Bilag 8 Samarbejde og rapportering

Transkript

1 Bilag 8 Samarbejde og rapportering Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING PROJEKTLEDELSESMETODE OG UDVIKLINGSMETODE SAMARBEJDET GENERELT SAMARBEJDET MED ØVRIGE LEVERANDØRER SAMARBEJDSORGANISATIONEN UNDER UDVIKLINGSPROJEKTET STYREGRUPPEN STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR STYREGRUPPENS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING STYREGRUPPEMØDER PROJEKTLEDELSEN PROJEKTLEDELSENS OPGAVER OG ANSVAR PROJEKTLEDELSENS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING ATP S PROJEKTLEDER PROJEKTLEDELSENS MØDER AD HOC ARBEJDSGRUPPER ARKITEKTURFORUM ARKITEKTURFORUMS OPGAVER OG ANSVAR ARKITEKTURFORUMS KOMPETENCE ARKITEKTURFORUMS MØDER LEVERANDØRENS NØGLEMEDARBEJDERE UDSKIFTNING RAPPORTERING UNDER UDVIKLINGSPROJEKTET Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 1 af 56

3 7.1.1 STATUSRAPPORTERING LEVERANCEOVERSIGT RISIKORAPPORTERING PROAKTIVE BEFØJELSER I UDVIKLINGSPROJEKTET KODE GUL OG KODE RØD RISICI FRISTER UENIGHED OM RISIKOVURDERING ELLER RELEVANTE PROAKTIVE BEFØJELSER ENDELIG ESKALATION SAMARBEJDSORGANISATION EFTER ETAPE III RAMMER FOR SAMARBEJDET EFTER ETAPE III SAMARBEJDSORGANISATIONENS OPBYGNING STYREGRUPPEN STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR STYREGRUPPENS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING STYREGRUPPEMØDER SAMARBEJDSFORUM TAKTISK STYRING SAMARBEJDSFORUMMETS OPGAVER OG ANSVAR SAMARBEJDSFORUMMETS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING MØDER I SAMARBEJDSFORUMMET ESKALERING CONTRACT MANAGEMENT CONTRACT MANAGEMENTS OPGAVER OG ANSVAR CONTRACT MANAGEMENTS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING MØDER I CONTRACT MANAGEMENT ESKALERING ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMET ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMETS OPGAVER OG ANSVAR ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMETS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 2 af 56

4 9.6.3 MØDER I ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMET ESKALERING ANDRE FORA TIL STØTTE FOR ORDNINGS- OG DRIFTSFORUM AD HOC TVÆRGÅENDE LEVERANDØRMØDER PROJEKTGRUPPER (DRIFT) PROJEKTGRUPPERNES OPGAVER OG ANSVAR ESKALERING LEVERANDØRENS ORGANISATION RAPPORTERING EFTER ETAPE III MÅNEDSRAPPORT SLA-RAPPORT TIMERAPPORT PROBLEM MANAGEMENT RAPPORT SIKKERHEDSRAPPORT RAPPORT OM FORBEDRINGSFORSLAG OPHØRSPLAN PROAKTIVE BEFØJELSER EFTER ETAPE III AFHJÆLPNINGSPROCEDURE FLERE MEDARBEJDERE INDTRÆDELSESRET ENDELIG ESKALERING Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 3 af 56

5 1 Vejledning til Tilbudsgiver Dette bilag omhandler ATP s krav til samarbejdsorganisation, rapportering samt til projektledelsesmetode og udviklingsmetode for udvikling af Systemet. Bilaget skal udfyldes af Tilbudsgiveren, jf. nedenstående retningslinjer. Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud følge og besvare instruktioner, som er markeret med [ ]. For nærværende bilag betyder det, at Tilbudsgiver skal: udfylde tabel 3, 5 og 7 i dette bilag. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at antallet af rækker i tabellerne ikke udgør en egentlig afgrænsning, og Tilbudsgiveren kan således tilpasse tabellerne efter behov. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 4 af 56

6 2 Indledning I dette bilag beskrives samarbejdsorganisationen, rapporteringskrav samt ATP s proaktive beføjelser henholdsvis under Udviklingsprojektet og efter Overtagelsesdagen. Samarbejdsorganisationen har til formål at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten og de bedst mulige samarbejdsrelationer mellem Leverandøren og ATP baseret på fleksibilitet og gennemsigtighed. Det er vigtigt for ATP, at samarbejdet mellem ATP og Leverandøren er et godt og fleksibelt samarbejde, der baserer sig på tillid og åbenhed fra begge Parters side. Leverandørens rapportering skal sikre ATP et fyldestgørende overblik over resultaterne af Leverandørens indsats. De proaktive beføjelser giver ATP forskellige muligheder for indgriben, hvis Leverandørens misligholdelse af Kontrakten indtræffer eller der foreligger risiko herfor. Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation etableres ved Kontraktens indgåelse og vedbliver at bestå til og med afslutningen af Etape III. Samarbejdsorganisationen til varetagelse af vedligeholdelse og Drift etableres sideløbende med Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation, således at den er fuldt funktionsdygtig fra og med afslutningen af Etape III. Se i øvrigt Kontraktens punkt om overgang fra udvikling til Drift. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 5 af 56

7 3 Projektledelsesmetode og udviklingsmetode ATP anvender PRINCE2 som projektledelsesmetode, hvilket Leverandøren skal understøtte i sin projektledelsesmetode, idet Leverandøren skal anvende denne eller en tilsvarende metode i samarbejdet med ATP. En beskrivelse af Leverandørens udviklings- og projektledelsesmetode fremgår af bilag 8A (Leverandørens metode). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 6 af 56

8 4 Samarbejdet generelt Parterne skal samarbejde med en positiv og professionel holdning og er begge forpligtede til at arbejde for Kontraktens hensigtsmæssige opfyldelse. Begge Parter skal loyalt deltage i den aftalte samarbejdsorganisation samt udvise den fleksibilitet, der må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende ydelser. ATP er ansvarlig for allokering og ledelse af egne underleverandører og egne interessenter, ligesom Leverandøren har ansvaret for sine Underleverandører, som beskrevet i Kontrakten. I det praktiske samarbejde kan ATP vælge at lade sin egen underleverandør eller andre repræsentanter tage direkte kontakt med Leverandøren. Leverandøren har det totale ansvar for gennemførelse af de opgaver og forpligtelser, der ved Kontrakten er pålagt Leverandøren. Leverandøren har initiativpligten, og ved initiativpligt forstås, at Leverandøren altid af egen drift skal sikre, at Leverandørens forpligtelser opfyldes, også selvom der i en konkret sag afventes information, beslutning eller lignende fra ATP eller dennes Øvrige Leverandører. Leverandøren skal i disse situationer til stadighed søge fremdrift, herunder at rykke ATP for afklaring eller lignende. Hvis Leverandøren under udførelse af en opgave bliver opmærksom på, at der er fejl i de stillede krav til Leverancen og/eller Ydelserne, eller at ATP's oplyste behov bedre tilgodeses ved en ændring af kravene, skal Leverandøren omgående gøre ATP opmærksom herpå med henblik på, at Parterne kan aftale ændringer for Leverancen, Ydelserne og/eller leveringen heraf. Leverandøren har pligt til at informere ATP, såfremt der opstår ændrede forhold i relation til Kontrakten, herunder udskiftning af bemanding, forsinkelse af deadlines m.v. ATP forventer, at samarbejdet udspiller sig under følgende kerneværdier: Samarbejdet skal være præget af, at Leverandørens og Underleverandørers medarbejdere arbejder mod fælles løsninger, og Leverandøren tager ansvar for at sikre et godt samarbejde. Leverandøren skal sikre en bemanding, der har de kompetencer, som er relevante for at sikre gennemførelse af de opgaver og forpligtelser, der ved Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 7 af 56

9 Kontrakten er pålagt Leverandøren. Det forventes yderligere, at Leverandøren i den forbindelse forholder sig aktivt til (i) hvordan organisationen skal indrettes, (ii) hvorledes bemandingen skal være og (iii) hvilke kompetencer der skal være til stede for at sikre et løbende succesfuldt samarbejde. Drivkraften for samarbejdet skal være en forståelse af ATP s forretning og itunderstøttelsen af denne. Leverandøren skal være imødekommende og proaktiv, og leverancemodellen skal være gennemsigtig og fleksibel. I forbindelse med samarbejdet skal følgende øvrige retningslinjer opfyldes: Leverandørens repræsentanter: ATP forventer generelt, at Leverandørens repræsentanter agerer proaktivt og med rettidig omhu. ATP forventer desuden, at der i særligt kritiske og pludseligt opståede situationer ageres via et positivt og hurtigt samarbejde fra Leverandørens side. Dette ligeledes i forbindelse med situationer, der kræver hurtige omstillinger i Driftsmiljøet. Samarbejdet skal omfatte alle organisatoriske niveauer og skabe mulighed for en direkte dialog mellem for eksempel teknikere hos ATP og Leverandøren. Sekretariatsfunktion: Leverandøren varetager sekretariatsfunktionen for samtlige grupper, dvs. mødeindkaldelse, udsendelse af dagsorden, udarbejdelse og udsendelse af referat, jf. i øvrigt pind 5 nedenfor, med mindre andet er aftalt eller anført i dette bilag. ATP forventer, at mødefora med fast mødefrekvens indkaldes og varsles minimum 1 måned inden mødets afholdelse. Lokalitet: Samtlige møder afholdes på ATP s lokaliteter, medmindre andet er aftalt. ATP skal til enhver tid have adgang til al dokumentation i form af rapporter, referater, dagsordener, emnelister og øvrigt materiale, via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Dokumentationen skal leveres i et redigér-, søg- og printbart format. Referater: Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelse af referater, samt at der sendes besked til samtlige ATP s deltagere, når et referat er tilgængeligt på det fælles projektsite eller lignende. Referater skal foreligge senest fem (5) Arbejdsdage efter tidspunktet for mødets afholdelse. Referater skal markeres udkast, og er først gældende mellem Parterne, når ATP har godkendt referatet. Herefter markeres referatet godkendt. ATP har fem (5) Arbejdsdage til godkendelse af referater. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 8 af 56

10 Mødefrekvens: De i dette bilag anførte mødefrekvenser er udelukkende indikative, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 9 af 56

11 5 Samarbejdet med øvrige leverandører Leverandøren skal på samme vis samarbejde med andre parter, herunder ATP s Øvrige Leverandører med relation til Udviklingsprojektet. Leverandøren er forpligtet til at deltage i koordinationsprocessen med ATP og ATP's Øvrige Leverandører i forbindelse med bl.a.: Udfasning og konvertering af data Integrationer til støttesystemer og KOMBIT s Serviceplatform Andre eksterne Integrationer Leverandøren er i øvrigt forpligtet til, efter nærmere aftale med ATP, at deltage i de af ATP og KOMBIT etablerede Tværgående Koordinationsfora. Se nærmere om Leverandørens koordinations- og samarbejdsforpligtelser i bilag 15 (Leverandørkoordinering). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 10 af 56

12 6 Samarbejdsorganisationen under Udviklingsprojektet Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation består af følgende fora: Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang månedligt eller efter behov indtil 3 Arbejdsdage før mødet godkendelse af den afsluttende Driftsprøve. Projektledelsen Hver 14. dag 3 Arbejdsdage før mødet Ad hoc arbejdsgrupper Ad hoc / efter aftale 3 Arbejdsdage før mødet Arkitekturforum Hver måned 3 Arbejdsdage før mødet I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Styregruppe Projektledelsen Arkitekturforum Ad hoc arbejdsgrupper Figur 1 Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation Parterne skal sikre, at Udviklingsprojektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed, omstændighederne kræver. Samarbejdsorganisationen skal sammensættes af så få personer som muligt, og disse personer skal til enhver tid have den fornødne beslutningskompetence. Dette Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 11 af 56

13 princip skal også ligge til grund for ATP s medvirken beskrevet i bilag 9 (ATP s Medvirken), afsnit Af hensyn til at optimere betingelserne for samarbejdet skal Udviklingsprojektet udføres hos ATP, medmindre andet aftales. Det konkrete omfang fastlægges i Etape I - Afklaring. 6.1 Styregruppen Der nedsættes en Styregruppe på ledelsesniveau med repræsentanter fra ATP og Leverandøren. ATP har formandskabet i Styregruppen. Hver Part udpeger, forinden eller umiddelbart efter Kontraktens underskrift, et antal medlemmer som skal repræsentere den pågældende Part i Styregruppen. Hver Parts projektleder deltager i Styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlemmer af Styregruppen Styregruppens opgaver og ansvar Styregruppen er overordnet ansvarlig for at overvåge, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten, inklusiv Optioner, Ændringer og videreudviklingsopgaver. Styregruppen har desuden det overordnede ansvar for: at afklare økonomiske og juridiske forhold, herunder Ændringer til Kontrakten samt eventuelle konsekvenser heraf i forhold til nytteværdi af Systemet; at godkende væsentlige ændringer af tidsplanen; samt at afklare eskalationer fra Projektledelsen. Styregruppen træffer beslutninger i relation til den fremlagte statusrapportering fra Leverandørens projektleder Styregruppens kompetence og sammensætning Styregruppens medlemmer refererer til eller er en del af ledelsen i medlemmernes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af Styregruppen, eventuelt i forening, skal være bemyndiget til for henholdsvis ATP eller Leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til Kontrakten. På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er følgende repræsentanter udpeget som medlemmer af Styregruppen: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 12 af 56

14 ATP Rolle Styregruppeformand (ledelsesrepræsentant fra Administrationsforretningen). Seniorbruger (ledelsesrepræsentant fra Kundedrift). Drift ansvarlig (ledelsesrepræsentant fra ATP IT). Tabel 2 ATP s styregruppemedlemmer Leverandøren Navn, rolle og stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 3 Leverandørens styregruppemedlemmer Styregruppen kan beslutte, at andre personer kan deltage i Styregruppens møder på ad hoc basis, herunder eksterne rådgivere Styregruppemøder Styregruppen mødes hver måned eller efter behov. ATP indkalder til møderne. Styregruppen nedlægges, når den endelige Driftsprøve er godkendt. Leverandørens projektleder udarbejder og afgiver til brug for styregruppemøderne en statusrapport i overensstemmelse med rapporteringskravene jf. punkt 7 nedenfor. Leverandøren sender denne rapport til ATP senest 5 Arbejdsdage forud for styregruppemødet. Senest 3 Arbejdsdage før afholdelse af et styregruppemøde udsender ATP en dagsorden for mødet samt evt. bilag til gruppens medlemmer. På styregruppemøderne drøftes fast nedenstående punkter: Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Faseplan herunder faseafslutningsrapporter Teamplan Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 13 af 56

15 Afvigelsesplaner Risikoregister Emneregister (herunder Ændringsønsker) Kvalitetsregister Lovvedligehold Kommunikationsstyring ATP fører referat af Styregruppens møder. Referatet skal beskrive samtlige beslutninger truffet på mødet. Referatet sendes senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse til Styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Styregruppemøderne afholdes som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå telefonisk eller skriftligt efter forudgående skriftlig aftale mellem Parterne. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 6.2 Projektledelsen Projektledelsen består af en projektleder fra henholdsvis Leverandøren og ATP Projektledelsens opgaver og ansvar Projektledelsen varetager den daglige koordination og opfølgning på Udviklingsprojektets fremdrift. På Projektledelsens møder, der tager udgangspunkt i statusrapporten udarbejdet og fremsendt af leverandørens projektleder, drøftes fast nedenstående punkter: Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Faseplan og detailplaner Teamplan Afvigelsesplaner Risikoregister Emneregister (herunder Ændringsønsker) Kvalitetsregister Erfaringslog Lovvedligehold Kommunikationsstyring Forberedelse af styregruppemøder Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 14 af 56

16 Derudover behandler Projektledelsen spørgsmål om prioritering af ressourcer i forbindelse med Kontrakten Projektledelsens kompetence og sammensætning Projektledelsen kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdien af Systemet, Udviklingsprojektets økonomi eller overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af Projektledelsen. På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er følgende repræsentanter udpeget som medlemmer af Projektledelsen: ATP Navn, stilling [Indføjes straks før Kontraktens underskrift], Projektleder Tabel 4 ATP s projektleder Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 5 Leverandørens projektleder ATP s projektleder ATP vil stille en projektleder til rådighed, som har beslutningskompetence på ATP s vegne vedrørende forhold relateret til det daglige samarbejde mellem ATP og Leverandøren. For forhold, der forudsætter nærmere afklaring, påhviler det ATP at sikre denne afklaring/beslutning hurtigst muligt under behørig hensyntagen til forholdets karakter. ATP s projektleder varetager følgende opgaver: Primær ansvarlig for samarbejdet med Leverandøren. Opfølgning på Leverandørens ydelser, herunder Kontraktens opfyldelse. Prioritering af videreudviklingsopgaver og Optioner under Udviklingsprojektet. Allokering af fornødne ressourcer til de respektive opgaver. Andre punkter til beslutning med evt. baggrundsmateriale. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 15 af 56

17 Leverandørens forventninger til ATP s projektleder fremgår af bilag 9 (ATP s medvirken). Uanset at der er en fælles projektledelse, har Leverandøren det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelse af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af ATP Projektledelsens møder Projektledelsen mødes min. hver 14. dag i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, statusrapport og evt. bilag fremsendes af Leverandørens projektleder til Projektledelsen senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens projektleder udarbejder og vedligeholder projektledelsesdokumentation, som beskrevet i bilag 8A (Leverandørens metode). Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af Projektledelsens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest tre (3) Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest fem (5) Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Projektledelsesmøder foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 6.3 Ad hoc arbejdsgrupper ATP og Leverandøren kan i fællesskab etablere arbejdsgrupper eller lignende med fokus på særlige problemstillinger, emneområder m.v. for at sikre succesfuld udvikling og idriftsættelse af Systemet. Særligt er ATP berettiget til at anmode om, at der etableres en arbejdsgruppe med fokus på den løbende ibrugtagning og konvertering af data under Etape III. Leverandøren skal sikre de fornødne ressourcer til brug herfor. Grupperne refererer til Projektledelsen og fungerer under Leverandørens ledelse. De fælles forventninger til etablering af arbejdsgrupper og udarbejdelse af kommissorier for disse arbejdsgrupper aftales i Etape I - Afklaring. 6.4 Arkitekturforum Arkitekturforum består af ATP s og leverandørens ledende arkitekter. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 16 af 56

18 6.4.1 Arkitekturforums opgaver og ansvar Arkitekturforum koordinerer løbende emner vedrørende forretnings- og løsningsarkitekturen samt kvalitetssikring af dokumentation. Dette forum foretager og dokumenterer designmæssige beslutninger, og fører en log over behov for og allerede trufne beslutninger. Arkitekturbeslutninger, der berører andre systemer end det kommende Pensionssystem, skal forinden beslutningstagning i Arkitekturforum behandles i ATP s interne arkitekturgruppe. Arbejdsgrupper der berører emner af arkitekturmæssig relevans skal sikre at Arkitekturforum involveres Arkitekturforums kompetence Arkitekturforum kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdien af Systemet, Udviklingsprojektets økonomi eller overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af Projektledelsen. På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er følgende repræsentanter udpeget som medlemmer af Arkitekturforum: ATP Navn, stilling [Indføjes straks før Kontraktens underskrift], Arkitekt Tabel 6 ATP s arkitekt(er) Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 7 Leverandørens arkitekt(er) Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 17 af 56

19 6.4.3 Arkitekturforums møder Arkitekturforum mødes min. hver måned i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, oversigt over udeståender og evt. bilag fremsendes af Leverandørens arkitekt til Arkitekturforum senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens arkitekt udarbejder og vedligeholder dokumentation, som beskrevet i bilag 8A (Leverandørens metode). Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af gruppens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Møderne foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 6.5 Leverandørens nøglemedarbejdere Bilag 8B (Leverandørens Nøglemedarbejdere) indeholder en liste over Leverandørens nøglemedarbejdere (leveranceansvarlig/-chef, projektleder, senior udvikler, it-arkitekt, testleder mv.) samt CV'er for disse nøglemedarbejdere. Følgende roller skal som minimum beskrives i bilag 8B. Pensionsprojektet har som følge af projektets størrelse og kompleksitet krav til erfaring og kompetencer til leverandørens nøglemedarbejdere. Følgende er forventet opfyldt i de vedlagte CV er, og vil udgøre grundlag for vurdering af leverancesikkerheden. Rolle Leveranceansvarlig (Ledelsesrepræsentant) Anciennitet Kompetencer i rollen +5 år Dokumenteret erfaring i styregruppedeltagelse i tilsvarende rolle. Bemyndigelse til at tegne virksomheden overfor ATP. Certificeringer Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 18 af 56

20 Rolle Anciennitet i rollen Kompetencer Projektleder +10 år Erfaring med leverance under K02. Dokumenteret erfaring med levering af projekter i samme størrelse (både ressourcemæssigt og finansielt). Erfaringer med tredjeparts samarbejder. IT Arkitekt +10 år Dokumenteret erfaring med kompleks systemintegration og datakonvertering Lead for +5 år Dokumenteret datakonvertering erfaring med datakonvertering fra offentlige systemer Lead Udvikler +5 år Dokumenteret erfaring i tilsvarende rolle og i projekter af tilsvarende omfang dokumenteres i form af team størrelse og kodemængde Certificeringer PRINCE2 el.lign. Open Group Certified Architect, level 2 el.lign. Produkt- og metoderelevante certificeringer Test manager +8 år Dokumenteret erfaring fra tilsvarende projekter inklusive data konvertering Metoderelevante certificeringer Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 19 af 56

21 Ovenstående roller skal bemandes med personer, der er fysisk tilstede på ATP s lokalitet under Udviklingsprojektet. [Tilbudsgiver skal som bilag 8B vedlægge en oversigt over Tilbudsgivers nøglemedarbejdere samt CV er for alle nøglemedarbejdere. ATP lægger vægt på, at Tilbudsgivers nøglemedarbejdere besidder de nødvendige kvalifikationer til den pågældende opgave og har erfaring med at løse lignende opgaver.] Udskiftning Adgang til, og krav forbundet med, at udskifte nøglemedarbejdere er reguleret i Kontraktens kapitel IX. Tilbudsgiver har som bilag 8C (Leverandørens Sikring af Kompetencer) til dette bilag, vedlagt en beskrivelse af, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder hvorledes Leverandøren sikrer tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. [Tilbudsgiver skal i bilag 8C beskrive, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder sikring af tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. Tilbudsgiver skal endvidere fremlægge CV for medarbejdere, der kan indtræde som eventuel backup for de anførte nøglepersoner]. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 20 af 56

22 7 Rapportering under Udviklingsprojektet Leverandøren skal i overensstemmelse med Kontraktens krav til Dokumentation levere og vedligeholde projektdokumentationen, herunder tidsplan, risikoregister, prioriterede arbejdsopgaver, emneregister, optionslog, udførlig dokumentation af afklaringer og beslutninger, statusrapporter, mødereferater mv. ATP skal til enhver tid have adgang til projektdokumentationen via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Projektdokumentationen skal leveres i et redigér-, søg- og printbart format Statusrapportering Leverandøren skal løbende informere ATP om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for opfyldelse af Kontrakten, og skal som minimum foretage statusrapporteringer til ATP hver 14. dag, som forelægges skriftligt og eventuelt gennemgås for ATP. Statusrapporteringer til ATP s projektleder skal indeholde: Udviklingsprojektets status Gennemgang af projektplanen Gennemgang af tids- og aktivitetsplan o Passerede milepæle/kontrolpunkter o Forestående milepæle/kontrolpunkter o Udviklingsprojektets fremdrift Status på økonomi/tidsforbrug Vurdering af projektrisici Risikoregister, jf. punkt nedenfor Emneregister inkl. Ændringsønsker og Videreudviklingslog Kvalitetsregister Leveranceoversigt, jf. punkt nedenfor Log over arkitekturbeslutninger Log over Optioner Statusrapporteringer til styregruppen skal indeholde: Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Faseplan herunder faseafslutningsrapporter Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 21 af 56

23 Teamplan Afvigelsesplaner Risikoregister Emneregister (herunder Ændringsønsker) Statusrapporterne skal godkendes af ATP. Såfremt ATP ikke har fremsendt skriftlige indsigelser senest 20 Arbejdsdage efter datoen for modtagelse af statusrapporten, så betragtes denne som godkendt Leveranceoversigt [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel udarbejde en oversigt over leverancer i Udviklingsprojektet. Oversigten skal løbende holdes opdateret i projektforløbet. Oversigten skal indeholde leverancedato, godkendelsesfrister samt godkendelseskriterier]. Navn Leverance Leverance dato Godkendelsesperiode/ frist Acceptkriterier Tabel 8 Oversigt og leverancer og leverancedato Risikorapportering Leverandøren skal endvidere månedligt som en del af statusrapporteringen rapportere om risici i Udviklingsprojektet med henblik på en proaktiv håndtering af disse. Risikorapporteringen skal indeholde en beskrivelse af de af Leverandøren identificerede risici for Udviklingsprojektet, herunder navnlig for forsinkelser, samt eventuelt aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal i rapporten anvende farvekoder jf. tabellen nedenfor for det samlede Udviklingsprojekt og/eller i nødvendigt omfang dele af projektaktiviteterne/projektorganisationen. Farvekode Grøn Gul Rød Forklaring Udviklingsprojektet /projektaktivitetens status er normal. Inden særlige risici er identificeret. Ingen eller kun ubetydelige leveranceproblemer, men der er identificeret visse risici, som kan bringe Udviklingsprojektet i fare i form af forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Aktuelle og betydelige leveranceproblemer er indtrådt eller forventes at ville indtræde, hvilket har eller vil føre til forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Eksempler på sådanne Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 22 af 56

24 Eksempler på sådanne risici (ikke udtømmende): risici/leveranceproblemer (ikke udtømmende): Afgang af en ikkenøglemedarbejder Afgang af nøglemedarbejdere Tekniske problemer af ikke væsentlig karakter Tekniske problemer af væsentlig karakter Manglende medvirken fra ATP af ikke væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, der ikke er centrale for Leverancen Problemer med ikkecentrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en mindre negativ afvigelse, der skønnes at kunne indhentes Der er indtrådt en mindre forsinkelse, som skønnes at kunne indhentes Manglende medvirken fra ATP af væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, der er centrale for Leverancen Problemer med centrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en ikke-uvæsentlig negativ afvigelse Der er indtrådt en forsinkelse, som ikke vil kunne indhentes Problemer med datakonverteringen Tabel 9 Risikorapportering med farvekoder Hvis risikorapporten indeholder koden gul eller rød for Udviklingsprojektet eller dele af Udviklingsprojektet, skal rapporten indeholde alle relevante og tilgængelige oplysninger om de konstaterede risici og/eller leveranceproblemer, herunder årsagen til disse, samt (i) Leverandørens vurdering af alvoren af hver(t) konstateret risiko/leveranceproblem, (ii) en beskrivelse af de (potentielle) konsekvenser heraf og (iii) de proaktive handlinger, Leverandøren agter at iværksætte for at forhindre og/eller afværge/reducere omfanget af disse risici og/eller leveranceproblemer. De proaktive handlinger, der kan komme på tale, er beskrevet i punkt 8 nedenfor, idet Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 23 af 56

25 Leverandøren dog er berettiget til at iværksætte andre/supplerende proaktive handlinger, som denne måtte anse for relevante for at forhindre og/eller afværge/reducere de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. Dette gælder tilsvarende, hvis ATP eller en af ATP antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal imødekomme ATP s rimelige ønsker om at inkludere yderligere oplysninger i rapporten om risici eller aktuelle leveranceproblemer, som ATP har konstateret. ATP kan i forlængelse af Leverandørens risikorapport kræve, at Parterne mødes med henblik på at drøfte de identificerede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. På mødet skal Parterne drøfte vurderingen af hver(t) enkel(t) risiko og/eller aktuelt leveranceproblem og de proaktive handlinger, der skal foretages. De proaktive handlinger skal iværksættes uden ugrundet ophold og senest inden for de i punkt 8.2 anførte frister. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 24 af 56

26 8 Proaktive beføjelser i Udviklingsprojektet Formålet med de herved aftalte proaktive beføjelser er at udstyre ATP med nogle styringsredskaber og beføjelser i tilfælde af, at der undervejs i Udviklingsprojektet opstår risiko for eller en aktuel misligholdelse af Kontrakten eller andre leveranceproblemer, som ATP foretrækker at søge løst ved disse proaktive beføjelser snarere end Kontraktens misligholdelsesbeføjelser, som de supplerer. De heri fastsatte vilkår er gældende fra Kontraktens underskrift og frem til driftsprøvens beståen. 8.1 Kode gul og kode rød risici Såfremt Udviklingsprojektets risiko er gul, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte en eller flere af følgende proaktive handlinger indtil de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer er afhjulpet eller begrænset mest muligt: Tilførsel af yderligere eller andre kvalificerede medarbejderressourcer; ugentlig fremdrifts- og risikorapportering; eventuel udskiftning af deltagere i projektorganisationen; eventuel udskiftning af Underleverandører; afholdelse af ugentlige møder mellem Parternes projektledelse vedrørende Udviklingsprojektets fremdrift m.v Såfremt Udviklingsprojektets risiko er rød, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte de proaktive handlinger, der er beskrevet i punkt ovenfor, samt følgende yderligere proaktive handlinger (for egen regning): Inddragelse af ekstern uvildig ekspert med henblik på dennes gennemgang af Udviklingsprojektet samt anbefaling af relevante tiltag til afhjælpning af de konstaterede problemer; afholdelse af ugentlige styregruppemøder vedrørende Udviklingsprojektets fremdrift m.v.; afholdelse af møde mellem personer på direktionsniveau hos hver Part senest 2 Dage efter ATP s anmodning herom med henblik på at drøfte, hvordan de konstaterede problemer afhjælpes og hvordan ATP kompenseres for de tab og gener, som disse problemer har medført; Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 25 af 56

27 Den af Leverandøren foreslåede eksterne uvildige ekspert skal godkendes af ATP. ATP må ikke uden saglig grund nægte at godkende Leverandørens forslag hertil. Implementeringen af ekspertens anbefalinger skal ske uden ugrundet ophold, medmindre Leverandøren kan dokumentere, at disse ikke er mulige at gennemføre af tekniske eller organisatoriske grunde eller vil være forbundet med væsentlige omkostninger for Leverandøren, som ikke står mål med de gavnlige effekter for Udviklingsprojektet, der vil kunne opnås ved at gennemføre dem. Såfremt ATP påtager sig at dække 50 % eller mere af Leverandørens omkostninger forbundet med implementeringen af ekspertens anbefalinger, kan Leverandøren ikke nægte at gennemføre disse tiltag med henvisning til, at omkostningerne forbundet hermed efter Leverandørens opfattelse er uforholdsmæssigt store Hvis de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer dokumenterbart skyldes ATP s forhold og Leverandøren har opfyldt sine forpligtelser efter Kontrakten, skal Leverandøren redegøre for de tiltag, der skal iværksættes fra ATP s og/eller Leverandørens side til imødegåelse heraf. Såfremt Leverandørens anbefalinger omfatter en øget indsats fra Leverandørens side til afhjælpning af forhold, som ATP er ansvarlig for, skal Leverandøren give ATP et estimat over omkostningerne forbundet hermed. Uanset hvad der i øvrigt fremgår af dette bilag, må sådanne tiltag eller andre tiltag, som Leverandøren mener sig berettiget til betaling for udover Leverancevederlaget, ikke iværksættes før ATP s skriftlige godkendelse heraf foreligger. 8.2 Frister Afhængigt af arten og omfanget af de relevante proaktive handlinger, skal disse senest være iværksat af Leverandøren inden for ti (10) Arbejdsdage i tilfælde af kode gul og fem (5) Arbejdsdage i tilfælde af kode rød Fristerne ovenfor, regnes fra det tidspunkt, hvor (i) risikorapporten er ATP i hænde, og hvori Leverandøren oplyser om, at Udviklingsprojektet befinder sig i kode gul eller rød, eller (ii) hvor ATP eller en af denne antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer I det omfang iværksættelse af en eller flere af de proaktive handlinger forudsætter ATP s godkendelse eller stillingtagen, regnes fristerne dog først fra det tidspunkt, hvor ATP s godkendelse eller stillingtagen foreligger. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 26 af 56

28 8.3 Uenighed om risikovurdering eller relevante proaktive beføjelser Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om risikovurderingen, omfanget af aktuelle leveranceproblemer eller indholdet af risikorapporten, herunder relevante proaktive handlinger til at begrænse skaderne af de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer, kan hver af Parterne eskalere den opståede uenighed til Udviklingsprojektets styregruppe. Styregruppen skal i givet fald behandle den opståede uenighed inden for en frist af 5 (fem) Arbejdsdage efter modtagelsen af en sådan henvendelse, hvilket begge Parter skal sørge for sker Kan Parterne ikke gennem eskalation til styregruppen løse den opståede uenighed, kan der ske udpegning af en uvildig sagkyndig efter Kontraktens bestemmelser om mediation og Accelereret Konfliktløsningsproces Indtil styregruppens henholdsvis den sagkyndiges afgørelse foreligger, jf. ovenfor, er ATP berettiget til at kræve, at Leverandøren agerer i henhold til ATP s risikovurdering og iværksætter de proaktive tiltag, der af ATP skønnes fornødne til afhjælpning heraf, medmindre dette ikke er muligt eller urimeligt byrdefuldt for Leverandøren f.eks. af tekniske eller omkostningsmæssige årsager Konstateres det efterfølgende af styregruppen eller en uvildig sagkyndig udpeget efter Kontraktens bestemmelser om mediation og Accelereret Konfliktløsningsproces (i) at ATP s risikovurdering var fejlagtig, (ii) at de krævede tiltag var ufornødne eller uhensigtsmæssige, eller (iii) at de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer var begrundet i ATP s forhold, er Leverandøren berettiget til en rimelig økonomisk kompensation for Leverandørens herved påførte meromkostninger, herunder omkostninger forbundet med merforbrug af interne ressourcer opgjort i henhold til timetaksterne angivet i bilag 5 (Priser og Betalingsplan). Uenighed om størrelsen af en sådan eventuel kompensation afgøres af en/den uvildige sagkyndige. 8.4 Endelig eskalation Såfremt en af følgende situationer foreligger: en misligholdelse indtræder, der berettiger ATP til at ophæve Kontrakten; en misligholdelse indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Udviklingsprojektet eller en væsentlig del heraf, der indtræder en forsinkelse, som medfører, eller med rimelighed kan forudses at medføre, at Leverandøren overskrider en dato i tidsplanen, jf. bilag 1 (Tidsplan) i Kontrakten, med mere end 60 Dage, Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 27 af 56

29 en Force Majeure-begivenhed indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Udviklingsprojektet eller en væsentlig del heraf, en myndighed meddeler ATP, at ATP s udøvelse af sine rettigheder i henhold til dette punkt er nødvendig, der er en alvorlig risiko vedrørende helbred eller sikkerhed hos personer, ejendom eller miljøet, det er nødvendigt at aktivere den for at udføre en lovbestemt pligt, i tilfælde af, at der indtræffer en insolvensbegivenhed hos Leverandøren, ATP ved skriftlig meddelelse opsiger eller ophæver hele eller dele af Kontrakten i overensstemmelse med bestemmelserne deri, ATP påstår, at Leverandøren væsentligt misligholder Kontrakten, Parterne er uenige om væsentlige spørgsmål, der påvirker deres samarbejde i henhold til Kontrakten, eller Leverandøren gøres til genstand for økonomiske uregelmæssigheder eller undersøgelser, der bevirker, at ATP med rimelighed tvivler på Leverandørens evne til at opfylde sine forpligtelser i henhold til Kontrakten, kan ATP, ud over eskaleringsprocessen anført i punkt 8.3 ovenfor, benytte sig af følgende eskalationer: a) inden for femten (15) Dage efter ATP s skriftlige anmodning skal Leverandøren sørge for, at et medlem af Leverandørens direktion indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokalitet i Hillerød for at diskutere forholdene, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger for at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder yde erstatning til ATP, b) og hvis der på møderne ikke findes løsninger, der er tilfredsstillende for ATP inden for ti (10) Dage efter ATP s yderligere skriftlige anmodning, skal Leverandøren sørge for, at en ledelsesrepræsentant fra Leverandørens internationale ledelse indenfor den offentlige sektor, såfremt hovedkvarteret ligger uden for Danmark, eller den administrerende direktør fra Leverandørens koncern, hvis hovedkvarteret er i Danmark, indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokalitet i Hillerød for at diskutere situationen, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger til at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder at yde erstatning til ATP. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 28 af 56

30 9 Samarbejdsorganisation efter Etape III 9.1 Rammer for samarbejdet efter Etape III I forbindelse med samarbejdet skal følgende retningslinjer opfyldes: Deltagere fra ATP: Den præcise deltagerkreds fra ATP for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, som opstartes i Etape II, og som skal være færdigudarbejdet og godkendt af ATP inden Overtagelsesprøven. Deltagere fra Leverandøren: Den præcise deltagerkreds fra Leverandøren for hver gruppe, aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, men deltagerne skal dog altid være kompetente til at udfylde de roller, der er angivet for den enkelte gruppe, jf. i øvrigt punkt 4 ovenfor. Ansvarsområde: Ansvaret for ATP s og Leverandørens repræsentanter i grupperne beskrevet i punkt 9.3 til 9.7 nedenfor er udelukkende indikativt, og er således ikke udtømmende. De konkrete ansvarsområder for ATP s og Leverandørens repræsentanter i de forskellige grupper dokumenteres i Driftsaftalehåndbogen. Agenda: I forhold til den i tabellerne specificerede agenda, er dette et udtryk for ATP s umiddelbare ønske om emner til behandling i de enkelte fora. Den præcise agenda for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. Mødefrekvens: Den i punkt 9.2 anførte mødefrekvens er udelukkende indikativ, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Såfremt der foretages ændringer i mødefrekvensen, vil dette blive dokumenteret i Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. 9.2 Samarbejdsorganisationens opbygning Der oprettes en samarbejdsorganisation mellem ATP og Leverandøren med følgende arbejdsgrupper: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 29 af 56

31 Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang i kvartalet 5 Arbejdsdage før mødet Samarbejdsforum Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet Ordnings- og Driftsforum inkl. Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet vedligeholdelsesstyring Contract Management Én gang månedligt - eller efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Projektgrupper Ad hoc / efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Tabel 10 Arbejdsgrupper i samarbejdsorganisationen efter Overtagelse Samarbejdsorganisationen er opdelt således, at Styregruppen er overordnet beslutningsorgan for så vidt angår Ydelserne under Kontrakten. Samarbejdsforummet har ansvaret for tværgående aktiviteter, herunder overordnet koordinering med andre leverandører/leverancer og eskalationer, medens Ordnings- og Driftsforummet styrer de aktiviteter, der knytter sig til Driften og vedligeholdelsen af Systemet. Endelig har Projektgrupperne ansvaret for alle aktiviteter, der knytter sig til større Ændringer i Systemet og dets grænseflade, men som ikke udgør rent kontraktuelle Ændringer. Contract management behandler alle forhold, der vedrører Kontrakten, herunder kontraktuelle Ændringer. I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 30 af 56

32 Figur 2 Opbygning af samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen Såfremt det er nødvendigt, kan der foretages tilpasninger i samarbejdsorganisationen jævnfør Kontraktens bestemmelser om Ændringer. I de følgende afsnit er hver gruppe nærmere beskrevet. 9.3 Styregruppen Styregruppen er det øverste beslutningsorgan i samarbejdsorganisationen og har det overordnede ansvar for alle forhold af væsentlig eller strategisk karakter i forbindelse med gennemførelse af Ydelserne i henhold til Kontrakten og udviklingen af Parternes samarbejde. Styregruppen kan af hver Part indkaldes ekstraordinært, hvis dette er nødvendigt for at sikre Driften af Systemet, eller hvis andre årsager nødvendiggør dette Styregruppens opgaver og ansvar Styregruppen har til opgave at: Fastlægge de overordnede principper og mål for samarbejdet samt beslutningsprocesserne under Kontrakten. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 31 af 56

33 Udarbejde strategiske anbefalinger for Drift, vedligehold og videreudvikling af Systemet. Fungere som beslutningsorgan og eskalationsvej for de beslutninger, der ikke kan afklares i Samarbejdsforummet. Afklarer eskaleringer fra øvrige samarbejdsfora Styregruppens kompetence og sammensætning Styregruppen udgøres af ledende medarbejdere hos ATP og Leverandøren med kompetence til at træffe overordnede beslutninger angående samarbejdet mellem Parterne. Deltagerne i Styregruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller. ATP Rolle Ledelsesansvarlig, Udbetaling Danmark Kontraktejer, Udbetaling Danmark Ledelsesansvarlig, IT Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Forretningsansvarlig, Styregruppeformand [*] Ansvarlig for ATP IT Iflg. aftale med Styregruppeformand Tabel 11 ATP s repræsentanter i Styregruppen Leverandøren Rolle Primært ansvarligt direktionsmedlem Leveranceansvarlig Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Overordnet ansvarlig for samarbejdet. Ansvarlig for den samlede opfyldelse af Kontrakten. Tabel 12 Leverandørens repræsentanter i Styregruppen Styregruppemøder Dagsordenen for styregruppemøderne skal som minimum indeholde følgende punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 32 af 56

34 Punkt Generel status på driftssamarbejdet, herunder seneste tre (3) måneders opfyldelse af Servicemål Generel status på Projekter, Ændringer eller øvrige initiativer Strategiske drøftelser vedrørende optimering af ATP s anvendelse af Systemet Optimering af samarbejdsrelationer Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Leverandøren Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Tabel 13 Dagsorden - Styregruppemøde Herudover kan Styregruppen efter behov behandle forslag til Ændringer til Kontrakten, organisering, serviceniveauer mv. 9.4 Samarbejdsforum Taktisk styring Samarbejdsforummet har til ansvar at sikre, at det vedligehold og den videreudvikling, der foretages i Systemet, sker i samspil med ATP s Øvrige Leverandører og andre tredjeparter. Samarbejdsforummet er ansvarlig for den overordnede driftsopfølgning og er eskalationspunkt. Endvidere skal Samarbejdsforummet sikre, at evt. Ændringer og Projekter sker i samspil med ATP s Øvrige Leverandører Samarbejdsforummets opgaver og ansvar Samarbejdsforum har til opgave at: Følge op på Kontraktens overordnede mål Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende taktiske problemstillinger træffes Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer Sikre at nødvendige processer vedrørende Demand Management etableres og er velfungerende Behandling af evt. eskaleringer fra Projektgrupper Beslutning om iværksættelse af proaktive handlinger (f.eks. etablering af taskforce omkring performance forbedringer etc.). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 33 af 56

35 9.4.2 Samarbejdsforummets kompetence og sammensætning Samarbejdsforum udgøres af Leverandørens og ATP s udviklings- og driftsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. ATP Rolle Ledelsesrepræsentant fra Forretning Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlig for forretningsprocesser og systemansvarlig It-ansvarlig for opfølgning på it-drift Ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 14 ATP s repræsentanter i Samarbejdsforum Leverandøren Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ansvar Ansvarlig for dagligt samarbejde og for overordnet risk management. Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter Ansvarlig for gennemførelsen af videreudviklingog vedligeholdelsesprojekter Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Tabel 15 Leverandørens repræsentanter i Samarbejdsforum Møder i Samarbejdsforummet I forbindelse med møder i Samarbejdsforummet skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 34 af 56

36 Punkt Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer og kapacitetsplan Gennemgang af kommende Projekter Status på igangværende Projekter Gennemgang af afsluttede Projekter Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 16 Samarbejdsforum dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Styregruppen. 9.5 Contract Management Contract Management skal sikre, at kontraktlige problemstillinger håndteres og Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til proceduren for Ændringshåndtering Contract Managements opgaver og ansvar Contract Management har til opgave at sikre at Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til proceduren for Ændringshåndtering at opgaver i relation til opfølgning på Kontraktens indhold, som overføres fra Styregruppe eller samarbejdsforum, udføres Contract Managements kompetence og sammensætning Contract Management udgøres af en Contract Manager fra ATP og en fra Leverandøren. ATP Rolle Contract Manager Ansvar Ansvarlig for kontraktuelle ændringer og opfølgning på Kontraktens indhold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 35 af 56