Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-15,

Transkript

1 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: BT/hph Sagsnr.: Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-15, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Helén Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Camilla Bundgaard Christensen (CBC) Michael Sloth Trabjerg (MST) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Per Michael Johansen (rektor) Inger Askehave (prorektor) Antonino Castrone (universitetsdirektør) Morten Winterberg (økonomidirektør) Fraværende Til stede med afbud uden afbud Mødet begyndte kl.: 9:00 Mødet sluttede kl.: Referent: Bettina Thomsen / Lise Thorup-Pedersen Næste ordinære møde: juni

2 Kontorchef Tina Laigaard og afdelingschef Yvan Pedersen, Rigsrevisionen, statsautoriserede revisorer Uffe Black Jensen og Jakob B. Ditlevsen, Deloitte, deltog under punkterne 3, 4 og 5. Budgetchef Gitte Hartung, Økonomiafdelingen, deltog under punkterne 3, 4, 5 og 6. Professor og leder af ell Marianne Lykke, professor Ellen Christiansen, ph.d.-studerende Pernille V. K. Andersen, adjunkt Jacob Davidsen, ph.d.-studerende Sandra Burri Gram Hansen og ph.d.-studerende Jens Dinesen deltog under punkt Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsens møde 1-15 d. 5. februar 2015 (Referatet var kun udsendt til faste mødedeltagere) Referatet blev godkendt. 3. Godkendelse og underskrivelse af revisionsprotokollat til årsrapport 2014 (Lukket punkt offentliggøres efter mødet) Bilag A) Sagsfremstilling af B) Deloittes revisionsprotokollat til årsrapport for 2014 Revisionsprotokollatet til årsrapport 2014 blev gennemgået af statsautoriserede revisorer Uffe Black Jensen og Jakob B. Ditlevsen, Deloitte. Revisorerne fandt overordnet økonomistyringen betryggende. Der er udfordringer med hensyn til funktionsadskillelse på it-området, men der er iværksat tiltag med kompenserende manuelle kontroller. Revisorerne pegede på tilskudsfinansierede forskningsprojekter med leveranceforpligtelser som et forbedringsområde i forhold til systematiske stadeopgørelser. Risikoen vurderes dog at være begrænset i forhold til AAU s samlede økonomi. Bestyrelsen og revisorerne drøftede kompleksiteten i momsreglerne i forbindelse med tilskudsfinansierede forskningsprojekter, og revisorerne anbefalede, at momspligten vurderes tidligt i processen, og at der i tvivlstilfælde indhentes bindende svar fra SKAT. Bestyrelsen tilsluttede sig denne opfordring. Det skal belyses, hvorledes forsikringsforhold samt socialsikring, herunder sundhedsforhold, bliver håndteret i forhold til gæsteforskere, der kommer til AAU samt AAU-forskere, der sendes til udlandet. Såfremt bestyrelsen godkender årsrapporten, vil revisionen afgive en blank påtegning. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet, og bilaget offentliggøres efter mødet. 4. Rigsrevisionens afrapportering vedr. årsrevisionen for 2014 (Lukket punkt offentliggøres efter mødet) Bilag A) Sagsfremstilling af B) Rigsrevisionens afrapportering af årsrevisionen af Aalborg Universitets regnskab for 2014 af Kontorchef Tina Laigaard og afdelingschef Yvan Pedersen, Rigsrevisionen, orienterede om revisionen og tilsynet med institutionsrevisor. Rigsrevisionen tilsluttede sig årsrapporten og fandt målrapporteringen tilstrækkelig og dækkende. 2

3 Rigsrevisionen konstaterede, at der er stort fokus fra ledelsens side i forhold til såvel den nuværende som den fremtidige økonomiske situation, samt at universitetet har iværksat mange initiativer til forbedring af økonomistyringen. Der anbefales fortsat stort fokus herpå. Det vurderes, at egenkapitalen er tilstrækkelig stor til at sikre universitetet mod risici og til at understøtte strategiske initiativer. Rigsrevisionen orienterede om en igangværende indkøbsundersøgelse, hvor Rigsrevisionen bl.a. kritiserede en manglende styring i forbindelse med indkøb af konkurrenceegnede varer. Rigsrevisionen har udpeget KU og AU til at deltage, og AAU er således ikke en del af undersøgelsen. Resultatet af undersøgelsen offentliggøres i august. I forhold til Rigsrevisionens beretning præciserede økonomidirektøren, at universitetets ledelse har godkendt første fase af et Identity Management projekt (IDM), der skal tilvejebringe et detaljeret beslutningsgrundlag. Bestyrelsen tog Rigsrevisionens rapport om årsrevisionen for 2014 til efterretning. 5. Godkendelse og underskrivelse af årsrapport 2014, herunder afrapportering på målopfyldelse af udviklingskontrakten samt periodeopfølgning (Lukket punkt offentliggøres efter mødet) Bilag A) Sagsfremstilling af B) Udkast til årsrapport 2014 C) 3. periodeopfølgning 2014 Økonomidirektøren og budgetchefen orienterede om årsrapport 2014 samt opfølgning på udviklingskontrakten. Der var i 2014 et overskud på 67,6 mio. kr., hvilket er en forbedring af resultatet med 124,9 mio. kr. sammenlignet med underskuddet i Indtægterne steg med 5,1 %, mens omkostningerne steg med 0,3 %. Resultatet indeholder større hensættelser til engangseffekter af dimensioneringen. Økonomidirektøren oplyste, at der har været meget stor forsigtighed på alle niveauer i forhold til eksempelvis rejseomkostninger, konferencer samt et mindreforbrug i ITS. Ved indgangen til 2015 er egenkapitalen på 234,2 mio. kr. svarende til en stigning på 40,6 %. Dette giver en soliditetsgrad på 19,7 sammenlignet med 15,6 i Egenkapitalen vurderes at være tilstrækkelig stor til at sikre universitetet mod generelle risici og fremtidige konjunkturudsving. Aalborg Universitet er det universitet, der leverer flest BFI-point pr. investeret mio. Bestyrelsen bemærkede dog, at stigningen i BFI ikke afspejler sig på rankinglisterne. Det blev i den forbindelse drøftet, om universitetet skal fokusere på rankinglisterne, samt hvad der i så fald skal satses på for at rykke op på listerne. Studenterrepræsentanterne spurgte nærmere ind til målepunktet om studiemiljø, som er det eneste af 13 mål, som ikke er opfyldt. Det blev oplyst, at tilfredsheden blandt de studerende er påvirket af kvalitet af undervisningslokaler efter nogle års markant vækst og i et vist omfang af undervisernes engagement. Problemet er dog adresseret med nye lokaler mv., ligesom der er nedsat en arbejdsgruppe til håndtering af problemstillingerne. Bestyrelsen konstaterede, at den læsevenlige årsrapport giver indtryk af fortsat fremgang og god økonomistyring. Bestyrelsen bemærkede enkelte rettelser, som vil blive indarbejdet i den endelige årsrapport. 3

4 Bestyrelsen tog 3. periodeopfølgning for 2014 til efterretning og godkendte universitetets årsrapport for Drøftelse af budgetprincipper for 2016 Bilag A) Sagsfremstilling af B) Samlet notat om rektors forslag til nye budgetprincipper inkl. beregningseksempler Rektor orienterede om forslag til budgetprincipper for Principperne indeholder en ny fordelingsmodel for universitetets ordinære basisforskningsmidler, som udgør ca. 25 % af universitetets samlede midler. Forslaget omhandler principper for fordeling fra det centrale niveau til fakulteterne, mens den enkelte dekan sammen med institutlederne udarbejder en budgetmodel for fordeling fra fakultetet til institutter. Samtidig indeholder forslaget et nyt finansieringsprincip for AAU Fælles Service, som omfatter de klassiske administrative afdelinger samt ITS og AUB. Rektor oplyste, at den nye model forsøger at imødegå kritikken af den nuværende model, nemlig usikkerhed på budgettet, høj grad af indbyrdes afhængighed og uenighed om parametre og deres vægtning. Fordelingen vil efter den nye model ske med en fast grundbevilling svarende til fordelingen af basisbevillingen suppleret med en incitamentsbaseret fordeling baseret på uddannelsesindtægter, BFI-produktion, eksterne forskningsindtægter og ph.d.-grader på baggrund af data fra regnskabsåret to år før budgetåret. AAU Fælles Service finansieres i dag af dels konkret budgetterede rammer (ITS-bidrag og AUBbidrag) og et bidrag beregnet på baggrund af fakulteternes eksterne indtægter (ADM-bidrag). Den nye finansieringsmodel er baseret på en procentsats på ,5 % beregnet som en procentsats af fakulteternes realiserede eksterne indtægter to år før et budgetår. Det foreslås desuden, at AAU Fælles Service fremover finansierer bl.a. den strategiske pulje, rektors rådighedssum, digitaliseringspuljen mv. De foreslåede budgetprincipper medfører således, at man kender budgettet først på året og undgår genberegninger. Rektor bemærkede, at dekanerne og institutlederne med modellen får mulighed for at prioritere og lave strategiske satsninger lokalt, herunder inden for nogle fastsatte rammer at indrette fakulteternes budgetmodeller, så de bedst muligt støtter op om fakultetets strategi og vilkår. Der er modtaget mange høringssvar, som overordnet set hæfter sig ved budgetsikkerheden, enkeltheden og gennemsigtigheden. Der rejses dog konkrete bekymringer, som rektoratet nu skal arbejde videre med, hvorefter der fremsendes svar på de enkelte høringssvar. Bestyrelsen understregede, at budgetprincipperne er rektors ledelsesværktøj, og at bestyrelsen skal fokusere på rammer og strategi. Dagsordenerne til bestyrelsesmøderne skal således fremover indeholde større fokus på sammenhængen mellem strategi og økonomi. Når strategien er færdig, og der er udpeget et antal strategiske indsatsområder, vil bestyrelsen således drøfte den overordnede samlede fordeling af midler hertil. Der var enighed om, at der fremadrettet ligger en stor opgave i implementering af og kommunikation om den nye model. Ligeledes vil uddannelse af ledere i organisationen blive et strategisk indsatsområde. 4

5 Forslaget til nye budgetprincipper skal behandles med henblik på endelig godkendelse på bestyrelsens junimøde. 7. Besøg i e-learning Labs DesignLab Bestyrelsen besøgte e-learning Labs DesignLab, hvor de blev præsenteret for DesignLab og for forskningsområdet Participatory Design, herunder om brugen af dialogværktøj, om betydningen af touch-teknologi samt om et igangværende projekt med Forsvarets Ejendomsstyrelse om design af fremtidens kaserner. Bestyrelsen takkede for præsentationen. 8. Godkendelse af procedure for udpegning af eksterne bestyrelsesmedlemmer Bilag A) Sagsfremstilling af B) Udkast til procedurebeskrivelse for udpegning af eksterne bestyrelsesmedlemmer C) Lov- og vedtægtskrav til bestyrelsens fastlæggelse af kriterier mv. for udpegning af eksterne bestyrelsesmedlemmer D) Udkast til indstillingsblanket med forslag til indhold Bestyrelsen godkendte proceduren. 9. Status på ny strategi for Aalborg Universitet Bilag A) Sagsfremstilling af B) Status for strategiprocessen af Prorektor orienterede om status på arbejdet med ny strategi. Direktionen har netop afholdt internat og har i overgangen fra fase 2 til fase 3 lavet koblinger på tværs af delprojekterne og struktureret efter universitetets tre kerneydelser. Strategien skal bygge på de særkender, som processen har afdækket: fokus på den enkelte studerende, helhedsorienteret tilgang, agilitet, samarbejdsorienteret, PBL, multifakultær med teknisk styrke samt lysten til at gøre nytte. Direktionen har i processen reformuleret den strategiske hovedretning den strategiske ambition for de kommende års arbejde: Med afsæt i vores dna gør Aalborg Universitet en samfundsmæssig forskel. Vi fungerer og anerkendes som et universitet med tydelig profil og med kvalitet i alle aktiviteter Vi uddanner studerende til fremtidens samfund Vi er internationalt anerkendte for vores PBL-model og dens dokumenterede resultater Vi er internationalt anerkendte for fremragende forskning Vi er et internationalt centrum for løsningsorienteret og tværdisciplinær forskning i samspil med det omgivende samfund Vi anerkendes for vores unikke og værdiskabende samarbejde med virksomheder, myndigheder og institutioner Prorektor bemærkede, at der er adskillige emner, som ikke fremgår af ovenstående visioner, men som tænkes ind i strategien, herunder universitetets tre campusser, internationalisering, ligestilling mv. Udkast til ny strategi drøftes på bestyrelsens junimøde. 5

6 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Status på kvalitetssikring Bilag A) Sagsfremstilling af B) Status på kvalitetssikring 2014 Rektor orienterede om status på kvalitetssikring, herunder om de 8 punkter om kvalitet og relevans, der definerer universitetets kvalitetssikringssystem på uddannelsesområdet. Bestyrelsen blev desuden orienteret om status på processen omkring institutionsakkreditering. Universitetet afleverer selvevalueringsrapporten den 4. maj, hvorefter første panelbesøg finder sted den juni. Akkrediteringsrapporten kommer i høring primo 2016, og afgørelsen forventes i maj/juni Bestyrelsen blev orienteret om turnusakkrediteringerne og processen for, hvorledes der arbejdes med de uddannelser, der har fået betinget positiv akkreditering. Bestyrelsen tog en grundig drøftelse af kvalitetssikringsområdet, herunder de 8 kvalitetsområder, og fremhævede vigtigheden af, at universitetet opnår en positiv institutionsakkreditering. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Opfølgning på bestyrelsens besøg ved Maastricht Universitet Bilag A) Sagsfremstilling af B) Notat med opsamling af hovedpointer fra bestyrelsens besøg på Maastricht Universitet feb Bestyrelsen drøftede besøget på Maastricht Universitet den februar. Det blev bl.a. drøftet, hvorledes Maastricht Universitet arbejder med internationalisering samt om lighederne mellem de to universiteter, herunder PBL-satsningen i strategiarbejdet og samarbejdet med det omgivende samfund. Rektoratet besøger McMaster University i Canada den maj med henblik på bl.a. at drøfte deres PBL-model og undersøge muligheden for at oprette et netværk for PBL-universiteter. 12. Orientering fra bestyrelsesformanden Bestyrelsesformanden orienterede om, at første panelbesøg fra akkrediteringsinstitutionen falder sammen med bestyrelsens junimøde, hvorfor rektor og prorektor ikke deltager i hele bestyrelsesmødet. Næstformanden og rektor deltog i ministeriets uddannelsesmøde. Næstformanden konstaterede, at professionshøjskolernes dagsorden meget nemt får en fremtrædende plads i debatten. Formanden, rektor og dekaner deltog i Danske Universiteters forskningsmøde, hvor også ministeren deltog. Særligt den uformelle del af mødet gav anledning til drøftelse af sektorproblemstillinger. Formanden orienterede om demonstrationer på de øvrige universiteter og indskærpede proceduren for afvikling af åbne bestyrelsesmøder. Formanden orienterede om årsfesten den 17. april. Bestyrelsens årshjul skal struktureres således, at kvalitet i hhv. uddannelse og forskning er på dagsordenen på faste årlige møder. 6

7 Økonomiafdelingen er i gang med at sikre en god procedure til håndtering af fondsreglerne i forbindelse med bevillinger fra fonde. Bestyrelsen opfordrede til, at der sker en oprustning i universitetets eksterne kommunikation og til snarligt at få en diskussion af en fremtidig kommunikationsstrategi. Bestyrelsen lagde særligt vægt på, at de flotte resultater på forskningsindikatoren gøres offentligt kendte. Bestyrelsen roste rektors kronik i Jyllandsposten den 17. marts om universiteternes bidrag til vækst. 13. Orientering fra rektor Bilag A) Sagsfremstilling af B) Orientering fra rektor af C) Notat om social mobilitet og mønsterbrydning af D) Fælles om god uddannelse af Rektor orienterede om en stigning i kvote 2-ansøgningerne såvel i det samlede antal ansøgere som i 1. prioritet-ansøgere. For at styrke arbejdsmiljøet på tværs i organisationen er der udarbejdet en ny strategi for arbejdsmiljø, hvor det fysiske arbejdsmiljø indlejres i Teknisk Forvaltning, mens det psykiske arbejdsmiljø håndteres i HR-afdelingen, som ligeledes vil stå for den faglige koordinering. Universitetet har ansat Britt Lilja Korsager som ny kommunikationschef og Lone Vestergaard som ny studiechef. Begge tiltræder den 1. maj. Rektor orienterede om dokumentet Fælles om god uddannelse, som er indgået mellem uddannelses- og forskningsministeren, universiteterne, erhvervsakademierne og professionshøjskolerne om en fælles forståelse for god uddannelse og kvalitet. Fremdriftsreformen omfatter ca studerende på AAU, men reformen har indtil videre ikke medført ændringer i sygemeldinger eller i antallet af beståede eksaminer. Rektor orienterede desuden om, at fremdriftsreformen ifølge Fælles om god uddannelse skal gennemgå et serviceeftersyn. 14. Fastlæggelse af mødeplan for 2016 Bilag A) Sagsfremstilling af Bestyrelsens møder i 2016 afholdes som følger: Mandag den 8. februar Mandag den 11. april Mandag den tirsdag den 21. juni Mandag den 24. oktober Mandag den 19. december Bestyrelsen indkaldes via Outlook. 15. Meddelelser A) Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af B) Status for arbejdet med ligestilling af C) Notat af om konsekvenser af dimensioneringen D) Notat om Universitat Autonoma de Barcelona af

8 Ingen bemærkninger. 16. Eventuelt Bestyrelsen tog afsked med Lisbeth Rosted, som udtræder af bestyrelsen som følge af pensionering. 8