1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde. Godkendt

Transkript

1 83 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 2. juni 2010 Start kl , slut kl Tilstede var Brian Skræm, Frede Skrubbeltrang, Ann Bylund Andersen, Søren Andersen, Christian Vestergaard, Iver Eriksen, Mogens Blicher Hansen, Jan Kristensen og Lotte Bang. Afbud fra Eigil Stausholm Dagsorden: 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Strategiplan for håndværker afdelingen 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet 5. Styringsreform - dokumentationspakken 6. Konstituering af bestyrelsen 7. Politik for byggesagshonorar 8. Dato og forslag til emner til næste møde 9. Eventuelt 10. Resume af beslutninger 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Ingen bemærkninger 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Brian spørger hvordan straksafregningerne på forbrugsafregningerne håndteres. De bliver skønnet efter graddage og tidligere erfaringer af Varmekontrol og Brunata. Godkendt Ann spørger om der er noget vi skal være OBS på i Ø- gadekvarteret angående fraflytningsprocent. Lotte siger at hendes fornemmelse er at årsagen til stigningerne i fraflytninger er et udtryk for utryghed i forbindelse med store renoveringsopgaver og helhedsplaner. Lone er i gang med at lave intranet og beboernet og i fuld gang med at taste alle afdelingsbestyrelser og medarbejdere ind og inddele dem i grupper. Interessant at vide hvor mange der flytter internt, overvejer vi at medtage i statistikken. Ellers ingen bemærkninger 3. Strategiplan for håndværkerafdelingen Der er ingen ændringer i forhold til sidst, hvor vi drosler lidt ned på håndværkerafdelingen. Kristian spørger om der er kommet en afklaring på håndværkerhuset. Nej, ikke endnu. Ann spørger om der er noget om at Limfjordens

2 84 ejendomsfunktionærer ikke bruger håndværkerafdelingen fordi den er for dyr og om det er rigtigt at der er nogle håndværkere der ikke har fuld arbejdsdag. Mogens afkræfter rygterne om det sidste men orienterer om at ejendomsfunktionærer laver mere og mere håndværksmæssigt arbejde i afdelingerne. Men der er flere ting de ikke selv må lave og der træder håndværkerafdelingen til. Jan siger at som situationen er p.t. kunne vi have brug for en elektriker mere og i vvs har vi også rigeligt at lave. Søren orienterer om at ejendomsfunktionærerne jo bliver uddannet og de kan mere og mere selv i afdelingerne, hvilket er den bedste og billigste måde at få lavet arbejdet på. Ann spørger hvem der har styringen. Mogens svarer det har vvs manden Kasper som fungerer som mester og det overordnede er Mogens. 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet Repræsentantskabsmøde den 1. juni Brian syntes det var rigtig godt med indlæg fra Aalborg Kommune omkring styringsreformen og dokumentationspakken. Gav anledning til debat fra nogle som ikke plejer at sige noget. Ann følte ikke der var meget debat, hun ønskede at have fået pjecen ud før mødet. Lotte har 2 gange haft pjecen med til bestyrelsesmøder. Ann syntes vi skal gøre mere for at skabe mere debat og dialog så alle forstår det og tager ansvar for det. Brian spørger Ann, hvorfor hun stemte nej til regnskabet, når hun ikke stemte imod beslutningerne på bestyrelsesmødet. Ann stemte imod fordi hun var modstander af flere af overskridelserne i regnskabet. Iver gjorde opmærksom på at man godt kan tage forbehold for enkelte punkter. Revisoren var med det syntes Iver var et godt tiltag. Kristian er enig med Ann i at beboerdemokratiet skal være mere sprudlende. Men der er forskel på repræsentantskabsmødet i Vivabolig og Østparken, emnerne er forskellige. Lotte sagde at det var dejligt at se at vi sad mere blandet Østparken og Limfjorden og der var et flot fremmøde. Iver syntes det var god og kreativ forplejning. 5. Styringsreform dokumentationspakken Det vi skal tage stilling til er hvem der skal deltage og med hvilken dagsorden. Brian er enig i at det er embedsmænd der taler med

3 85 embedsmænd og politikere der taler med politikere Dokumentationspakken er meningen vi skal bruge vores egen dokumentation til at aflevere til for Aalborg Kommunen. Vi skal som boligorganisationer stå mere sammen og lægge samlet pres på kommunen. Lotte mener det kan være svært med samarbejde, nogle boligorganisationer vil stadig ikke samarbejde, det er beboerdemokratiet i den enkelte organisation der bestemmer ikke kun de der er med til Aalborgbo møderne og når der i kommunen lægges op til konkurrencer mellem boligorganisationerne. Der kommer pjece med forventninger fra KL og BL. Husk at inddrage afdelingerne i dokumentationspakken. Det er nogle gange for sent beboerne bliver inddraget. Ann spørger til byggepolitikken generelt og pointerer at der bør skeles til behov og pladsering. Politik i Limfjorden omkring byggestrategi og den fører vi ud i livet. Ældrehandicap kan godt lide at vi giver både ansatte og beboere medindflydelse. AKU forventer 3700 opskrivninger, mod tidligere Så der er et behov for flere ungdomsboliger. Det er OK med konkurrence på byggerier bare det er på en anstændig måde, uden alt for mange unødige omkostninger for boligorganisationerne og dermed lejerne. 6. Konstituering af bestyrelsen Fortsætter som tidligere Honorarpolitikken fortsættes som tidligere og der er en lille justering i honoraret i forhold til sidste år. Brian Skræm, formand Frede Skrubbeltrang, næstformand Honorarpolitik og udbetaling - Godkendt 7. Politik for byggesagshonorar Oplæg fra administrationen Målsætning - at sikre ensartet administrationsbidrag og at alle får samme service - at sikre at byggesagshonoraret overholder kravene i lovgivningen om at være kostægte Projekter der udløser byggesags honorar

4 86 Nybyggeri, renoveringsopgaver, helhedsplaner f.eks. Køkkenudskiftning, renovering af badeværelser, facaderenovering, tagrenovering, vinduesudskiftning, altanrenoveringer m.v. Projekter der ikke udløser byggesags honorar Vedligeholdelsesarbejder der er omfattet af almindelig vedligeholdelse og løbende udskiftninger f.eks. vvs, tømrer, el og malerarbejde Listen er ikke udtømmende Forretningsgang Nybyggeri Der vil være en ekstern bygherre rådgiver på projektet. Honorar aftales med ekstern bygherrerådgiver. Det samlede honorar til ekstern bygherrerådgivere og Vivabolig må ikke overstige 2,5 % af håndværkerudgifterne for det samlede projekt. Vivaboligs andel kan max udgøre 25 % af det samlede honorar. Renoveringsopgaver Helhedsplaner, hvor der er en ekstern bygherre rådgiver. Honorar aftales med ekstern rådgiver. Det samlede honorar til ekstern rådgivere og Vivabolig må ikke overstige 2,5 % af håndværkerudgifterne. Vivaboligs andel kan max udgøre 25 % af det samlede honorar. Renoveringssager uden ekstern bygherrerådgiver. Honorar til Vivabolig udgør 2,5 % af håndværkerudgifterne min. kr og max kr pr. år. Helhedsplaner og byggeprojekter der ikke gennemføres aftales særskilt. 8. Dato og forslag til emner til næste møde Behov for boliger i fremtiden Demokratiet Samarbejde på tværs af boligorganisationer Lotte fortalte at personalet ønsker at deltage i et temamøde 9. Eventuelt BL åben hus arrangement september Hvor? Afdeling 3 Sjællandsgade, 4 Konvalvej og 5 Havrevangen - Østparken Afdeling 3Thulevej og 5 Centrum - Limfjorden Iver tager til Tyskland i et halvt år er tilbage i februar og marts 2011, vil gerne have materiale tilsendt. Palle træder ind i stedet for. Godkendt Næste møde er mandag den 6. september kl Tema møde torsdag den 16. september kl. 17 Palle indkaldes som suppleant

5 Resume af beslutninger 1. Repræsentantskabsmøde tema på næste møde 2. Fortsætter med Brian Skræm som formand og Frede Skrubbeltrang som formand og honorarpolitikken er godkendt uden ændringer 3. Byggesagshonorar oplæg godkendt 4. Næste møde 6. september Temamøde personale/bestyrelse16 september kl Næste møde behov for boliger, typer og boliger i fremtiden 7. Palle er indkaldt som suppleant da Iver er bortrejst. Brian Skræm Formand Mogens Blicher Hansen Lotte Bang Referent