Flint Group Politik om gaver og underholdning

Transkript

1 Flint Group Politik om gaver og underholdning

2 I FORMÅL Det er almindelig praksis i forretningsverdenen at give og modtage høfligheder (gaver, måltider, rejser og underholdning) for at opbygge relationer med vores forretningspartnere. Samtidig er det utroligt vigtigt, at forretningsrelaterede høfligheder uanset om de gives eller modtages aldrig kompromitterer eller opfattes som om, at de kompromitterer vores evne til at tage objektive og fair forretningsbeslutninger. Flint Groups fremragende omdømme er baseret på vores produkter og tjenesters høje kvalitet med integritet som et af vores vejledende principper. Vi skal altid sikre os, at de forretningsbeslutninger, vi tager, såvel som vores forretningspartneres beslutninger, er baseret på fordelene ved vores produkter eller tjenester snarere end respons på forsyningen af gaver, måltider eller underholdning. Politikken om gaver og underholdning ("Politikken") fremsætter retningslinjer og begrænsninger for udveksling af gaver, måltider og underholdning nedenfor med alle, som Flint Group har aktuelle eller potentielle forretningsrelationer til. Politikken angiver også tydeligt Flint Groups position i forhold til statsansatte. Politikken afspejler Flint Groups løfte om at sikre, at accept af eller tilbud om gaver og underholdning er rimelige, passende og godkendt af en leder. Som en gylden regel, vær meget opmærksom i forbindelse med disse sager. Tal med din leder, den juridiske afdeling eller Integritets- og regelefterlevelsesteamet, hvis du har spørgsmål eller er i tvivl om, hvorvidt du gør det rigtige ved at give eller modtage gaver eller underholdning. Politikker kan ikke dække alle eventualiteter, så hvis du er i tvivl, bør du spørge din leder eller den juridiske afdeling. II OMFANG Denne politik gælder for alle gaver, måltider, rejser og underholdning givet eller modtaget mellem Flint Group og tredjeparter, som Flint Group gør forretninger med (f.eks. kunder, leverandører, distributører, agenter osv.) Denne politik gælder for alle Flint Groups ledere, funktionærer, medarbejdere og kontrahenter og konsulenter, der gør forretninger på Flint Groups vegne III ERKLÆRING OM POLITIK Flint Group forbyder, at gaver og underholdning gives og modtages som belønning for eller opfordring til særbehandling. Under bestemte omstændigheder er det acceptabelt at give og modtage beskedne gaver og underholdning. En forretningsmiddag kan for eksempel være en afslappet anledning til at udveksle oplysninger. Ikke desto mindre kan de, afhængigt af deres størrelse, hyppighed og omstændigheder, de gives under, udgøre bestikkelse, politiske betalinger eller upassende påvirkning, hvilket er et brud på den amerikanske Federal Corrupt Practices Act ( FCPA ) og den britiske Bribery Act og/eller gældende national lovgivning. Som beskrevet i adfærdskodekset forbyder Flint Group, at der gives eller opfordres til, at der gives tilbud, løfter, gaver eller godkendelse af betaling eller andre fordele, tjenester, underholdning eller beværtning uanset om det sker direkte eller indirekte til statsansatte. Overtrædelse af denne politik kan resultere i disciplinære foranstaltninger op til og inklusive afskedigelse i alvorlige tilfælde civilretlige eller kriminelle sanktioner. A GAVER Før du tilbyder, giver eller accepterer en gave, skal du gennemgå og følge de regler og retningslinjer, der angives nedenfor. Den afgørende test, som vi altid skal gøre brug af, er, hvorvidt gaver eller underholdning kunne være tiltænkt eller endda rimeligt kan fortolkes som en belønning for eller opfordring til en tjeneste eller særbehandling. Hvis svaret er Ja, så er de forbudt i henhold til denne politik. Hvordan ved man, om gaver, underholdning, rejser eller beværtning, som man får tilbudt af, eller som tilbydes til Flint Group, er acceptable? Gennemgå først denne vejledende politik. Træd derefter et skridt tilbage, og stil dig selv følgende spørgsmål: - Hvad er hensigten? Er det at opbygge relationer eller noget andet? - Hvordan ville det se ud, hvis disse oplysninger stod på forsiden af en avis? - Hvad hvis situationen var omvendt, og en konkurrent til Flint Group gav gaven? Ville du opfatte det som upassende eller unfair? Hvis du synes, at det er svært at give et klart svar på et af ovenstående spørgsmål, skal du spørge din leder eller en medarbejder i den juridiske afdeling. Spørg også din leder, hvis du ikke er sikker på, om du bør modtage noget af værdi. Hvis din leder deltager i arrangementet, skal du kontakte en leder på højere niveau eller kontakte den juridiske afdeling. Overvej altid integriteten er vi sikre på, at vi har optrådt på en måde, der ville kunne stå mål med granskning med henblik på de gaver og underholdning eller beværtning, som vi har givet eller modtaget? Hvad er en gave? En gave er hvad som helst af værdi inklusive kontanter, gavekort, tjenester, 2 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

3 tjenesteydelser og løfter om at gøre noget i fremtiden, som du eller enhver i din familie, husstand eller en person, som du har et tæt personligt forhold til eller enhver, der handler efter din instruktion (inklusive agenter og andre tredjeparter,) enten giver eller modtager. Gaver, du køber med dine egne penge eller delvist med dine egne penge, er omfattet af denne politik. Se eksempler på genstande, der er dækket af denne politik i Tillæg 1: Gaver kan være passende, hvis de er uønskede, forretningsrelaterede, ikke er kontanter eller kan bruges som kontanter (f.eks. er et gavekort ikke acceptabelt) og er af minimal værdi som gaver (under 50 euro), der promoverer, demonstrerer eller forklarer Flint Groups produkter eller tjenester. At modtage eller give gaver eller underholdning er ALDRIG tilladt i visse tilfælde: - I løbet af en formel indkøbs-/salgsproces: Du må hverken give eller modtage en gave eller forretningshøflighed, hvis du er involveret i en del af en formel indkøbseller salgsproces (hvor Flint Group enten er den aktuelle eller potentielle kunde eller forretningsudbyder). - Når hensigten er at påvirke eller belønne modtageren: At give eller acceptere gaver, der kan påvirke eller se ud til at påvirke modtagerens opfattelse, er aldrig passende og kan resultere i, at du rammes af kriminelle eller civilretlige sanktioner. Hvis en person tilbyder eller anmoder om en gave som modydelse for forretning eller enhver type tjeneste, skal du afslå og øjeblikkeligt kontakte din nærmeste leder og den juridiske afdeling. - Likvide midler: Ingen foræring af kontanter eller tilsvarende er på noget tidspunkt tilladt. Gaver, der kan omveksles til kontanter, produkter eller tjenester er også forbudt. For eksempel er foræring af gavekort ikke acceptabelt. At give gaver Gaver, der samlet beløber sig til mindre end EUR100 i pålydende værdi (i ét kalenderår til den samme modtager) er tilladt uden, at der skal søges om yderligere godkendelse (med undtagelse af gaver til statsansatte, se afsnit D). Større beløb kræver skriftlig godkendelse på Formular A, der er vedhæftet, fra den ansvarlige ledelsesteamdirektør med en kopi sendt til den lokale finans- og regnskabsafdeling. Accept af gaver Hvis en gave/gaver overstiger EUR 50 i pålydende værdi (i ét kalenderår fra den samme gavegiver), bør du returnere gaven med en forklaring om, at Flint Groups standarder ikke tillader, at du modtager sådanne gaver. Hvis det ikke er muligt at returnere en letfordærvelig genstand, bør du donere den anonymt til en velgørende organisation eller acceptere den på vegne af Flint Group og dele den med alle medarbejdere på kontoret. Rabatter eller anden fortrinsbehandling fra forretningsudbydere er kun acceptabelt, hvis de er velkendte og bredt tilgængelige for alle Flint Groups medarbejdere i det pågældende land f.eks. butiksrabatkort. Flint Groups ledelse, funktionærer og medarbejdere må ikke tage mod likvide midler i gave (inklusive gavekort). B UNDERHOLDNING Det er passende og tilladt at betale for almindelige og rimelige forretningsmiddage i forbindelse med berettigede forretningsaktiviteter. Store eller overdådige middage eller underholdning er dog strengt forbudt i henhold til denne politik. Hvad er underholdning? Underholdning inkluderer rejser, hotelindkvartering, måltider og kulturelle eller sportslige begivenheder, som du deltager i med en kunde, forretningsudbyder eller anden forretningspartner fra Flint Group. (Hvis du ikke deltager i begivenheden sammen med modtageren, er ydelsen af måltider eller billetter til begivenheder ikke underholdning, men er derimod gaver og underlagt denne politiks gavebegrænsninger.) Hvilken underholdning er passende? Værdien og hyppigheden af underholdning skal omhyggeligt overvåges, idet begge kan blive set som bestikkelse. Hvis udgiften er under følgende beløb ved hver lejlighed og ikke opstår i forbindelse med den samme person mere end 4 gange om året, er der ikke behov for yderligere godkendelser: - EUR 25 pr. person morgenmad - EUR 100 pr. person frokost - EUR 100 pr. person middag - EUR 100 pr. person anden underholdning (som billetter til sportsbegivenhed) Hvis du har i sinde at yde underholdning over disse grænser, skal du søge forhåndsgodkendelse fra den ansvarlige ledelsesteamdirektør. Højere beløb eller hyppigere underholdning kan være passende i særlige situationer eller på grund af højere leveomkostninger i et specifikt land. Lavere beløb kan fastsættes for specificerede lande, hvor lavere omkostninger i lokal valuta er mere passende godkendt af den ansvarlige ledelsesteamdirektør og HR's vicedirektør, Kommunikationsafdelingen og Integritets- og regelefterlevelsesteamet. Selvom Flint Group forventer, at medarbejdere mest muligt holder sig inden for disse grænser, kan du, hvis du uforvarende bruger mere end forventet på underholdning, ansøge om eftergodkendelse fra den ansvarlige ledelsesteamdirektør. Eftergodkendelser bør være undtagelsen og gentagne anmodninger frarådes og vil F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 3

4 muligvis ikke blive godtgjort. Medarbejdere bør kun tilbyde eller acceptere underholdning, der er passende, rimelig med henblik på promovering, tilbydes eller accepteres i almindelig følge af eksisterende relationer og er en begivenhed, hvor der diskuteres forretning. Hvor passende en særlig type underholdning er, afhænger naturligvis både af, hvor rimelig udgiften er og den type aktivitet, det drejer sig om. Begivenheder som golfturneringer, hvor kunder inviteres til at deltage, og som inden for denne politiks omfang er passende som underholdning, forudsat det ikke er overdådigt og er passende. Store begivenheder som disse kræver godkendelse af den ansvarlige ledelsesteamdirektør og den administrerende direktør. Former for underholdning, der sandsynligvis vil kompromittere Flint Groups omdømme generelt og især som en virksomhed uden forskelsbehandling, er altid upassende. Steder med pornografisk underholdning er f.eks. aldrig passende. Fakturaer med falsk beskrivelse af de ydede varer eller tjenesteydelser vil, hvis de indsendes for at understøtte udgiftsopgørelser, blive behandlet som falsk regnskabsførelse af det individ, der indsender udgiftsopgørelsen. C REJSE Enhver anmodning om betaling af en nuværende eller potentiel kundes rejse kan kun godkendes af den ansvarlige ledelsesteamdirektør og vil kun blive godkendt, hvis den er autentisk, rimelig og direkte relateret til enten (a) promoveringen, demonstrationen eller forklaringen af produkter eller tjenesteydelser, eller (b) afslutning af handel eller gennemførelsen af en kontrakt med kunden. Enhver rejse, der ville blive betalt for af en leverandør, skal også godkendes af den ansvarlige ledelsesteamdirektør. D STATSANSATTE Som beskrevet i adfærdskodekset med kun en undtagelse som beskrevet nedenfor forbyder Flint Group, at der gives eller opfordres til, at der gives tilbud, løfter, gaver eller godkendelse af betaling eller andre fordele, tjenester eller beværtning uanset om det sker direkte eller indirekte til statsansatte, det være sig på nationalt, regionalt, statsmæssigt eller lokalt plan under nogen omstændigheder uden udtrykkelig skriftlig godkendelse på forhånd fra den juridiske afdeling. Der er ingen acceptabel minimumsværdi uden forudgående godkendelse inklusive genstande af lille værdi som kager, chokolade osv. til statsansatte. En "statsansat" inkluderer alle offentligt ansatte eller medarbejdere i offentlige organisationer hvor som helst i verden på et hvilket som helst niveau. Med en undtagelse som beskrevet nedenfor forbyder Flint Group, at der gives eller opfordres til, at der gives tilbud, løfter, gaver eller godkendelse af betaling eller andre fordele, der tilgodeser statsejede eller -styrede instanser som universiteter eller forsyningsselskaber, politiske partier eller offentlige internationale organisationer som Verdenshandelsorganisationen. Den eneste mulige undtagelse til denne regel er kunder, der er helt eller delvist statsejede. Gaver til og underholdning for sådanne statsejede kunder kan ydes under visse omstændigheder, men igen kun med forudgående skriftlig godkendelse fra den juridiske afdeling uanset værdien af gaven/underholdningen. E REGNSKABSPRAKSIS FOR GAVER OG UNDERHOLDNING For at sikre at gaver og underholdning er passende, skal de lokale eller regionale finans- og regnskabsteam vedligeholde tydelige fortegnelser over alle tilfælde af gaver og underholdning samt godkendelse af disse. Udgifter til gaver og underholdning skal omhyggeligt registreres med fulde oplysninger i Flint Groups bøger og journaler og separat indføres i udgiftsrapporter. En sådan dokumentation bør mindst omfatte datoerne, beskrivelse og værdien af gaven eller underholdningen samt navnene og titlerne på hver af modtagerne/deltagerne. Du bør altid indsende originale kvitteringer for gaver eller underholdning. I de tilfælde, hvor gaver uddeles til store grupper, bør en given dokumentation omfatte navnene og titlerne på gruppelederne, antallet af modtagere og en kort beskrivelse af begivenheden. Afregningskontoret vil kræve, at sådanne informationer ydes sammen med den relevante godkendelse og refunderingsanmodning. Det er den nærmeste chefs ansvar at godkende udgifter til gaver, rejse, beværtning og underholdning. Afregningskontoret vil ikke behandle godkendelser af betalingsanmodninger eller refunderinger, medmindre de nødvendige godkendelser er indhentet. Hvis afregningskontoret modtager sådanne anmodninger, før udgifterne er opstået, skal afregningskontoret bede den anmodende medarbejder om at fuldføre de nødvendige procedurer. Hvis afregningskontoret modtager sådanne anmodninger, efter udgifterne er opstået, skal afregningskontoret underrette ledelsesteamdirektøren med det samme og skal ikke behandle en sådan anmodning, før den ansvarlige ledelsesteamdirektør giver dem besked på at gøre dette. - Medarbejdere må ikke forsøge at undgå godkendelse, dokumentation og/eller kvitteringskrav som del af refunderingsprocessen som f.eks.: - Dele udgifter blandt deltagere eller lignende tiltag for at reducere det samlede beløb eller omkostning pr. person på hver kvittering. - Dele refunderingsanmodninger om underholdningsudgifter for at skjule/maskere det fulde beløb. - Give en ufuldstændig eller misvisende beskrivelse af udgiftens art eller udelade informationer, der er vigtige for de der godkender og/eller revisorer, eller - Forfalske en deltagerliste (f.eks. inkludere flere deltagere end der rent faktisk var 4 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

5 til stede for at reducere omkostningen pr. person eller udelade deltagere). Forsætlig afgivelse af vildledende oplysninger som de ovenstående kan resultere i disciplinære foranstaltninger op til og inklusive afskedigelse. Hvis de nærmeste ledere ikke gransker underholdnings- og udgiftsopgørelser ordentligt, kan det medføre, at der træffes disciplinære foranstaltninger. Koncernens finansinspektør fører tilsyn med afregningskontorets implementering af denne procedure. Politik godkendt af Antoine Fady Administrerende direktør for Flint Group Ikrafttrædelsesdato: 1. april 2015 Tillæg 1 eksempler på gaver og underholdning, der henvises til i denne politik Gaver Underholdning - En flaske vin eller gavekurv - Billetter til sports-, musik-, kulturarrangementer eller andre begivenheder (hvor Flint Groups medarbejdere og medarbejdere hos tredjepart, der giver eller modtager billetterne, ikke deltager sammen i begivenheden) - Rejse/indkvartering der ikke er i forbindelse med en forretningskonference - Likvide midler (f.eks. gavekort) - Merchandise (f.eks. beklædning, krus, kuglepenne, samleobjekter) - Bidrag til velgørende formål - Måltider/drinks - Billetter til sports-, musik-, kulturarrangementer eller andre begivenheder (hvor Flint Groups medarbejdere og medarbejdere hos tredjepart, der giver eller modtager billetterne, deltager sammen i begivenheden) - Rejse/indkvartering i forbindelse med deltagelse i en forretningskonference - Golfudflugter med kunder - Større begivenheder hvor Flint Group er vært for kunder som udstillinger, sportsbegivenheder osv. F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 5