Analyserapport 2012 De systemansvarliges årsrapport over kvalitetsstyring på natur- og miljøområdet Frederikssund Kommune

Transkript

1 Analyserapport 2012 De systemansvarliges årsrapport over kvalitetsstyring på natur- og miljøområdet Frederikssund Kommune

2 ANALYSERAPPORT 2012 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Formål/Indledning Intern audit Status for afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger Brugertilfredshedsundersøgelser Orientering om ændringer i Mål og målopfølgning...6 2/6

3 1. Formål/Indledning I maj 2006 vedtog Folketinget en lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet (Lov nr. 506 af den 7. juni 2006). Kvalitetsstyringssystemets formål er at sikre, at det synliggøres, at der løbende sker en overvågning og en opfølgning på at kravene i relevante love og bekendtgørelser på natur - og miljøområdet følges. Et af kravene er, at der årligt skal udføres audit af systemet. Denne rapport redegør for kalenderåret Ansvar Ledelsen, v. kvalitetschef Anker Riis, har det overordnede ansvar for kvalitetsstyringssystemet. De systemansvarlige har ansvaret for at sikre vedligeholdelse og udvikling af kvalitetsstyringssystemet, at medarbejdere oplæres i systemet og at iværksætte intern audit samt brugertilfredshedsundersøgelse. De systemansvarlige er Allan Herrstedt Jensen og Karsten Jakobsen. De systemansvarlige er tillige uddannede til at gennemføre intern audit. For at sikre forankring i de omfattede afdelinger og sektioner er der nedsat en styregruppe. Denne gruppe består af lederne fra de omfattede afdelinger og sektioner, kvalitetschefen, samt de systemansvarlige. 2. Intern audit 2012 Resultat af intern audit 2012 Der er generelt et pænt kendskab til kvalitetsstyringsprincipper og begreber, dækningsområde, organisation og egen rolle og ansvar, hvad KS er og egne fagspecifikke procedurer. De auditerede kunne fremvise sager gennemført i henhold til de fagspecifikke procedurer. Hovedparten af de auditerede anvender ikke systemet dagligt. For at gøre D4 til et naturligt redskab, kan der i systemet integreres flere nyttige, godkendte paradigmer, der benyttes i det daglige. En sagsbehandler nævnte, at der ikke er fokus nok på om der er resurser nok. Der blev fundet to mindre afvigelser ved den interne audit: M1: Sent afviklet afrapportering af tilsynsrapporter for autoværksteder Afrapporteringerne er nu foretaget. M2: Manglende fremsendelse af kvitteringsskrivelser for modtagelse af ansøgninger om etablering af jordvarme. Proceduren er nu ændret og der er udarbejdet skabelon til sikring af korrekt fremsendelse indenfor 8 dage. Resultaterne af audit skal tages med i betragtning ved ledelsens næste evalu- 3/6

4 ering af kvalitetsstyringssystemet. Det er konstateret, at den tilkøbte lovrobot-ydelse virker som en påmindelse om at opdatere links i procedure. Opdateringen sker ikke automatisk. Brevskabeloner og paradigmer ligger i Captia og der kan indlægges links hertil fra D4. Fokus på tværgående procedurer, deres relevans i forhold til sagsbehandlere og ledelse, redigering af disse så de bliver lettere at tilgå, f.eks. ny navngivning og struktur Mindre afvigelser og forbedringsområder I forbindelse med den interne audit blev der konstateret følgende observationer, som er kategoriseret i mindre afvigelser (M) og forbedringsområder (F). M1: Sent afviklet afrapportering af virksomhedstilsyn på autoværksteder Afvigelsen er målt mod Frederikssund Kommunes to kvalitetsmål se procedure nr M2: Manglende fremsendelse af kvitteringsskrivelser for modtagelse af ansøgninger om jordvarme. Proceduren er nu ændret og der er udarbejdet en skabelon til sikring af korrekt fremsendelse efter senest 8 dage. 3. Status for afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger Ved den eksterne audit i 2012 blev der konstateret problemer med at gemme og genfinde dokumenter. Problemet skyldes delvist et teknisk og delvist et brugerproblem. Det tekniske problem skyldes at visse filtyper fx video, lyd og Mapinfofiler ikke understøttes af Captia. Disse filer kan derfor ikke arkiveres i vores normale arkiv. Problemet er midlertidigt løst ved at disse filer kan gemmes på et alm. drev fx vores S drev. I Captia lægges en note om hvor disse filer findes. Det tekniske problem bliver forhåbentligt løst endeligt når kontrakten med vores ESDH program skal genforhandles. Brugerproblemet skyldes ulogisk navngivning af filer og sager. Dette er løst ved at der er udarbejdet PIXI vejledninger i hvordan sager og filer navngives. Det forventes at PIXI vejledningerne løbende tilrettes og forbedres. 4. Brugertilfredshedsundersøgelser Lige som sidste år laves der en brugertilfredshedsanalyse på de virksomheder der har haft et miljøtilsyn i år. I forhold til sidste år er antallet af virksomheder forøget. Stikprøven sidste år var så lille at det ikke var muligt at lave en retvisende statistik / konklusion på svarene. Undersøgelsen gentages derfor i år med et større antal virksomheder for at få et mere sikkert resultat. Spørgeskemaet er sendt til: 31 landbrug, af dem har 7 svaret 22 virksomheder, af dem har 13 svaret 4/6

5 11 autoværksteder, af dem har 3 svaret. Hver virksomhed har modtaget et spørgeskema med 12 spørgsmål. Spørgsmålene kunne besvares med et tal fra = Meget tilfreds 2 = Tilfreds 3 = Middel 4 = utilfreds 5 = Meget utilfreds Skemaet viser gennemsnittet af besvarelserne. Som det ses ligger gennemsnittet omkring karakteren tilfreds ved de fleste spørgsmål. Kommunens hjemmeside adskiller sig dog ved at have et gennemsnit i nærheden af middel. Landbrug Virksomheder Autoværksteder Alle Varsling af tilsynet 1,8 1,7 1,7 1,7 Gennemførsel af tilsynet 2,1 2,1 1,9 2,0 Ventetid 1,9 1,9 1,9 1,9 Sammenhæng mellem 2,1 2,0 2,0 2,0 tilsyn og rapport Læsbarhed af tilsynsrapporten 2,1 2,0 1,9 2,0 Dialogen med sagsbehandler 1,8 1,7 1,6 1,7 Fagligt kompetent sagsbehandling 2,0 1,9 1,9 1,9 Tilsynet gennemført i overensstemmelse 1,8 1,8 1,8 1,8 med lovgiv- ning Letforståeligt sprog i tilbagemelding 2,0 2,0 2,0 2,0 Påtalte forhold er velbegrundede 2,3 2,3 2,2 2,3 Tilsynet gav inspiration og 2,2 2,2 2,0 2,2 vejledning Anvendeligheden af kommunens hjemmeside 2,8 2,8 2,7 2,7 5. Orientering om ændringer i 2012 Karsten Jakobsen har afløst Camilla Blankholm som systemansvarlig. Karsten har gennemført auditoruddannelsen hos C i juni Karsten Sunne Haslund har overtaget posten som leder af Vej, Trafik og Affald, efter Robert Erlefred Meisner. 6. Intern audit 2013 Ifølge det udarbejdede årshjul for kvalitetsstyring i Frederikssund Kommune (se Captia nr ) skal den interne audit 2013 omfatte følgende områder: Ledelse, Råstoffer, sommerhuse, campering og genesager. Den interne auditering skal foregå i maj-juni måned. 5/6

6 7. Mål og målopfølgning Der afholdes et intern kursus om VVM med fokus på screening i Der skal i 2012 udarbejdes 6 vigtige brevskabeloner for kvitteringsskrivelser, afgørelser og standardbreve for de hyppigste skrivelser på hvert fagområde. Skabelonerne lægges ind i Captia med link fra D4 og anvendes ved henvendelser fra borgerne, entreprenører eller virksomhederne. Der skal afholdes MUS-samtaler inden oktober Samtlige medarbejdere skal anvende procedurer indenfor deres respektive fagområde. Der skal være mindst 2 hits pr. medarbejder i 2012 i D4. Der er udarbejdet mange skabeloner, men ikke nødvendigvis 6 til alle områder. Der er udarbejdet skabeloner på de områder det giver mening. Enkelte MUS-samtaler afholdt efter 1. oktober Intern audit afholdes til tiden. Ingen afvigelser ved ekstern audit Der var en enkelt lille afvigelse Overholdelse af Miljøstyrelsens fastsatte minimumsfrekvenser for tilsyn på virksomheder og landbrug. Færre afvigelser ved intern audit 2012 end ved intern audit Der skal afholdes 2 KS-arrangementer på tværs i KS-organisationen pr. år. Captiakursus og kursus i forvaltningslov Mål for 2013 Der afholdes 2 arrangementer, som har relation til kvalitetsstyring. Frederikssund kommune bliver recertificeret ved ekstern audit Maksimum 2 afvigelser ved intern audit De systemansvarlige Allan Herrstedt Jensen og Karsten Jakobsen Slangerup, den 4. januar /6