Hvorfor Google Apps? Brugerfordele:

Transkript

1 Hvorfor Google Apps? Brugerfordele: Adgang til data fra et hvilket som helst sted og fra en hvilken som helst computerplatform 25 GB lagerplads i indbakke pr. bruger og kraftig søgekapacitet Enkle og hurtige samarbejds- og kommunikationsværktøjer Data mistes aldrig, heller ikke selv om din bærbare computer går i stykker eller bliver stjålet It-brugerfordele: Ingen hardware eller software, der skal installeres og vedligeholdes Meget lave faste omkostninger pr. bruger Simple programmer, som brugerne allerede kender der er ikke stort behov for uddannelse Mulighed for at flytte brugere trinvis Besparelser på licensafgifter, hardware- og datacenteromkostninger Åben platform til integration Forretningsfordele: Reducerede omkostninger Øget medarbejderproduktivitet, hvilket muliggør hurtigere beslutningstagning. Mere fleksible muligheder for at skabe ændringer og nyskabelser hurtigt og komme videre med forretningen Attraktivt it-miljø for den yngre generation af medarbejdere Hvor meget kan jeg spare ved at bruge Google Apps? De fleste virksomheder har en omkostningsmodel for anskaffelse af - og produktivitetsprogrammer til medarbejdere normalt et sted mellem DKK og DKK pr. medarbejder. Hvorfor Gmail? Gmail har over 10 millioner virksomhedsbrugere. Når du bruger Gmail, har din indbakke betragtelig lagerplads, så behovet for at slette s minimeres. Endvidere tilbyder tjenesten effektiv Googlesøgefunktionalitet samt /onlineindlæg. Chatfunktion er integreret i Gmail, så du kan besvare en i realtid. Gmail er også tilgængelig fra en hvilken som helst computer, så du er ikke længere bundet til at skulle besvare s ved dit skrivebord. Gmail er enkelt at bruge, selv om funktionerne er avancerede, hvilket betyder, at der ikke er behov for omfattende brugertræning. Hvorfor Google Kalender? Med Google Kalender kan du få vist dine samarbejdspartneres og kollegers kalendere fra én online kalender. Deres aftaler vises til højre for dine, hvilket gør det nemt at planlægge arrangementer. Google Kalender kan også integreres med andre dele af Google Apps. Du kan kommunikere, dele og samarbejde via Gmail, Talk og Kalender og dermed nedbringe dobbeltarbejde og forbedre effektiviteten. Og du bestemmer selv, hvem der har adgang til dine kalenderoplysninger.

2 Hvorfor Google Talk? Google Talk gør det muligt for dig at kommunikere hurtigere og mere effektivt. Du kan besvare en via chat, hvilket giver dig mulighed for at kommunikere i realtid og øge din egen og dine medarbejderes produktivitet. Fordi tjenesten er integeret i Gmail, kræves der ingen klientudbyder. Endvidere kan du via den kronologiske -/chattråd/ få fuldt overblik over samtalehistorik og kontekst. Hvorfor Google Dokumenter? Google Dokumenter forbedrer kvaliteten af resultatet ved at muliggøre samtidigt samarbejde om og diskussion af et dokument, dvs. at en række personer på forskellige placeringer kan få vist, diskutere og redigere det samme dokument fra et hvilket som helst sted på et hvilket som helst tidspunkt. Dette nedbringer også dobbeltarbejde, forvirrende søgning efter dokumentet og problemer i forbindelse med at sikre, at der arbejdes i den rigtige dokumentversion, og samtidig elimineres problemer i form af overskridelse af diskplads og mængdebegrænsning i indbakken, fordi dokumentet skal sendes frem og tilbage. Derudover har Google Dokumenter sikker deling. Adgang til Google Dokumenter kræver en adgangskode, så du skal ikke bekymre dig om, at oplysninger havner i de forkerte hænder. Hvorfor Google Video? Videodeling gør vigtig kommunikation som f.eks. intern uddannelse og koncernmeddelelser mere personlige, engagerende og effektive. Medarbejdere kan på en sikker måde dele videoer med udvalgte kolleger eller alle i virksomheden, uden at fortrolige oplysninger dermed bliver offentliggjort. Dine videoer hostes og streames sikkert af Google, så medarbejdere ikke behøver at dele videoer over eller belaste it-afdelingen med en videoløsning. Medarbejdere kan dele videoer med det samme. Visning og indsætning af kommentarer kræver ikke speciel software kun en standardbrowser. Hvorfor Google Websteder? Virksomheder bruger Google Websteder til at give adgang til nyttige oplysninger. Medarbejdere kan oprette et intranet eller lade projektteams opbygge websteder, hvor man kan samle og dele viden fra afdelingen. Filversioner oprettes automatisk, så det er nemt for brugere at foretage opdateringer og hente den nyeste version. Understøttede formater omfatter.doc,.xls,.csv,.ppt,.txt,.pdf m.fl. Brugere kan få vist Google Dokumenter, Regneark, Præsentationer, YouTube-videoer, Picasa-diasshow og gadgets uden nogen særlig programerfaring. Googles søgeteknologi er indbygget, så medarbejdere kan finde nyttige virksomhedsoplysninger lige så nemt som ved søgning på internettet. Der kræves ingen kodning eller systemviden for at opdatere sider eller oprette nye, interne websteder, så alle kan bidrage til delt viden. Virksomheder, der bruger Google Apps Hvor mange virksomheder bruger Google Apps? Vi lancerede Google Apps premierudgave i februar 2007 og har over virksomheder, over 10 millioner virksomhedsbrugere og tilmelder op til virksomheder om dagen. Infrakstrukturen har været tilgængelig siden april 2004, hvor Gmail blev lanceret, og er derfor fuldt udviklet. Store virksomheder som f.eks. Genentech bruger Google Apps, og Google bruger Google Apps til sine egne medarbejdere. Virksomhederne har indset, at Software as a Service (SaaS) er fremtiden og er

3 klar over, at de bliver nødt til at gå denne vej. For det andet har de indset, at ideen om, at én størrelse passer alle, er en meget dyr løsning. Er der særlige brancher, hvor det er mere oplagt at bruge Google Apps? Google Apps leverer grundlæggende kommunikations- og samarbejdsfunktioner, der er fundamentale for enhver type virksomhed. Når dette er sagt, oplever vi imidlertid navnlig en hurtig fremgang i virksomheder med mobile arbejdsstyrker, globale teams, der er fordelt over forskellige tidszoner og store afstande samt detailhandel- og produktionsvirksomheder. Andre brugerkategorier omfatter: Brugere af webmail/ældre -systemer (f.eks. detailhandlere, kundeservicerepræsentanter, ejendomsmæglere) Brugere, der ikke har kommunikations- eller samarbejdstjenester (produktionsanlæg, distributionscentre, strategiske partnere/midlertidige konsulenter) Samarbejdende brugere (team/afdelinger, der deler regneark, projektplaner mv.). Google Apps kompatibilitet og sameksistens Er Google Apps kompatibel med Microsofts produkter? Google Dokumenter: Ja, Dokumenter er kompatibel med Microsoft Office-filformater og mange andre standarder som f.eks. PDF, OpenOffice og ODF. Microsofts standardfilformater understøttes til import/eksport fra og til alle disse populære formater. Vores produkter er designet til at åbne standarder og er kompatible med mange andre produkter. Kommunikation og samarbejde: Google Apps er bygget på en åben platform, der kan udvides, og som er beregnet til udbygning og integration. Googles åbne API-standard, Gdata, giver nem og sikker programmatisk adgang til data i programmer som f.eks. Google Dokumenter, Google Kalender, Gmail osv. Derudover er Googles populære Gadget-udviklingsplatform ideel til oprettelse af virksomheds-mashups og integration af arbejdsflow som en hjælp til at servicere virksomhedens behov lynhurtigt og til en væsentlig lavere pris end traditionelle udviklingsmiljøer (f.eks..net, SOAP). Over gadgets er blevet udviklet på denne platform, hvoraf mange er virksomhedsspecifikke programmer som f.eks. integrationer af CRM og ERP samt styring af arbejdsflow. Kan du overflytte alle mail- og kalenderbegivenheder fra MSFT Exchange og/eller Lotus Notes? Ja. Google Apps premierudgave indeholder overflytningsfunktioner og API'er, der kan bruges til at trække data fra dine eksisterende systemer og overflytte disse data til Google Apps. Derudover har Google et voksende antal samarbejdspartnere, der er specialiseret i indføring af Google Apps, systemoverflytning, implementering og sameksistens. Hvornår understøtter Google Apps alle funktioner i Microsoft Office/Exchange? Det er ikke vores intention at forsøge at matche disse produkter funktion for funktion. Vores mål er at skabe en bedre overordnet oplevelse og at muliggøre nye funktioner baseret på de enestående muligheder, der kendetegner internettet. Der er naturligvis altid en vis form for usikkerhed hos brugerne ved skift fra ældre produkter, men vi tror på, at brugerne vil få en utrolig positiv oplevelse på alle punkter. Vi har flere mailsystemer nu hvordan konverterer vi brugere på en automatisk måde? Vores samarbejdspartnere kan hjælpe dig, eller du kan benytte vores Google API'er og hjælpeprogrammer. Afhængigt af organisationens størrelse kan det anbefales at starte med en pilotgruppe. Dette produkt er designet til brug i et blandet miljø af - og kalenderfunktioner. Googles

4 sameksistensværktøjer gør det muligt fortsat at arbejde i et blandet miljø af - og kalenderfunktioner, mens fuld overflytning pågår. Google Apps' anvendelighed Hvad med offline kapacitet? Vi anerkender, at offlinekapacitet stadig er vigtigt i forretningsverdenen. Selv om bredbåndsforbindelser griber mere og mere om sig, er der stadig situationer, hvor brugere har brug for at arbejde offline (f.eks. om bord på fly). Google har udgivet Google Gears, et industristandardbaseret open source-værktøj, der gør det muligt at online-aktivere browserbaserede applikationer af typen Web 2.0. Googles programmer er baseret på åbne industristandarder. Gmail kan bruges offline i populære klientprogrammer som f.eks. Outlook, Thunderbird og Mac Mail via brug af POP3 eller IMAP. Tilsvarende er Google Kalender tilgængelig offline i et hvilket som helst klientprogram, der understøtter almindeligt ical-format (f.eks. Outlook, ical osv.). Google Dokumenter understøtter eksport til og import fra alle populære filformater, herunder Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, OpenOffice, CSV, TXT og mange flere. Hvis jeg beslutter mig for at holde op med at bruge Google Apps, kan jeg så få mine data tilbage? Ja, vores løsning har åbne API'er til alle programmer, og du kan få , kalendere og dokumenter tilbage i industristandardformater (IMAP, ical, MS Office). Google Apps: Datasikkerhed og pålidelighed Får jeg dedikerede servere? Nej. Google opererer med et såkaldt multi-tenant -miljø. Det betyder, at der er logisk adskillelse mellem brugere og virksomheder, men at lager og computerkapacitet er fordelt på en lang række forskellige servere. Dette er kernen i Googles arkitektur og er det, der giver den skalerbarhed, pålidelighed og omkostningseffektivitet, som Google er kendt for. Hvilke sikkerhedsfordele er der forbundet med Software as a Service? Med traditionel software gemmer medarbejdere data på usikre USB-drev, harddiske og bærbare computere, så de har nem adgang til dem. Med Google Apps kan medarbejdere få adgang til oplysninger på en sikker måde alle steder fra, og derfor er de mindre tilbøjelige til at gemme følsomme data lokalt. Og fordi Google Apps har en garanteret oppetid på 99,9 % kan du være helt sikker på, at medarbejderne har dataadgang, når de har brug for det. En serviceaftale med 99,9 % oppetid tilbydes til organisationer, der bruger Google Apps premierudgave som beskrevet i servicevilkårene for Google Apps premierudgave. Hvorfor er Google Apps sikker? Google driver et af verdens største netværk af distribuerede datacentre, og vi går meget langt for at beskytte både data og immaterielle rettigheder på disse servere. Disse faciliteter er beskyttet døgnet rundt, og vi har et dedikeret sikkerhedsdriftsteam, der fokuserer specielt på vedligeholdelse af sikkerheden i vores miljø. De kontrolfunktioner, processer og politikker, der beskytter disse data, har bestået en audit af typen SAS 70 Type II. Vores sikkerhedspraksis består af tre hovedkomponenter: People Google har et fuldtidsansat team, der står for informationssikkerheden, og som består af nogle af verdens førende eksperter inden for informations-, program- og netværkssikkerhed. Dette team har ansvaret for virksomhedens systemer til perimeterforsvar, processerne i forbindelse med sikkerhedsgennemgang og den brugertilpassede sikkerhedsinfrastruktur samt for udvikling, dokumentering og implementering af Googles sikkerhedspolitikker og -standarder.

5 Proces Sikkerhed er en del af Googles DNA. Hvert enkelt program er opbygget fra bunden med sikkerheden i fokus. Googles programmer gennemgår adskillige sikkerhedsgennemgange som en del af Secure Code-udviklingsprocessen. Adgang til programudviklingsmiljøet er stærkt begrænset og overvåges omhyggeligt for at maksimere sikkerheden. Eksterne sikkerhedsaudits udføres regelmæssigt for at skærpe sikkerheden yderligere. Teknologi Google Apps-data opdeles og sløres på mange forskellige servere og harddiske, så de ikke kan læses af mennesker. Data replikeres på flere datacentre for at sikre redundans og konsistent tilgængelighed. For at reducere risikoen for udnyttelse er hver enkelt Google-server skræddersyet til kunden og indeholder kun de nødvendige softwarekomponenter, og den homogene serverarkitektur muliggør hurtige opdateringer og konfigurationsændringer over hele netværket, når det er påkrævet. Vi stoler selv på Google Apps Vi overlader vores egne data til de produkter, der er tilgængelige for dig. Google-medarbejdere anvender Gmail til al virksomhedskorrespondance via , Google Kalender til planlægning af alle møder og arrangementer og Google Talk til udveksling af onlinemeddelelser med projektteams. Vi bruger Google Dokumenter til følsomt indhold som f.eks. produktdesignspecifikationer og Google Websteder til styring af teamprojekter. Hvem ejer dataene i Google Dokumenter? Du bevarer ophavsretten og alle andre rettigheder, som du har til det indhold, du sender eller viser. Som nævnt i vores servicevilkår påberåber vi os ikke ejerskab over eller kontrol med dit indhold i Google Dokumenter. Hvad angår dokumenter, som du udtrykkeligt vælger at dele med andre, har vi den behørige licens til at vise disse dokumenter for de udvalgte brugere og formatere dokumenterne korrekt til forskellige visninger.