Sekretærkurset v/asbjørn Isaksen, Landssekretær

Transkript

1 Sekretærkurset 2015 v/asbjørn Isaksen, Landssekretær

2 Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 64 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt Asbjørn Isaksen 2

3 Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Sønderstrand 11, 1.tv 9300 Sæby Tlf.: (+45) Tlf.: (+45) Margit Isaksen Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os Asbjørn Isaksen 3

4 Hvem er du? Navn Klub Funktion Har du været sekretær før? Asbjørn Isaksen 4

5 Dataudvekslingen mellem RI og RD 274 klubber af 278 klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser. Det betyder: At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat! Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0) Asbjørn Isaksen 5

6 Hvad skal en sekretær huske? Asbjørn Isaksen 9

7 Hvad skal en sekretær huske 1. juli SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. Asbjørn Isaksen 10

8 Hvad skal en sekretær huske 1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni)(bestilles på SHOP) 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen. Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre! Asbjørn Isaksen 11

9 Årshjulet for sekretæren Asbjørn Isaksen 17

10 Årets gang træningsåret Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) April:Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni) Maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 15. maj) Juni: Få overdraget fra forgænger Asbjørn Isaksen 18

11 Årets gang i dit regeringsår Juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer Ca. 15. juli modtager Præsident og Kasserer en faktura på kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 1. juli på rotary.dk (No Mercy) Ca. 15. juli modtager Præsident, Sekretær og Kasserer en faktura på kontingent til RI, på basis af medlemsantallet pr. 1. juli på rotary.dk (No Mercy) Asbjørn Isaksen 19

12 Årets gang i dit regeringsår Aug: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv er nedlagt 1. juli 2014) Sep: Deltage i Distriktskonferencen 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer Jan: Indberette bestyrelsen på rotary.dk (deadline 1. februar) April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni) Maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 15. maj) Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde. Asbjørn Isaksen 20

13 Rotary Danmarks Portal Asbjørn Isaksen 21

14 Rotary Danmarks Portal Nyhedsdelen Den åbne del Typo3 Skiftet i 2010 Medlemsdelen Den lukkede del Efter password Gammelt system Krak systemet Asbjørn Isaksen 22

15 Rotary Danmarks Portal Frontend = Nyhedsdelen Asbjørn Isaksen 23

16 Sådan ser den ud - men Rotary Danmarks hjemmeside som du kender den i dag, synger på sidste vers! Medlemsdelen er fra år 2000 og kan ikke længere opdateres. Vi forventer at lancerer et helt nyt system inden udgangen af Asbjørn Isaksen 24

17 Download Asbjørn Isaksen 25

18 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Kontingent 2. Rotary Norden 3. Dollarkursen RI 4. Medlemsstatistik 5. Foundation blanketter 6. PHF 7. Sekretærens opgaver 8. PowerPoint temaskabelon Asbjørn Isaksen 26

19 Downloads Asbjørn Isaksen 27

20 PHF skema PHF skemaet består af 5 sider: 1. Reconitionn/Contribution Form 2. Kontaktpersoner i Zürich 3. Eksempelvis udfyldelse af PHF skema 4. PHF ansøgningsformular 5. Bestilling af PHFmedallion Asbjørn Isaksen 28

21 PHF skema Asbjørn Isaksen 29

22 PHF skema Asbjørn Isaksen 30

23 PHF skema Asbjørn Isaksen 31

24 PHF skema Asbjørn Isaksen 32

25 PHF skema Asbjørn Isaksen 33

26 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Kontingent 2. Rotary Norden 3. Dollarkursen RI 4. Medlemsstatistik 5. Foundation blanketter 6. PHF 7. Sekretærens opgaver 8. PowerPoint temaskabelon Asbjørn Isaksen 34

27 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. PowerPoint template 2. Roll-Ups 3. De gule sider 4. Retningslinjer for tryksager Asbjørn Isaksen 35

28 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Vær en levende klub 2. Rotary Grants 3. Manualer 4. Rotary medlemskort Asbjørn Isaksen 36

29 Download - Det nye medlemskort Kan downloades og udskrives Er gratis at bruge Asbjørn Isaksen 37

30 Shop Asbjørn Isaksen 38

31 Shop Medlemsbøger 40,- kr. pr. stk. + fragt Medlemsbeviser 50,- kr. for 10 stk. + fragt Netværk, Nuancering og ny vide 50,- kr. for 25 stk. + fragt Hvad er Rotary 75 kr. for 100 stk. + fragt Rotary`s fokusområder 150,- kr. for 10 stk. + fragt Vær en levende klub 65 kr. for 10 stk. + fragt Asbjørn Isaksen 39

32 Søgefunktionen Skriv det du leder efter her Asbjørn Isaksen 40

33 Søgefunktionen Viser de danske resultater Viser de Internationale resultater Det er altså langt det nemmeste at søge på Rotary.org via den danske side Asbjørn Isaksen 41

34 Rotary Danmarks Portal Backend = Medlemsdelen = lukket del Asbjørn Isaksen 42

35 Asbjørn Isaksen 43

36 Fanebladene på de enkelte møder er dynamiske Asbjørn Isaksen 44

37 Logget ind som alm. medlem Asbjørn Isaksen 45

38 Opret møde Asbjørn Isaksen 46

39 Asbjørn Isaksen 47

40 Default lukketid for mødet Asbjørn Isaksen 48

41 Opret møde Det er altså ikke nødvendigt at udfylde dette felt ved oprettelsen af mødet Asbjørn Isaksen 49

42 Opret møde Det er KUN disse felter der normalt skal udfyldes! Udfyldes ikke Udfyldes ikke Asbjørn Isaksen 50

43 Udfyldes ikke Asbjørn Isaksen 51

44 Udfyldes ikke Asbjørn Isaksen 52

45 Adm. har denne funktion Asbjørn Isaksen 53

46 Hvis det er et almindeligt medlem Asbjørn Isaksen 54

47 Framelding/tilmelding til møder Og så kan den huske dit brugernavn og password Husk også Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook Asbjørn Isaksen 55

48 Hent medlemsdata Får du medlemsdataene op som her i notesblok, gemmer du siden på dit skrivebord som en tekstfil. Herefter åbner du dit regneark og henter tekstfilen ind så ser den ud som de næste slides. Asbjørn Isaksen 56

49 Asbjørn Isaksen 57

50 Asbjørn Isaksen 58

51 Asbjørn Isaksen 59

52 Hjælpefunktioner Asbjørn Isaksen 60

53 Send til alle i klubben Asbjørn Isaksen 61

54 Send til alle i klubben Asbjørn Isaksen 62

55 Opret nyt medlem Asbjørn Isaksen 63

56 Opret nyt medlem (tvangsfelter) Asbjørn Isaksen 64

57 Rediger medlem Billederne SKAL være denne størrelse og i max. 96 dpi opløsning Asbjørn Isaksen 65

58 Rediger medlem Det er kun mig der kan skifte Honorært medlem Pas på! Sletter alle data undtagen navn og Rotary historik Asbjørn Isaksen 66

59 Rediger medlem Asbjørn Isaksen 67

60 Mine favoritter Asbjørn Isaksen 68

61 Mine favoritter Asbjørn Isaksen 69

62 Mine favoritter Asbjørn Isaksen 70

63 Mine favoritter Asbjørn Isaksen 71

64 Rediger medlem Asbjørn Isaksen 72

65 Rediger medlem (Erhvervs CV) Asbjørn Isaksen 73

66 Rediger medlem (Erhvervs CV) Asbjørn Isaksen 74

67 Rediger medlem (Erhvervs CV) Asbjørn Isaksen 75

68 Rediger medlem (Klubskifte/genindmeld) Asbjørn Isaksen 76

69 Udmeld/genindmeld/Klubskifte Asbjørn Isaksen 77

70 Spørgsmål til den danske portal? Asbjørn Isaksen 78

71 Asbjørn Isaksen 79

72 Hvad skal du på Den automatiske dataudveksling overfører Alle medlemsdata Alle klubdata Alle klubbestyrelsesdata DEM MÅ VI IKKE RØRE PÅ ROTARY.ORG! Hvad vi kan/skal gøre på Rotary.org Opdatering af Klubmål Anvende Brand Centret Hente faktura - hvis den er blevet væk Se hvad der står i banken til køb af PHF Diskussions fora mv. Asbjørn Isaksen 80

73 Hands on på Asbjørn Isaksen 81

74 Hands on på Søgefunktion, men brug den danske Asbjørn Isaksen 82

75 Hands on på Søg klubber i hele verden Asbjørn Isaksen 83

76 Hands on på Oberstdorf Asbjørn Isaksen 84

77 Hands on på Login til medlemsdelen på den internationale side ved at trykke på My Rotary Asbjørn Isaksen 85

78 Asbjørn Isaksen 86

79 Member Access ny adgang Første gang man logger ind Asbjørn Isaksen 87

80 Member Access Create Account Asbjørn Isaksen 88

81 Member Access Create Account Og HUSK: adressen SKAL være unik, og må altså ikke anvendes af andre der er på RI sitet, og en skal være oprettet på brugerens profil. Asbjørn Isaksen 89

82 Member Access Create Account Asbjørn Isaksen 90

83 Member Access glemt Asbjørn Isaksen 91

84 Member Access glemt Asbjørn Isaksen 92

85 Member Access glemt password Asbjørn Isaksen 93

86 Member Access glemt password Asbjørn Isaksen 94

87 Member Access Reset password Udfyld og tryk på Continue Og du modtager en mail med det nye password, som du så senere kan skifte Asbjørn Isaksen 95

88 Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på Forgot Asbjørn Isaksen 96

89 Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på contact us by or phone Asbjørn Isaksen 97

90 Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Udfyld kontakt formularen og tryk på Submit Der er meget hurtigere at lave en reset af password Du modtager så senere dit password retur pr. Asbjørn Isaksen 98

91 Vejledning til login, nyt password, glemt mail mv. Denne vejledning findes på under Downloads og Sekretærens værktøjskasse Asbjørn Isaksen 99

92 My Rotary Asbjørn Isaksen 100

93 Club mål Asbjørn Isaksen 101

94 Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 102

95 Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 103

96 Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 104

97 Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 105

98 Klubdata Må aldrig være den samme som et medlems Asbjørn Isaksen 106

99 Klubdata Flueben så får man IKKE fakturaen pr. post men kun som mail Asbjørn Isaksen 107

100 Klubdata Asbjørn Isaksen 108

101 Klubdata Betyder at man er tilmeldt Dataudvekslingen Asbjørn Isaksen 109

102 Under Klub administration Club Invoice Asbjørn Isaksen 110

103 Under Klub administration Club Invoice Asbjørn Isaksen 111

104 Under Klub administration Club Invoice Udstedt til sekretæren Fakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til en dansk bank. Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: Sæby RC Inv 8443 Asbjørn Isaksen 112

105 Club Reconition Summary Asbjørn Isaksen 113

106 Club Reconition Summary Asbjørn Isaksen 114

107 Club Reconition Summary Dette beløb kan der købes PHF`er for Asbjørn Isaksen 115

108 Club Central View Club Goals Asbjørn Isaksen 116

109 Club Central Asbjørn Isaksen 117

110 Club Central Asbjørn Isaksen 118

111 Brand Center Asbjørn Isaksen 119

112 Brand Center Asbjørn Isaksen 120

113 Brand Center Asbjørn Isaksen 121

114 Brand Center Asbjørn Isaksen 122

115 Konklusion på RI webben Sørg for at få adgang til My Rotary Når du har adgang Kan du slå eks. Club Recognition Summary op, og vedligeholde klubmål på Club Central. Det var rundturen på den lukkede del Asbjørn Isaksen 123

116 Spørgsmål til rotary.org? Asbjørn Isaksen 124

117 Hands on så er det jeres tur til selv at prøve det! Asbjørn Isaksen 125

118 Opgaver til Hands-on Rotary Danmark Medlemmer Opret et nyt medlem Udmeld et medlem Genindmeld et medlem Overflyt et medlem Møde Opret et møde Rediger møde Gøre mødet færdigt og sætte det til referat Asbjørn Isaksen 126

119 Opgaver til Hands-on Rotary International Hvordan kommer man ind Hente den sidste faktura Hente indestående i banken til køb af PHF`er Finde Club Central Finde Brand Center Finde Medlemsdata Finde Klubdata/bestyrelser Asbjørn Isaksen 127

120 Tak for opmærksomheden God arbejdslyst som sekretær for klubben! Asbjørn Isaksen 128