Økonomiudvalget. Referat. Dato: Tirsdag den 12. februar Mødetidspunkt: 16:30

Transkript

1 Økonomiudvalget Referat Dato: Tirsdag den 12. februar 2013 Mødetidspunkt: 16:30 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Fraværende: 068 mødelokale på Rådhuset Vallensbæk Stationstorv Vallensbæk Strand Henrik Rasmussen (borgmester), Katja Lindblad, Søren Wiborg, Anette Eriksen, Niels Jørgensen Ingen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Svar til Statsforvaltningen Hovedstaden Likviditetsoversigt per 31. januar Automatiske bevillingsoverførsler fra regnskab 2012 til budget Ansøgning om bevillingsoverførsel fra regnskab 2012 til 2013 på områder, hvor der ikke er automatisk overførselsadgang Revisionsberetning nr Delberetning for regnskabsåret Direktionens strategiplan Whistleblowerordning - høringssvar og stillingtagen TMU - Forslag til plejeplan for Vallensbæk og Ishøj Strandenge TMU - Orientering om Handleplan 2013 på renovationsområdet TMU - Principbeslutning om ny organisering af renseanlæg TMU - Regnskab for anlægsbevilling SSU - Embedslægens tilsyn i Højstruphave og Rønnebo SSU - Kommunalt tilsyn i Højstruphave og Rønnebo SSU - Indsats mod socialt bedrageri - årsrapport BKU - Om- og tilbygning på Egholmskolen Meddelelser fra formanden Underskriftsside Økonomiudvalget, 12. februar

3 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Beslutningstema Økonomiudvalget skal godkende mødets dagsorden. Indstilling Borgmesteren indstiller til Økonomiudvalget at godkende dagsordenen Beslutning Økonomiudvalget den Godkendt. Økonomiudvalget, 12. februar

4 2. Svar til Statsforvaltningen Hovedstaden Sagsnr.: 12/9675 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal godkende udkast til svar til Statsforvaltningen Hovedstaden. Indstilling Center for Organisation og Politik indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at godkende udkast til svar til Statsforvaltningen Hovedstaden Beslutning Økonomiudvalget den Henrik Rasmussen og Anette Eriksen havde erklæret sig inhabile og deltog ikke under sagens behandling. Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Statsforvaltningen Hovedstaden har modtaget Bjarke Steen Johansens og Lars Christensens bemærkninger til Kommunalbestyrelsens brev af 19. december Statsforvaltningen Hovedstaden har med brev af 25. januar 2013 fremsendt bemærkningerne til Kommunalbestyrelsen og anmodet om eventuelle bemærkninger til det anførte. Forvaltningen har udarbejdet udkast til svar, som har været forelagt KL. Økonomiudvalget, 12. februar

5 Kommunikation Svar sendes til Statsforvaltningen Hovedstaden. Retsgrundlag Bilag: 1 Åben Svar fra Vallensbæk Kommunalbestyrelse - udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Brev fra Statsforvaltningen Hovedstaden 25. januar med bilag - udsendt af Center for Organisation og Politik den / /13 Økonomiudvalget, 12. februar

6 3. Likviditetsoversigt per 31. januar 2013 Sagsnr.: 13/1367 Beslutningstema Økonomicentret fremlægger likviditetsoversigten pr. 31. januar Indstilling Økonomicenteret indstiller til Økonomiudvalget, at likviditetsoversigten tages til efterretning Beslutning Økonomiudvalget den Taget til efterretning. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Kommunens bogførte kassebeholdning pr. 31. januar 2013 var ca. 22,1 mio. kroner. Den første bankdag i måneden modtager kommunen udbetalingen af bl.a. skatter, tilskud og udligning fra staten. Kommunens bogførte kassebeholdning pr. 1. februar 2013 var på ca. 65,6 mio. kr. Den gennemsnitlige likviditet tolv måneder tilbage efter kassekreditreglen er steget fra ca. 54,0 mio. kr. ved udgangen af december 2012 til 57,1 mio. ved udgangen af januar Økonomicentret har vurderet at kommunens likvide beholdning gennem 2012 har været af en sådan størrelse, at optagelse af lån for låneberettigede udgifter for 2012 optages i februar Det fremgår af lånebekendtgørelsen, at beslutningen om optagelse af lån skal være truffet af kommunalbestyrelsen i et møde senest den 31. marts året efter regnskabsåret. Lån skal være optaget senest den 30. april efter regnskabsåret. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 12. februar

7 Sagsfremstilling Kommunens likviditet pr. 31. januar 2013 er yderligere illustreret i følgende 2 grafer: Bilag 1: En graf der viser dag til dag likviditeten i 2012 og 2013 samt et 12 måneders gennemsnit for Kassekreditreglen i 2012 og Bilag 2: En graf der viser kommunens gennemsnitlige månedslikviditet 15 måneder tilbage i perioden november 2012 til januar Tillægsbevillingsoversigt 2013 I kr. Budget 2013 styrkelse af kassebeholdningen Tillægsbevillinger 2013: Drift 0 Anlæg 0 Bevillingsoverførsler 2012/2013 Drift Anlæg Finansiering Forventet styrkelse af kassebeholdning 2013 efter bevillinger Økonomiudvalget, 12. februar

8 Kommunikation Retsgrundlag Bekendtgørelse nr. 68 af 25. januar 2013 om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. Bilag: 1 Åben Bilag 1 Dag til dag likviditeten i 2012 og 2013.pdf - udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Bilag 2 Kassebeholdning 15 måneder.pdf - udsendt af Center for Organisation og Politik den / /13 Økonomiudvalget, 12. februar

9 4. Automatiske bevillingsoverførsler fra regnskab 2012 til budget 2013 Sagsnr.: 13/1197 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutninger om automatisk bevillingsoverførsel af overog underskud fra regnskab 2012 til budget 2013 på alle fagudvalgenes områder. Der overføres et samlet overskud på 7,626 mio. kr. fra regnskab 2012 til budget 2013 for så vidt angår den skattefinansierede drift, samt et samlet overskud på 19,371 mio. kr. vedrørende de skattefinansierede anlægsopgaver. Indstilling Økonomicentret indstiller, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at der som følge af automatisk overførselsadgang i forbindelse med decentral økonomistyring, overføres overog underskud på det skattefinansierede område vedrørende drift og anlæg. Drift der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af underskud på 2,607 mio. kr. til deltema 1.1 Dagtilbud. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 3,988 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og skolefritidsordninger. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,081 mio. kr. til deltema 2.1 Idræt og fritid. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,637 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af underskud på 0,001 mio. kr. til deltema 2.3 Fremtidens Borgerhus der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,477 mio. kr. til deltema 4.1 Sundhed, forebyggelse og sygehuse. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,901 mio. kr. til deltema 4.2 Pleje samt aktivitets- og botilbud. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,013 mio. kr. til deltema 6.3 Øvrige sociale ydelser. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af underskud på 3,668 mio. kr. til deltema 8.1 Veje og grønne områder. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 1,016 mio. kr. til deltema 8.3 Kommunale ejendomme. Økonomiudvalget, 12. februar

10 der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 5,835 mio. kr. til deltema 12.2 Administrativ Organisation. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,953 mio. kr. til deltema 13.1 Jobcenter. Anlæg der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,092 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og firtidsordninger. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,602 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,291 mio. kr. til deltema 4.1 Sundhed, forebyggelse og sygehuse. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,750 mio. kr. til deltema 8.1 Veje og grønne områder. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 17,636 mio. kr. til deltema 8.3 Kommunale ejendomme. at daginstitutionerne Mejsebo, Stien, og Sommerfuglen alle har et underskud, der overstiger 5 pct. af budgettet, og skal udarbejde en handleplan for afvikling af underskuddet, som behandles på Børne- og Kulturudvalgets maj møde. at daginstitutionen Birkely har et overskud, der overstiger 5 pct. af budgettet og skal udarbejde en handleplan for afvikling af overskuddet, som behandles på Børne- og Kulturudvalgets maj møde. at Ungdomsskolen har et overskud, der overstiger 5 pct. af budgettet og skal udarbejde en handleplan for afvikling af overskuddet, som behandles på Børne- og Kulturudvalgets maj møde. at Idrætscentret fremlægger status på tidligere udarbejdet handleplan for afvikling af underskud til Børne- og Kulturudvalgets maj møde. at Hjemmeplejens Frit-valgs-område fremlægger status på tidligere udarbejdet handleplan for afvikling af underskud samt handlingsplan for afvikling af overskud, der overstiger 5 pct. af budgettet til Social- og Sundhedsudvalgets maj møde. at Center for Ejendomme, Park og Vej fremlægger status på allerede udarbejdet handleplan for afvikling af underskud til Teknik- og Miljøudvalgets maj møde. Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomiudvalget, 12. februar

11 Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der søges om overførsler fra regnskab 2012 til budget 2013 på i alt kr., vedrørende områder med automatisk overførselsadgang i forbindelse med decentral økonomistyring, fordelt med overskud på kr. vedrørende drift og overskud på kr. vedrørende anlæg. Beløbene indgår som tillægsbevillinger i budget 2013 og modsvares af afvigelser i budget Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling På baggrund af resultatet af regnskabet for 2012, søges der om overførsel af overskud vedrørende drift med kr. og overskud vedrørende anlæg på kr. til budget 2013 på områder med automatisk overførselsadgang. Drift og Anlæg: Børne- og Kulturudvalget: Der søges om overførsel af overskud på kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på kr. vedrørende anlæg. Social- og Sundhedsudvalget: Der søges om overførsel af overskud på kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på kr. vedrørende anlæg. Teknik- og Miljøudvalget: Der søges om overførsel af underskud på kr. vedrørende drift, samt overførsel af overskud på kr. vedrørende anlæg. Økonomiudvalget: Der søges om overførsel af overskud på kr. vedrørende drift. Det skal bemærkes, at der ikke udarbejdes handleplaner for over- og underskud over 5 pct. af budgettet for så vidt angår fællesudgifter og indtægter, puljer samt for administrationen, da disse konti kan have store udsving mellem årene. Der henvises til bemærkninger i materialet vedrørende automatiske bevillingsoverførsler. Økonomiudvalget, 12. februar

12 Kommunikation Retsgrundlag Ingen bemærkninger Bilag: 1 Åben Automatiske bevillingsoverførsler fra regnskab 2012 til budget Udsendt af Center for Organisation og Politik den /13 Økonomiudvalget, 12. februar

13 5. Ansøgning om bevillingsoverførsel fra regnskab 2012 til 2013 på områder, hvor der ikke er automatisk overførselsadgang Sagsnr.: 13/1196 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutninger om ansøgning af bevillingsoverførsel af over- og underskud fra regnskab 2012 til budget 2013 på områder, som ikke er omfattet af den automatiske overførselsadgang. Der overføres et samlet overskud på 2,470 mio. kr. fra regnskab 2012 til budget 2013 for så vidt angår den skattefinansierede drift. Derudover overføres en samlet budget på -42,029 mio. kr. vedrørende finansiering. Indstilling Økonomicenteret indstiller, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at Drift der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 1,298 mio. kr. til deltema 4.2 Pleje samt aktivitets- og botilbud. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,100 mio. kr. til deltema 8.4 Miljøforanstaltninger. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,169 mio. kr. til deltema 8.5 Brandvæsen. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,100 mio. kr. til deltema 12.1 Politisk organisation. der vedtages tillægsbevilling ved overførsel af overskud på 0,803 mio. kr. til deltema 13.1 Jobcenter. Finansiering der overføres en merindtægt på 42,029 mio. kr. fra regnskab 2012 til budget 2013 vedrørende finansiering. at Økonomicenteret optager lån vedrørende regnskab 2012 på 33,510 mio. kr. i februar Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomiudvalget, 12. februar

14 Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der søges om overførsel af overskud vedrørende drift på kr., samt merindtægter vedrørende finansiering på kr., fra regnskab 2012 til budget Finansiering specificeres i merindtægter på kr. vedrørende beskæftigelsestilskuddet, som først indtægtsføres i budget Merindtægten på kr. vedrørende låneoptagelsen fra 2012 til 2013, da den endelige låneoptagelse for 2012 først sker i første kvartal Merudgift på kr. til 2013 vedrørende opsparing til letbanen. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling På baggrund af resultatet af regnskab 2012 vedrørende områder, hvor der ikke er automatisk overførselsadgang mellem årene, søges om overførsel af drift og finansiering til budget 2013 efter ansøgning fra afdelingerne. Drift: Social- og Sundhedsudvalget: Der søges om overførsel af overskud på kr., til deltema 4.2 Pleje samt aktivitets- og botilbud vedrørende manglende afregning til anden kommune for borgere, der er flyttet i plejehjem i Teknik- og Miljøudvalget: Der søges om overførsel af overskud på kr., fordelt med kr. til deltema 8.4 Miljøforanstaltning vedrørende udgifter til udarbejdelse af vandforsyningsloven samt kr. til deltema 8.5 Brandvæsen vedrørende færdiggørelse af SINEradiokommunikationsudstyr. Økonomiudvalget: Der søges om overførsel af overskud på kr., til deltema 12.1 Politisk organisation, til finansiering af IT-udstyr til Kommunalbestyrelsen. Der søges om overførsel af overskud på kr., til deltema 13.1 Jobcenter, vedrørende beskæftigelsesprojekter som fortsætter ind i Finansiering: Der søges om overførsel af låneoptagelse på kr., da optagelsen sker i første kvartal Økonomiudvalget, 12. februar

15 Der søges overført et budget på kr. vedrørende letbanen til Samlet skal kommunen finansiere et indskud på 12 mio. kr. i Der søges overført en indtægt på kr. til 2013 vedrørende beskæftigelsestilskuddet. Der har i 2012 været flere udgifter til forsikrede ledige og tilskuddet bliver først reguleret i 2013 hvorfor budgettet overføres til 2013 Ifølge Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v., skal beslutning om optagelse af lån være truffet af Kommunalbestyrelsen i et møde senest den 31. marts året efter regnskabsåret. Lån skal være optaget senest den 30. april efter regnskabsåret. Der henvises til bemærkninger i materialet vedrørende bevillingsoverførsler. Kommunikation Retsgrundlag Bekendtgørelse nr. 68 om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. 2, stk. 3. Bilag: 1 Åben Ikke automatiske bevillingsoverførsler fra regnskab 2012 til budget Udsendt af Center for Organisation og politik den /13 Økonomiudvalget, 12. februar

16 6. Revisionsberetning nr Delberetning for regnskabsåret 2012 Sagsnr.: 13/1065 Beslutningstema BDO, Kommunernes Revision har som led i den løbende revision for regnskabsåret 2012 aflagt en række besøg i kommunen. Den udførte revision er beskrevet i delberetning nr. 15 vedrørende den løbende revision for regnskabsåret 2012, som fremlægges for Kommunalbestyrelsen. Indstilling Økonomicenteret indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at delberetning nr. 15 vedrørende den løbende revision af regnskabsåret 2012 godkendes, Økonomicentrets bemærkninger til beretningen godkendes og oversendes til tilsynsmyndigheden Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 12. februar

17 Sagsfremstilling BDO, Kommunernes Revision har som led i den løbende revision for regnskabsåret 2012 aflagt besøg i kommunen. Tilbagemeldingen på den udførte revision er modtaget den 7. februar i form af delberetning nr. 15 for regnskabsåret I henhold til Styrelsesloven skal revisionens beretninger udsendes til Kommunalbestyrelsen senest 7 dage efter modtagelsen. Beretningen udsendes med dagsordenen til Økonomiudvalget (og dermed til hele Kommunalbestyrelsen) den 8. februar 8. Beretningen indeholder en redegørelse for omfanget af den udførte revision, samt delkonklusioner og forslag til ændrede forretningsgange mv. Endelig fremgår revisionens bemærkninger af beretningens afsnit 2. BDO, Kommunernes Revision har generelt ikke bemærkninger til den udførte revision, ligesom tidligere anførte revisionsbemærkninger, anses som afsluttet ud fra kommunalbestyrelsens besvarelse samt den foretagne opfølgning. Revisionen har alene fremsat mindre forslag til forbedring af Ledelsestilsyn og kontrol af indtægter i Vallensbæk Idrætscenter, De tilrettelagte forretningsgange på løn- og personaleområdet, primært vedrørende indberetningsadgang, Kvalitetskontrollen på sociale områder med statsrefusion vedrørende borgerservice og jobcenteret Økonomicentret skal bemærke, at de anbefalede forslag til forbedringer tages til efterretning, og det overvejes, hvordan og i hvilket omfang forslagene skal implementeres i ledelsestilsynet. Kommunikation Tilsynsmyndigheden underrettes. Retsgrundlag Styrelsesloven. Bilag: 1 Åben Vallensbæk - beretning nr 15 løbende beretning 2012.pdf - Udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Vallensbæk Kommune lb 2012 underskrift.pdf - Udsendt af Center for Organisation og Politik den / /13 Økonomiudvalget, 12. februar

18 7. Direktionens strategiplan 2013 Sagsnr.: 13/576 Beslutningstema Direktionen ønsker at skabe sammenhæng og strategisk tænkning også på tværs i kommunen. Strategiplanen er derfor tænkt som et overordnet arbejdspapir til brug for hele den kommunale organisation i en form, hvor direktionen har omsat de politiske målsætninger til strategiske administrative mål. Indstilling Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Økonomiudvalget, at Direktionens strategiplan 2013 tages til efterretning Beslutning Økonomiudvalget den Taget til efterretning. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Strategiplanen udarbejdes årligt i forlængelse af budgetprocessen og direktionens strategiseminar. Strategiplanen beskriver de mål, som direktionen har for Vallensbæk Kommune på kort og langt sigt. Derudover beskriver den, hvordan kommunen skal nå frem til målene. Strategiplanen strækker sig i sit udgangspunkt over en periode på tre til fire år, men er et dynamisk dokument, der ændres i takt med, at forudsætninger og fokus ændrer sig. Økonomiudvalget, 12. februar

19 Strategiplanen er knyttet tæt til budgetlægningen, og omsætter således budgettet i strategisk planlægning for det kommende års virksomhed. Strategiplanen danner grundlag for den videre og mere konkrete virksomhedsplanlægning i 2013 samt lederudviklings- og medarbejderudviklingssamtaler. Strategiplanen indeholder dels direktionens langsigtede mål for 3-4 år ( ) og dels direktionens mål og fokus for Langsigtede mål for 3-4 år Mission At sætte borgerne i centrum Strategiske visioner Vi træffer beslutninger på det bedste grundlag Vi vil have, at Vallensbæk er et godt sted at bo Vi leverer den bedste service for pengene Vi har attraktive arbejdspladser Vi samarbejder og tænker i den omverden, vi befinder os i Mål og fokus for 2013 Frivillighed Kommunikation Attraktive arbejdspladser Kommunikation Retsgrundlag Bilag: 1 Åben Direktionens strategiplan 2013.pdf - udsendt af Center for Organisation og Politik den /13 Økonomiudvalget, 12. februar

20 8. Whistleblowerordning - høringssvar og stillingtagen Sagsnr.: 12/11797 Beslutningstema Behandling af høringsvar fra kommunens MED-system om etablering af en whistleblowerordning i kommunen. Indstilling Center for Organisation og Politik indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at drøfte MED-systemets høringssvar og træffe beslutning om evt. indførelse af en whistleblowerordning som foreslået Beslutning Økonomiudvalget Sagen blev udsat. Beslutning Økonomiudvalget den Gruppe A fremsatte følgende ændringsforslag: Der indføres en whistleblowerordning som foreslået. Forslaget blev sat til afstemning. For stemte: Gruppe A (1 stemme). Imod stemte: Gruppe C (3 stemmer) og Gruppe V (1 stemme), i alt 4 stemmer. Forslaget var herefter ikke godkendt. Indstillingen om drøftelse og stillingtagen anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 12. februar

21 Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling På Kommunalbestyrelsens møde den 5. september 2012 stillede Gruppe A forslag om etablering af en "whistleblower-ordning" i Vallensbæk Kommune. Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet at sende forslaget i høring i kommunens MEDsystem, idet MED-systemet samtidig blev opfordret til at komme med forslag til, hvordan en ordning som den foreslåede i givet fald kunne se ud. Forslaget har været sendt i høring i alle kommunens MED-udvalg, og de indkomne høringssvar blev drøftet på Hoved-MEDs møde den 5. december Hoved-MED har på baggrund af de femten indkomne høringssvar udarbejdet et samlet høringssvar til Kommunalbestyrelsen. I høringssvaret tilkendegiver Hoved-MED, at man ikke ønsker en whistleblowerordning. MED-systemet anbefaler derimod, at medarbejderne benytter tillidsmandssystemet samt MED-systemet til whistleblower-lignende situationer. Hoved-MED vil gerne tydeliggøre og opfordre til, at medarbejderne benytter de eksisterende systemer til whistleblowerlignende anmeldelser, da der er en god og konstruktiv lydhørhed hos ledelsen i forhold til at få rettet op på eventuelle misforhold. Hoved-MED mener, at der skal være åbenhed og mulighed for dialog, så klare ulovligheder kan stoppes, og Hoved-MED mener, at de nuværende tjenstlige kanaler som tillidsmandsog MED-systemet kan klare dette. MED-udvalgene foretrækker en arbejdsplads, der er åben for dialog, og som hilser de ansattes ytringer velkomment som en naturlig del af den demokratiske proces. Hoved-MED er tvivlende overfor, om anonyme henvendelser fører til en konstruktiv løsning på et givet problem. Erfaringer fra andre kommuner viser, at de anonyme anmeldelser ofte er svære at arbejde med, da det er meget vanskeligt at have en dialog med anmelderen om problemets karakter mv. Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 22. januar 2013 at udsætte sagen med henblik på, at alle de indkomne høringssvar kunne indgå i sagen. Kommunikation Retsgrundlag Økonomiudvalget, 12. februar

22 Bilag: 1 Åben høringssvar whistleblower - whistleblower - MED-svar sidste 552/13 udgave.docx - Udsendt af COP 8. februar Åben Høringsvar MED 2 børn og kultur whistleblower.docx - Udsendt af 66352/12 COP 8. februar Åben Høringsvar MED-3 på Vallensbæk Skole om Whisleblowerordning.msg 66354/12 - Udsendt af COP 8. februar Åben Høringsvar regnbuen.msg - Udsendt af COP 8. februar /12 5 Åben MED-2 Social- og sundheds Høringssvar vedr Whistleblower 66356/12 ordning.docx - Udsendt af COP 8. februar Åben Sommerfuglens høringssvar whistleblower.docx - Udsendt af COP /12 februar Åben Stiens høringssvar ift. whistleblowerordning.msg - Udsendt af COP 66358/12 8. februar Åben Høring Ridecentret om whistleblower.msg - Udsendt af COP /12 februar Åben Hørings Pilehaveskolen vedr Whistle-blower.msg - Udsendt af COP 66360/12 8. februar Åben Høringssvar Dagplejen.msg - Udsendt af COP 8. februar /12 11 Åben Høringssvar Idrætscentret.msg - Udsendt af COP 8. februar /12 12 Åben Høringssvar MED2 Teknisk område.pdf - Udsendt af COP 8. februar 66363/ Åben Høringssvar til Whistleblower-ordning fra Personalet i Fremtidens 66364/12 Borgerhus.docx - Udsendt af COP 8. februar Åben høringssvaret fra hjemmeplejens MED3.docx - Udsendt af COP /12 februar Åben Høringsvar Egholmskskolen.pdf - Udsendt af COP 8. februar /12 16 Åben Høringsvar Løkkebo.pdf - Udsendt af COP 8. februar /12 Økonomiudvalget, 12. februar

23 9. TMU - Forslag til plejeplan for Vallensbæk og Ishøj Strandenge Sagsnr.: 13/837 Beslutningstema Godkendelse af at Forslag til plejeplan for Vallensbæk og Ishøj Strandenge kan blive udsendt i 8 ugers offentlig høring. Indstilling Direktøren med ansvar for det tekniske område indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at godkende forslaget til plejeplan til at blive sendt i 8 ugers offentlig høring. Høringsperioden begynder umiddelbart efter politisk behandling på kommunalbestyrelsesmødet. Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Anbefales, idet der skal være plads til en trampesti og vedligeholdelsesareal rundt om indhegningen samt yderligere 2-3 infotavler. Sagen sendes i høring i Agenda 21 rådet. Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales med Teknik- og Miljøudvalgets bemærkning. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Forslaget om at etablere en dyrefold på strandengen i Vallensbæk Kommune estimeres til at være ca kr. ex. moms, som omfatter omtrent 900 meter strømførende hegn (ca. 5,2 ha.) inkl. strømgiver og opsætning. Endvidere vil der skulle etableres strøm til strømskabet fra en nærliggende ledning. Denne udgift estimeres til ca kr. ex. moms og ex. elmåler. De kommende udgifter til afgræsningen estimeres af Ishøj Dyrepark til at være ca kr. ex. moms pr. år (indeksreguleres). Der er opnået tilsagn om støttemidler til græsning. Støttemidlerne estimeres til ca kr. pr. ha. Forslag om etablering af paddevandhul er ikke prissat endnu, men vil kunne afklares såfremt en realisering bliver aktuel. Økonomiudvalget, 12. februar

24 Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Det vurderes at en realisering af flere af tiltagene i plejeplanen vil bidrage til et væsentligt miljø- og naturmæssigt løft af området. Især vil etablering af ny fold og paddevandhul på den nordøstlige strandeng (Vallensbæk Kommune) bidrage til et mere varieret naturindhold med et rigere plante- og dyreliv til følge. Den nordøstlige strandeng er i dag overvejende karakteriseret ved et tilgroet og næringspåvirket område med begrænset naturværdi, hvilket står i kontrast til de afgræssede dele af strandengen i Ishøj Kommune, hvor vegetationen har engkarakter med bl.a. forekomst af Kødfarvet Gøgeurt (orkidé). Sagsfremstilling Forslaget til plejeplan vedrører det store strandengsareal, der ligger på hver side af Store Vejleå nedenfor Gammel Køgelandevej i Ishøj og Vallensbæk Kommuner. Strandengene er en del af et stort fredet område på i alt 49 ha. Fredningerne er kendetegnet ved at være status quo fredninger, som skal sikre, at arealerne ikke bebygges eller tilplantes, men bevarer deres åbne karakter (udsigtsfredninger). For at opretholde den åbne karakter af området og leve op til fredningernes formål udføres der i dag pleje af strandengene. I Ishøj Kommune har plejen karakter af naturpleje med græssende kvæg på en stor del af strandengsarealet, mens plejen på strandengsarealer i Vallensbæk Kommune foregår mekanisk og i betydeligt mindre omfang. De uplejede arealer er under tilgroning med højtvoksende plantearter uden den store naturmæssige værdi. Det vurderes at en fortsættelse af den nuværende begrænsede plejeindsats kan resultere i at udsigtsmulighederne i området på sigt forringes væsentligt samt at de tilstedeværende naturværdier forarmes. Natur- og miljøadministrationen har i regi af det forpligtigende samarbejde udarbejdet et forslag til plejeplan for det fredede område. I plejeplanen beskrives de aktuelle naturforhold og der oplistes en række naturforbedrende tiltag og forslag til udvidet formidling og adgang til området. Det vigtigste indhold af plejeplanen er beskrevet i vedlagte notat (Bilag 1) og Forslag til plejeplan (Bilag 2). Kommunikation Efter politisk behandling i fagudvalg samt Byråd og Kommunalbestyrelse i henholdsvis Ishøj og Vallensbæk Kommuner sendes forslaget til plejeplan i 8 ugers offentlig høring. Forslaget offentliggøres på kommunernes hjemmesider og relevante myndigheder og interesseorganisationer orienteres direkte. Efter afsluttet høringsperiode behandles indkomne bemærkninger og den endelige plejeplan vedtages politisk, hvorefter den offentliggøres. Økonomiudvalget, 12. februar

25 Retsgrundlag Af plejebekendtgørelsens 1, stk. 3 (BEK. nr af 20/11/2006) følger at der for fredede arealer som plejes, af kommunen skal udarbejdes en plejeplan, der omfatter hele eller nærmere afgrænsede dele af det fredede areal. Ishøj Kommune betragter i denne sammenhæng strandengen på hver side af Store Vejleå som et samlet område. For Vallensbæk Kommune gælder en særlig forpligtigelse om at tilgodese den grønbrogede tudse, der er en beskyttet dyreart efter EU Habitatdirektivets Bilag 4. Kommunen fik i forbindelse med Kommunalreformens ikrafttrædelse i 2007 tildelt den grønbrogede tudse som ansvarsart af den daværende miljøminister Connie Hedegaard. I tilknytning hertil er det vurderet, at strandengene rummer et stort potentiale som levested for den beskyttede dyreart. Bilag: 1 Åben Notat om forslag til plejeplan - Udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Forslag til Plejeplan for Vallensbæk og Ishøj Strandenge_dec Udsendt af Center for Organisation og Politik den / /13 Økonomiudvalget, 12. februar

26 10. TMU - Orientering om Handleplan 2013 på renovationsområdet Sagsnr.: 13/848 Beslutningstema Handleplan 2013 på renovationsområdet for Vallensbæk Kommune. Indstilling Direktøren med ansvar for det tekniske område indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at tage orienteringen om Handleplan 2013 på renovationsområdet til efterretning. Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Anbefales, med bemærkningen om at det undersøges til mødet i Økonomiudvalget, hvem der udarbejder analysen og hvad den skal munde ud i. Beslutning Økonomiudvalget den Der var forinden indhentet svar fra Ishøj Kommune/Vestforbrænding på de spørgsmål, der blev stillet på Teknik- og Miljøudvalgets møde, jf. udvalgets beslutning. Anbefales, idet det bemærkes, at svaret vedrørende analysen ønskes uddybet. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser De kommunespecifikke initiativer, som er af rent driftsmæssig karakter, forventes at udgøre en udgift svarende til det nuværende niveau. Der skal ikke planlægges med ekstra omkostninger. Til de initiativer, som er af mere udviklende karakter, er det på nuværende tidspunkt vanskeligt at forudsige nøjagtigt, hvad konsekvensen af et sådan initiativ kan være. Hvis det viser sig, at der er behov for en ny indsamlingsordning eller en større ændring af en eksisterende indsamlingsordning, kan dette betyde øget økonomisk udgift. Et sådan initiativ er noget, der skal godkendes i kommunalbestyrelsen og vil derfor betyde, at der vil blive fremlagt et specifikt budget, som skal godkendes. Sundhedsmæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 12. februar

27 Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Affaldsplanen er afsluttet, og Affaldsplan er netop vedtaget. Det er en 6 årig planlægning for renovationsområdet. Handlingsplan 2013 beskriver planlægningen for det næste år på renovationsområdet i overordnede træk, og den er udarbejdet ud fra Affaldsplanen , så kommunen kan opfylde målene beskrevet i Affaldsplanen. Jf. aftale om varetagelse af administrative opgaver på affaldsområdet ( Affaldskontor ) er Vestforbrænding forpligtet til at udarbejde en årsplan/handleplan for det kommende år i Vallensbæk Kommune. Ballerup og Ishøj Kommuner får samme ydelse. En del af initiativerne i handleplanen er lokalt forankret, dvs. at de er valgt på baggrund af de problemstillinger og erfaringer, som har vist sig i den daglige drift af de kommunale ordninger. Andre initiativer foregår i et samarbejde mellem I/S Vestforbrænding og interessentkommunerne. I 2013 vil en af de store opgaver være en analyse/gennemgang af samtlige kommunale indsamlingssystemer for villaer og rækkehuse og boligselskaber samt benyttelsen af genbrugsstationen. Analysen skal give en oversigt over sammenhængen mellem den mest optimale indsamlingsmetode, det ønskede kommunale serviceniveau samt de økonomiske rammer og muligheder. Det forventes, at den kommende Ressourcestrategi, som bliver udarbejdet af Miljøstyrelsen, indeholder øgede krav om, at husholdninger skal indsamle større mængder af genanvendeligt affald. Dette initiativ indgår i analysen af mulige senarier for fremtidig indsamlingssystemer. Resultatet af analysen af indsamlingssystemerne skal munde ud i forskellige scenarier, som skal danne grundlag for en politisk beslutning om de fremtidige indsamlingsløsninger for de forskellige boligformer. Kommunikation Retsgrundlag Bilag: 1 Åben Handlingsplan Vallensbæk - Udsendt af Center for Organisation og Politik den /13 Økonomiudvalget, 12. februar

28 11. TMU - Principbeslutning om ny organisering af renseanlæg Sagsnr.: 12/2456 Beslutningstema Der skal træffes principbeslutning om, hvorvidt kommunen ønsker at indgå i en fælles rensekoncern. Indstilling Direktøren med ansvar for det tekniske område indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at der træffes principbeslutning om, at kommunen ønsker at deltage i en fælles rensekoncern, hvori kommunen indskyder sin ejerandel af Spildevandscenter Avedøre forvaltningen bemyndiges til at forhandle de nærmere vilkår for deltagelsen, sagen forelægges til endelig beslutning i kommunalbestyrelsen (via Teknik- og Miljøudvalget), når de endelige vilkår for at deltage i en fælles rensekoncern foreligger kommunens udgifter til at indgå ejeraftale m.v. afholdes inden for en ramme på kr., der afholdes inden for det eksisterende budget Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Sagen sat til afstemning. For stemte gruppe C (3 stemmer) og gruppe A (1 stemme) i alt 4. Imod stemte gruppe V med 1 stemme. Gruppe V kan ikke gå ind for indstillingen, idet der ikke ses en klar indstilling af kommunens fordele ved at tiltræde denne. Sagen anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Af sagsfremstillingen fremgår, at udgifterne forbundet med dannelsen af den fælles koncern, herunder udgiften til rådgiver, forventes at udgøre kr. for Vallensbæk Kommune. Det fremgår endvidere, at personale i de to kommunale fællesskaber vil blive samlet i det nye fælles serviceselskab. Økonomiudvalget, 12. februar

29 Forvaltningen har bedt HOFOR oplyse, om der er andre økonomiske forhold og afledede udgifter, der allerede kan afdækkes nu. Herunder andre etablerings-/flytteomkostninger e.l., som kommunen som ejer af en andel af Spildevandscenter Avedøre kommer til at skulle betale. HOFOR har hertil oplyst, at renseanlæggene er omfattet af hvile-i-sig-selv området (og prisloftsbestemmelserne i vandsektorloven). Det vil sige, at alle omkostninger som udgangspunkt er takstfinansieret, herunder omkostninger til implementering af fusionen. Synergierne ved en fusion forventes dog langt at overstige disse engangsomkostninger. Kommunerne skal alene betale de i indstillingen nævnte omkostninger til indgåelse af ejeraftale m.v. via kommuneskatten, da det er en ejerudgift, som det takstfinansierede område ikke kan betale. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Sagsfremstillingen er skrevet med udgangspunkt i fælles skabelon, udarbejdet af Horten Advokatfirma, der bistår HOFOR og kommunerne i sagen. HOFOR har lagt op til, at alle de involverede kommuner behandler sagen inden udgangen af februar Problemstilling: I hovedstadsområdet er aktiviteterne med vand- og spildevandshåndtering fordelt på tre typer selskaber, som alle er kommunalt ejede: Vandselskaber, organiserede som aktieselskaber, der indvinder, transporterer og leverer rent vand (drikkevand), Spildevandsselskaber, organiserede som aktieselskaber, der afleder spildevand og regnvand, og To rensefællesskaber, Lynettefællesskabet I/S og Spildevandscenter Avedøre I/S, der er organiserede som 60-fællesskaber. De to rensefællesskabers i alt tre renseanlæg modtager spildevand og regnvand fra spildevandsselskaberne, behandler det og udleder det rensede vand til Øresund og Køge Bugt. Den samlede egenkapital i Lynettefællesskabet I/S udgør ca. 1,8 mia. kr., mens den i Spildevandscenter Avedøre er ca. 1,2 mia. kr. Enkelte spildevandsselskaber har også eget renseanlæg, men det altovervejende udgangspunkt er, at spildevand og regnvand behandles på Lynettefællesskabets og Spildevandscenter Avedøres renseanlæg. Økonomiudvalget, 12. februar

30 Vallensbæk Kommune er interessent i Spildevandscenter Avedøre I/S og har en ejerandel på 5 %. Lynettefællesskabet og Spildevandscenter Avedøre løser i dag deres opgaver tilfredsstillende og på et højt miljømæssigt niveau. Rensefællesskaberne er dog under pres. Det skyldes blandt andet: At klimaforandringerne medfører behov for koordinering af investeringer både mellem rensefællesskaberne og i forhold til spildevandsselskaber og kommuner i hele hovedstadsområdet At Forsyningssekretariatet via prislofter og benchmarking stiller krav om betydelige effektiviseringer At der er stigende krav til medarbejdernes kompetencer samt behov for specialisering og videndeling At vandsektorloven indebærer øgede krav til dokumentation m.v. og dermed en tungere administration. Der er derfor behov for en ny organisering, der til gavn for borgere og virksomheder kan danne grundlag for en mere bæredygtig og fremtidssikret opgaveløsning på renseområdet. En ny organisering kan i den forbindelse skabe rammen for økonomisk og teknisk effektive renseselskaber, højt serviceniveau samt en stabil takstudvikling. Løsning: På et borgmestermøde den 14. oktober 2011 var der enighed om, at en fælles selskabsstruktur for hovedstadsområdets renseanlæg kunne være et middel til at imødegå de krav, som klimaforandringerne stiller til håndteringen af regn- og spildevand. Derfor besluttede interessentkommunerne i Lynettefællesskabet I/S og Spildevandscenter Avedøre I/S i foråret/sommeren 2012 at igangsætte en analyse af en fælles selskabsstruktur for de to rensefællesskaber. Denne analyse er nu afsluttet. Analysen viser de mulige stordriftsfordele og synergier på drifts- og anlægssiden samt fordele ved fælles håndtering af klimaforandringer, ekstremregn m.v. En sammenfatning af analysen er vedlagt som bilag 1. Sammenfatningen indeholder en nærmere illustration og beskrivelse af de tre selskabsmodeller. Den samlede rapport inkl. bilag kan hentes på Arbejdet med analysen har været forankret i en embedsmandsgruppe, der anbefaler, at kommunerne beslutter at gennemføre en ny organisering af renseanlæggene, og at kommunerne som minimum tilslutter sig Model 1. Model 1 indebærer, at de nuværende 15 interessentkommuner etablerer en fælles rensekoncern, der rummer de to renseselskaber og et serviceselskab, hvori medarbejderne fra Lynettefællesskabet og Spildevandscenter Avedøre samles. De nuværende to 60- fællesskaber omdannes i den forbindelse til aktieselskaber, der vil varetage de samme opgaver som hidtil, dvs. drive i alt 3 renseanlæg og 54 km. transmissionsledninger m.v. Bilag 3 viser, hvordan kommunens forsyningsselskaber vil være organiserede, hvis en ny organisering gennemføres som beskrevet ovenfor. Økonomiudvalget, 12. februar

31 Interessentkommunernes borgmestre holdt møde den 10. december 2012, hvor analysens resultater blev præsenteret. Der var mellem borgmestrene enighed om, at sagen bør forelægges kommunalbestyrelserne til principbeslutning primo 2013 og til endelig beslutning inden sommeren Forvaltningens vurdering Vallensbæk Kommunes spildevandsselskab afleder regn- og spildevand til Spildevandscenter Avedøre, som kommunen er medejer af. Prisen for at aflede regn- og spildevand indregnes i den takst, som borgere og virksomheder betaler til Vallensbæk Kloakforsyning A/S. Det har direkte betydning for kommunens borgere, at rensefællesskaberne også i fremtiden kan varetage deres opgaver tilfredsstillende og på et højt miljømæssigt niveau. Det er forvaltningens vurdering, at det for at opnå dette er nødvendigt at organisere renseopgaven på en ny måde, herunder på grund af de effektiviseringskrav, som rensefællesskaberne pålægges af Forsyningssekretariatet. Hvis der ikke gennemføres en ny organisering, skal hvert rensefællesskab selv hente de effektiviseringer, som Forsyningssekretariatet pålægger gennem prislofterne. Det vil være meget vanskeligt og vil i endnu højere grad påvirke medarbejderne. Ved en ny organisering af rensefællesskaberne vil der muligvis kunne indgås en aftale med blandt andet serviceselskabet i HOFOR om, at medarbejdere i det nye serviceselskab, der afskediges i en vis periode efter stiftelsen af rensekoncernen, er sikret ansættelse i serviceselskabet i HOFOR. Herudover vil der kunne ske reduktioner som følge af naturlig afgang. Forvaltningen er enig med embedsmandsgruppen i, at der bør ske en ny organisering af renseopgaven. Det kræver enighed mellem de nuværende 15 interessentkommuner at vedtage en ny organisering af rensefællesskaberne. Beskrivelse af processen frem til en endelig beslutning Kommunalbestyrelserne i de 15 interessentkommuner træffer hurtigst muligt principbeslutning om, hvorvidt der skal gennemføres en ny organisering af rensefællesskaberne. Der vil i foråret 2013 blive udarbejdet forslag til ejeraftale og vedtægter. Drøftelserne sker i regi af den embedsmandsgruppe, og den tilknyttede arbejdsgruppe, hvori analysen af renseanlæggene var forankret. Både embedsmands- og arbejdsgruppen er åben for deltagelse fra de 15 interessentkommuner. Ejerfordelingen i rensekoncernen skal drøftes med Forsyningssekretariatet. Formålet er at sikre, at der ikke sker modregning i kommunernes bloktilskud som følge af etableringen af en ny koncern. Herudover skal opløsningen af de to nuværende rensefællesskaber drøftes med Statsforvaltningen Hovedstaden. Økonomiudvalget, 12. februar

32 I begyndelsen af maj 2013 modtager kommunerne materiale til brug for, at kommunalbestyrelserne før sommerferien kan træffe endelig politisk beslutning om at gennemføre en ny organisering. Under forudsætning af, at alle interessentkommunerne træffer endelig beslutning om at gennemføre en ny organisering, vil ansvaret for at forberede og implementere den nye organisering blive forankret i en midlertidig bestyrelse for en kommende rensekoncern. I forbindelse med den endelige politiske behandling i kommunalbestyrelserne vil hver kommune få mulighed for at udpege en repræsentant til den midlertidige bestyrelse, som vil påbegynde sit arbejde, når den sidste kommune umiddelbart før sommerferien har truffet endelig beslutning om at gennemføre en ny organisering. En ny organisering vil kunne gennemføres ved årsskiftet 2013/14. Den endelige bestyrelse for koncernen vil blive sammensat i forbindelse med konstitueringen efter kommunalvalget. Økonomi: Honoraret til rådgiverne afholdes ligeligt af Lynettefællesskabet og Spildevandscenter Avedøre. De omkostninger, der afholdes på vegne af interessentkommunerne til forhandling af ejeraftale m.v., skal dog afholdes af ejerne. Det anslås, at dette beløb vil udgøre ca kr., som fordeles med kr. til hver interessentkommune, dog kr. til Københavns Kommune. Kommunikation Tilbagemelding til HOFOR A/S. Retsgrundlag Bilag: 1 Åben Sammenfatning af analyse af den fremtidige organisering af renseopgaven - udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Notat af 8. januar 2013 om rammer for en rensekoncern - udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Illustration af Vallensbæk Kommunes ejerskab af rensekoncern - udsendt af Center for Organisation og Politik den Åben Referat fra borgmestermøde - udsendt af Center for Organisation og Politik den / / / /13 Økonomiudvalget, 12. februar

33 12. TMU - Regnskab for anlægsbevilling Sagsnr.: 10/6347 Beslutningstema Anlægsregnskab fremlægges vedr. opførelse af ny daginstitution i Amalieparken. Indstilling Center for Ejendomme, Park og Vej indstiller, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at anlægsregnskab godkendes Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den Anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Center for Ejendomme, Park og Vej fremlægger regnskab for anlægsbevilling. Opførelse af ny daginstitution i Amalieparken: Anlægsbevilling Anlægsudgift Mindreudgift kr kr kr. Anlægsudgiften har, som det fremgår af regnskabet, beløbet sig til kr., hvilket er kr. mindre end bevilget. Anlægsregnskabet er udarbejdet i henhold til Vallensbæk Kommunes Økonomiregulativ. Økonomiudvalget, 12. februar

34 Kommunikation Retsgrundlag Vallensbæk Kommunes Økonomiregulativ. Bilag: 1 Åben Regnskab for anlægsbevilling af vedr. opførelse af ny daginstitution.pdf - udsendt af Center for Organisation og Politik den /13 Økonomiudvalget, 12. februar

35 13. SSU - Embedslægens tilsyn i Højstruphave og Rønnebo 2012 Sagsnr.: 13/1202 Beslutningstema Rapporter fra Embedslægeinstitutionens besøg i Højstruphave og Rønnebo. Indstilling Center for Sundhed og Forebyggelse indstiller til Social- og Sundhedsudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at tage embedslægens rapporter til efterretning Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den Anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den Anbefales. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Økonomiudvalget, 12. februar

36 Sagsfremstilling De årlige uanmeldte tilsyn i kommunens plejeenheder Rønnebo og Højstruphave består af embedslægetilsynene og de kommunale plejetilsyn. De kommunale tilsyn bliver behandlet i anden særskilt sag. Embedslægens uanmeldte plejetilsyn i Rønnebo og Højstruphave fandt sted hhv og Vallensbæk Kommune har modtaget to tilsynsrapporter (bilag 1, 2, 3 og 4). Embedslægens tema for tilsynene i Højstruphave og Rønnebo i 2012 var plejehjemmenes rolle i forbindelse med at sikre oplysninger om beboernes sygdomme og handicap. Temaet giver Sundhedsstyrelsen mere viden om området og inspirerer plejeenhederne til at reflektere over egen praksis. Som konklusion på tilsynet vurderer embedslægen konkluderer plejeenhederne inden for fem kategorier: 1. Tilsynet har ikke fundet anledning til bemærkninger 2. Tilsynet har fundet fejl og mangler, som samlet kun indebærer meget ringe risiko for patientsikkerheden 3. Tilsynet har fundet fejl og mangler, som indebærer patientsikkerhedsmæssige risici, men ikke alvorlige fejl og mangler 4. Tilsynet har fundet alvorlige fejl og mangler 5. Tilsynet har fundet anledning til alvorlig kritik Embedslægen har ved tilsynene i 2011 vurderet at begge plejeenheder ligger i kategori 3. I løbet af 2012 har ledelse og personale i Højstruphave og Rønnebo arbejdet målrettet med såvel pleje som dokumentation på baggrund af anbefalinger efter tilsynene i Ved embedslægetilsynet i 2012 blev plejeenhederne vurderet til at ligge i kategori 2. Ledelsen i Højstruphave og Rønnebo har efterfølgende udarbejdet handleplan henholdsvis opfølgningsplan med henblik på at følge op på embedslægens anbefalinger. De beskrevne i planerne er nu fuldt ud implementeret (bilag 5 og 6). Tilsyn i Højstruphave: Der blev fundet fejl og mangler inden for områderne sygeplejefaglige optegnelser og patientrettigheder. Nedenfor bliver embedslægens krav i forhold til hvert af områderne og tilsvarende de fundne afgivelser og ledelsens plan for opfølgning gengives ( handlinger ) Økonomiudvalget, 12. februar

37 Sygeplejefaglige optegnelser: Krav: at der foreligger en aktuel beskrivelse af beboerens sygdomme og handicap. Afvigelse: I en af de tre stikprøver var oversigten over beboerens sygdomme og handicap ikke fyldestgørende. Handling: Der indføres i dokumentet for dokumentationskontrol en tilføjelse, hvormed det sikres, at alle beboerens sygdomme og handicap fremgår og beskrives fyldestgørende. Resultatet af dokumentationskontrol for den enkeltre beboer vil fremadrettet blive gennemgået og drøftet ved teammøderne, for herigennem at skabe et læringsforum omhandlende den gode dokumentation. Alle nye medarbejdere og elever vil fremadrettet blive undervist i dokumentation og brugen af Care. Krav: at det fremgår hvilke aftaler der er indgået med de behandlende læger om kontrol og behandling af beboerens kroniske sygdomme. Afvigelse: Hos beboere med kronisk sygdom var der beskrevet flere steder i journalen, hvilke aftaler der var med den behandlende læge om kontrol mv. af de kroniske sygdomme. Det gjorde det vanskeligt at finde aktuelle aftaler om pleje og behandling. I en af stikprøverne var dokumentation af aftaler med behandlende læge ikke fyldestgørende. Handling: Det skal fremgå tydeligt af de sygeplejefaglige optegnelser under punktet sygdom og handicap hvilke kroniske sygdomme beboeren lider af. Beboerens kontaktperson sikrer, at der laves aftaler med den enkelte læge om kontrol og behandling samt sikrer, at alle aftaler beskrives i journalen. Dette tilføjes instruksfilen for Care samt i dokumentationskontrol skemaet. Der arbejdes med, at ovenstående bliver implementeret ved løbende gennemgang af dokumentationen for den enkelte beboer på gruppemøderne. Krav: at de sygeplejefaglige optegnelser føres overskueligt og systematisk. Afvigelse: Der var oprettet flere handleplaner vedrørende samme sundhedsproblem og det kunne derfor være vanskeligt at følge et sygdomsforløb samt pleje og behandling heraf. Handling: I samarbejde med Care-styregruppen aflægges studiebesøg på plejecentre i Ishøj Kommune med fokus på, hvordan de der har opnået en overskuelig og systematisk dokumentation (anbefaling fra Embedslægen.) I samarbejde med Care-styregruppen udarbejdes en plan for og en oversigt over, hvordan det skal dokumenteres, når beboeren har sundhedsmæssige problemstillinger, der overlapper hinanden. Ajourføring af instruksfil og dokumentationskontrol skema. Undervisning af alle medarbejdere i, hvordan der fremadrettet skal dokumenteres i henhold til bestemmelser i instruksfilen. Patientrettigheder: Krav: At informeret samtykke til behandling bliver dokumenteret i de sygeplejefaglige optegnelser, ligesom beboernes og de pårørendes tilkendegivelser på baggrund af den givne information. Afvigelse: Det fremgik af de sygeplejefaglige optegnelser, om det var beboeren selv eller en pårørende/værge, der gav informeret samtykke til behandling. Det blev oplyst, at der altid blev indhentet informeret samtykke til behandling. Informationen blev ikke rutinemæssigt dokumenteret i de sygeplejefaglige optegnelser, og beboerens og de pårørendes/værgens tilkendegivelse fremgik ikke systematisk. Økonomiudvalget, 12. februar