Der indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg.

Transkript

1 DRIFTSAFTALE Der indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg. Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. 1 Årsregnskab og budget Museets budget, regnskab og revision skal følge gældende bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet samt gældende bekendtgørelse om museer. Museets regnskabsår følger kalenderåret. Museet skal årligt udarbejde årsregnskab, ledelsesberetning og årsberetning. Regnskabet skal revideres af Faaborg- Midtfyn Kommunes til enhver tid antagne revision. Regnskabet skal herefter sendes til godkendelse i museets bestyrelse og til den offentlige hovedtilskudsgiver (Faaborg-Midtfyn Kommune). Årsregnskabet sendes til Kulturstyrelsen efter styrelsens retningslinjer. Museet skal årligt udarbejde forslag til budget med tilhørende budgetkommentarer. Budgettet skal godkendes af bestyrelsen og sendes til den offentlige hovedtilskudsgiver (Faaborg-Midtfyn Kommune) til godkendelse, jf. reglerne i bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Budgettet sendes endvidere til Kulturstyrelsen efter styrelsens retningslinjer. 2 Driftstilskud Faaborg-Midtfyn Kommune yder et årligt driftstilskud til Øhavsmuseet Faaborg. Driftstilskuddet ydes under forudsætning af, at den politisk godkendte udviklingsstrategi Øhavsmuseets Udvikling følges for så vidt angår de i strategien fastsatte mål og beslutninger, der vedrører Faaborg-Midtfyn Kommune. Driftstilskuddet ydes således på baggrund af den vedtagne vision, hvor Øhavsmuseet skal være en markant regional kulturinstitution, der synliggør områdets fælles historie gennemoplevelser, læring og synlig forskning, der er nyskabende og af høj kvalitet. Museet er synligt i området dels på de enkelte udstillingssteder og dels gennem formidling ude i landskabet, i byrum og på vandet. Driftstilskuddet reguleres og meddeles til brug for og af hensyn til budgetlægningen for museet for et år ad gangen og meddeles museet umiddelbart efter Kommunalbestyrelsens budgetvedtagelse. Udbetalingen af tilskuddet vil ske kvartalsvis forud for kvartalets begyndelse. Driftstilskuddet kan reguleres, såfremt Faaborg-Midtfyn Kommune foretager generelle budgetreguleringer eller ændrer prioritering af området. Driftstilskuddet kan Side 1

2 endvidere reguleres i såvel op- som nedadgående retning, såfremt forudsætningerne for museets aktivitetsniveau ændres. 3 Regnskabsføring Registrering af museets regnskabs- og økonomidata foretages i Faaborg-Midtfyn Kommunens økonomisystem, på et særskilt eksternt område kun for museet fra den 1. juli Museet udfører selv følgende opgaver: Betaler egne regninger Udarbejder fakturaer på diverse ydelser Momsafregning Månedlig opfølgning på økonomien Løbende budgetopfølgning Udarbejdelse af budget Budget og regnskab for særskilte projekter under museet Udarbejdelse af årsregnskab, fremsendes til revision med tilhørende bilag i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes fastsatte tidsfrister for regnskabsaflæggelse. Indsendelse af budget og regnskabsoplysninger til Kulturstyrelsen. Museet laver selv konto i egen bank med eventuel tilknytning af kreditkort (i forhold til den løbende betaling af regninger i kommunens økonomisystem, da sker betalingen på kommunens hovedkonto med løbende udligning via opkrævning på museets skyldige mellemværende til kommunen). Når museet indgår i større projekter, hvor tilskudsmidler fra fonde og lignende først udbetales ved projektets afslutning, kan kommunen understøtte museets økonomi i projektperioden indtil tilskudsmidlerne udbetales. Herefter skal mellemregningsforholdet til kommunen atter udvise balance. Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomistab udfører følgende opgaver: Oprettelse og vedligeholdelse af kontoplanen for museet Foretager rykkerprocedure for aktuelle regningskrav Yder overordnet konsulentbistand Økonomistaben følger løbende op på antal ydede timer til museet. Timeprisen fastsættes årligt, og der foretages halvårlig afregning heraf. 4 Løn- og personaleadministration Museets ansatte vil pr. 1. juli 2015 blive virksomhedsoverdraget til Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg. Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg er ikke omfattet af Kommunernes Lønningsnævns kompetence. Bestyrelsen kan derfor, inden 3 uger efter etableringen pr. 1. juli 2015 frasige sig de kommunale overenskomster. En sådan frasigelse af overenskomsten vil bevirke, at bestyrelsen pr. 1. april 2018 frit kan fastlægge løn- og ansættelsesvilkår for museets ansatte med udgangspunkt i den Side 2

3 lovgivning, der eksisterer på arbejdsmarkedet, herunder ferieloven og funktionærloven. Udbetaling af løn til museets ansatte sker via Faaborg-Midtfyn Kommunes løn- og personaleafdeling. Endelig aftale om ydelsens omfang indgås, når bestyrelsen har fastlagt vilkår for museets ansatte. Løn- og personalekontoret følger op på antal ydede timer til museet, og der foretages en halvårlig afregning heraf. Timeprisen fastlægges årligt 5 IT-service IT staben yder rådgivning i forbindelse med museets it-drift. Museet varetager selv it-drift af eget udstyr på egne lokationer, herunder internetdrift. Museet indkøber selv alt it-udstyr og er dermed ikke en del af kommunens teknologisikring. Alle licenser skal administreres af museet selv. Citrix-licenser til brug for opkobling til kommunens økonomi- og lønsystemer vil blive faktureret fra IT staben til museet. 6 Indkøbspolitik Øhavsmuseet Faaborg kan vælge at benytte kommunens indkøbsaftaler. Bestyrelsen er ansvarlig for, at kommunens indkøbspolitik overholdes. 7 Forsikring Museet er forpligtet til at sørge for tegning af de nødvendige forsikringer. Museets samlinger (løsøre) er forsikret i Topdanmark. Ansvars- og arbejdsskadeforsikring for de ansatte er tegnet hos kommunens forsikringskontor. Bygninger, der ejes af Faaborg Kulturhistoriske Museumsforening er bygningsforsikret hos kommunens forsikringskontor. I de tilfælde, hvor museet er forsikret hos kommunen, skal kommunens forsikringspolitik følges. Museet har samtidig mulighed for at få bistand fra kommunens forsikringskontor samt at deltage i kommunens forebyggende tiltag. Bygninger, der ejes af Faaborg-Midtfyn Kommune, er bygningsforsikret af Faaborg-Midtfyn Kommune. Side 3

4 8 Revision Museets regnskab revideres af Faaborg-Midtfyn Kommunes til enhver tid antagne revision, så længe den indgåede driftsaftale ikke er opsagt af aftalens parter. Regnskabet med tilhørende bilag skal af museet kunne overleveres til revision i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes fastsatte tidsfrister for regnskabsaflæggelse. 9 Museets mellemværende med Faaborg-Midtfyn Kommune Museet opsætning til kommunens økonomisystem betyder, at alle museets regninger betales direkte via kommunens hovedkonto. Der opstår dermed et mellemværende mellem kommunen og museet. Mellemværendet med kommunen opgøres løbende af Økonomistaben i Faaborg- Midtfyn Kommune, som sender regning på det opgjorte forbrug. Mellemværendet med kommunen bør således altid være i balance. Når museet indgår i større projekter, hvor tilskudsmidler fra fonde og lignende først udbetales ved projektets afslutning, kan kommunen understøtte museets økonomi i projektperioden indtil tilskudsmidlerne udbetales. Herefter skal mellemregningsforholdet til kommunen atter udvise balance. 10 Bygninger Der udarbejdes brugs- eller lejeaftaler mellem Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg og Faaborg-Midtfyn Kommune vedrørende museets benyttelse af kommunens bygninger. 11 Bestyrelse Ifølge vedtægterne består bestyrelsen af 5 medlemmer, hvoraf 2 udpeges af Kommunalbestyrelsen i Faaborg-Midtfyn Kommune, 1 medlem udpeges af rektor på Syddansk Universitet, og bestyrelsen er selvsupplerende vedrørende 2 medlemmer. Der ønskes en bestyrelse med et godt netværk samt professionelle kompetencer fagligt og forretningsmæssigt, hvilket er afgørende udadtil for et progressivt museum i rivende udvikling med store ambitioner og behov for fundraising og indadtil som med- og modspil til daglig leder i forhold til forretningsudvikling, strategi og prioriteringer. Bestyrelsen skal sikre lokalt ejerskab og være med til at sikre, at Øhavsmuseet Faaborg giver lokal stolthed i kommunen og opfattes som en vigtig og umistelig institution af de lokale interessenter. Side 4

5 Bestyrelsen skal sikre kommunalt ejerskab. Bestyrelsen skal skabe kontinuitet og sikre, at de store investeringer i museet, der forestår både fra kommunens side og fra private fonde, omsættes i en drift og udvikling, der er holdbar. Bestyrelsen skal udfærdige en synlig og klar vision og strategi for museets virke, der fremstår klart for alle interessenter - internt som eksternt, lokalt som nationalt. 12 Misligholdelse Ved misligholdelse af nærværende aftale skal indsigelser herom fremføres skriftligt til den anden part. Faaborg-Midtfyn Kommune kan ved museets misligholdelse af aftalen begrænse eller inddrage museets adgang til anvendelse af kommunens betalingssystem samt regulere i driftstilskuddet. 13 Ikrafttræden og opsigelse Driftsaftalen træder i kraft den 1. juli Begge parter har til enhver tid ret til genforhandling af driftsaftalen. Aftalen genforhandles første gang den 1. maj Driftsaftalen kan opsiges af begge parter med 1 års varsel pr. 1. januar. Dato: / 2015 Museumsdirektør Peter Thor Andersen Formand Dato: / 2015 Borgmester Christian Thygesen Kommunaldirektør Benny Balsgaard Side 5