Mål og procedurer for budgetlægningen

Transkript

1 Økonomi Dato: Mål og procedurer for budgetlægningen Side 1 af 19

2 Indholdsfortegnelse 1. Mål og rammer for budget Byrådets økonomiske mål og principper Kommunernes økonomiske rammer Vejen Kommunes økonomiske udgangspunkt Etablering af et politisk råderum Effektiviseringsstrategien - status Basisbudgettet for Budgetlægningen procedure Det tekniske budgetforslag (april-juni) Fastsættelse af råderum og indledende drøftelser i fagudvalg Procedure for etablering af et råderum - administrationen Drøftelse af overordnede initiativer og anlæg i fagudvalgene (april-juni) Økonomiaftalen og status på budgetlægningen Direktionens budgetoplæg (august) Budgetseminar (august) Budgetforslag (september-oktober) Dialog og høring (juni-oktober) Årshjul for budgetarbejdet Samlet tids- og handlingsplan Administrativ budgetvejledning Teknisk budget - drift Ændringer efter den 1. august Effektiviseringer Budgetønsker drift og anlæg...18 Driftsønsker...18 Anlægsønsker...19 Side 2 af 19

3 1. Mål og rammer for budget Kommunens budget er et udtryk for, hvordan Byrådet prioriterer den økonomiske ramme mellem forskellige ønsker og krav til serviceniveau og servicetilbud. Budgettet skal samtidig sikre, at der er sammenhæng mellem kommunens samlede indtægter og udgifter. Budgetstrategien fastlægger spilleregler og de overordnede rammer for budgetlægningen. Strategien indeholder desuden en tidsplan og angiver, hvilke opgaver Byrådet, økonomiudvalget, fagudvalgene og administrationen skal varetage i forbindelse med budgetlægningen Byrådets økonomiske mål og principper De overordnede mål for budgetlægningen følger af Vejen Kommunes økonomiske politik. Den økonomiske politik skal understøtte det flerårige sigte med budgetlægningen og medvirke til, at Vejen Kommune på såvel kort som langt sigt har en solid og bæredygtig økonomi. Det er en forudsætning for at skabe politisk handlefrihed til at finansiere anlægsinvesteringer, udviklingsprojekter og nye ønsker til driftsvirksomheden. Målet for den ordinære driftsvirksomhed er, at resultatet kan finansiere: Skattefinansierede anlægsinvesteringer efter låntagning Afdrag på lån Eventuelle likviditetsforbedringer. På anlægsområdet er sigtemærket derfor, at der i alt afsættes 280 mio. kr. netto til skattefinansieret anlæg i den fireårige budgetperiode, svarende til gennemsnitligt 70 mio. kr. om året. Anlægsinvesteringer, der medfører effektiviseringsmuligheder (dvs. fremtidige lavere driftsudgifter), søges prioriteret frem for anlæg, som forventes at medføre øgede driftsudgifter. Ved prioriteringer lægger Byrådet vægt på, at investeringen kan bidrage til at gøre Vejen Kommune til en mere attraktiv erhvervs- og bosætningskommune, der skaber rammer og muligheder for trivsel, kvalitet og vækst. Målet for de likvide aktiver er, at den beregnede kassebeholdning ved udgangen af året udgør mindst kr. pr. indbygger, svarende til mio. kr. Målet for den langfristede gæld er, at den maksimalt må svare til landsgennemsnittet pr. indbygger (ekskl. ældreboliger). Pr. 1. januar 2014 udgjorde Vejen Kommunes langfristede gæld kr. pr. indbygger, mens landsgennemsnittet var kr. pr. indbygger. Vejen Kommune optager normalt lån til konkrete anlægsprojekter i det omfang, der er låneadgang. Behovet for at optage lån vurderes nøje i hvert konkret tilfælde, herunder muligheden for alternativ finansiering i forbindelse med offentlige-private samarbejder. Udskrivningsprocent, grundskyldspromille og eventuel dækningsafgift fastsættes i forbindelse med budgetvedtagelsen. Endelig fremgår det af den økonomiske politik, at Vejen Kommune i alle henseender vil leve op til regeringens og KL s aftaler om kommunernes økonomi. Side 3 af 19

4 Det tilstræbes endvidere, at der budgetteres med en overførselspulje af en vis volumen, som dels skal sikre spillereglerne for kommunens decentrale økonomistyringsprincipper, dels sikre en rationel prioritering mellem servicerammeudgifter og overførselsudgifter Kommunernes økonomiske rammer De overordnede rammer for kommunernes økonomi har de seneste år været meget begrænsede. Dette forventes også at kendetegne kommunernes økonomi de kommende år. Kommunernes styringsvilkår er generelt karakteriseret ved følgende: Fortsat svag konjunktursituation med begrænset økonomisk vækst Et underskud på de offentlige finanser, som er tæt på grænsen på 3 pct., jf. EU s stabilitets- og vækstpagt 4-årige udgiftslofter på serviceområderne Et forventet lavere anlægsniveau set i forhold til de seneste år Skattestop på landsplan Demografiske ændringer Betydelige refusionsomlægninger på beskæftigelsesområdet. Udgangspunktet er således, at det i høj grad er op til den enkelte kommune selv at skabe et økonomisk råderum til at kunne finansiere nye anlægsinvesteringer eller serviceforbedringer. Det er derfor afgørende, at der fortsat effektiviseres, så de kommunale opgaver løses så økonomiske fordelagtigt som muligt. Kommunerne er underlagt en sanktionslovgivning, som betyder, at 3 mia. kr. af bloktilskuddet er betinget af, at kommunerne overholder det aftalte niveau ved budgetvedtagelsen, jf. budgetloven. Budgetsanktionen er som udgangspunkt kollektiv. Budgetloven giver imidlertid økonomi- og indenrigsministeren bemyndigelse til at gøre sanktionen delvis individuel, såfremt det vurderes at enkeltkommuner ikke har udvist en passende budgetadfærd. I 2015 har kommunerne under ét fået et ekstraordinært finansieringstilskud på 3 mia. kr. Det er KL s forventning, at dette tilskud bortfalder fra I Økonomiaftalen for 2015 er der aftalt et anlægsniveau på det skattefinansierede område på i alt 17,5 mia. kr. Regeringen har i flere omgange anført, at det nuværende investeringsniveau i kommunerne skyldes, at en række investeringer er blevet fremrykket, og at investeringsniveauet derfor skal ned på et lavere niveau i de kommende år Vejen Kommunes økonomiske udgangspunkt Vejen Kommune har grundlæggende en sund økonomi. I de seneste fire år har der været et fornuftigt overskud på det skattefinansierede driftsområde. Det gennemsnitlige overskud er på ca. 118 mio. kr. Resultat af ordinær driftsvirksomhed Beløb i kr. R2011 R2012 R2013 R2014 Side 4 af 19

5 Resultat af ordinær drift - inkl. Renter Udviklingen skal ses i lyset af, at der fra 2013 blev flyttet anlægsudgifter for knap 12 mio. kr. fra anlæg til drift af hensyn til anlægsloftet. Derudover modtog kommunen i både 2013 og 2014 et ekstraordinært likviditetstilskud, som indgår i resultatet af den ordinære driftsvirksomhed. De skattefinansierede nettoanlægsudgifter har de seneste år ligget relativt stabilt. Det gennemsnitlige årlige udgiftsniveau har været på ca. 130 mio. kr. Skattefinansierede anlægsudgifter Beløb i kr. R2011 R2012 R2013 R2014 Anlægsudgifter Vejen Kommunes likviditet er faldet henover de seneste år. Den gennemsnitlige likviditet er fra 2011 til 2014 faldet fra godt 245 mio. kr. til godt 207 mio. kr. En væsentlig forklaring på likviditetsudviklingen er de ændrede betalingsstrømme mellem staten og kommunen som følge af etableringen af Udbetaling Danmark. Udvikling i likviditet Beløb i kr. R2011 R2012 R2013 R2014 Likviditet efter kassekreditreglen Ultimolikviditet Vejen Kommune har i løbet af de seneste fire år øget sin gæld med ca. 68 mio. kr. Låneoptagelsen i 2011 og i 2014 skal ses i sammenhæng med henholdsvis den daværende regerings initiativer til at øge de offentlige investeringer, henholdsvis ekstraordinære jordopkøb med henblik på fremtidig boligplanlægning. Gældsudvikling eksklusiv ældreboliger Beløb i kr. R2011 R2012 R2013 R2014 Afdrag Låneoptagelse Nettolåneoptagelse Rentebelastningen har stort set været uændret som følge af de faldende renter og gældspleje Etablering af et politisk råderum I budgetlægningen skal der etableres et råderum. Råderummet skal bl.a. sikre: en ultimokassebeholdning på mio. kr., jf. den økonomiske politik. finansiering af de ønskede anlægsinvesteringer, jf. målet om årlige investeringer på gennemsnitligt 70 mio. kr. set over en 4-årig periode. grundlag for at foretage politiske prioriteringer i forhold til den udvikling byrådet ønsker for kommunen. Der forventes at være et vist demografisk pres på driftsudgifterne på ældre- og sundhedsområdet de kommende år som følge af den demografiske udvikling. Samtidig er Side 5 af 19

6 udgifterne til den kommunale medfinansiering af sundhedsvæsenet steget væsentligt de seneste år. Ved de foregående års budgetlægninger er udgiftspresset på ældreområdet blevet modsvaret af færre udgifter på dagtilbuds- og skoleområdet som følge af et faldende børnetal. Det kan ikke forventes, at dette også vil gælde for dette års budgetlægning. De kommende år vil der blive gennemført flere reformer, som får økonomiske konsekvenser for kommunerne. Der vil med virkning fra 2018 blive gennemført en reform af tilskuds- og udligningssystemet, som vil få betydning for Vejen Kommunes finansieringsgrundlag. Reformen af tilskuds- og udligningssystemet skal ses i lyset af refusionsomlægningen på beskæftigelsesområdet, som medfører, at kommunerne kommer til at oppebære større nettoudgifter til forsørgelsesydelserne, da andelen af statsrefusion reduceres. Til gengæld forøges bloktilskuddet tilsvarende, således at reformen samlet set er neutral for kommunerne. Da fordelingen af statsrefusion og bloktilskud ikke er ens, vil den enkelte kommune opleve et nettotab eller en nettogevinst. Økonomi- og Indenrigsministeriets foreløbige beregninger indikerer imidlertid, at refusionsomlægningen ikke udgør en finansieringsmæssig udfordring for Vejen Kommune. Målsætningen i den økonomiske politik er, at der årligt kan gennemføres anlægsinvesteringer for 70 mio. kr., svarende til 280 mio. kr. over en 4-årig periode. Samtidig er det et mål, at der er balance på det skattefinansierede område, hvilket betyder, at overskuddet på den ordinære drift skal være på 280 mio. kr. over en 4-årig periode. I det nedenstående vises balancen mellem udgifter og indtægter over en 4-årig periode under forudsætning af, at indtægts- og udgiftsudviklingen i er uændret i forhold til den seneste budgetlægning. Det skattefinansierede område - balance Område Indtægter Udgifter Renter Resultat ordinær drift i alt Skattefinansieret anlæg Balance Oversigten viser, at der over en 4-årig periode er et overskud på den ordinære drift på knap 290 mio. kr. Der er dermed umiddelbart finansiering til at leve op til målsætningen om anlægsinvesteringer på 280 mio. kr. over en 4-årig periode. I anlægsbeløbet i 2019 på 120,878 mio. kr. indgår en ikke disponeret pulje på ca. 112 mio. kr. Det forventes, at målet i effektiviseringsstrategien er tilstrækkeligt til at kunne realiserede behovet for råderum til politiske prioriteringer. Målet er således, at der skal skabes effektiviseringer for 17 mio. kr. årligt, svarende til 68 mio. kr. over en 4-årige periode. Herudover kan fagudvalgene vurdere, om der er nogen aktiviteter, som kan ophøre, og som dermed kan være med til at skabe råderum til nye tiltag. Side 6 af 19

7 Såfremt det viser sig, at det tekniske budget eller økonomiaftalen skaber et pres for at øge råderummet, kan det blive nødvendigt at udarbejde et egentligt besparelseskatalog Effektiviseringsstrategien - status Vejen Kommune har siden 2012 arbejdet med en effektiviseringsstrategi. Målet er, at der hvert år skal findes effektiviseringsgevinster for 1 pct. af serviceudgifterne, hvilket svarer til cirka 17,3 mio. kr. i Effektiviseringsstrategien skal revideres i løbet af I de fire år der er blevet arbejdet med effektiviseringsstrategien er der anvist effektiviseringsgevinster svarende til 60,4 mio. kr. årligt i Status på effektiviseringsstrategien Effektiviseringsmål Mål fastsat i 2012 (0,5 pct.) Mål fastsat i 2013 (1 pct.) Mål fastsat i 2014 (1. pct.) Mål fastsat i 2015 (1. pct.) Samlet mål Realiserede effektiviseringer Realiserede effektiviseringer Realiserede effektiviseringer Realiserede effektiviseringer Samlede effektiviseringer Mereffektivisering Mål fastsat i 2016 (1. pct.) Effektiviseringsstrategien har de seneste år bidraget væsentligt til at skabe det fornødne råderum i forhold til kassebeholdning, anlægsinvesteringer og nye driftsønsker Basisbudgettet for Budgettet på det skattefinansierede område udgør i ,061 mio. kr. Serviceudgifterne udgør 1.731,001 mio. kr. svarende til 73 pct. af de samlede skattefinansierede driftsudgifter. Overførsler til personer udgør 499,513 mio. kr. svarende til 21 pct. af de samlede skattefinansierede driftsudgifter. Udgifter til kommunal medfinansiering af sundhedsvæsenet udgør 142,469 mio. kr. Skattefinansierede driftsudgifter Budget 2015 samt basisbudget Område, kr pl B2015 B2016 B2017 B2018 B2019 Serviceudgifter Udvalget for teknik og miljø Beskæftigelsesudvalget Udvalget for skoler og børn Udvalget for sundhed, kultur og Side 7 af 19

8 fritid Udvalget for social og ældre Økonomiudvalget Generelle reserver I alt netto Overførselsudgifter Beskæftigelsesudvalget Udvalget for skoler og børn Udvalget for social og ældre I alt netto Øvrige områder Udvalget for sundhed, kultur og fritid (Kommunal medfinansiering) Udvalget for social og ældre (ældreboliger) I alt netto Skattefinansierede driftsudgifter i alt Side 8 af 19

9 2. Budgetlægningen procedure Budgetlægningen for indledes i løbet af marts. Herefter skal Økonomiudvalg, fagudvalg og administration arbejde med budgettet for det kommende år ud fra de opgaver, der er beskrevet i budgetstrategien. Direktionen udarbejder frem til primo august et budgetoplæg, som indeholder: Et budget, hvor der er balance mellem indtægter og udgifter, og som overholder de økonomiske målsætninger Et effektiviseringskatalog Et katalog med prioriterede ønsker til driften Et katalog med prioriterede anlægsprojekter Evt. et sparekatalog, hvis det er nødvendigt for at sikre tilstrækkeligt råderum. I perioden fra april til primo juni skal de politiske udvalg arbejde med nye initiativer i Budget Det drejer sig om initiativer med henblik på at skabe råderum samt forslag til drifts- og anlægsønsker. Ultimo juni får Økonomiudvalget og Byrådet en orientering om den økonomiske situation med afsæt i aftalen med Regeringen om kommunernes økonomi. Primo august fremlægges direktionens budgetoplæg for Økonomiudvalget. Herefter afholder Byrådet et budgetseminar, hvor der vil være fokus på centrale elementer i det kommende års budget og på den politiske prioritering. Efter budgetseminaret færdiggør Økonomiudvalget budgetforslaget med henblik på 1. behandling i Byrådet Det tekniske budgetforslag (april-juni) I perioden april juni udarbejder administrationen et teknisk budget. Målet er at vise, hvordan Vejen Kommunes budget for vil se ud, hvis serviceniveau og produktivitet forbliver uændret på alle områder fra vedtagelsen af budget 2015 til den nye budgetperiode Først fremskrives det nuværende budgetoverslagsår 2014 med KL s vurdering af pris- og lønstigninger, som udmeldes i marts måned. Derefter tilrettes det tekniske budget i forhold til fire forhold: Mængdeændringer: budgetoplægget tilpasses ændringer i mængder, herunder prognoser for børn, skoleelever, ældre og på overførelsesområdet kontanthjælpsmodtagere, førtidspensionister etc. Lovgivning: ny lovgivning, som er fremsat efter vedtagelsen af budget 2014, og som har økonomiske konsekvenser. Byrådets beslutninger: beslutninger, som Byrådet har taget efter vedtagelsen af budget , og som har økonomiske konsekvenser. Regnskabet for 2014: Det tekniske budget vurderes endvidere i forhold til regnskab 2014 og det forventede regnskabsresultat for Side 9 af 19

10 Det tekniske budget forelægges direktionen den 19. maj og Økonomiudvalget den 26. maj. Alle de foretagne ændringer fremlægges, så der er mulighed for en samlet politisk stillingtagen til ændringerne, herunder til konsekvenserne i forhold til realvækst mv. Det tekniske budget fremsendes til fagudvalgenes orientering. Det tekniske budget udgør herefter grundlaget for direktionens videre arbejde med at skabe et budgetoplæg til Byrådets budgetseminar. Der vil dog løbende frem til udgangen af juli kunne indarbejdes tekniske ændringer i budgetoplægget. Det skyldes, at nogle prognoser først er endeligt på plads i løbet af juni, og at lov- og cirkulæreprogrammet først kendes ultimo juni. Eventuelle tekniske ændringer efter den 1. august skal indgå i den politiske behandling. Ambitionen er, at der ikke efter 1. august opstår tekniske ændringer, som skævvrider den politiske behandling med yderligere udgifter/behov for besparelser Fastsættelse af råderum og indledende drøftelser i fagudvalg Ved de seneste års budgetlægninger er der skabt et væsentligt råderum ved hjælp af effektiviseringsstrategien. De seneste år er der derfor kun udarbejdet meget få besparelsesforslag, som bevirker en reduktion af serviceniveauet. Målet er, at der udarbejdes et katalog med effektiviseringer på minimum 17 mio. kr. I april har fagudvalgene indledende drøftelser af ideer og initiativer, der kan bidrage til at skabe et råderum. Det kan være i form af effektiviseringsforslag eller forslag til aktiviteter, som kan ophøre. Direktionens bruttokatalog over effektiviseringsemner indgår i drøftelserne i fagudvalgene Procedure for etablering af et råderum - administrationen Fra april og frem til primo juni uarbejdes et katalog med effektiviseringer for minimum 17 mio. kr. Arbejdet med effektiviseringer følger to spor: Spor 1: Det helhedsorienterede perspektiv Det helhedsorienterede perspektiv har fokus på kommunen som helhed. Der er fokus på løsninger, der går på tværs i organisationen, og som vedrører flere forskellige fagområder. Jo flere tværgående effektiviseringsgevinster, der kan anvises, desto mindre bliver kravet om effektiviseringsgevinster på de enkelte fagområder. Processen understøttes af, at direktionen udarbejder et effektiviseringskatalog, hvor der angives en række emner og temaer, som skal undersøges nærmere i forbindelse med budgetlægningen. Effektiviseringsemnerne kan både være af tværgående karakter samt vedrøre det enkelte fagområde. Understøttende handlinger: - Direktionen udarbejder et bruttokatalog med effektiviseringsemner senest primo april - Administrativt budgetseminar i marts med chefteamet med fokus på kommunens samlede økonomi, kommunen som helhed og effektiviseringer - Hovedudvalget drøfter effektiviseringskataloget og kommer med bemærkninger og forslag. Side 10 af 19

11 Spor 2: Budgetarbejdet i de enkelte udvalg/fagområder Ud over den helhedsorienterede tilgang stilles der krav om, at de enkelte udvalg/fagområder bidrager med effektiviseringsforslag. Dette krav understøttes af konkrete mål for, hvor meget det enkelte område forventes at bidrage med. Kravet til de enkelte områder justeres i forhold til de tværgående effektiviseringsgevinster, der anvises. Understøttende handlinger: - Budgetarbejdsgrupper bestående af direktør, afdelingschef og relevante nøglepersoner behandler direktionens effektiviseringskatalog og udarbejder forslag til effektiviseringer. - Involvering af MED-udvalgene o Direktionens bruttokatalog med effektiviseringsgevinster sendes til kommentering i de enkelte MED-udvalg. o o MED-udvalgene kommer med bemærkninger og ideer til effektiviseringer. MED-udvalgenes bemærkninger og ideer sendes til effektiviseringssekretariatet senest 1. maj. Svarene behandles i budgetarbejdsgrupperne. Medio juni drøfter fagudvalgene effektiviseringsforslag, og Økonomudvalget orienteres om det samlede katalog med effektiviseringer og eventuelle fremkomne forslag til aktiviteter, der kan udgå (besparelsesforslag) Drøftelse af overordnede initiativer og anlæg i fagudvalgene (april-juni) I foråret drøfter fagudvalgene forslag, der kan bidrage til at skabe et råderum. Det kan være effektiviseringer eller forslag til aktiviteter, som kan ophøre. Derudover kan fagudvalgene som en del af budgetlægningen drøfte de overordnede initiativer, der er igangsat inden for udvalgets område og forventninger til fremtidig udvikling og indsatser. Derudover kan det være relevant for fagudvalgene at drøfte budget 2016 med udgangspunkt i følgende områder: Anlæg Temaplaner og andre politikker samt større projekter Status på igangsatte analyser Regnskabsresultatet for 2014 og realisering af budget På baggrund af drøftelserne i fagudvalgene udarbejder afdelingscheferne forslag til driftsog anlægsønsker, som indgår i prioriteringen på budgetseminaret i august. Driftsønsker kan kun forventes at nyde fremme, hvis effektiviseringer har skabt et råderum til det. Ved prioriteringen af driftsønskerne vil der blive lagt vægt på, at ønsket kan bidrage til at gøre Vejen Kommune til en mere attraktiv erhvervs- og bosætningskommune, der skaber rammer og muligheder for trivsel, kvalitet og vækst. Anlægsønsker, der medfører et driftsmæssigt rationale, søges prioriteret. I investeringsoversigten er der i 2016 disponeret anlægsprojekter for godt 75 mio. kr. Prioriteringen af nye anlægsprojekter kan derfor primært foretages i perioden Alternativt skal der peges på muligheder for at udskyde projekter i 2016 til efterfølgende år. Side 11 af 19

12 Som udgangspunkt vil anlægsønsker under kr. ikke blive imødekommet. Det tilstræbes, at der under hvert fagudvalg afsættes en anlægspulje, som kan finansiere mindre anlægsprojekter efter konkrete ansøgninger. Direktionen gennemgår driftsønsker og anlægsønsker medio juni. Drifts- og anlægsønskerne fremsendes til Økonomiudvalgets og fagudvalgenes orientering i juni. Fagudvalgene skal forud for budgetseminaret foretage en prioritering af anlægsønskerne på eget område Økonomiaftalen og status på budgetlægningen Regeringen og KL indgår sædvanligvis aftalen om næste års økonomi medio juni. Efter at Økonomiaftalen er indgået, får Økonomiudvalg og Byråd en samlet status på budgetlægningen: Gennemgang af Økonomiaftalen Katalog over forslag til effektiviseringer Kataloger med driftsønsker og anlægsønsker Evt. et sparekatalog, såfremt der er behov for at øge råderummet. De præcise konsekvenser af Økonomiaftalen kendes først i løbet af juli og vil blive forelagt på Økonomiudvalgsmødet den 4. august Direktionens budgetoplæg (august) På baggrund af drøftelserne i Økonomiudvalget og i fagudvalgene udarbejder direktionen et budgetoplæg. Hvis budgetoplægget indeholder ændrede serviceniveauer, skal det fremgå tydeligt med henblik på den efterfølgende politiske behandling. Direktionen fremlægger desuden forslag til investeringsoversigt samt oversigt over eventuelle tekniske ændringer som følge af Økonomiaftalen. Budgetoplægget behandles i Økonomiudvalget den 4. august. Konsekvenser af direktionens budgetoplæg i forhold til det oprindelige budgetoverslagsår 2015 forelægges Byrådet på budgetseminaret Budgetseminar (august) Byrådet afholder budgetseminar den 20. og 21. august. På budgetseminaret fremlægges direktionens budgetoplæg for Det nærmere indhold af budgetseminaret besluttes af Økonomiudvalget i august Budgetforslag (september-oktober) På baggrund af prioriteringerne på budgetseminaret udarbejder Økonomiudvalget et budgetforslag, der lever op til målsætningerne i den økonomiske politik. Budgetforslaget fremlægges til 1. behandling den 8. september og 2. behandling i Byrådet den 6. oktober Side 12 af 19

13 2.9. Dialog og høring (juni-oktober) Vejen Kommune har fokus på at inddrage relevante parter i budgetlægningen. Dertil kommer det generelle krav om offentlighed i forvaltningen og i særdeleshed åbenhed om kommunens økonomiske forvaltning. Følgende skal sikre dette: Det tekniske budget samt udvalgenes økonomiske rammer forelægges institutionerne til orientering. Der afholdes temamøder i regi af MED-aftalen. Der afholdes møder mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget. Der afholdes høring mellem 1. og 2. behandling, hvor budgetforslaget fremlægges for de formelle høringsparter og for offentligheden. Der afholdes informationsmøde med alle kommunens ledere umiddelbart efter budgetvedtagelsen. Afdelingerne skal i samarbejde med Økonomi sikre, at forslag til effektiviseringer forelægges de relevante institutioner forinden indarbejdelse i budgetforslaget. Når budgetforslaget foreligger efter Byrådets 1. behandling, fremsendes det til officiel høring hos de relevante parter: Ældrerådet, Handicaprådet, bestyrelser for institutioner etc Årshjul for budgetarbejdet Udarbejdelse af strategi for budgetlægningen. Udarbejdelse af populærudgave af budgettet. Indberetning af sidste ændringer i budgettet og udarbejdelse af det trykte budget. November December Januar Februar Regnskabsafslutning. Opgørelser af overførsler af drifts- og anlægsmidler til efterfølgende år. Regnskabsbemærkninger. Udarbejdelse af teknisk budgetforslag (frem til ultimo juni). Vedtagelse af budgettet senest 15. oktober. Oktober Marts Budgetopfølgning pr. 31/3. Byrådets 1. behandling af budget og høringsfase. September April Økonomiudvalget fastsætter behov for råderum i budgettet Drøftelser i fagudvalg om råderum og ønsker Budgetopfølgning pr. August 31/8. Budgetproces med byrådsseminar medio august. Direktion og Økonomiudvalg behandler budgetoplægget. Juli Færdiggørelse af det administrative budgetoplæg. Udarbejdelse af halvårsregnskab. Beregning af finansieringssiden. Juni Indgåelse af aftale mellem Regeringen og KL om næste års økonomi. Fastsættelse af 4-årigt Økonomiudvalget udgiftsloft. behandler det tekniske budgetforslag. Side 13 af 19 Orientering om status på budgetlægningen: Økonomiaftalen, katalog med effektiviseringer samt Fremlæggelse af Maj regnskabet inkl. overførsler. Oplæg til investeringsoversigt og finansieringsoversigt.

14 3. Samlet tids- og handlingsplan Hvornår/Hvad Primo marts Opstartsmøde om budgettet med fokus på tværgående temaer og råderum. Primo april 8. maj Udarbejdelse af teknisk budget. Udarbejdelse af investeringsoversigt Udarbejdelse af oplæg til finansieringsoversigt, Foreløbig beregning af servicevæksten mellem Budget 2015 og det tekniske budget for Endvidere foretages nyberegninger af renter, finansforskydninger og finansiering. April primo juni Drøftelse og behandling af forslag til effektiviseringer samt budgetønsker. Senest primo april Primo april 8. maj Frist for fremsendelse af tekniske ændringer 19. maj Behandling af det foreløbige tekniske budget for drift, anlæg og finansieringssiden. Herefter fremsendes det tekniske budget til behandling i Økonomiudvalget. Frem til 26. maj Afdelingschefer sender forslag til effektiviseringer, drifts- og anlægsønsker samt eventuelle forslag til aktiviteter, der kan ophøre fremsendes til Økonomi. 26. maj Økonomiudvalget behandler det tekniske budgetforslag. Efter den 26. maj Fagudvalgene orienteres om det tekniske budget. 9. juni Drøftelse af effektiviseringstiltag. Prioritering af drifts- og anlægsønsker. Herefter fremsendes katalogerne til Økonomiudvalget og fagudvalgenes orientering. Hvem Chefteamet Afdelinger og Økonomi Afdelinger og Økonomi Økonomi Fagudvalgene Direktionen udarbejder et bruttokatalog med effektiviseringsemner Økonomiudvalget fastsætter mål for råderum og pejlemærker for de enkelte områder Afdelinger og Økonomi Direktionen Afdelinger og Økonomi Økonomiudvalg Fagudvalg Direktionen Side 14 af 19

15 Medio juni Orientering om: Økonomiaftalen Katalog med effektiviseringer Kataloger med budgetønsker Medio juni Fagudvalgene orienteres om de samlede drifts- og anlægsønsker. Fagudvalgene prioriterer anlægsønsker på udvalgets område. Medio juni Administrativt orienteringsmøde om budgettet. Juni Orientering om budgetlægningen. Juli Færdiggørelse af det administrative budgetoplæg, herunder finansieringssiden. 4. august Direktionen forelægger budgetoplægget: Tekniske ændringer Råderum Yderligere initiativer Primo august Evt. drøftelse af status på budgetlægningen. 20. og 21. august Budgetseminar. Politiske drøftelser og prioriteringer på baggrund af budgetoplægget. 1. september Færdiggørelse af totalbudget med henblik på oversendelse til 1. behandling i Byrådet. Økonomiudvalg og efterfølgende Byråd Fagudvalg. Direktion og afdelingschefer Hovedudvalget Afdelinger og Økonomi Økonomiudvalget Fagudvalgene Byråd og Direktion Økonomiudvalget 8. september 1. behandling af budget. Byråd september Høringsperiode for de til 2. behandling oversendte forslag til drift og anlæg. 24. september 28. september Behandling af høringssvar. 29. september Behandling af høringssvar og afsluttende indstilling til 2. behandling i byråd. MED-udvalg, bestyrelser og institutioner Fagudvalgene (Datoer for møder i fagudvalgene bør fastsættes hurtigst muligt) Økonomiudvalg Side 15 af 19

16 6. oktober 2. behandling af budget. Byråd oktober Indberetning af de vedtagne budgetter til økonomisystem, relevante ministerier og KL. Senest 28. november Kontoplan for 2014 med budget udsendes til afdelinger og institutioner m.v. Senest 2. december Udarbejdelse af det trykte budget, kopiering og udsendelse. Økonomi Økonomi Økonomi Side 16 af 19

17 4. Administrativ budgetvejledning Direktionen skal sikre, at der er udarbejdet et kvalificeret budgetoplæg til Byrådets budgetseminar i august måned. Byrådets budgetseminar danner grundlag for Økonomiudvalgets forslag til budget Ved et kvalificeret budgetoplæg forstås: Et budget, hvor der er balance mellem indtægter og udgifter, og som overholder de økonomiske målsætninger Et katalog med effektiviseringstiltag Et katalog med prioriterede ønsker til driften Et katalog med prioriterede anlægsprojekter Evt. et katalog med forslag til besparelser. Efter udarbejdelsen af det tekniske budget samt indgåelsen af økonomiaftalen for 2016 vurderes det, om der eventuelt er behov for udarbejdelse af et besparelseskatalog Teknisk budget - drift I løbet af perioden fra april ultimo juni udarbejder direktionen og afdelingscheferne et teknisk budgetforslag, som tager udgangspunkt i budgetoverslagsåret Budgetoverslagsåret 2016 fremskrives med KL s pris- og lønstigninger, som udmeldes i marts måned. Derefter tilrettes budgetforslaget i forhold til fire forhold: Mængdeændringer: budgetforslaget tilpasses ændringer i mængder, herunder prognoser for børn, skoleelever, ældre og på overførelsesområdet kontanthjælpsmodtagere, førtidspensionister etc. Lovgivning: ny lovgivning, som er fremsat efter vedtagelsen af Budget 2014, og som har økonomiske konsekvenser. Byrådets beslutninger: beslutninger, som Byrådet har taget efter vedtagelsen af budget , og som har økonomiske konsekvenser. Regnskab 2014 og forventet regnskab 2015: det tekniske budget skal vurderes i forhold til regnskabet for 2014 og det forventede regnskabsresultat for 2014, med henblik på at inddrage eventuel viden om områder, som i 2015 er over- eller underbudgetteret. Vurderingen finder sted frem til 1. august Det tekniske budgetforslag forelægges for direktionen den 19. maj og for Økonomiudvalget den 26. maj. Det tekniske budgetforslag forelægges de øvrige politiske udvalg i løbet af juni til orientering. Alle de foretagne ændringer fremlægges, så der er mulighed for en samlet politisk stillingtagen til ændringerne, herunder til konsekvenserne i forhold til realvækst m.v. Direktionen kan forud for den politiske behandling beslutte, at der skal udarbejdes konkrete forslag vedrørende tekniske ændringer, hvor der kan anvises alternativer med anden udgiftsmæssig konsekvens. Der vil dog løbende frem til udgangen af juli kunne indarbejdes tekniske ændringer i budgetforslaget. Det skyldes bl.a., at lov- og cirkulæreprogrammet først kendes medio juni. Det tekniske budgetforslag forelægges direktionen og Økonomiudvalget igen ultimo juni. Side 17 af 19

18 4.2. Ændringer efter den 1. august Eventuelle tekniske ændringer efter den 1. august skal indgå i den politiske behandling, og behandles og prioriteres på lige fod med driftsønsker i august oktober. Årsagen er, at det skal sikres, at det tekniske budget er gennemarbejdet. Ambitionen er, at der ikke efter 1. august opstår tekniske ændringer, som skævvrider den politiske behandling med yderligere udgifter eller besparelser som følge af tekniske ændringer. Nye ønsker og ændringer til budgettet, som ikke er tekniske ændringer i henhold til ovenstående punkter, skal behandles politisk på budgetseminaret og efterfølgende i Byrådet Effektiviseringer Administrationen udarbejder et katalog indeholdende effektiviseringsforslag. Effektiviseringer er blandt andet kendetegnet ved: nye løsninger, der gør det muligt at frigøre midler til omprioritering, uden at det berører servicen på området. nye løsninger, der gør det muligt at levere service i uforandret kvalitet for en større gruppe brugere for et uforandret eller reduceret budget. I modsætning til effektiviseringer er besparelser budgetreduktioner som følge af reduktioner af serviceniveauet. Fristen for fremsendelse af effektiviseringsforslag er den 26. maj. Eventuelle forslag til aktiviteter, der kan ophøre fremsendes også senest den 26. maj Budgetønsker drift og anlæg Som en del af budgetprocessen indhenter direktionen ønsker fra afdelingscheferne til nye aktiviteter inden for drift og anlæg, indeholdende forslag til finansiering. Direktionen vurderer hvert enkelt forslag og placerer dem i én af nedenstående kategorier: 1) Absolut nødvendig/karakter af teknisk ændring 2) Kræver særskilt politisk stillingtagen 3) Kan ikke anbefales af direktionen. Direktionen foretager så vidt muligt endvidere en prioritering af de ønsker, som placeres i kategori 2. Prioriteringen vil blive foretaget på baggrund af følgende kriterier: Belysning af aktiviteten og anvist finansiering Sammenhæng med temaplaner og øvrige politikker Værdi i forhold til at sikre kvaliteten i serviceniveauet Driftsønsker Afdelingscheferne fremsender driftsønsker til Økonomi senest den 26. maj. Beskrivelser af forslag til nye aktiviteter og tiltag foretages på de udarbejdede skabeloner. Side 18 af 19

19 Direktionen prioriterer driftsønskerne primo juni og fremsender herefter ønskerne til fagudvalgene. Anlægsønsker Afdelingscheferne fremsender anlægsønsker til Økonomi senest den 26. maj. Direktionen prioriterer ønskerne og fremsender dem til fagudvalgene senest medio juni. Fagudvalgene behandler og prioriterer anlægsønskerne forud for budgetseminaret i august. Projektforslag vedrørende anlæg skal indeholde en indholdsmæssig beskrivelse af projektet, finansiering (anlægsbudget) samt afledte konsekvenser for driften, herunder finansiering af afledte driftsudgifter. Projektforslag bør så vidt muligt beskrive tilhørsforhold til udbygningsplaner, langtidsplanlægning og videreførelse af igangværende arbejder. De enkelte afdelinger samarbejder med Bygningsservice omkring prissætning mv. af anlægsprojekter. Der opstilles herefter en samlet oversigt over igangværende og kommende investeringsprogrammer. Side 19 af 19