Kollegianerforeningen ved Grønjordskollegiet. Halvårsregnskab. 1. oktober marts 2007

Transkript

1 Resultatopgørelse Kollegianerforeningen ved Grønjordskollegiet Halvårsregnskab 1. oktober marts 2007 Note Kerneaktivitet 1 Kontingent, mv Administration, mv Filmmand Grønjordskollegiets Idrætsforening (GIF) Kollegianeren Midsommerfest Motionsrum Musikrum Studierum/Computerrum/Faelleshus Andre aktiviteter Finansielle poster Afskrivninger I alt Omsætningsaktivitet 13 Festlokale Hatten bar Kopimaskiner Lagersalg Solarium Trykkeri I alt

2 Resultat før korrektioner Korrektioner Samlet resultat Resultaterne for Kollegianerforeningens kerneaktivitet var meget høj kr. men saldoen på bankkontoen blev påvirket af Hatten og Trykkeriets tab og Lagersalgets investeringer i forbindelse med et større varelager. KF's samlede resultat blev tilnærmelsesvis som budgetteret på trods af meget større tab fra Hatten fordi KF indførte udlignende bestparelser andre steder. Balance Det er vigtigt at holde for øje at i budgettet er tallene baserede på den forventede cash-flow og ikke på faktiske resultater. Derfor er den fulde udgift for en investering vist istedet for den delvise afskrivning og resultatet er det beløb som vi håber at bankkontoens balance vil forbedres med. Note Aktiver Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Tilgodehavender Likvide beholdninger I alt Passiver Egenkapital Gæld I alt Værdien af anlægsaktiverne har faldet betydeligt i de sidste år, fordi KF har været tvunget til at udskyde udskiftning af nedslidt udstyr idet Hatten, Solariet, Trykkeriet og kopimaskinerne tilsammen har drænet næsten 1 million kr. af foreningens likvider over de sidste 2½ år.

3 Note 1 - Kontingent mm. Fællesfacilitetstilskud Kontingent Diverse indtægter Indtægter i alt Indtægter fra kontingent har vokset, dels fordi kontingentet er hævet fra 50 til 60 kr per måned og dels på grund af et dobbeltkontingent i oktober Iregnet er ca kr. som blev tilbagebetalt til kollegianere som bor alene på dobbeltværelser. Vi har modtaget et kroners sponsorat fra Sparekassen Lolland, vores nye bank. Note 2 - Administration Administrationslønninger Bestyrelseshonorar Kontor, EDB, Revisor, Suppleant, Fælleshus Barsel ordning Administrationslønninger i alt

4 Administrationsomkostninger Afgifter og gebyrer fra Skat Arbejdsmarkedets Erhversygdomssikring Bankgebyrer DataLønsomkostninger Diverse køb fra trykkeriet Diverse udgifter EDB Forsikringer Gavekort til ansatte Generalforsamling Kassedifference Kontorhold og småanskaffelser Personale udgifter Porto og gebyrer Repræsentation Tab på debitorer Administrationsomkostninger i alt Administration i alt Posten Administration har vokset både fordi den var særligt lav i de føste to af de viste perioder pga. Manglende bestyrelsesmedlemmer, ubesatte kontorstillinger; Kontorassistent, EDB bestyrer og revisorer, og udsættelse af investeringer på grund af det førnævnte likviditetsproblem. Vi har også i de sidste 6 måneder indført at KF ansatte, med undtagelse af barpersonale som får bartendepriser, månedligt modtager 100 kr. gavekort til Hatten Bar & Cafe og Lagersalget. Der har også været et par medarbejderfester for at vise medarbejderne at deres arbejdsindsats er værdsat. Den effektive udgift for KF er omkring kr. som er indkøbsprisen for de varer man får for gavekortene.

5 Note 3 - Filmmand Udgifter/lønninger Afskrivninger I alt Siden der blev stjålet en projektor i september 2006 var filmaftenerne desværre aflyste i det meste af denne periode. Forsikringsselskabet afviste at erstatte projektoren men de nye ledere på Hatten Bar & Cafe og KF bestyrelsen har besluttet at investere i en ny projektor. Vi regner med at den nye projektor vil finansiere sig selv ved at øge Hattens omsætning idet den kan tiltrække kunder. Filmaften kører nu igen ugentligt. Note 4 - Grønjordskollegiets Idrætsforening (GIF) GIF kontingent Lønomkostninger GIF Svømme ordning Øvrige omkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat GIFs resultat er gået fra positivt til negativt fordi vores forhenværende floorballbestyrer, som arbejdede gratis, har sagt op og blevet efterfulgt af en lønnet medarbejder. GIFs indtægt består af kr. per måned som tages ud af KF kontingentet.

6 Note 5 - Kollegianeren Udgifter Lønninger I alt Udgiften ved at printe Kollegianeren er gået ned idet vi nu printer færre udgaver og distribuerer dem direkte til køkkenerne, hvor flere folk vil få gavn af dem end da de var nødt til at hente en kopi i administrationsbygningen. Vi skippede også en enkelt udgave i januar for at sænke Kollegianerens udgifter. Trykkeriet havde ved en fejl opkrævet en højere pris end indkøbsprisen for slag til KF, som resulterede i at KF betalte unødigt meget i moms. Denne fejl er blevet rettet, derfor ser det nu ud som om Kollegianeren koster mindre og Trykkeriets indtægt er blevet mindre. Note 6 - Midsommerfest Indtægter Beboerrådet bevilling Udgifter I alt Vi forventer at Midsommerfesten kommer til at koste kr. i år. Vi har budgetteret en bevilling fra Beboerrådet på kroner til bands og vi har søgt om et sponsorat fra vores nye bank, Sparekassen Lolland.

7 Note 7 - Motionsrum Beboerrådet bevilling Udgifter/lønninger Afskrivninger Resultat Nogle nødvendige reparationer af udstyret i motionsrummet er blevet udskudt, hvilket har medført lavere omkostninger for motionsrummet i denne periode. Vi har dog investeret i en ny ellipsetræner til kr., en udgift som blev godkendt ved den ekstraordinære generalforsamling i december Note 8 - Musikrum Udgifter/lønninger Afskrivninger I alt Musiklokalet vil regelmæssigt stemme flyglerne og har købt nogle nye bænke.

8 Note 9 Studierum / Computerrum / Faelleshus Udgifter/lønninger Afskrivninger Resultat Disse tre aktiviteter er kombinerede i regnskabet fordi fælleshuset vil overtage funktionerne fra H-10. KF overdrog H-10 bygningen den 1. april. Istedet for at ansætte en ny fælleshusbestyrer har bestyrelsen besluttet at hyre et rengøringsfirma som drives af en beboer på kollegiet. KF har før i tiden haft meget svært ved at finde ansatte iblandt beboerne til at tage rengøringsjobs. Udgifterne blev lavere end budgetteret fordi KF bestyrelsen håber at Beboerrådet vil bevillige penge til køb af søgemaskiner i fælleshuset idet ønsket om computere kommer fra Beboerrådet og KF endnu ikke kan finde midlerne til at købe computere eller ansætte folk til at vedligeholde dem.

9 Note 10 - Andre aktiviteter Aktivitetsuge Dans/Pilates/Croquis Diverse arrangementer Foto Musik/bands Nyindflyttere Oktoberfest Tilskud til Hatten arrangementer I alt Andre aktiviteter er vokset som følge af oprettelsen af aktiviteterne Dans, Pilates og Croquis, samt flere deltagere ved nyindflytter-fester som nu afholdes hver tredie måned istedet for hver sjette måned, foruden i sommermånederne hvor de ikke afholdes. Note 11 - Finansielle poster Renteindtægter I alt

10 Note 12 - Afskrivninger KF afskrivninger EDB afskrivninger Afskrivninger i alt Note 13- Festlokale Lejeindtægter Udgifter/lønninger Afskrivninger Resultat Det har kostet kr. at have festlokalet hvilket er mindre end budgetteret fordi festlokalet ikke har købt det nye stereoanlæg og andet udstyr som ellers var planlagt. Ved den sidste ordinære generalforsamling blev det foreslået at sætte lejen op så festlokalet kom til at give overskud. Dette er dog ikke gjort idet KF ikke må omsætte for mere end kroner om året.

11 Note 14a - Hatten Bar Omsætning Barsalg Personalekøb Internt salg Bord + pool Entré Diverse I alt Vareforbrug Dækningsbidrag Markedsføringstilskud Tilskud fra KF Dækningsbidrag Lønomkostninger Bartendere DJ s Driftsledere Kontorassistent Rengøringspersonale Lønomkostninger i alt Dækningsbidrag

12 Note 14b - Hatten Bar Budget Budget Øvrige omkostninger Arbejdsmiljøcentret Arrangementer Dankort terminal DataLønsomkostninger Diskoteksudstyr Falck Securitas Forsikringer Glas, lys m.v Inventar Kassedifferencer* KODA afgift Kontorhold Musik, bands, mv Personale udgifter Reklame Renovering (forplejning) Renter mv Reparation og værktøj Repræsentation Tab på debitorer Varenedskrivning + Spild Vask og rengøring Øvrige drift I alt Resultat før afskrivninger Afskrivninger H-18 Resultat

13 *Udspecificering af H-18 kassedifferencer Dankort konto n/a n/a Fluesmækker notaer n/a n/a Kasseapparat n/a n/a Pengeskab n/a n/a Kassedifferencer i alt Efter en lovende oktober måned med et lille overskud på grund af oktoberfesten, led Hatten store tab i månederne december til februar. Disse tab skyldes næsten kroner i kassedifferencer fra pengeskabet, højere lønninger fordi Hatten måtte betale dobbelt løn til driftsleder i perioden hvor ny ledelse blev ansat, samt en kombination af lavt salg og højt vareforbrug. Kassedifferencerne og en 7-ugers periode hvor kroner forsvandt på vej til banken, samt illegale poker turneringer, er blevet meldt til politiet. Det var meget heldigt at de illegale poker turneringer blev standset og meldt til politiet i tide idet Hatten, de involverede spillere, og turneringerne allerede på daværende tidspunkt var i politiets søgelys og Hatten ville have mistet sin alkohol bevilling, hvis pokerturneringerne ikke var blevet opdaget og standset i tide. I perioden fra midt-februar hvor der har været ny ledelse på Hatten, har kassedifferencerne fra barens pengeskab været tæt på nul. Vi håber at de gode resultater vil fortsætte igennem de ellers normalt ret sløve sommermåneder. Varelageret ser i marts måned kunstigt lavt ud fordi optællingen var mere nøjagtig og indeholdt pantoptælling som ellers blev overset i optællingen den 21. februar. Efterfølgende vises Hattens resultat før og efter ledelsesskiftet. Marts måned var meget bedre for Hatten med en fordobling i salget set i forhold til marts sidste år og et væsentligt overskud som resultat af agressiv promovering, en masse aktiviteter, samt lavere indkøbspriser for nogle af de solgte varer. Heldigvis er kassedifferencen fra pengeskabet nu så tæt på nul som kan forventes (+47 kr.).

14 Note 18c - Hatten Bar Hele Gammel Ny Periode Hatten Hatten Sidste år Vinter Omsætning Barsalg Personalekøb Internt salg Entré Diverse indtægter Bord + pool I alt Vareforbrug Dækningsbidrag Markedsføringstilskud Tilskud fra KF Dækningsbidrag Lønomkostninger Driftsledere Bartendere DJ s Rengøringspersonale Kontorassistent Lønomkostninger i alt Dækningsbidrag

15 Note 18d - Hatten Bar Hele Gammel Ny Periode Hatten Hatten Sidste år Vinter Øvrige omkostninger Arbejdsmiljøcentret Arrangementer Dankort terminal DataLønsomkostninger Diskoteksudstyr Falck Securitas Forsikringer Glas, lys m.v Inventar Kassedifferencer* KODA Kontorhold Musik, bands, mv Personale udgifter Reklame Renovering Renovering, forplejning Renter mv Reparation og værktøj Repræsentation Tab på debitorer Varenedskrivning + Spild Vask og rengøring Øvrige drift I alt Resultat før afskrivninger

16 Afskrivninger H-18 Resultat *Udspecificering af H-18 kassedifferencer Dankort terminal Fluesmækker nota Kasseapparat Pengeskab Kassedifferencer i alt Note 15 - Kopimaskiner Kopisalg til beboere Lejeindtægt fra administrationen Leasingomkostninger Varekøb og vedligeholdelse Resultat Denne del af regnskabet inkluderer kopimaskinen ved postkasserne og administrationens postkasse. Hver kopimaskine koster kr. per måned i leasingafgift og ca kr. per måned i per-kopi udgifter i serviceaftalen. Administrationen betaler ca kr. per måned for sin kopimaskine incl. gratis papir. Alle disse tal er ex-moms. KF mener at leasing aftalen er meget dyr set i forhold til at købe maskinerne. Desværre kan kontrakten ikke opsiges før om 5 år.

17 Note 16 - Lagersalget Omsætning Personalekøb Internt salg til H-18 & KF Vareforbrug Dækningsbidrag Lønomkostninger Anskaffelser DataLønsomkostninger Forsikringer Kassedifference Reklame Repræsentation og personale Tab på debitorer Varenedskrivning og spild Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat Lagersalgs salg til beboere er desværre faldet siden sidste år. Der er normeret flere timer til Lagersalgsbestyreren så denne kan øge afsætningen og få bedre aftaler med leverandører så Lagersalgets gennemsnittelige profit-margin stiger fra 20% til 25%. Salg til Hatten er steget væsentligt fordi Hatten har øget sit udvalg af special øl. Lønninger er steget fordi nogle ansatte ventede med at indlevere gamle timesedler i den periode hvor KF var i de værste økonomiske vanskeligheder.

18 Lagersalgsbestyreren, Lars, forklarer at et gammelt kasseapparat sandsynligvis er grunden til Lagersalgets store kassedifference. Der er indkøbt et nyt kasseapparat. Lars forventer at øge salget ved at annoncere mere og at installere en længe ønsket dankortmaskine. Disse ting figurerer i budgettet under anskaffelser. Lagersalget har desuden investeret i en ny dør og låse til det forhenværende Trykkeri i H-20 bygningen for at kunne udvide sit varelager med henblik på at få bedre indkøbspriser ved stordrift, samt at få mere plads til at fremvise sine varer for kunderne. Note 17 - Solarium Salg af behandlinger Varekøb Dækningsbidrag Lønninger/diverse udgifter Reklame Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat Solariet er et lyspunkt i denne periodes regnskab med et betydeligt overskud. Vores solariusbestyrer, Mirah, har gjort et godt stykke arbejde med opslag og information så beboerne har kunnet finde og bruge solariet. Regnskabet inkluderer en ekstra måneds omsætning fordi vi har begynt at periodisere tællene fra administrationskontoret som vi får måneden efter for at tællene svarer til den rigtige periode fremover.

19 Note 18 Trykkeri Eksternt salg Salg til beboere Salg til KF Salg til kopimaskiner Omsætning i alt Vareforbrug Dækningsbidrag Lønninger Kassedifference Kontorhold Leasing (printer + kopimaskine) Reklame Tab fra tyveri Tab på debitorer Vedligholdelse og småanskaffelser Øvrige omkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat Selv om det ikke ser sådan ud har Trykkeriet faktisk øget sit salg men fordi Trykkeriet sælger til KF for indkøbspris for at undgå at betale unødigt meget moms ser det endelige resultat negativt ud. Hvis KF's pris var den samme som for eksterne kunder ville resultatet være ca. nul, måske endda med et lille overskud.

20 Note 19 - Korrektioner H-18 Kassedifference, forrige periode H-18 korrektioner KF korrektioner Kopimaskine korrektioner Trykkeriet korrektioner I alt Note 20 - Aktiver Anlægsaktiver EDB-maskiner Film GIF udstyr H H-18 inventar, maskiner, osv H-20/festlokale KF aktiver Kopimaskine Lagersalg inventar, osv Motionsrums inventar Musikanlæg Solarium maskinpark Trykkeri maskiner I alt Anlægsaktiver er gået væsentligt ned i løbet af de sidste år på grund af en lavere grad af investeringer i nyt udstyr.

21 Omsætningsaktiver Varelager H Varelager Lagersalg Varelager Trykkeriet og kopimaskinen I alt Omsætningsaktiverne har vokset betydeligt, primært fordi Lagersalget har udvidet sit varelager med kr. varer. Tilgodehavender Forventet tab på debitorer H-18 debitorer H-18 periodisering KF a conto løn tilgode KF forudbetalinger KF forudperiodiserede forsikringer m.v KF tilgodehavende, administrationskontor KF tilgodehavende, beboerrådet Kopimaskine, leasing periodisering Lagersalg debitorer Trykkeri + Kopi tilgodehavende moms Trykkeri debitorer I alt

22 Likvide beholdninger H-18 bank H-18 kontant beholdning H-18 tilgodehavende Dankort fluesmækker H-18 tilgodehavende Dankort omsætning KF bank KF kasse Lagersalg kasse Trykkeri kasse I alt Aktiver i alt Foreningens pengebeholdning er forbedret men vi er nødt til at fortsætte med at opbygge vores pengebeholdning i fald der kommer uventede udgifter, hvilket der ofte kommer. Note 21 - Passiver Egenkapital KF egenkapital forrige periode Årets resultat KF eksl. Hatten bar KF egenkapital Hatten egenkapital forrige periode Årets resultat Hatten bar Hatten bar egenkapital Ekstraordinært I alt

23 Gæld KF-kreditorer KF kreditorkonto, administrationskontor Leverandørgæld H Leverandørgæld Lagersalg Leverandørgæld Solariet Motorcykel nøgle depositum Skyldig A-skat/AM-bidrag Skyldig ATP Skyldig feriepenge (funktionær) Skyldig feriepenge FerieGiro Skyldig gavekort Skyldig lønsumsafgift Skyldig moms, Hatten, Lagersalg, Solarium Skyldige lønninger Trykkeri kreditorer I alt Passiver i alt KFs egenkapital er vokset fordi foreningens indtægter var højere end udgifterne for perioden. Hatten Bars egenkapital er nu tæt på negative kr. Derfor vil KF bestyrelsen gerne ændre sine vedtægter så Hatten kan generere mere end 10% overskud. Overskuddet skal bruges til at erstatte aldrende udstyr på Hatten. Den gennemsnitlige gæld har været stort set konstant. Al gæld er kortsigtet fordi foreninger ikke kan optage banklån.