Resultatkontrakt. Vedrørende. Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft JOBmidt

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft JOBmidt [22. september februar 2012] Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson: Bent B. Mikkelsen Kontaktoplysninger: Bent B.Mikkelsen@ru.rm.dk Telefon: Operatør: Erhverv Århus Nordhavnsgade Århus C Att.: Bente Steffensen og Tiny Maerschalk CVR. Nr: Resumé Initiativet Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft har som formål at bidrage til udvidelse af arbejdsstyrken i Region Midtjylland. Målene er dels at lette virksomhedernes modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft og dels at understøtte og udvikle den offentlige modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft i lokalsamfundet. Indsatsen varetages af lokale konsortier bestående af erhvervs- beskæftigelses- og integrationspolitiske aktører, der understøttes af et Midtjysk Dialogforum. Lead-partnere i de syv konsortier er Ringkøbing Fjord Erhvervsråd, VIBORGegnens erhvervsråd, Horsens erhvervsråd, Randers Erhvervs- og udviklingsråd, Lemvig kommune, Erhverv Århus og Silkeborg Iværksættercenter. Ringkøbing Fjord Erhvervsråd er ansvarlig for sekretariatsbetjeningen af Midtjysk Dialogforum. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Slutopfølgning pr. 1. marts Kort redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav International Community står som fyrtårn for international arbejdskraft i Business Region Aarhus Baggrund International Community blev skabt i 2008 og er en del af netværket Erhverv Aarhus. Vi står som et fyrtårn i arbejdet med at tiltrække, modtage og fastholde international arbejdskraft i Østjylland og videreudvikle Business Region Aarhus som et attraktivt område for international arbejdskraft og deres medfølgende familier. Der er over medlemmer, som primært tæller internationale medarbejdere, medfølgende ægtefæller og familier samt internationale danskere. International Community blev skabt i et tæt samarbejde med Vestas, Terma, Danisco, Arla, Bestseller, Grundfos samt Aarhus Universitet og Aarhus Kommune, der alle er tætte samarbejdspartnere. Det øvrige tætte samarbejde med kommunerne og erhvervsserviceenhederne i området gør, at International Community er forankret i hele Østjylland. International Community er: Netværket for udenlandske medarbejdere og deres medfølgende familier i Østjylland. En serviceportal for udenlandske medarbejdere og medfølgende familier, der samler relevant information, serviceindgange og tilbud et sted. En fælles platform for virksomheder, uddannelsesinstitutioner og offentlige organisationer i forhold til at styrke regionens evne til at modtage og fastholde udenlandsk arbejdskraft. En ressource for virksomhederne i forhold til praktisk assistance og information i forbindelse med tiltrækning, modtagelse og fastholdelse af international arbejdskraft. International Community styrker den internationale profil Med et stærkt bagland af virksomheder, offentlige myndigheder og uddannelsesinstitutioner i ryggen arbejder International Community i en fælles indsats på at udvikle Aarhus-regionens internationale profil. Målet er at gøre regionen mere attraktiv for international arbejdskraft, så det i fremtiden vil være lettere at tiltrække, modtage og fastholde international arbejdskraft. Gennem konkrete tiltag som eksempelvis One Stop Shop, som regeringen nu har videreført i nye International Citizen Service Centre, og ved at lægge et fælles pres for et internationalt gymnasium, arbejder International Community på at styrke fundamentet for Aarhus-regionens internationale profil. International Community har opnået en bred omtale i medierne og har sat fokus på de gode historier og udfordringer i forhold til internationale medarbejdere og medfølgende familier. Indtil videre er det blevet til flere end 200 omtaler og indslag i national og lokal tv, aviser og radio samt fagblade og netmedier. Derudover udgiver Aarhus Media i tæt samarbejde med International Community et banebrydende magasin på engelsk målrettet udenlandske medarbejdere og medfølgende familier. Socialt og fagligt netværk International Community er de internationale medarbejderes netværk til etablering af en tilværelse i Aarhus-regionen. Indtil videre er der udviklet en række sociale og faglige arrangementer for medlemmerne. En stor del af arrangementerne afholdes i samarbejde med kulturinstitutioner, sportsforeninger m.v. i Østjylland, hvor flere initiativer allerede er forankret ude ved samarbejdspartnerne. Alene i 2010 afholdte vi omkring 70 arrangementer med godt deltagere. I 2011 var godt deltagere igennem 84 arrangementer. Desuden er der oprettet undernetværk som eksempelvist Spouse Community. Målet er at styrke det sociale miljø, så medlemmerne med tiden får dannet interne relationer og netværk i lokalsamfundet, der højner fastholdelsen af international arbejdskraft i regionen.

3 er portalen for information om etablering og praktiske forhold i regionen og samtidig en portal, der samler alle aktiviteter, netværk og medlemmer. Websitet informerer eksempelvist om kontakt til offentlige myndigheder, boligforhold, børnepasning og uddannelsesmuligheder. Målet er at sikre, at det rent praktisk bliver så let som muligt at etablere sig, således familiens ressourcer ikke bruges på frustration over administrative opgaver, men energien i stedet kan bruges på kultur, fritid, sport og netværk. Websitet har hver uge mere end besøg, hvoraf 20 procent kommer fra udlandet. På hjemmesiden findes også InterCom et online community med over 800 brugere. Her kan medlemmerne møde hinanden, oprette egne arrangementer og få svar på spørgsmål om livet i Danmark. InterCom er et brugerdrevet online community, hvor medlemmer, samt eksterne interessenter, som virksomheder, kultur- og foreningslivet osv., kommunikerer relevante tilbud til målgruppen. Desuden er det muligt at tilmelde sig vores nyhedsbrev, der hver uge udsendes til over læsere. Virksomhedernes ekstra ressource For virksomhederne og især HR-afdelingerne er International Community en ekstra ressource, der effektiviserer arbejdet med at tiltrække, modtage og fastholde internationale medarbejdere og medfølgende familie ved at tilbyde konkret og relevant viden om arbejdet med international arbejdskraft og ved at skabe best practice-løsninger. International Community er en ressource, der dækker et behov, som virksomheder har følt gennem mange år, men som ingen af dem har haft muligheder for at dække alene. International Community er netværket, hvor virksomhederne mødes i en fælles indsats for at forbedre forholdene for international arbejdskraft og styrke regionens internationale profil. Hver anden måned mødes i gennemsnit 45 deltagere, primært HR-folk fra virksomhederne, på vores morgenseminarer og udveksler erfaringer i arbejdet med at tiltrække og fastholde udenlandsk arbejdskraft. Den fælles indsats skaber genveje i modtagelsesarbejdet, eksempelvis i form af udarbejdelsen af en fælles velkomstpakke og best practiceerfaringer, der optimerer den enkelte virksomheds arbejde i forhold til at byde dens internationale medarbejdere velkommen i virksomheden og til regionen. Den fælles indsats skaber forudsætningerne for at synliggøre byen udadtil og profilere Aarhus-regionen som et fyrtårn med tyngde og potentiale for international arbejdskraft. Visionen er at give et grundlag for at fortælle de gode historier om Aarhus som international region og skabe ambassadører, der markedsfører Aarhus internationalt. Fremtid Siden forår 2011 har Erhverv Aarhus/International Community arbejdet målrettet mod en fortsættelse af projektet på regional plan i tæt dialog med de øvrige konsortier, samt Region Midt. Ligeledes har projektet lagt energi i at identificere nye finansieringskilder til at kunne fortsætte projektet i Business Region Aarhus. Vækstforum i Region Midt har godkendt en fortsættelse af projektet. I perioden marts februar 2014 er Erhverv Aarhus/Internaitonal Community leadpartner for projekt Modtagelselse og Fastholdelse af Udenlandsk Arbejdskraft II med et budget på DKK 30 mio. Side 3

4 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Projektet har gennemført en omfattende evaluering af indsatsområder, initiativer og resultater. I nedenstående skema henvises der til evalueringen, som er vedhæftet kontraktopfølgningen. Evalueringen er bygget op i tre dele: - Indledning - Målbeskrivelser - Resultatområder Indledningen giver et overordnet billede af hvad International Community har opnået under projektperioden. Den kan dermed fungere som projektets grundfortælling. Målbeskrivelser beskriver hvert enkelt delmål og idéen bagved. Derudover beskrives de enkelte aktiviteter og resultater, samt partnerskaber. Der refereres til bilag 1-22, som er samlet under pkt. 3 resultatområder. Resultatområder går i dybden med de enkelte initiativer og resultater, som er opnået. Samlet giver de et billede af alle aktiviteter i projektperioden. Evalueringen er bygget op på en sådan måde at hvert delmål og hver resultat er beskrevet i et separat dokument. Dermed kan hele evalueringen læses samlet, eller enkelte dele kan tages frem. Udover den vedhæftede evaluering på dansk, har International Community udgivet Insight & Influence Talentville of Tomorrow på engelsk. Udgivelsen bidrager til at skabe overblik over International Communitys erfaringer, viden, services og fremadrettede fokusområder og målsætninger blandt interessenter og skal dermed ses som en evaluering af projektet, præsenteret i et læsevenligt magasinformat. Udover uddeling af Insight & Influence Talentville of Tomorrow på projektets afsluttende konference, er den blevet sendt til Folketinget, ambassader, konsulater, samt relevante virksomheder, uddannelsesinstitutioner og offentlige myndigheder. Mål 1 At lette virksomhedernes modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft Indsats målrettet virksomhederne i konsortiets dækningsområde Resultatkrav 1.1 Resultatkrav Målemetode Opfølgning 80 % af virksomhederne, der har været i kontakt med konsortiet mener det er blevet lettere og mere overskueligt at modtage udenlandsk arbejdskraft Resultatkrav 1.2 Der skal halvårligt afvikles 10 informationsmøder (samlet i alt 40) målrettet virksomheder i konsortiets dækningsområde med inddragelse af relevante myndigheder Skriftlig evaluering af kontakten mellem virksomheder i konsortiets dækningsområde og konsortiet i forbindelse med informationsmøder, netværksaktiviteter mv.. Program for informationsmøderne, invitation og deltagerlister Side 4

5 og aktører Resultatkrav 1.3 Der skal halvårligt afvikles 6 informationsmøder (samlet i alt 24) målrettet virksomheder i hele konsortiets dækningsområde om den ideal-typiske integration af udenlandsk arbejdskraft i virksomhederne med fokus på inddragelse af samarbejdssystem, faglige organisationer, mentorer, opkvalificering mv. Resultatkrav 1.4 Etablering pr. 1. september 2009 og vedligeholdelse af virksomhedsnetværk bestående af virksomheder fra hele konsortiets dækningsområde m.h.p. erfaringsudveksling og mulighed for job til medfølgende ægtefælle. Program for informationsmøderne, invitation og deltagerlister Kommissorium for netværket, herunder oversigt over deltagerne i netværket, formål, mødehyppighed og rollefordeling Indsats målrettet udenlandsk arbejdskraft i konsortiets dækningsområde Resultatkrav % af de udenlandske arbejdstagere, der har været i kontakt med konsortiet mener at have modtaget relevant hjælp til at etablere sig i konsortiets dækningsområde, herunder til bosætning og myndighedskontakt Resultatkrav 1.6 Der skal halvårligt afvikles 10 informationsmøder (samlet i alt 40) på relevante sprog målrettet udenlandske arbejdstagere i konsortiets dækningsområde med inddragelse af relevante myndigheder og aktører, herunder banker, faglige organisationer m.v. Resultatkrav 1.7 Tilbud om praktisk bistand til den udenlandske arbejdskraft i forbindelse med etablering og bosætning markedsføres min. halvårligt i konsortiets dækningsområde Resultatkrav 1.8 Der skal halvårligt afvikles 10 informationsmøder (samlet i alt 40) på relevante sprog om varig bosætning i konsortiets dæknings- Skriftlig evaluering af kontakten mellem udenlandske arbejdstagere i konsortiets dækningsområde og konsortiet i forbindelse med informationsmøder og øvrige aktiviteter for målgruppen Program for informationsmøder, invitation og deltagerlister Markedsføringsmateriale på relevante sprog og oversigt over anvendte medier Program for informationsmøder, invitation og deltagerlister Side 5

6 område, herunder om ægtefællejob, skolegang, institutions- og fritidsliv Resultatkrav 1.9 Markedsføringsplan for konsortiets aktiviteter med angivelse af indhold, form hyppighed og medie forligger pr. 1. september 2009 Markedsføringsplan Mål 2 At understøtte og udvikle den offentlige modtagelse og integration af den udenlandske arbejdskraft i lokalsamfundet Resultatkrav 2.1 Resultatkrav Målemetode Opfølgning Der skal pr udvikles en differentieret modtagelsespolitik målrettet udenlandsk arbejdskraft m.h.p. implementering i samtlige kommuner i konsortiets dækningsområde Resultatkrav 2.2 Der skal pr udvikles en procedure for den kommunale modtagelse af udenlandsk arbejdskraft med inddragelse af alle relevante forvaltninger og institutioner, herunder formidling på relevante sprog. Resultatkrav 2.3 Der skal pr udvikles en kommunal integrations/fastholdelsespolitik med fokus på helhedsintegration og inddragelse af relevante forvaltninger, institutioner og frivillige organisationer i konsortiets dækningsområde Referat fra politisk behandling og godkendelse af modtagelsespolitikken i samtlige kommuner i konsortiets dækningsområde. Godkendt procedure for hver kommune i konsortiet Referat fra mødet, hvor integrations/ fastholdelsespolitikken godkendes m.h.p. implementering 3. Opfølgning på Økonomi Afvikling af et projekt med midler fra Den Europæiske Socialfond, medfører en lang række administrative opgaver, som er betinget af resultatkontrakter med hhv. Erhvervs- og Byggestyrelsen (EBST) og Region Midt. De administrative opgaver ift. afrapportering er meget omfattende pga. det store antal projektpartnere. Aarhus Konsortium består af i alt syv kommuner og deres respektive erhvervsråd. Projektets partnere er forpligtet til at indsende den nødvendige dokumentation til udformning af halvårlige afrapportering. Som leadpartner følger vi op på det indsendte materiale og medtager kun udgifter som kan dokumenteres fuldt ud jf. ret- Side 6

7 ningslinier fra EBST. Grundet en manglende dokumentation fra projektets partnere i perioden marts 11-august 11, er en lang række udgifter ikke medtaget i den forrige periodes afrapportering. Dette har indflydelse på projektets indeværende afrapportering, som viser et stort forbrug i projektets afsluttende periode. Ligeledes har projektet prioriteret at have stor fokus på evaluering. Dette i form af en evaluering på dansk, samt en evaluering på engelsk i magasinformat. Projektets resultater blev præsenteret på en storslået afsluttende konference. Denne prioritering medførte en større medarbejderstab, hvilket reflekteres i en stor procentuel stigning i udgifter under konto 20 og 30. Vedrørende konto 90. Udgifterne registreret på konto 90 består af to kategorier af udgifter. Ifølge mailkorrespondance med EBST sagsbehandler d. 10 marts 2010 bliver projektet gjort opmærksom på, at udgifter til hosting af hjemmeside skal registreres på konto 90, hvilket vi har gjort. Udgifter til hosting svarer til kr ,00, hvilket betyder at udgifter til annoncering ud over hosting svarer til kr ,31. Vedrørende finansiering af projektet gøres der opmærksom på, at alle kontante tilskud modtaget i projektet er medtaget. Kommunal egenfinansiering er medtaget og har nået beløbet ifølge ansøgning. Kontante regionale tilskud på kr ,00 er beløbet modtaget til dato fra Region Midtjylland. Region Midtjylland finansierer projektet med 25%, hvilket ved projektafslutning svarer til kr ,06. Forskellen på hidtil modtaget og hvad Regionen skylder projektet er derfor registreret på privat egenfinansiering. Dette beløb svarer til kr ,00. Bente Steffensens egenfinansiering via løn er ved projektafslutning justeret til kr ,12 TABEL 1 - DET AKTUELLE BUDGET Udgiftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2011 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 Total 10. projektforberedelse projektledelse administrativ personale ekstern undervisningspersonale uddannelse af personale indirekte omkostninger 7 18 (25) (0) 80. husleje annoncering evaluering - (15) rejser, kost og logi afskrivning materialer regnskabsassistance ikke refunderbar moms andet (forplejning ved events) køb af inventar og udstyr - 4 (4) 33 (33) ekstern konsulentbistand køb af eksterne tjenesteydelser revisionsudgifter Total Side 7

8 Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. september 2011 Indbetalinger År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 Total 940. EU Region Midt Kommunalt tilskud privat tilskud kommunal egenfinansiering privat egenfinansiering Total TABEL 2 - AFREGNET FORBRUG Udbetalingsregnskab Oplysninger om afregnet forbrug pr. 1. marts 2012 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 Total 10. projektforberedelse projektledelse administrativ personale ekstern undervisningspersonale uddannelse af personale indirekte omkostninger 7 18 (25) - - (0) 80. husleje annoncering evaluering - (15) rejser, kost og logi afskrivning materialer regnskabsassistance ikke refunderbar moms andet (forplejning ved events) køb af inventar og udstyr - 4 (4) ekstern konsulentbistand køb af eksterne tjenesteydelser revisionsudgifter Total Finansieringsregnskab Oplysninger om finansiering pr. 1. september 2011 Indbetalinger År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 Total 940. EU Region Midt Kommunalt tilskud privat tilskud kommunal egenfinansiering privat egenfinansiering Total Side 8