Overblik. Resultater. Beslutninger Transparent udførelse

Transkript

1 Overblik Beslutninger Transparent udførelse Resultater

2 Denne brochure introducerer Marstrand Planning Intelligence (MPI): Baggrund og idégrundlag De fire dimensioner i effektiv planlægning og udførelse Inspiration til anvendelsesområder De vigtigste funktioner Vi håber at inspirere. De er velkommen til at kontakte os og prøve MPI på egne data. Marstrand Innovation A/S Roskildevej 522, 2605-Brøndby Tlf: info@marstrandinnovation.com Indhold Baggrund og idégrundlag 3 De 4 dimensioner 4 Dimension 1. Tiden 4 Dimension 2. Projekter/opgaver 5 Dimension 3. Ressourcer - kapacitet og belægning 6 Dimension 3. Ressourcer - kompetencer 7 Dimension 4. Budgetter, konti, konsekvensberegninger 8 Strukturen i MPI 8 Anvendelse: Portefølje og programstyring. 10 Anvendelse: Multi projekt og ressourcestyring på tværs 11 Anvendelse: Rammestyring af services og andre opgaver 12 Transparens. Målstyring, tidsregistrering. 13 Brugervenlighed, perspektiver og views 14 Regnearks funktionalitet (beregninger) 15 Sortering, filtrering, layout og editering 16 Gruppering 17 Projekt skabeloner (templates) 18 Dokumenter, noter, huskelister 19 Teknologi 20 I gang med MPI 21 Referencer Marstrand Innovation A/S 2

3 Baggrund og idégrundlag Nils Marstrand og Jan Bonde er partnere i Marstrand Innovation A/S. I 2003 besluttede vi os på baggrund af vore mange års erfaringer med planlægningssystemer at skabe en helt unik, standardiseret platform der bygger på følgende principper: Forening af de 4 dimensioner (opgaver, ressourcer, tid og økonomi) i ét fleksibelt planlægnings- og eksekveringssystem. Fleksibel tidslinje, hvor det samme system kan omfatte alle tidshorisonter, fra styring af porteføljer, programmer og igangværende projekter og services. Fuldt integreret ressourcestyring, fra budget til assignment af medarbejdere. Styr på kapacitet, kompetencer og økonomi. Nem og intuitiv anvendelse. Regnearkets fleksibilitet kombineret med interaktiv, grafisk drag and drop planlægning. Datasikkerhed og samarbejde. Én fælles database. Bruger konfigurering af funktioner og arbejdsgange præcist efter eget behov. Perspektiver. Fleksibel data integration med f.eks. ERP, Office og Web. Mission: Udvikling og levering af de bedste værktøjer til planlægning, beslutningsstøtte og udførelse af projekter, services mm.: Opfyld leveringsaftaler; tidsfrister/milepæle, indhold og kvalitet på tværs af hele porteføljen. Få det bedste ud af ressourcerne (mennesker, udstyr, materialer etc.) på tværs af alle aktiviteter, ud fra hensyn til kapacitetsbegrænsninger, kombinationer af kompetencer og økonomi. Operationelt: Få det bedste ud af hvad der er til rådighed. På længere horisont: Invester i den rigtige ressource kapacitet. Ressourcestyring er vital for performance. Ressourcerne står for omkostningerne og udfører arbejdet. Det handler om: overblik og adgang til afgørende detaljer, præcist at vise konsekvenserne af beslutninger, at kende status og at kommunikere transparent på alle niveauer, kort sagt Planning Intelligence. Vores referencer demonstrerer at vores mission er rigtig. Mange tusinde brugere og mange virksomheder anvender MPI til planlægning og udførelse af opgaverne. Det spænder fra interne projekter til professionelle service organisationer bl.a. rådgivning, revisorer, advokater, reklame. Der opnås imponerende resultater, økonomisk og organisatorisk med større ro og stabilitet uden brandslukninger og med en langt mere effektiv planlægning og kommunikation. 3

4 De 4 dimensioner MPI håndterer de 4 dimensioner i planlægning med total fleksibilitet. Tag et projekt: Det første spørgsmål vil være: Hvilke aktiviteter indeholder det og hvornår skal det være færdigt? Næste spørgsmål: Hvem har vi, der kan udføre opgaverne? Hvad skal de kunne og hvornår har de tid? Det kan påvirke hvornår projektet kan blive færdigt. Vi bliver måske nødt til at prioritere om for andre opgaver? Vil det skabe flaskehalse? Det er et puslespil, der kræve smidig adgang til overblik og detalje. Dimension 1. Tiden MPI bygger på en unik tidslinje fleksibilitet. hvor man kan bevæge sig fra det nære og operationelle, over de taktiske prioriteringer til de strategiske planer i ét system. Det unike er, at tidsopløsningen kan ændres med et klik for den enkelte opgave - person kombination. Det kan være nødvendigt at styre kritiske processer med høj præcision. Andet kan klare sig med mindre. Man bør aldrig styre mere detaljeret end nødvendigt. Det betyder, at MPI integrerer alle planlægningshorisonter i ét system: Strategisk planlægning, projekt portefølje styring, baseret på forecasts og pipeline for opgaver. Når et projekt besluttes, kan det gradvist udbygges med faser og stage/gate styring. MPI er nyskabende på dette punkt. Er man vant til regnearksplanlægning, ved man hvor snærende det er, at perioderne er faste og definerede på forhånd. Det er umuligt både at kunne flytte opgaver glidende og samtidig have overblik f.eks. på måneder. Derfor ser man ofte kombinationer af regneark, der konsolideres op i overblik med komplicerede formler og makroer. I MPI er alt dette indbygget og integreret, enkelt, fleksibelt og overskueligt. Fordelen er at man kan anskue hele situationen på én gang, både hvad der er i gang, hvad der planlagt (committed) og hvad der er forecasted. Herved kan man træffe realistiske beslutninger om prioritering og initiativer. 4

5 Dimension 2. Projekter/opgaver Et projekt kan defineres overordnet med en enkelt stav eller mere detaljeret med WBS, Work Break Down Structure, med summary linjer og med afhængigheder mellem opgaver. Der er enkle funktioner til ind- og udrykning, styring af niveauer, farvelægning og interaktiv placering på tidslinjen. Ressourcer knyttes til aktiviteter. Der angives planlagte timer per periode direkte i planlægningsdiagrammet (Gantt) pr. måned, uge, dag, halvdag eller time (de hvide celler). Der kan også angives andre tal bl.a. registreret tid, budgetter mm. Der kan indtastes noter, to do s og links til eksterne dokumenter. Der tilbydes Workflow styring for samarbejdet mellem projekt- og ressourceledelse. Projekter kan oprettes med produkt definition (deliverables) og produkt flow som det kendes fra PRINCE2. Herfra genereres projektplanen automatisk. I projektplanen (GANTT) har man referencer til produkter og til stages. Det er en metode der giver et fremragende overblik og også giver mulighed for præcis styring af leverancer og stages. MPI kan også anvendes til at styre efter SCRUM metoden. Product definition Product Flow Project Plan 5

6 Dimension 3. Ressourcer - kapacitet og belægning Ressourcer kan være medarbejdere, teams, lokaler, udstyr og materialer. Ressourcerne kan også være budget ressourcer. Planlagt tid. Ressourcer knyttes til aktiviteter. Der angives planlagte timer per periode direkte i planlægningsdiagrammet (Gantt) pr. måned, uge, dag, halvdag eller time (de hvide celler). Der kan også angives andre tal bl.a. registreret tid, budgetter mm. Det kan ske fra Ressource Gantt eller i projektplanen. Kapaciteten defineres ligeså præcist, som der er behov for, med arbejdstidskalender, ferier, uddannelse, overtid eller private bookinger. Uge-arbejdstidsprofilen definerer den normale arbejdstid. Hertil kommer den overordnede feriekalender samt alle afvigelserne i form af ferier, sygdom, overtid eller private bookinger. Hver fraværstype kan have sin farve. Den kapacitet, der er til rådighed påvirkes også af hvad der allerede er booket for personen på andre opgaver. Det rød/grønne diagram giver et direkte overblik over flaskehalse (jo rødere jo værre) og uudnyttet kapacitet (jo grønnere, jo mere). 6

7 Dimension 3. Ressourcer - kompetencer MPI indeholder en kompetence database, der kan anvendes som en led i personale administrationen (HR) og til planlægning. Der kan indlæses eller oprettes kompetencer og tilknyttes skalaer/niveau tabeller. Selve oprettelsen for medarbejderne er nem idet man kan lave multipel oprettelse, f.eks. ved at udpege en eller flere kompetencer og herefter udpege alle de personer, der har denne/disse og tilknytte dem med et klik. Multipel editering, oprettelse og assignment er en generel og praktisk funktionalitet i MPI. Kompetence data anvendes i ressourcestyringen til: 1) Automatisk at filtrere og finde de personer, der har kompetencer der svarer til en hvad en aktivitet kræver. Samtidig vil det rød grønne diagram direkte vise hvor der er kapacitet til rådighed. 2) At kortlægge hvilken kompetenceudvikling der kræves på længere sigt ud fra forecasts for fremtidige opgaver. 7

8 Dimension 4. Budgetter, konti, konsekvensberegninger Konti er en nyskabende og vigtig funktionalitet til fleksible konsekvensberegninger. Der planlægges og foretages beregninger over tid på hvad som helst, f.eks. timer, omkostninger, indtægter, budgetter, KPI værdier eller en hvilken som helst anden værdi, der måtte ønskes. MPI har en række fødte konti, f.eks. planlagte timer, udførte timer, kapacitet, omkostninger og indtægter, der både kan være beregnede ud fra timer multipliceret med satser for ressourcer eller aktiviteter såvel som faste tal. Man kan oprette yderligere konti, som kan være enten basis konti, hvori der oprettes eller indlæses værdier (de hvide celler) eller beregnede konti ud fra andre konto værdier defineret ved formler. Konto værdier kan akkumuleres over tid, summeres op igennem strukturer, sammenlignes (rød/grønne diagram) og beregnes i forhold til hinanden. Kombineret med mulighederne for at filtrere, gruppere og sortere, betyder det, at man har fleksibel rapportering på ethvert niveau og med direkte mulighed for drill down til detaljer. MPI er hermed også et fleksibelt og nemt budgetteringsværktøj på ethvert niveau. Organisationen og budgetterne kan defineres ud fra opgaver og de ressourcetyper, der indgår. Det kan være medarbejdere, udstyr og materialer. Man kan således gennemføre activity and ressource based budgeting. MPI s fleksible konto begreb kan anvendes til at styre beregningerne. 8

9 Strukturen i MPI Diagrammet illustrerer sammenhængen mellem de 3 af dimensionerne; opgaverne, ressourcerne og konsekvenserne. Diagrammet viser ikke direkte hvordan tiden håndteres, men den er med i hvert eneste af de 3 dimensioner. Projekter og ressourcer mødes i assignment, hvor der vælges hvem der skal udføre en opgave. Når det vides og man kender kapacitet og satser kan konsekvenserne beregnes. Udvælgelsen sker ud fra direkte overblik på tidsaksen over opgavernes krav sammenholdt ressourcernes kapacitet, kompetencer og økonomiske faktorer. Templates gør det langt nemmere og sikrere at definere projekter og opgaver og gradvist forøge standardisering og hermed produktiviteten. Hertil kommer alle de andre data, der er nødvendige for at skabe et styringsgrundlag. Kunder, afdelinger, priser, statuskoder og meget mere. Alt defineres i en velstruktureret database hvor der ikke er redundans. 9

10 Anvendelse: Portefølje og programstyring. Organisationer forandrer og udvikler sig gennem projekter: Nye produkter, udviklingsprojekter, ny teknologi, nye processer, f.eks. Lean. Hertil kommer projekter i samarbejde med kunder og leverandører. Ofte er der langt flere idéer og ønsker end det er praktisk muligt at gennemføre på grund af begrænsede ressourcer. Sætter man mere i gang end der er ressourcer til oplever man projekt-forstoppelse med forsinkelser, aflysninger og manglende overblik. Det undgås kun gennem velovervejet prioritering ud fra strategisk vigtighed, risiko, cost-benefit og kobling til andre projekter i eventuelle programmer. Allerede her er det vigtigt at inddrage ressourcestyring på et passende niveau. Det kan f.eks. være budget ressourcer defineret ud fra roller og primære krav til kompetencer. Det er samtidig en enkel måde at beregne de økonomiske konsekvenser. Men MPI gør mere end det: Den fleksible tidsakse og ressourcedimensionen giver direkte og præcis information om hvilken kapacitet der er til rådighed og hvor meget der allerede er disponeret (igangværende og pipeline) evt. opdelt efter kompetencer. Dermed risikerer man ikke at sætte mere i gang end der realistisk kan gennemføres og man kan systematisk fokusere på kortere gennemløbstid, hurtigere resultater og mindre risiko. MPI giver herved det fleksible og realistiske overblik over projekt programmer, sammenhænge/ grupperinger, status og konsekvenser, således at nutid og fremtid bindes sammen. Projekter der besluttes sat i gang kan efterfølgende detaljeres hvis der er behov med work break down, ressource allokering og med mere nøjagtig tidsopløsning. Nutid og fremtid bindes sammen. Planning Intelligence handler først og fremmest om overblik og hurtigt at kunne nå frem til hvor skoen trykker, finde forsinkelser, flaskehalse eller give overblik over status. Ved portefølje styring er der behov for at sammenligne, gruppere og beregne på flere dimensioner parallelt og i nye kombinationer. Det gøres i MPI ved at tildele koder og felter farver og ikoner og kombinere dette med gruppering, filtrering og beregninger. 10

11 Anvendelse: Multi projekt og ressourcestyring på tværs De kunde- eller porteføljeprojekter, der sættes i gang, skal styres præcist for at undgå forsinkelser. Igen kommer ressourcestyringen ind som en afgørende faktor. Det er medarbejderne, der skaber resultaterne og som er ansvarlige for omkostninger og kvalitet. De skal knyttes til opgaverne på bedst mulig måde ud fra opgavernes behov for kompetencer og indbyrdes afhængigheder. MPI gør dette arbejde realistisk, fordi alle projekter er i én fælles database. Medarbejdere kan således være tilknyttet flere projekter og man kan se den samlede belægning på tværs. Forsinkelser, der har en tendens til at sprede sig som ringe i vandet, skyldes at man overbooker og dermed skaber flaskehalse, som oven i købet risikerer at blive ineffektive på grund af stress og afbrydelser. For ressource diagrammet vil det ofte være planlagt tid sammen med kapacitet til rådighed eller rapporteret tid. Grafikken gør det nemt at få overblik. Der kan zoomes ind og ud fra timer til måneder og tidsopløsningen kan ændres med et klik. Forskellige farve nuancer i f.eks. røde og grønne skalaer viser direkte hvor der er overbelægning og hvor der er ledig kapacitet. Planlagte timer indtastes direkte i de hvide celler I den grafiske del: [1] Aktiviteter tilknyttet peroner; [2] Personer tilknyttet aktiviteter; [3] Synkroniserede tidsakser; og [4] Projekt og Ressource diemnsionen er synkroniserede. Planlægning med MPI bygger på de 2 planlægningsdiagrammer (Gantt), henholdsvis projekt/opgave og ressource dimensionen. De er synkroniserede, således at en ændring i det ene automatisk reflekteres i det andet. Dette gælder f.eks. timetal i projekt Gantt der øjeblikkeligt også vises i ressource Gantt og dermed ses direkte de kapacitetsmæssige konsekvenser ved farveskift i det rød/grønne kapacitetsdiagram. Begge planlægnings Gantt er bygget op med en grid / regnearksdel) del til venstre med søjler der viser grunddata, tidsdata og beregnede data. Til højre har vi tidsaksen, hvor aktiviteter og sum linjer vises grafisk med deres udstrækning. Den grafiske del fungerer også som et regneark, idet der samtidig kan vises op til 2 forskellige celler for hver periode, svarende til de valgte konti. 11

12 Anvendelse: Rammestyring af services og andre opgaver I mange organisationer har medarbejderne forskellige parallelle hovedopgaver at varetage, f.eks. drift, ledelse, forandrings-projekter, uddannelse og forskellige typer services. Deciderede serviceorganisationer, som f.eks. Siemens IT Solutions and Services, udfører en blanding af opgaver fra ad hoc incidents til planlagte forandringer ( changes ) til komplekse projekter. Siemens har skabt ro og stabilitet ved at anvende MPI s unike funktionalitet til rammestyring ( prebooking ), hvor der på forhånd kan reserveres kapacitetsrammer, som der efterfølgende bookes indenfor. Mange opgaver kan ikke beskrives som projekter. Eksempler: Uddannelse, genoptræning, patienter med kroniske sygdomme, byggeri og vedligehold. MPI s activity stream concept understøtter dette. Den store udfordring er at sikre at alle ansvarsområder tilgodeses i forhold til organisationens målsætning og overordnede planer. Man risikerer let at nogle af opgavetyperne ikke får den kapacitet de skal have, fordi der altid er noget andet der presser sig på. 12

13 Transparens. Målstyring, tidsregistrering. Nok så god planlægning hjælper ikke hvis den ikke føres ud i livet. Nøgleordet er transparens for den enkelte medarbejder og for ledelsen. Det er herigennem det sikres, dels at opgaverne udføres som planlagt, dels at afvigelser bliver synlige og at beslutninger om ændringer bliver realistiske baseret på fuldt overblik over konsekvenserne. Det er her IT har sin afgørende styrke overblik og detalje. MPI giver den enkelte medarbejder og team direkte information om de opgaver, der skal udføres og deres prioritering samt evt. noter og andre oplysninger. Det er også muligt decentralt at oprette nye opgaver og meddele om afvigelser. Det er nødvendigt med løbende feedback om udført arbejde; i det mindste status men det vil normalt også være en fordel at registrere brugt tid af hensyn til opfølgning og økonomi. MPI kommunikerer planer og opgaver og modtager feedback og registreringer på flere måder: 1) Direkte som normal bruger med adgang til al funktionalitet, 2) Via Outlook eller 3) Via Web interface. Hvis man har et eksisterende tidsregistreringssystem og job system, f.eks. ERP, kan der sættes en to vejs dataintegration op med MPI. MPI kan også anvendes til målstyring og løbende registrering og opfølgning på andre parametre end tid, f.eks. i forbindelse med Change Management. Det kan være ændrede forretningsgange, Lean eller andet. I konto planen defineres de ønskede målparametrene, f.eks. kvalitet, gennemløbstid, leveringsoverholdelse og kundetilfredshed. Der defineres en konto for aftalte mål og en konto for faktisk opnåede resultater, evt. udtrukket via BI. I MPI er der funktioner der f.eks. kan vise den akkumulerede udvikling af mål ift. resultater. (Se afsnittet om regnearksfunktionalitet, side

14 Brugervenlighed, perspektiver og views MPI tilbyder et enestående intuitivt og fleksibelt brugerinterface. Perspektiver er brugeropsatte skærmbilleder der skabes enten ud fra de standard perspektiver, der leveres med MPI og eller ud fra virksomhedens standards. Det er en unik og brugervenlig måde at understøtte den medarbejders og funktions arbejdsgange og informationsbehov. MPI bruges ved at klikke på perspektiver i menuen til venstre [1]. De har navne som People Data Availability eller Manage Projects and Tasks. Du sætter dine skærmbilleder op ved at give det et navn og gemme det i din personlige menu i den folder du ønsker. Et perspektiv, som kan består af et eller flere grundskærmbilleder kaldet views. Det er nemt at ændre på eksisterende perspektiver, oprette nye, organisere i mapper osv. Vinduerne placeres (dockes) på skærmen som du vil [3], eller sættes ind som faneblade [2]. I perspektiverne styrer man position, størrelse, hvilke data der vises, sortering og datafiltre. Kolonner, felter, kommandolinjer mm. kan alle tilpasses som det ønskes ved drag & drop. Et perspektiv bliver vist når du dobbeltklikker på det i menuen. Ethvert data element der ændres, vil øjeblikkeligt også blive opdateret i andre views i perspektivet. Hvis du f.eks. ændrer en persons navn eller afdelingen han arbejder i vil andre billeder straks blive opdateret med ændringen. Perspektiverne husker også enhver ændring af layout, Det kan være fjerne eller tilføje kolonner, kommandoer eller rækker. Vinduer kan defineres i størrelse og placering. Hvis du ønsker at bevare ændringerne gemmer du perspektivet enten ved erstatte det eksisterende eller oprette et nyt. MPI leveres med en lang række standard perspektiver, som kan anvendes direkte, eller som kan danne udgangspunkt for egne tilpasninger. De understøtter forskellige roller i organisationen og evt. arbejdsgange (workflows). Perspektiver vil ofte bestå af et antal tabeller (grids), der både kan indeholde horisontale og vertikale beregninger af f.eks. kapacitetsbelægning for en periode eller en gruppering. Denne funktionalitet er meget kraftfuld pga. fleksibilitet og mulighed for at arbejde i niveauer med undertabeller mm. 14

15 Regnearks funktionalitet (beregninger) Grundlæggende vises data på samme måde som i regnearksværktøjer, f.eks. Excel, dvs. i tabeller med rækker og søjler. MPI tilbyder en række metoder til at beregne konsekvenser for at give overblik over planlægningen, status og performance som den udvikler sig over tid. Det er alt sammen visuelt og meget nemt at definere. Det er mere intuitivt end regnearksplanlægning. Især fordi tiden og periodisering er interaktiv, med drag & drop direkte i Gantt diagrammet. Flytter man eksempelvis en aktivitet med drag and drop på tidsaksen genberegnes der, således at man f.eks. øjeblikkeligt ser konsekvenserne for belægningen ift. kapacitet på ethvert sum niveau. Det er en kombination af: 1) Den fleksible tidslinje (enhver opløsning, fra timer til måneder) 2) Konti, hvor du definerer hvad det er for tal, der ønskes beregnet og reglerne bag 3) Interaktive Gantt diagrammer med regnearksfelter (indtastningsfelter og beregnede felter) 4) Gruppering på enhver parameter og i niveauer, drag and drop og automatisk summering samt avanceret Pivot. 5) Indbyggede konfigurérbare regneregler og funktioner. Kræver ingen programmering 6) Database bagved, der giver flerbruger anvendelse og sikrer mod dataredundans 7) Perspektiver (se forrige side), der kan konfigureres af dig selv. De vigtigste regnearksfunktioner i tidsdelen (Gantt): Vandret summering (aggregering): Med column chooser kan du vælge at vise sum kolonner, f.eks. total antal planlagte timer for en aktivitet, totalt antal rapporterede timer. Sumtals kolonner i venstre del er sum af tal der optræder ude i den grafiske tidsakse del. Lodret summering. For projekter kan du trykke på Summation knappen og tallene i søjlen summeres op nede fra gennem work break down strukturen, niveau for niveau. Det er også muligt at summere på tværs af projekter og ressourcer hvis der foretages gruppering. Gruppe summer bliver også sammentalt vandret. Accumulation og Ratio knapper: Accumulation betyder at tallene i cellerne automatisk akkumuleres fra venstre mod højre. Ratio fungerer som forholdet mellem 2 konti, hvor den første konto altid er tælleren og den anden er nævneren. Den fungerer også på akkumulerede tal. Ratio kan f.eks. anvendes til at beregne Cost Performance Index (CPI). Beregnede og lookup kolonner. Lookup kolonner er data felter, der hentes fra en anden tabel. Det kunne f.eks. være kundens telefon nr., der ønskes indsat i project oversigten. Det sker ved at du definerer at kundereferencen skal slå op i kundetabellen og hente telefonnr. derfra. Forretningsgrafik, eksport til regneark Alle tal du ser i et Gantt kort kan ved få klik omsættes til dynamisk forretningsgrafik af alle typer, der følger enhver ændring. Data kan direkte (WYSIWYG) eksporteres til Excel, PDF mm. 15

16 Sortering, filtrering, layout og editering I regnearksdelen kan man styre præcist hvilke data der vises og beregninger på mange måder. Alle valg kan gemmes i perspektiver. Det gælder også gruppering, der beskrives på den følgende side. De enkleste muligheder er: 1. Tool bar, som kan konfigureres så man kun ser de kommandoer der er brug for. 2. Filter icon. Definerer simpelt filter på søjlens værdier. Samtidig filtrering på flere kolonner. Filtre kan slås til og fra med et klik. 3. Column Chooser: Højre klik på kolonne overskrift. Giver en række muligheder f.eks.: Indsættelse og placering af nye kolonner Gruppering Editering af layout og tekster 4. Multipel editering. Samme værdi kan indsættes i udvalgte linjer. 16

17 Gruppering Gruppering anvendes til at skabe overblik og sammentællinger for kategorier af data. Et eksempel kunne være at du søger efter personer i marketing afdelingen. Du kan da gruppere på afdelingsfeltet og derefter vælge marketing gruppen og folde den ud. Samtidig vil de enkelte gruppelinjer automatisk vise total for gruppen, f.eks. antal timer planlagt for gruppen. Det gælder både i Gantt delen periodevis, og i kolonnerne i venstre del. Det er nemt at gruppere: 1. Gruppering: Træk den ønskede søjle overskrift op I feltet over søjleoverskrifterne. Beregninger og gruppering sker så snart feltoverskriften er placeret. Antallet af poster i gruppen står til højre i grupperingslinje teksten. 2. Flere niveauer: Du kan trække mere end en søjleoverskrift op. Den der står længst til venstre er primære gruppering. Den næste den sekundære og så fremdeles. Du kan ændre på hierarkiet ved at trække en søjleoverskrift hen foran en anden. 3. Totaler: Det totale antal planlagte timer tælles f.eks. automatisk sammen for gruppen. Det er ikke alle tal der tælles sammen efter gruppering. 17

18 Projekt skabeloner (templates) I MPI kan du nemt oprette og vedligeholde projekt skabeloner eller dele af projekter. Der er fordele ved at benytte skabeloner, dels fordi det er en nem måde at definere nye projekter, dels at det er et middel til at standardisere processer. Skabeloner kan nemt skabes ud fra eksisterende projekter eller dele heraf eller de oprettes fra grunden. Det elegante er at de kan fungere som byggeklodser hvor forskellige delskabeloner kan bruges til at bygge et nyt projekt. Det kan f.eks. være standardiserede forløb for specifikation og foranalyse eller uddannelses forløb. 18

19 Dokumenter, noter, huskelister Dokumenter, noter og to-do s kan oprettes og knyttes til projekter, aktiviteter, assignments eller ressourcer. Noter der oprettes undervejs i projektforløb og kan vises i en samlet log fil. Dokumenter kan oprettes direkte i MPI eller der kan linkes til deres eksterne placering. De tilføjes nemt ved at højre klikke ved den linje eller aktivitet man ønsker dokumentet skal knyttes til. Tilsvarende gælder for noter og to-do s. Disse muligheder er også vigtige ved styring af opgaver der er dynamiske og udvikler sig over tid. Det kan f.eks. være Customer Relations Management (CRM) ved komplekse salgsforløb ( solution selling ), hvor man udfører aktiviteter og løbende opretter nye. Det samme kan være tilfældet ved serviceopgaver og behandlingsforløb, hvor resultatet af et trin bestemmer hvad der efterfølgende skal ske. 19

20 Teknologi Marstrand Planning Intelligence er konstrueret med henblik på effektiv beslutningsstøtte, høj performance, fleksibilitet og nem implementering: Platform Samarbejde og udførelse Web To vejs data interfaces Nem læring Seneste.Net framework og anvendelse af nøje udvalg- te applikationskomponenter. Flerbruger version: SQL Server og Oracle. MPI tilbydes også i enkelt bruger version med memory database + lagring af datasæt i XML format.. Én fælles database med rolle baseret styring af adgang og rettigheder til data og views. Arbejdsplaner og ledelsesoverblik via web. Web services (import/eksport). Generel funktionalitet. Microsoft Outlook Exchange, Microsoft Project og Microsoft Excel. ERP interfaces til Maconomy, Microsoft Dynamics og andre ERP systemer. Demo data, tutorials, videoer og direkte guides. Brugervenlighed Alt hvad du ser på skærmen kan konfigureres af brugeren selv, så MPI kan tilpasses til opgaven og brugerne. 20

21 I gang med MPI Alle kunde situationer har deres specielle facetter og baggrund. Derfor kan nedenstående synspunkter om hvordan MPI kan tages i anvendelse kun være meget summariske. Indledningsvist kan vi pege på nogle forhold det er klogt at holde sig for øje: Start med afgrænset implementering, f.eks. en afdeling eller projektområde og lad være med at sætte for detaljeret planlægning op. Undgå big bang men lad det udfolde sig. Udfordringerne er normalt ikke af teknisk karakter, ej heller at lære at anvende systemet- Det tager ganske få timer. Nej, det er processerne i virksomheden og datadisciplinen der er afgørende. MPI tilbyder transparens, overblik og konsekvens. Det vil for mange organisationer være en kulturforandring, det tager tid og vedholdenhed- Stærke og holdbare resultater kræver at topledelsen står synligt bag, sætter mål og følger op. Anvendelsen i dagligdagen. Det gælder arbejdsgange, detaljeringsgrad, workflows, tidsregistrering, resultatopfølgning i forhold til mål.. Det er her de største udfordringer normalt findes. Mi har stor erfaring og bistår med glæde med at opfylde forventningerne i alle faser. Vi udvikler løbende MPI, ikke mindst hvad angår guides, tutorials og formidling af best praksis. Vi modtager gerne feed back og forslag til forbedringer og til ny funktionalitet. Inden beslutning træffes om at indføre MPI kan det være fornuftigt: Kort at definere behov og mål med at indføre MPI. Sammen med konsulent fra MI at afholde 1/2 dags workshop på egne data, som nemt overføres fra kundens Excel ark til MPI. Der gennemgås en række scenarier, svares på spørgsmål, etc. På dette grundlag kan MI fremsende tilbud på implementering herunder kort notat der definerer implementeringsprojekt. Implementeringen af MPI vil have 3 hoved elementer, hvor de 2 første normalt er ganske enkle fordi MPI er så stærk og fleksibel en platform: Uddannelse og konfigurering af brugerinterface. Superbrugere 2 x 4 timer. Andre brugere. 4 timer. Teknisk opsætning incl. data interfaces med andre systemer. 21

22 Referencer Deltek (Maconomy) People Planner Deltek (tidl. Maconomy) Professionelle services, projekt produktion. MPI platform Rådgivende leveret til ingeniører Maconomy (ex. Thales slut 2009 og senest COWI) Professionelle IT (ex. services, Logica, Lost projekt Boys produktion. International) Advokater (ex. Accura) Revisorer (ex. Deloitte) Reklame (ex. WPP) MI s egne kunder. Planning Intelligence.: Den Norske Opera Atos Mere Origin, end tidl Siemens brugere IT Solutions i 70 virksomheder and Services i 10 lande SOS Børnebyerne MI s egne kunder. Planning Intelligence F. L. Smidth Siemens IT Solutions and Services Lindpro SOS Børnebyerne Informations F. Teknik L. Smidth Lindpro Erhvervs og Selskabsstyrelsen Logica Informations Teknik Erhvervs og Selskabsstyrelsen Logica Fritz Schur Energi MPI har forbedret ressourceudnyttelsen og givet ro og overblik. Niels Jacobi, Planlægningschef IT Solutions and Services MPI binder tingene sammen fra budget til daglig styring Hanne E. Rasmussen, adm. dir. 22