomheden skal vedlægge og indsende en grundplan over bygninger og anlæg. Virksomheden skal kort beskrive: a) hvilke faciliteter, der benyttes til modtagelse, produktion/behandling og opbevaring. Side 2 af 8

3 b) hvilke transportveje, der bruges mellem bygningerne. c) hvilke faciliteter, der bruges til henholdsvis økologiske produkter, omlægnings- og ikke-økologiske produkter. d) hvilke anlæg og lokaliteter, der anvendes til opbevaring af tilsætningsstoffer/andre produkter til brug for foderfremstilling, f.eks. enzymer, mikroorganismer m.v. e) hvilke anlæg og lokaliteter, der anvendes til opbevaring af produkter til brug for rengøring, desinficering, skadedyrsbekæmpelse, andre driftsformål m.v. 9. Produktion Foderstofvirksomheder skal implementere et egenkontrolsystem efter HACCPprincipperne. Virksomheden skal derfor lave en risikoanalyse af produktionsprocessen og finde de kritiske kontrolpunkter. Det kan f.eks. dreje sig om risikoen for sammenblanding af økologisk foder med ikke-økologisk foder ved tidsmæssig adskilt produktion på én produktionslinje. Når virksomheden har fundet de kritiske kontrolpunkter, skal virksomheden vurdere risikoen, og udpege, hvilke kontrolparametre, der er bedst egnet til at foretage overvågning og måling. Virksomheden skal definere en tolerance- eller kritisk grænseværdi, der kan bruges som målestok for overvågning af kontrolpunktet. Virksomheden skal fastsætte kontrolintervaller afhængigt af risikoens omfang. Virksomheden skal beskrive de forebyggende, afhjælpende eller korrigerende foranstaltninger. Virksomheden skal indføre de kritiske kontrolpunkter i procedurearket (findes som selvstændigt dokument under blanketter), samt hvilken medarbejder, der er ansvarlig for at overvåge dem. Virksomheden skal også udarbejde procedurer for at forebygge og reducere risikoen for sammenblanding med stoffer eller produkter, der ikke er tilladt (f.eks. overslæb fra produktion af ikke-økologiske produkter). Procedurearket indeholder følgende elementer til brug for virksomhedens nærmere vurdering og sikring af at fejl og mangler undgås: Risikovurdering af de kritiske kontrolpunkter om der er stor, mellemstor eller lille sandsynlighed for, at fejl kan opstå. Kontrolparametre der måles på, f.eks. GMO-indhold, indhold af andre ikke-tilladte stoffer eller ikke-økologiske foderstoffer. Tolerance- og kritiske grænseværdier som kan fastlægges. Hyppigst vil der være nulltolerance. Kontrolinterval, tidsinterval eller hver gang der skiftes fra ikke-økologisk til økologisk produktion. Medarbejderen, der er ansvarlig for overvågning af kontrolpunktet. Forebyggende foranstaltninger til sikring af at kritiske situationer ikke opstår. Korrigerende handlinger til sikring af en korrekt håndtering hvis en kritisk situation er opstået, f.eks. hvis grænseværdien i produktionen er overskredet og Side 3 af 8

4 hvad der så skal ske med produkterne. Dokumentation (registrering) det oplyses om, hvordan dokumentationen for gennemførelse af den forudsatte egenkontrol opbevares på virksomheden (f.eks. i en logbog i styringsrummet), Afvigerrapport nr. heri oplyses om årsagen til samtlige afvigelser samt om, hvordan afvigelserne efterfølgende er afhjulpet. Afvigerrapporter skal foreligge på virksomheden. Virksomheden skal udarbejde et flow-diagram til illustration af hvert trin i produktionsprocessen og de kritiske kontrolpunkter (jf. indberetningsskemaet pkt. 8 a). Flow-diagrammet skal indsendes til NaturErhvervstyrelsen. Et flow-diagram kan udformes som nedenstående simplificerede eksempel: Eksempel på Flow-diagram Anlæg 7 SILO 3 SILO 1 Transportbånd 1 Transportbånd 2 Ikke-øko Anlæg 4 (Oprensning) Øko Tidsmæssigt adskilt produktion. Økoproduktion ulige uger. SILO 2 A ØKO Transport SILO 2 B ØKO Salgssted Økofærdiglager Side 4 af 8

5 Af flow-diagrammet skal fremgå: Tilgang og fraførsel af økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter. Tilgang og fraførsel samt evt. genanvendelse af alle foder- og tilsætningsstoffer, herunder også smuld, rest- og returvarer, filtre mv. Produktionsrækkefølgen mellem økologisk og ikke-økologisk foder. Led i produktionsprocessen, hvor der benyttes fælles maskiner og transportveje til den økologiske og ikke-økologiske produktion. Der skal udarbejdes procedurer og medarbejderinstrukser: Der kan sikre sporbarheden af de økologiske produkter og omlægningsvarer gennem hele produktionsprocessen (punkt b). Der kan sikre adskillelse i tid eller sted, dvs. hvilke forhåndsregler der tages for, at der ikke sker sammenblanding af økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter under produktion og opbevaring. Det skal fremgå, hvordan anlæg og lagerpladser mærkes, for at sikre adskillelse mellem siloer, rum, partier o.lign. med henholdsvis økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter (punkt c). Der forbygger iblanding med f.eks. GMO, bejdsemidler, medicinrester, vækstfremmer eller pesticider. Der skal foreligge en registreringsmulighed f.eks. i form af en logbog, hvori rengøringens effektivitet noteres (punkt d). Medarbejderinstrukser skal, bortset fra instrukser vedrørende GMO og transport, ikke indsendes til NaturErhvervstyrelsen, men til enhver tid foreligge på de for operatørerne relevante steder i virksomheden. 10. Transport Transport indgår i virksomhedens egenkontrolsystem, når den foregår med virksomhedens egne transportmidler. Hvis transport udføres med eksterne transportmidler, skal virksomheden kunne fremvise en aftale med speditøren om, at rengøringen er passende og bliver kontrolleret. På transportområdet skal virksomheden indføre de kritiske kontrolpunkter i procedurearket (jf. forklaringen i foregående afsnit under pkt. 7 om produktion) og udarbejde procedurer til at forebygge og reducere enhver relevant potentiel risiko på området. Et kritisk kontrolpunkt kan f.eks. være af- eller pålæsning af et parti økologiske produkter med risiko for sammenblanding eller forveksling med ikke-økologiske produkter. Virksomheden skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser som: Forebygger, at der ikke sker sammenblanding og forveksling af økologiske og omlægningsprodukter med ikke-økologiske produkter, ved såvel afhentning som levering (punkt a), Sikrer, at transportenhederne, der har transporteret ikke-økologiske produkter, er tilstrækkelig rengjorte inden økologiske eller omlægningsprodukter transporteres. Dokumentation for rengøring skal foreligge i virksomheden (punkt b), Side 5 af 8

6 Sikrer, at transportmidlet er tilstrækkeligt rengjort, før der transporteres økologiske produkter (punkt c), Sikrer, at der er overensstemmelse mellem varetype og mængde af de leverede produkter fra pålæsning på virksomheden til udlevering hos modtager. Virksomheden skal vedlægge en dokumentation af denne egenkontrol (punkt e). Hvis der transporteres produkter som løsvarer eller i åben emballage, skal de ledsages af en produktdokumentation (punkt b), hvoraf fremgår: Navn og adresse på virksomheden/landbrugsbedriften eller hvis forskellig navn og adresse på ejer eller sælger af produktet, Produktets navn, inkl. en henvisning til den økologiske produktionsmetode, Eventuelt identifikationsnummer (batchnummer), Eventuel indholdsdeklaration, Navn og/eller kodenummer på det kontrolorgan eller den kontrolmyndighed, som den erhvervsdrivende hører under (NaturErhvervstyrelsens kontrolkode er DK- ØKO-050). Procedurer og medarbejderinstrukser, aftaler med transportvirksomheder eller vognmænd samt eksempel på en produktdokumentation skal vedlægges ansøgningen. 11. Varemodtagelse Med hensyn til kontrol af partiernes økologiske status skal virksomheden udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser for: Kontrol af, at emballage på modtagne såvel økologiske produkter, som omlægningsprodukter er ubrudt (punkt a). Kontrol af modtagne økologiske og omlægningsprodukters oprindelse, status, art og mængde samt sikring af om følgesedler og mærkater stemmer overens med produkternes øvrige økologiske dokumentation (punkt b). Kontrol af importbestemmelser overholdes (punkt c). Verifikation af om følgepapirer og mærkater stemmer overens med produkternes øvrige økologiske dokumentation. Hvordan virksomheden sikrer sig, at udenlandske varer er økologiske, inden de indlagres som økologiske. Det noteres i punkt d, om virksomheden har procedurer for egne analyser for GMO, pesticider, medicinrester o.lign. (punkt d). Registrering af den gennemførte modtagekontrol (punkt e). 12. Bogføring og mærkning Regnskabsoplysninger og mærkning af foderstoffer indgår i egenkontrolsystemet. Virksomheden skal udarbejde og vedlægge interne procedurer for de medarbejdere, der er beskæftiget med regnskabsføring af de økologiske produkter. Beskrivelserne skal omfatte alle arbejdsgange, der er specielle for virksomheden i forbindelse med den økologiske produktion. Beskrivelserne skal desuden inkludere procedurer til Side 6 af 8

7 sikring af, at fakturering sker korrekt, og at betegnelser og reklamer på økologiske varer lever op til de faktiske forhold. Virksomheden skal indføre de kritiske kontrolpunkter for regnskab og mærkning i et procedureark. Der skal i punkt a) oprettes en fortegnelse over alle økologiske produkter og omlægningsvarer med deres varenumre som planlægges modtaget og produceret af virksomheden/produktionsenheden. I punkt b) skal der oprettes et system til opbevaring af råvarenes oprindelsesdokumentation. Lagerregnskabet punkt b) og c) skal opbygges således, at der føres separat regnskab for hvert enkelt varenummer. Der skal vedlægges et eksempel på et lagerregnskab for virksomheden. Salgsdokumentation punkt d) som faktura, indlægssedler og mærkater samt varebetegnelser punkt e) skal opfylde bestemmelserne om mærkning. Der skal vedlægges et eksempel på faktura, indlægssedler, mærkater samt varebetegnelser. Oplysning om produkternes økologiindhold og indhold af omlægningsvarer i procent tørstof skal være angivet korrekt på mærkningssedler, fordi foderplanen for de økologiske dyr udarbejdes efter disse angivelser. Det er f.eks. ikke tilladt ved mærkning af produkter, der henviser til den økologiske produktionsmetode, at der er 15 % afvigelse mellem den i mærkningen anførte vægtprocent og den reelle vægt af ingredienser i foderblandingen, hvis økologi- eller omlægnings-procenten dermed ændres. Hertil kommer, at virksomheden skal være opmærksom på reglen om, at en foderblanding ikke må indeholde samme slags ikke-økologiske foderstoffer som henholdsvis økologiske foderstoffer eller foderstoffer fra omlægningen. Der skal i punkt f) udarbejdes procedurer og medarbejderinstrukser, der sikrer, at regnskabet altid foreligger ajourført, nemt tilgængeligt og let gennemskueligt. I skal oprette et system, der sikrer, at f.eks. foderblandingers ingredienser vil kunne spores helt tilbage til deres oprindelse. Recepter for foderblandinger med tilhørende indlægssedler o.lign. skal opbevares, og der skal kunne spores, hvor ingredienserne kommer fra (punkt g). Procedurer med hensyn til indberetning af ændringer udarbejdes i punkt h). Det er væsentligt for tilrettelæggelsen af økologikontrollen, at NaturErhvervstyrelsens dokumentation over virksomheden bliver løbende opdateret. Hvis de økologiske aktiviteter ikke udføres jævnligt, skal de anmeldes til NaturErhvervstyrelsens lokalafdeling. Der sættes en frist for anmeldelsen i punkt h). Ved sæson-produktion angives de perioder, hvor det er mest sandsynligt, at der foregår økologiske aktiviteter. Der skal foreligge en procedure i virksomheden, der sikrer, at kunder eller modtagere af virksomhedens økologiske produkter, informeres straks, hvis der er sket fejl, og der opstår tvivl om produkternes økologiske status (punkt h). Side 7 af 8

8 13. Bilag Som minimum skal virksomheden indsende: Grundplan af bygninger og anlæg. Flow-diagram for hele produktionsprocessen med indtegnede kritiske kontrolpunkter. Procedureark (for henholdsvis transport, varemodtagelse, produktion, distribution, rengøring m.v.). Rå- og færdigvareregistre for økologiske, omlægningsprodukter og andre produkter der anvendes i den økologiske produktion. Lagerregnskab for økologiske rå- og færdigvarer. Faktura og mærkningseksempel. 14. Erklæring Ved sin underskrift forpligtiger den ansvarlige for virksomheden sig til at følge anførte økologiregler og autorisationsvilkår. Side 8 af 8