Hvorfor netop FagFinans? Kontoplanen. fordi vi ved, hvad vi snakker om. oversigt og detalje på én gang

Transkript

1 Hvorfor netop FagFinans? fordi vi ved, hvad vi snakker om SSV har arbejdet med økonomiprogrammer i mere end 20 år. Vore udviklere har alle relevant erfaring med branchen og kender til bogholderens daglige udfordringer fra den anden side af skrivebordet. FagFinans er udviklet i samarbejde med en række forbund og A-kasser. Vi arbejder bl.a. sammen med NNF, TIB og Kost og Ernæringsforbundet. I FagFinans er der derfor lagt vægt på de funktioner, der især har betydning for dig, der arbejder i en faglig organisation: bogføringen og rapporteringen. Men FagFinans benyttes også i lang række mindre og mellemstore virksomheder, bl.a. vikarbureauer, revisorer, tandlæger, daginstitutioner og forlag. FagFinans er let at komme i gang med. Vi har gjort meget ud af en enkel og overskuelig opbygning, der indeholder det, du har brug for men alligevel med mange nye muligheder. FagFinans gør bogføringsarbejdet overskueligt og nemt for den ikke-trænede bogholder og sikrer samtidig mulighederne for fyldig rapportering. En god start Det har været ualmindelig nemt at komme i gang med FagFinans. Der er god samkørsel mellem løn og finans, og vi har oplevet en virkelig god service fra SSV. Anne Marie Kristensen TIB Ringkøbing Kontoplanen oversigt og detalje på én gang Kontoplanen i FagFinans er nem at navigere rundt i der er automatisk nummernavigering, du kan hoppe fra gruppe til gruppe og søge på både tekst og tal. Med kontoplanens splitvindue får du et godt overblik: I venstre side har du hele konto-planens struktur vi kalder det kontotræet og den foldes nemt ud eller ind med et enkelt klik. I højre side kan du med det samme se den enkelte kontos stamoplysninger, posteringer, budgettal og meget mere. Kontotræets indbyggede logik opfordrer til grupperet kontoplan og sikrer, at sammentællingerne ved oprettelse bliver sammenhængende og fornuftige. Kontonumrene er som standard sorteret som navne i en telefonbog så er der altid plads til at indsætte en konto mere. Med kontoplanens splitvindue får du både oversigt og detalje på én gang.

2 Bogføringen helt enkel og ligetil Bogføringen skal gå nemt og hurtigt, fordi det er der, du arbejder mest. Billedet til indtastning af bilag er rart at arbejde i og giver dig alle de informationer du behøver. Med FagFinans får du bl.a.: Kælenavne til alle konti kan knyttes et kælenavn. Det er lettere at huske 'porto' end 30124, når du skal bogføre frimærker. Frit format vælg frit om du vil indtaste posteringer som kassekladde eller som posteringsark. Straksafstemning du kan følge udviklingen i saldo på den enkelte konto, efterhånden som posterne tastes ind og dermed straks afstemme alle konti under indtastningen. Det er behageligt at arbejde med kladden i FagFinans. Automatisk posteringstekst til alle konti kan knyttes en posteringstekst, der automatisk indsættes i posteringen og naturligvis er lige til at overskrive. Bogføringsmakroer ofte genkomne posteringssekvenser, f.eks. husleje og løn, kan sættes ind automatisk. Budget - så du kan følge udviklingen Følg regnskabet via budgettet. I FagFinans er indbygget et lille budgetmodul, hvor du kan opbygge årsbudget og/eller månedsbudget på detalje- eller sumniveau efter eget valg. Udviklingen i budgettet følger du nemt med den medfølgende budgetbalance, hvor du kan se bevægelser, månedsbalance, budget, budgetafvigelse og årsbudget. Har du brug for større budgetsimuleringer, kan budgettet naturligvis eksporteres til regneark. En lettelse i arbejdet Overgangen til FagFinans har betydet en stor lettelse i mit daglige arbejde med bogholderiet. Programmet er nemt og intuitivt at bevæge sig rundt i, og det giver godt overblik. Birthe Sivert, LO København

3 Rapporter overskueligt og præsentabelt Med FagFinans får du en stor pakke færdigdefinerede rapporter, der dækker dine basale behov lige til at bruge. Du får bl.a.: Kontoudtog få f.eks. enkeltudtog med tryk på bare én tast og altid med gode søgemuligheder. Balance-udskrifter f.eks. som oversigtsregnskab eller med alle detaljer, som det passer dig. Regnskabssimulering med et enkelt klik kan rapporterne medtage ikkebogførte poster med tydelig markering. Layout ubegrænsede muligheder for brugertilpasning af layout og opbygning af nye rapporter. Ønsker du særlige opstillinger, er det nemt at opbygge nye balancer med det udseende og indhold, du har brug for. Du kan også danne alternative regnskabsopstillinger når du har behov for at opstille kontoplanen på en anden måde end normalt, eller når kontoplanen indeholder flere delregnskaber. Fri support - med et serviceabonnement Selv om vi gerne siger, at FagFinans er utroligt nemt at bruge, så kan der altid opstå spørgsmål omkring brugen af programmet både af teknisk og regnskabsmæssig karakter. Derfor anbefaler vi, at du tegner et service-abonnement på FagFinans så er der altid hjælp at få. Med et service-abonnement får du: Fri support pr. telefon eller mail. I de fleste tilfælde har vi også mulighed for at kigge med på din skærm, så vi sammen kan få løst dine problemer. Programopdateringer. FagFinans opdateres mindst en gang årligt, men ofte sender vi mindre opdateringer ud flere gange om året med nye faciliteter og tilpasninger. Fleksibelt Jeg har oplevet standardrapporterne som meget anvendelige. Det har været let at tilpasse udseendet på balancer, så de opfylder de særlige ønsker i afdelingen. Jens Madsen, TIB Hjørring jeg bliver altid taget godt imod med telefonsmil, og der er aldrig dumme spørgsmål Rosa Tobiasen, TIB Herning har en god forståelse for problemerne og kommer altid med en hurtig løsning. Pia Nielsen, NNF altid support i topklasse! Sanne Hein, TIB København

4 FagFinans til dig, der vil have mere Vil du gerne kunne skrive fakturaer og få dem bogført automatisk? Styre dine leverandørfakturaer med forlodsregistrering og stramme godkendelsesprocedurer? Køre kontoudtog med fleksibel rente-tilskrivning? Holde styr på varelageret med genbestillingsgrænser og automatiske bestillingsforslag? Så er det FagFinansPlus, du skal have. Med FagFinansPlus præsenterer SSV en længe efterspurgt overbygning til FagFinans. Som i FagFinans er der i FagFinansPlus fokus på organisationers behov, men programmet kan også anvendes af små og mellemstore handelsvirksomheder. Programmet er enkelt og overskueligt i grundopsætningen, men med stor styrke og fleksibilitet. Blandt vores brugere af FagFinansPlus er Forbundet Træ-Industri-Byg, Fanø Bryghus og Kulturhuset Støberihallen. Tre virksomheder med meget forskellige behov. FagFinans fås også med fakturering, debitor-, kreditor- og lagerstyring. FagFinansPlus er lige anvendelig til virksomheden med behov for en stor kontoplan med flere dimensioner og særskilte regnskabskredse og til virksomheden med en lille kontoplan, men stor omsætning og behov for en stærk styring af kunderne med indlæsning og fordeling af FI-indbetalinger, fleksible renteudtog og individuelle rabatter. På de følgende sider finder du en gennemgang af de forskellige dele af FagFinansPlus. Bagerst finder du en kortfattet opsummering af mulighederne i FagFinans og FagFinansPlus. Kig på det og kontakt meget gerne SSV, hvis du har spørgsmål. Er du i tvivl? - så ring og få en uforpligtende snak Er du i tvivl om hvorvidt FagFinansPlus er noget for dig, er du meget velkommen til at kontakte SSV. Vi lever af et godt samarbejde med vores kunder. Vi vil derfor også altid søge at afdække dine behov og finde ud af, om du vil være tjent med FagFinansPlus. Det er afgørende for os, at du får et system, der passer til dig og din virksomheds behov. Kontakt os på tlf så finder vi sammen ud af, om FagFinansPlus er noget for dig. Lige til at gå til Opbygningen af SSV s programmer er letforståelig, logisk og enkel. Det er en stor fordel for os uden nogen egentlig regnskabsmæssig baggrund. Jeg kan kun give SSV min varmeste anbefaling, hvis du har brug for et regnskabssystem. Brygmester Kai Holm, Fanø Bryghus

5 Fleksibel fakturering Slip for besværet med at skrive fakturaer i f.eks. Word eller Excel. Med faktura-redigeringen i FagFinansPlus får du automatisk indsat fakturerings- og evt. leveringsadresse, varenavn, priser og rabatter mv. i din faktura. Du får også: Fri tekst indsæt tekstlinier af ubegrænset længde i varelinierne. Du kan også uden begrænsninger tilføje tekst til varebeskrivelserne. Vis udskrift se den færdige faktura på skærmen, inden du skriver den ud. Grafisk redigering af faktura tilpas selv den medfølgende standardformular med skrifttyper, logo mv. Eller byg din egen formular op fra bunden. Med det grafiske redigerings-program er det nemt at gå til. Saldokontrol fakturasaldo kontrolleres mod kundens kreditmaximum, inden fakturaen udskrives. Automatisk bogføring du kan vælge at få bogført dine fakturaer automatisk, når du udskriver. Eller du kan samle dem og bogføre, når det passer dig. Når du har bogført en faktura, kan du med få klik genudskrive, gentage og tilbageføre fakturaen fra kørselsoversigten eller kundens kontooversigt. Abonnementer Har du kunder, der skal have den samme leverance med faste mellemrum, kan du oprette et eller flere abonnementer. Brug dem til serviceaftaler, huslejeopkrævninger og meget mere. Et abonnement ligner en almindelig faktura til forveksling, men holder selv styr på priser, rabatter, perioder og fakturadato og du har mulighed for at få indsat automatisk periodetekst i abonnementsfakturaren. Du kan vælge at skrive abonnementerne ud direkte i forbindelse med en abonnementskørsel eller du kan lægge abonnementsfakturaerne ind i den almindelige fakturakø, hvorfra du evt. kan redigere dem inden udskrift. Fakturering med FagFinansPlus Fritekst i fakturalinier Prøveudskrift af faktura Grafisk blanketredigering Saldokontrol Automatisk bogføring Kopiere, gentage og tilbageføre faktura Fakturaer kan udskrives enkeltvis eller samlet E-faktura FI-faktura Salgshistorik Statistik og rapporter Arbejdssedler Abonnementsfakturaer Påmindelser og renteudtog Automatisk indlæsning og fordeling af FIindbetalinger

6 Styr på kunderne Kundekartoteket samler alle informationer om dine kunder kontakt- og leveringsoplysninger, saldo og posteringer, abonnementer og meget mere. Hurtig søgning Søgningen i kundekartoteket er hurtig og nem. Søg på de mest anvendte felter direkte fra kartotekets forside - eller benyt den udvidede søgning, der er bygget logisk op over de samme faner, som du har i kartoteket. Kriterierne for en udvidet søgning kan gemmes og hentes frem igen med få klik. Udtog, rykkere og renter Med kontoudtogsfunktionen styrer du hvilke kunder, der skal have en påmindelse eller en rykker. Du kan også bruge den til kunder, der betaler efter kontoudtog. Vælg selv, om du vil tilskrive renter og om de skal tilskrives med det samme eller som foreløbige renter med senere, valgfri tilskrivning. Mærker på tværs Har du kunder, der skal have tilsendt nyhedsbrev eller en invitation? Med kundemærker har du mulighed for at sammærke udvalgte kunder på tværs af kundegrupper. Emnet for mærkerne bestemmer du selv. Når nyhedsbrevet eller invitationen skal sendes afsted, søger du på alle kunder med det pågældende mærke og fletter deres adresser med et brev eller en . Udskrifter og rapporter Der følger en række standardrapporter med til FagFinansPlus. Fra kundekartoteket kan du straks trække pæne saldobalancer, posteringsudtog og adresselister mv. på kunderne i kartotekslisten - og du kan selv opbygge mange flere rapporter i det grafiske redigeringsprogram Kundekartoteket i FagFinans Ubegrænset antal kunder Rabatmatrix Faste priser Kreditmaximum (valgfrit) - individuelt eller pr. kundegruppe. Renteudtog Automatisk indlæsning og fordeling af FIindbetalinger Automatisk beregning af omsætning og dækningsbidrag pr. år og måned Renteudtog Statistikker og rapporter Kundemærker Log og frie noter Billedarkiv Høj sporbarhed Kørselsoversigten er nøglen til alt, hvad der er sket i systemet. Den er en kronologisk oversigt over samtlige gennemførte kørsler bogføringssekvenser, faktura- og udtogskørsler, varereguleringer mv. Fra kørselsoversigten er det muligt at få et overblik over hvilke kørsler, der er gennemført hvornår, og hvad de indeholdt. Du kan bruge den til at genfinde en bestemt kørsel der er fuld søgning på alle felter i listerne. Og du kan genudskrive en hel kørsel, f.eks. en udtogskørsel, eller bare et udvalgt element i kørslen, f.eks. en faktura. Kørselsoversigten i FagFinansPlus.

7 Lagermodulet - varer på rette sted til rette tid I varekartoteket holder du styr på priser og lagerbeholdning. Du får bl.a. Rabatter og faste priser byg differentierede priser op med rabat- og fastpris-tabellerne. Vareregulering registrering af varehjemkomst direkte fra en evt. forlodsregistrering af leverandørfaktura. Kost- og købspris kan beregnes automatisk. Også mulighed for manuel optælling eller regulering. Automatisk bestillingsliste - anvender du lageroptælling, kan du angive en genbestillingsgrænse på hver enkelt vare og få genereret en automatisk bestillingsliste, når grænsen overskrides. Billedarkiv til hver vare kan knyttes et ubegrænset antal billeder. Varesporing få overblik over varebevægelser på varesporingsfanen. Rapporter og statistikker se omsætning og dækningsbidrag direkte i varekartoteket eller udskriv rapporter over f.eks. varesalg. I varekartoteket kan du indsætte et ubegrænset antal billeder på den enkelte vare. Kreditorstyring - for store og små Med FagFinansPlus har du styr på leverandørfakturaer og betalinger fra start til slut. I forlodsregistreringen kan du i samme arbejdsgang notere betalingsoplysninger, godkender og bogføringsliner og derefter gå direkte til registrering af varehjemkomst. Godkendelse af fakturaer Fakturaer kan godkendes automatisk ved oprettelse eller du kan godkende dem efterfølgende med et enkelt klik i fakturalisten, som giver et hurtigt overblik over forfaldne fakturaer med farvekodning. Godkendte fakturaer bogføres automatisk og er derefter klar til betaling. Du kan naturligvis også oprette betalinger uden om forlodsregistreringen og få dem medtaget i betalingsfilen til banken. Fakturalisten giver hurtigt overblik over hvilke fakturaer, der er forfaldne, godkendte eller protesterede. Betalinger Når du vil betale, kan du vælge manuelt at markere, hvilke filer du vil betale nu, eller du kan automatisk indlæse fakturaer med forfaldsdato i angiven periode. Du kan også kombinere de to metoder. Med et enkelt klik kan du pille betalinger fra til senere betaling og få vist, hvad den nye betalingssaldo bliver. Når du er klar, dannes betalingsfil til banken og betalingen bogføres.

8 SSV som udviklingshus FagFinansPlus er vores eget system. Det betyder, at du hos os kan få tilpasset systemet, så det passer til dine behov. Det har dentallaboratoriet Boas Dental valgt at gøre med et ordrestyringssystem, der i tæt samspil med FagFinansPlus sikrer et stramt flow fra udskrivning af rekvisitionssedler til tandlægerne til den færdige opgave leveres. Alle rekvisitioner forsynes med stregkode, der sikrer, at indkomne opgaver kan følges fra den ankommer til den semi-automatiske fakturering. Når opgaven klarmeldes, lægges den over i kørselslisten, således at kørselsafdelingen kan levere hurtigt og effektivt. I det omfang, det er nødvendigt, gemmes billeder af opgavens tandskema. Har du og din virksomhed særlige krav og behov til det administrative, står vi gerne til rådighed for en uforpligtende snak om mulige løsninger. Kontakt os på tlf det koster ikke noget at spørge. Du kan læse mere om SSV som udviklingshus på Med den samlede administrative løsning fra SSV har Boas Dental fået opbygget en højeffektiv behandling af ordrer, der sikrer minimalt tidsforbrug til ikke-produktive opgaver, fuld sporbarhed af den enkelte opgave og sikkerhed for, at alle opgaver bliver faktureret til den rigtige pris. Lønnen klarer vi også... Har du behov for et nemt og overskueligt lønprogram, har vi også et godt bud på det. FagLøn er ligesom FagFinans udviklet med fokus på behovene i en faglig organisation både den lille og den lidt større. Med FagLøn får du: Ubegrænset antal personer, lønarter og løndatasæt Gode muligheder for tilpasning af den enkelte lønberegning Mulighed for mange detaljer i bogføringen Mindre manuelt arbejde Nem adgang til fejlrettelser. Nem vedligeholdelse Tilsammen udgør FagFinans og FagLøn et sammenhængende administrationssystem. Vi har gennem de sidste 10 år benyttet SSV s finans- og lønprogrammer i vor 31 afdelinger med stor tilfredshed. Programmerne er yderst stabile og meget brugervenlige. SSV s hotline og service er i højsædet og kan næsten ikke gøres bedre. Henrik F. Olsen Regnskabschef, TIB

9 Fakta om FagFinans Datasæt: Antal datasæt: Ubegrænset Flerbrugersystem: Ja Sikkerhedskopiering: Indbygget zip-funktion Kontoplan: Antal konti i kontoplan: Ubegrænset Kontonummer: 10 cifre Kælenummer: Ja muligt på alle konti Automatisk nummer-navigering: Ja Søgning i posteringer: Ja Bogføring: Format: valgfrit, posteringsark og kassekladde Afstemning: Alle konti inden bogføring Dimensioner: Konto + 3 dimensioner Antal posteringer: Ubegrænset Periodebegrænsning: Ja Valgfrit Efterpostering: Ja også som gemte poster Primosaldi: Overføres automatisk og løbende Antal åbne år: Indeværende og gammelt år Spærring for postering i lukket år: Ja Budget: Budget: Ja - årsbudget og månedsbudget Eksport af budget: Ja som regneark Import af budget: Nej Udskrifter: Standardudskrifter: Ja, balancer og kontoudtog Brugertilpasning udskrifter: Ja, ubegrænset Alternativ kontoopstilling: Ja ubegrænset Medtag gemte poster: Ja, tilvalg Debitor-Kreditor-Lager: FagFinans omfatter ikke debitorer, salg, lager og kreditorer. Se FagFinansPlus. Revisionsspor: Vis alle posteringer på bilagsnr.: Ja Bogføringsoversigt: Dato, bruger, tid, poster Vilkårlig søgning: Ja Systemkrav: Systemkrav: PC med Windows FagFinansPlus Udover funktionaliteten i FagFinans omfatter FagFinansPlus følgende: Faktura: Saldokontrol: Ja Tekstlinier i fakturaer: Ja ubegrænset Abonnementsfakturaer: Ja Automatisk bogføring: Ja, tilvalg FI-faktura: Ja Elektronisk faktura: Ja Ordre: Nej. Kontakt SSV, hvis det ønskes. Valuta: Nej. Debitor: Antal kunder: Ubegrænset Rabatstyring: Ja rabatmatrix og faste priser Kreditmaximum: Ja, valgfrit. Individuelt eller pr. kundegruppe. Renteudtog: Ja vælg mellem ingen renter, simulerede renter eller straksrenter Indlæsning af FI-fil: Ja fordeles automatisk Integration med Word og Ja CRM: Nej, men mulighed for mærkning, log og noter samt billedarkiv på den enkelte kunde. Kreditor: Forlodsregistrering: Ja Godkendelse af kreditorfaktura: Automatisk ved oprettelse eller manuel ved afkrydsning Protest af kreditorfaktura: Ja protesteret faktura kan ikke betales Styring af betalinger: Ja, valgfri farvemarkering Automatisk betalingsfil: Ja Automatisk bogføring: Ja Lager: Lagertælling: Ja, valgfri Vareregulering: Ja som registrering af varehjemkomst eller manuel optælling/regulering Styklistendbrydning: Nej Varebestilling: Ja automatisk eller manuel Kostpris: Automatisk beregning som tilvalg Købspris: Automatisk beregning som tilvalg Udskrifter og rapporter: Stort antal standardudskrifter og rapporter. Brugertilpasning rapporter: Ja ubegrænset