Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde torsdag d. 28. august 2014.

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde torsdag d. 28. august Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat og protokol Humlebæk Boligselskab Økonomi Økonomioversigter årig Økonomisk beslutningsoversigt Ansøgning til LBF om supplerende midler til Humlebæk Boligselskabs... 3 dispositionsfond Boligselskabet Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer Vision, mission og værdier Orientering om stade for implementering af samdrift Orientering fra samdriftsudvalgsmøde Info møde for repræsentantskab afholdes 24. september Formandsmøde afholdes 2. oktober Nybyg HB-avisen Godkendelse af mødeplan fremlagt på sidste møde Afdelingerne Godkendelse af budgetter 2015 for afdelinger uden bestyrelse Orientering om ordinært afdelingsmøde i Rådhushaven Enebærhaven, projektansættelse af medarbejder Orientering om byggesagen i Enebærhaven Orientering om byggesagen i Langebjergparken Ændring af den Kommunale anvisningsret til afdelingernes lejemål Styringsdialog Mødedatoer Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand JK Jens Klokhøj, medlem JH Jan Hegelund, medlem Afbud BH Birgitte Hansen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem CØ -Christina Øllgaard, medlem CK Claus Kann, medlem OS -Ole Sørensen, medlem TL Tina Levisen, 1 suppl. Afbud HH-Henrik Hansen, 2 suppl. PP Pernille Petersen,3 suppl.afbud SH Svend Åge Holm, 4 suppl. BD Birgit Drost, 5 suppl. Afbud Øvrige deltagere: ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea JJ -Jan Jensen, Domea

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsordenen uden kommentarer 2 Godkendelse af referat og protokol Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmøde d. 17. juni Opdateret beslutningsprotokol medbringes til hvert møde og godkendes. Referater er vedlagt som bilag, beslutningsprotokol medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referater og protokol. Bestyrelsen godkendte referatet, som blev underskrevet og protokollen blev gennemset og godkendt. 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi 3.1 Økonomioversigter Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Bilaget er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt. Bestyrelsen godkendte økonomi oversigten med den kommentar at % af året skal være udfyldt, der er per 31. juli gået 57% af året, som svarer til midler forbrugt som udviser 57,3 %. Herudover vedlægges opdateret oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Oversigten er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Bestyrelsen tog vedlagte økonomirapport over dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital til efterretning, uden yderligere behandling af punktet årig Økonomisk beslutningsoversigt Side 2 af 11

3 Den vedlagte 10-årige beslutningsoversigt, viser bevægelser på Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital 10 år tilbage pr. afdeling, samt status for afdelingernes henlagte midler. Organisationsbestyrelsen har på møde den 22. oktober 2013 besluttet at oversigten udgør et dynamisk værktøj i forhold til beslutninger om tilskud fra Humlebæk Boligselskab til selskabets afdelinger, oversigten opdateres én gang årligt, til første organisationsbestyrelsesmøde efter at afdelingernes årsregnskaber foreligger i maj måned. Oversigten er opdateret med regnskabstal ultimo Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bestyrelsen ønsker, at beløb hidrørende fra afdelingers fritagelse for indbetaling af uamortiserede låneydelser til dispositionsfonden, skal indgå aktivt i oversigten og ikke som note. Administrationen retter dette til næste møde. 3.3 Ansøgning til LBF om supplerende midler til Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond. Det blev aftalt på sidste bestyrelsesmøde, at administrationen ansøger Landsbyggefonden om sikring af dispositionsfondens disponible minimumsbeløb til 5 mill. kr. som ifølge tidligere indgået aftale med Landsbyggefonden om mangostøtte. Ansøgning er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Da opdateret oversigt over midler i dispositionsfonden udviser en saldo på kr. 5,8 mill, som er over Landsbyggefondens minimumsgrænse, er det besluttet at udskyde fremsendelse af ansøgning indtil afdeling 409 s helhedsplan godkendes (estimeret til oktober 2014), hvorefter minimumsgrænsen på ca. kr. 5,4 mill. overskrides og ansøgning derfor er relevant. 4 Boligselskabet 4.1 Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer Nedenstående oplæg til ansvarsområder, som skal varetages af medlemmer af organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen skal drøfte om ansvarsområderne er fyldestgørende og hvilke medlemmer af bestyrelsen som skal varetage hvilke områder. Side 3 af 11

4 Formelle ansvarsområder Økonomi Jura Byg & Renovering Materielle Aktiver Information & Kommunikatio Journalisering & Dokumentation Vision, Mission & Værdier Ovenstående diagram er også vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen overvejer om ovenstående diagram er fyldestgørende og hvilke medlemmer af bestyrelsen skal varetage hvilke ansvarsområder. TT fremlagde ansvarsområdernes hovedindhold og bad bestyrelsen skrive sig på det/de områder, man er interesseret i at varetage, punktet tages til beslutning på næste bestyrelsesmøde. 4.2 Vision, mission og værdier Vedlagte bilag - Vision, mission og værdier - er udleveret til medlemmer af det nye samdriftsudvalg på møde den 12. august Det er tiltænkt, at skemaet skal udsendes til afdelingsbestyrelserne i Humlebæk Boligselskab, som grundlag for drøftelser i bestyrelserne og at tilbagemeldinger fra bestyrelserne, herefter skal danne grundlag for et videre arbejde med emnerne i et nedsat udvalg. Tina Thomsen vil orientere bestyrelsen om det videre forløb i arbejdet med vision, mission og værdier i Humlebæk Boligselskab. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter det videre forløb i arbejdet med vision, mission og værdier og det fremlagte skema tiltænkt afdelingsbestyrelserne. TT forklarede hvordan procesforløbet med vision, mission og værdi arbejdet tiltænkes. OB afholder henover efteråret, møder med afdelingsbestyrelser om forløbet og vil samle tanker og ideer til et samlet idéoplæg, som vil danne grundlag for det videre arbejde. Tidsplanen er, at arbejdet vil være klart til vedtagelse på ordinært repræsentantskabs møde i foråret Side 4 af 11

5 Der blev aftalt mødedatoer med afdelingsbestyrelser, som indførtes i den vedlagte kalender, som omdeles med referatet samt fremsendes til selskabets afdelingsbestyrelser. 4.3 Orientering om stade for implementering af samdrift Det blev på ekstra ordinært repræsentantskabsmøde den 22. marts 2014 enstemmigt vedtaget, at organisationsbestyrelsens plan for genstart af samdriften skal gennemføres. Herefter er samdriften gået ind i implementeringsfasen. Jan Jensen orienterer om fremdriften i implementeringen. Der er til dato gennemført følgende tiltag: -Jan Jensen er ansat som projektmedarbejder på 1-årig kontrakt og vil i samarbejde med bestyrelsen og ledelsen, være tovholder på implementeringen af samdriften. -Der er indgået kontrakt med firmaet HHM på at udføre beboerservice opgaver indenfor El og VVS. -Der er oprettet ny driftsorganisation, medarbejdere er indpasset i forhold til egne ønsker og individuelle kompetencer. Ny organisation vil være fuldt operationel 1. januar Grøn formand og Service koordinator er ansat. Der pågår ansættelses procedure i forhold til ansættelse af Driftsleder til driftscentret i Humlebæk. Driftskontoret på Båstrupvej i Fredensborg er under istandsættelse og Driftsleder Ole Sørensen vil flytte til dette kontor i oktober måned. -Der er indgået leasing aftaler på 2 stk. elbiler og maskinpark, levering pågår. -Driftsstyrings softwaren easyprojekt, er modtaget i sandkasse model og afprøves i fuld skala henover efteråret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter ovenstående og videre forløb. Jan Jensen fremlagde stade for samdriften, som følger den fremlagte tidsplan, dog er tidsstyringsprogrammet Eazyprojekt en udfordring, som kan ende med at programmet kun er delvist brugbart 1. januar Jan Jensen vil næste uge besøge samdriften i Frederikssunds servicekoordinator for, at sikre at HB benytter systemet korrekt. Udvikling af Digitale drejebøger, som udgør en del af opgavestyringssystemet for driften, kan udvikles i samarbejde med softwarefirmaet Delgate. Til næste informationsmøde for afdelingsbestyrelser udleveres plejeplaner og driftsnoter i A3 format. Arbejdet med afdelingernes kataloger, vedligeholdskatalog, råderetskatalog og husorden er for en række afdelinger i selskabet afsluttet. Afdelinger som stadigt ikke har færdiggjort deres kataloger, bør sætte dette højt på dagsordenen. For udestående afdelinger ligger den manglende del af arbejdet hos bestyrelsen, Annett Abildgaard hos Domea afventer færdiggørelse af indhold. Side 5 af 11

6 Bestyrelsen anmodede Domea om det er muligt at tilbyde afdelinger, som ikke er færdige med katalogerne, hjælp til processen med udarbejdelse af indholdet i katalogerne. 4.4 Orientering fra samdriftsudvalgsmøde Første møde i det nye Samdriftsudvalg blev afholdt 12. august, der vedlægges referat og power point oplæg som bilag til punktet. Tina Thomsen refererer kort fra mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. ES havde ikke vedlagt bilaget referat og powerpoint. TT udtalte at første møde i det nye samdriftsudvalg var et godt møde, hvor der blev skabt konsensus om forretningsorden for udvalgets arbejde. Udvalgets opgave vil være, at monitorere samdriften og bidrage med gode ideer og input til forbedring af samdriften fremover. 4.5 Info møde for repræsentantskab afholdes 24. september 2014 Der afholdes informationsmøde for selskabets repræsentantskab onsdag den 24. september kl i Multihuset, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. Bestyrelsen drøfter oplæg til repræsentantskabsmødet Der er udarbejdet dagsordensforslag til mødet, som kan udvides med frist 7. september. ES udfærdiger oplæg til vagtordning til fremlæggelse på mødet. 4.6 Formandsmøde afholdes 2. oktober 2014 Der afholdes formandsmøde for selskabets afdelingsbestyrelsesformænd torsdag den 2. oktober kl Mødets placering vil blive meddelt ved indkaldelsen. Bestyrelsen drøfter oplæg til formandsmødet. Formandsmødet vil blive afholdt i Ravnsbjerg II s fælleshus, Ravnsbjerggårdsvej 155, 3050 Fredensborg. 4.7 Nybyg Tina Thomsen kommer med oplæg til punktet til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget til punktet og beslutter videre forløb. Bestyrelsen har igangsat at selskabet er en aktiv mulighed i den kommende licitation hos kommunen, idet visions processen måske tidsmæssigt ikke falder således at det er klart via denne før det er nødvendigt at byde ind. Således er der ikke noget endeligt, men blot en sikring at HB kan være med, såfremt dette er aktuelt. Side 6 af 11

7 4.8 HB-avisen Bestyrelsen har på møde 22. oktober 2013, besluttet at udgive en Humlebæk Boligselskab avis hvert kvartal. Der er nedsat et udvalg bestående af PH, JJ og CØ til at forestå den praktiske udarbejdelse af avisen. Det blev besluttet at have avisen på OB som fast dagsordenspunkt hvor bestyrelsen har mulighed for at fremkomme med forslag til artikler og andet indhold til avisen. Første udgave af Humlebæk avisen er omdelt til beboere ultimo juli måned. Det indstilles, at bestyrelsen aftaler udgivelsestidspunkt og oplæg til næste udgave. TT fortalte at første udgave af HB avisen er rigtig god og har medført flere positive henvendelser fra beboere som er glade for initiativet. PH vil medtage et layout til næste udgave af HB avisen til næste møde. Herefter vil bestyrelsen drøfte indhold. 4.9 Godkendelse af mødeplan fremlagt på sidste møde På sidste møde blev fremlagt udkast til mødeplan for diverse møder i Humlebækboligselskabs regi frem til næste sommer Per Hansen fremsender endelig opdatering af mødeplanen til ES, efter mødet som herefter offentliggøres. 5 Afdelingerne 5.1 Godkendelse af budgetter 2015 for afdelinger uden bestyrelse Afdelingerne 403 Rådhushaven, 408 Benediktevej og 415 Hesselhøj har ikke valgt afdelingsbestyrelser. Derfor påhviler det organisationsbestyrelsen, at godkende budget for 2015, for disse afdelinger. Budgetter 2015 for afdelingerne er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetter 2015 for afdeling 403, 408 og 415. Bestyrelsen godkendte fremlagte budgetter 2015 for afdeling 408 Benediktevej og 415 Hesselhøj. Bestyrelsen besluttede, at budgettet for afdeling 403 Rådhushaven grundet afdelingens alder fra 1960 og generelle behov for istandsættelser og fornyelser, skal indeholde henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse således at disse udgør kr/bolig indenfor 5 år. Henlæggelserne per år fastsættes til kr , hvilket medfører en lejestigning i 2015 på 2,08%. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling 403, når dette er redigeret og fremsendt med ovenstående rettelse. Side 7 af 11

8 5.2 Orientering om ordinært afdelingsmøde i Rådhushaven Afdeling 403 Rådhushaven, har ikke valgt afdelingsbestyrelse, hvilket medfører at afdelingens interesser varetages af organisationsbestyrelsen. Boligselskabet indkalder afdelingens beboere til ordinært budgetmøde 29. september kl (Det undersøges om bibliotekets sal eller det lokale menighedshus kan lånes til formålet) Dagsorden for mødet vil omfatte valg af bestyrelse med forventning, at der er beboere som opstiller, således at afdelingen igen kan varetage egne interesser. Der er udtrykt ønske fra nogle beboere i afdelingen om at indkøbe nye maskiner til vaskeriet og at der kan udføres nyt slidlag på stamvejen, hvilket selskabet har indhentet tilbud på til afstemning på mødet. Herudover har afdelingen tidligere undersøgt mulighederne for, at tilbygge altaner til lejlighederne på bygningens haveside og i gavle, dvs. ca. halvdelen af lejlighederne. Dette projekt er blevet opdateret og der afventes ny pris. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at der indkaldes beboermøde i Rådhushaven med spisning, som betales af Humlebæk Boligselskab. Mødet afholdes i Fredensborg biblioteks sal. Bestyrelsen godkendte at HB afholder udgifter til en let anretning til mødet. 5.3 Enebærhaven, projektansættelse af medarbejder Enebærhavens bestyrelse har forespurgt om muligheden at ansætte en tidsbegrænset medarbejder i 2 måneder, til montering af nye radiator-termostater i alle afdelingens boliger. Medarbejderen vil blive ansat i Humlebæk Boligselskab, men vil udelukkende blive tidsregistreret i Enebærhaven. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ansættelsen. Bestyrelsen godkendte tidsbegrænset ansættelse forudsat at Enebærhaven afholder alle udgifter forbundet med ansættelsen. 5.4 Orientering om byggesagen i Enebærhaven Udlejningssituationen: Alle færdigrenoverede 3-rums boliger er udlejede. 5 stk. renoverede 4-rums boliger i blok 2 er ude i tilbud, og forventes udlejet. De første 2 stk. 4-rums parterrelejligheder har været i tilbud og er sat på hjemmesiden. Der er stor interesse. Orientering om byggesagen: Tidsplanen rev følges, således at projektet forventes færdigt til endelig aflevering 15. maj Side 8 af 11

9 Økonomien i projektet er meget stram, der henstår på nuværende tidspunkt kr til uforudsete udgifter, hvor 3 blokke stadigt ikke er påbegyndt, der må forventes overskridelser af budgettet. Ind og udflytninger i forbindelse med genhusninger pågår uden de store problemer. Højere informationsniveau og det faktum at flere blokke nu er færdige, gør at forventningens glæde har overtaget frustrationerne i forhold til uvisheden som herskede. Der er konstateret PCB i bløde fuger omkring vinduer i nogle af blokkene. PCB skal behandles med særlige sikkerhedsforanstaltninger og bortskaffelse er bekostelig. Landsbygge fonden har godkendt at afholde merudgiften. Tina Thomsen har bedt rådgiver og Domea undersøge, hvor stor en pulje henstår fra opsparede driftsstøttemidler og i hvilket omfang der kan forventes dækning af en række merudgifter i projektet. LBF skal godkende anvendelse af midlerne i denne pulje, restpulje midler inddrages af Landsbyggefonden, hvis disse ikke anvendes i byggeriet. Kommende beboeraktiviteter i byggesagen: Der afholdes rejsegilde for det nybyggede fælleshus fredag 5. september 2014 kl ved fælleshuset i Enebærhaven. Der afholdes informationsmøde for beboerne onsdag 10. september, kl i Bibliotekets store sal. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. ES orienterede, at byggesagen er 60% færdig og forventes afleveret 15. maj Orientering om byggesagen i Langebjergparken Byggepladsetablering og byggearbejder på første blok 24, har været præget af langsommelighed og manglende forventningsafstemning og information i forhold til bestyrelse og beboere. Dette har skyldtes sommerferie periode og at entreprenøren Hoffmann har udvist træghed i forhold til opfølgning på bestyrelsens og beboernes henvendelser. Jævnfør ovenstående er prøveblok 24 bagud i forhold til tidsplan, dog forventes resterende blokke at følge tidsplan, da opstart i nye blokke ikke er afhængig af forudgående blokkes færdiggørelse. Projektet var planlagt med erstatnings opvarmning i boligerne med flaskegas, dette er ændret til el-opvarmning, ændringen er udgiftsneutral også for beboerne. Nedtagning og genopsætning af afdelingens permanente gasskabe, skal lovgivningsmæssigt udføres af gasleverandøren HMN, dette var ikke forudsat i projekteringen og medfører en merudgift på kr LBF ansøges om tillægsbevilling. Der har efter nedtagning af formur i blok 24 vist sig at den oprindelige udstøbning af bagmur ikke er udført så jævnt som forudsat, hvilket medfører at der ikke plads på fundamentet til den nye formur alle steder, forskellige alternativer og økonomi er under afklaring, eventuel merudgift ansøges dækket af LBF. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 9 af 11

10 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, dog med bekymring for at sagens økonomi slutteligt kan resultere i huslejekonsekvens for afdelingen. 5.5 Ændring af den Kommunale anvisningsret til afdelingernes lejemål På foranledning af bestyrelsen i Rosenvænget, har administrationen forespurgt Fredensborg kommune hvordan kommunens anvisningsret til boliger er aftalt i Humlebæk Boligselskab. Kommunen har svaret, at 25% anvisningsret benyttes i alle afdelinger undtaget 3 afdelinger med særaftaler som beskrevet herunder. Torpenvangen, har indgået sær aftale at alle 2-rums boliger anvises fra kommunen. Båstrupvej, har indgået særaftale at 1- og 2-rums boliger anvises fra kommunen. Stejlepladsen II, har indgået aftale at alle 2-rums boliger på 54,3 m2 og 8 af de øvrige 2 værelses anvises af kommunen. Såfremt boligselskabet ønsker at ændre anvisningsretten, foreslår kommunen at der afholdes et afklaringsmøde, hvorefter endelig aftale skal godkendes i byrådet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående og beslutter, hvorvidt der skal indgåes forhandling med Fredensborg Kommune om ændringer i anvisningsretten. ES undersøger venteliste situationen på de to afdelinger med særordninger 401 og 409. SH - Båstrupvej er tilfredse med nuværende ordning. 5.6 Styringsdialog. Fredensborg kommune har indkaldt Humlebæk Boligselskab til styringsdialog møde mandag 29. september, Tina Thomsen og Ejvind Sommer deltager i mødet. Styringsdialogen tager udgangspunkt i afdelingernes styringsrapporter for regnskabsår 2013, som indeholder en vurdering af afdelingernes driftsøkonomi og henlæggelsesniveau samt en drøftelse af eventuelle økonomiske udfordringer i nær fremtid, hvilket kan være kommende renoveringsprojekter, udfordringer i forhold til udlejningssituationen, sociale problematikker og beboersammensætning. Humlebæk Boligselskabs afdelinger er i forbindelse med årets budgetmøder med bestyrelserne blevet bedt om, at gennemgå den fortrykte rapport og tilbagemelde eventuelle ændringer og ønsker til emner som afdelingen ønsker skal drøftes med kommunen. Bilag: Styringsrapport for Humlebæk Boligselskab og for de 3 afdelinger uden bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter emner og tiltag som skal medtages i styringsdialogen med kommunen, set i forhold til Humlebæk Boligselskab som helhed og i forhold til enkelte afdelinger. Side 10 af 11

11 Bestyrelsen gennemgik og tilrettede Humlebæk Boligselskabs Styringsrapport samt styringsrapporter for afdelinger uden bestyrelse 403 Rådhushaven og 415 Hesselhøj. 408 Benediktevej har ikke styringsrapport, da det er en kommunal institution. 6 Mødedatoer Næste møde i organisationsbestyrelsen er 20. oktober 2014, kl Afholdes i Strædets fælleshus, Strædet 1, 3050 Humlebæk. Infomøde i repræsentantskabet afholdes 24. september 2014, kl , mødet afholdes i Multihuset, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. Formandsmøde for formænd for afdelingsbestyrelser afholdes 2. oktober, kl mødet afholdes i Ravnsbjerg II s fælleshus, Ravnsbjerggårdsvej 155, 3480 Fredensborg. Samdriftsudvalgsmøde afholdes 9. oktober, kl mødet afholdes i Ravnsbjerg I s fælleshus, Lillevangsvej 118, 3480 Fredensborg. Mødested er flyttet, da der skal betales lokaleleje ved brug af Multihuset i Baunebjerghuse. 7 Eventuelt Der blev ikke drøftet emner under eventuelt. Side 11 af 11