Dagsorden med rettelser blev godkendt

Transkript

1 202 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 4. december 2012 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Søren Andersen, Palle Christensen, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Tina Holm kom lidt forsinket, Iver Eriksen og Eigil Stausholm havde meldt afbud. Frede Skrubbeltrang gik kl under punkt 11 Strategi for håndværkerafdelingen. Christian Vestergaard overtog mødeledelsen. Dagsorden: 1. Forslag til vedligeholdelsesreglement til mødet - driftsafdelingen deltager 2. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 4. Juletræsfest den 8. december 2012 fordeling af opgaver 5. Godkendelse af revisionsprotokol fra KPMG, løbende revision Fusion - information til beboere m.v. kontakten køreplan for administrationen 7. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde 14. januar Forslag til konstituering af bestyrelse 9. Forslag til forretningsorden for bestyrelse og repræsentantskab i Vivabolig 10. Forslag til bestyrelsens årshjul for 2013, herunder fastlæggelse af mødedatoer 11. Strategi for håndværkerafdelingen 12. Dato og forslag til emner til næste møde 13. Eventuelt 14. Resume af beslutninger 1. Forslag til vedligeholdelsesreglement til mødet driftsafdelingen deltager Torben Thomsen præsenterer arbejdsmetoden for, hvordan de er kommet frem til det forslag, som er sendt ud til mødet. Forslaget ligner meget Boligselskabet Østparkens gamle reglement. Dagsorden med rettelser blev godkendt Torben Thomsen har synet meget i de seneste 17 år. Ved en fraflytning vil vi gerne give nye lejer en god oplevelse og samtidig behandle den fraflyttede lejer en fair behandling. Eks. skal gulvtæpper og en vaskemaskine eller en opvaskemaskine fjernes fra lejligheden, for derefter at ny lejer selv skal bære det ind i lejligheden for at der ikke er skjulte skader. Men alle ved at et gulvtæppe bliver ødelagt hvis man tager det af gulvet. Vi laver en overdragelses seddel at ny lejer overtager forpligtelsen der er naturligvis en risiko ved det, men vi har endnu ikke oplevet at komme galt af sted med det. Vi er aldrig kommet galt af sted med det endnu. Alle i bestyrelsen er enige i at vi skal tage den kalkulerede risiko. Installationserklæring bruger vi i alle tilfælde.

2 203 Jan Kristensen pointerer at standardfarven er hvid i forslaget, men hvis vi skal gå efter de domme der er afgjort og BL,s vejledning om istandsættelse ved fraflytning, skal vi male rødt hvis der har været rødt tidligere. Kun sort eller meget særlige farvevalg der er atypisk kan vi forlange malet. Christian Vestergaard mener vi skal vise fleksibiltet i forhold til at lejer selv kan få lov til at vælge farve mod egenbetaling ved selv at tage kontakt til maleren. Vi diskuterede også gulvlakering kontra olie på gulvet. Vi har et eksempel i afdeling 3 Østparken. Torben Thomsen pointerer at grundlæggende skal vi skal tænke hvordan vil du gerne have det hvis det var dig. Der står også i forslaget at det skal være Rutex Lotte Bang spørger hvad nu hvis en lejer i boperioden har fået sat filt op, det er mere moderne. Vi tilføjer glasvæv og glasfilt som også er gode materialer. Palle Christensen malevejledning risiko for mangel på afrensning og glanskrav. Der kan laves en spytprøve. Vi taler med varmemestrene og skærper tilsynet. Da det er afdelingen der skal betale når man efter 1-2 måneder opdager Lotte Bang spørger hvor tit det sker. Jan Kristensen siger at ca. ½ af boligerne maler selv i 1 og 3 i Østparken, men meget mindre generelt i andre afdelinger. Palle Christensen spørger om varmemestrene har set vedligeholdelsesreglementet. Det har de ikke, det er næste step inden det skal godkendes endeligt af repræsentantskabet. Jan Kristensen spørger, hvordan standarden skal være, skal den fremstå 100 % ny istandsat? Torben Thomsen pointerer at det har vi ikke råd til, i afdelingerne Christian Vestergaard spørger om ikke det kan være bedre end den standard der har været i Østparken. Vi skal være konkurrencedygtige. Palle Christensen de i afdelingen har været nødt til at stramme op omkring rengøring af komfur det er misligholdelse og det er fraflytter der betaler. Ensretning i skal ensrette standarden i alle afdelinger vi laver en manual til varmemestrene og tager med ud til syn.

3 204 Jan Kristensen siger vi skal have en minimumsstandard. Det er generelt meget firkantet, men vi vil gerne have lidt mere runde. Bestyrelsen er enige i det forslag der er lavet til vedligeholdelsesreglementet og godkender det endeligt på næste møde. 2. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møder Frede Skrubbeltrang skal gå omkring så han foreslår at punktet 5. godkendelse af revisionsprotokol, forslag til forretningsorden for bestyrelsen, og forslag til bestyrelsens årshjul udsættes til næste møde den 7. januar Dagsorden med rettelser blev godkendt Referatet godkendt 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Christian Vestergaard spørger om vi kan lave en statistik over, hvor mange boliger der er ude tilbud. Lotte Bang vender tilbage med en eller anden form for statistik. Frede Skrubbeltrang spørger til - Lukkedage den januar 2013, skal vi lukke kontoret for ekspedition eller skal der være en telefonvagt der fortæller at vi ikke kan anvende vores system. Der var bred enighed om at telefonerne skal være åbne. Frede Skrubbeltrang tømreren i håndværkerafdelingen har ikke meget arbejde, men afdeling 3 Thulevej har sat ham til at udskifte døre i kældrene. Frede Skrubbeltrang og Christian Vestergaard har holdt møde med Carsten Borup Kristensen, som er blevet kontaktet af AOF som gerne vil arrangere nogle kurser for beboerne, vi er dog kun interesseret omkring internet da Kommunen forlanger at alle borgere skal være digitale. AOF har søgt midler i ministeriet til hardware m.v. Vi skal sørge for beboere og trådløs internet. Det vi taler om p.t. er 6 10 timers kurser evt. i Sønderbro skolens lokaler. Det skal afholdes i Vivabolig regi ikke i AOF. Det koster ca. kr. 36 pr. time. Christian Vestergaard foreslår at udgiften deles mellem Vivabolig og beboerne. Søren Andersen foreslår at Vivabolig sørger for fuld finansiering. Frede Skrubbeltrang holder med Christian Vestergaard da en egenfinansiering kan være med til at holde beboerne fast på deltagelsen. Kurserne skal være ledsaget af en i området kendt ansigt, det kan være en demokrat eller en ansat. Vi tror på det er de ældre beboere der kan have et behov. Der er i bestyrelsen bred tilslutning til

4 205 projektet. Skilte priserne for lav galge til skilte koster kr Palle Christensen mener godt vi kunne have orienteret om at der var lavet en ny skiltepolitik. De havde i afdelingen i forvejen snakket om andre skilte. Lotte Bang siger, at det ene ikke nødvendigvis udelukker det andet. De skilte de i afdeling 1 har talt om er nogle her står jeg skilte og et oversigts kort over hele afdelingen. Skiltene kunne godt supplere hinanden. Christian Vestergaard og Frede Skrubbeltrang valgte at sige vi skulle have nye skilte i stedet for at genbruge de gamle runde, for at fremstå som en samlet organisation og pointerer at det ikke nødvendigvis skal være en galge, nogle afdelinger har hængt det op på muren eller andet. Palle Christensen spørger om det er den enkelte afdeling der betaler eller er det organisationen der betaler. Søren Andersen mener tekst, størrelse og logo skal være ens omfanget kan være individuelt. Christian Vestergaard mener det skal være afdelingerne der selv skal betale da det er individuelt, hvilket de andre var enige i. Tina Holm pointere at vimplerne også skal ændres. Palle Christensen spørger om det også gælder streamers på vinduer m.v. ja alle skilte med Østparken eller Limfjorden skal ændres til Vivabolig. Symfonien Lotte Bang orienterer om hvilke udfordringer der er med Kommunens planafdeling. De ønsker ikke vi bygger højt og har bedt os om at lave 2 forslag et med og et uden administration. De er ikke sikre på at de vil indstille projektet med så høj en bebyggelsesprocent. Vi bearbejder dem stadig og har ikke opgivet håbet. 4. Juletræ den 8. december 2012 fordeling af opgaver Velkomsttale Frede Skrubbeltrang Byde Santa Klaus velkommen og betale Lotte Bang Cd er med Julemusik og julehæfter står i kælderen Lotte Bang Uddele slikposer til julemanden Palle Christensen, Christian Vestergaard, Frede Skrubbeltrang

5 206 Uddeling af gaver til personale og ansatte Palle Christensen, Christian Vestergaard, Frede Skrubbeltrang Afkrydsning af ansatte og afdelingsbestyrelser Lotte Bang 5. Godkendelse af revisionsprotokol fra KPMG Punktet er udsat til næste møde 6. Fusion Information til beboerne m.v. Kontakten køreplan for administrationen Kontaktens særudgave udkommer midt i januar 2013 Carsten Borup Kristensen har været lidt usikker på hans rolle efter 1/ Lotte Bang har i første omgang sagt til ham at hans opgaver ikke er ændret, han skal servicere de beboere han tidligere har gjort. Lotte Bang spørger bestyrelsen hvad vi gør på den lange bane. Johnny Nielsen er p.t. ansat i projektet helhedsplanerne i Vodskov, det er han frem til og med Christian Vestergaard - Et selskab af Vivaboligs størrelse har brug for minimum 2 beboerrådgivere, måske mere da vi hele tiden opfinder nye arbejdsopgaver. Huslejerestancer, kurser i konflikt håndtering for afdelingsbestyrelserne og ansatte. Der er enighed i, at vi skal arbejde på at beholde Johnny Nielsen efter udløb af projektperioden. Vi tager det op med den nye bestyrelse i starten af Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde 14. januar 2013 Valg af organisations bestyrelse At bestyrelsen består af de 2 organisationsbestyrelser skal konfirmeres. På maj måneds repræsentantskabsmøde skal der vælges nye medlemmer. Valg af suppleanter, der skal vælges nye da nogle af de suppleanter der er ikke nødvendigvis er i repræsentantskabet længere. Vi ved at Lisbeth fra Thulevej og Henrik Såby fra afdeling 3 i Ø- gaden ønsker at opstille til suppleanter. Lotte Bang hører om der er andre forslag fra afdelingerne.

6 207 Vi spørger Anne Henriksen om hun vil være dirigent til repræsentantskabsmødet. 8. Forslag til konstituering af bestyrelse Punktet er udsat til næste møde 9. Forslag til forretningsorden for bestyrelse og repræsentantskab i Vivabolig Punktet er udsat til næste møde 10. Forslag til konstituering af bestyrelse Punktet er udsat til næste møde 11. Strategi for håndværkerafdelingen Lotte Bang orienterer om, at der er lavet fejl i alle el-tavlerne i afdeling 1 og 3, men at fejlene nu er rettet op. Vi har også konstateret, at elektrikerne ikke har faktureret 37 timer ugentligt i Vi har haft fokus på spildtiden, som de er begyndt at registrere, men ikke haft fokus på at de rent faktisk havde effektive timer det resterende. Hvor fejlen ligger ved vi ikke præcist endnu, de er i gang med at gennemgå alle fakturaerne med deres kalendere. Christian Vestergaard spørger, hvorfor vi ikke har registreret det tidligere. Lotte Bang erkender, at det er en fejl, det burde vi have registreret. Det er et manuelt system, hvor vi manuelt har skullet noteret antallet af fakturerede timer og sammenholdt det med ugerne eller månederne. Vi har ikke et time-/sagssystem, hvor vi kan registrere det. Palle Christensen kan se at ejendomsfunktionærerne generelt laver mere og mere arbejde i afdelingerne. Så kan vi ikke konkurrere på pris. Håndværkerne får nogle gange knokkelspændt arbejde. Søren Andersen mener ikke vi skal ikke konkurrere internt, men eksternt. Lotte Bang tilføjer, at der er arbejde der ikke ifølge moms lovgivningen må udføres af ejendomsfunktionærerne uden moms. Det er det arbejde håndværkerafdelingen og de eksterne håndværkere udfører. Søren Andersen mener problemet er, at vi ikke har en fuldtids ansat der registrerer timer og Vi har se sidste år strammet op og lavet kontroller. Han vil gerne

7 208 til februar måneds bestyrelsesmøde have lavet en model for, hvordan vi i fremtiden styrer afdelingen. Time-/sagsregistrering. Faste tider for timesedler, systematik. Lotte Bang spørger om vi skal ansætte en elektriker her og nu eller skal vi afvente behov. Der var enighed om at afvente behov og model for styring af håndværkerafdelingen. Palle Christensen ønsker, at Mishel har søgt frivilligt arbejde som ejendomsfunktionær. 12. Dato og forslag til emner til næste møde Næste møde er mandag den 7. januar 2012 kl. 17. Fusion Konstituering af bestyrelsen og nedsættelse af udvalg, Bladudvalg, Byggeudvalg, Aktivitetsudvalg, Temaudvalg, Kunstudvalg Vedligeholdelse og renholdelse Forretningsordner Næste møde mandag den 7. januar 2013 Februar model for styring af håndværkerafdelingen med Søren Brobak Røge - Håndværkerafdelingen ikke strategi for håndværkerafdelingen Fremtidig beboerrådgivere 13. Eventuelt Palle Christensen har det svært med at vore eksterne håndværkere ikke dækker ned eks. bordplader og gulve. Søren Andersen siger det er en balance, man kan sige det er en kalkuleret risiko. Det er rigtig dyrt at dække ned. En risiko der er dækket af byggepladsen. Det er byggepladslederens opgave at konstatere fejl eller mangler. Håndværkerne har ansvaret for overfladerne til aflevering. Malere skal påregne at plette. Søren Andersen ser det ikke som et problem. Vi har haft en licitation Lille Tingbakke den er noget dyrere end budgettet. Vi arbejder sammen med Landsbyggefonden på en løsning, alternativet er at licitationen skal gå om. 14. Resume af beslutninger Vedligeholdelsesreglementet blev godkendt med få rettelser, ejendomsfunktionærerne skal bearbejde den inden næste møde.

8 209 Indkaldelse med rettelser godkendt, referat godkendt Lukkedage telefonen bliver taget den 14. og 15. januar 2013 Afdelingerne betaler hver især for de skilte de har behov for. Bestyrelsen anbefaler, at vi ansætter Johnny Nielsen efter udløb af projekt med på kommende bestyrelsesmøde. Spørger Anne Henriksen om hun kan være dirigent til repræsentantskabsmødet. Model for styring af håndværkerafdelingen afventer med ansættelse af elektrikker. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen