Møde i Byg og Miljø Faggruppen den 15. april kl

Transkript

1 Møde i Byg og Miljø Faggruppen den 15. april kl Deltagere: Trine Maigaard, Fredericia kommune Ann-Cathrin Samsøe Ingor, Rudersdal kommune Morten Bøgedal, Københavns kommune Ole Lousdal, Holstebro kommune Bjarke Uffe Jensen, Mariagerfjord kommune Signe Panum Bøttzau, Horsens kommune Karen Ravn, Gribskov kommune Christian Damm, Vejen kommune Christina Rome Jensen, Kulturstyrelsen Helle Vollmer, Schultz Information Nina Svaneberg, KL Susanne Lykke Jakobsen, KL Morten Steffensen, KL Gustav Jensen, KOMBIT Nicolai Frederiksen, KOMBIT Helle Bidstrup, KOMBIT (referent) Afbud fra: Jens Anders Klinkby, Odense kommune Kristine Hoff Meyer, Kulturstyrelsen Agenda: 1. Status fra KOMBIT, herunder orientering om Miljøudvidelsen v/gustav Jensen 2. Orientering fra KL (30 minutter) 3. Orientering fra Schultz v/helle Vollmer (30 minutter) 4. Status fra faggruppens medlemmer 5. Status på arbejdet med forbedring af pdf-blanketten v/nicolai Frederiksen 6. Status på arbejdet med Vejledningsteksterne v/nicolai Frederiksen 7. Prioritering af ændringsønsker for perioden indtil næste faggruppemøde, herunder ændringer til den eksisterende prioritering 8. Arbejdssession: Det Guidede Ansøgningsforløb, herunder overblik over forløbet og mulighed for forbedring. 9. Eventuelt 1. Status fra KOMBIT, herunder orientering om Miljøudvidelsen v/gustav Jensen Gustav gav en status på Byg og Miljø: Antallet af ansøgninger i BOM runder På landsplan er antallet af ansøgninger indsendt via Byg og Miljø nu ved at runde , og tallet stiger i takt med at alle kommuner tager løsningen i brug.

2 Driftsproblemer Vi har desværre oplevet en del driftsproblemer på det seneste. Generelt er Byg og Miljø en stabil løsning, men når 3. partsleverandørerne har nedetid påvirkes Byg og Miljø uundgåeligt. Husk at give besked til Schultz Servicedesken hvis I oplever nedetid og det ikke fremgår af topbarren. Superbrugere i alle kommuner Der er nu udpeget to superbrugere i så godt som alle kommuner. Nogle få kommuner har dog kun en superbruger. Vi oplever at vi har fået rigtig godt fat i superbrugerne i løbet af de seneste måneder, og at de er glade for vores nyhedsbreve og øvrige informationer. Vi får også en del ændringsønsker ind fra superbrugerne. Senere på året vil der blive mere fokus på miljøområdet, og der skal vi derfor nok have lavet lidt udskiftning i superbrugergruppen sådan at hver kommune har en superbrugerrepræsentant for byggesager og en for miljøsager. I kontrakten med Schultz er det aftalt, at der kun kan være 2 superbrugere pr. kommune, så derfor bliver en udskiftning nødvendig når vi nærmer os idriftsættelsen af Miljøudvidelsen. Bruger- og performanceundersøgelse En bruger- og performanceundersøgelse er ved at blive udarbejdet. I praksis betyder det, at vi i en periode i løbet af den kommende tid vil spørge brugerne om de vil evaluere løsningen. Faggruppen og Energistyrelsen Energistyrelsen deltog i mødet med Vejledningstekst-arbejdsgruppen i sidste uge. Også KOMBITs kommunikationskonsulent var med og holdt fokus på at sikre et borgerrettet sprogbrug. Energistyrelsen var glade for at deltage og synes det var en god arbejdsmetode. Logning af sagsbehandlingstider Oprindeligt var logning af sagsbehandlingstider ikke en del af kravene til Byg og Miljø. Tværtimod var det grundet overvågningsaspektet et decideret ønske, at logning ikke skulle være en del af løsningen. Men tiderne har ændret sig, og nu er der ønske om at få etableret en logning som viser kommunernes sagsbehandlingstider. KL samarbejder med Finansministeriet om at finde finansiering til at logningen kan udvikles, og logningen forventes implementeret med udgangen af Snitflader mellem BOM og kommunernes fagsystemer Snitflader/snitfladeintegrations-leverandører er en konstant achilleshæl for os, da vi er afhængige af, at snitfladerne bliver implementeret til kommunernes fagsystemer og opleves som velfungerende. Vi har derfor prioriteret et øget samarbejde med fagsystemleverandørerne højt blandt andet ved at tilbyde enkeltmandsundervisning hos vores leverandør ift. hvordan man laver den bedste snitflade og det ser ud til at bære frugt.

3 Digitaliseringsprisen 2015 Som I ved var Byg og Miljø nomineret til Digitaliseringsprisen 2015 men desværre måtte vi nøjes med en andenplads. I stedet har vi fået KOMBITs interne Vikingepris Byg og Miljø-undervisning hos Schultz Der har været rift om pladserne på Schultz kurser som afvikles her i foråret/forsommeren. Det er kommunerne selv der betaler for undervisningen. Ny Ændringsønskeportal Vi idriftsætter meget snart den nye ændringsønskeportal som KOMBIT-teamets student har udviklet. Alle superbrugere vil få adgang til at kunne indrapportere eventuelle ønsker til ændringer i Byg og Miljø via portalen, og samtidig vil superbrugerne kunne se hvad andre superbrugere har indrapporteret af ønsker. Nicolai fremviste ændringsønskeportalen, og vil senere inden portalen idriftsættes melde nærmere ud til faggruppen. Miljøudvidelsesprojektet Vi har en meget høj tilslutningsprocent til Miljøudvidelsen (85% pt). Status er, at Miljøstyrelsens vilkårsdatabase er under udvikling, og at den samlede Miljøudvidelse forventes idriftsat 1. januar Vi forventer at lave demoer på Miljøudvidelsen i efteråret Orientering fra KL (30 minutter) KL orienterede om deres opgaver i relation til kommunerne og Byg og Miljø. 3. Orientering fra Schultz v/helle Vollmer (30 minutter) Helle Vollmer orienterede om de igangværende opgaver samt at der kigges på mulighederne for, at der kan linkes/skabes en forbindelse mellem kommunernes eksisterende løsninger f.eks. på miljøområdet og Byg og Miljø, der hvor det er relevant. 4. Status fra faggruppens medlemmer Signe rejste en debat vedrørende Enkeltsagsprincippet contra Samtidighedsprincippet. Baggrunden er, at i Miljøudvidelsen skal de tre sagstyper VVM-screening, Spildevand og Miljøsager følge samtidighedsprincippet, men det hænger dårligt sammen med kommunernes sagsgange og ESDHsystemer samt enkeltsagsprincippet generelt. Signe ønsker at KL tager det med tilbage. Ann-Cathrin gjorde opmærksom på, at det er en stor udfordring at få testet kommunernes integrationer, da det er svært at vide hvornår ES-miljøet (det miljø som snitfladerne testes på) er oppe.

4 5. Status på arbejdet med forbedring af pdf-blanketten v/nicolai Frederiksen Nicolai orienterede om pdf-arbejdsgruppens arbejdsdag. Der havde været mange gode drøftelser som er udmøntet i mange, mange noter som nu ligger på Nicolais bord til videre bearbejdning. Nicolai samler op på noterne og sender resultatet ud til faggruppen, så alle kan give deres input. 6. Status på arbejdet med Vejledningsteksterne v/nicolai Frederiksen Nicolai gav en status på arbejdsgruppens arbejde med Vejledningsteksterne, hvor der først kigges på De simple aktiviteter. Teksterne har høj prioritet og der er fortsat et stort arbejde inden det er helt på plads. 7. Prioritering af ændringsønsker for perioden indtil næste faggruppemøde, herunder ændringer til den eksisterende prioritering (se bilag). Nicolai spurgte om prioriteringen af de 5 ændringsønsker som gruppen besluttede på sidste faggruppemøde stadig holdt. Der var ingen bemærkninger. Herefter blev alle de ændringsønsker som faggruppen fandt mest presserende noteret på tavlen. Alle markerede herefter de 5 ændringer som de vurderer til at være de mest væsentlige for flest brugere. Resultatet blev, at følgende 5 ønsker er prioriteret ind som ændringsønskerne 6-10: D H J L M Her er den samlede liste fra tavlen samt antallet af stemmer (de valgte er markeret med grønt): Ændringsønske A 3 stemmer: Låse for tilføjelse af ny aktivitet efter fuld oplyst/afgjort. (Problem ved 2 aktiviteter til samme sagstype går tilbage til ansøgningsfase). Ændringsønske B 0 stemmer: Navn på ansøgnings-pdf skal følge fase eller blot hedde indsendelse. (Ulogisk at sende en ansøgningspdf når der indsendes før færdigmelding). Ændringsønske C 0 stemmer: Påmindelse Behov for flere notifikations-typer fra 14 dage, 6 måneder osv. Ændringsønske D 8 stemmer: Masse-uploade dok/filer til dok-krav (+ evt. drag/drop). Ændringsønske E 4 stemmer: Navngive uploade fil IKKE obligatorisk + navnet er som udgangspunkt det samme som filnavnet fra drevet. Ændringsønske F 1 stemme: (Hænger sammen med C). Knytte en kommentar til notifikationer ( til.).

5 Ændringsønske G 2 stemmer: Ikke begrænse nye dokumentationskrav til sagens regelversion. Ændringsønske H 5 stemmer: Når sag ikke kan indsendes (indsende-knap er væk) skjules initiativpligt. Vil gælde for 3 tilstande: Sag afsluttet Behandles i andet system Sag annulleret Ændringsønske I 0 stemmer: Myndighed kan ændre ansøgers valgte aktivitet f.eks. ansøger har valgt forespørgsel når det burde være en ansøgning. Ændringsønske J 5 stemmer: Alle aktiviteter mere tydeligt. Flytte til venstre, fra højre. Fremflytte søgefeltet. Ændringsønske K 0 stemmer: Plansager flyttes 1 klik væk fra forsiden. Ændringsønske L 5 stemmer: Søgeord-database til fremsøgning af aktivitet. Måske at kunne printe alle aktiviteter på en samlet liste for at få et varekatalog-overblik. Søgeord simpelt, box hvor vi skriver ord med mellemrum. Ændringsønske M 7 stemmer: Klar til indsendelse, flueben skal være pre-udfyldt, dvs. sagen står automatisk markeret af med klar og man vælger kladde til ved behov. Ændringsønske N 2 stemmer: Filter på dokumentationskravlister fra Kulturstyrelsen. MST, Byg, Miljø, Fælles. Ændringsønske O 1 stemme: Ensartede navne + påsætte kode til hvert dokumentationskrav. (Svært at der er forskel på intern/ekstern nummerering). 8. Arbejdssession: Det Guidede Ansøgningsforløb, herunder overblik over forløbet og muligheder for forbedringer. Helle Vollmer fra Schultz fremviste Det Guidede Ansøgningsforløb. Et re-design af det guidede forløb med bruger-briller på har allerhøjeste prioritet, konkluderede Nicolai. Det aftaltes, at der planlægges en lang arbejdsdag i løbet af maj måned. Helle koordinerer mødet. 9. Eventuelt Signe nævnte fuldmagtsproblematikken. Morten svarede, at emnet blev drøftet på sidste møde, og at det blev aftalt, at det skulle løses som et ændringsønske. Men ændringsønsket er ikke fuldt ud afdækket og derfor heller ikke prioriteret.

6 Bjarke ønskede sig en sortering i aktiviteterne, og mener det vil være en god ide at nedsætte en arbejdsgruppe. Karen nævnte, at de aktiviteter der bruges sjældent giver udfordringer for kommunen at håndtere i den daglige proces. Morten havde siden sidste faggruppemøde kigget på punktet Ejertjek og informerede faggruppen om de tanker han havde gjort sig. Efter en større debat om emnet, var det så tilpas afdækket, at Helle Vollmer fra Schultz kunne foreslå en løsning i en simpel første version, hvilket faggruppen tilsluttede sig. KOMBIT vender tilbage vedrørende opsætning af møder i forbindelse med Det guidede forløb, Vejledningstekst-revision samt et faggruppemøde på den anden side af sommerferien.