Forklarende bemærkninger Momsfaktureringsregler

Transkript

1 Forklarende bemærkninger Momsfaktureringsregler (Rådets direktiv 2010/45/EU) Hvorfor forklarende bemærkninger? Forklarende bemærkninger har til formål at give en bedre forståelse af den lovgivning, der er vedtaget på EU-plan, og i dette tilfælde primært faktureringsdirektivet (2010/45/EU). De forklarende bemærkninger, der offentliggøres mere end et år før datoen for gennemførelsen af den nye lovgivning, forventes at sætte medlemsstaterne i stand til at gennemføre lovgivningen på en mere ensartet måde og give erhvervslivet de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan vedtage de nye bestemmelser rettidigt. De erstatter ikke Momsudvalgets retningslinjer eller en gennemførelsesforordning, der hver især spiller en rolle i lovgivningsprocessen. Hvad finder man i de forklarende bemærkninger? De forklarende bemærkninger skal betragtes som et vejledningsredskab, der kan anvendes til at præcisere anvendelsen af momsfaktureringsreglerne. De giver både en blanding af praktisk hjælp samt hjælp til at forstå betydningen af visse spørgsmål, som er indeholdt i artiklerne. Karakteristika ved de forklarende bemærkninger De forklarende bemærkninger er udtryk for et samarbejde: selv om bemærkningerne offentliggøres af GD TAXUD på dets websted, er de resultatet af drøftelser med såvel medlemsstaterne som erhvervslivet. Medlemsstaterne har først bidraget i form af et Fiscalis-seminar om fakturering, der blev afholdt i februar 2011 i Malta, og så efter drøftelser i Momsudvalget. På tilsvarende vis har erhvervslivet kunnet tilkendegive sine synspunkter gennem en ad hoc-erhvervsgruppe bestående af repræsentative europæiske organisationer og, med hensyn til spørgsmål som specifikt vedrører elektronisk fakturering, gennem Den Europæiske Standardiseringsorganisation (CEN). De forklarende bemærkninger er ikke juridisk bindende og er kun praktiske og uformelle retningslinjer for, hvordan EU-lovgivningen skal anvendes på grundlag af GD TAXUD's synspunkter. De afspejler ikke Kommissionens holdninger, og Kommissionen er heller ikke bundet af nogen af de holdninger, som kommer til udtryk i dem.

2 Eftersom momsfaktureringslovgivningen bygger på et direktiv, er hver medlemsstat endvidere ansvarlig for gennemførelsen af disse bestemmelser i national lovgivning og for, at de anvendes korrekt på dens område. På baggrund heraf og de grundlæggende subsidiaritetsprincipper har de nationale skattemyndigheder hovedansvaret for at orientere deres afgiftspligtige personer om fortolkningen og gennemførelsen af disse bestemmelser. Det kan derfor forventes, at medlemsstaterne vil udarbejde deres egne nationale retningslinjer for anvendelsen af de nye momsfaktureringsregler. En liste over webadresserne på medlemsstaternes skattemyndigheder, hvor den nationale vejledning er tilgængelig, findes på følgende websted: Bemærkningerne er ikke udtømmende: der er kun medtaget visse faktureringsspørgsmål, som det blev anset for ønskeligt at præcisere. Det sker enten på grund af de nye regler i direktiv 2010/45/EU eller med henblik på præciseringer, som blev anset for nødvendige i relation til bestemmelserne i momsdirektivet. De repræsenterer et arbejde i en fortløbende proces: disse bemærkninger er ikke et slutprodukt, men afspejler status på et givet tidspunkt i overensstemmelse med den viden og erfaring, som er til rådighed. Med tiden forventes det, at retspraksis samt Momsudvalgets retningslinjer og praksis vil supplere de synspunkter, der kommer til udtryk i bemærkningerne.

3 Indeks over emner, som er omfattet af udkastet til forklarende bemærkninger A: Krav til papirfakturaer og elektroniske fakturaer 1. Fakturaerne skal afspejle faktiske leverancer betragtning 10 i direktiv 2010/45/EU 2. Definition af elektroniske fakturaer artikel Kundens accept artikel Ægtheden af oprindelsen artikel 233, stk. 1, tredje afsnit 5. Integriteten af indholdet artikel 233, stk. 1, fjerde afsnit 6. Læsbarheden af en faktura artikel 233, stk. 1, første og andet afsnit 7. Valg af midler til sikring af ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden artikel 233, stk. 1, andet afsnit 8. Virksomhedskontrol artikel 233, stk. 1, andet afsnit 9. Pålideligt revisionsspor artikel 233, stk. 1, andet afsnit 10. Avanceret elektronisk signatur og elektronisk dataudveksling (EDI) artikel 233, stk Udstedelsestidspunkt og opbevaringsperiodens udløb artikel 233, stk. 1, første afsnit 12. Opbevaring af fakturaer (jf. dokument D3) B: Udstedelse af fakturaer 1. Artikel 219a Hvilken medlemsstats regler finder anvendelse? 2. Artikel 221, stk. 3 Den relevante medlemsstats faktureringsregler for fritagne leverancer 3. Artikel 220, stk. 2, og artikel 221, stk. 2 Faktureringsregler for fritagne finansielle leverancer (artikel 135, stk. 1, litra a)-g))

4 4. Artikel 224 Fakturaer udstedt af kunden C: Fakturaernes indhold 1. Artikel 226, stk. 2 Fortløbende nummerering 2. Artikel 226, nr. 7a) Kasseregnskab 3. Artikel 226, nr. 11) Fritagne leverancer 4. Artikel 91 og 230 Omregning af momsbeløbet til national valuta 5. Artikel 226b Forenklede fakturaer D: Opbevaring af fakturaer 1. Artikel 247 Opbevaringsperiode 2. Artikel 248a Oversættelse af og sprog anvendt på fakturaer 3. Artikel 247 Opbevaringsmedium

5 EUROPA-KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FOR BESKATNING OG TOLDUNION Indirekte beskatning og skatteforvaltning Kontor C1: Moms og andre omsætningsafgifter Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A Vedr.: Krav til papirfakturaer og elektroniske fakturaer Baggrund og omfattede emner Retsgrundlag: Rådets direktiv 2010/45/EU af 13. juli 2010 om ændring af direktiv 2006/112/EF om det fælles merværdiafgiftssystem for så vidt angår faktureringsreglerne Referencer: artikel 217, 232 og 233 samt betragtning 10 Omfattede emner: 1. Fakturaerne skal afspejle faktiske leverancer betragtning 10 i direktiv 2010/45/EU 2. Definition af elektroniske fakturaer artikel Kundens accept artikel Ægtheden af oprindelsen artikel 233, stk. 1, tredje afsnit 5. Integriteten af indholdet artikel 233, stk. 1, fjerde afsnit 6. Læsbarheden af en faktura artikel 233, stk. 1, første og andet afsnit 7. Valg af midler til sikring af ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden artikel 233, stk. 1, andet afsnit 8. Virksomhedskontrol artikel 233, stk. 1, andet afsnit

6 9. Pålideligt revisionsspor artikel 233, stk. 1, andet afsnit 10. Avanceret elektronisk signatur og elektronisk dataudveksling (EDI) artikel 233, stk Udstedelsestidspunkt og opbevaringsperiodens udløb artikel 233, stk. 1, første afsnit 12. Opbevaring af fakturaer (jf. dokument D3) Rådets direktiv 2010/45/EU af 13. juli 2010 om ændring af direktiv 2006/112/EF om det fælles merværdiafgiftssystem for så vidt angår faktureringsreglerne har til formål at fremme og yderligere forenkle faktureringsreglerne ved at fjerne eksisterende byrder og forhindringer. Direktivet foreskriver ligebehandling mellem papirfakturaer og elektroniske fakturaer (den samme proces, der anvendes i forbindelse med papirfakturaer, kan anvendes i forbindelse med elektroniske fakturaer), uden at den administrative byrde i forbindelse med papirfakturaer øges, og har til formål at fremme anvendelsen af elektronisk fakturering ved at indføre valgfrihed, når det drejer sig om at sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden. Det anerkendes i direktivet, at fakturaer nøjagtigt skal afspejle faktiske leverancer af varer og ydelser, og det kræves derfor, at ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet og læsbarheden af fakturaer skal sikres fra deres udstedelsestidspunkt indtil udløbet af opbevaringsperioden. Dette kan opnås gennem virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem fakturaen og leverancen, og som sikrer identiteten af leverandøren eller fakturaens udsteder (ægtheden af oprindelsen) og sikrer, at momsoplysningerne (fakturaens indhold som krævet i momsdirektivet) på fakturaen er uændrede (integriteten af indholdet), og at fakturaen er læselig. Anvendelsen af virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem fakturaen og leverancen, kan benyttes til at sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet og læsbarheden af alle fakturaer, hvad enten de er i papirform eller elektroniske. Ud over virksomhedskontrol er avancerede elektroniske signaturer 1, der er baseret på et kvalificeret certifikat genereret af et sikkert signaturgenereringssystem eller elektronisk dataudveksling (EDI), eksempler på, hvordan ægtheden af oprindelsen og integriteten af indholdet af elektroniske fakturaer kan sikres ved hjælp af særlige teknologier. De giver virksomhederne garanti for, at kravet om ægthed af oprindelsen og integritet af indholdet er opfyldt, og skaber dermed retlig sikkerhed. De er dog kun eksempler, og der kan anvendes andre teknologier eller procedurer. 1 Avancerede elektroniske signaturer, der er baseret på et kvalificeret certifikat og genereret af et sikkert signaturgenereringssystem, betegnes almindeligvis som "kvalificerede elektroniske signaturer".

7 De detaljerede mål med reglerne om elektronisk fakturering er indeholdt i betragtning Artikel 217, 232 og 233 i momsdirektivet er blevet ændret og afspejler disse mål. Denne supplerende vejledning har til formål at fremme forståelsen af disse artikler. Formålet er at bistå medlemsstaterne ved at vejlede dem om, hvordan de skal gennemføre og anvende artiklerne i national lovgivning på en mere sammenhængende måde, og bistå erhvervslivet med de praktiske aspekter.

8 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-1 Emne: Fakturaerne skal afspejle faktiske leverancer Reference: betragtning 10 i direktiv 2010/45/EU Fakturaerne skal afspejle faktiske leverancer, og deres ægthed, integritet og læselighed bør derfor sikres. Virksomhedskontrol kan anvendes for at etablere pålidelige revisionsspor, der forbinder fakturaer og leverancer og dermed sikrer, at enhver faktura (hvad enten den er i papirform eller elektronisk) opfylder disse krav. Det fremgår af betragtning 10, at en faktura skal afspejle faktiske leverancer, og ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet og læseligheden bør derfor sikres. Det er op til hver afgiftspligtige person at sikre, at de fakturaoplysninger, der udveksles, nøjagtigt afspejler en faktisk leverance. Hvordan dette gøres, er den afgiftspligtige persons valg. Virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem fakturaen og leverancen, kan være en måde at skabe et pålideligt revisionsspor mellem fakturaer og leverancer på. Det fremgår ligeledes af artikel 233, stk. 2, at den afgiftspligtige person kan opfylde sin forpligtelse til at sikre ægtheden af oprindelsen og integriteten af indholdet ved f.eks. at anvende de teknologier, der er nævnt i dette stykke, dvs. en avanceret elektronisk signatur eller elektronisk dataudveksling (EDI). Disse teknologier kan dog ikke i sig selv godtgøre, at der har fundet en leverance sted. Valget af metoder til opfyldelsen af disse forpligtelser ligger ifølge artikel 233 hos den afgiftspligtige person.

9 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-2 Emne: Definition af en elektronisk faktura Reference: artikel 217 I dette direktiv forstås ved "elektronisk faktura" en faktura, der indeholder de i henhold til dette direktiv krævede oplysninger, og som er udstedt og modtaget i elektronisk format. Det eneste formål med definitionen af en elektronisk faktura er at præcisere kundens accept i henhold til artikel 232 og at vise anvendelsen af den valgmulighed, som medlemsstaterne har i henhold til artikel 247, stk. 2, vedrørende opbevaring af fakturaer. En elektronisk faktura skal, præcist som en papirfaktura, indeholde de oplysninger, der kræves i momsdirektivet. For at en faktura kan anses for at være en elektronisk faktura i henhold til momsdirektivet, skal den endvidere være udstedt og modtaget i elektronisk format. Valget af format afgøres af de afgiftspligtige personer. Dette valg omfatter fakturaer som strukturerede meddelelser (f.eks. XML) eller andre former for elektronisk format (f.eks. en med en PDF-fil eller en fax, der er modtaget elektronisk og ikke i papirform). Ifølge definitionen kan ikke alle fakturaer, der er udstedt i et elektronisk format, anses for at være en "elektronisk faktura". Fakturaer, der er udstedt i et elektronisk format, f.eks. ved hjælp af bogføringssoftware eller tekstbehandlingssoftware, og som er sendt og modtaget på papir, er ikke elektroniske fakturaer. Derimod kan fakturaer, der er udstedt i papirform, og som er scannet, sendt og modtaget pr. , betragtes som elektroniske fakturaer. Det er ikke den form for elektronisk format, der er anvendt til fakturaen, som er vigtig, men udelukkende den omstændighed, at fakturaen er i elektronisk format, når den bliver udstedt og modtaget. Dette gør det muligt at sende og modtage elektroniske fakturaer i ét format og derefter konvertere dem til et andet format. En faktura skal betragtes som udfærdiget, når leverandøren eller en tredjepart, der handler på vegne af leverandøren, eller kunden for så vidt angår fakturaer udfærdiget af

10 køber, stiller fakturaen til rådighed, sådan at den kan modtages af kunden. Det kan betyde, at den elektroniske faktura sendes direkte til kunden f.eks. pr. eller via en sikker forbindelse eller indirekte f.eks. gennem en eller flere tjenesteydere, eller at den stilles til rådighed og gøres tilgængelig for kunden via en webportal eller ved hjælp af en anden metode. Det er vigtigt at fastsætte en dato for, hvornår fakturaen anses for at være udstedt med henblik på at opfylde leverandørens forpligtelse til at udstede en faktura inden for den krævede periode (artikel 222), men også for modtagerens forpligtelse til at opbevare fakturaer.

11 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-3 Emne: Kundens accept Reference: artikel 232 Anvendelse af en elektronisk faktura forudsætter, at modtageren er indforstået hermed. Den specifikke angivelse af, at kunden skal være indforstået med anvendelsen af elektroniske fakturaer, er hovedsaligt begrundet i de tekniske krav, der er nødvendige for at modtage en elektronisk faktura, eller kundens evne til at sikre den ægthed, integritet og læsbarhed, som det kan være nødvendigt at tilvejebringe for at modtage elektroniske fakturaer, og som ikke gør sig gældende i forbindelse med papirfakturaer. Da papirfakturaer og elektroniske fakturaer skal behandles ens, kan kundens accept af en elektronisk faktura fastslås på samme måde, som en papirfaktura kan anses for at være accepteret af kunden. Dette kan omfatte enhver form for formel eller uformel skriftlig accept eller stiltiende samtykke f.eks. i form af behandling eller betaling af den modtagne faktura. Under alle omstændigheder fastlægges beslutningen om at anvende elektroniske fakturaer i sidste instans i aftalen mellem handelspartnerne.

12 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-4 Emne: Ægtheden af oprindelsen Reference: artikel 233, stk. 1, tredje afsnit Ved ægtheden af oprindelsen forstås sikringen af identiteten af leverandøren eller fakturaens udsteder. Det påhviler den afgiftspligtige person, der modtager leverancen af varer eller ydelser, samt den afgiftspligtige person, der foretager leveringen, at sikre ægtheden af oprindelsen af en faktura. Begge kan uafhængigt af hinanden sikre ægtheden af oprindelsen. Der er fire faktorer, som skal tages i betragtning. 1. Leverandørens forsikring Leverandøren skal kunne godtgøre, at fakturaen faktisk blev udstedt af ham eller i hans navn og på hans vegne. Dette kan gøres ved at registre fakturaen i regnskabsdokumenterne. Når der er tale om en faktura udfærdiget af køber, eller når en tredjepart udsteder fakturaen, kan dette godtgøres ved bilag. 2. Kundens forsikring Den afgiftspligtige person, der modtager leverancen, skal kunne forvisse sig om, at den modtagne faktura stammer fra leverandøren eller fakturaens udsteder. Dette giver den afgiftspligtige person to valgmuligheder. Den første valgmulighed går ud på at kontrollere rigtigheden af oplysningerne om leverandørens identitet som anført på en faktura. Den anden valgmulighed går ud på at forvisse sig om identiteten af fakturaens udsteder. a) Sikkerhed for leverandørens identitet Leverandørens identitet er en oplysning, der altid kræves på fakturaen. Dette er dog ikke i sig selv tilstrækkeligt til at sikre ægtheden af oprindelsen. Kunden bør i dette tilfælde sikre, at den leverandør, der er nævnt på fakturaen, i virkeligheden foretog den levering af varerne eller ydelserne, som er nævnt på fakturaen. Den afgiftspligtige person kan

13 opfylde sin forpligtelse ved at anvende enhver form for virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser. b) Sikkerhed for identiteten af fakturaens udsteder. Den afgiftspligtige person kan vælge at forvisse sig om identiteten af udstederen af en faktura f.eks. gennem en avanceret elektronisk signatur eller EDI. Dette berører dog ikke betragtning 10 i direktiv 2010/45/EU, hvoraf det fremgår, at fakturaerne først og fremmest skal afspejle faktiske leverancer. Det kan ligeledes være nødvendigt at forvisse sig om identiteten af fakturaens udsteder i tilfælde, hvor leverandøren har udstedt fakturaen, og i tilfælde, hvor en tredjepart eller køber har udfærdiget fakturaen ("selvfakturering").

14 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-5 Emne: Integriteten af indholdet Reference: artikel 233, stk. 1, fjerde afsnit Ved integriteten af indholdet forstås, at det indhold, der er påkrævet i henhold til dette direktiv, ikke er blevet ændret. Det indhold af en faktura, hvis integritet skal sikres, er det, som er defineret i momsdirektivet. Sikringen af integriteten af en fakturas indhold påhviler både den afgiftspligtige person, der foretager leveringen, og den afgiftspligtige person, der modtager leverancen. De kan begge uafhængigt af hinanden vælge, hvordan de vil opfylde denne forpligtelse, eller de kan indgå en aftale med hinanden om at sikre, at indholdet er uændret, f.eks. ved hjælp af en bestemt teknologi som EDI eller avancerede elektroniske signaturer. Den afgiftspligtige person kan vælge, om vedkommende f.eks. vil anvende virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem en faktura og en leverance, eller specifikke teknologier til opfyldelse af forpligtelsen. Det, at fakturaen ikke er blevet ændret (integriteten af indholdet), har intet at gøre med formatet af en elektronisk faktura. Forudsat at indholdet af fakturaen som krævet i momsdirektivet ikke er blevet ændret, kan formatet af dette indhold konverteres til andre formater. Det gør det muligt for kunden eller en tjenesteyder, der handler på dennes vegne, at konvertere de elektroniske data eller præsentere dem på en anden måde, så de passer til vedkommendes eget it-system, eller på grund af teknologiske ændringer med tiden. Såfremt den afgiftspligtige person har valgt at opfylde kravet om integritet af indholdet ved at anvende avanceret elektronisk signatur, når der konverteres fra ét format til et andet, skal ændringen registreres i et revisionsspor. Selv hvis medlemsstaterne anvender muligheden i artikel 247, stk. 2, for at kræve, at fakturaen opbevares i den originale form, på papir eller elektronisk, kan formatet af en faktura fortsat ændres.

15 Ved form forstås typen af faktura (papir eller elektronisk), og format vedrører præsentationen af den elektroniske faktura. En ændring af formatet kan f.eks. være en ændring af den måde, hvorpå datoen vises, f.eks. fra dd/mm/åå til åååå/mm/dd, eller af selve filtypen, f.eks. XML.

16 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-6 Emne: Læsbarhed Reference: artikel 233, stk. 1, første og andet afsnit Ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden af en faktura, hvad enten den er i papirform eller elektronisk, skal sikres fra udstedelsestidspunktet indtil udgangen af opbevaringsperioden for fakturaen. Enhver afgiftspligtig person bestemmer, hvordan han vil sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden af fakturaen. Dette kan opnås ved enhver virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser. Læsbarheden af en faktura betyder, at fakturaen er menneskeligt læsbar. Den skal forblive sådan indtil opbevaringsperiodens udløb. Fakturaen bør præsenteres i en stil, hvor alle momsoplysninger på fakturaen er klart læselige, på papir eller skærm, uden at det er nødvendigt at foretage urimelige undersøgelser eller fortolkninger. F.eks. anses EDI-meddelser, XML-meddelelser og andre strukturerede meddelelser i det oprindelige format ikke for at være menneskeligt læsbare (efter en konverteringsproces kan de anses for at være menneskeligt læsbare se nedenfor). Med hensyn til elektroniske fakturaer anses denne betingelse for opfyldt, hvis fakturaen kan fremlægges på anmodning inden en rimelig frist på samme måde, som det kræves i artikel 245, stk. 1, dvs. uden unødig forsinkelse også efter en konverteringsproces i en menneskeligt læsbar form på skærm eller i trykt form. Det bør være muligt at kontrollere, at oplysningerne i den oprindelige elektroniske fil ikke er blevet ændret i forhold til det læsbare dokument. For at sikre læsbarheden bør der i forbindelse med den elektroniske faktura være en passende og pålidelig læser til rådighed i hele opbevaringsperioden. Læsbarheden af en elektronisk faktura fra udstedelsestidspunktet til opbevaringsperiodens udløb kan sikres på en hvilken som helst måde, men avancerede elektroniske signaturer og EDI er som nævnt i artikel 233, stk. 2, ikke i sig selv tilstrækkelige til at sikre læsbarheden. Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-7

17 Emne: Valg af midler til sikring af ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden Reference: artikel 233, stk. 1, andet afsnit Enhver afgiftspligtig person bestemmer, hvordan han vil sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden af fakturaen. Dette kan opnås ved enhver virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser. Både leverandøren og kunden kan frit vælge, hvordan de vil sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden af fakturaen. Medlemsstaterne bør ikke begrænse valget. Når medlemsstaterne yder vejledning, bør det gøres klart, at dette kun udgør vejledning, og at det ikke begrænser den afgiftspligtige persons valg. De tre eksempler på procedurer eller teknologier i direktiv 2010/45/EU (virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor, avancerede elektroniske signaturer og EDI), bør ikke være til hinder for anvendelsen af andre teknologier eller procedurer, hvis de opfylder betingelserne for at sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet og læsbarheden af fakturaen.

18 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-8 Emne: Virksomhedskontrol Reference: artikel 233, stk. 1, andet afsnit Enhver afgiftspligtig person bestemmer, hvordan han vil sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden af fakturaen. Dette kan opnås ved enhver virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser. Virksomhedskontrol er et bredt begreb. Det er den proces, der etableres, gennemføres og ajourføres af dem, der har ansvaret (ledelsen, personalet og ejerne) for at give en rimelig sikkerhed for den finansielle, regnskabsmæssige og lovbestemte rapportering og for, at de lovmæssige krav er opfyldt. Navnlig i forbindelse med artikel 233 bør det forstås som den proces, hvorved en afgiftspligtig person har skabt, gennemført og ajourført en rimelig sikkerhed for identiteten af leverandøren eller fakturaens udsteder (ægtheden af oprindelsen), for, at momsindholdet ikke er blevet ændret (integriteten af indholdet), og for læsbarheden af fakturaen fra udstedelsestidspunktet til opbevaringsperiodens udløb. Virksomhedskontrollen bør være afpasset efter den afgiftspligtige persons størrelse, aktivitetsområde og type og tage hensyn til transaktionernes antal og værdi samt antallet og typen af leverandører og kunder. Hvis det er relevant, bør der også tages hensyn til andre faktorer. Et eksempel på virksomhedskontrol er sammenligning af bilag. Den betydning, der tillægges bilagene, bør afspejle faktorer såsom graden af uafhængighed mellem udstederen af bilagene og den afgiftspligtige person og den vægt, der tillægges disse bilag i regnskabsprocessen. Et vigtigt aspekt af denne form for virksomhedskontrol er, at fakturaen kontrolleres som et dokument i virksomheds- og regnskabsprocessen, og at den ikke behandles som et uafhængigt, isoleret dokument. Det er vigtigt, at man holder sig for øje, at fakturaer, hvad enten de er i papirform eller elektronisk form, generelt kun er et dokument ud af et sæt af dokumenter (f.eks. købsordre, kontrakt, transportdokument, betalingsmeddelelse), der er knyttet til og dokumenterer en transaktion.

19 For leverandøren kunne fakturaen sammenholdes med en købsordre, transportdokumenter og kvitteringer for betaling. For kunden kunne fakturaen sammenholdes med den godkendte købsordre (meddelelse om købsbekræftelse), følgesedlen og betalings- og overførselsmeddelelsen. Disse er dog kun eksempler på typiske dokumenter, der kan være til rådighed, og mange andre dokumenter kunne sammenholdes med fakturaen.

20 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-9 Emne: Et pålideligt revisionsspor Reference: artikel 233, stk. 1, andet afsnit Enhver afgiftspligtig person bestemmer, hvordan han vil sikre ægtheden af oprindelsen, integriteten af indholdet samt læsbarheden af fakturaen. Dette kan opnås ved enhver virksomhedskontrol, der etablerer et pålideligt revisionsspor mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser. Inden for regnskabsvæsen kan et revisionsspor beskrives som en dokumentationsstrøm i relation til en transaktion lige fra dens begyndelse, dvs. bogføringsbilaget såsom en købsordre, til dens afslutning, f.eks. den endelige opførelse i årsregnskabet og omvendt, der skaber forbindelser mellem de forskellige dokumenter i processen. Et revisionsspor omfatter bogføringsbilag, behandlede transaktioner og henvisninger til forbindelsen mellem dem. Et revisionsspor kan beskrives som pålideligt, når forbindelsen mellem bilag og behandlede transaktioner er let at følge (ved at man har tilstrækkelige oplysninger til at kæde dokumenterne sammen), er i overensstemmelse med de anførte procedurer og afspejler de processer, der faktisk har fundet sted. Dette kan f.eks. opnås ved hjælp af bilag fra en tredjepart, f.eks. kontoudtog, dokumenter fra kunden eller leverandøren (bilag fra den anden part), og intern kontrol, f.eks. adskillelse af opgaver. I momsmæssig henseende bør et revisionsspor som anført i artikel 233, stk. 1, andet afsnit, tilvejebringe en kontrollerbar forbindelse mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser for at gøre det muligt at kontrollere, hvorvidt en faktura afspejler, at der har fundet en leverance af varer eller af ydelser sted. Det overlades til den afgiftspligtige person at afgøre, hvordan en afgiftspligtig person kan påvise forbindelsen mellem en faktura og en leverance af varer eller ydelser. Medlemsstaten kan vejlede den afgiftspligtige person i, hvordan man etablerer et pålideligt revisionsspor, men denne vejledning må ikke omfatte ufravigelige krav. Et eksempel kunne være et sæt af forskellige dokumenter såsom en købsordre, transportdokumenter og selve fakturaen med sporet af overensstemmelsen mellem disse dokumenter eller endog den blotte kendsgerning, at de tre dokumenter faktisk svarer til hinanden.

21 Ligesom med virksomhedskontrollen bør et pålideligt revisionsspor være afpasset efter den afgiftspligtige persons størrelse, aktivitetsområde og type og tage hensyn til transaktionernes antal og værdi samt antallet og typen af leverandører og kunder. Hvis det er relevant, bør der også tages hensyn til andre faktorer såsom krav til finansiel rapportering og revision.

22 Oprettet: 05/10/2011 Senest redigeret: 05/10/2011 Dokumentreference: A-10 Emne: Avanceret elektronisk signatur og elektronisk dataudveksling (EDI) Reference: artikel 233, stk. 2 Ud over den form for virksomhedskontrol, der er beskrevet i stk. 1, er følgende eksempler på teknologier, der sikrer ægtheden af oprindelsen og integriteten af indholdet af en elektronisk faktura: a) en avanceret elektronisk signatur, jf. artikel 2, nr. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF af 13. december 1999 om en fællesskabsramme for elektroniske signaturer (*), der eventuelt kan være baseret på et kvalificeret certifikat og genereret af et sikkert signaturgenereringssystem, jf. direktiv 1999/93/EF, artikel 2, nr. 6 og 10. b) elektronisk dataudveksling (EDI) som defineret i artikel 2 i bilag 1 til Kommissionens henstilling 94/820/EF af 19. oktober 1994 om de retlige aspekter af elektronisk dataudveksling (**), når kontrakten om denne udveksling fastsætter, at der skal anvendes procedurer, som garanterer ægtheden af dataenes oprindelse og deres integritet. De to valgmuligheder, dvs. avanceret elektronisk signatur og EDI, er kun eksempler på elektroniske faktureringsteknologier, som skal sikre ægtheden af oprindelsen og integriteten af indholdet, og kan ikke være ufravigelige krav. Såfremt elektroniske fakturaer ikke opfylder betingelserne i artikel 233, stk. 2, litra a) eller b), kan de stadig opfylde kravene til virksomhedskontrol i artikel 233, stk. 1, andet afsnit, eller kan opfylde kravet om ægthed af oprindelsen og integritet af indholdet ved hjælp af en alternativ teknologi (herunder f.eks. avancerede elektroniske signaturer, der ikke er baseret på et kvalificeret certifikat) eller procedure. EDI er baseret på en aftale om udveksling af strukturerede data i overensstemmelse med Kommissionens henstilling 1944/820/EF og kan henvise til ethvert standardiseret format. Det henviser ikke kun til EDIFACT, der kun er ét eksempel på sådanne formater.