Udbudsbetingelser. Udbud. Elektronisk omsorgsjournalssystem (EOJ-system) og sagsbehandlingssystem i Silkeborg Kommune

Transkript

1 17. juni 2013 Udbudsbetingelser Udbud af Elektronisk omsorgsjournalssystem (EOJ-system) og sagsbehandlingssystem i Silkeborg Kommune Tidsplan 17. juni 2013 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 6. august 2013, kl Spørgemøde 1. august 2013, kl Frist for indsendelse af spørgsmål 9. august 2013 Offentliggørelse af spørgsmål og svar 2. september 2013, kl. Frist for afgivelse af tilbud september -20. Tilbudsgivers præsentation september 2013 Uge Meddelelse om tildeling af kontrakt uge Kontraktafklaring. Standstill-periode. uge Underskrivning af kontrakt 1. januar 2014 Overtagelsesdag Laila Sejersen Laila.sejersen@silkeborg.dk Sundheds- og Omsorgsafdelingen Økonomi, IT og administration Sagsnr.: 12/ Søvej Silkeborg Tlf.:

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbudsmateriale Baggrundsoplysninger Nuværende systemer i brug i afdelingerne Antal brugere i afdelingerne Belastningsprofil Driftsmodel, optioner og kontraktlængde Driftsmodel Optioner Kontraktlængde Krav til leverancerne Udbudsprocessen Spørgemøde Spørgsmål og svar Rettelsesblade Udarbejdelse af tilbud Aflevering af tilbud Præsentation af it-systemet Meddelelse om tildeling af kontrakt Standstill-periode samt kontraktindgåelse Vurdering af tilbud Egnethed / minimumskrav til leverandøren Teknisk afklaring Konditionsmæssighed Tildelingskriterier Silkeborg Kommunes forbehold Vejledning til tilbudsgiverne om udbudsmaterialet... 15

3 1. Indledning Silkeborg Kommune udbyder hermed leveringen af elektronisk omsorgsjournalsystem (EOJ) og sagsbehandlingssystem samt efterfølgende driftsafvikling, vedligeholdelse og support. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter EU's udbudsdirektiv (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Udbudsmaterialet er offentliggjort på kommunens hjemmeside på Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort i supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 14. juni 2013 under udbud nr. 2013/S Ordregiver er: Silkeborg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen Søvej Silkeborg Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes til følgende kontaktperson: Laila Sejersen Projektleder laila.sejersen@silkeborg.dk 2. Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: 1) Udbudsbekendtgørelsen samt eventuelle ændringsbekendtgørelser 2) Disse udbudsbetingelser 3) Bilag til disse udbudsbetingelser 4) Eventuelle spørgsmål og svar 5) Eventuelle efterfølgende rettelsesblade

4 3. Baggrundsoplysninger Det er et ønske fra Silkeborg Kommunes side, at få et fælles EOJ system, hvor borgeren sættes i centrum ved at sagsbehandlingen foregår så tværfagligt som muligt. Derfor har fem afdelinger i Silkeborg Kommune fundet sammen om at beskrive kravene i dette EU - udbud. De fem afdelinger er Sundheds- og Omsorgsafdelingen, Handicap- og Psykiatriafdelingen, Børne- og Familieafdelingen, Job og Borgerservice og Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) under Skoleafdelingen. De fem afdelinger har forskellige behov, som det kommende elektronisk omsorgsjournalsystem (EOJ) og sagsbehandlingssystem gerne skulle kunne afhjælpe. Silkeborg Kommune er forpligtet til at konkurrenceudsætte den eksisterende kontrakt med KMD Care. Handicap- og Psykiatriafdelingen og Børne-og Familieafdelingen har et behov for at anskaffe sig et DUBU system eller et DUBU lignende system. Behovet er baseret på en aftale indgået mellem KL og regeringen om, at alle kommuner skal anskaffe sig DUBU eller et DUBU lignende system. DUBU er et IT-fagsystem til sagsbehandlere, der arbejder med børn og unge med særlige behov. Derudover er der et ønske om at indføre DHUV-tilgangen i behandlingen af sager om handicappede og udsatte voksne Nuværende systemer i brug i afdelingerne - Sundheds- og Omsorgsafdelingen benytter KMD Care både i myndighedsfunktionen og i udførerfunktionen. - Handicap- og Psykiatriafdelingen benytter KMD Sag i myndighedsfunktionen og udførerfunktionen benytter BBJournal. - Børne-og Familieafdelingen benytter KMD Børn og Voksne og KMD Sag til myndighedsfunktionen. - PPR under Skoleafdelingen benytter WinPPR i myndighedsfunktionen. - Job og Borgerservice benytter KMD Sag i myndighedsfunktionen. Herudover benytter afdelingerne kommunens ESDH-system til de sagsbehandlerfunktioner, som ikke er dækket af ovennævnte fagsystemer. Det er fremover hensigten, at sagsbehandlingen både i forhold til myndigheds- og udførerfunktion skal ske i det udbudte system, og at dokumenter, som modtages eller dannes i forbindelse med sagsbehandlingen, skal opbevares i ESDH-systemet.

5 3.2. Antal brugere i afdelingerne Der er i alt ca brugere af de forskellige systemer og fordelingen er som følger: Sundheds- og Omsorgsafdelingen har ca brugere af KMD Care. Handicap- og Psykiatriafdelingen har ca. 23 brugere af KMD Sag og ca. 800 brugere af BBJournal. Børne-og Familieafdelingen har i alt ca. 50 brugere af KMD Børn og Voksne og KMD Sag. PPR under Skoleafdelingen har ca. 50 brugere af WinPPR. Job og Borgerservice har ca. 20 brugere af KMD Sag. KMD Sag benyttes af mange andre afdelinger i Silkeborg Kommune. De nævnte antal brugere af KMD Sag er de brugere, som er omfattet af dette EU udbud. Kommunen ønsker, at tilbudsgiver afgiver et tilbud, som tager udgangspunkt i brugere af EOJ og sagsbehandlingssystemet. Der er imidlertid et ønske om, at det fremtidige EOJ og sagsbehandlingssystem kan tilgås og benyttes af et større antal brugere. Brugerantallet vil løbende kunne udvide sig i forbindelse med ansættelse af fast personale, vikarer og elever i praktik Belastningsprofil Der er tidsrum for spidsbelastningsperioder af de systemer, som afdelingerne pt. bruger. KMD Sag, KMD Børn og Voksne og WinPPR vil oftest blive benyttet på hverdage i tidsrummet kl , mens KMD Care og BBJournal bliver brugt hele døgnet, alle dage i året. Der er mest belastning i dagtimerne for KMD Care og BBJournal, men knap så meget belastning i aften- og nattetimerne. En generel beskrivelse af kommunens it-miljø fremgår af bilag F. 4. Driftsmodel, optioner og kontraktlængde 4.1. Driftsmodel Silkeborg Kommune har endnu ikke besluttet sig for, hvorvidt systemet skal driftsafvikles af leverandøren (ikke-kommunal driftsafvikling) eller af Silkeborg Kommune (kommunal driftsafvikling). Kommunen har indtil videre besluttet, at driftsovervågningen skal foretages af leverandøren eller en tredjepart efter aftale med leverandøren. Ad Driftsmodel 1 Ikke-kommunal driftsafvikling og driftsovervågning:

6 Systemet driftsafvikles og driftsovervåges af leverandøren selv eller en tredjepart (underleverandør) efter aftale med leverandøren. Alle udgifter til etablering af servicebureauløsning skal indeholdes i tilbuddet, inkl. evt. anskaffelse af serverkapacitet, kommunikationslinje mv. Såfremt leverandøren anvender underleverandør til løsning af opgaven, indestår leverandøren over for Silkeborg Kommune for alle kontraktmæssige forhold omfattet af kontrakten. Ad Driftsmodel 2 Kommunal driftsafvikling med ikke-kommunal driftsovervågning: Systemet driftsafvikles af kommunen selv eller en tredjepart efter aftale med kommunen. Driftsovervågningen foretages dog af tilbudsgiver eller en tredjepart efter aftale med tilbudsgiver. Tilbudsgiveren skal beskrive kravene til kommunens it-miljø. Tilbudsgiveren er, på samme vis som ved driftsmodel 1 (servicebureau), ansvarlig for, at de angivne servicemål i bilag L er overholdt, såfremt kommunen overholder de angivne krav til it-miljøet. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på driftsmodel 1, på driftsmodel 2 eller på begge modeller. Ved tilbudsevalueringen vil kommunen tillægge tilbud på driftsmodel 2 et beløb svarende til kommunens omkostninger til kommunal driftsafvikling. Der henvises til pkt. 7.4 nedenfor. Valget mellem driftsmodel 1 og driftsmodel 2 vil afhænge af, hvilket tilbud der samlet set (dvs. inkl. et evt. tillæg for kommunal driftsafvikling) er det økonomisk mest fordelagtige for kommunen. Kommunen ønsker så vidt muligt senere at kunne hjemtage / tilkøbe driftsafviklingen og/eller driftsovervågning. Der henvises til kontraktudkastets bilag 6, 17 og Optioner Tilbudsgiver skal afgive tilbud på en række obligatoriske optioner, der henvises til bilag C, punkt 3. Tilbudsgiver er forpligtet til at afgive tilbud på de obligatoriske optioner, da tilbuddet ellers betragtes som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver kan derudover tilbyde optioner på andre ydelser end de obligatoriske, og kan tilbyde optioner på funktionaliteter, integrationer eller udstyr efter eget ønske (frivillige optioner). Tilbudsgiver er dog ikke forpligtet hertil Kontraktlængde Kontrakt ønskes indgået for en periode på 6 år med option på forlængelse i år. 5. Krav til leverancerne Kommunen stiller en række krav til leverancerne. Krav til implementering fremgår af bilag E. Krav til it-systemet og dokumentation fremgår af kravspecifikationen i bilag D.

7 Krav til vedligeholdelse, herunder fejlretning, support og driftsafvikling, fremgår af bilag H I, og kontraktudkastets bilag 6 7. Krav til servicemål fremgår af bilag L og kontraktudkastets bilag 10. Kontraktlige krav fremgår af kontraktudkastet. 6. Udbudsprocessen 6.1. Spørgemøde Der afholdes spørgemøde den 6. august 2013 kl Spørgemødet afholdes hos Silkeborg Kommune, Rådhuset, Søvej 3, i lokaler hos SKU (Silkeborg Kommunes Uddannelsescenter) 1. etage, 8600 Silkeborg. Benyt den østlige indgang. Deltagere i spørgemødet bedes tilmelde sig hos kontaktpersonen, jf. pkt. 1, senest den 30. juli 2013 inden kl. 12. Svar på spørgsmål, som bliver stillet i forbindelse med spørgemødet, vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Alle spørgsmål og svar anonymiseres Spørgsmål og svar Spørgsmål til udbudsmaterialet herunder anmodning om yderligere oplysninger skal stilles skriftligt på dansk via til kontaktpersonen, jf. pkt. 1. Mundtlige spørgsmål besvares ikke. Eventuelle spørgsmål bedes være kontaktpersonen i hænde senest den 1. august 2013, kl Spørgsmål, som modtages senere, vil kun blive besvaret, hvis kommunen har mulighed for at besvare dem inden den 9. august Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Alle spørgsmål og svar anonymiseres Rettelsesblade I tilfælde af, at Silkeborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil dette ske i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på

8 Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 9. august Udarbejdelse af tilbud Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Prisen skal omfatte samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser m.v. inkl. alle nødvendige biydelser. Identifikation af tilbudsgiver mv. I tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers kontaktoplysninger og CVR-nummer, jf. bilag A. Desuden skal oplysninger om eventuelle underleverandører anføres i bilag A. Bilag Ved afgivelse af tilbuddet skal benyttes de bilag, som fremgår af nedenfor. Tilbuddet skal herudover vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet, i det omfang disse oplysninger ikke fremgår af bilagene. Bilag Bemærkninger 1. Tilbudshæfte Bilag A skal benyttes 2. Tro og love-erklæring Bilag B skal benyttes (Udenlandske tilbudsgivere er berettigede til i stedet at afgive en erklæring under ed eller en højtidelig erklæring med et tilsvarende indhold.) 3. Tilbudsliste Bilag C skal benyttes 4. Skema til besvarelse vedr. kvalitet Bilag D skal benyttes 5. Implementering Bilag E skal benyttes 6. Prøveplan Plan for overtagelses- og driftsprøve, jf. kontraktudkastets bilag 8.1. Herunder beskrivelse af indholdet af prøverne. 7. Forslag til samarbejdsorganisation Kan f.eks. udfyldes ud fra K01 modelbilag 11, men andre modeller accepteres også 8. Krav til Kommunens itmiljø Bilag F skal benyttes 9. Optioner Bilag G skal benyttes 10. Løbende ydelser Bilag H skal benyttes 11. Fejlretning Bilag I skal benyttes 12. Udvikling Bilag J skal benyttes 13. Licenser Bilag K skal benyttes 14. Servicemål Bilag L skal benyttes

9 14. Referenceliste Jf. pkt. 7.1 nedenfor. I listen skal angives kommune / anden kontraktpart og kontaktperson. Med indsendelse af referencelisten har tilbudsgiver givet samtykke til, at kommunen kontakter referencerne og spørger til deres tilfredshed med tilbudsgiver Forbehold og forudsætninger Forbehold over for udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold" i bilag A. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Kommunen er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Der kan herunder ikke tages i forhold til de dele af kontraktudkastet, som vedrører ansvar og misligholdelse (kontraktdokumentets kap. 8) og beregning af driftseffektivitet (kontraktudkastets bilag 10, 4, 12 og 13)]. Hvis tilbudsgiver tager sådanne forbehold, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Der kan som udgangspunkt heller ikke tages forbehold i forhold til kommunens minimumskrav i kravspecifikationen. Dog kan kommunen acceptere forbehold i forhold til sådanne krav, hvis tilbudsgiver kan angive en anden måde at opfylde formål / visioner på end den, som fremgår af udbudsmaterialet. Kommunen er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder et større antal forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Hvis det ikke er muligt at prissætte forbeholdene med en vis sikkerhed, kan kommunen være forpligtet til at afvise tilbuddet. Besvarelse i bilag D, ifølge hvilken tilbudsgiver angiver kode 2 eller 3, betragtes ikke som forbehold. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor pkt. 6.2, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Tilbudsgiver skal desuden under overskriften "Forudsætninger" i bilag A angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare for tilbudsgiveren. Der accepteres ikke alternative tilbud. Tilbudsgiverens omkostninger Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Silkeborg Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Silkeborg Kommune. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. Fortrolighed og ejendomsret Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige.

10 Tilbuddene er omfattet af offentlighedslovens regler om offentlighedens aktindsigt. Silkeborg Kommune vil ikke besvare anmodninger om aktindsigt, før tilbudsgiveren har fået mulighed for at oplyse, hvorvidt der er oplysninger i tilbuddet, som kan være undtaget fra aktindsigt (f.eks. forretningshemmeligheder). Det offentliggjorte udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Silkeborg Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden Silkeborg Kommunes forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristen Aflevering af tilbud Silkeborg Kommune skal have modtaget tilbuddet senest den 2. september 2013, kl Tilbuddet skal sendes som post til adressen angivet under pkt. 1. Tilbuddet kan alternativt afleveres personligt på følgende adresse: Silkeborg Kommune, Sundhed og Omsorg, Rådhuset, Søvej 3, 2. etage, 8600 Silkeborg. Benyt i så fald den vestlige indgang i bygningen ud mod p-pladsen Rådhus Vest. Tilbuddet skal sendes / afleveres i en lukket kuvert eller pakke i 4 eksemplarer (herunder ét originalt, underskrevet eksemplar) samt på CD-rom eller USB-stik. Kuverten eller pakken skal være mærket: Må kun åbnes af Sundhed og Omsorg, Laila Sejersen EOJ-udbud. Tilbudsgiver har ret til en kvittering ved personlig aflevering. Ansøger kan f.eks. medbringe kvitteringen i bilag N. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Præsentation af it-systemet Kommunen kan anmode tilbudsgiverne om at præsentere deres it-system med henblik på en vurdering af systemets brugervenlighed, såfremt leverandørerens tilbud kan betragtes som konditionsmæssigt. Præsentationen vil i så fald finde sted i perioden september 2013 (uge 37 og 38). Stedet for præsentationerne vil blive oplyst efterfølgende. Der vil blive afsat tid fra kl alle dage. Rækkefølgen vil blive fastsat i dialog med tilbudsgiverne. Brugervenligheden vil indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet kvalitet.

11 6.7. Meddelelse om tildeling af kontrakt Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Orienteringen vil ske pr. . Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter Standstill-periode samt kontraktindgåelse Kommunen forventer, at den endelige udformning af kontrakten vil blive afklaret i løbet af uge Kommunen underskriver tidligst kontrakt efter udløbet af standstill-perioden Offentliggørelse Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive offentliggjort på Silkeborg Kommunes hjemmeside på Resultatet vil endvidere blive bekendtgjort i De Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i udbudsdirektivet. 7. Vurdering af tilbud 7.1. Egnethed / minimumskrav til leverandøren Kommunen stiller en række minimumskrav til tilbudsgiverne. Er disse krav ikke opfyldt, vil tilbudsgivernes tilbud ikke blive taget i betragtning, uanset deres indhold. Kommunen accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som: 1) Har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. Der henvises til tro og love-erklæringen i bilag B. 2) Har gjort sig skyldig i de lovovertrædelser og lign., som er nævnt i bilag B. 3) Er under konkurs, betalingsstandsning eller lign., jf. bilag B. 4) Har en årlig omsætning på mindre end 15 millioner kr. i 2011 og Er virksomheden nystartet, skal der på et realistisk grundlag fremgå en årlig omsætning af budgettet, som svarer hertil. Se bilag A. 5) Har under 3 positive referencer, jf. bilag A. Hvis de indsendte erklæringer vedrørende en underleverandør i forhold til en følsom del af leverancen giver kommunens anledning til tvivl om dennes egnethed, kan kommunen anmode tilbudsgiver om nærmere dokumentation for, at kontrakten vil kunne opfyldes, uanset underleverandørens situation.

12 7.2. Teknisk afklaring Hvis kommunen er i tvivl om forståelsen af tilbudsgivers tilbud, vil kommunen rette henvendelse og stille tekniske afklarende spørgsmål. Dette kan ske på et hvilket som helst tidspunkt i evalueringsfasen. Det vil primært ske pr. , men kommunen kan evt. også indkalde til et møde med tilbudsgiver Konditionsmæssighed Forinden selve tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet (inkl. alle bilag), at tilbuddet er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold for grundlæggende elementer m.v. i udbudsmaterialet eller ikke-grundlæggende elementer heri i større omfang. Er dette ikke tilfældet er tilbuddet som klart udgangspunkt ukonditionsmæssigt og vil i så fald ikke blive taget i betragtning, jf. dog 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter m.v. Indeholder tilbuddet ikke de obligatoriske optioner, som er nævnt i pkt. 4.2, er tilbuddet ligeledes ikke konditionsmæssigt 7.4. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende delkriterier: 1) Økonomi: 40 % (+/- 5 %) 2) Kvalitet: 40 % (+/- 5 %) 3) Service: 20 % (+/- 5 %) Ad 1) - Økonomi Under delkriteriet økonomi indgår følgende omkostninger: Omkostninger Etablering m.v.: Prissætning af eventuelle forbehold, jf. pkt. 6.4 ovenfor Pris for evt. opgradering af kommunens nuværende it-platform som følge af tilbudsgivers krav til kommunens it-miljø, jf. bilag F Pris for evt. køb af udstyr som følge af tilbudsgivers krav til kommunens it-miljø, jf. bilag F Systemvederlag og tilknyttede ydelser, jf. bilag C, pkt. 1 Omkostninger til nødvendig konvertering, jf. nedenfor Omkostninger til nødvendig undervisning ved implementeringen, jf. nedenfor

13 Løbende ydelser: Løbende udgifter i 6 år, jf. bilag C Anskaffelse af yderligere licenser: Ekstra betaling som følge af forventet forøget behov for licenser i en 6-årig periode, jf. bilag C Optioner på ydelser: Udgifter til køb af obligatoriske optioner på ydelser beregnet efter anslået behov for sådanne ydelser i 6 år, jf. bilag C Udgifter til køb af frivillige optioner på ydelser, funktionaliteter m.v. beregnet efter anslået behov for sådanne i 6 år, jf. bilag C. Dog medtages kun frivillige optioner, hvis alle tilbudsgivere har afgivet tilbud på de pågældende optioner, og hvis kommunen finder optionerne relevante Kontraktophør: Evt. omkostninger i forbindelse med kontraktophør (samlet tilbudt pris eller beregnet pris ud fra tilbudt enhedspris), jf. bilag C Tillæg Kommunen lægger vægt på de reelle økonomiske konsekvenser for kommunen af de respektive tilbudte løsninger. Kommunen vil derfor i forbindelse med tilbudsevalueringen lægge en række tillæg oven i de priser, som tilbudsgiverne selv oplyser, jf. nedenfor. Konvertering Uanset hvilken løsning, der vinder udbuddet, vil der skulle ske konvertering fra alle eller flere af de it-systemer, kommunen anvender på nuværende tidspunkt, jf. pkt Se kravene hertil i bilag E. Tilbudsgiver skal i bilag C angive prisen for den nødvendige konvertering. Prisen for konvertering vil indgå i tilbudsevalueringen under Økonomi. I det omfang kommunen skal bestille udtræk fra de nuværende leverandører til brug for konverteringen eller har andre positive udgifter til tredjepart i forbindelse med konverteringen, vil disse beløb blive tillagt tilbudsgivers pris i forbindelse med tilbudsevalueringen. I det omfang konverteringen forudsætter brug af kommunale ressourcer (timeforbrug), f.eks. til IT- Centret, vil kommunen tilsvarende tillægge værdien af dette timeforbrug i forbindelse med tilbudsevalueringen. Undervisning Uanset hvilken løsning, der vinder udbuddet, vil der skulle ske undervisning af de brugere, som overgår fra et andet it-system. Der kan også være behov for at undervise nuværende brugere i nye funktionaliteter. Se kravene hertil i bilag E. Tilbudsgiver skal i bilag C angive prisen for den nødvendige undervisning i forbindelse med implementeringen. Kommunen forbeholder sig ret til efterfølgende at fravælge dele af undervisningen eller til at forhandle om indhold eller form, hvis kommunen finder dette hensigtsmæssigt set i forhold til den tilbudte it-løsning og kommunens

14 nærmere behov. I forbindelse med tilbudsevalueringen vil det imidlertid være tilbudsgivers pris i bilag C, som indgår. Kommunen vil endvidere i forbindelse med tilbudsevalueringen foretage en beregning af kommunens ressourceforbrug (timeforbrug ved deltagelse i undervisning) og vil tillægge værdien af dette timeforbrug til tilbuddet. Tillæg for driftsafvikling Tilbud på driftsmodel 2 (tilbud uden driftsafvikling) vil i forbindelse med evalueringen af delkriteriet økonomi blive tillagt et beløb svarende til IT-Centrets omkostninger til driftsafvikling af løsningen, herunder kommunens udgifter til nødvendig opgradering af driftsafviklingsmiljøet (hardware og software). Ad 2) Kvalitet Underkriterier under delkriteriet kvalitet Angivet i prioriteret rækkefølge 1. Graden af kravopfyldelse, jf. tilbudsgiverens besvarelse af bilag D 2. Brugervenlighed, jf. præsentationen 3. Integrationsmuligheder, hvordan fungerer EOJ sammen med andre systemer, jf. bilag D, særligt i punkt 3, 4, 5, 5.2, 5.3, 6 og Omfanget og indholdet af frivillige optioner på funktionaliteter, integrationer m.v. eller udstyr, jf. bilag G Ad 3) Service Underkriterier under delkriteriet service Angivet i prioriteret rækkefølge 1. Implementering, herunder konvertering og undervisning, jf. bilag E 2. Vedligeholdelsesordning, jf. bilag H 3. Fejlretning, jf. bilag I 4. Servicemål, jf. bilag L 5. Håndtering af udvikling, jf. bilag J 6. Samarbejdsorganisation og netværk, jf. tilbudsgivers bilag til tilbuddet 7. Indholdet af obligatoriske optioner på ydelser samt omfang og indhold af frivillige optioner på ydelser, jf. bilag G Gennemførelsen af tilbudsevalueringen Tilbudsevalueringen forventes at blive foretaget af f.eks. en gruppe bestående af brugere, it-kyndige og ledelsen.

15 8. Silkeborg Kommunes forbehold Silkeborg Kommune tager forbehold for politiske eller administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for udbudsforretningen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af udbudsforretningen. 9. Vejledning til tilbudsgiverne om udbudsmaterialet Vejledning til udfyldelse af udbudsmaterialet er beskrevet i hvert punkt i materialet. Vejledning til hvordan Bilag D skal læses og udfyldes, findes i Bilag D under afsnit A, punkt 3.