Kontering af rekvisition Vedhæftning af filer på rekvisition Afsend rekvisition til godkendelse

Transkript

1 Kontering af rekvisition Vedhæftning af filer på rekvisition Afsend rekvisition til godkendelse Hvad Kommentar Tast Kontering af rekvisition Vi har checket vores indkøbsvogn ud og skal påføre yderligere oplysninger, før vi afsender rekvisitionen til godkendelse. En rekvisition skal altid være konteret for at blive til en indkøbsordre. Kontoen bliver automatisk udledt af systemet ud fra varekategori og artskonto. Check ud i indkøbsvognen Rekvisitionsbeskrivelse vil altid være udfyldt med teksten fra den øverste varelinje i din kurv. Denne kan du rette til en anden sigende tekst. Projektkode Projektkontering Hvis købet ikke skal påvirke noget projekt, skal du taste/vælge (6x0) Hvis du ikke kender projektkoden, kan du søge den ved at trykke på luppen. Projektkontering Tast , hvis ordren ikke skal tilknyttes et projekt. Du kan søge på et givent projekt eller trykke på start, hvorefter alle projekter vises. Du får overført projektkoden til rekvisitionen ved at trykke på Kvikvælg Har du behov for at påføre analysenummer, formål m.m., kan du gøre dette ved at trykke på enten Omkostningskonto, hvis du kun har købt varer indenfor en artskonto/kategori eller Flere, hvis du har købt varer med forskellige artskonti og kategorier. Ændre i kontostengen: på den understregede tekst ud for Omkostningskonto Side 1 af 5

2 Så åbnes kontobilledet, og du trykker igen på omkostningskontoen ud for den konto, du vil ændre. på Omkostningskontoen, tryk på logoet Søg efter Hovedbogens kontoplan Du har nu mulighed for at lave opslag og vælge i hovedbogen. på luppen ved siden af kontonummeret Du får mulighed for søge og udvælge flere kontooplysninger. Du kan søge via luppen ud for hver enkelt del af kontostrengen. Tilpas de enkelte dele i kontostrengen Analysenr. I nedenstående eksempel er der søgt på analysenr. på luppen ved siden af Analysenr. Du kan søge efter nummeret eller tekst eller trykke Eksempel på ændring i kontostregen. på luppen ud for den del af kontostrengen, som skal ændres. Indtast evt. søgekriterie Side 2 af 5

3 Start, hvilket viser alle tilgængelige Analysenr. Hvis du vil søge på Tekst skal du rette til Beskrivelse. Start Vælg det analysenr. Du skal bruge ved at trykke på Kvikvælg Så bliver Analysenr. Overført til din kontering Find den ønskede del og tryk Herefter kan du ændre andre dele af kontostrengen. For at få kontostrengen opdateret, trykkes Opret Den nye kontostreng er nu oprettet og kan vælges. Marker Vælg ved kodekombinationen Vælg igen i nederste højre hjørne. Anvend for at opdateret din konto og tryk Anvend igen for at vende tilbage til Trin 1 i oprettelsen af en rekvisition. Hvis du ønsker at ændre leveringsadresse, leveringsdato eller rekvirent, så se håndtering i quickguiden Ændring af leveringsadresse, leveringsdato og rekvirent Vedhæftning filer eller tekst Næste for at gå til Trin 2. Har du behov for at vedhæfte til ordren, kan du gøre dette. På Trin 2 af 3 i indkøbsprocessen vælger du Tilføj vedhæftning Side 3 af 5

4 Under Oversigtsoplysninger om vedhæftning kan du skrive forskellige oplysninger. Giv vedhæftningen en titel i titelfeltet. I kategori skal du oplyse, hvem modtageren er. Angiv titel Aniv modtageren i Katagori Under Definér vedhæftning skal du angive, om der skal vedhæftes en fil eller en tekst. Vedhæft fil eller tekst Vedhæft Fil: Marker Fil og tryk Gennemse Find filen, som skal vedhæftes, og tryk Åbn Vedhæft Tekst: Marker Tekst Har du brug for yderligere vedhæftning, kan du benytte knappen Anvend Hvis vi ikke ønsker at påføre yderligere, trykkes på Næste, så du kommer til trin 3. Afsend rekvisition Vi vælger at trykke på knappen Afsend. Nu er vores bestilling/rekvisition afsendt til godkender. Vi får en kvittering på at vores rekvisition er afsendt, og hvem den er sendt til godkendelse hos. Du kan nu se din rekvisition og status på denne, under fanen Rekvisitioner. Side 4 af 5

5 Statussen på rekvisitionen vil være Igangværende Når godkender har godkendt rekvisition, bliver revisionen til en ordre, som afsendes til leverandøren. Status ændres til Godkendt, og ordrenummereret vises efter kort tid. HUSK du i bestillingsprocessen, altid kan vælge anden godkender, end den foreslåede. Se quickguiden Ændre godkender, nulstil godkender historik Side 5 af 5