Organisationsbestyrelsesmøde den 10. januar 2013, kl. 15:00 Billedsalen

Transkript

1 #JobInfo Criteria=side1# Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 10. januar 2013, kl. 15:00 Billedsalen Til stede John B. Sørensen, Bjarne Krohn, Ole Lagoni, Frank Sass, Mogens Hansen, Kjeld Poulsen, Stig Torp Kaspersen, Flemming Balle (under pkt. 3-21), Alice Brødbæk, Lone Ulholm og Ellen Højgaard Jensen Afbud fra Fra administrationen Jesper Nygård (under pkt. 1-2 og 20), Margrete Pump, Rolf Andersson, Lene Vennits, Christen Mors, Niels Bonne, Marit Rostgaard-Bruun, Maja Didic (under pkt. 1-9) og Adam Vangtorp (under pkt. 21) og Anne Mette F. Svendsen. Fra Ernst & Young Godkendt revisionspartnerselskab deltog revisor Pia Søndergaard 1/21

2 #JobInfo Criteria=side1# Indholdsfortegnelse 1. Referater fra organisationsbestyrelsesmøder den 3. oktober 2012 og 14. november Sager til beslutning Godkendelse af afdelingernes regnskaber for 2011/ SAB s regnskab for 2011/ Revisionsprotokol Budgetforslag vedrørende 2013/ Årsberetning Forretningsorden for SAB s repræsentantskabsmøde Repræsentantskabsmøde Opfølgning på SAB s tilfredshedsundersøgelse Nedsættelse af hjemmesideudvalg Ændring af målgruppe i Bellahøj III Bestyrelseshonorar 2013/ Tingbjerg Børnehave Tingbjerg I facade, ventilations- og skimmelsvampsrenovering Wittenberghus godkendelse af byggeregnskab for hhv. vinduesudskiftning og nyt varmeanlæg Rolandsgården udskiftning af altan- og terrassedøre - byggeregnskab Sager til orientering Toften års eftersyn i Brohuset og orientering om boligbroen Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Aktuel boligpolitisk orientering Eventuelt Bilagsfortegnelse Bilag 1-7: Komprimerede regnskaber... 3 Bilag 8: Afdelinger med væsentlige over- eller underskud... 3 Bilag 9: Afdelinger med akkumulerede underskud... 3 Bilag 10a-g: Regnskaber for afdelinger uden afdelingsbestyrelse og regnskabsmøde... 4 Bilag 11: Ikke godkendte regnskaber, Tingbjerg V... 4 Bilag 12: Revideret regnskab 2011/ Bilag 13a-d: Råbalancer for Toften, samt Strandlodsvej familieboliger, plejeboliger og serviceareal... 5 Bilag 14a: Protokollat vedrørende ansvarsforhold... 5 Bilag 14b: Revisionsprotokol vedrørende årsregnskab... 5 Bilag 15: Budgetforslag 2012/ Bilag 16: Årsberetning... 7 Bilag 17: Forretningsorden... 7 Bilag 18: Foreløbig dagsorden /21

3 #JobInfo Criteria=side1# Bilag 19: Kommissorium for hjemmesideudvalg Bilag 20: Notat af 6. november 2012 fra Socialforvaltningen, Københavns Kommune Bilag 21: Byggeregnskab pr. 31. marts Udskiftning af vinduer Bilag 22: Byggeregnskab pr. 31. marts Udskiftning af varmeanlæg Bilag 23: Nyt byggeregnskab pr. 30. september Referater fra organisationsbestyrelsesmøder den 3. oktober 2012 og 14. november 2012 Referaterne af ovennævnte organisationsbestyrelsesmøder er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Det indstilles, at referatet fra møderne den 3. oktober 2012 og 14. november 2012 godkendes og underskrives. Referaterne blev godkendt. Sager til beslutning 2. Godkendelse af afdelingernes regnskaber for 2011/2012 Som bilag 1-7 foreligger resultatopgørelser for samtlige afdelinger i komprimeret form. Vedlagt som bilag 8 er en oversigt over afdelinger med væsentlige over- eller underskud og som bilag 9 afdelinger med akkumulerede underskud. Som bilag 10 a-g vedlægges de fulde regnskaber for de afdelinger, der ikke har afdelingsbestyrelse og ikke holder regnskabsmøde: På Sporet, Kastrupvejens Ungdomsboliger, Himmerlandshuse, Absalonhus, Bonderupgård Plejeboliger, Bispebjerghjemmet og Tingbjerghjemmet. Som bilag 11 vedlægges regnskab for Tingbjerg V, som ikke kunne godkende regnskabet, fordi afdelingsmødet ikke var beslutningsdygtigt. Der er enkelte regnskaber, der endnu ikke er godkendt af afdelingsbestyrelsen. Der vil på mødet blive orienteret om det, hvis der fortsat er afdelinger, der mangler godkendelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2011/2012. Bilag 1-7: Komprimerede regnskaber Bilag 8: Afdelinger med væsentlige over- eller underskud Bilag 9: Afdelinger med akkumulerede underskud 3/21

4 #JobInfo Criteria=side1# Bilag 10a-g: Regnskaber for afdelinger uden afdelingsbestyrelse og regnskabsmøde Bilag 11: Ikke godkendte regnskaber, Tingbjerg V Organisationsbestyrelsen gennemgik afdelingernes regnskaber. Der var spørgsmål til henlæggelser til fraflyttere i ældreboligafdelingerne generelt. Anne Mette Svendsen henviste til den redegørelse, der blev givet på organisationsbestyrelsesmødet den 26. april 2012 på baggrund af lignende spørgsmål ved gennemgangen af sidste års regnskaber. Der blev ligeledes stillet spørgsmål til de store beløb til inkasso, f.eks. i Sejlhuset. Det har haft stor bevågenhed fra organisationsbestyrelsens side gennem det seneste år og organisationsbestyrelsen besluttede, at der igen skal ske en redegørelse på et kommende organisationsbestyrelsesmøde. Nogle af de ting, der ønskes belyst er, hvornår sagerne er opstået og hvordan de akkumuleres. Der ønskes en analyse af to-tre sager som er særligt grelle og en analyse af, om man kan konstatere, at kurven for inkassosager rent faktisk er knækket. Der var spørgsmål til det store underskud i Skyttevænget og hvad man kan gøre gør for at hjælpe den afdeling. Frank Sass og John B. Sørensen fortalte, at den i mange år har haft en meget lav husleje, som har været bevidst holdt nede af afdelingen. Afdelingen har dog taget en del stigninger i de seneste år, men da der for nogle år siden blev sat ekstra fokus på henlæggelser, var det nok allerede for sent for at rette op på Skyttevænget. Lene Vennits og Christen Mors fortalte, at afdelingen er steget 50% over de sidste fire år og at det, der vælter læsset i år er, at de har måttet henlægge ekstraordinært til fraflytninger. Bjarne Krohn spurgte til de store henlæggelser på døre og ydervægge i Absalonhus og efterlyste afdelingens handleplan. Ole Lagoni ønskede en uddybelse af den relativt store post på side seks i regnskabet, der hedder andre debitorer. Afdelingens regnskab blev godkendt, men der vil blive en gennemgang på et senere organisationsbestyrelsesmøde. Kjeld Poulsen kommenterede de meget store overskud i afdelingerne, som fremgår af bilag 8 Det er jo i store træk de pæne renteindtægter i alle afdelinger, som gør at de kommer ud med overskud. Men det har også betydet, at der er nogle, der er sluppet af med nogle underskud. John B. Sørensen svarede, at det før var organisationen, der tog risikoen i forhold til renteudviklingen, men med lovændringen fra 2010 blev der ændret på det, så det går direkte i afdelingerne. Han tilføjede, at han er glad for, at der budgetteres konservativt i forhold til renteindtægten, for det modsatte ville være meget værre. Der var en diskussion af, hvordan regnskabsgennemgangen på dette januar møde foretages. Ole Lagoni fremførte det synspunkt, at det er meget papir, der sendes ud og foreslog om man kunne gøre det på en anden måde, f.eks. ved et udvidet revisionsprotokollat. 4/21

5 #JobInfo Criteria=side1# Jesper Nygård og revisor Pia Søndergaard indskærpede, at det er organisationsbestyrelsens ansvar at have en god føling med regnskaberne. Men for ikke at miste overblikket, når man har ansvar for så mange regnskaber, foreslog Jesper Nygård, at man kunne overveje at lave nogle flere tværgående analyser af udvalgte emner. Lene Vennits foreslog, at der udarbejdes et forslag hertil til det næste regnskabsmøde. Med disse bemærkninger godkendte organisationsbestyrelsen afdelingernes regnskaber for 2011/ SAB s regnskab for 2011/2012 Det reviderede organisationsregnskab for 2011/2012, samt sideaktiviteter foreligger som bilag 12. Råbalancer er vedlagt som bilag 13a-d. Det reviderede regnskab udviser et overskud på kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet til forelæggelse for repræsentantskabsmødet. Bilag 12: Revideret regnskab 2011/2012 Bilag 13a-d: Råbalancer for Toften, samt Strandlodsvej familieboliger, plejeboliger og serviceareal Organisationens regnskab for 2011/2012 blev godkendt uden yderligere kommentarer. 4. Revisionsprotokol Protokollat vedrørende ansvarsforhold og revisionens udførelse og omfang og Revisionsprotokollat vedrørende årsregnskabet for 1. august juli 2012 er vedlagt som bilag 14a og b. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender siderne og inklusive til fremlæggelse for repræsentantskabet i forbindelse med behandling af organisationsregnskabet. Bilag 14a: Protokollat vedrørende ansvarsforhold Bilag 14b: Revisionsprotokol vedrørende årsregnskab Bjarne Krohn bad med henvisning til bilag 14a om, at revisionsprotokollen forelægges og underskrives på hvert møde. 5/21

6 #JobInfo Criteria=side1# Pia Søndergaard svarede, at det kun er nødvendigt, hvis der er tilføjelser til protokollen og det har der ikke været. John B. Sørensen kommenterede revisionens anbefaling omkring henlæggelser på side 3580, og nævnte at det er noget, der selvfølgelig skal være fokus på i budgetlægningen. Kjeld Poulsen savnede nogle forklaringer til de specifikke bemærkninger til regnskaberne på side 3583, især til dem der går igen, som f.eks. Utterslevhuse. Lene Vennits nævnte årsagerne i et par af afdelingerne og lovede, at der til næste år skrives en lille forklaring til de enkelte bemærkninger, som kan medsendes til mødet. Med disse bemærkninger blev Protokollat vedrørende ansvarsforhold og Revisionsprotokol vedrørende årsregnskab godkendt. 5. Budgetforslag vedrørende 2013/2014 Der foreligger et udkast til budgetforslag (bilag 15), som udviser en budgetreserve på kr., og forudsætter en indlånsrente/udlånsrente til afdelingerne til markedsrenten, som er sat til 2,83 %. Der er forudsat et nettoadministrationsbidrag på kr. pr. lejemålsenhed, svarende til en stigning på 1,50 %. Der gøres opmærksom på, at der udover nettoadministrationsbidraget opkræves 238 kr. pr. lejemålsenhed til dispositionsfonden og 109 kr. pr. lejemålsenhed til arbejdskapitalen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetforslaget til forelæggelse for repræsentantskabet. Bilag 15: Budgetforslag 2012/2013 Budgetforslaget blev godkendt til forlæggelse for repræsentantskabet. 6. Årsberetning Udkast til årsberetning (bilag 16) vedrørende Samvirkende Boligselskabers virksomhed i 2012 vedlægges. En version i layout-udkast med billeder vil blive eftersendt eller præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. 6/21

7 #JobInfo Criteria=side1# Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bilag 16: Årsberetning Organisationsbestyrelsen havde forskellige rettelser og kommentarer (på side 3, 5, 13, 14 og 21) til årsberetningen. Årsberetningen blev godkendt med ændringerne. 7. Forretningsorden for SAB s repræsentantskabsmøde Som bilag 17 vedlægges den gældende forretningsordenen for repræsentantskabsmøde. Det indstilles at forretningsordenens 5 bringes i overensstemmelse med vedtægternes 9, stk. 3, således at den kommer til at lyde: 5 Forhandlingsprotokollen I en protokol indføres antallet af mødedeltagere og et kort referat af forhandlingerne med gengivelse af de trufne beslutninger. Afstemningsresultater angives præcist. Protokollen underskrives af dirigent og formand. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for SAB s lejere senest 6 uger efter mødets afholdelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsordenen med den indstillede rettelse af 5 til forelæggelse for repræsentantskabet. Bilag 17: Forretningsorden Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille forretningsordenen med ændringsforslaget. 8. Repræsentantskabsmøde 2013 Som bilag 18 vedlægges den foreløbige dagsorden for repræsentantskabsmødet med angivelse af hvilke valg, der skal foretages, samt hvilke personer, der er på valg. Stig Torp Kaspersen, Ole Ralby Lagoni og Alice Brødbæk har alle tilkendegivet, at de modtager genvalg som bestyrelsesmedlemmer og Kjeld Poulsen har meddelt, at han genopstiller som næstformand for SAB. 7/21

8 #JobInfo Criteria=side1# Også Flemming Balle modtager genvalg som medlem med særlig viden om de sagsområder, der til enhver tid er indeholdt i SAB s målsætnings- og handlingsprogram jf. 10, 4 i vedtægterne. Fristen for indsendelse af forslag til behandling på repræsentantskabsmødet er den 10. januar 2013, kl. 12. Såfremt der indkommer forslag til behandling på repræsentantskabsmødet, vil de blive videresendt til organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender punkterne på den foreløbige dagsorden som udgangspunkt for udarbejdelsen af den endelige dagsorden, og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Bilag 18: Foreløbig dagsorden John B. Sørensen gennemgik dagsordenen for repræsentantskabsmødet og redegjorde for, hvordan han tænkte at indlede punktet om tilfredshedsundersøgelsen. Han nævnte desuden, at der var indsendt to emner til repræsentantskabsmødet fra Jyllandshuse, som ikke var egentlige forslag, men emner han tænkte, at han ville behandle under den mundtlige beretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og vedtog, at formanden skulle bede om ordet til indledning og afslutning af punktet om tilfredshedsundersøgelsen for at præsentere organisationsbestyrelsens indstilling om at nedsætte to grupper. Organisationsbestyrelsen besluttede desuden, at genopstille Kjeld Poulsen som næstformand og Stig Torp Kaspersen, Ole Ralby Lagoni, Alice Brødbæk og Flemming Balle som menige medlemmer af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig desuden formandens forslag om at behandle emnerne indsendt af Jyllandshuse under den mundtlige beretning. 9. Opfølgning på SAB s tilfredshedsundersøgelse På organisationsbestyrelsesmødet den 14. november 2012 præsenterede Gitte Hodde fra BL resultaterne af SAB s tilfredshedsundersøgelse. Undersøgelsen viste, at der gennemgående er tilfredshed med såvel FOA s som s ydelser, men at indsatsen kan forbedres på en række punkter. For FOA s vedkommende peges der på: - Prioritering og forberedelse af markvandring og rådgivning om langtidsbudget - Kompetent sparring på samt svar på henvendelser om drift og vedligeholdelse inden for rimelig tid 8/21

9 #JobInfo Criteria=side1# - Velfungerende samarbejde med bestyrelserne, herunder bistand til at varetage det beboerdemokratiske arbejde og respekt for de beboerdemokratiske spilleregler - Forbedring af SAB s hjemmeside For s vedkommende peges der på: - Styrkelse af byggesagsstyringen og forbedring af byggefunktionens samarbejde med nedsatte følgegrupper - Reduktion af tilbagemeldingstiden fra juridisk afdeling - Synliggørelse af administrationsaftalen - Inspirationsmateriale til afdelingsbestyrelserne - Digital kommunikation og s hjemmeside Bestyrelsen besluttede, at man på repræsentantskabskabsmødet vil pege på en række initiativer, der kan bidrage til at forbedre tilfredsheden med FOA s indsats og i øvrigt gå i dialog med om ovennævnte punkter. Der foreslås gennemført følgende initiativer: 1. Nedsættelse af to brugergrupper en driftsgruppe og en demokratigruppe med tre repræsentanter fra afdelingsbestyrelserne og 2-3 medarbejdere i hver gruppe fra FOA: a) Driftsgruppen skal arbejde med dialog om og indbyrdes sammenhæng mellem markvandring og langtidsbudget samt sparring vedrørende drift og vedligeholdelse. b) Demokratigruppen skal analysere sig frem til, hvad beboerdemokraterne efterspørger samt arbejde med, hvordan man kan forbedre samarbejdet med og betjeningen af beboerdemokratiet. Forvaltningen udarbejder udkast til kommissorium for arbejdsgrupperne efter repræsentantskabsmødet. 2. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal udarbejde forslag til ny hjemmeside for SAB. Se forslag til kommissorium under punkt Der udarbejdes en pædagogisk beskrivelse af, hvad administrationsaftalen indeholder. Den bringes i SAB bladet som indstik og der udarbejdes en artikel herom. 4. s kursuskalender uddeles på repræsentantskabsmødet, fællesmøde for afdelingsbestyrelser samt på beboerrepræsentantskabsmødet. På møde i forvaltningskommissionen den 3. december 2012 blev tilfredshedsundersøgelsen kort drøftet. Man var enige om, at der skulle nedsættes en gruppe med deltagelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Efter nærmere overvejelse anbefaler forvaltningen, at der nedsættes to grupper; en driftsgruppe og en demokratigruppe for at komme grundigt rundt om udfordringerne og dermed sikre et godt fundament for de fremtidige ydelser og service. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender de foreslåede initiativer og fastlægger, hvorledes der skal udpeges medlemmer til grupperne. 9/21

10 #JobInfo Criteria=side1# Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende de foreslåede initiativer til indstilling til repræsentantskabet. Med hensyn til udpegning til grupperne var holdningen, at alle fra afdelingerne skal kunne melde sig, men at det er organisationsbestyrelsen, der udpeger medlemmerne på baggrund af en mangfoldighed og variation i alder, køn, anciennitet i beboerdemokratiet, etnicitet mv. Der skal udarbejdes udkast til kommissorier til det næste organisationsbestyrelsesmøde og grupperne har resten af dette kalenderår til arbejdet. 10. Nedsættelse af hjemmesideudvalg På mødet den 26. september 2012 blev organisationsbestyrelsen præsenteret for et oplæg til ny hjemmeside for SAB. I den forbindelse blev det besluttet at nedsætte et udvalg, der kan arbejde videre med hjemmesiden. Dette ligger også i tråd med et af de tiltag, som tilfredshedsundersøgelsen peger på og som er omtalt under pkt. 9. Et hjemmesideudvalg har ansvaret for at udvikle oplæg til en tidssvarende hjemmeside til endelig behandling i SAB s organisationsbestyrelse. Som bilag 19 er vedlagt et udkast til kommissorium for et hjemmesideudvalg med nærmere specificering af formål, arbejdsopgaver og ansvar. Kommissoriet lægger op til, at der udpeges to medlemmer fra SAB s organisationsbestyrelse, to medlemmer fra afdelingsbestyrelserne og to medlemmer fra. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen - godkender kommissoriet for SAB s hjemmesideudvalg, - udpeger to medlemmer fra organisationsbestyrelsen, - udpeger to medlemmer fra afdelingsbestyrelserne. Bilag 19: Kommissorium for hjemmesideudvalg Lene Vennits præsenterede et oplæg om profilering via hjemmesiden. Organisationsbestyrelsen godkendte kommissoriet og udpegede Lone Ulholm og Ellen Højgaard Jensen som organisationsbestyrelsens repræsentanter. De to medlemmer fra afdelingsbestyrelserne udpeges ligesom medlemmerne til de to andre grupper, der er foreslået nedsat under punkt 9. 10/21

11 #JobInfo Criteria=side1# 11. Ændring af målgruppe i Bellahøj III I januar 2011 overtog Københavns Kommune, Socialforvaltningen, anvisningsretten fra Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til boligerne i Kollektivhuset, Bellahøjvej 44 i SAB s afdeling Bellahøj III. I den forbindelse blev 20 boliger reserveret til hjemløse. Imidlertid har man evalueret dette og fundet, at det ikke har været hensigtsmæssigt. Socialforvaltningen har derfor henvendt sig med ønsket om at måtte skifte målgruppen for disse 20 lejemål ud med unge sindslidende. deler denne holdning om, at det ikke har fungeret med at huse de hjemløse. Det er tanken, at de hjemløse tilbydes ny bolig i perioden januar maj 2013 i andre almene boligafdelinger, der ikke nødvendigvis er SAB-afdelinger. Det forventes, at samtlige boliger står indflytningsklar for den nye målgruppe. Socialforvaltningen ønsker at overtage de 20 lejemål og leje disse under en samlet erhvervslejekontrakt. Det er ydermere tanken, at Socialforvaltningen inddrager 4 af disse til etablering af kontorfaciliteter for de ansatte, der skal fungere som bostøtte for den nye målgruppe. Der forestår fortsat en smule uklarhed omkring den nye målgruppes mulighed for eventuelt at søge nyt lejemål over den interne fortrinsret, ligesom der er uklarhed over visse juridiske aspekter omkring erhvervslejekontrakten. Disse ønsker godkendelse til at indgå i en dialog med Socialforvaltningen om. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender - at Københavns Kommune, Socialforvaltningen, ændrer anvisning til 20 lejemål, som man i forvejen har anvisningsretten til. Anvisningen ændres fra en målgruppe af hjemløse til en målgruppe af unge sindslidende. - at Københavns Kommune, Socialforvaltningen, inddrager 4 af de 20 lejemål til etablering af kontorfaciliteter. Disse lejemål skal reetableres, når samarbejdsaftalen med Københavns Kommune, Socialforvaltningen, udløber. - at indenfor ovenstående mandat forhandler med Københavns Kommune, Socialforvaltningen, om de nærmere betingelser om intern fortrinsret for den nye målgruppe og om de specifikke forhold vedrørende erhvervslejekontrakt eller andet aftalegrundlag. Bilag 20: Notat af 6. november 2012 fra Socialforvaltningen, Københavns Kommune Organisationsbestyrelsen vedtog, at den principielt set ikke har noget imod, at man ændrer målgruppen fra hjemløse til unge sindslidende og at fire af de 20 lejemål inddrages til kontorfaciliteter. Men der er en lang række forhold, der skal afklares, som nævnt i indstillingen, inden SAB kan underskrive en aftale. Det blev besluttet at bemyndige Forvaltningskommissionen til at godkende aftalen, når den foreligger. 11/21

12 #JobInfo Criteria=side1# 12. Bestyrelseshonorar 2013/14 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. august Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringsindekset for september 2012 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,08 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,44 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra kr. til ca kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 15. april 1997 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager kr., næstformanden kr. og de øvrige medlemmer kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen. 13. Tingbjerg Børnehave Tingbjerg Børnehave har modtaget et påbud fra Arbejdstilsynet fra deres besøg den 7. marts 2012, hvor det blev stadfæstet, at der skal gøres noget for at udbedre problemer med kulde og træk. har i tæt samarbejde med institutionslederen og dennes overordnede i Københavns Kommune udarbejdet forslag til genopretning af gulvvarmen samt udbedring af vinduer og tilhørende facadepartier. 12/21

13 #JobInfo Criteria=side1# Københavns Kommune har godkendt den resulterende huslejeforhøjelse af nedenstående lånefinansiering. Anlægsomkostninger inkl. teknikerhonorar omkostning mv. Finansiering 20-årigt annuitetslån Henlæggelser Huslejevirkning Årlig ydelse på 20-årigt annuitetslån Svarende til en huslejestigning på 16,08 % Årlig huslejestigning i kr. pr. m kr kr kr kr kr. 122,21kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projekt med genopretning af gulvvarme og udbedring af vinduer og tilhørende facadepartier samt medfølgende budget og finansiering. Organisationsbestyrelsen godkendte projektet for Tingbjerg Børnehave afdeling Tingbjerg I facade, ventilations- og skimmelsvampsrenovering Organisationsbestyrelsen har på mødet den 22. juni 2012 godkendt finansiering af projektlederbistand og teknisk rådgivning for ovennævnte projekt frem til første afdelingsmøde med en maksimal økonomisk ramme på kr. inkl. moms, der finansieres som et rentefrit lån af selskabets dispositionsfondsmidler, indtil projektets realiseres. Herefter indfinansieres disse omkostninger i sagen. De kr. burde i stedet være bevilget som et udlæg fra arbejdskapitalen, inden omkostningerne overgår til byggesagen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at det tidligere bevilgede rentefrie lån på kr. fra dispositionsfonden ændres til udlæg fra arbejdskapitalen med forventning om, at beløbet indarbejdes i byggesagen, når den realiseres. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 13/21

14 #JobInfo Criteria=side1# 15. Wittenberghus godkendelse af byggeregnskab for hhv. vinduesudskiftning og nyt varmeanlæg Byggearbejderne er blevet udbudt som et samlet udbud i hovedentreprise, dog med pris på henholdsvis vinduesudskiftning og nyt varmeanlæg under hensyntagen til egen trækningsret, hvor der er bevilget 1/4 til vinduerne og 2/3 til varmelægget. Der er således udarbejdet to byggeregnskaber. Vinduesudskiftningen og nyt varmeanlæg blev afleveret den 17. oktober års mangelafhjælpning er under udførelse og forventes endelig afsluttet i januar Byggeregnskaberne pr. 31. marts 2012 er revideret og har været forelagt afdelingsbestyrelsen til godkendelse på møde afholdt den 14. august Den samlede byggesag er omfattet af frivillig tilmelding til Byggeskadefonden med 1 % af anskaffelsessummen og med dertil hørende procedure for eftersyn, hvor konstaterede byggetekniske mangler ligeledes indgår i mangelgennemgangen og efterfølgende krav om udbedring overfor entreprenøren. Regnskab for udskiftning af vinduer Den samlede anskaffelsessum er på 13,5 mio. kr. mod det budgetterede på 15,6 mio. kr. Mindreforbruget skyldes primært, at hovedentreprenøren Enemærke & Petersen afgav et lavt tilbud i forhold til de øvrige bydende. Anskaffelsessum Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger og gebyrer kr kr kr. Samlet anskaffelsessum kr kr kr. I anskaffelsessummen indgår afsatte beløb på i alt kr. Påregnet finansiering Regnskab Budget 30-årigt ustøttet realkredit kr kr. Egenfinansiering kr kr. Egen trækningsret kr kr. Samlet kr kr. Bilag 21. Byggeregnskab pr. 31. marts 2012 Byggesag 0001 udskiftning af vinduer 14/21

15 #JobInfo Criteria=side1# Regnskab for udskiftning af varmeanlæg Den samlede anskaffelsessum er 7,5 mio. kr. mod det budgetterede på 10,5 mio. kr. Mindreforbruget skyldes primært, at hovedentreprenøren Enemærke & Petersen afgav et meget lavt tilbud i forhold til de øvrige bydende. Anskaffelsessum Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger og gebyrer kr kr kr. Samlet anskaffelsessum kr kr kr. I anskaffelsessummen indgår afsatte beløb på i alt kr. Påregnet finansiering Regnskab Budget 30-årigt ustøttet realkredit kr kr. Egenfinansiering kr kr. Egen trækningsret kr kr. Samlet kr kr. Bilag 22. Byggeregnskab pr. 31. marts 2012 Byggesag 0002 udskiftning af varmeanlæg Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for henholdsvis udskiftning af vinduer og nyt varmeanlæg. Bilag 21: Byggeregnskab pr. 31. marts Udskiftning af vinduer Bilag 22: Byggeregnskab pr. 31. marts Udskiftning af varmeanlæg Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskaberne for Wittenberghus. 16. Rolandsgården udskiftning af altan- og terrassedøre - byggeregnskab På organisationsbestyrelsens møde den 26. september 2012 blev der præsenteret et byggeregnskab for udskiftning af altan- og terrassedøre, hvori trækningsretstilskuddet ikke var nedjusteret i forhold til den endelige anskaffelssum. Det er nu blevet rettet, så der foreligger et nyt byggeregnskab (bilag 23). 15/21

16 #JobInfo Criteria=side1# Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender det tilrettede byggeregnskab. Bilag 23: Nyt byggeregnskab pr. 30. september 2010 Organisationsbestyrelsen godkendte det tilrettede byggeregnskab. Sager til orientering 17. Toften Baggrund Den 5. juli 2011 modtog Socialministeriets godkendelse for opførelsen af 10 skæve boliger i Husum/ Brønshøj. Projektet skal opføres af totalentreprenøren AGJ Pitzner, der leverer 10 boligmoduler på 36 m², samt et boligmodul med fælleslokale, vaskerum, varmecentral og kontor til den sociale vicevært. Der er ligeledes indgået aftale om leje af kommunens grunde i minimum 30 år. På grund af øget risiko for udgifter til forurening på grunden blev projektet sat i bero. Status Projektet er nu igangsat og entreprenøren er i gang med oprydning af forurening på grunden. Entreprenøren er ligeledes i gang med produktionen af de 10 boligmoduler, samt fælleshus. Ud over de afsatte midler til forurening har der ikke været yderligere økonomiske eller projektmæssige overraskelser i projektet. Købehavns Kommune har allerede tilknyttet en social vicevært, som er med i processen frem til indflytning og herefter fast tilknyttet afdelingen. Der er ligeledes ved at blive udarbejdet lejeaftale til boligerne, hvor Københavns Kommune forventer at kunne visitere de 10 beboere indenfor det næste 2 måneder. Økonomi Ligesom SAB har godkendt en ekstra bevilling på kr. til projektet, har og Københavns Kommune bidraget til at projektet bliver realiseret. Ud fra den seneste budgetopfølgning er det administrationens vurdering, at projektøkonomien kan holdes inden for de afsatte økonomiske rammer. Tidsplan 1. november 2012: byggestart 1. april 2013: forventet aflevering. 15. april 2013: forventet indflytning 30. april 2013: Indflytningsfest, med politisk deltagelse (datoen er ikke endeligt fastlagt) Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/21

17 #JobInfo Criteria=side1# Rolf Andersson fortalte, at en af borgmestrene fra Københavns Kommune skal indvie byggeriet. SAB s formand John B. Sørensen vil ligeledes tale ved indvielsen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning års eftersyn i Brohuset og orientering om boligbroen 5-års eftersyn På organisationsbestyrelsesmødet den 14. november 2012 var punktet om 5-års eftersyn i Brohuset på dagsordenen. Organisationsbestyrelsen var i den forbindelse interesseret i at høre nærmere om afklaringen på de reklamerede forhold og der vil derfor blive en mundtlig orientering på mødet. Boligbroen Siden ca. 1 år efter afleveringen af Brohuset, har beboere, som er bosat i de 4 bro-boliger, med jævne mellemrum henvendt sig med oplevelsen af, at gulvene i deres boliger gynger, eller på anden måde opleves mere bevægelige end forventet. Siden den første henvendelse har og totalentreprenøren haft fokus på forholdet og har på forskellig vis forsøgt at afhjælpe bevægelserne, men hver gang har beboerne vendt tilbage med besked om, at man ikke mener, at forsøget på afhjælpning har virket. har desuden iværksat en række undersøgelser for at klarlægge årsagen til bevægelserne, uden at disse i første omgang gav brugbare svar, udover hvilket er væsentligt - at der ikke er sikkerhedsmæssig risiko forbundet med den udførte konstruktion. De vedvarende henvendelser fra beboerne gjorde det nødvendigt at få afdækket, hvad det er beboerne oplever, og der blev derfor i november 2011 via COWI, iværksat en dybdegående undersøgelse (måling) af bevægelserne. Denne viste, at brokonstruktionerne er en smule for slappe og at der derfor forekommer bevægelser, som overskrider flere fastsatte grænseværdier for, hvor meget bevægelse og eftergivenhed der må være i en sådan konstruktion. I følge COWI har overskridelserne muligvis en reducerende effekt på konstruktionens levetid på længere sigt, uden at der dog er tale om et akut sikkerhedsmæssigt problem. På den baggrund fremsatte i december 2011 en reklamation mod totalentreprenøren, herunder med et krav om, at problemet afhjælpes jf. COWI s anbefalinger, hvilket indebærer en svingningsdæmpende installation til mio kr. pr. boligbro (den ene af de to broer hører under 3B). Totalentreprenøren har i november 2012 endeligt afvist forholdet, da man mener, at det er forældet, men har i stedet inviteret til afklaring via forhandling. har i første omgang afvist tilbuddet om forhandling, da dette vil indebære, at bygherren skal være klar til at dække en del af udgiften til udbedring. har i stedet anmeldt forholdet til byggeskadefonden, da vi umiddelbart ser, at forholdet med dets karakter og 17/21

18 #JobInfo Criteria=side1# omfang ligger inden for byggeskadefondens dækningsområde. Byggeskadefondens behandlingstid forventes at vare 6 måneder, før at man har taget stilling til, om det er forhold, man vil dække. Hvis Byggeskadefonden vælger ikke at gå ind i sagen, eller ikke ser forholdet som værende dækningsberettiget, vil vi genoptage henvendelsen til totalentreprenøren evt. via et syn- og skønsforløb eller forhandling og har derfor overfor totalentreprenøren meddelt, at reklamationen opretholdes. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Rolf Andersson orienterede om, at sagen om boligbroen kan ende i en mulig voldgiftssag. Derudover har der i løbet af perioden for 5-års gennemgangen været 14 reklamationer, hvoraf de 10 er afklaret, der er fire tilbage, hvoraf de tre handler om dokumentation, mens den sidste kan være mere graverende. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent for almene boliger. Loven træder i kraft 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for sat føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. Udmøntning af grundkapital i Københavns Kommune i 2013 Med budgetaftalen for 2013 har Københavns Kommune afsat i alt 140 mio. kr. til grundkapital til opførelse af 725 nye almene boliger, heraf 145 ungdomsboliger. Kommunen har besluttet at udmønte grundkapitalen for 2013 i følgende fire portioner: 1) Partnerskab om billige familieboliger: Ca. 55 mio. kr. afsættes til billige almene familieboliger i form af AlmenBolig+ 18/21

19 #JobInfo Criteria=side1# 2) Partnerskab om ét større ungdomsboligbyggeri: Ca. 15 mio. kr. afsættes til et partnerskab om ét større ungdomsboligbyggeri med boliger. 3) Udbud Konkurrence om alment arkitektonisk fyrtårn: Ca. 25 mio.kr. afsættes til konkurrence om alment arkitektonisk fyrtårn. Det vil give boliger. 4) Udbud af attraktive familie- og ungdomsboliger: Ca. 45 mio. kr. afsættes til udbud af ca. 220 familie- og ungdomsboliger. Derudover er der i 2013 afsat 30 mio. kr. til grundkapital og kapitaltilførsel i forbindelse med renoveringsprojekter. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Aktuel boligpolitisk orientering Der vil på mødet blive givet en aktuel boligpolitisk orientering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jesper Nygård orienterede om ghettobegrebet. Lige efter regeringen var tiltrådt, var de enige om at ghettobegrebet burde afskaffes. Det er ikke sket bl.a. fordi regeringen er presset af sit forlig med den tidligere regering. I dag er det i højere grad medierne, der bruger begrebet, mens regeringen i højere grad bruger begrebet udsatte boligområder. Der er planer om at ændre kriterierne for disse områder fra tre til fem kriterier, hvor man skal opfylde tre ud af fem kriterier i stedet for to ud af tre, som det er i dag. I findes tal, der viser at tingene udvikler sig i den rigtige retning. Andelen af beskæftigede er samlet set steget, selv om der er nogle områder, der nu må holde mere for end de tidligere har gjort. Der er heldigvis et fremragende samarbejde med Københavns Kommune som er med til at trække i den rigtige retning. Jesper Nygård orienterede desuden om en positiv i udvikling i antallet af udsættelser. Afskaffelse af kontanthjælpsloftet, gældsrådgivning m.m. ser ud til at have haft en positiv effekt. I dag sættes halvanden person på gaden om dagen i forhold til for to år siden, hvor det var fire personer. Der samarbejdes med regeringen og Enhedslisten om at give mulighed for at kommunen kan gå ind og hjælpe folk på et tidligere tidspunkt. 19/21

20 #JobInfo Criteria=side1# Københavns kommune har både afsat penge i TMF og i SOF, hvilket betyder, at de kan ansætte flere boligrådgivere m.m. Der er en historisk stor vilje til at hjælpe de udsatte. 21. Eventuelt Adam Vangtorp orienterede om det nye forvaltningsklassifikationssystem og den nye kontoplan for konto 115 og 116. Han opfordrede til, at man vil have lidt overbærenhed med budgetopfølgningerne på s ekstranet Fællesskabet. Anne Mette Svendsen orienterede om at s studietur i år går til Sydtyskland og at datoerne er juni og september. Hun spurgte om organisationsbestyrelsen ønskede at byde ind på en af de to ture. Organisationsbestyrelsen ønskede at forhåndsreservere ni pladser til turen i juni. Ole Lagoni sagde tak til bestyrelsen og for opmærksomheden omkring hans fødselsdag. Bjarne Krohn orienterede om, at der havde været en artikel i Brønshøj-Husum avisen om helhedsplanen for Bellahøj. Der kommer på den baggrund en information ud til beboerne og en svarartikel i Brønshøj-Husum avisen. Frank Sass spurgte til praksis, når man ansætter ny driftslederassistent og driftsleder. Formanden i Husum Vænge er vred, for hun siger, at hun ikke er blevet orienteret om at der ansat ny driftsleder. Kjeld Poulsen svarede, at afdelingsbestyrelsen ikke ansætter, men kan blive præsenteret for 1-2 driftsledere. Normalt inddrages de slet ikke når det gælder underordnet personale. Lene Vennits lovede at undersøge den konkrete sag og vende tilbage til Frank Sass. Stig Torp Kaspersen orienterede om, at det havde været en fredelig nytårs aften i Tingbjerg. Referatet er forelagt og godkendt. København den John B. Sørensen Kjeld Poulsen Stig Torp Kaspersen 20/21

21 #JobInfo Criteria=side1# Frank Sass Ole Lagoni Alice Brødbæk Lone Ulholm Bjarne Krohn Ellen Højgaard Jensen Flemming Balle Mogens Hansen 21/21