Faggruppemøde. Byg og Miljø REFERAT. KOMBIT, 8. september Deltagere:

Transkript

1 REFERAT Faggruppemøde Byg og Miljø KOMBIT, 8. september 2015 Deltagere: Afbud: Trine Maigaard, Fredericia kommune Ann-Cathrin Samsøe Ingor, Rudersdal kommune Morten Bøgedal, Københavns kommune Bjarke Uffe Jensen, Mariagerfjord kommune Signe Bøttzau, Horsens kommune Christian Damm, Vejen kommune Kristine Hoff Meyer, Kulturstyrelsen Morten Steffensen, KL Helle Vollmer, Schultz Nicolai Carlsen, KOMBIT Pernille Østerbye, KOMBIT Sabrina Britten Riis, KOMBIT Helle Bidstrup, KOMBIT (referent) Karen Ravn, Gribskov kommune Ole Lousdal, Holstebro kommune Christina Rome Jensen, Kulturstyrelsen Jacob Fischer, KOMBIT Dagsorden 1. Status/orientering Faggruppens opgaver i efteråret Superbrugere/uddannelse ifm Miljøudvidelsen Faggruppens sammensætning ifm. idriftsætning af Miljøudvidelsen Eventuel adskillelse af nedrivningstilladelse og dokumentationskrav om screening af byggeaffald for PCB Eventuel videreudvikling af anmeldelsen af bygge-og anlægsaffald Spørgsmål til regelmatricen Spørgsmål/input fra Karen Henvendelse fra en byggevirksomhed Prioritering af udviklingsønsker i 4KV BR15 (Bygningsreglement 2015) Logning af sagsbehandlingstid Eventuelt... 6 KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/6

2 1. Status/orientering Nicolai Carlsen har i en periode været konstitueret projektleder efter Gustav Jensen, men skifter nu til et nyt projekt. Pernille Østerbye overtager projektlederrollen. Bord-runde: Alle de tilstedeværende kommunerepræsentanter gav en kort status på kommunens implementering af Byg og Miljø. Miljøudvidelsen: Status på Miljøudvidelsen er, at udviklingen går planmæssigt og forventningen er derfor fortsat, at Miljøudvidelsen idriftsættes pr. 1. januar Ekstra kurser udbudt af Schultz. Schultz har udbudt 3 kurser for superbrugere her i efteråret. Der vil denne gang blive forventningsafstemt bedre med deltagerne ift. om deltagerne er øvede eller førstegangsbrugere. Fagsystemer, ny version af snitfladen: Version 2 af snitfladen er nu releaset og samtidig holdes version 1 kørende frem til 1. januar Version 3 af snitfladen vil indeholde Miljøudvidelsesdelen. Der vil løbende blive udsendt beskrivelser af den kommende snitflade til fagsystemleverandørerne. Miljødelen (borgerrettede miljøansøgninger) af Byg og Miljøområdet: Nicolai informerede om, at KOMBIT er blevet opmærksom på, at der på kombit.dk i cirka 1,5 år har stået, at miljødelen af Byg og Miljø kun indeholdt syv miljøaktiviteter. Vi er ærgerlige over, at der har stået noget forkert i så lang tid, men har nu opdateret informationerne så det er fuldt dækkende. Se her: Overordnet beskrivelse af Byg og Miljø: Og her er mere konkrete beskrivelser af løsningens 3 dele: Byggedelen af Byg og Miljø - Byggeansøgninger (både borgere og virksomheder): Miljødelen af Byg og Miljø - Borgerrettede miljøansøgninger: Miljøudvidelsen - Virksomhedsrettede miljøansøgninger: Ændringsønskeportalen: Implementeringen af Ændringsønskeportalen er gået over al forventning. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/6

3 Superbrugerne lægger ændringsønskerne ind, og KOMBIT kan fra bagsiden af løsningen udtrække lister over ønskerne som faggruppen kan prioritere efter. Der arbejdes hen imod, at faggruppens prioriteringer kommer til at fremgå af version 2.0 af portalen. 2. Faggruppens opgaver i efteråret 2015 I efteråret 2015 sættes der fokus på standardisering af bagsiden af Byg og Miljø altså kommunernes anvendelse af løsningen. En stor del af budgettet er brugt på ting som faggruppen tidligere har prioriteret, så nu er fokus på de mindre omkostningstunge ting såsom regelmatriceændringer, tekst-forbedringer, navne på knapper og lignende. 3. Superbrugere/uddannelse ifm Miljøudvidelsen I forbindelse med Miljøudvidelsen vil der være behov for information om den nye lovgivning, og nogle sagsbehandlere vil have behov for et kursus i anvendelse af Byg og Miljøs funktionaliteter. Nogle kommuner vil formentlig foretrække selv at undervise kollegerne mens andre vil ønske at deltage i et fastlagt kursusforløb. Faggruppen var enige om, at kommunernes behov er meget forskelligt, og at det derfor vil være en god idé at spørge kommunerne hvad de ønsker. 4. Faggruppens sammensætning ifm. idriftsætning af Miljøudvidelsen I forbindelse med idriftsættelse af Miljøudvidelsen drøftedes behovet for at udvide faggruppen. Det blev nævnt, at det for eksempel vil være godt at få de fynske kommuner repræsenteret. KL og KOMBIT har tidligere aftalt, at KL vil involvere KTC-kredsen ifm. at få Miljøudvidelses-repræsentanter ind i faggruppen. 5. Eventuel adskillelse af nedrivningstilladelse og dokumentationskrav om screening af byggeaffald for PCB Signe har tidligere spurgt til muligheden for, at skille nedrivningstilladelse og dokumentationskrav om screening af byggeaffald for PCB ad. Signe gjorde opmærksom på, at det er politisk bestemt at de to aktiviteter er blandet sammen. Morten, KL, vil gerne tage det med tilbage til KL og det aftaltes derfor, at Signe sender Morten en beskrivelse af problemet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/6

4 6. Eventuel videreudvikling af anmeldelsen af bygge-og anlægsaffald Der var en diskussion af kravene til de fire affald-aktiviteter, som i dag er samlet i én blanket (pdf) og skal gøres til dynamiske aktiviteter i Byg og Miljø. Det blev besluttet, at specificeringen af de fire aktiviteter skal ske hurtigt. De kommunespecifikke krav til aktiviteterne kan afhjælpes gennem de kommunespecifikke tekster, som alle kommuner har mulighed for at lægge ind i Byg og Miljø. 7. Spørgsmål til regelmatricen Trine havde spørgsmål til gul-markeringerne i regelmatricen. Faggruppen nåede frem til, at årsagen til markeringerne er, at der er nogle udestående opgaver omkring regelmatricen som faggruppen ikke har arbejdet færdigt med, og at der derfor er behov for at få kigget på det i en fart. Det aftaltes, at der hurtigst muligt skal holdes møde med henblik på en grundig gennemgang af regelmatricen muligvis bliver det nødvendigt med et 2-dages seminar. KOMBIT udsender en Doodle og får fastlagt dagen/dagene. Det aftaltes også, at faggruppen inden regelmatrice-seminaret, tilsendes opdateret materiale blandt andet det nyeste BR15-materiale - så forberedelse kan ske hjemmefra. Ud over faggruppedeltagerne skal Carsten fra Energistyrelsen, Helle Vollmer fra Schultz og KOMBITs kommunikationskonsulent, Sabrina, deltage. 8. Spørgsmål/input fra Karen Faggruppen afklarede de stillede spørgsmål fra Karen Ravn. Er der behov for yderligere forklaring eller specificering må det tages via Yammer-gruppen. 9. Henvendelse fra en byggevirksomhed Faggruppen var enige om, at det er en udfordring at byggevirksomheder m.fl. indimellem tror, at de kender lovgivningen bedre end de realiteten gør - og at det til dels er gældende ift. den med dagsordenen medsendte henvendelse. 10. Prioritering af udviklingsønsker i 4KV-2015 Det aftaltes, at de prioriteringer som faggruppen tidligere har foretaget fastholdes. Der er fortsat prioriteringer på listen som ikke er løst. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/6

5 Der skal blandt andet fokuseres kraftigt på, at få færdiggjort forbedringen af PDFansøgningsblanketten. Det aftaltes, at Nicolai overdrager sine noter til Pernille og at materialet skal sendes ud til faggruppen til høring. Ud over standardisering af bagsiden af Byg og Miljø, regelmatriceændringer, tekstforbedringer som styrker brugeroplevelsen og dermed medfører færre fejlbehæftede ansøgninger m.v. vil der hvis ressourcerne tillader blive kigget på hvordan problemet med valg af forkert sagstype kan løses. Som det er nu, er ansøgeren nødt til at lave sin ansøgning forfra hvis der fra start af er valgt en forkert sagstype. Pernille bad faggruppen lave en vurdering af, hvor mange sager de mener det reelt drejer sig om. Forskellige løsningsmuligheder drøftedes herunder muligheden for at kunne kopiere allerede indtastede informationer over i den nye ansøgning. Det aftaltes, at fokus på løsningen af problemet skal være at sikre, at ansøgerne ikke vælger det forkerte sagstypeforløb fra start af. 11. BR15 (Bygningsreglement 2015) Håndteringen af overgangsperioden fra nuværende til nyt Bygningsreglement drøftedes. Faggruppen talte om muligheden for, at alle ansøgere i overgangsfasen spørges om, hvilket bygningsreglement de søger efter (BR10 eller BR15). BR15 skal tillige drøftes på faggruppens møde/seminar i oktober/november. Inden mødet tilsendes faggruppen det seneste BR15-materiale, så forberedelse hjemmefra er mulig. 12. Logning af sagsbehandlingstid Københavns kommune har spurgt til muligheden for, at udviklingen af logning af sagsbehandlingstiden kan igangsættes hurtigt, såfremt Københavns kommune får bevilget midler til det. Emnet drøftedes bredt. Her er et par kommentarer: Det er vigtigt at der ikke udvikles en københavnermodel. Den logning der udvikles skal tilgodese alle 98 kommuners behov. Hvem skal betale for driften/vedligeholdelsen af logningen, hvis København betaler for udviklingen? Der er gjort nogle erfaringer omkring logning i Husdyrgodkendelse måske de er gode at kende til? Lognings-udviklingen skal analyseres grundigt, og der skal udarbejdes et oplæg som faggruppen skal involveres i. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/6

6 13. Eventuelt Byg og Miljø-faggruppens Yammer-netværk skal vækkes til live igen. Der er en del ting vi med fordel kan håndtere via Yammer. Fordelen ved Yammer er, at man ikke skal holde styr på mange mails og hvem der svarede hvad, men at det er hurtigt i tråden at se de forskellige holdningstilkendegivelser. KOMBIT sender link til Yammer-netværket til faggruppen samt info om hvordan man modtager adviseringer mv. Stort set alle kommuner har to superbrugere på Byg og Miljø. Da der efter 1. januar 2016 hvor Miljøudvidelsen kommer med i løsningen - fortsat kun er mulighed for at have 2 superbrugere pr. kommune, skal den ene superbruger dække byggedelen og den anden miljøsagerne. KOMBIT skriver snarest ud til kommunerne om det. Faggruppen ønsker, at KL arbejder for at samtlige kommuner tilslutter sig miljødelen af Byg og Miljø (de borgerrettede miljøansøgninger). Faggruppen gjorde opmærksom på, at KL ikke er så synlige ift. Miljøudvidelsen, og at der er behov for, at KL tager kontakt til brancherne (via Dansk Industri og Dansk Byggeri) og sikrer, at der skabes opmærksomhed omkring Miljøudvidelsen. Det aftaltes, at den hos Københavns kommune netop afsluttede brugerundersøgelse - hvori Byg og Miljø indgår - tages op på næste faggruppemøde. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/6