Grundkursus. Prisme Klienten

Transkript

1 Grundkursus Prisme Klienten 2009

2 Indholdsfortegnelse Startsiden... 4 Beskrivelse af startsiden... 4 Tilpasning af startsiden... 5 Links... 5 Områdesiden... 7 Navigationsruden... 7 Foretrukne Forespørgsel Føj til listen Tilknyt forespørgsel Opsætning af skærmbilleder Skjule en kolonne Fortryde skjul af kolonne Flytte en kolonne Nulstil skærmopsætning / vent tilbage til udgangspunktet Gemme en skærmopsætning, så den kan bruges igen Hente skærmopsætning fra en anden bruger Søgning Avanceret filtrering Filtrer efter markering Filtrer efter gitter Højreklik funktioner Elektroniske bilag Fakturapulje (gælder fra 1/3-14) Finanskladder - Udgiftsbilag Posteringsbilag Korriger bilag Ret posteringstekst på postering Opret debitor - og fritekstfaktura Udfyld faktura Intern Faktura

3 Kreditnota Forespørgsler på posteringer Søgning på Kreditorer Forespørgsel på finanssaldi Økonomirapport Autorapport Design din egen rapport Oprette Excel filer Ved forespørgsler/udsøgninger Fra udskrifter Søgetegn og værdier Genvejstaster Kontaktoplysninger: Opgaver

4 Startsiden Beskrivelse af startsiden Når Prisme åbner, ser du startsiden som det første dette kaldes også det rollebaseret område. Området er tilpasset 5 forskellige grupper af brugere: o Materielgården o Almindelige brugere o Ledere o Økonomiafdelingen o Administratorer De forskellige rollecentre er standard rollecentre, som vi har valgt udseendet af. Du kan sagtens ændre på din startside, så det kommer til at passe til det, du har behov for. Der er som standard lagt relevante links på de enkelte webdele. Du kan dog selv lægge flere links på. Du kan lukke en web del ned, som du ikke synes, at du har brug for. 4

5 Tilpasning af startsiden Links Ved at klikke på Tilføj link i den web del du måtte ønske, kan du vælge imellem at linke til andre dele i Prisme klienten, Prisme Portalen eller en internetadresse. Internetlinks Fx link til DK-nyt: Kopier internetadressen fra DK-nyt s hjemmeside og sæt den under URL-adresse. Klientlinks Fx link til kontoplanen i klienten Ud for Skrivebordslinks klikker du på den knækkede pil. Du får nu en boks op, hvor du kan vælge hvilke elementer i klienten, du vil linke til. 5

6 Portallinks Fx til menuen Ikke bogførte fakturaer Ud for Link til Enterprise Portal klikker du på den knækkede pil Du får nu en boks op, hvor du kan vælge, hvilke elementer du vil linke til Husk flueben i Vis Enterprise Portal-link, når du vil linke til Portalen. Administrer links Ved at klikke på Administrer links kan du ændre rækkefølgen af dine links Du kan også slette links ved at klikke på det røde kryds Eller redigere dine links ved at klikke på blyanten 6

7 Områdesiden Områdesiden til højre bruges til at tilgå de enkelte funktioner i Prisme, som du ikke allerede har lagt på din startside. De enkelte dele på områdesiden kan lukkes ned alt efter hvad du benytter dig mest af. Jo flere ruder du har lukket, jo mere overskuelig bliver din side. Du klikker blot på den lille pil i øverste højre hjørne på det område, du vil gemme væk. Navigationsruden Navigationsruden ligger som en dynamisk menu i venstre side i skærmbilledet. Det er muligt at vælge om den skal vises hele tiden, eller skjules når den ikke bruges. Dette kan I ændre ved tryk på dobbeltpilene. Det er også muligt at trække i navigationsrudens højre side for at gøre den større eller mindre. 7

8 Foretrukne Steder Forms Sektionsknapper Navigationsruden er delt op i 4 dele. Fortrukne - Liste med selvvalgte genveje Steder - Indeholder genveje ti listesider Forms - menupunkter i det modul du har valgt Sektionsknapper (moduler) - er de moduler du kan vælge mellem 8

9 Du kan selv vælge, hvor mange af disse 4 dele, du vil have åbne. Du vælger til og fra via Microsoft knappen i værktøjslinjen. Sæt flueben ved de ruder du vil have vist. Det er muligt at trække de 4 dele større og mindre. Du har mulighed for selv at vælge hvilke moduler du vil se i din navigationsrude. Ved at klikke på de nederste dobbeltpile, får du adgang til at se alle de moduler du har adgang til. Ønsker du at ændre på opsætningen af disse moduler: Klik på Indstillinger for navigationsrude Vælg moduler til og fra ved at fjerne eller sætte flueben Du kan ændre rækkefølge med knapperne til højre Klik ok når du er færdig med at redigere 9

10 Foretrukne Her kan vi oprette nogle genveje til de billeder/funktioner, vi ofte bruger - ligesom du kender det fra Internettet, hvor du har foretrukne hjemmesider. Det er muligt at have flere foretrukne grupper, som hver især kan være opdelt i mapper og/eller punkter som vi kender dem fra mappelisten. En af fordelene ved at oprette menuer under dine fortrukne er, at du har mulighed for at tilknytte en afgrænsning. Det vil sige, at du kun får det frem, du selv har valgt at se. Herunder eksempel hvor kontoplanen afgrænses til en bestemt afdeling og derefter oprettes som menu under foretrukne. Start med at lave den afgrænsning du vil have. Forespørgsel Gå til kontoplan og udfør din søgning (se evt. side 16) og gem den med relevant tekst 10

11 Føj til listen Gå til områdesiden: højreklik på den menu du vil tilføje Klik på Føj til foretrukne Kontoplanen ligger sig nu som et punkt under foretrukne. Tilknyt forespørgsel Du skal nu have tilknyttet en forespørgsel menu. til din Klik på Foretrukne Klik på Arranger Foretrukne Klik på Rediger forespørgsel 11

12 Vælg den forespørgsel du har brug for og klik på ok. Du har med knappen Arranger altid mulighed for at ændre på rækkefølgen af dine mapper, omdøbe dem og indholdet i dem, oprette nye mapper, tilføje forespørgsler, mv. Opsætning af skærmbilleder Skærmbillederne indeholder som udgangspunkt en mængde oplysninger, hvoraf nogle kan være uden interesse for den enkelte bruger. Som bruger har du derfor mulighed for at vælge kun at se de kolonner, som du ønsker. TIP! Markøren skal have form som en lodret streg, før du kan højreklikke. Hvis markøren er en pil, åbner højreklik blot en rullemenu til cellen. Skjule en kolonne Højreklik på en celle i den kolonne der skal skjules. 12

13 Vælg Skjul. Fortryde skjul af kolonne Hvis du har skjult en kolonne og fortryder dette, kan du naturligvis vælge at få den vist igen. Højreklik i en vilkårlig kolonne. Vælg Vis og klik derefter på navnet på den kolonne, som du vil se igen - eller Vis alt hvis du vil tilbage til udgangspunktet Flytte en kolonne Kolonner i et skærmbillede kan flyttes rundt, så informationerne præsenteres på en måde, som den enkelte bruger foretrækker. Før: Efter: Lad markøren hvile på kolonneoverskriften. Mens venstre musetast trykkes ned, flyttes kolonnen til den ønskede placering. 13

14 Nulstil skærmopsætning / vent tilbage til udgangspunktet Hvis du har lavet nogle ændringer i din skærmopsætning, som du er utilfreds med, kan det nogle gange være hurtigere at vende tilbage til Prismes standardopsætning - og så lave ændringerne forfra ud fra dette. Højreklik i en vilkårlig kolonne. Vælg Opsætning og klik derefter på knappen Nulstil Gemme en skærmopsætning, så den kan bruges igen Prisme husker automatisk den skærmopsætning, du har skabt til næste gang, når du forlader billedet. Der er dermed intet krav om, at du skal gemme en indstilling, for at kunne bruge den igen Faciliteten giver mulighed for at gemme forskellige skærmopsætninger og skifte mellem dem - eller lade dine kollegaer bruge en god opsætning. Højreklik i en vilkårlig kolonne Klik på Opsætning Klik på knappen Gem Navngiv din opsætning. Hente skærmopsætning fra en anden bruger En god skærmopsætning kan genbruges af flere brugere. Det kræver blot at opsætningen gemmes med et navn, så den efterfølgende kan hentes af andre brugere, jf. punktet ovenfor. Højreklik i en vilkårlig kolonne Klik på Opsætning Klik på knappen Hent fra bruger Dobbeltklik på den bruger du vil hente fra Dobbeltklik på den opsætning du vil hente. 14

15 Søgning For at få adgang til at benytte søgemuligheder er det muligt at bruge knapper i værktøjslinjen (avanceret filtering, filtrer efter markering, filtrer efter gitter), genvejstaster, eller højreklik med musen. Filtrer efter gitter kan dog ikke påbegyndes ved højreklik. Avanceret filtrering Klik på avanceret filtrering og du får følgende billede, som du så udfylder med dine søge kriterier. Filtrer efter markering Filtrerer (søger) kun på det du står på. Filtrer efter gitter Ved at benytte gittersøgning kan vi få et søgeværktøj over vores kolonner. Vi kan selv skrive diverse søgetegn - men vi kan også få systemet til at hjælp os, hvis vi klikker på tragten til højre i feltet. 15

16 Højreklik funktioner Når du højreklikker, kan du følgende: Anvend filtre - bruge dine allerede gemte filtre, samt sidst anvendte. Gem filtre som - gemme din søgning, uden at gå via tragten. Filtrer efter felt - svarer til søgning med CTRL+K 16

17 Elektroniske bilag Fakturapulje (gælder fra 1/3-14) Fra 1. marts 2014 overgår indkøb af varer og kontering af disse indkøb til det nye indkøbssystem Rakat. Alle andre fakturaer skal konteres i Prisme enten i Portalen eller i klienten. Kontering af elektroniske bilag i klienten foregår i fakturapuljen. Klik på Fakturapulje på din startside Højreklik i afdeling og vælg filtrer efter felt 17

18 Indtast afdelingens nr. og tryk ok Klik på den faktura du vil behandle så linjen bliver blå, klik herefter på knappen dokumentation for at se fakturaen. 18

19 Når man har set det man skal på fakturaen lukkes dokumentationsbilled på krydset. Konteringen foregår i den nederste del af billede. Der indtastes kontonr. og posteringstekst. Cpr. nr. hvis kontoen kræver det, oplysningspligt hvis det er honorar eller kørsel. Hvis man anvender bærer og/eller formål skal det også indtastes her. Hvis man er ansat i afdeling Drift (Materielgården) anvendes Projekt. Her skal man skifte til projekt i kontotype og der skal indberettes art. 19

20 Når man har udfyldt de felter der er nødvendige trykkes der på knappen Attester. Fakturaen bliver bogført efter ca. 15 minutter. Så længe du kan se fakturaen på din oversigt, har du mulighed for at annullere attestationen, rette i kontonummer og/eller posteringstekst, mv. Inden man begynder vil det være en god ide at hente en bruger opsætning. (Du kan vælge mellem flere) For hjælp se afsnittet Opsætning af skærmbilleder Finanskladder - Udgiftsbilag Finanskladder benyttes til at lave udbetalinger til personer eller virksomheder, som det ikke kan lade sig gøre at modtage en elektronisk faktura fra. Når du laver udbetalinger til Cpr.nr., skal du være opmærksom på, om der er oplysningspligt på udbetalingen altså om du udbetaler honorar, befordring/kørsel. Finanskladder benyttes også til omposteringer eller når du opretter korrektionsbilag. Klik på Finanskladde på din startside Lav ny linje med Ctrl + n Skriv kladdenummer (= afd.nr.) eller vælg det fra listen (den knækkede pil) tryk på tabulatorknappen 20

21 Klik nu på knappen Linjer Husk altid at lukke bogføringsbillede op i fuld størrelse Selve bilaget består af 2 linjer: en kreditorlinje, som fortæller, hvem pengene skal gå til - og en finanslinje, som fortæller, hvilket finanskontonr. pengene skal tages fra vælg 3 (Kreditoropslag) under kontotype (tryk på den lille pil) 21

22 NB! Ser dit billede ikke ud som ovenstående, kan du hente ny opsætning. (Du skal bruge den, der hedder meje og Kladde uden debitor) For hjælp se afsnittet Opsætning af skærmbilleder. Under feltet Konto skal du indtast Cvr.nr. eller Cpr.nr. på den virksomhed eller person, du skal udbetale penge til. Brug Tabulator-tasten på dit tastatur til at hoppe videre til næste felt Hvis der ikke tidligere er udbetalt penge til denne virksomhed eller person, vil du blive bedt om at oprette vedkommende som kreditor o Klik OK til denne boks og OK igen i den næste boks o Bliver du ikke bedt om at oprette en kreditor, fremkommer dette billede ikke - og du kan springe frem til næste punkt 22

23 Udfyld feltet Posteringstekst Brug Tabulatorknappen til at hoppe videre (hopper så selv til kreditbeløb) Du skal nu udfylde oplysninger til modtageren, så de ved, hvad der bliver udtalt penge for: o Udfyld altid feltet Faktura evt. med, hvis du ikke har andet o Udfyld evt. feltet Læselinje (skal indeholde i alt 17 tal) samt Kontonr. Som svarer til det 8 cifrede tal efter læselinjen o Udfyld evt. betaling tekst (hvis du ikke har benyttet læselinje eller fakt.nr.) o Klik på kreditorlinjen igen 23

24 Brug Pil ned (den på tastaturet) - og du får nu en ny linje (finanslinjen) Udfyld feltet Finans med det finanskontonr., hvor I skal have taget pengene fra 24

25 Klik på knappen Kontroller Vælg Kontroller bilag o Klik Luk - hvis Infolog fortæller, at bilaget er OK o Hvis ikke bilaget er OK (som vist her) skal du rette fejlen og kontrollere igen (måske mangler du at kontere, eller du har påført fakturanr. på den forkerte linie) Når bilaget er OK, skal du bogføre kladden Vælg Bogfør og Bogfør igen 25

26 Klik OK Kladden er nu bogført 26

27 Posteringsbilag Når du vil bogføre et posteringsbilag, skal du oprette en ny finanskladde. (se 3. Finanskladder) Bogføringen foregår i kladdelinjer, og her skal der kun bruges finanslinjer - og den første er altid delvist udfyldt, når du åbner kladden - felterne Dato, Bilagsnr og Kontotype Finans er udfyldt HUSK - at når du vil have en ny linje i en kladde, skal du trykke på PIL NED på tastaturet. Og du udfylder det ønskede antal linjer med registreringskontonumre og beløb. Du vil hele tiden skubbe restbeløbet foran dig indtil bilaget går i 0. OBS! Udgifter bogføres i Debet og indtægter i Kredit Bemærk, at bilagsnummeret skifter, når posteringen går i 0. En kladde kan godt overnatte - det vil sige, at oplysningerne bliver gemt, når du går ud af kladden. Det er dog en betingelse, at der er både kontonummer og beløb i alle linjerne. De linier hvor disse 2 ting ikke er udfyldt bliver ryddet op, når du lukker kladden. Kontrol af kladden Du kan på hvilket som helst tidspunkt, når du står i kladden, kontrollere om der er fejl. Du kan kontrollere enten det ene bilagnr., du står på - eller hele kladden. Tryk på knappen Vælg mellem Er kladden OK, kan du bogføre den eller starte på et nyt bilag Bogfør Når du ikke vil lave mere i kladden skal du have bogført. Tryk på Vælg bogfør 27

28 Korriger bilag Inden du går i gang, skal du bruge bilagsnr. på det/de bilag, du vil rette. OBS!! Hvis bilagsnummeret starter med 910-* eller 911-* kan bilaget kun korrigeres fra posteringer se hvordan på side 28 Via Navigationsruden vælger du: Finans Kladder Finanskladde Du står nu i oversigten over finanskladder Opret kladde - Lav en ny linje med Ctrl + n - Vælg kladde og tryk på tabulator - Klik på knappen Linjer 28

29 Hent kladdelinjer Klik på knappen Hent kladdelinjer Du skal nu hente bilaget, du vil korrigere Der kommer en lille dialogboks, hvor du taster bilagsnr: Tryk på OK Systemet åbner automatisk en kladde hvor de valgte posteringer allerede er sat ind med modsat fortegn. slet kreditorlinjen lad finanslinjen stå Tryk på PIL NED på dit tastatur for ny linje Udfyld linjen med de ønskede korrektioner 29

30 Bogføring af korrektion Når du har tilføjet de rigtige oplysninger, er du klar til at kontrollere og bogføre kladden. Tryk på knappen Er kladden OK - er du klar til at bogføre den Tryk på kommer frem og vælg Bogfør igen. Endelig skal du klikke på OK i den lille boks, der Korrektion af bilag fra posteringsoversigt på kontonummer Korrektion af bilagsnumre, der starter med 910- eller 911- Søg først posteringen frem, som du vil korrigere - du kan søge på enten kontonummer eller bilagsnummer, hvis du kender det. Vælg Finans - og klik herefter på Posteringer på bilag 30

31 Søg nu på det du kender - fx bilagsnummer og/eller kontonummer Klik herefter på OK Alt efter, hvad du søger på, får du nu resultatet vist har du kun søgt på bilagsnummer, får du kun det ene bilagsnummer vist, som du skal bruge (se eksempel herunder) har du søgt på kontonummer, får du alle posteringer på det kontonummer, du har søgt på Det er vigtigt at målrette søgningen - især hvis man kun søger på kun på et kontonummer/flere kontonumre - så kan det være en fordel, at man samtidig med kontonummeret søger på et datointerval, hvis man ca. ved, hvornår man har bogført det, man vil rette. Det vil begrænse den liste man får vist med resultater. Nu er du klar, til at kunne korrigere dét (eller de) bilag, som du har søgt ud. Marker den postering, som du skal rette og klik på knappen Korriger bilag i højre side af skærmen. 31

32 I den lille boks, som nu kommer frem, skal der stå 901 ud for kladdenavn Hvis der er flueben ud for Behold original dato, skal du fjerne det Klik herefter på OK Prisme danner nu en kladde til dig, hvor den automatisk har kopieret kontonummer, posteringstekst med over - ligesom fortegnet på beløbet er blevet vendt. Med pil ned på tastaturet skal du nu lave linje 2, og her skriver du det kontonummer, som beløbet skal flyttes til. 32

33 Herefter er kladden klar til at blive bogført. Ret posteringstekst på postering Når du søger posteringer fra på en konto - opdager du måske,... at der helt mangler posteringstekst på en postering at posteringsteksten er forkert - eller at der skal stå noget mere Du har nu mulighed for at rette posteringsteksten til - så den ser rigtig ud fremover Markér det bilag, hvor du vil rette posteringsteksten - og klik på knappen Posteringstekst Der åbnes nu en lille boks, hvor den nuværende posteringstekst er markeret med blåt og du kan nu vælge at skrive teksten helt om, eller bare tilføje noget mere tekst. Når du har skrevet den posteringstekst, der skal stå - klikker du på OK 33

34 Opret debitor - og fritekstfaktura - Der skal ALTID oprettes en ny debitor/kunde for hver faktura, du skal lave. Medmindre du skal lave en intern faktura - se vejledning vedr. interne fakturaer Sådan gør du: Når du skal oprette en debitor/kunde, skal du på startsiden til Prisme vælge Debitorer under Klientlinks. Du får nu en fuld oversigt over alle debitorer, der er oprettet i kommunen. Klik i handlingsruden Nye på Debitor (ikonet med den lille dame) Du får nu et billede, hvor der er oprettet en ny linje - som du nu skal oprette din debitor/kunde i. fra felt til felt Brug Tabulatorkn appen på tastaturer til at hoppe 34

35 Du skal nu udfylde følgende felter: Fanen Oversigt CPR/CVR. NR. Debitorgruppe Kontaktperson (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Detaljer om kontaktperson. Du får nu en boks op, hvor du skal oprette en kontaktperson hos modtageren af fakturaen. Tryk på Ctrl+n på tastaturet for at lave en linje til at oprette kontaktpersonens oplysninger i. Indtast navn og telefonnummer på kontaktperson Har du ikke et navn på en kontaktperson hos modtageren, så kan du vælge at indtaste afdelingens navn i stedet - eller bare et tilfældigt tegn under Kontaktperson. Hvis du eller en anden i Varde Kommune tidligere har oprettet en tilsvarende kontaktperson på en debitor i Prisme, kan du opleve, at Prisme slår op i en lang liste - som vist nedenfor - når du tabulerer videre til feltet telefon Sker dette, skal du med musen klikke oppe i linien med den kontaktperson, som du er ved at oprette - så forsvinder opslaget igen. Når du har udfyldt alle de oplysninger, som du har på kontaktpersonen - skal du lukke boksen ned på krydset. 35

36 EAN-nummer (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Eksterne koder Skriv EAN-nr. i feltet i feltet Værdi (feltet med den røde bølgede linje) Det er en god ide også at udfylde Beskrivelse ud for EAN-værdien. Det gør det nemmere senere at identificere det enkelte nummer Når du har indtastet EAN-nummer og evt. Beskrivelse, lukker du boksen på krydset. TIPS Hvis du får brug for at slette et EAN-nr. igen - så skal du bruge sletteknappen (ALT+F9). Indholdet kan ikke slettes med delete-knappen. Du kan have mere end en kontaktperson - eller mere end et EAN-nummer tilknyttet den samme Debitor. Når du efterfølgende opretter faktura, kan du vælge mellem de angive værdier. Du har nu oprettet din debitor og kan gå videre til at oprette en faktura (se Opret fritekstfaktura på næste side) 36

37 Opret fritekstfaktura Når du har oprettet din debitor som beskrevet ovenfor - kan du hoppe direkte videre til oprettelse af fritekstfaktura ved at klikke på knappen Fritekstfaktura i højre side af skærmen Der åbner sig nu et nyt billede, hvor der står Gitteret er tomt. Her klikker du i det store hvide felt med musen - og trykker derefter på Ctrl+n - og du får nu fakturaen frem Prisme har automatisk hentet alle oplysninger fra Debitorregistret, som du lige har oprettet. Udfyld faktura Når du står på din faktura - skal du have udfyldt den med oplysninger på de forskellige faner Fanen Oversigt Her har du mulighed for at ændre Dato, hvis fakturadatoen skal være en bestemt dag i måneden. Fanen Faktura (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Angiv Debitorrekvisition, vælg kontaktperson og EAN-nummer, hvis der er tale om elektronisk faktura. Fanen Dimension (afsender-afdeling på fakturaen) 37

38 Udfyldes KUN hvis fakturaen laves for anden afdeling end den, du er tilknyttet. Fanen Fakturalinjer (skal ALTID udfyldes) Skriv evt. en indledningstekst til fakturaen (dette er frivilligt). I feltet Beskrivelse, skriver du den tekst, som skal stå på fakturaen ud for de enkelte beløb - teksten bliver også posteringsteksten på den konto, hvor du får indtægten ind. Herefter angiver du det registreringskontonr., hvor du/i skal have pengene ind (det skal ALTID være en art 7.9 konto (en indtægtskonto), når du sender fakturaen til en ekstern modtager). Skriv herefter evt. antal og stk. pris - eller bare det totalbeløb, som fakturaen skal lyde på. Endelig kan du rette på den endelige fakturatekst, hvis der er behov herfor Opdater fritekstfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Herved bogfører du fakturaen - og du udskriver eller sender den. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura 38

39 Hvis du ikke ændrer i udvælgelsen, så får du bogført og udskrevet din egen faktura. Tjek, at der er flueben i Udskriv/send Klik OK Du vil nu få fakturaen vist på skærmen, så du kan skrive den ud på det særlige fakturapapir. Skal fakturaen sendes elektronisk, sker dette automatisk, når der er sat EAN-nummer og kontaktperson på. Se hvordan du laver en intern faktura på de næste sider 39

40 Intern Faktura (fakturaer til andre virksomheder/afdelinger i Varde Kommune) HUSK - når du skal oprette en Intern Faktura, skal du ALTID vælge en debitor, som allerede er oprettet i Prisme med debitorgruppe Du må ALDRIG selv oprette en debitor til interne fakturaer!!! - de skal oprettes på en bestemt måde, så derfor er det kun Prisme Supporten, der må oprette debitorer til Interne fakturaer Når du skal oprette en intern faktura, skal du på startsiden til Prisme vælge Fritekstfakturaer under Klientlinks. Du står nu i et oversigtsbillede med alle oprettede fakturaer - Klik på Fritekstfaktura i handlingsruden Nye - Der åbner sig et nyt billede med en ny linje til dig 40

41 - Klik på den lille pil i kolonnen Debitorkonto, og der dukker en boks frem med debitorer lige nedenfor - Højreklik nu i et felt under kolonnen Navn og vælg Filtrer efter felt - I den nye boks søger du på afdelingsnavn - HUSK at skrive * foran og bagved navn. - Klik herefter på OK - og Prisme søger nu afdelingen frem til dig - Klik på nu den afdeling du vil sende til (VIGTIGT - debitorgruppen skal altid hedde 1000 ved interne fakturaer) - Gå nu til fanebladet Faktura o Udfyld Debitorrekvisition og Kundereference, evt. med - (bindestreg), hvis du ikke har andet Felterne Kontaktperson og EAN-nummer er oftest allerede udfyldt - men er felterne med kontaktperson og EAN-nummer ikke udfyldt, så klik i felterne og klik herefter på den knækkede pil og vælg hhv. en kontaktperson og et EAN-nummer på listen. 41

42 - Gå herefter til fanebladet Fakturalinjer o Udfyld: Beskrivelse (teksten, som indtægten får på din konto) Finanskontornr. - der, hvor du/i skal have pengene ind HUSK, at det skal være en art 4.0 konto ved interne fakturaer Evt. antal Evt. stk. pris Beløb - Fakturatekst Opdater friteksfaktura Opdater friteksfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Du får nu bogført og udskrevet din faktura. Sæt flueben i feltet Udskriv/send - og klik på OK Sæt flueben i feltet Udskriv/send - og klik på OK Efter nogle sekunder vil du få en kvittering i Prisme på, at fakturaen er bogført og hvilket fakturanummer, fakturaen har fået i Prisme. Dermed er fakturaen også sendt til den interne virksomhed, som du havde valgt som modtager af fakturaen. Du får nu bogført og udskrevet din faktura. Klik Klik 42

43 Kreditnota Når du skal oprette en kreditnota til en faktura, som er oprettet via Prisme - skal du på startsiden vælge Kreditnotaer under Klientlinks. Du kommer nu ind på en oversigt med alle de fakturaer, som er oprette i Prisme i kommunen Her skal du nu søge den faktura frem, som du skal oprette en kreditnota til. Fakturaen kan fx søges frem via fakturanr. eller initialer/brugernavn. Sådan søger du: Højreklik i et af felterne i kolonnen Faktura (hvis du skal søge på fakturanr.) - eller i kolonnen Oprettet af (hvis du skal søge på initialer/brugernavn) og vælg Filtrer efter felt I boksen der nu kommer frem, indtaster du fakturanummer eller initialer/brugernavn - alt efter hvad du søger på. Herefter klikker du på OK. Har du søgt på Fakturanummer, så har du nu kun 1 linie tilbage på skærmen. 43

44 Har du derimod søgt på initialer/brugernavn under Oprettet af, kan du have flere linjer. Har du en længere liste, skal du finde fakturaen på listen og markere den, ved at klikke på linjen. Klik herefter på knappen Funktioner i højre side af skærmen og vælg Opret kreditnota Der kommer nu en ny boks frem på skærmen Datoen på kreditnotaen skal være i indeværende måned. Forfaldsdatoen skal være lig med forfaldsdatoen på fakturaen (så den skal du ikke røre ved). Klik herefter på OK. Nu er kreditnotaen oprettet, og du kan få følgende besked hvis du har søgt ud på fakturanummer. Klik nu på teksten i info-loggen. og du får nu vist en Vis-knap nederst i info-loggen, som du skal klikke på.. 44

45 Der vil i billedet være oprettet en ny linje uden fakturanr. - og det er din kreditnota. Kreditnotaen er markeret med blåt i billedet. Søgte du i stedet fakturaen frem via fx initaler/brugernavn eller debitornummer, får du denne besked Tryk på Luk Der vil i billedet være oprettet en ny linje uden fakturanr. - og det er din kreditnota. Kreditnotaen er markeret med blåt i billedet Opdater kreditnota Nu har du oprettet kreditnotaen, og du mangler blot at opdatere den. Herved bogfører du kreditnotaen - og du kan udskrive fakturaen til din skærm. Er det en kreditnota til en elektronisk faktura, bliver kreditnotaen også sendt elektronisk. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Husk at sætte flueben i feltet Udskriv/send Klik på OK 45

46 Du får nu bogført og udskrevet/sendt en kreditnota til kunden. TIPS Du kan godt ændre i den automatisk oprettede kreditnota - hvis du fx bare vil lave en delvis kreditnota. 46

47 Forespørgsler på posteringer Når du vil lave en forespørgsel på posteringer, skal du klikke på Finansposteringer i dit startbillede eller i Finansmodulet vælge Posteringer på bilag under ruden forespørgsler. Du kan tilføje nye linjer efter behov. Enten ved at trykke Ctrl + eller Tryk pil ned på dit tastatur. Udfyld derefter felt/felter som du ønsker at afgrænse på. Tilføj tabel I den øverste del af forespørgsels-billedet ser du et opbygningsvindue : Her kan du tilføje flere tabeller til din forespørgsel. OBS! Når du tilføjer en tabel, finder Prisme kun de poster frem, som ligger i begge 47

48 Gem forespørgsel Hvis du ofte foretager en søgning med samme afgrænsning, kan du vælge at gemme din forespørgsel, så du senere kan foretage en hurtigere søgning. Klik på Vælg Gem som Navngiv din forespørgsel Klik på OK Hent en forespørgsel Du henter dine gemte forespørgsler øverst på forespørgselsbilledet: Tryk på vælg den forespørgsel du ønsker 48

49 Søgning på Kreditorer Husk her får du kun vist de fakturaer, som allerede er betalt. Skal du se fakturaer skal som ikke er betalt, kan du finde dem i Indkøb. I Navigationsruden (menuen til venstre) vælger du Kreditor og under Almindelige forms i højre side vælger du nu Kreditoroplysninger Højre klik i fx kolonnen CPR/CVR - og Filtrer efter felt, indtast det du vil søge på i den lille boks Klik OK 49

50 Vis postering Klik på knappen posteringer Er fakturaen betalt? Hvis man sætter flueben i Vis kun åbne, får man kun vist, hvad der ikke er betalt til denne leverandør Hvis bilaget ikke er betalt, kan man trykke på analyser bilaget. Bilagsnr. der starter med 100 er betalinger Søgning på bruttobeløb Vælg Kreditor - Forespørgsler - Posteringer 50

51 Højre klik i beløb valuta vælg filtrer efter felt - indtast bruttobeløb Hvis det er fakturaen man ønsker at finde skal man have foran beløbet. Forespørgsel på finanssaldi På finanssaldi får du vist både forbrug og budget for valgfri perioder og kontoområder. Du har mulighed for at få vist totaler for et afgrænset område. Det vil sige, at for en mindre institution eller afdeling er det en hurtig måde at få overblik over den aktuelle økonomiske situation. Men finanssaldi er også stedet at få en saldo på fx en statuskonto til brug for afstemning af denne. Når du vil lave en forespørgsel på finanssaldi, skal du klikke på Finanssaldi på startsiden - eller vælge Finanssaldi i Finansmodulet i ruden Forespørgsler. Under Saldi udfylder du med den periode, som du ønsker at se forbrug for: 51

52 Under Budget vælger du budgetmodel og den periode, du vil se budgettet for: For at afgrænse på en del af kontoplanen skal du bruge filter-funktionerne: Tragten CTRL+F CTRL+K højreklik / søg Når du har afgrænset din forespørgsel til en del af kontoplanen, kan du få vist totaler. Du kan også sætte flueben i Vis bruttobeløb hvis du gerne vil se beløb inkl. moms. Knappen posteringer anvendes til at se finansposteringer for den enkelte konto. Der kan vælges at se følgende: Alle posteringer Saldos posteringer Indeværende års posteringer Foregående års posteringer Knappen periodesaldi anvendes til at se saldi for den enkelte konto, fordelt på måneder i det ønskede år. Knappen periodesummer anvendes til at saldi for samtlige konti i den valgte afgrænsning, fordelt på måneder i året. Periodesummerne sammenholdes med budgettet for den valgte periode samt en deraf følgende forbrugsprocent og restbudget. Knappen budget giver mulighed for at se bagvedliggende budget for den enkelte konto, enten for den valgte model eller for alle (vedtagne) modeller hvori kontoen indgår. Knappen dimensioner viser den enkelte kontos dimensioner. 52

53 Økonomirapport Dynamiske rapporter Når du danner rapporter i Prisme, er der mulighed for at bore ned i de oplysninger, der er i den enkelte rapport. Eksempler: I en økonomi rapport kan du bore ned i finanssaldi. I en autorapport på kreditorposteringer kan du bore ned på kreditorkonto. Det - du kan bore ned i - har en orangerød farve. Højreklik på det, du vil bore ned i. Dan økonomirapport Økonomirapporten i Prisme er et godt redskab til at trække rapporter på tværs af forskellige områder, foretage beregninger, udskrive kontoplaner og lave opfølgning. Vælg Finans - Rapporter - Økonomirapporter Du starter med at vælge den rapport, du ønsker udskrevet på listen: TIP! Hvis du har enkelte rapporter som du afvikler ofte, kan du sætte flueben i Vis kun favoritter og så vil Prisme alene vise de rapporter du oftest bruger. Marker rapporten du ønsker at afvikle, så linjen bliver blå. Vælg afgrænsning Når du vælger en afgrænsning, vil der åbne sig et søgebillede som du kender fra tidligere, hvor du kan definere det område af kontoplanen som du er interesseret i at trække data på. Klik på Udfyld felter - Klik på OK 53

54 Hvis du vil ændre Klik på fanebladet kolonner Hvis du f.eks. ikke ønske at få kontonr. udskrevet på rapporten, fjerner du fluebenet ud for kontonummer. Ændringen du laver gælder kun for denne ene gang. Indstil Økonomirapport Under knappen indstil bestemmer du hvordan økonomirapporten skal udskrives. Du kan vælge mellem: Skærm modtager Fil Udskriftsarkiv Printer 54

55 Det er altid en god idé først at vælge udskrift til skærm, så du har en chance for at kontrollere om rapporten har den form og indeholder de ting, du ønsker. Din økonomirapport er nu klar til at blive udskrevet. Klik på OK Autorapport Du kan lave en autorapport fra alle skærmbilleder. En autorapport er en hurtig måde at få en pæn udskrift af den forespørgsel, du netop har foretaget. Til forskel fra et almindeligt skærmprint kan autorapporten sortere og gruppere dine tal, ligesom den kan foretage en summering på total og grupperinger. Eksempel på en autorapport: - først laver du en forespørgsel i Posteringer på bilag Klik på OK 55

56 Du får nu vist resultatet af din søgning Klik på i værktøjslinjen eller Tryk Ctrl+P Du kan foretage afgrænsning på dit skærmbillede som du kender det fra andre forespørgsler, ved at trykke på udvælg. Hvis du er tilfreds med den afgrænsning du evt. allerede har foretaget, behøver du naturligvis ikke afgrænse yderligere. Klik på Udfyld felter Klik OK eller gå til sortering i næste punkt. 56

57 Vælg sortering Når du klikker på udvælg knappen, får du mulighed for at vælge at foretage en sortering af din udsøgning: Klik på det blanke felt under tabel og tryk Ctrl+N 57

58 Vælg felt du vil sortere på ved at klikke i felt og derefter på - fx dato Når du har bestemt hvordan der skal sorteres, kan du vælge at få udskrevet gruppetotaler. Klik OK Indstil autorapport Under knappen indstil bestemmer du hvordan autorapporten skal udskrives. 58

59 Du kan vælge mellem: Skærm modtager Fil Udskriftsarkiv Printer Det er altid en god idé først at vælge udskrift til skærm, så du har en chance for at kontrollere om rapporten har den form og indeholder de ting, du ønsker. Hvis autorapport udskrevet til fil så se vejledning under økonomirapporter. Klik på OK Design din egen rapport Når du vil lave en rapport med et andet indhold end standard laves en ny rapport Klik på i værktøjslinjen Klik på knappen Rediger og vælg Ny. 59

60 Klik på Næste Navngiv rapporten Klik på Næste Vælg med >, <, <<, dobbeltklik, Op og Ned hvilke felter, og placeringen af disse, der skal med i rapporten. Klik på Næste 60

61 Vælg med >, <, <<, dobbelt klik de felter der skal summeres på. Klik på Næste Standardvalg på billedet er ok. Klik på Næste 61

62 Rapporten er nu gemt og er klar til udskrivning Klik på Udfør Klik OK og rapporten udskrives 62

63 Oprette Excel filer Det er muligt at oprette Excel filer direkte fra Prisme med de data man måtte ønske. Ved forespørgsler/udsøgninger Klik blot på Excel ikonet i værktøjslinjen Prisme lægger nu automatisk de valgte data ind i et Excel regneark. Fra udskrifter Har du allerede bedt om en udskrift til skærmen, kan du stadig vælge at sende data til Excel. Klik på printerikonet Vælg Indstillinger Vælg Fil Klik på Den gule mappe Vælg, hvor du vil gemme filen Navngiv dokument Skriv.xls efter navnet Klik på Gem 63