Guide til forretningsplan for erhvervsudlejning

Transkript

1 Guide til forretningsplan for erhvervsudlejning Hvad er en forretningsplan? En forretningsplan er en beskrivelse af din forretningsidé, dine visioner og mål, og den omfatter en plan for, hvordan du vil udvikle og drive virksomheden. Selv om din virksomhed måske kun er en deltidsbeskæftigelse, er en forretningsplan et godt værktøj for både dig selv og dine samarbejdspartnere. Den hjælper dig med at strukturere dine tanker om, hvordan projektet bliver en succes, og den sandsynliggør over for andre, fx banken, at dit projekt er bæredygtigt. Hvorfor lave en forretningsplan? Forretningsplanen er en plan for virksomhedens opstart og videre drift og giver derfor overblik over, hvordan og hvornår man skal gøre hvad. Den giver dig derfor et godt grundlag for at træffe beslutninger, fx om investeringers omfang og nødvendigt kundeunderlag. Hvordan laver jeg en forretningsplan? På Genanvend Gården finder du flere værktøjer, som kan hjælpe dig med at udarbejde en forretningsplan: Kend dit marked: Under Kend dit marked på Genanvend Gården kan du finde viden om dit marked, dine kunder og konkurrenter. Du kan fx få viden om vigtige konkurrenceparametre, kundegrundlag for din idé i dit område og hvilke konkurrenter, du har. At hente markedsviden er typisk et godt sted at begynde, før du går i gang med at lave selve forretningsplanen. Guide til forretningsplan: Genanvend Gården har udviklet en række specifikke guider for udvikling af forretningsplaner. De er opdelt efter brancher, og der er lavet guider til de mest gængse landdistriktsvirksomheder som fx gårdbutik, bolig, boligudlejning og overnatning. Det, du læser lige nu, er en af disse guider. Der findes i alt syv guider, og de ligger under Styrk din idé på Genanvend Gården. Skabelon for forretningsplan: Skabelonen sikrer, at du kommer rundt om alle vigtige områder for etablering og udvikling af din virksomhed. Skabelonen stiller en række centrale spørgsmål og er bygget op, så man selv kan skrive videre i den. Skabelonen ligger under Styrk din idé på Genanvend Gården. Iværksætter på landet Når man som iværksætter indretter en eksisterende bygning til ny anvendelse, skal man altid være opmærksom på en række love og regler. Det gælder også for iværksættere på landet. Du skal også være opmærksom på, hvad planloven siger om ombygninger, udvidelser osv. i landzonen. Orientér dig derfor i de væsentligste love og regler, brug fx oversigten Love og regler på Genanvend Gården. Kontakt også din kommune for råd og vejledning tidligt i processen. Næste skridt: hent skabelon Når du har dannet dig et overblik over markedsmulighederne, evt. ved at anvende Kend dit marked på Genanvend Gården, er du klar til at gå i gang med at udarbejde din forretningsplan. Print den guide, der passer bedst til din konkrete forretningsidé, og brug den som vejledning for arbejdet. Overskrifterne og nummereringen i guiden er de samme som i skabelonen. Selve forretningsplanen kan du lave i skabelonen for forretningsplaner, som ligger på Styrk din ide på Genanvend Gården. Side 1

2 Guidens indhold Guidens indhold Baggrund Idé og vision Mål Produkt/ydelse Markedssituation SWOT Salg og markedsføring Interne arbejdsgange Ledelse og organisation Driftsbudget Investering og finansiering Tidsplan Baggrund Ved erhvervsudlejning forstås udlejning af bygninger til fx kontorer, kontorfællesskab, lager eller produktion. Udgangspunktet for at starte en erhvervsudlejning vil typisk være udnyttelsen af tomme driftsbygninger som lader, stalde og maskinhaller, som gårdejeren ikke selv har behov for at bruge. Erhvervsudlejning kræver oftest en begrænset arbejdsindsats, når først bygningerne er konverteret til formålet, og de første lejere er flyttet ind. Erhvervsudlejning er derfor typisk en deltidsbeskæftigelse. Afhængig af udlejningsformålet kræves større eller mindre investeringer i bygningerne. En produktionshal og et lager kræver ikke kostbare investeringer i vand- og varmeinstallationer, ligesom isoleringskravene normalt vil være begrænsede. Hvis formålet er kontorudlejning, er investeringer i tagbelægning, isolering, installationer og repræsentabelt bygningsfinish og udenomsarealer naturligvis en del større. En af konkurrenceparametrene for kontorudlejning er atmosfæren og oplevelsen ved at arbejde og være gæst på stedet. Heri indgår oplevelsen af bygningernes arkitektoniske og historiske værdier. Bevaringen af bygningernes udtryk, fx en gammel hestestald, er med til at gøre atmosfæren og oplevelsen til noget særligt for lejerne og disses gæster. Kravene til de bygningsmæssige forhold for en produktion eller et lager er af mere funktionel karakter (fx praktiske tilkørselsforhold og logistikkrav til fleksibel indretning af bygningen). Hvad er din idé om erhvervsudlejning (kontor, produktion, lager eller lignende), og hvorfor/hvordan opstod idéen? Hvilke økonomiske ambitioner har du med erhvervsudlejningen? Skal udlejningen eventuelt kombineres med andre forretningsaktiviteter? Har dine bygninger arkitektonisk og historisk værdi, der gør dine lokaler unikke og mere interessante for lejerne og deres gæster? Egner dine bygninger sig til formålet? Hvilken arkitektonisk/historisk værdi har bygningerne? Side 2

3 2.0 Idé og vision Forretningsidé En forretningsidé skal kort fortælle, hvad du vil sælge til hvem. Som erhvervsudlejer vil den primære ydelse være udlejning af lokaler. Følgende forhold er med til at afgøre, hvilken form for udlejningsformål, bygningerne bedst egner sig til: Bygningernes stand og størrelse Bygningstype oprindelig funktion (stald, lade, hal, beboelsesejendom) og dermed muligheder for nyindretning Bygningernes arkitektoniske og historiske værdier Din gårds beliggenhed Kontorer og kontorfællesskaber vil typisk kræve: Beliggenhed nær tætbefolket område og med god trafikal infrastruktur (fx tæt på motorvej) Bygninger med en vis arkitektonisk og historisk værdi Renoverede lokaler med god isolering, god akustik, indfald af dagslys, praktisk indretning, god loftshøjde, nye el-, vand- og varmeinstallationer, udbygget it-infrastruktur, fleksibel indretning til storrumskontor, enkeltmandskontorer, mødelokaler osv., repræsentative lokaler og udenomsarealer, let adgang til køkken/kantine og wc, brand- og tyverisikring, gode parkeringsforhold Evt. tilknyttede services i form af fælles reception, kantine, it-service osv. Lokaler til lager- og produktionsformål vil typisk kræve: Beliggenhed med god trafikal infrastruktur (fx tæt på motorvej eller anden trafikal hovedåre) Funktionelle og rummelige bygninger frem for arkitektonisk og historisk interessante ejendomme Bygninger med tætte tage, store rum, ekstra høj loftshøjde, fleksibel indretning, tyveri- og brandsikring, gode tilkørselsforhold for lastbiler. Kunderne vil være forskellige virksomhedstyper. Kontorfællesskaber og kontorer kan tiltrække iværksættervirksomheder og mindre virksomheder inden for videnservice (fx konsulenter), handel og service og kreative erhverv (grafikere, reklamebureauer, m.v.). Produktionsfaciliteter kan tilbydes mindre produktionsvirksomheder, værksteder, kunsthåndværkere o.l., mens lagerfaciliteter kan være relevante for handelsvirksomheder og lokale produktionsvirksomheder, der mangler lagerplads. Overvej hvilken forretningsmodel, der harmonerer bedst med din idé og dine ambitioner og muligheder. Hvilken kvadratmeter-pris er realistisk for din beliggenhed og efterspørgslen på erhvervsejendomme i dit område? Og hvordan hænger den mulige lejeindtægt sammen med de påkrævede investeringer? Din forretningsidé skal være så præcis som muligt. Den skal give dig et skarpt fokus og hjælpe dig med at vælge til og fra i dine fremtidige beslutninger. Samtidig skal forretningsidéen være et udtryk for lige præcis din udlejningsforretnings særkende: Hvad gør den unik og interessant at leje sammenlignet med andre kontorer, lager- eller produktionslokaler i området? Side 3

4 Vision Visionen er en ledestjerne for dit arbejde på længere sigt, fx tre til fem år. En vision fortæller, hvad du gerne vil opnå, også selv om det kan være et svært opnåeligt mål. Et eksempel kunne være: Kontorhotellet skal det mest populære og inspirerende kontormiljø for alle videnarbejdere i kommunen. Hvad er din forretningsidé med erhvervsudlejningen? Hvordan er bygningerne en del af idéen? Skal bygninger og lokaler give lejere og deres gæster atmosfære og oplevelser? Hvem er din målgruppe, og hvilke ydelser skal du tjene penge på (leje + services)? Hvorfor er din kontor-/produktions-/lagerejendom mere attraktiv at leje end andres? Hvad er ledestjernen (visionen) for din udlejningsforretning? 3.0 Mål Et mål er i denne sammenhæng et eller flere langsigtede mål, som er vigtige for etablering og udvikling af din udlejningsforretning. Det vil sige en slags milepæle, eller det man også kalder strategiske mål. Eksempler på strategisk vigtige mål kan være færdiggørelse af bygningsrenovering/-indretning, realisering af en specifik omsætning inden for de første år eller tidspunkt for introduktion af services til lejerne eller andet. Et mål skal være SMART: Specifikt; Målbart; Ambitiøst; Realistisk; Tidsbestemt. Med andre ord skal målet være klart og entydigt, være ambitiøst, men stadig realistisk, og man skal kunne evaluere, om målet blev opfyldt. Eksempel: Mål 1: Bygningen er indflytningsklar pr. 1. januar Mål 2: 70 % af bygningen skal være udlejet inden 1. september Mål 3: Udvidelse med kontorer i hestestald i Da nogle af ens mål ofte er økonomiske mål, er det en god idé først at udarbejde et budget, inden målene fastlægges. Læs mere om budgetter i afsnit 10 og 11. I de følgende punkter (Produkt/ydelse, Salg og markedsføring, Interne arbejdsgange, Ledelse og organisation) skal du i forretningsplanen beskrive din strategi for at realisere din forretningsidé og nå dine mål, altså hvordan du når målene. Hvilke mål kan hjælpe dig på vej til at realiserede din idé og vision? Hvilke milepæle er kritiske for at etablere din udlejningsforretning? Hvilke milepæle er kritiske for at udvikle din udlejningsforretning i de første par år? Side 4

5 4.0 Produkt/ydelse Under punktet Idé og vision blev forretningsmodellen beskrevet, herunder hvilke bygninger og lokaler der skal udlejes til hvilket formål og hvilke kundegrupper. Det er vigtigt at præcisere, hvilke ydelser der skal leveres til lejerne. Den primære ydelse er naturligvis udlejning af lokaler, men lokalernes visuelle udtryk, udvidelsesmuligheder, tilknyttede services (fx kantine, itservice) og lejeaftalens vilkår er også ydelser og en del af det 'produkt', der sælges til kunderne. Sådanne forhold kan differentiere tilbuddet fra konkurrenternes tilbud og være afgørende for, at du får en ny lejer. Væsentlige overvejelser omkring dit produkt og dine ydelser er: Bygningen og lokalernes fremtoning kan være eksklusiv, hyggelig, landlig, minimalistisk eller enkel, og stilarterne tiltrækker forskellige kundetyper. Udvidelsesmuligheder kan dække over, at den enkelte lejer har mulighed for at 1) udvide det lejede areal i eksisterende bygninger eller en ny tilbygning, 2) flytte fra et til et andet lejemål på ejendommen. De tilknyttede ydelser kan være it-service, kantine/mad-/kaffeordning, adgang til fælles mødelokaler, telefonpasning, reception, rengøring, tilbud om sociale eller underholdningsarrangementer med tilknytning til gården osv. Lejeaftalens vilkår, herunder prisregulering, depositum, opsigelsesvarsler, forpligtelser om renhold/vedligehold osv. kan fastsættes fleksibelt, når der er tale om erhvervsudlejning. Prisen relaterer sig primært til beliggenhed samt lokalernes stand og indretning og skal ses i forhold til lejepriserne i området. Hvilke ydelser (udover udlejning) vil du sælge? Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre for din udlejningsforretning? Hvordan adskiller dine kontor-/lager-/produktionslokaler sig fra de nærmeste konkurrenters? Hvorfor skal lejeren netop købe hos dig? Er der mulighed for tilknyttede ydelser nu eller på længere sigt? 5.0 Markedssituation Eksistensgrundlaget for en udlejningsforretning er at dække et markedsbehov, fx for produktionslokaler. Markedsbehovet kan også være nichepræget, altså en markedssituation, hvor der er få eller måske slet ingen udbydere på markedet, fx udlejning af kontor- og lagerlokaler til landbrugs-/fødevarerelaterede virksomheder i området. Tidligere driftsbygninger kan egne sig til især lager, men også mindre produktioner, fx værksteder, mens funktionstømte boligarealer ofte er anvendelige som kontorer. Istandsættelsen af driftsbygninger til lager- og produktionsformål kræver typisk ikke store investeringer, men huslejen vil også være relativt lav sammenlignet med erhvervsudlejning til kontorer. Etablering af kontorer i landejendomme kræver dog typisk betydelige investeringer. Side 5

6 En god indikator for markedsvilkårene fås ved at undersøge lejeniveauet og omfanget af udbudte og ledige arealer i området, hvilket hvert kvartal vises på Oline Lokalebørsen på Tendenserne i de seneste år er et stærkt stigende udbud af erhvervslejemål, mange ledige arealer og faldende priser. Som potentiel udlejer må man derfor tage de lokale markedsforhold i betragtning. Erhvervsudlejning på landet kan være vanskeligt, da virksomhederne i udkantsområderne har svært ved at tiltrække arbejdskraft. Lange transporttider og ringe offentlig transport kan være barrierer for erhvervsudlejningen. Hvis beliggenheden er i nærheden af en eller flere mellemstore eller store byer, kan et virksomhedsdomicil på en gård være attraktivt, fordi medarbejderne kører 'mod trafikken' og får adgang til et spændende og anderledes virksomhedsmiljø, og fordi parkering ikke bliver et problem. En anden mulighed for at tiltrække lejere er at tilbyde arbejdspladser for pendlere, der måske flere dage om ugen sidder i et kontorfællesskab i lokalområdet og ikke behøver at pendle. De væsentlige konkurrenceparametre for erhvervsudlejning på landet er: Bynær beliggenhed Gode adgangsforhold (tæt på motor- eller hovedvej) Individuelle, rummelige løsninger til forskellige virksomheder Mulighed for at udvide eller flytte til noget større eller mindre på stedet Fleksible lejeaftaler Atmosfære, der skaber gode arbejdsforhold og gør lokalerne attraktive for kundebesøg. I vurderingen af markedet skal der ud over en vurdering af mulighederne også indgå en vurdering af de trusler, der kan være imod udvikling en rentabel forretning. Det kan dreje sig om afstand til befolkningstæt område, risiko for tomgang i udlejningen, prisudviklingen på lokaleleje i området osv. Også lovgivningen sætter visse begrænsninger for, hvad man kan gøre: Planloven Planloven regulerer en række forhold, som har betydning for, om man kan indrette erhvervslejemål i sine tomme landbrugsbygninger. Man kan efter denne lov nøjes med at anmelde sine planer til kommunen, hvis de overflødige landbrugsbygninger indrettes uden væsentlige om- eller tilbygninger til håndværks- og industrivirksomhed eller lager- og kontorformål. Der må også gerne etableres flere virksomheder i én eller flere af bygningerne på ejendommen, så længe loven samlet er opfyldt. Her skal man imidlertid være opmærksom på, at der gælder særlige, begrænsende regler for ejendomme, der ligger inden for naturbeskyttelseslovens klitfrednings- og strandbeskyttelseslinjer. Hvis en godkendt virksomhed i en tidligere landbrugsbygning i det åbne land ønsker at udvide, giver loven mulighed for dette op til 500 kvadratmeter. Forudsætningen er dog, at der fortsat er tale om en mindre virksomhed, altså en virksomhed med højst fem ansatte. Mindre, eksisterende butikker i det åbne land med højst fem ansatte kan udvides uden landzonetilladelse, så de får den maksimalt tilladte størrelse på ca. 250 kvadratmeter. Mere væsentlige ombygninger, udvidelser, udstykning, nybyggeri eller andre anvendelser kræver landzonetilladelse. Ved sådanne ansøgninger vil de kommunale myndigheder lægge vægt på de trafikale Side 6

7 forhold samt hensyn til miljøet. I tilfælde, hvor der ansøges om tilladelse, bør der indberegnes en del sagsbehandlingstid, idet proceduren indbefatter en nabohøring. Har man større udviklingsplaner på sin ejendom, kan dette kræve, at der udarbejdes en decideret lokalplan for området. Her er sagsbehandlingstiden væsentlig længere end ved en ansøgning om landzonetilladelse, og det anbefales, at man tidligt i sine udviklingsplaner inddrager de relevante myndigheder, så man undgår, at kommunens og ejendommens planer ikke går i hver sin retning. Kunder En erhvervsudlejningsforretnings kunder vil være virksomheder, der typisk i forvejen er beliggende i området. Imidlertid er det en god idé mere præcist at undersøge hvem, der er kunderne, fx ud fra branche eller virksomhedsstørrelse. Kundegrupperne kan identificeres gennem en markedsundersøgelse (se Kend dit marked på Genanvend Gården), hvor du kan få viden om markedsmulighederne for din udlejning. Samtidig med at kundegrupperne er valgt, skal det præciseres, hvorfor kunden netop skal vælge at leje hos dig. Når du undersøger markedets muligheder og trusler, kan du bl.a. tage højde for, hvad konkurrenterne gør og planlægger at gøre, om der er lovgivningsmæssige barrierer for dit projekt, om lejernes eventuelle forbehold for køreafstanden osv. Du kan få en idé om, hvor der findes ledige erhvervslokaler og -ejendomme på erhvervsmæglernes fælles database på Søgninger på databasen kan også give en fornemmelse for lignende udlejningslokalers stand, sammenhæng mellem kvadratmeter-pris og beliggenhed mm. Hvilke muligheder er der på markedet? Er der nogen huller i markedet, der ikke er afdækket? Kan du finde en niche? Kan du kombinere din udlejning med andre ydelser? Hvordan kan din udlejningsforretning udvikle sig på sigt? Er der nye forretningsområder, du kan gå ind på? Hvad kan true din udlejning? Lovgivning? Køreafstand for potentielle kunder? Stor prisfølsomhed? 6.0 SWOT SWOT er en engelsk forkortelse for Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. En SWOT-analyse bruges til vurdering af en virksomheds styrker og svagheder. De to første begreber, styrker og svagheder, knytter sig til virksomhedens interne forhold, mens de to sidste, muligheder og trusler, knytter sig til eksterne forhold på markedet. Forud for etableringen af en kontor-/lager-/produktionslokaler til udlejning er det nyttigt at vurdere forretningsidéen i en SWOT-analyse for at afdække eventuelle 'blinde' vinkler. Analysen skal se så mulighederne så objektivt som muligt og gerne forsøge at se den med kundernes øjne. Styrkerne for en kontorejendom kan eksempelvis være: god beliggenhed tæt på en større by og en historisk og velbevaret driftsbygning til kontorformål. Side 7

8 Svaghederne kan tilsvarende være samme punkter med 'negativt fortegn': beliggenhed langt fra tætbefolket område og bygninger i ringe stand. Styrker og svagheder tager således udgangspunkt i det, du har beskrevet under 4.0 Produkt/ydelse. Mulighederne på markedet kan fx være: et udækket behov for et kontorhotel i landsbyen i en 50 km omkreds. Mulighederne for en videre udvikling af kontorlejemål kan være etablering af fællesfaciliteter, herunder kantine, møderum, bibliotek, men også aktiviteter af social art, teambuilding, aktiviteter i den nærliggende natur osv. Truslerne kan fx være lovgivning som beskrevet under 5.0 Markedssituation. Andre trusler på markedet for udlejning af fx kontorlokaler kan være: risiko for, at potentielle lejere ikke vil køre så langt og stor prisfølsomhed. Muligheder og trusler tager udgangspunkt i dine vurderinger under 5.0 Markedssituation. I forretningsplan-skabelonen på Styrk din idé på Genanvend Gården fremgår en tabel, der kan udfyldes med dine egne vurderinger. Nævn mindst tre styrker, svagheder, muligheder og trusler for dit udlejningskoncept. Medtag bygningen i din vurdering. Prøv at være objektiv, og se på dit samlede udlejningstilbud med kundens øjne. Interview eventuelt nogle få potentielle kunder i din omgangskreds for at få et klart billede. 7.0 Salg og markedsføring Salg og markedsføring handler om at tiltrække, fastholde og udvikle kunderne. Tiltrækning af lejere kan ske ved at skabe synlighed om dit udlejningstilbud, fx ved at opsætte et skilt ved vejen, annoncere i lokale aviser, erhvervsmedier osv. Ofte vil en annonce i et lokalt medie give mulighed for en artikel om din forretnings åbning, den første lejers motivitation for at have domicil på en gård, et særligt arrangement eller lignende altså gratis reklame, som placerer din forretning i en sammenhæng, der giver mening for potentielle kunder. Desuden kan små foldere produceres billigt og uddeles til erhvervskontorer, virksomheder og andre steder, hvor potentielle kunder færdes. Du kan også udsende en direct mail, altså et uopfordret salgsbrev til virksomheder i området, som du forventer kan være potentielle lejere. Et website vil give konstant synlighed for potentielle lejere og er et effektivt medie, hvor du kan vise billeder af lejemålene. Du kan markedsføre dit website på portaler for udlejning af erhvervslokaler for lettere at blive set på internettet. Det drejer sig om fx og Lokale netværk gennem branche-, erhvervs- og sociale foreninger er også en god kilde til at få kontakt med potentielle lejere. Det kan også være en idé at hyre en erhvervsmægler til at synliggøre og udleje dine erhvervslokaler. Så vil lejemålene typisk blive annonceret på erhvervsmæglernes fælles database for erhvervsejendomme og lokaler, Side 8

9 Fastholdelse af lejere sker bedst ved løbende være i dialog med dem, så man kan afdække deres behov og ønsker nu og i fremtiden. Fx vil ansættelse og afskedigelse af medarbejdere, introduktion af nye produkter, etablering af eksport, stor vækst/stor tilbagegang være indikatorer på, at lokalebehovet kan ændre sig over tid. Ved at være på forkant med lejernes fremtidige situation og behov, kan der findes løsninger, som tilgodeser både lejerens behov og din udlejningsforretning. Når lokalerne i overvejende grad er udlejet, kan der være basis for at indgå i en tættere dialog med lejerne om, hvordan du som udlejer kan blive endnu bedre og dække disse kunders behov. Det kan fx dreje sig om at tilbyde nye ydelser, som fx rengøring, telefonpasning og mad-/kaffeordning. Hvilke medier vil du anvende til at markedsføre dine lokaler? (fx lokalavis, internet, direct mail osv.). Vil du udnytte PR dvs. få medierne til at skrive om dine lokaler? Er internettet en mulighed for markedsføring (fx virksomhedslokaler.dk, amino.dk)? Skal du udarbejde foldere, salgsbreve eller andet materiale? Hvordan vil du bruge bygning og sted i markedsføringen? Hvordan kan du bruge lokale netværk til at få nye lejere? Hvordan udvikles salget, og hvordan fastholdes lejerne? 8.0 Interne arbejdsgange De væsentligste interne arbejdsgange består, ud over salgsarbejdet, som er behandlet ovenfor, i praktiske og administrative opgaver. Der er en række praktiske opgaver som almindeligt vedligehold af bygninger, teknik og udstyr, rengøring osv. Med drift af en udlejningsforretning følger en række administrative opgaver, herunder fakturering, bogføring, regnskab og andre kontoropgaver. Opgaverne tager tid og skal ikke undervurderes. Derfor kan medhjælpere og samarbejdspartnere med fordel tage sig af nogle af disse opgaver, hvis de er svære at indpasse ved siden af dit daglige virke og kontakten til lejerne. Hvordan håndteres de praktiske og administrative opgaver? Hvem gør hvad? Side 9

10 9.0 Ledelse og organisation At drive en udlejningsforretning på en gård kræver ikke de helt store menneskelige ressourcer. Opstarten og driften kan typisk klares på deltid af ejeren selv. Dog kan en større ombygningsproces i perioder være særdeles tidskrævende for bygherren hvad angår såvel myndighedshåndtering som udførsel af byggeri. Hvis forretningen udvikler sig, kan opgaverne kræve samarbejde med eksterne parter. Organiseringen af det daglige arbejde skal dels ske ud fra virksomhedens behov, dels ud fra ejerens interesser og kompetencer. Du kan selv varetage salgsopgaverne, alternativt kan der indgås en aftale med en ejendomsmægler om at formidle udlejningen. De kritiske opgaver er kontakt til nye og eksisterende lejere og servicering af dem og bør varetages af ejeren eller en person tæt på ejeren, mens administrative og praktiske opgaver kan outsources til fx rengøringsfirmaer, håndværkere, revisorer m.fl. Skal du selv lede forretningen? Skal din ægtefælle hjælpe til? Hvor meget tid har I til rådighed? Hvordan supplerer I hinandens kompetencer? Er der planer om at samarbejde med eksterne leverandører? Hvilke kompetencer mangler I? Hvilke rådgivere vil du bruge i den forretningsmæssige udvikling (fx konsulenter, revisor, advokat, ejendomsmæglere)? Hvilke rådgivere vil du bruge i forhold til bygningsudviklingen (fx håndværkere, væksthuse, arkitekter, ingeniører, myndigheder)? 10.0 Driftsbudget Et driftsbudget er et godt værktøj, når du skal vurdere og planlægge forretningsmodellen for erhvervsudlejningen. Hvis du har brug for finansiering fra en bank, fx til etablering og den indledende drift, er det helt nødvendigt, at du har et realistisk budget at arbejde ud fra. I budgetlægningen er det vigtigt at være så realistisk så muligt, især i forhold til lejepriser, belægningsprocent, vedligeholdelses- og driftsomkostninger. En vigtig faktor i budgetlægningen er den tid, det tager at konvertere lokalerne, og den tid det tager at få markedsført dem, frem til lejerne kan flytte ind. I budgetarbejdet er det relativt let at gøre rede for omkostningerne, men det kan være svært at sandsynliggøre en omsætning, især i de første år. Salgsprognosen, som typisk vil indgå under afsnit 3.0 Mål, er en hjælp til at vise din forventning til omsætningen. Du kan supplere din budgettering med en følsomhedsanalyse, hvor du kan se, hvordan dit overskud varierer, når omsætningen varierer i forhold til de faste udgifter. Følsomhedsanalysen viser også, hvor meget der skal sælges, for at din forretning giver det forventede overskud, og den er dermed et redskab, der kan bruges til at vurdere, hvilke påvirkninger der virker negativt på virksomhedens økonomi. Du kan også overveje at lave et likviditetsbudget. Likviditetsbudgettet viser måned for måned, om virksomheden kan betale forfaldne regninger. I sin simpleste form er likviditetsbudgettet en oversigt for hver af årets 12 måneder, der viser virksomhedens likviditet i starten af hver måned, månedens samlede forudsete indtægter og udgifter og dermed likviditeten sidst på måneden. Man bør i likviditetsbudgettet vise, Side 10

11 hvilke indtægter og udgifter man regner med, og om de likvide midler findes som kontanter, kassekredit eller andet. List alle indtægter, fx fra udlejning og andre ydelser. Angiv alle omkostninger forbundet med at drive forretningen, herunder løn, marketing, administration osv. I forhold til bygningen skal du overveje drifts-/vedligeholdelsesomkostninger. Hvornår balancerer indtægter og omkostninger (break-even)? Vær realistisk, når du budgetterer! 11.0 Investering og finansiering Etableringen af erhvervsudlejningen kræver investeringer i bygninger, faciliteter og evt. inventar samt indledende drift. Ud fra forretningsplanen kan det fastlægges, hvilke investeringer der skal foretages (kapacitet, type, stand osv.). Der kan indhentes prisoverslag for disse investeringer hos fx en arkitekt eller anden byggesagkyndig samt leverandører. Herved bliver investeringsbudgettet mere realistisk. Den bedste vurdering af anlægsudgifterne foretages på dette stade på baggrund af en gennemgang af bygningernes nuværende status og et udarbejdet skitseforslag til istandsættelse og ombygning. I forbindelse med bygningsinvesteringer er udgangspunktet for økonomien de investeringer, som det kræver at gå fra bygningens nuværende stand til den ønskede stand, hvilket kan omfatte investeringer i fx tag- og facaderenovering, indlægning af varme, el, vand, isolering, udskiftning af bærende konstruktioner osv. Finansieringen af disse investeringer kan ske gennem egenfinansiering, lån, tilskud og investorer. Grundlæggende er der altid behov for en egenfinansiering af erhvervsudlejningsforretningen forud for låne-, tilskuds- og investorfinansiering. Lånefinansiering medfører, at gårdejeren må låne ekstern kapital. Ulemperne er: 1) renteomkostninger, 2) at lånte midler skal anvendes frem for tilgængelige midler fra ejeren eller andre tålmodige og risikovillige investorer/bevillingsgivere. Fordelene er, at der opnås en mere fleksibel likviditet hos gårdejeren, der så har egne/flere midler til rådighed. Lånefinansiering vil fx kunne foregå som bank- og realkreditlån. Fondsfinansiering i form af tilskud er en attraktiv form for finansiering, der oftest bidrager til kapitaltilførsel uden krav om tilbagebetaling o.l. I nogle ordninger gælder det, at specifikke, supplerende formål skal opfyldes, eller at bestemte aktiviteter skal gennemføres for, at støtten kan opnås. Muligheder for fondsfinansiering til erhvervsudlejning er begrænsede og vil typisk knytte sig til dele af investeringen, som har demonstrationsværdi eller et udviklingsperspektiv. Investorfinansiering er en finansieringsform, hvor andre investerer i udlejningsforretningen mod at opnå en rettighed eller ejerskab (fx brugsrettighed over bygning/lokale). Fordelene ved denne kapitaltilførsel kan være 1) delt risiko, 2) eventuel langsigtet strategisk partner. Ulemperne er tilsvarende: 1) afhængighed og 2) afgivelse af kontrol. Side 11

12 Hvad omfatter din investering (bygninger, inventar, udenomsarealer, drift)? Angiv et investeringsbeløb fordelt på det, der skal investeres i, herunder bl.a. bygningen, udenomsarealer osv. Husk også, at der evt. skal investeres i en opstart (drift). Hvordan forventer du investeringen finansieret (egenfinansiering, lån, tilskud, investorer), og hvordan fordeles den? Behov for kassekredit? 12.0 Tidsplan For at få overblik over forløbet i dit projekt bør du lave en tidsplan, der viser, hvornår du regner med, at de enkelte delopgaver i dit projekt planlægges, påbegyndes og færdiggøres. Tidsplanen laver du ved fx at skrive opgaverne op på en tidslinje eller ind i en tabel, hvor du angiver slutdatoer. Det vil hjælpe dig til at få overblik over, om tingene kommer til at ske i den rigtige rækkefølge, og hvor lang tid du skal regne med, etableringen samlet tager. Husk at tage højde for de tidsperioder, som arbejdsgange vedr. myndighedstilladelser og lignende kræver. Hvilke indsatser/delopgaver skal du løse i projektet? Hvilken varighed og frist har opgaverne? Side 12