Projekt 15: Post Danmark

Transkript

1 Et bedre arbejde i hverdagen Erfaringer fra 21 udviklingsprojekter om psykisk arbejdsmiljø og sygefravær Projekt 15: Post Danmark Dette er et uddrag af en samlet evalueringsrapport, som kan hentes i PDF-version på BEDREARBEJDE.dk

2 5.15 Projekt 15: Post Danmark Psykisk arbejdsmiljø og sygefravær ved produktion, distribution og i filial Arbejdspladserne I dette projekt er indgået to enheder under Post Danmark koncernen: Midtsjællands Postcenter og Postområde Vestsjælland. Projektet blev startet op på de to enheders initiativ efter, at en undersøgelse fra Arbejdsmiljøinstituttet havde vist, at ansatte i postvæsenet er blandt de jobgrupper, der har det dårligste psyko-sociale arbejdsmiljø. De to projekter er kørt relativt uafhængigt af hinanden. Vi har i denne evaluering valgt at fokusere på Midtsjællands Postcenter. Dette valg skyldes, at der her har været bedre data tilgængelige, og at projektet på Postområde Vestsjælland undervejs er blevet delvist afbrudt pga. omstruktureringer og lederskifte. Midtsjællands Postcenter har 330 ansatte og står for sortering af post. Fra centret har 43 medarbejdere fra to teams samt centrets ledere og mellemledere deltaget i projektet. Problemstillinger Psykisk arbejdsmiljø Arbejdet på postcenteret foregår i selvbærende teams, som blev introduceret i alle Post Danmarks enheder i Arbejdet er præget af høj ensformighed og høje krav til koncentration. Maskinerne til postsortering fastlåser på mange måder medarbejderne, bl.a. ved at medarbejderne i en del situationer tvinges til at følge maskinernes tempo. Maskinernes udformning sætter også betydelige begrænsninger for at variere arbejde og bevæge sig rundt. I begyndelsen af projektet blev der foretaget en undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø med brug af AMI s mellemlange spørgeskema. Resultatet viste, at arbejdspladsen var belastet væsentligt over gennemsnit i 17 ud af 26 dimensioner og er derved en af de mest belastede arbejdspladser blandt de projekter i puljen, som har anvendt det mellemlange skema. Problemerne viser sig i særlig grad på følgende dimensioner: BEDREARBEJDE.dk 231

3 Indflydelse Frihedsgrader i arbejdet Udviklingsmuligheder Utryghed i beskæftigelsen Sensoriske krav Generelt selvvurderet helbred Kognitive krav Socialt fællesskab Mentalt helbred Mening i arbejdet Rollekonflikt Involvering i arbejdspladsen Somatisk stress Social støtte Forudsigelighed Ledelseskvalitet Rolleklarhed På én dimension, sociale relationer, ligger arbejdspladsen væsentligt bedre end landsgennemsnittet. Sygefravær Sygefraværet lå før projektet begyndte på omkring 20 dage, hvilket er et højt fravær, særligt taget i betragtning af, at gennemsnitsalderen på centret er omkring 30 år. Der er ikke kendskab til årsagen til det høje fravær, men man havde i ledelsen formodninger om, at det kunne skyldes problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Projektets formål Projektet formulerede selv formålet således: Formålet med projektet er overordnet at forbedre det psykiske arbejdsmiljø samt at nedbringe sygefraværet. Da det er et vigtigt punkt i Post Danmarks virksomhedsstrategi at være en udfordrende og attraktiv arbejdsplads, skal projektet bidrage med værktøjer, der kan gøre det nemmere for ledere og medarbejdere at håndtere de nuværende og fremtidige udfordringer. Projektet sætter særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø i de selvbærende teams og betydningen for medarbejdernes helbred, og der indhentes forslag til at forbedre arbejdsmiljø. Samtidig undersøges det psykiske arbejdsmiljø i lederteamet også Projektet tager altså udgangspunkt i problemerne i det psykiske arbejdsmiljø, som er blevet konstateret bredt inden for postvæsenet. På den baggrund har en del af formålet også været at skabe erfaringer, som kunne spredes til andre enheder i Post Danmark. Desuden har man ønsket at få skabt en bedre forståelse og håndtering af sygefraværet på arbejdspladsen. Projektets organisering Projektet har været organiseret med en central styregruppe og to arbejdsgrupper med repræsentanter for de to deltagende enheder. Styregruppen bestod af leder- og medarbejderrepræsentanter, repræsentanter fra Post Danmarks centrale personaleafdeling samt en ekstern konsulent. Undervejs blev der desuden tilknyttet en repræsentant fra Post Danmarks afdeling for arbejdsmiljø. Fra Midtsjællands Postcenter har to teams for OCR/sætte og Standardbreve været inddraget. Sammenhæng med det øvrige sikkerhedsarbejde Hele projektet er blevet udarbejdet som en grundig version af en psykisk APV, hvor man har ønsket at udvikle og afprøve metoder, som kan anvendes i den fortsatte APV-indsats. I projektets egen evaluering BEDREARBEJDE.dk 232

4 gøres der overvejelser omkring, hvordan denne indsats kan sammenkædes med et centralt kortlægningssystem gældende for hele Post Danmark kaldet MKA (Medarbejdernes vurdering af Kvaliteten i deres Arbejde). Her er det blevet overvejet, hvordan overlap imellem de to vurderinger kan undgås, og hvordan de to evt. kan supplere hinanden. Udviklingsforløbet I projektet har man arbejdet med et lederudviklingsforløb og et medarbejderforløb, hvor medarbejderne i de 2 deltagende teams på Midtsjællands Postcenter har været inddraget. Medarbejderforløbet Medarbejderforløbet blev indledt med to møder for hvert team. Møderne blev i begge tilfælde styret af de eksterne konsulenter: 1. MØDE - PROBLEMER I DET PSYKISKE ARBEJDSMILJØ På det første møde blev medarbejderne præsenteret for resultaterne af den første AMI-undersøgelse. Medarbejderne blev opdelt i grupper, hvor de skulle arbejde på at besvare fire hovedspørgsmål formuleret af konsulenterne: 1. Undersøgelsen viser, at arbejdet stiller meget høje krav til medarbejderne. Hvordan forklarer I det? 2. Undersøgelsen viser, at der er meget begrænsede indflydelses- og udviklingsmuligheder. Hvordan forklarer I det? 3. Undersøgelsen viser, at der er meget ringe social støtte og fællesskab. Hvordan forklarer I det? 4. Undersøgelsen viser, at der er stor utryghed. Hvordan forklarer I det? Efter gruppearbejdet samledes alle medarbejdere i plenum, hvor resultaterne fra hver gruppe blev præsenteret på flip-over. Formålet med mødet var at få medarbejderne til at reflektere over og søge forklaringer på årsagerne til nogle af de belastninger i det psykiske arbejdsmiljø, som spørgeskemaundersøgelsen havde vist. Derved skulle mødet også forberede medarbejderne til det videre arbejde med at søge muligheder for forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø. De fleste af projekterne i puljen har inddraget medarbejderne i en eller anden form for problemfase. Typisk har man i denne fase ladet medarbejderne udføre en form for brainstorming for at identificere problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Her afviger dette projekt noget fra de øvrige ved, at medarbejderne blev stillet over for at forklare, hvorfor der var problemer. Denne opgave er analytisk mere udfordrende end en brainstorm, hvor problemer blot skal identificeres. Evaluator vurderer, at denne tilgang er interessant fordi den hermed ligger op til at medarbejderne opbygger sammenhængende forståelser af problemerne og deres årsager. I modsætning hertil giver brainstorming ofte et meget fragmenteret billede. 2. MØDE FORBEDRINGER AF DET PSYKISKE ARBEJDSMILJØ Det efterfølgende møde blev indledt med gennemgang af flip-overne fra første møde og diskussion af, om disse årsager til problemer stadig var relevante. Herefter blev der foretaget en prioritering mellem de mange årsager, ved at medarbejderne afgav stemmer til de årsager, som de fandt væsentligst at arbejde BEDREARBEJDE.dk 233

5 med. Medarbejderne fik efterfølgende mulighed for at melde sig til et af de prioriterede indsatsområder. På denne baggrund blev der for hver team oprettet en række arbejdsgrupper. Mødet blev afsluttet med, at hver arbejdsgruppe fik tid til at diskutere muligheder for, hvordan årsagerne til problemerne i det psykiske arbejdsmiljø kunne reduceres. Den valgte tilgang til det andet møde er igen noget forskellig fra de fleste øvrige projekter ved at den i udpræget grad er problemorienteret. Der lægges op til at forbedringer i det psykiske arbejdsmiljø skal opnås gennem en reduktion af årsagerne til belastningerne (se evt. en uddybning i på side 12 i den tværgående analyse). FORLØB MED IMPLEMENTERING I ARBEJDSGRUPPERNE Efter de to indledende møder fulgte et længere forløb, hvor de nedsatte arbejdsgrupper arbejdede videre med de forskellige indsatsområder. For de to teams blev der arbejdet med følgende temaer: Team 1: Team 2: Øge indflydelse og udviklingsmuligheder Fordeling af arbejdsopgaver Udbrede viden om sygesamtaler Det fysiske arbejdsmiljø Komme tættere på årsager til sygefravær Forbedre kommunikation mellem ledelse og medarbejdere For en beskrivelse af proces og resultater for arbejdsgrupperne i de to teams henvises til projektets egen evalueringsrapport (se henvisning på side 240). Generelt har arbejdsgrupperne fungeret godt. Mange af grupperne har været meget ambitiøse og har lagt stort arbejde i kortlægning og analyse af deres tema i søgningen efter mulige forbedringer. Nogle har foretaget spørgeskemaundersøgelser, mens andre er taget på virksomhedsbesøg for at få inspiration og idéer. Flere af grupperne er undervejs gået i dialog med ledelse og mellemledere. Blandt andet fik gruppen for udbredelse af viden om sygesamtaler en leder til at skrive en kort artikel om fraværspolitikken, for at få aflivet myter blandt medarbejderne om fraværssamtaler. Desuden blev der på gruppens initiativ foretaget ændringer i arbejdspladsens velkomstfolder til nye medarbejdere. I både team 1 og 2 blev der arbejdet med omorganisering af arbejdet med henblik på at skabe mere alsidighed, indflydelse og udvikling i arbejdet. Dette har været et af de vanskeligere områder at arbejde med. Man har oplevet, at der var mange forskellige interesser blandt medarbejderne at tage hensyn til. Samtidig har der været mange begrænsninger i, hvad grupperne kunne ændre på. Medarbejderne oplevede, at det var vanskeligt at gøre arbejdet betydeligt mere udviklende inden for de givne rammer, som bl.a. teknologien fastlagde. Lederudvikling Lederudviklingen havde til formål dels at sætte fokus på ledernes eget psykiske arbejdsmiljø og dels at udvikle ledernes kompetencer til at arbejde med medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø. Udviklingsforløbet indledtes med, at en lederarbejdsgruppe sammen med de eksterne konsulenter samledes for at diskutere og fastlægge, hvilke temaer der skulle indgå i lederudviklingsforløbet. På mellemlederniveauet efterspørges særligt: BEDREARBEJDE.dk 234

6 Teambuilding og samarbejde imellem lederne. Udvikling af kommunikative kompetencer i forhold til medarbejderne. (undervisningspædagogiske principper, at se hele mennesket - kropssprog/ lære at læse signaler m.m.). I ledergruppen efterspørges særligt værktøjer til bedre planlægning af egen tid, håndtering af konflikter og håndtering af teamudvikling. På baggrund af arbejdsgruppens arbejde blev et kursusforløb sammensat, der blev afviklet som to internatkurser af hver 2 dages varighed. Imellem de to kurser var der lagt tid ind til en hjemmeopgave for lederne. De skulle afprøve et konkret udviklingsprojekt i forhold til deres teams. I mellemperioden besluttede lederne på Midtsjællands postcenter yderligere at afholde et tre-dages forløb, hvor der blev sat fokus på ledernes eget psykisk arbejdsmiljø. Dette vurderes af lederne selv som en stor succes. Et af problemerne for lederne var, at der var opstået en kultur, hvor hver leder følte sig i konkurrence med de øvrige ledere. Dette skyldtes bl.a. usikkerhed om egen position ved løbende omorganiseringer og rationaliseringer. Forløbet hjalp i betydelig grad til at skabe tillid mellem lederne, og åbnede for, at man kunne dele erfaringer imellem sig. Derved blev forløbet også et vigtigt fundament for at udvikle et teamsamarbejde imellem lederne. Sideløbende forandringer Undervejs i projektet har der været flere betydelige ændringer af organisation og af arbejdsopgaverne. I forbindelse med indførelse af lean production er en del teams blevet slået sammen til større teams. Samtidig er der i perioden sket en betydelig stigning i mængden af adresseløse forsendelser. Postcenteret har endvidere stået overfor en udskiftning af sorteringsanlæg, hvilket forventeligt ville betyde rationalisering, omorganisering og reduktion af medarbejderstaben. Generelt er medarbejdernes følelse af at blive inddraget eller taget i betragtning ved disse konstante forandringer meget lille. De fleste ændringer kommer fra centralt koncernniveau, hvor selv ledelsen på Midtsjællands Postcenter har meget begrænset indflydelse på udviklingen. BEDREARBEJDE.dk 235

7 Udvikling i sygefravær og psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Fraværsudvikling 30,0 25,0 20,0 Dage pr. ansat pr. år 15,0 10,0 18,0 22,0 18,0 28,0 16,0 Samlet fravær 5,0 0, År Figur 27: Udviklingen i sygefraværet fra 2001 til 2005 for de ledere og medarbejdere, der har været omfattet af den del af projektet, som er foregået på postcentret. Opgørelsen bygger på virksomhedens egne oplysninger i fremsendt til evaluator. Fraværstallene for 2005 bygger på en opgørelse for januar til og med august og er omregnet til fravær for hele året uden hensyntagen til sæsonudsving. Figuren ovenfor viser udviklingen i sygefraværet på centret. Der er tale om store udsving, men tendensen er en stigning på 1 dage pr. medarbejder om året, svarende til ca. 5 procent. BEDREARBEJDE.dk 236

8 Psykisk arbejdsmiljø Undersøgelse af psykisk arbejdsmiljø på Midtsjællands Postcenter DIMENSION DATAGRUNDLAG Adfærdsmæssig stress -8 Antal besvarelser gmsn. Anslået 20 Emotionelle krav 5 Svarprocent gmsn. Anslået 50% Feedback -4 Måneder mellem besvarelser Mellem 13 og 35 Forudsigelighed -10 Frihedsgrader i arbejdet -6 Førmåling: Generelt selvvurderet helbred -5 - Antal besvarelser Anslået 20 Indflydelse 1 - Svarprocent Anslået 50% Involvering i arbejdspladsen Spørgeskemaer indsamlet 2002 Kognitive krav 4 Kognitivt stress 1 Eftermåling: Krav om at skjule følelser 4 - Antal besvarelser Anslået 20 Kvantitative krav -4 - Svarprocent Anslået 50% Ledelseskvalitet 0 - Spørgeskemaer indsamlet 2004 Mening i arbejdet -4 Mentalt helbred 9 Signaturforklaring Rolleklarhed 9 Førmåling bedre end DK gmsn. Rollekonflikt 1 Førmåling omkring DK gmsn. Sensoriske krav 1 Førmåling ringere end DK gmsn. Social støtte -2 Fremgang i løbet af projekt (%) 2 Sociale relationer 2 Tilbagegang i løbet af projekt (%) -2 Socialt fællesskab -5 Somatisk stress -14 Tilfredshed -4 Udviklingsmuligheder -3 Utryghed i beskæftigelsen -3 Vitalitet 1 Gennemsnit -2 Tabel 59: Tabellen viser resultatet af spørgeskemaundersøgelserne om de deltagende medarbejderes psykiske arbejdsmiljø. Bemærk, at kun besvarelserne fra postcentret er vist i tabellen, og at ledernes besvarelser ikke er medtaget. Projektet har anvendt AMI's mellemlange spørgeskema. For en uddybning af, hvordan tabellen skal forstås, henvises til appendiks D. Det bør bemærkes, at de eksterne konsulenter ikke har angivet datoer for gennemførelse, antal besvarelser eller svarprocent i afrapporteringen af undersøgelserne (udover en bemærkning om lav svarprocent). Tabellen ovenfor viser udviklingen i det psykiske arbejdsmiljø i projektperioden. Som nævnt tidligere viser undersøgelsen, at der findes mange problemer i det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen. De røde, gule og grønne markeringer illustrerer om resultatet for de enkelte dimensioner ligger henholdvis væsentligt under, gennemsnitligt eller væsentligt over det generelle niveau på danske arbejdspladser. På 17 ud af 26 dimensioner ligger arbejdspladsen således væsentligt under gennemsnit. Tallene i tabellen viser ændringerne i projektperioden. Samlet set er arbejdspladsen gået tilbage, og dette er sket i betydelig grad for en del af de dimensioner, hvor arbejdspladsen i forvejen lå væsentligt under BEDREARBEJDE.dk 237

9 gennemsnit. Særligt er der sket en forværring af somatisk stress, forudsigelighed og involvering i arbejdspladsen og adfærdsmæssig stress. Omvendt er der sket en betydelig forbedring af mentalt helbred og rolleklarhed. Ud fra de medarbejdere og ledere, som evaluator har interviewet og ud fra vurderinger og beskrivelser i projektets egen evalueringsrapport, gives der et indtryk af et projekt, som der har været stor tilfredshed med fra både medarbejdere og ledelse. Procesforløbet synes at have været præget af engagement fra medarbejderne og en stor grad af åbenhed fra ledelsens side i forsøget på at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Samtidig står det også klart, at de grundlæggende rammebetingelser skaber et meget lille handlerum for såvel medarbejdere som ledelse for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Oveni dette er der undervejs i projektforløbet sket forværring af disse rammebetingelser, og arbejdspladsen står foran en yderligere teknologisk rationalisering besluttet centralt i Post Danmark. Evaluator vurderer, at projektet i sig selv har haft en positiv virkning på det psykiske arbejdsmiljø, men at indsatsen er blevet modsvaret af en endnu større forværring som følge af de sideløbende forandringer. BEDREARBEJDE.dk 238

10 Opsamling Kategori Vidensindsamling Kvalitative Vidensindsamling Kvantitative Anvendte metoder Møder i teams for uddybende diskussion og forståelse af resultater fra spørgeskemaer Undersøgelser foretaget af medarbejder-arbejdsgrupper AMI s mellemlange spørgeskema Fraværsstatistik Lederudvikling Idégenerering og medarbejderinvolverende metoder Løsninger - Arbejdsorganisering Organisering af lederteams Kursus om ledernes eget psykiske arbejdsmiljø Kursus om lederudvikling Workshop for hvert team om muligheder for forbedring af det psykiske arbejdsmiljø Arbejdsgrupper om udvalgte emner Jobrotation Fokus på at styrke udviklende arbejde i de bestående teams Løsninger - Løbende dialog Procedurer for information til medarbejdere omkring opgaver og drift Løsninger - Andet Forbedret og mere åben kommunikation om sygefravær og sygefraværspolitik Tabel 60: Oversigt over metoder og løsningstyper anvendt i projektet. Se kapitel 2 for en generel gennemgang af erfaringerne med de forskellige typer metoder. Projektet på Midtsjællands Postcenter tager udgangspunkt i en arbejdsplads som på mange måder har et belastet psykisk arbejdsmiljø. I projektet arbejdes der ud fra en problemorienteret tilgang på at identificere årsager til problemerne i det psykiske arbejdsmiljø for derved at kunne reducere disse problemer. Samtidig har man særligt via lederudvikling forsøgt at arbejde med en forbedret kommunikation til medarbejderne og opbygning i kompetencer til at kunne udvikle det psykiske arbejdsmiljø. Projektet har haft en høj grad af medarbejderinddragelse. I dette forløb har medarbejderne vist et stort engagement. Evaluator noterer sig, at det analytiske og projektorienterede arbejde, som medarbejderne her har deltaget i, adskiller sig markant fra medarbejdernes normale arbejde, som er præget af at være monotont og med meget få muligheder for udvikling. Forløbet viser også, at medarbejderne har afgørende ressourcer og viden at bidrage med, som ikke udnyttes i det daglige. Projektet tegner desværre også et billede af, at såvel ledelse som medarbejdere har et relativt lille handlerum for at skabe forbedringer i det psykiske arbejdsmiljø. Mange af problemerne skyldes rammebetingelser, som ligger uden for deres indflydelse at ændre på. For at føje spot til skade er der i BEDREARBEJDE.dk 239

11 løbet af projektet sket ændringer i rammebetingelserne, som efter alt at vurdere har været med til en yderligere forværring af det psykiske arbejdsmiljø. Fremtidige udfordringer Evaluators bud på, hvor arbejdspladsen fremover skal rette sin opmærksomhed, er: Det er væsentligt, at Midtsjællands Postcenter får kommunikeret opad i koncernen, at en række af de ændringer som induceres har haft en negativ indflydelse på det psykiske arbejdsmiljø. Det foreslås, at der desuden arbejdes fokuseret på at skabe forbedringer på de områder, hvor arbejdspladsen har indflydelse. Her anbefales det at supplere den problemorienterede tilgang med at søge positivt efter, hvad der skaber det gode arbejde. Det foreslås, at man på arbejdspladsen får opmærksomhed på, hvordan de ressourcer som medarbejderne har fremvist under projektforløbet, i højere grad kan inddrages i arbejdet. Det vurderes, at der her for virksomheden ligger et stort ubrugt potentiale. Samtidig kunne det bidrage til at skabe et mere alsidigt og udviklende arbejde. Det bør nævnes, at disse bud både bygger på egne vurderinger og på projektdeltagernes input. Projektøkonomi De samlede udgifter til projektet svarer til kr. pr. omfattet medarbejder, hvoraf arbejdspladsen selv har medfinansieret 50 procent. De største udgiftsposter i projektet har været ekstern konsulentbistand og udgifter til de ansattes deltagelse i projektet. Indtægter Tilskud fra AT-puljen Egen finansiering Støtte/sponsorering 0 I alt Udgifter Løn til medarbejderdeltagelse Antal timer: Anslået ca. 1800, svarende til 11 timer pr. ansat Konsulenthonorarer Materielle anskaffelser 0 Lokaleleje og forplejning Øvrige udgifter 0 Angiv type: - I alt Tabel 61: Oversigt over projektets økonomi. Tallene bygger på de oplysninger, virksomheden har valgt at oplyse på evaluators forespørgsel. Beløb er angivet i DKR inkl. moms. Yderligere information om projektet På webadressen www. BEDREarbejde.dk/15 findes projektets egen evalueringsrapport, og der er kontaktoplysninger til projektet. BEDREARBEJDE.dk 240

12 Grundlaget for evalueringen Evalueringen af projektet bygger på følgende kilder: Dokumenter: Projektets ansøgning til puljen modtaget hos Arbejdstilsynet den 1. maj 2002 Projektets egen evalueringsrapport (33 sider + bilag): "Afslutningsrapport - Psykisk arbejdsmiljø og reduktion af sygefravær på Midtsjællands Postcenter og i Postområde Vestsjælland". Teknologisk Institut, Arbejdsliv. April Projektets egen præsentation på (det nu nedlagte projektwebsite) psykiskpulje.dk af formål, resultater, deltagere, metode og tidsplan. Interview: Gruppeinterview med projektgruppen den 19/ Interview med medarbejder den 19/ Interview med mellemleder den 19/ Indhentede data: Opgørelse over projektets sygefravær, spørgeskemaresultater og økonomi BEDREARBEJDE.dk 241