Egebjerg Kommune. Økonomiudvalg. Referat

Transkript

1 Egebjerg Kommune Økonomiudvalg Referat Dato: Den 05-september-2003 Starttidspunkt for møde: Kl Sluttidspunkt for møde: Kl Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen åben

2 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Indholdsfortegnelse Til behandling - for åbne døre Ligningsredegørelse 2002/ Projektsekretariat - justering af den administrative struktur. Budgetemne Ansøgning om anlægsbevilling - salg af Mælkebøtten Driftskontrakter - principper for udarbejdelse af 2. generations kontrakter Administrativ struktur - første evaluering Evalueringskriterier Boligselskabet BSB Egebjerg, regnskab 1/ / Udlejning af Rødmevej 1 A -B Ansøgning om støtte til renovering af 10 ungdomsboliger i Kollegiet Toften Salg af jord Fastsættelse af dato for ekstraordinærtmøde i Økonomiudvalget Borgermøde vedr. budget Til behandling - for lukkede døre Lukket sag: Personalesag Eventuelt Information til pressen. 239 Bilagsliste åben

3 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 222 Til behandling - for åbne døre 223. Ligningsredegørelse 2002/2003 J.nr.: K07 Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Skatteafdelingen fremsender Redegørelse for ligningsplanperioden Bilag: Redegørelse for ligningsplanperioden dok.nr Notat: Skattechef Anni Dibbern deltager ved sagens behandling. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde. Indstilles Projektsekretariat - justering af den administrative struktur. Budgetemne. J.nr.: A21 Sagsid.: 24082/ Initialer: ssm Åben sag Ved gennemførelse af den nuværende administrative struktur blev der oprettet et Projektsekretariat med Martin Andersen som leder. Martin Andersen havde og har samtidig funktionen som fritidschef, herunder leder af Ungdomsskolen.

4 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 223 Formålet med Projektsekretariatet var at sætte større fokus på udviklingsinitiativer på tværs af kommunen. Sekretariatet skulle således blandt andet yde praktisk konsulentbistand til større eller mindre projekter i kommunen herunder også yde bistand til at søge extern medfinansiering til diverse projekter. Sekretariatet har kun haft begrænset succes, idet det især har vist sig, at kombinationen af udviklingsprojekter, fritidsområdet og Ungdomsskolen er en for stor mundfuld. Af den grund bør Projektsekretariatets virksomhed revurderes som led i den løbende justering af den administrative struktur. Parallelt med disse erfaringer er det blevet stadig mere klart, at kommunen har et efterslæb på uddannelsesområdet. Ledere og medarbejdere har et stort og løbende behov for videreuddannelse. Her tænkes ikke i første række på faglige kurser, som i rimeligt omfang tilbydes. Der tænkes mere på egentlig lederuddannelse og kompetenceudvikling i øvrigt de såkaldte bløde kurser, eksempelvis: Personlig udvikling, kommunikation, værdiarbejde, projektarbejde, ledelsesværktøjer, uddannelse af personalerepræsentanter. Også Egebjerg kommune får i stigende omfang rekrutteringsproblemer. Dette stiller særlige krav til de tilbageblevne medarbejdere om at kunne løfte opgaverne i den kommunale sektor opgaver, som bliver stadigt mere komplicerede. Hertil kommer den konkurrence, som ledere og medarbejdere udsættes for i tilfælde af en kommunalreform. Dette pålægger kommunen et særligt ansvar, således at vore medarbejdere så vidt muligt kan stå sig i denne konkurrence. Endelig stiller kommunens ledelsespolitik særlige krav til vore ledere blandt andet for at kunne tænke og handle på tværs af kommunens forskellige driftsområder. Med ovenstående argumenter, anbefaler direktionen, at det overvejes at styrke Projektsekretariatet pr således: 1. Martin Andersen løses fra sine opgaver inden for Ungdomsskolen 2. Der udnævnes ny Ungdomsskoleleder 3. Ungdomsskolen og Ældrerådet overføres til Skole- og Kulturafdelingen, således at Fritidsafdelingen nedlægges 4. Martin Andersen overflyttes til chef for Udviklingssekretariatet således at Projektsekretariatet omdøbes 5. Udviklingssekretariatets hovedopgaver vil være: Kompetenceudvikling for medarbejdere og ledere i kommunen Fundraising Procesansvarlig for større projekter i kommunen Konsulent for ledelses- og uddannelsesmæssige tiltag for institutioner og rådhusafdelinger Sparringspartner for direktionen Fritidsområdet Sekretær for SSP-udvalget (udviklingsopgave) 6. Der tilføres 10 sekretærtimer til fordeling mellem Udviklingssekretariatet og Skole- og Kulturafdelingen

5 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Strukturjusteringen giver en årlig merudgift, svarende til ca kr., heraf ca til lønninger og ca til uddannelsesinitiativer. Det bemærkes, at uddannelsesinitiativer ofte vil kunne medfinansieres fra extern side, hvorfor de ikke er udtryk for den samlede uddannelsesmæssige indsats i kommunen 8. Merudgiften finansieres via den forøgelse af udviklingspuljen på 0.5 mio kr., som er planlagt for De resterende kr. af den planlagte forøgelse af udviklingspuljen supplerer de midler, der i praksis anvendes til afviklingsinitiativer (fratrædelsesordninger, senioraftaler osv.) 10. Nyder forslaget fremme, kan det indgå i budgetforhandlingerne. Det indstilles, at Økonomiudvalget anmoder Hovedudvalget om en udtalelse om ovenstående. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til 2. behandling. Notat: Fritidschef Martin Andersen deltager ved mødet kl Fortsat sagsfremstilling: Fra administrativ side har hovedsigtet med ovenstående været at anbefale supplerende midler til uddannelse af ledere og medarbejdere i hele kommunen. At foretage justering af den administrative struktur har alene været tænkt som en mulighed for at kunne realisere en øget uddannelsesindsats. Andre muligheder kan naturligvis også tænkes. Imidlertid har dette forslag til strukturjustering i den verserende debat overskygget forslagets indhold: Øget uddannelse. På baggrund heraf indstilles det, at Økonomiudvalget ser bort fra forslaget om strukturjustering og alene drøfter mulighederne for at lade en øget uddannelsesindsats indgå i de forestående budgetdrøftelser. Skulle der på budget 2004 blive afsat flere midler til en uddannelsesindsats, kan der fra administrativt hold fremlægges flere forslag til at nyttiggøre disse midler. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde. Indstillingen godkendt.

6 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Ansøgning om anlægsbevilling - salg af Mælkebøtten J.nr.: Sagsid.: Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender ansøgning om en anlægsbevilling samt tillæg til rådighedsbeløb indtægt kr til salg af Mælkebøtten som led i daginstitutionsstrukturen. Projektet indgår som en del af de samlede anlægsinvesteringer i forbindelse med ændringen af daginstitutionsstrukturen, hvor den samlede netto udgift er finansieret af lån, der er hjemtaget og tilgået kassen. Bevillingen medfører en forøgelse af kassen i 2003 med kr De øvrige anlægsinvesteringer i forbindelse med strukturændringen afholdes først i 2004 hvorfor de er indarbejdet i budgetforslaget for Bilag: Bevillingsskema anlægsbevilling 2003 daginstitutionsstruktur - salg af Mælkebøtten (104604) Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde. Indstilles til godkendelse Driftskontrakter - principper for udarbejdelse af 2. generations kontrakter J.nr.: Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag Økonomiudvalget godkendte den en skabelon for de administrative driftskontrakter, der skal indgås i kommunen. Under drøftelserne var man opmærksom på, at driftskontrakterne skulle udvikles løbende i takt med indhøstede erfaringer. Der er nu gået så tilpas lang tid, at nye kontrakter får karakter af 2. generationskontrakter.

7 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 226 Hovedsigtet med kontraktstyringen er imidlertid uforandret: Kontrakterne skal afspejle de forventninger og krav, som kontraktsparterne har til hinanden. Kontraktsparterne er: Den ansvarlige leder, det pågældende fagudvalg, borgmester og direktion. Disse parter er forpligtet af kontraktsindholdet gennem deres underskrift. Underliggende disse kontrakter eksisterer virksomhedsplanerne, som ser tilbage og frem: Tilbage, idet virksomhedsplanerne evaluerer det forgangne års drift hvad levede man op til, hvad blev ikke realiseret, hvad gør man så? Frem, idet planerne beskriver den måde, virksomheden i hverdagen skal drives det kommende år. Hvor kontrakter er forpligtende for de underskrivende parter, er virksomhedsplanerne den pågældende virksomheds egen ejendom. Derfor sendes virksomhedsplaner kun frem til orientering for fagudvalg og direktion. Kontrakterne angiver de ledelsesvilkår, som er gældende på det pågældende område fx kommunens ledelsespolitik samt i skemaform ansvar og kompetence på visse væsentlige områder. Samtidig skal kontrakterne gerne afspejle en balance mellem på den ene side service- og kvalitetskrav og på den anden side den pågældende leders budget. Det er derfor naturligt, at der politisk forholdes til det kvalitetsniveau, som det bevilgede budget levner mulighed for. De hidtil indgåede kontrakter er meget upræcise med hensyn til servicemålene men præcise med hensyn til budgettet, der jo følger de årlige budgetvedtagelser. Dette skaber dels en risiko for ubalance mellem servicemål og midler (budget) dels en politisk uklarhed over den service, der rent faktisk leveres over for borgerne. Det er dette (mis)forhold, der søges rettet op på gennem de såkaldte 2. generationskontrakter. Vi står her i et dilemma, hvor flere hensyn skal vejes op mod hinanden: Vi ønsker ikke, at driftskontrakterne skal genforhandles i tide og utide heller ikke pr. automatik hver år, når det ny budget indgås. Vi ønsker heller ikke, at kontrakterne indeholder en detajlstyring, der modvirker hele idéen med lønsumsstyring, som er følgende: Du skal levere den og den service og du får dette budget. Hvordan du løser denne opgave, blander vi (politikere og direktion) os principielt ikke i. Vi ønsker, at det bliver klart ikke mindst for fagudvalg og kommunalbestyrelse hvilken service, der kan fås for det bevilgede budget. Vi ønsker et sikkert styringsværktøj for de implicerede i et driftsområde fx i forbindelse med løbende budgetopfølgning. Den enkelte leder skal ikke stilles til ansvar for ikke at kunne levere den ønskede service til halv pris (dvs., med et for skrabet budget).

8 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 227 Spørgsmålet er herefter, hvor eventuelt specifikke krav til service og budgetstyring skal indskrives: Skrives de ind i selve kontrakten, får kommunens driftskontrakter et tilfældighedernes præg: Det vil nemlig bero på tilfældigheder, om der på et eller andet område er udmeldt specifikke krav nogle kontrakter ville indeholde sådanne, andre ikke. Skrives de ind i kontrakten, skulle denne genforhandles så snart, de pågældende specifikke krav ikke mere er gældende. Skrives de ind i virksomhedsplanen, skal den for at være forpligtende for alle parter godkendes. Planen ville således miste den værdi, den har i dag, hvor den enkelte virksomhed (fx en skole) reelt føler ejerskab til virksomhedsplanen. Planen ville ændre karakter og blive til en udvidet kontrakt. Skrives de derimod ind i et tillæg/bilag til kontrakten, opnår man den ønskede flexibilitet: Tillægget/bilaget kan ændres når som helst, uden at selve kontrakten skal tages op til revision. Det bemærkes, at kommunens driftskontrakter efter direktionens opfattelse over tid nødvendigvis vil udvikle sig forskelligt, simpelt hen fordi de afspejler forskellige driftsvilkår for de enkelte virksomheder. Endvidere vil behovet for og ønsket om at stille specifikke krav til den enkelte virksomhed også være forskellige. Disse forskelligheder gør mindst skade for hele kontraktsprincippet ved, at eventuelle specifikke krav indskrives i et tillæg/bilag til driftskontrakten. På baggrund af ovenstående indstiller direktionen, at eventuelle specifikke krav indskrives i et tillæg/bilag til driftskontrakten../. Tidligere udleveret: - Skabelon for de administrative driftskontrakter godkendt i Øk.udv dok.nr Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til ekstraordinært møde den kl Økonomiudvalgs beslutning den Det er et krav, at der udarbejdes en præcis handleplan, som godkendes af kontraktparterne: Afdelingslederen, fagudvalget, direktionen, borgmesteren. I forbindelse med fremtidige kontraktforhandlinger indskrives som standardvilkår, at der udarbejdes handleplaner til opfølgning af budgetbeslutninger og at disse handleplaner godkendes som oven for angivet. Administrativ håndtering af Økonomiudvalgets beslutning den :

9 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 228 Den senere tids drøftelser vedr. udarbejdelse og godkendelse af handleplan på social- og arbejdsmarkedsområdet synes at vise, at der kan være nogen usikkerhed med hensyn til, hvem der godkender hvad i en handleplan. Endvidere og i fortsættelse af drøftelserne i udvalget den bør der udarbejdes nogle praktiske retningslinier på området. På baggrund heraf har direktionen udarbejdet notat af (dok 86029) vedr. handleplaner. Afsnit 1 omhandler bla. nytten ved at udarbejde handleplaner. Afsnit 2 indeholder en praktisk fortolkning af udvalgets beslutning den Afsnit 3 beskriver, hvem der politisk og administrativt godkender hvad i en handleplan Afsnit 4 omtaler kort lederens forpligtelser. Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender notat af som administrativt værktøj. (Notat vedr. Handleplaner dok. nr ) Økonomiudvalgets beslutning den Godkendt med enkelte redaktionelle rettelser. Tidligere udleveret: - Notat vedr Handleplaner - tilrettet i h.t. Økonomiudvalgets beslutning dok. nr Notat: Kommunalbestyrelsesmedlem Niels Bo Lauridsen har ønsket sagen sendt til Kommunalbestyrelsen - møde Stl. 11. Kommunalbestyrelsens beslutning den Sagen tilbagesendes Økonomiudvalget. Notat: Kommunaldirektøren eftersender notat. Tidligere udleveret: Kommunaldirektørens notat af vedr. godkendelse af handleplaner dok Økonomiudvalgs beslutning den Kommunaldirektørens notat tages til efterretning. Notatet vedlægges sagen i forbindelse med oversendelse til Kommunalbestyrelsen.

10 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 229./. Vedlagt: Notat vedr. Handleplaner - dok.nr Handleplaner/hvem godkender - dok.nr Godkendelse af handleplaner forespørgsel til Tilsynsråd- dok.nr Kommunalbestyrelsens beslutning den Oversendes til 2. behandling. Fortsat sagsfremstilling: Direktionen og socialchefen har udarbejdet vedlagte notat af (dok ) med en sagsfremstilling. Socialudvalget har på sit mødet den foretaget enkelte redaktionelle ændringer i notatet. Disse ændringer er indarbejdet i notatet. Direktionen har bestræbt sig på, at sagsfremstillingen kunne stå alene, således at Tilsynsrådet ikke også skulle forholde sig til de mange breve og notater, der i øvrigt ligger i sagen. Socialudvalget har ønsket, at nogle af de tidligere breve medsendes til Tilsynsrådet. Det indstilles, at Økonomiudvalget tilslutter sig sagsfremstillingen og indstiller den videre til Kommunalbestyrelsen. Samtidig indstilles, at Økonomiudvalget drøfter, om sagsfremstillingen bør ledsages af tidligere breve/notater fra sagen. Socialudvalget har den truffet flg. beslutning: Socialudvalget har behandlet det foreliggende notat og har foretaget redaktionelle ændringer og præciseringer. Samtlige dokumenter som vedr. sagen - jfr. listen dok ønskes medsendt til Tilsynsrådet. Bilag: Handleplaner - godkendelse heraf. Forespørgsel til Tilsynsrådet (101045) Dokumenter, som Socialudvalget ønsker tilsendt Tilsynsrådet: Skabelon for driftskontrakter - godkendt i økonomiudvalget den (13732) Udkast til kontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen pr (71143) Særudkast til kontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen pr (82160) Notat til Socialudvalgets møde den 27. januar 2003 vedr. 2. behandling af udkast til kontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen (82163) Samråd mellem Økonomiudvalg og Socialudvalg 2003 (82575) Kompromisforslag vedr. kontrakt - sendes pr. mail til socialudvalget den (82989)

11 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 230 Udtaler at socialudvalget fastholder kontraktudkast dok som vedtaget på socialudvalgets møde Endvidere udtrykkes forundring og beklagelse af den mistillid til socialudvalgets arbejde og indsats, som udv længe har følt. (83201) Handleplan til budgetopfølgning for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen (84503) Handlingsplaner hvem godkender hvad (86029) Handleplaner hvem godkender (88701) Godkendelse af handleplaner - forespørgsel til Tilsynsrådet (93308) Oversigt over sager og dokumenter ønsker Socialudvalget medsendt til Tilsynsrådet (96363) Argumenter som Socialudvalget ønsker medtaget i skrivelse til Tilsynsrådet (96406) Handleplaner administrationsnotat version 1 (104792) Øvrige dokomenter, som ligger i sagen: Driftskontrakter (11460) Politik, målsætninger på Socialudvalgsområdet (75651) Driftskontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen 1. januar 2993 til 31. december 2004 (75652) Noter fra mødet med Flemming den 23. januar 2003 (82211) Punkter til samrådsmøde med økonomiudvalget (82706) Kontrakter Noter fra mødet i ledergruppen (83435) Direktionens oplæg til bilag/tillæg til kontraktudkast fra Socialudvalget (83678) Sagsforløb vedr. igangsætning af KR-analyse af social- og arbejdsmarkedsområdet (83683) Oplæg til handleplan (85038) Handleplan til budgetopfølgnig for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen (85298) Handleplan 2003 godkendelse (86394) Kontrakt (87851) Sag nr. 57 på økonomiudvalgsmøde den 6/3 03. overvejer jeg at sende i kommunalbestyrelsen (87872) Jeg har gennemset de fremsendte sagsakter og ønsker sag nr. 57 fra økonomiudvalget sendt i kommunalb (87886) Handleplaner (95980) Handleplaner Socialudvalgets redaktionelle ændringer og præciseringer (104610) Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde. Indstilles til Kommunalbestyrelsen, at sagsfremstillingen notatudkast af fremsendes til Tilsynsrådet, ledsaget af bilagsfortegnelse, men ingen bilag.

12 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Administrativ struktur - første evaluering Evalueringskriterier J.nr.: Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag På sit møde den besluttede Økonomiudvalget, at der skulle vedtages evalueringskriterier inden udgangen af Direktionen indstiller følgende procedure: 1. Hovedudvalget drøfter sagen ca. september 2. Samarbejdsorganisationen drøfter sagen ca. september/oktober 3. Hovedudvalget udtaler sig til Økonomiudvalget ca. oktober 4. Ledergruppen udtaler sig til Økonomiudvalget ca. oktober 5. Økonomiudvalget drøfter sagen november 6. Kommunalbestyrelsen drøfter sagen på sit møde i december. Såfremt Økonomiudvalget ønsker særlige kriterier / målepunkter inddraget, indstilles disse meddelt ud til Hovedudvalg/Ledergruppe. Blandt de hensyn, den daværende Kommunalbestyrelse ønskede tilgodeset i en ændret struktur, var blandt andre følgende: kortere kommandoveje gennem reduktion i ledelsesniveauerne øget decentralisering og øget ansvarliggørelse af ledere gennem anvendelse af kontrakter sikring af flexibel organisation, der hurtigt kan indrette sig efter nye opgaver øget borgerbetjening blandt andet gennem oprettelser af en Rådhusbutik oprettelse af konsulenttjeneste blandt andet på områderne: personale, løn, økonomi til servicering af den kommunale organisation. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde Godkendt.

13 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Boligselskabet BSB Egebjerg, regnskab 1/ / J.nr.: G01 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Ved skrivelse af 24. juni 2003 fremsendes ovennævnte regnskab med anmodning om kommunens godkendelse. Samtidig vedlægges referat af det ordinære bestyrelsesmøde og organisationens ordinære repræsentantskabsmøde af samme dato til Økonomiudvalgets orientering. De primære opgaver i det regnskabsmæssige tilsyn beatår i: At påse at regnskabsmaterialet er indsendt rettidigt og i overensstemmelse med de fastsatte regler At vurdere om den økonomiske drift er i overensstemmelse med bestemmelserne i gældende lovgivning m. v. At foretage en kritisk gennemgang af regnskabsmaterialet for at sikre at drift og økonomi er forsvarlig og opfylder gældende regler- Der er flere andre opgaver i tilsynet, og heraf kan nævnes følgende: At ejendommen er forsvarligt vedligeholdt At selskabets vedtægter og vedtægtsændringer opfylder gældende bestemmelser. Kommunalbestyrelsen skal fremlægge vedtægterne til offentlig gennemsyn. At udlejning af ledige lejligheder sker efter gældende regler. Forvaltningen vil på mødet gennemgå tilsynet, checkliste og regnskabet Som det kan bemærkes er regnskabsperioden den gang fra 1½ år. Boligorganisationen valgte sidste år at omlægge regnskabsperioden, og det tog Økonomiudvalget til efterretning på møde den 29. august /. Vedlagt: - Revisionsprotokolat (side 60 til og med 68 regnskabshæftet) dok Referat af ordinært bestyrelsesmøde i organisationen den 28. maj 2003 og ordinært repræsentantskabsmøde samme dato - dok I sagen ligger regnskabet i 2 eksemplarer. Indstilling: Regnskabet godkendes på det foreliggende grundlag idet ovennævnte punkter ikke giver anledning til bemærkninger Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde. Godkendt.

14 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Udlejning af Rødmevej 1 A -B J.nr.: Ø54 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Teknik & Miljøudvalget har på mødet den 23. april behandlet en ansøgning om etablering af en friskole i ejendommen, Gemalvej 17 i Kirkeby. Ejendommen er en landbrugsejendom, og det var planen at stuehuset og en del af udhusbygningerne skulle indrettes til skole. Resten af driftsbygningerne skulle fortsat anvendes til landbrugsdrift. Ejendommen ejes af Kim Jørgensen, Nørregårdsvej 25 og drives sammen med hans ejendom her. Teknik & Miljøudvalget afslog en zonetilladelse med henvisning til at en del af ejendommen måske skulle indgå i et erhvervsområde. Der er tale om det område vi har foreslået til udvidelse af erhvervsområdet ved Smedegårdsvej ved den kommende revision af Kommuneplanen. Det er kun en mindre del af ejendommen der skal indgå og bygningerne er ikke omfattet, men udvalget har ment at det er uhensigtsmæssigt at etablere en skole ved et kommende erhvervsområde. Med i overvejelserne har også spillet ind at Nørregårdsvej og Gemalvej ikke er egnet til skolevej med placering af en stor virksomhed som Teglværksgården A/S. Det er her LMglasfiber har til huse, og selv om de flytter skulle der gerne komme en anden virksomhed. Efter samtale med ansøger har Teknik- og Miljøafdelingen foreslået at de kan overtage Reginahaven når den bliver overflødig, og det er de interesseret i. De har dog travlt da de planlægger at starte efter sommerferien Som alternativ har Teknik- og Miljøafdelingen foreslået Rødmevej 1 A B, IAU-huset. Også dette er de interesseret i, men på lidt længere sigt er det ikke stort nok. Derfor vil de gerne leje med forkøbsret eller se på Reginahaven senere hvis det går godt med skolen. Teknik- og Miljøafdelingen har vurderet en årlig leje til kr., og det kan næsten dække de årlige renter og afdrag på det lån der blev optaget i forbindelse med oprettelse af IAUhuset. Lånet løber i endnu 3 år. Med en leje som anslået vil der være nogle driftsudgifter der hviler på udlejer så der vil være et underskud på ca kr. pr. år. Yderligere skal det tages i betragtning at der vil mangle en forventet salgsindtægt på kr. Der er regnet med indfrielse af lånet på kr. så netto vil der være et likviditetsunderskud på knap kr. Det skal oplyses at Børne- og Kulturudvalget i forbindelse med behandlingen i Teknik & Miljøudvalget om tilladelse til indretning af en skole på Gemalvej blev hørt. Børne- og Kulturudvalget har ikke kompetence til at afgøre om der kan oprettes en friskole, men et udsagn herfra kunne uden at bruges som et argument indgå i overvejelserne. Børne- og Kulturudvalget mener ikke Egebjerg Kommune skal arbejde for flere friskoler på grund af de økonomiske konsekvenser. Indstilling: Friskolen Skolen i det Sydfynske tilbydes en leje på 3 år for Rødmevej 1 A B for et årligt lejebeløb på kr. Det skal være en betingelse at vi som udlejer kun vil foretage de mest nødvendige udgifter til udvendig vedligeholdelse, forsikringer mm., og skolen selv skal afholde udgifter til forbrug. Nettolejen vil udgøre ca kr.

15 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 234 Som begrundelse for at Teknik- og Miljøafdelingen ikke følger Børne- og Kulturudvalgets anbefaling skal lægges til grund at Egebjerg Kommune vil få svært ved at sælge de bygninger der er planlagt afhændet uden det på en eller anden måde vil give kommunale udgifter. Her tænkes på boligtilskud mm. hvis der oprettes lejligheder. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde. Økonomiudvalgs beslutning den Angivelsen i sagsfremstillingen af, at Børne- og Kulturudvalget ikke mener, at Kommunen skal arbejde for flere friskoler, beror på en misforståelse. Udvalget skal ikke tage stilling til oprettelse af friskoler, der modtager tilskud fra Undervisningsministeriet, såfremt de i øvrigt opfylder lovens betingelser. Indstilles, at Rødmevej 1 A B udlejes pr under forudsætning af, at der kan opnås en tilfredsstillende lejeindtægt. Tidligere udleveret: - Økonomiafdelingens bemærkninger af dok. nr Kommunalbestyrelsens beslutning den Indstillingen godkendt med 16 stemmer mod 1 (Niels Bo Lauridsen) Yggdrasil Skolen -i det Sydfynske har på et møde med Borgmesteren den 27. august 2003 fremsat et ønske om at huslejen nedsættes med 2000 kr. fra 1. september og 1 år frem. Det er det primære ønske, men som alternativ kunne det komme på tale med en efterbetalingsaftale når skolen opnår statstilskud. Teknik & Miljøafdelingen mener ikke der kan gives et nedslag i lejen, da en kommune ikke må give skjult støtte til en privat virksomhed. Derfor må økonomiudvalget hvis en nedsættelse findes relevant beslutte at huslejen fra starten af er sat for høj i forhold til det lejedes værdi. Indstilling: Ansøgningen gives et afslag. Bilag: - Rødmevej 1/nedsættelse husleje (104778) Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde.

16 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 235 Ansøgningen kan ikke imødekommes Ansøgning om støtte til renovering af 10 ungdomsboliger i Kollegiet Toften J.nr.: Ø52 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Ved brev af 9. september 2002 har Kollegiet Toften anmodet om støtte til renovering af ovennævnte boliger. Støtten kan gives efter Lov om almene boliger 100 og udmyntes i ydelsesbidrag til stat og kommune samt sikkerhedsstillelse. Ved de årlige behandling af institutionens budget er det klart at der bør ske en renovering af boligerne. Boligernes stand står knap nok mål med boligudgiften. Det er særlig varmeudgifterne der er store i forhold til de øvrige ungdomsboliger. I 1998 blev der gennemført et projekt med et nyt fyr og vindfang samt nye hoveddøre efter samme støtteregler. Det projekt der nu søges om omfatter efterisolering og et ventilationsanlæg primært til udsugning fra køkken og bad, se vedlagte brev (dok ) De samlede udgifter er beregnet til kr. Teknik- og Miljøafdelingen har ved Nykredit fået beregnet et låneforløb på et lån over 30 år. Med det nugældende renteniveau vil det betyde en årlig merudgift for lejerne på kr., for staten på kr. og for Egebjerg Kommune på kr. Beløbet skal fordeles på 10 lejligheder. Sikkerhedsstillelsen kan endnu ikke beregnes med sikkerhed, men vil ligge på lån ud over 65 % af hovedstolen, og nogle af de gamle statslån vil stå bagerst. Indstilling: Der drøftes om det er et projekt der skal arbejdes videre med inden en egentlig støttesag forberedes../. Brev af 9. september 2002 med bilag (dok ) Økonomiudvalgets beslutning den Fraværende: Christian Ulrich Teknik- og Miljøafdelingen anmodes om at arbejde videre med sagen. Torkil Christensen tager forbehold.

17 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 236 Kollegiet Toften v/ Den Frie Lærerskole har nu besluttet at gennemføre ovennævnte projekt underforudsætning af at der kan opnås tilsagn om støtte. Ved brev af 28. maj har de ansøgt om støtte og vedlagt et udfyldt skema A. Projektet er det samme som blev principielt vurderet i december og udgifterne er ændret. Hvis Kommunalbestyrelsen vil meddele støtte til projektet skal der indhentes tilbud og sagen skal behandles på ny ud fra de indkomne nye priser. Hvis Kommunalbestyrelsen godkender skema A nu er Egebjerg Kommune bundet til at fremme sagen yderligere på betingelse af at økonomien er uændret. Der er bestilt en ny beregning af beboernes, statens og kommunens udgifter som konsekvens af renoveringsprojektet. Med den udvikling der har været på renten siden december 2002 vil den ikke vise et dårligere resultat. Den vil forhåbentlig foreligge ved behandlingen. Indstilling: Ved godkendelse af de årlige budgetter og regnskaber for driften af Toften har det været klart at der er et misforhold mellem de samlede boligudgifterne i forhold til boligernes stand. Huslejen er rimelig lav, men varmeudgiften høj. På den baggrund indstiller Teknik & Miljøafdelingen til Økonomiudvalget at sagen indstilles til Kommunalbestyrelsens endelige godkendelse. Indstilles til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Birger Jensen og Christian Ulrich tager forbehold Salg af jord J.nr.: G10 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Ejeren af Nørremarksvej nr. 1, Leif Marquardsen har spurgt til muligheden for at købe en del af kommunens areal vest for ejendommen. Det drejer sig om et stykke på 6,5 m i grundens længde og udgør ca. 220 m 2. Arealet er udlagt til centerformål. I 1992 købte den daværende ejer68 m 2 af samme areal og fik overført 58 m 2 fra vejarealet. Prisen var dengang sat til 250 kr. pr. m 2 mod at Egebjerg Kommune betalte omkostninger til landinspektør. Ved flere lignende sager er der opstået den praksis at kommunen sælger mindre arealer til naboer hvis det er foreneligt med planlægningen. Prisen har været sat til vurderingen af købers grund med baggrund i at arealet senere vil blive samvurderet sammen med denne. Grunden er

18 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side 237 vurderet til 120 kr. pr. m 2. Ved disse sager har køber selv skullet afholde omkostninger til landinspektør. Indstilling: Ansøgers grund vil være lidt klemt hvis der bygges med de muligheder der ligger i kommuneplanens rammer til centerformål, og arealet kan stadig anvendes til formålet selv om der frastykkes 220 m 2. På den baggrund tilbydes ansøger at erhverve arealet for 120 kr. pr. m 2 og selv afholder omkostningerne. Begrundelse for at sætte prisen laver end i 1992 er at hvis omkostningerne indregnes vil priserne være sammenlignelige. Godkendt Fastsættelse af dato for ekstraordinærtmøde i Økonomiudvalget. J.nr.: P17 Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Møde med Fyns Amts Teknik- og miljøudvalg vedr. Regionplan er fastsat til onsdag, den 03. december 2003 kl på Egebjerg Rådhus. Inden mødet med Amtet skal Økonomiudvalget mødes for at drøfte ønsker/emner til den kommende regionplan. Der er flg. forslag til ekstraordinært møde i Økonomiudvalget - mandag, den 06. oktober 2003 kl eller - tirsdag, den 07. oktober 2003 kl Møde: Mandag, den kl

19 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Borgermøde vedr. budget J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Borgermøde vedr. budget er fastsat til tirsdag, den 16. september kl i Kirkeby Forsamlingshus. Mødets forløb skal drøftes. Drøftedes. Beslutning: Forsøg med oplæg, fulgt op af café-møde (5 borde), hvor medlemmer af Økonomiudvalget samler op med henblik på fælles temaer/fælles holdninger. Oplæg ca. 30 min. Cafe ca. 60 min. Fælles opsamling ca. 60 min. Om enkelte, fælles ønsker.

20 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side Lukket sag: Personalesag Til behandling - for lukkede døre 235. Eventuelt. J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Ændret mødeform delvis elektronisk møde overvejes om et forsøg Orienteret om status på analyse af social- og arbejdsmarkedsområdet Orientering om status for ønsket om styrkelse af IT-området Information til pressen. J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Alle undtagen de lukkede.

21 Økonomiudvalg, fredag den 05-september-2003 Side i