Compliance Agenda Bæredygtig leverandørstyring i Nordea. Maria Hejde Færgemann Berlingske Business og Deloitte, Compliance Agenda 2014

Transkript

1 Compliance Agenda Bæredygtig leverandørstyring i Nordea Maria Hejde Færgemann Berlingske Business og Deloitte, Compliance Agenda 2014

2 Bæredygtig leverandørstyring i Nordea Fakta om Nordea Baggrunden for at arbejde med bæredygtighed i leverandørkæden Politikker, governance struktur, processer, værktøjer og systemer Bæredygtig leverandørstyring i praksis Udfordringer og next steps

3 Lidt fakta for at sætte scenen Nordea = Nordic ideas Om Nordea 8 hjemmemarkeder (Danmark, Finland, Norge og Sverige og de nye europæiske markeder i Estland, Letland, Litauen, og Rusland). 11 mio. kunder hvoraf ca. 90 % er privatkunder. Ca. 800 filialer og lige under fuldtidsmedarbejdere. Nordea har kontrakter med ca leverandører og bruger årligt omkring 2.1 mia. på indkøb. Kontrakterne dækker alt fra IT, konsulenter, facility management (rengøring, kantinedrift etc.), møbler, marketing materiale, transport, entreprenører, og meget andet. Compliance i Nordea Vores tilgang til compliance er, at det ikke kun er noget vi bør gøre for at opnå og bevare vores license to operate, men noget vi ønsker at gøre, fordi det opbygger tillid til vores kunder og i sidste ende gør samfundet sikrere. Vi har 160 compliance officers fordelt på de forskellige forretningsområder i banken. Min rolle At sikre og fremme bæredygtighed i vores leverandørkæde.

4 Lidt fakta for at sætte scenen Resultat af materiality-assessment: 3 eksterne kerneprocesser og 1 intern kerneproces for sikring af bæredygtighed og social ansvarlighed i Nordea. 1. Ansvarlige udlån (Group Risk Management) 4. Eget aftryk (Ecological Footprint) 2. Ansvarlige investeringer (Responsible Investments & Identity) 3. Ansvarlige indkøb (Group Procurement) 4

5 Hvorfor arbejder vi med bæredygtig leverandørstyring i Nordea? Fordi vi tror på, at ansvarlig virksomhedsdrift giver bæredygtige langsigtede forretningsresultater, og at ansvarlighed er en forudsætning for at bevare vores interessenters tillid og tiltro (Responsibility). 6R s For at reducere vores påvirkning på miljøet og reducere omkostninger (Reduce). Fordi vi ønsker at være en attraktiv arbejdsgiver, og mener at ansvarlig praksis er en afgørende faktor herfor. (Recruiting). Fordi vi ved at tilslutte os ansvarlig praksis, tror på at vi som virksomhed på lang sigt kan udkonkurrere konkurrenter der ikke efterlever samme praksis (Return). For at følge op på vores leverandørers overholdelse af Nordea s CSR krav og for at afdække en potentiel risiko for negativ medieomtale, hvis en leverandør ikke lever op til vores krav (Risk & Reputation). Vi er en relationsbank, så tillid og værdiskabende relationer er afgørende succeskriterier for os - hele vejen igennem værdikæden! 5

6 Byggestenene i arbejdet med leverandør-compliance Politikker Governance struktur Processer Værktøjer Systemer Projektet CSR i leverandørkæden. initieret i samarbejde med Deloitte CSR inkluderet i kontrakts skabelon og appendiks Tre pilot leverandør CSR reviews udført Seks leverandør CSR reviews udført Ansættelse af CSR Supplier Manager

7 Dokumenter der understøtter arbejdet med CSR i leverandørkæden Politikker Governance struktur Processer Værktøjer Systemer 1. CSR Supplier Policy Et en-sides tillæg til Nordea s kontaktskabelon der beskriver Nordea s krav til leverandørerne. Tillægget har reference til UN Global Compact og CSR Supplier Guidelines. 1.a CSR Supplier Guidelines En beskrivelse af hvilke forventninger, krav og opfordringer vi har til vores leverandører indenfor CSR området, inklusiv uddybninger og eksempler. Fokusområder Menneskerettigheder Arbejdstagerrettigheder Miljø Anti-korruption 2. CSR Supplier Management Governance Et internt dokument der beskriver organisationen, processerne og rapporteringen relateret til arbejdet med CSR i leverandørkæden. 3. Nordea Unified Agreement Template (UAT): Nordea s modulopbyggede kontraktskabeloner er blevet opdateret i 2012 vedr. CSR. 7

8 Governance struktur Politikker Governance struktur Processer Værktøjer Systemer Group Executive Management Executive Management niveau CSR Stakeholder Board CSR Supplier Management - ledelse og beslutningstagning CSR Supplier Management - eksekvering CSR Sourcing Board CSR Supplier Manager CSR Governance CSR Stakeholder Board Head of CSR Forretningssiden Supportfunktioner Forretningsområder 8

9 Et eksempel på en proces - CSR reviews i praksis Politikker Governance struktur Processer Værktøjer Systemer Risikobaseret segmentering Leverandør- udvælgelse CSR Supplier Reviews Rapportering Action plan Opfølgning Atlas (geografisk risiko) MSCI (brancherisiko) RepRisk (medierisiko) Evaluering af samarbejde Omfang af samarbejde Strategisk betydning Vurdering af image risiko Evt. specifikke fokusområder Desktop - review Mediesøgning Spørgeskema Telefonisk formøde 2 dages besøg hos leverandøren Udfyldelse af Excel-ark Executive summary rapport Feedbackrapport til leverandøren Forslag til action plan fra leverandør Enighed om endelig aftale F2F-møde efter måneder Derudover: I forbindelse med aftalte deadlines I tilfælde af specifikke hændelser Løbende rapportering om kontinuerlige forbedringer Rapportering til CSR Sourcing Board 9

10 Et eksempel på et værktøj - CSR reviews i praksis Politikker Governance struktur Processer Værktøjer Systemer Gennem anvendelse af UN Global Compact Management Model, vurderes leverandørerne på deres evne til at: Være transparente omkring CSR-arbejdet Vurdere potentielle risici og muligheder i forhold til UNGC Definere, implementere, og måle på fastsatte CSR-mål Kommunikere om aktiviteter og resultater Sikre kontinuerlige forbedringer 10

11 Et eksempel på systemer - CSR reviews i praksis Politikker Governance struktur Processer Værktøjer Systemer Ariba leverandørportal Atlas - landerisiko RepRisk - medierisiko MSCI brancherisiko Excel CSR Performance Communicate Human Rights Labor Rights Environment Measure Anti-Corruption Commit Assess Define Implement 11

12 Udfordringer og next steps Ingen facitliste det er en kontinuerlig proces Ressourcer Mandat og intern organisering KPI er Transparens i kommunikationen Leverandører der udfordrer Favorisering af leverandører ud fra graden af bæredygtighed Udvikling og implementering af systematisk segmenteringsmodel Udvikling og implementering af spørgeskema for risikovurdering Udvikling og implementering af spørgeskema for UN Global Compact compliance Intern uddannelse af kollegaer Leverandøraudits Øge transparensen omkring arbejdet i leverandørkæden Øge involveringen i RFP-processen Modenhed? 12

13 Sustainability and compliance is not someone else s job, it is everyone s job!! 13

14 Nordea samarbejder med følgende organisationer Nordea har tiltrådt en række internationale konventioner: UN Global Compact OECD Guidelines for multinational corporations UNEP Statement by Financial Institutions on the Environment & Sustainable Development Equator Principles UN Principles for Responsible Investment Universal Declaration of Human Rights ILO declaration - Fundamental principles and rights at work Rio Declaration on Environment and Development, and United Nations Convention Against Corruption

15 Eksempel på agenda 15