Opslag i Posteringer på bilag

Transkript

1 Opslag i Posteringer på bilag I funktionaliteten Posteringer på bilag har man adgang til alle bilag/posteringer, der er registreret i Faxe Kommune siden 1. januar Normalt anvendes Posteringer på bilag når man skal rette/omkontere en et givent bilag, men kan også anvendes som opslagsværktøj til f.eks.: Opgøre udgifterne på et givent kontoområde indenfor et givet tidsinterval (m/u moms.). Opgørelse af udgifter til en given kreditor indenfor en given petriode. Kontrol af lønforbrug Se alle ben i en manuel postering Hvem har foretaget en given udbetaling eller anden postering. Generelt - opsætning Åben Prisme - klient Vælg: Posteringer på bilag Posteringer på bilag er den eneste tabel i Prisme, hvor man skal afgrænse sig inden man overhovedet får adgang. Det hænger sammen med, at elles skulle Prisme hente alle Faxe`s posteringer frem. P.t. drejet det sig om ca. 0,5 mio. stk. og det vil selv sagt tage sin tid. Så man skal starte med at afgrænse sig i det avancerede filter Første gang man er i Posteringer på bilag vil det se således ud: Denne mulighed for afgrænsning er tilstrækkelig, hvis man skal søge på enkeltkontonr. og/eller bilagsnr. i forhold til en dato eller periode. Hvis man vil afgrænse sig på et område i forhold til kontoplanen, skal der ændres på opsætningen

2 Udgangspunktet er forespørgslen: Anvendt forespørgsel Markér Finansposter - højreklik. Klik på n:1 Vælg: Finanskontoplan Finanskontoplan er nu tilknyttet. Højreklik på Finanskontoplan Klik på 1:n Vælg: Afledte dimensioner Nu har du mulighed for at lave og gemme -en afgrænsning der også omfatter elementer fra kontoplanen samt budgetansvarsområde (afledte dimensioner). Se evt. vejledningen: Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten

3 Efter at have foretaget afgrænsningen kommer du ind i tabellen Posteringer på bilag og den indeholder alle de posteringer der er konteret indenfor det afgrænsede område og periode Første gang du er i Posteringer på bilag, bør du hente standard brugeropsætningen for at gøre billedet mere overskueligt/brugbart Markér et felt højreklik Vælg: Opsætning Vælg: Hent fra bruger Dobbeltklik på moje Dobbeltklik på Standard Luk vinduet

4 Nu har du en tabel med relevante kolonner. Du kan så evt. tilpasse (skjule og flytte kolonner) så tabellen passer til dit behov og gemme evt. opsætningen. Se evt. vejledningen: Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten

5 Opgørelse af udgifter på et givent kontoområde Afgræns den periode opgøre udgifterne for. Her: 1. jan. 31. okt Afgræns det område du vil opgøre udgifterne på. Her: Gruppering 600 på Møllevangskolen Tryk: OK Klik på Excel ikonet Nu har du fået hele tabellen over i et regneark, og i nederste venstre hjørne er de samlede udgifter opgjort med og uden moms

6 Hvis du kan skal bruge de samlede udgifter uden moms kan du opgøre dem uden Excel. Vælg: Vis Vælg: Sum I løbet af et par sekunder er summen opgjort Tryk OK for at lukke vinduet. Opgørelse af udgifter til på given kreditor Slå gitter-funktionen til (CTRL G) Bemærk at søgefeltet i kolonnen Kreditornavn er gråt. Det betyder at der ikke filtreres eller sorteres på denne kolonne. Men der er et alternativ: Eksporter tabellen til Excel

7 Nu er tabellen eksporteret til Excel For at finde en bestemt kreditor skal du anvende autofilteret. Klik på trekanten ved kolonneoverskriften Kreditornavn I dette eksempel udsøges kreditoren Lyreco Indtast: lyreco i søgefeltet Allerede når man har tastet: lyr er Lyreco indkredset. Fjern alle markeringer ved at klikke i feltet ud for (Markér alle søgeresultater) Klik i feltet ud for LYRECO DANMARK A/S Klik på OK

8 Nu er der afgrænset til udgifter vedr. LYRECO Nu er udgifterne til kreditoren inden for det givne kontoområde og i afgrænsede periode opgjort. Kan jo så evt. gemmes som Excel-fil. Slet linjen Samlet (den nederste med summen) og indsæt en SUB-total i stedet: Aktuel formel i K49: =SUBTOTAL(109;K2:K48) Filteret ophæves ved klik her Et andet alternativ, er at anvende pivot-tabel i Excel Eksporter tabellen til Excel

9 Vælg fanen Indsæt Åben: Pivottabel Vælg: Pivottabel Klik: OK

10 I højre side af regnearket er der nu oprettet en feltliste på baggrund af de kolonner der er eksporteret fra Prisme. Man skal nu væge de felter man vil bygge en aktuel tabel op på. Vælg f.eks. Feltet Kreditornavn (kør musen henover indtil det er markeret) Træk Kreditornavn ned til området Rækkenavne med musen og slip Nu er der i kolonne A i Excelarket dannet rækker med aktuelle kreditornavne. På samme måde trækkes feltet Beløb til området Værdier

11 Nu er der dannet en tabel, der opgør de samlede udgifter pr. kreditor. Hvis man dobbeltklikker på et beløb, får man en specifikation af hvilke bilag der ligger bag beløbet. Hvis man højreklikker på et beløb, får man flere muligheder. Bl.a. kan man sortere i forhold til beløbsstørrelse. Hvis man klikker på den lille trekant ud for Rækkenavne får man mulighed for at anvende autofilter funktionen som beskrevet på side 7 Det står en frit for hvordan og til hvad man anvender de tilgængelige felter i pivottabellen. For nogle kan det måske være relevant, at lave en opgørelse på Bærer. Så skal man blot trække feltet Bærer ned i Rækkenavne.

12 Kontrol af lønforbrug Afgræns på periode og A1 = 1 (art 1 lønkonti) Nu er der afgrænset til alle lønkonti indenfor kontoområdet Bemærk: SD-løn knappen er aktiv Markér den lønkonto du vil se nærmere på. Alternativt udsøg aktuelle kontonr. via Gitter-funktionen eller CTRL-K. Eller markér alle konti ved CTRL-A. Når den/de ønskede konti er markerede: Klik på SD-løn knappen. Nu har du adgang til SD-løn som fra øvrige Prisme funktioner og kan lave analyse af forbruget på aktuelle konti. Bemærk: Her indgår ikke simuleret forbrug. Se evt. vejledningen: Løndata via Prisme

13 Alle ben i en postering Markér den postering du gerne vil se næremere på Klik på Vis Vælg: Kladdelinjer Nu ser du den finanskladde, der danner grundlaget for posteringen og du kan selvfølgelig se de andre ben (kladdelinjer) i den aktuelle postering.

14 Hvem har foretaget en given udbetaling eller anden postering? Markér den postering du vi kontrollere. Klik på fanen Generelt På denne fane kan man bl.a. se bruger navnet på den, der har lavet posteringen