Karens Minde Kulturhusforening. Referat fra bestyrelsesmøde den 13. februar 2012

Transkript

1 Karens Minde Kulturhusforening Referat fra bestyrelsesmøde den 13. februar 2012 I mødet deltog: Dorthe Sørensen Eren, Steen Eriksen, Marianne Melby, Ann Vikkelsø, Harry Ottosen og Kristina Jonsson. Afbud fra: Karen Larsen Fra personalet: Gunilla Herminge og Jan Vejle Pkt Emne (og ansvarlig) Beslutning og hvem gør hvad. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Orientering fra formanden Næste bestyrelsesmøde afholdes i caféen med start kl. 19. Orienteringspunkter og kulturelle tiltag rykkes frem i dagsordenen. Christina indgår i bestyrelsen i den periode hvor Bjarne Andreassen er på ferie 31. maj og 1. juni er der årsmøde i KID i Helsingør. 3. Orientering fra lederen - Status på sponsorer og tilskudsgivere. Herunder Kunstrådet og Musikudvalget. - Status på plakatsøjle - Status på indkøb af musikanlæg til udlejning - Status på ansættelse af køkkenassistent 22 timer ugentlig arbejdstid - Status på genbesættelse af løntilskudsstilling - Husstandsomdeling af flyer i uge 7 - Plakatsøjle (kr til tegner) + print Eksterne tilskudsgivere: Statens Kunstråd, Københavns Musikudvalg, Arkitektfirmaet Boesen, Tandlægerne Sjælør Boulevard, Triton VVS, Høst & Søn, Glarmester Rasmussen og malermester Allan Jensen. Plakatsøjle: Færdig Musikanlæg: Indkøbt. Køkkenassistent 22 timer: Ehab El-Marsi er ansat. Løntilskudsstilling: Hanne Sophia Nissen ansat Husstandsomdeling: Foretages i uge 7. Samlet udgift incl. trykkeomkostninger: Kr Plakatsøjle tegning/print: Udkast fremlagt og godkendt. Kr ,- til tegner samt en tilsvarende udgift til print og ophængning. Overskrift: Karens Minde. 1

2 - Henvendelse fra koncertgænger - Svar fra forvaltningen om tidsplan for udredning af økonomi. Beslutning om hvem der skal deltage i møde med kff - Kaj Jessen er delvist sygemeldt i 6-8 uger efter afholdt mulighedssamtale og lægelig vurdering. Vikar tilknyttet 12 timer ugentligt til varetagelse fysiske opgaver. 4. Økonomisk status ved kassereren - Budget Udkast til regnskab Underskrift af revisionsprotokolat (vedhæftet) - Tidsplan for materiale til generalforsamling Koncertgænger: Gæster refunderes udgift til entré. Forvaltning: Dorthe, Ann, Gunilla og Jan deltager i møde med kff. Kaj Jessen: Har fra tirsdag den 14. februar sygemeldt sig helt i 3 uger, og det forsøges at dække vagterne ind med vikarer. Budget 2012 godkendt med et underskud på kr ,- Foreløbigt regnskab ser positivt ud med et overskud på knap kr ,-. på trods af betydelige investeringer ultimo Revisionsprotokolat underskrevet efter gennemgang af bemærkninger og anbefalinger. Det undersøges om kontoen i Danske Bank kan reguleres således, at der kun kan overføres midler derfra til én konto Håndteringen af daglig omsætning i cafépengeskab kan vanskeligt løses på anden måde end den nuværende. Det er ikke korrekt at regnskabsføreren alene kan udbetale lønninger egenhændigt. Udbetaling af lønninger via bank kræver at 2 personer godkender udbetalingen. 5. Planlægning af generalforsamling Færdigt generalforsamlingsmateriale vil skal ligge færdig mandag den 5. marts, og skal være trykt onsdag den 7. marts. Udsendelse senest den 9. marts. Beretningen godkendt med enkelte rettelser, og 2

3 fremsendes til bestyrelsen igen.: Antallet af medlemmer skal indgå på side 2, sidst i afsnit der starter med bestyrelse og ledelse. Foreningen har ultimo 2011 x antal medlemmer. Handlingsplanen gennemgået og diskuteret, og fremsendes til bestyrelsen med kommentarer Kontingent foreslås uændret. Steen Eriksen, Dorthe Eren og Ann Vikkelsø stiller op til genvalg for 2 år. Der er 2 bestyrelsesposter til 1 år, hvor Harry stiller op til ordinær bestyrelsespost Gunilla checker om revision og revisionsuppleanter genopstiller. Steen Eriksen er referant. Dorthe Eren finder en dirigent Frugtfade til generalforsamlingen Spisning på loftet før generalforsamling kl. 18 for kr. 50,-, hvor foreningen giver lidt at drikke til maden. Tilmelding i caféen husk at tilmelding inden tirsdag den 10. april kl. 12. Ved tilmelding skal der gøres opmærksom på at det er til generalforsamlingen. 6. Økonomisk mellemværende med Børnenes Dyremark, hvor vi har et tilgodehavende på ca. kr Formanden foreslår en afdragsordning med f.eks. kr ,- pr måned. 7. Implementering af teammodel - Orientering om fælles personalemøde afholdt lørdag den 28. januar kl Faktura kr ,- fremsendes til Børnenes Dyremark fra 1. marts. Bestyrelsen blev orienteret. Bestyrelsen ønsker at blive holdt løbende om processen ifbm bestyrelsesmøder. Følgegruppen mødes mandag den 12. marts kl. 3

4 - Fremadrettede evaluering og prioriteringer 8. Partnerskabsaftale herunder stillingtagen til udkast til fælles annonce (vedhæftet) forud for bestyrelsesmøde, hvor Kaj Jessen bedes om at deltage i hans egenskab af tillidsmand. Highlightet arrangementet og ikke dato/pris. Måned skal fremgå Ugedagenes navne skal fremgå Caféen åben med aftensmad og længere åbningstid. Overskrift: Café og Lokaler Eventuel anden overskrift Kultur for alle Jan og Gunilla gør annoncer færdig og tilstræber at indpasse ovenstående i en dialog med Sydhavnens Bibliotek. Korrektur fremsendes til betyrelsen. 9. Sydhavnens Café Bio - Orientering om klubdannelse, vedtægter (vedhæftet), organisation og fastsatte filmaftener. Årskontingent godkendt til kr. 50. Entré godkendt til kr. 20,- pr. forestilling. Ann Vikkelsø valgt som kulturhusets repræsentant i styregruppen. - Udpegelse af bestyrelses- eller personalerepræsentant til biografklubbens styregruppe. 10. Forslag og ideer til kulturelle arrangementer. Südhafen Bierfestival en fredag/lørdag i september med gode musiknavne f.eks. Gasoline og De Glade Sømænd. Ann og Lasse kommer med mere idémateriale, hvorefter planlægningen går i gang. Stemmer fra Sydhavnen er et initiativ gennem Københavns Bymuseum, og formidling må gerne finde sted ved Kulturhuset. 11. Ansøgninger til Kulturfonden Ingen 12 Eventuelt - Udendørs lyskuppel på østsiden af østfløjen 4

5 ved caféen lyser ikke. Vi undersøger sagen - 1. maj gruppen har mødtes, og arrangementet gennemføres som tidligere. Steen Eriksen har yderligere med til næste bestyrelsesmøde. - Bestyrelsesmøde i april afholdes den 16. april. 5