Den gode udbudsforretning. Dansk Rehab Gruppe v/ Per Buus, Formand

Transkript

1 Den gode udbudsforretning Dansk Rehab Gruppe v/ Per Buus, Formand

2 Den gode udbudsforretning INDHOLD 1. Hvad er den gode udbudsforretning? 2. Skal der være fokus på dialog? 3. Tidsperspektiv 4. Vægtninger 5. Forslag til forbedringer 6. Hvad er RET & RIMELIGT Kommercielle forhold og vilkår 7. Opfordring

3 Udbudsforretningen set med producentens øjne Værdikæden En kæde er som bekendt ikke stærkere end det svageste led. Underleverandør Producent Kommune Borger Handels og udviklingsminister Mogens Jensen

4 1. Hvad er den gode udbudsforretning Den offentlige sektor strategi Regeringen har fokus på udbudsområdet og har udarbejdet en strategi for intelligente offentlige indkøb Hovedparten af initiativerne er målrettet de offentlige indkøbere som efterspørger: Viden Vejledning Kompetenceopbygning Vejledninger Best praksis værktøjer Dokumentation Derudover igangsættes en række initiativer, der understøtter: Effektivitet Innovation Kvalitetsudvikling Man ønsker at udvikle metoder for anvendelse af totalomkostninger ved offentlige udbud sammen med vejledning om de juridiske rammer for anvendelse af totalomkostninger.

5 1. Hvad er den gode udbudsforretning Dansk Rehab Gruppe, Udtræk af vision & idégrundlag Vækst potentialet nationalt og internationalt skal understøttes ved at engagere os, præge debatten og komme med initiativer, der understøtter den gode udbudsforretning til gavn for den tredobbelte bundlinje. Krav til en fokuseret indsats og gode samarbejdsevner mellem virksomheder med komplementære produkter. DRG arbejder for at sikre dansk hjælpemiddelindustri gode rammevilkår. En interessevaretagelse, der tager højde for medlemmernes forskellighed f.eks. i størrelse eller i distributører og/eller producenter. Interessevaretagelsen sker under hensyntagen til et optimalt samspil med brugerorganisationer, faglige udviklingsforaer, offentlige myndigheder og andre relevante samarbejdsflader ikke kun herhjemme men også i udlandet. DRG understøtter således optimeringen af den gode udbudsforretning

6 2. Skal der være fokus på dialog Dialog før udbuddet Det er især vigtigt med dialog inden udbuddet iværksættes. Tilbudsgiver vil få mulighed for at informere om bl.a. teknologisk udvikling, muligheder, fordele, nytteværdi m.m. Ordregiver opnår flest fordele ved dialog inden udbud, da behovet herefter bedre kan vurderes, justeres og beskrives. Det er væsentligt at dialogen foregår med flere aktører på markedet, for at undgå favorisering af enkelte virksomheder. Det behøver ikke altid at foregå i plenum. Man skal have mulighed for at gå i dybden i substansen, så udgangspunktet for udbuddet er så klart som muligt, herved kan mange misforståelser og frustrationer undgås.

7 3. Tidsperspektiv Tidsperspektiv Som nævnt i forbindelse med punktet om dialog under udbuddet er mange udbudsforretninger baseret på direktivets minimumsfrister. Det giver et stort tidspres i selve udbudsforretningen med risiko for dårligere tilbudmateriale, men ofte er tidsplanerne for implementeringen af nye aftaler også ganske pressede. Det betyder, at der ofte kun er én måned for en nyvalgt leverandør til at få det praktiske, logistiske og materialer på plads inden opstart. Det kan betyde en dårlig opstart for en leverandør med klager og utilfredse brugere, som kan være ødelæggende for samarbejdet og tilliden. Dette er også problematisk for indkøberne, som jo står som den ansvarlige beslutningstager i valg af leverandører. Derfor vil det være ønskeligt, hvis der i udbuddene er tilstrækkelig tid til kontraktstart, så det kan blive et godt samarbejde. En mulig løsning er, at en øget erkendelse af, at hele udbudsprocessen kan tage op til 8 måneder inden ny kontraktstart.

8 4. Vægtninger Vægtninger I Udbudsdirektivet er der et krav om vægtning af underkriterierne i forbindelse med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud hvilket er medvirkende til at skabe gennemsigtighed og ligebehandling. I mange udbud er prisen eller tilsvarende økonomisk kriterium tillagt en vægtning på 50 % eller mere. Det stiller store krav til gennemsigtigheden af de øvrige kriterier, således at det er tydeligt hvordan de kommer i spil og dermed sikrer at det reelt ikke er en ren priskonkurrence (= tildelingskriteriet laveste pris ). Tilbudsgiverne skal kunne have tillid til, at det angive tildelingskriterium er det reelle kriterium for at kunne afgive det rette tilbud i forhold til kvalitet og pris. Hvis denne tillid ikke er til stede, vil konkurrenceudsættelsen ikke bringe det ønskede resultat. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis indkøberne i højere grad overvejede om vægtningen af prisen afspejler det ønskede resultat. Fremadrettet bør indkøb have øget fokus på TCO (total cost of ownership), så man får et så retvisende billede af hvad produktet koster i levetiden.

9 5. Forslag til forbedringer Opfordring Efter Kommunalreformen er der blevet færre men større indkøbsenheder, som tilmed i høj grad har organiseret sig som indkøbsfællesskaber. Det giver på den ene side udbud som er kommercielt set mere attraktive for tilbudsgiverne, men på den anden side betyder det også, at der er mere at tabe for tilbudsgiverne. Det kan være medvirkende til, at tilbudsgiverne er mere aggressive og har et større incitament til at klage. Samtidig er mange danske tilbudsgivere også kendetegnede ved at være små eller mindre virksomheder, som kan have vanskeligt ved at håndtere meget store kontrakter og rammeaftaler. Der er sjældent den fornødne tid i udbudsforretningerne til at det kan lade sig gøre for de små og mellemstore virksomheder at danne reelle og hensigtsmæssige konsortier, og de må derfor undlade at afgive tilbud. Det betyder at markedet på sigt kan komme til at bestå af få, store virksomheder med risiko for mindre konkurrence, højere priser og mindre innovation.

10 5. Forslag til forbedringer Det vil også være ønskeligt med en større overvågning af om koncentrationen af købermagt på et lille dansk marked på sigt er hensigtsmæssigt. I det nye direktiv er der en øget fokus på de små og mellemstore virksomheder, der på europæisk plan ses som vigtige spillere i forbindelse med at skabe vækst og arbejdspladser i EU.

11 6. Kommercielle forhold og vilkår De mange skærpede kommercielle krav er ødelæggende for branchens mulighed for at få råd til at innovere Ret og rimelighedsprincippet Sådan var det engang Sådan er det i dag Ret & rimelighed til gavn for alle parter Manifest Branchens mulighed for samarbejde om de kommercielle krav Konkurrencestyrelsens blå stempel

12 6. Kommercielle forhold og vilkår Tidligere Betingelse Nuværende tendens Køber betaler fragten/ansvar Leveringsbetingelse Frit leveret på anvist plads 30 dage netto Betalingsbetingelse Løbende måned + 30 dage 14 dage Leveringstid 3 5 dage Købeloven Garanti og reklamation Krav om 3 års garanti Ingen rabat Rabat Krav om 25% rabat Tilladt ved fornuftig argumentation Gebyr og tillæg Ej tilladt Ansvar for egne produkter Produktansvar Påtage ansvaret for varer fra andre leverandører ved mix af komponenter fra forskellige leverandører Intet krav E-handelskatalog Krav (omk. ved oprettelse og drift) Intet krav E-fakturering Krav (omk. ved oprettelse og drift) Intet krav Sikkermail system Krav (omk. ved oprettelse og drift) Indenfor rimelig tid Service og reparationer 24 x 7 on site løsning Til forhandling Konsulentydelser Krav til gratis ydelser CE mærkning Test Krav om udvidede tests

13 6. Kommercielle forhold og vilkår Tidligere Betingelse Nuværende tendens Historisk prognose Forventet ordremængde Forbehold for fejlvurdering og fritvalg Kommuner kan udtræde med kort varsel Køber uden om aftale Kontrakt loyalitet Køber uden om aftale Ej omfattet af kontrakt listepris Tilbehørsprogram Omfattende dækket ind lav pris Dialogbaserede kravspecifikationer Kravspecifikationer med minimumskrav Fortrolig Tilbud Aktindsigt Fjollede krav uden hold i virkeligheden Normale handels regler mellem to parter Ingen krav om yderligere og fordyrende dokumentation Tilbagekaldelse og annullering af udbud samt klagesager Dokumentation Uhyre omkostning- og ressourcekrævende Serviceattest, interne regnskaber, revisorpåtegnede dokumenter, forsikringspolicer, CSR erklæring Fortrolig Forhandling mellem sælger og køber. (ret og rimelighed) Plads til innovation Pris Væsentlig konkurrenceparameter Tilbudssum oplyses, priser tilgængelige Priserne indeholder en lang række konkurrenceparametre Hæmmende for innovation

14 6. Kommercielle forhold og vilkår Tidligere Betingelse Nuværende tendens Leverandøren trækker en kørsel over købsstatistik fra eget ERP system Leverandøren vælger egne konsulenter Kommunen investerer selv i udstyr til programmering mv. Statistik Medarbejdere Teknisk udstyr Leverandøren skal udfylde kommune specificeret Excel ark med købsstatistik Kommunen forlanger udskiftning af konsulenter ved samarbejdsvanskeligheder eller manglende kvalifikationer. Leverandøren skal levere udstyr til programmering mv. Hvad bliver det næste??

15 6. Kommercielle forhold og vilkår Kommercielle parametre Pris Betalingsbetingelser Leveringsbetingelser Gebyrer og tillæg Konsulentydelser Garanti Etc. Kontrakt Volumen x salgspris = Omsætning Volumen x kostpris = Materialekost Kommercielle parametre = Omkostninger Bruttoavance Dækningsbidrag

16 6. Kommercielle forhold og vilkår Salgspriser på el-kørestole er faldet minimum 25% de sidste 5 år. Dvs. hvad der før kostede kr. koster i dag kr. Eksempel: El-kørestole Antallet af solgte el-kørestole i Danmark er de sidste 5 år faldet fra ca stk. Markedsværdien for el-kørestole i Danmark er faldet fra 104 mio kr. til 58 mio kr. et fald på 44% Kostpriserne på el-kørestole er steget med ca. 10% de sidste 5 år. Dvs. hvad der før kostede kr. koster i dag kr. Kommercielle parametre på el-kørestole er steget med minimum 250% de sidste 5 år. Dvs. hvad der før kostede ca kr. koster i dag ca kr. Estimerede tal, ingen statistik på området

17 6. Kommercielle forhold og vilkår Økonomiske parametre Tidligere (1200 stk.) I dag (900 stk.) Pris kr kr. Kostpris kr kr. Bet. betingelser Lev. betingelser Gratis gebyrer og tillæg kr kr. Gratis konsulentydelser Frit leveret Garanti (3 års garanti) Dækningsbidrag kr kr. Udviklingsomk. Salgsomk. Lokaleudg. Gager Afskrivninger Renter Fortjeneste DB 2 10 virksomheder Fald i indtjeningen på ca. 75% Estimerede tal, ingen statistik på området

18 6. Kommercielle forhold og vilkår Ret og rimelighedsprincippet Kommercielle parametre Tidligere Tendens Ret og rimelig Leveringsbetingelse Ex. Works DDP Ex. Works Betalingsbetingelse 30 dg. Netto Lb. md.+30 dg. 30 dg. Netto Leveringstid 14 arb. dg. 3 arb. dg. 8 arb. dg. Garanti og reklamation Købeloven 3-5 år 1. år. Rabatter 3 5 % Krav 25% Producentbeslutning Gebyr og tillæg Tilladt Ej tilladt Dialogbaseret Konsulentydelser Til forhandling Krav til gratis ydelser Dialogbaseret Etc.

19 6. Kommercielle forhold og vilkår Ret og rimelighedsprincippet Hvis køber alligevel ønsker at øge de kommercielle krav overfor leverandør ud over ret og rimelighedsprincippet, må man påregne en vis omkostning. Eksempelvis: Hvis en leverandør skal påregne 1 års garanti ud over ret og rimelighedskriteriet, skal produktet gennemgå et årligt betalt eftersyn. RET & RIMELIGHEDSPRINCIPPET

20 6. Kommercielle forhold og vilkår Ret og rimelighedsprincippet Hvis vi kunne blive enige om et ret & rimelighedsprincip, kommuner og producenter imellem ville det give genlyd i resten af Europa og tjene som et lysende eksempel og inspirator for den gode udbudsforretning, hvor Danmark endnu engang er i front

21 7. Opfordring DRG opfordrer således Terapeuter, Indkøbschefer, IKA, Ministerier, Socialstyrelsen og andre Udbudsrelevante interessenter til at tage DRG s udbudsmanifest under temaet Ret & Rimeligt til sig, som et værktøj til at undgå mange klagesager. Dette giver en mere gnidningsløs udbudsproces og tilgodeser branchen som sund og fremtidssikret. Anvende Ret & Rimelighedsprincippet inden udbuddet sendes ud. DRG vil gerne være partner ved en sådan konstruktiv dialog til gavn for den dobbelte bundlinje. Den tredje part, og dermed den tredje bundlinje nemlig vores borgere bliver ladt i stikken i dette udbudscirkus. men det er et helt andet foredrag, som I må have til gode..en anden god gang. Tak for jeres opmærksomhed! Leverandør Kommune Borgere