REFERENTVEJLEDNING for det mikrobiologiske område. Udarbejdelse af analysemetoder indenfor NMKL

Transkript

1 NMKL RAPPORT NR. 20, 2003 REFERENTVEJLEDNING for det mikrobiologiske område Udarbejdelse af analysemetoder indenfor NMKL NORDISK METODIKKOMITÉ FOR LEVNEDSMIDLER

2 Nordisk metodikkomité for levnedsmidler Forord til referentvejledning Denne referentvejledning udleveres til alle personer, der af NMKL er bedt om - på baggrund af deres tekniske viden på et specielt område - at udføre et stykke analysearbejde. Da de mange referenter ofte er personer uden direkte tilknytning til NMKL, er der et behov for at forklare, dels hvordan NMKL arbejder, dels relationerne mellem NMKL og referenterne - det være sig arbejdets omfang, tidsplan, arbejdsgange, ansvarsfordeling under arbejdets udførelse og eventuelt statistisk behandling af producerede data ved afprøvninger og sammenligninger. Vejledningen er opdelt i en generel del med orientering om NMKL, dets arbejdsform og arbejdsgange samt en speciel del, der redegør for de opgaver, en referent kan komme ud for, samt detaljeret beskrive for hver opgavetype, hvordan man kommer igennem opgaven - både fagligt og "organisatorisk". Vejledningen er udarbejdet af: Niels Skovgaard (projektleder), Birthe Jessen, Sven Qvist (Danmark) Franklin Georgsson (Island) Laurits Rossebø (Norge) Elisabet Waak (Sverige) Maija Hatakka, Tuula Johansson, Janne Lunden og Seppo Sivala (Finland) Læsere af vejledningen er altid velkomne med kommentarer, bemærkninger og forslag til forbedringer/ændringer i nærværende vejledning. NMKL Generalsekretær Hilde Skår Norli Veterinærinstituttet Postboks 750, Sentrum N-0106 OSLO NORGE Tel.: nmkl@vetinst.no 2

3 Indholdsfortegnelse side 1. Ordliste 4 2. Orientering om NMKL, dets arbejdsmetoder og rutiner Organisation Referent, medreferent og kontaktpersoner Internationalt samarbejde Behov for analysemetoder Baggrund Formål Gennemførelse Udarbejdelse af ikke kollaborativt afprøvet metode Udarbejdelse af en kollaborativt afprøvet metode Den kollaborative metodeafprøvning trin for trin Udarbejdelse af afprøvningsplan Forslag til tidsplan for afprøvningen Metodeforslag Kodningskema for prøverne Godkendelse af afprøvningsplan Udvælgelse af laboratorier Fremsendelse af metodeforslag til deltagende laboratorier Fremstilling og forsendelse af afprøvningsprøver Antal matricer og parameter-niveauer Instruktioner til laboratorierne Analyser og resultatskema Udarbejdelse af afprøvningsrapport og statistisk vurdering af data Udfærdigelse af endeligt metodeudkast Referenceliste Bilag 20 Bilag 1: Forsendelse af prøvemateriale i forbindelse med metodeafprøvninger. 21 Bilag 2: Instruktion til deltagere i NMKLs afprøvninger. 22 Bilag 3: Checkliste for udarbejdelse af resultatskema. 23 Bilag 4: Presentation af resultater fra kollaborative metode afprøvninger. 24 Bilag 5: Presentation af resultater fra kvalitative kollaborative metodeafprøvninger 25 3

4 1. Ordliste AFPRØVNINGSLAB AFPRØVNINGSPLAN AFPRØVNINGSRAPPORT ARBEJDSUDVALG (AU) EK-LIVS FORAFPRØVNING GENERALSEKRETÆR (GS) Laboratorium, udpeget af nationalkomiteerne, der deltager i en afprøvning af et metodeforslag Plan, der ligger til grund for en afprøvning af et godkendt metodeforslag. Indeholder blandt andet tidsplan, antal laboratorier, matricer, koncentrationsniveauer, samt beskrivelse af hvilken statistisk model referenten vil anvende. Udarbejdes af referent. Rapport, der opsummerer og dokumenterer det arbejde referenten har lavet. Rapporten er NMKL s grundlag for vurderingen af metoden og godkendelse af metodeforslaget. Den indeholder også data og kommentarer fra en evt. forafprøvning. Udarbejdes af referenten. Samling af alle formændene for de nationale komitéer, hvoraf én er udpeget til formand for NMKL. Desuden deltager generalsekretæren. Arbejdsudvalget mødes 1 gang årligt forskudt ca. ½ år fra årsmødet. AU behandler primært administrative spørgsmål og faglige emner, som ikke bør udsættes til behandling på ordinære årsmøder. Embedsmandskomitéen for levnedsmiddelspørgsmål (nedsat af Nordisk Ministerråd) Afprøvning af metodeforslag på et eller flere laboratorier med henblik på at indhente tekniske kommentarer. Arrangeres af referenten. En akademisk uddannet person, der koordinerer NMKL s arbejde. Udnævnes af NMKL. KOLLABORATIV AFPRØVNING Analyse baseret på et metodeforslag som udføres på et antal laboratorier, for at få fastlagt blandt andet repeterbarhed, reproducerbarhed og robusthed. Arrangeres af referenten. KOMMISSORIUM Opgaveformulering som årsmødet udsteder og som videre er referentens beskrivelse af omfanget af en stillet metodeopgave. (Af tidsmæssige grunde bør kommissoriet videst muligt omfang være formuleret inden årsmødet, så årsmødet alene skal tage stilling til kommissoriet.) Skal indeholde alle de parametre, som 4

5 referenten skal tage hensyn til i sit arbejde. Efter kommissoriet er udarbejdet kompletteres det med en tidsplan. KOMPARATIV AFPRØVNING KONTAKTPERSON MATRICE MEDREFERENT METODEFORSLAG Analyse baseret på et metodeforslag som udføres på referentens laboratorium, eller andet laboratorium, med henblik på at få fastlagt metodens rigtighed, følsomhed, specifitet og robusthed. Person (co-worker), der har en bred erfaring i det pågældende emne, men vil ikke nødvendigvis være medlem af nationalkomiteen. Kontaktpersonen bistår referenten i det faglige arbejde. Det pågældende levnedsmiddel, eller foder, med en given sammensætning indeholdende den søgte analyt. Eksempler på matricer er svinekød, fisk, grøntsager, cerealier med videre. Medreferenten skal være referentens støtte og rådgiver ikke mindst i forbindelse med at overholde referentvejledningens regler (procedurer og tidsplaner). Medreferenten er medansvarlig for at det udførte arbejde lever op til referentvejledningens procedurer og tidsrammer. Udpegning af medreferent skal ikke være obligatorisk, men vil især være nyttig hvor referenten er uerfaren eller ikke er medlem af nationalkomiteen. Medreferent og kontaktperson kan være en og samme person. Metodebeskrivelse, der ligger til grund for en godkendelse i NMKL som NMKL-metode. Udarbejdes af referenten. NATIONALKOMITÉ NMKL Samling af nationale eksperter indenfor kemi, mikrobiologi og sensorik, -primært fra de offentlige og private levnedsmiddelanalytiske laboratorier, samt fra undervisnings- og forskningsintitutioner indenfor levnedsmiddelområdet. Nordisk Metodikkomité for Levnedsmidler. xnk NMKL-METODE Forkortelse for hver af de nationale komiteer: DNK (Danmark), FNK (Finland), INK (Island), NNK (Norge) og SNK (Sverige). Analysemetode til bestemmelse af en eller flere parametre i levnedsmidler og foderstoffer (kemiske, fysisk/kemiske, sensoriske eller mikrobiologiske. Har været behandlet/bearbejdet/udviklet og godkendt i NMKL s regi. 5

6 NMKL udvikler både metoder der ikke er valideret kollaborativt og kollaborativt afprøvede betegnet på følgende måde: Denne NMKL-metoden er ikke valideret i en kollaborativ afprøvning og Denne NMKL-metoden er valideret i en kollaborativ afprøvning. REFERENT Ekspert på et bestemt fagområde, som af NMKL er udpeget til at udføre et stykke analytisk arbejde indenfor det levnedsmiddel-analytiske område. Det er referenten alene, der bærer ansvaret for referentarbejdet. REVISION Metoder der er validerede ved sammenlignende metodeafprøvning revideres hvert 10 år. Metoder der ikke er validerede ved sammenlignende metodeafprøvning revideres hvert 5. år. STATUSRAPPORT SUBKOMITÉ TIDSPLAN VALIDERING Kort rapport - få linier - som referenten hvert ½ år udfylder og sender til GS på dennes opfordring (skema). Rapporten beskriver, hvor langt referenten er i sit arbejde. Faglig/teknisk inddeling af NMKL-medlemmerne på tværs af landenes nationalkomitéer. Forum på årsmøderne for de faglig/tekniske diskussioner og beslutninger. Opgørelse over sammenhæng mellem forventet faglig indsats, korrespondance mellem referent, kontaktperson/medreferent med mere og tidshorisonten. Tidsplan kan revideres på foranledning af både referent og nationalkomitéer. Validering omfatter en komparativ afprøvning, det vil sige en analyse af et metodeforslag som udføres på referentens laboratorium, eller andet laboratorium, med henblik på at få fastlagt metodens rigtighed, følsomhed, specifitet og robusthed og en kollaborativ afprøvning for at få fastlæggelse af metodens repeterbarhed og reproducerbarhed og også robusthed. ÅRSMØDE NMKL s øverste organ. Samling af alle nationalkomitéer. Diskuterer, behandler og beslutter alt vedrørende metodearbejde. Alle nationalkomitéers medlemmer, samt generalsekretæren er delegerede til årsmøderne, der afholdes på skift i de nordiske lande ultimo august og forløber over 3-4 dage. 6

7 2. Orientering om NMKL, dets arbejdsmetoder og rutiner 2.1 Organisation Nordisk Metodikkomité for Levnedsmidler (NMKL) er et selvstændigt nordisk samarbejdsorgan, der består af levnedsmiddelanalytiske eksperter fra de nordiske lande: Danmark, Finland, Island, Norge og Sverige. NMKL blev dannet i 1947 og henhører under Nordisk Ministerråds Embedsmandskomité for levnedsmiddelspørgsmål, "EK-Livs". NMKL har til opgave at udarbejde/validere, teste og publicere metoder til prøvetagning og undersøgelse af levnedsmidler med henblik på at harmonisere de metoder og procedurer, der benyttes på offentlige og private nordiske levnedsmiddelkontrollaboratorier. NMKL tilgodeser også i sine prioriteringer private levnedsmiddellaboratoriers og industriens behov for validerede og godkendte analysemetoder. NMKL finansierer sin virksomhed dels gennem økonomisk støtte fra EK-Livs som yder støtte (deltidsstillinger) til NMKL s sekretariatsfunktion (generalsekretæren og dennes sekretær), dels gennem salg af NMKL-metoder og andre publikationer - primært rapporter og procedurer, udarbejdet af NMKL. Hvert medlemsland har en nationalkomité, som består af en formand, en sekretær samt et antal menige medlemmer. De enkelte nationalkomitéer er selvsupplerende og medlemmerne rekrutteres fra levnedsmiddellaboratorier - både private og offentlige, samt andre levnedsmiddelanalytiske miljøer. Sammensætningen af Nationalkomitéerne afspejler til enhver tid de behov for tekniske ekspertiser NMKL har brug for, for at kunne løse sine opgaver. De respektive landes relevante levnedsmiddelmyndighed udnævner medlemmer efter indstilling fra de enkelte landes nationalkomitéer. NMKL består således af de 5 nationalkomitéers medlemmer samt generalsekretariatet. Arbejdet i NMKL s nationalkomitéer er ulønnet. Dette gælder også referenter, medreferenter og kontaktpersoner. Der er dog mulighed for at søge økonomisk støtte fra EK-Livs til konkret projektarbejde. NMKL s arbejde ledes af en formand, som vælges af årsmødet - blandt NMKL s medlemmer - for en periode af 4 år. Til at koordinere de 5 nationalkomitéers arbejde er der nedsat et generalsekretariat med en generalsekretær (GS) og en sekretær. GS vælges ligeledes på årsmødet for en 4-årig periode. Dette sekretariat går i princippet på skift i de nordiske lande - pt er det placeret i Norge. GS kan være - men behøver ikke - at være medlem af nogen nationalkomité. Nationalkomitéernes organisation og arbejdsform bestemmes internt i det respektive medlemsland. Emner behandles på møder, der afholdes i de enkelte nationalkomitéer 3-4 gange om året. På disse møder gøres status over igangværende arbejde, emner prioriteres indenfor nationalkomiteens område og diverse referentrapporter drøftes. På disse møder drøftes også forslag til nye emner - opgaver, som det fra forskellig side ønskes, at NMKL skal løse. Forslag til nye emner/opgaver kan stilles enten af et medlem af nationalkomitéerne eller en person udenfor NMKL. Forslaget skal være skriftligt og motiveret. Forslag fra personer udenfor NMKL s kreds sendes direkte til GS, mens forslag fra nationalkomité-medlemmer først bliver drøftet i den aktuelle nationalkomité. 7

8 Såfremt det besluttes at gå videre med forslaget, sendes dette til GS. GS sender alle modtagne forslag til nye emner til samtlige nationalkomitéer med henblik på vurdering og stillingtagen. De enkelte nationalkomitéers vurdering fremlægges samlet på førstkommende årsmøde, der tager beslutning om, hvorvidt forslaget skal optages på NMKL s dagsorden som nyt emne. Såfremt årsmødet godkender emnet, skal der udpeges en ansvarlig ekspert - en referent - til at behandle emnet. De enkelte nationalkomitéer bliver herefter bedt om at komme med forslag til referent. På baggrund af disse forslag udnævner GS en referent. Det er GS s opgave at informere om opgavens eksakte formål i form af et skriftligt mandat (kommissorium) inklusiv forslag til tidsplan for opgavens gennemførelse. Arbejdet på årsmødet er organiseret i 4 subkomitéer. Subkomité 1 behandler administrative og overordnede politiske spørgsmål, subkomité 2 behandler emner af mikrobiologisk natur, subkomité 3 behandler kemiske emner, og subkomité 4 behandler sensoriske emner. Alle medlemmer af nationalkomitéerne er tilknyttet én af disse komitéer alt efter ekspertise og interesse. Hver subkomité ledes af en formand, der vælges blandt subkomitéens medlemmer og udpeges af årsmødet. Formanden vælges for en periode af 4 år ad gangen. Fra såvel møderne i nationalkomitéerne som fra årsmøderne udfærdiges referat. Alle NMKL s medlemmer modtager årsmødereferatet, ligesom alle medlemmer af en nationalkomite modtager referaratet fra deres egne møder. 2.2 Referent, medreferent og kontaktpersoner. De nævnte personers opgaver er i oversigtsform på 2 sider anført i NMKL Referenter, kontaktpersoner og medreferenter sine opgaver i Nordisk Metodikkomite for Næringsmidler ( (bilag 7). Det ligger NMKL meget på sinde at støtte og opmuntre referenten i sit arbejde med at løse den pågældende opgave for NMKL. Såfremt referenten ikke selv er medlem af en nationalkomité, eller er uerfaren, kan referentens egen nationalkomité udpege en person - medreferent - fra sin egen midte således, at referenten til enhver tid i forløbet kan hente NMKL-relevante oplysninger og anden back-up hos denne. De øvrige nationalkomitéer har udpeget en for emnet faglig kompetent person - kontaktperson. Medreferenten kan tillige være kontaktperson. Navn og adresse på medreferent og kontaktperson afleveres af de respektive nationalkomitéer til GS, som herefter meddeler referenten dette. Referenten, eventuel medreferent og kontaktpersonerne (co-workers) udgør det faglige team der i tæt samarbejde er ansvarlig for metodens udvikling som uddybet nedenstående. Som faglige ansvarlige for metodens udvikling vil de nævnte personers navne og arbejdssted blive anført i den færdige metodetekst. Det er vigtigt at referenten på et tidligt tidspunkt i metodearbejdet inddrager kontaktpersonerne i arbejdet. Dette kan ske ved uformelle henvendelser, hvor referenten beder kontaktpersonerne om deres erfaringer med den foreslåede metode. Hvis det er referentens opgave at revidere en allerede gældende metode, vil det være anbefalelsesværdigt før udarbejdelse af et revideret metodeudkast at henvende sig direkte til kontaktpersonerne for at få input til revisionen. Kontaktpersonerne behøver ikke nødvendigvis at afvente et udspil fra referenten, men er velkomne til hurtigt efter udnævnelsen 8

9 at fremkomme med synspunkter til gensidig befrugtning. Kontaktpersonerne skal kommentere metodeteksten og referenten skal indarbejde kommentarerne i metodeforslaget. Herefter sendes metodeforslaget til medreferenten til bedømmelse om hvorvidt forslaget kan sendes til egen nationalkomite til godkendelse. Efter egen nationalkomite har godkendt forslaget sendes det via generalsekretæren til de øvrige nationalkomiteer til godkendelse. Hvert halve år (december og maj) udarbejder referenten en statusrapport og sender den til GS. Såfremt der ikke indsendes statusrapport fra referent, er det referentens "nationalkomité", der har ansvar for at følge op på dette. Såvel referent som medreferent og kontaktpersoner udfører ulønnet arbejde. Dog er der mulighed for at søge økonomisk støtte fra EK-Livs til konkret projektarbejde. Hvis der er behov for et møde mellem referent, medreferent og kontaktpersoner, kan NMKL finansiere et sådant møde. Dette må imidlertid aftales på forhånd med NMKL ved henvendelse til NMKL s generalsekretær. Det er ligeledes sådan, NMKL til sine årsmøder inviterer en referent til at præsentere sit referentarbejde. 2.3 Internationalt samarbejde Indenfor det videnskabelige arbejdsområde sker der et samarbejde og erfaringsudveksling med internationale organisationer som f.eks. AOAC INTERNATIONAL, den internationale standardiserings- organisation ISO, den europæiske standardiseringsorganisation CEN, den internationale mejeriorganisation IDF. NMKL har samarbejdsaftale med AOAC INTERNATIONAL og IDF om blandt andet informationsudveksling og godkendelse af hinandens analysemetoder. For at NMKL s metoder skal kunne accepteres internationalt, som af CEN (den Europæiske standardiseringsorganisationen), Codex Alimentarius eller internationale søsterorganisationer, er det vigtigt at resultatet fra metodeafprøvninger publiceres på engelsk og gerne i internationale tidsskrifter, f.eks. Journal of AOAC INTERNATIONAL. NMKL har ligeledes en samarbejdsaftale med NordVal. 3. Udarbejdelse af analysemetoder 3.1 Baggrund Levnedsmiddellovgivningen i de nordiske lande/eu kan give anledning til, at der opstår ønsker om at kunne analysere flere parametre i flere matricer, end man har gjort tidligere. F.eks. kan forureningsdebatten og debatten om tilsætningsstoffer af forskellig art udløse behov for nye analysemetoder. Desuden kan viden om opståede sygdomsudbrud, forårsaget af patogene bakteriers tilstedeværelse i levnedsmidler, også afstedkomme behovet for nye analysemetoder. Det er i disse situationer, at NMKL kan iværksætte metodikarbejde med henblik på at udarbejde en valideret analysemetode, der kan benyttes i levnedsmiddelkontrollen i Norden og evt. internationalt. Indtil dato ultimo har NMKL publiceret ca. 170 analysemetoder fordelt på mange 9

10 parametre og mange forskellige levnedsmiddelgrupper og foderstoffer, både ved hjælp af traditionel teknik og moderne apparatteknik og bioteknologi. Især udviklingen af nye teknikker, gør det nødvendigt at sammenligne ældre, godkendte metoder med de nye muligheder, for at vurdere, hvorvidt ny teknik eventuelt kan erstatte/supplere godkendt analyseteknik. Analysemetoderne bliver i stort omfang benyttet i forbindelse med offentlig levnedsmiddelkontrol indenfor Norden, men bliver i vidt omfang også benyttet af private laboratorier. Metoderne kan erhverves af alle, der køber dem hos generalsekretariatet. Alle metoder foreligger på svensk/norsk/dansk og engelsk. Metoder publiceret efter 1985 foreligger endvidere på finsk. NMKL-metoder der er valideret ved kollaborativ sammenligning bliver hvert 10 år - regnet fra deres godkendelsesdato - gransket af NMKL med henblik på at vurdere, hvorvidt metoden skal bestå, revideres (fagligt/layout) eller udgå. NMKL-metoder der ikke er afprøvet kollaborativt vurderes hvert 5. år. 3.2 Formål Det er hensigten med opgaven at udarbejde/udvikle/validere en analysemetode, der benytter sig af tidssvarende analyseteknik - det være sig manuel eller hel/semi-automatisk, og som opfylder NMKL s retningslinier for validering og afprøvning af analysemetoder. Analysemetoden skal - når den er færdigudviklet/afprøvet og beskrevet - indgå i NMKL s metodesamling. Desuden tilstræbes det, at metoden også får international udbredelse i relevante organisationer. 3.3 Gennemførelse Referenten har i forvejen modtaget det skriftlige kommissorium fra GS med tilhørende tidsplan og denne referentvejledning. Referentens arbejde er forskelligt afhængig af om det enten drejer sig om en metode der ikke bliver kollaborativt afprøvet, og publiceres som Metoden er ikke valideret kollaborativt eller en metode der kollaborativt afprøves og publiceres som Metoden er valideret kollaborativt Udarbejdelse af ikke kollaborativt afprøvet metode. Som allerede nævnt under 2.2 bør referenten så tidligt som muligt, såsnart de involverede personers navne er på plads, henvende sig til disse for at få informationer om erfaringer og forslag til metodevalg således, at det faglige team aktiveres mest muligt under metodens udvikling med referenten som den ansvarshavende koordinator. Litteraturgennemgang og egne undersøgelser. Referenten som typisk har indgående kendskab til de teknikker der benyttes til påvisning af den pågældende mikroorganisme, eller mikroorganismer, udarbejder en litteraturoversigt, hvori indgår en beskrivelse af mulige løsningsforslag samt de erfaringer referenten måtte have fra egne undersøgelser, hvilket kan variere meget. Metodeforslag. Desuden udarbejder referenten en nøjagtig tekst til et metodeforslag opstillet i henhold til den model der er angivet i NMKL rapport nr. 19, 1998, Harmonisering af mikrobiologiske metoder. Metodeforslaget skal være nøje beskrevet så man ikke får fortolkningsproblemer. Det kan specielt dreje sig om detaljer vedrørende substratsammensætninger, 10

11 forgæringsmønstre m.m. Det er en god ide at lade en kollega læse teksten krakilsk igennem. Metodeforslaget og en kort rapport over de litteratutstudier, og eventuelle egne undersøgelser der er foretaget, sendes til kontaktpersonerne til kommentering. Såfremt kommentarerne ikke tages til følge, gives der en forklaring på dette til de pågældende. Fremsendelse af rapport og metodeforslag til egen NK til godkendelse. Såfremt nationalkomiteen kan godkende arbejdet, fremsender denne dette til GS til videre distribution til de øvrige national komiteer til godkendelse eller kommentering med en passende svarfrist. Nationalkomiteernes svar fremsendes via GS til referenten. Såfremt der er bemærkninger til metodeforslaget, indarbejder referenten dette i samarbejde med referent teamet. Er der synspunkter der ikke er taget til følge gives en begrundelse for dette. NMKL s endelige godkendelse af rapport og metodeforslag. Metodeforslaget er nu færdigt og referenten fremsender dette til GS med henblik på godkendelse ved førstkommende årsmøde eller AU møde. Da denne formelle godkendelse i uheldigste fald kan forsinke godkendelse i nær et halvt år, kan metodeforslaget efter omstændighederne også godkendes af NMKL s formandskab for senere formel godkendelse ved et årsmøde. Et NMKL godkendt metodeforslag vil, som anført tidligere, blive publiceret som en metode, hvor der efter metodens navn er anført følgende Metoden er ikke valideret kollaborativt. Såfremt metoden ønskes kollaborativt afprøvet søges om midler til dette f.eks. hos EK-LIVS eller NMKL Udarbejdelse af en kollaborativt afprøvet metode. Antal deltagende laboratorie. Antal laboratorier, der skal deltage bør som hovedregel overstige 8. Der vil altid være nogle laboratorier der misser afprøvningen, eller andet går galt. Der bør altid være mindst 8 laboratoriers data der er valide, og som kan indgå i den statistiske beregning. 5 laboratorier kan dog accepteres såfremt metodeafprøvningen omfatter meget specielt udstyr eller er meget specialiseret med hensyn til tekniske kompetancer. Man bør dog højest vælge 15 laboratorier, da omfanget med at gennemføre afprøvningen med flere end 15 laboratorier bliver for omfattende, både med det forberedende laboratorierbejde og data fortolkningen. En forafprøvning af metodeforslaget mellem et mindre antal laboratorie kan være nyttigt til at afdække tvivlsspørgsmål. En sådan iværksættes af referenten. Valideringsparametre. Det af refenten udarbejdede metodeforslag, godkendt af NMKL, danner udgangspunktet for validering af metoden ved den kollaborativ afprøvning, som en forudsætning for publicering af metoden med angivelse af at Metoden er valideret kollaborativt. Grundlæggende skal en validering omfatte en undersøgelse/vurdering af følgende karakteristika: Rigtighed Præcision Repeterbarhed Reproducerbarhed Følsomhed Specifitet (Accuracy) (Precision) (Repeatability) (Reproducibility) (Sensitivity) (Specifity) 11

12 Robusthed (Ruggedness). De anførte begreber er vel beskrevet og defineret i de dokumenter der er opført i 4. Referenceliste (1, 4, 5 og 6). Det bemærkes, at i ISO/TC 34/SC 9 Statistics of analytical data. Protocol for the establishment of precision characteristics of microbiological quantitative methods by interlaboratory studies, er konstanten k 1 forkert. Det er vigtigt, at valideringen af metoden også omfatter sådanne parametre som stabiliteten af prøverne eller bakteriernes evne til at overleve i prøven afhængig af tid og opbevaringstemperatur, holdbarheden af anvendte substrater, substaternes eventuelle lysfølsomhed, holdbarhed af opløsninger og reagenser m.m. Udarbejdelse af afprøvningsrapport og endeligt metodeforslag. Efter valideringsarbejdet udfærdiger referenten en afprøvningsrapport der opsummerer og dokumenterer det arbejde referenten i samarbejde med afprøvningslaboratorierne har udført. I rapporten kommenteres og vurderes de ovennævnte valideringsparametre. Referenten udarbejder samtidig et metodeforslag i henhold til hamoniseringsrapporten (2). I metoder der er blevet kollaborativt afprøvet skal der i metodeforslaget endvidere indgå et afsnit om Metodens præcision, hvilket ikke er anført i harmoniseringsrapporten. Herunder kan anføres hvem der har arrangeret afprøvningen, antal deltagende laboratorier og hvor mange analyser hvert laboratorium udførte, ligesom de nøjagtige resultater fra afprøvningen angives i et oversigtsskema som et ANNEX til metoden. Et eksempel på et sådant ANNEX er givet i Bilag 4, Presentation af resultater fra kvantitative kollaborative metode afprøvninger, der vedrører den kollaborative afprøvning af metoden for bestemmelse af Bacillus cereus i næringsmidler, NMKL Nr 67, 5. Utg Bilag 4 giver samtidig i oversigtsform de parametre der forventes beregnet. Presentation af resultater fra kvalitative kollaborative afprøvninger. I metodeforslaget kan der under metodens præcision anføres hvor mange laboratorier der har deltaget i afprøvningen og hvilke matrix der indgik i undersøgelsen. Her anføres ligeledes at prøverne hver blev tested med to forskellige kontaminationsniveauer, ét nær detetionsgrænsen og et cå 10 gange højere, foruden en negative kontrolprøve, naturligvis forudsat at det er sådant det er udført, ellers anføres det faktisk udførte. De opnåede resultater opføres i et oversigtsskema der på samme måde som ved de kvantitative undersøgelset indgår i metodeforslaget som et ANNEX. I bilag 5, Presentation af resultater fra kvalitative kollaborative afprøvninger, er givet et eksempel på opgivelse af resultaterne i annexet og hvilke parametre der skal beregnes. De simple formler der benyttes til beregning af specifity og sensitivity er angivet NordVals Valideringsprotokol (6). Den anførte tabel hidrører fra ISO standard 6579:2002 for påvisning af Salmonella spp. Der indgik her i afprøvningen foruden det tørrede æggepulver også frisk oste koagel og råt fjerkræ kød. Afprøvningsrapporten sendes til kontaktpersonerne/medreferent til kommentering. Såfremt kontaktpersonerne/medreferent har kommentarer fremsendes de til referenten, der indarbejder dem i rapporten. Hvis kommentarerne ikke tages til følge gives der en begrundelse for dette. Referenten sender herefter afprøvningsrapporen til godkendelse i sin nationalkomite der fremsender den til national komiteerne via GS. Den endelige rapport sendes til GS til orientering, og arkiveres her som dokumentation for den senere NMKL-metode. 12

13 3.3.3 Den kollaborative metodeafprøvning trin for trin. Det ovennævnte ISO/TC 34/SC 9 N 543 nævnte dokument (5) giver god vejledning om detaljer i arbejdet. En kollaborativ metodeafprøvning i NMKL-regi indeholder følgende operationer: udarbejdelse af en afprøvningsplan udvælgelse af laboratorier fremsendelse af metodeforslag og tidsterminer til deltagende laboratorier fremskaffelse og forbehandling af prøver fremstilling og forsendelse af prøver analyse af prøver efter fremsendt metodetekst tilbagesendelse af resultater til referent statistisk behandling af data rapportering af data og evaluering af metode Udarbejdelse af afprøvningsplan Referenten skal udarbejde en afprøvningsplan for afprøvningen som skal godkendes af GS, jævnfør I den skal angives afprøvningens statistiske model - se nedenfor. Planen skal benævnes: Afprøvningsplan for --- efterfulgt af metodeforslagets navn, og indeholder som minimum oplysninger om: statistiske modeller antal matricer og parameter-niveauer forslag til tidsplan for afprøvningen (fremsendelse af prøver, analyse, og retursvar samt databehandling og rapportering) metodeforslag kodningsskema for prøverne henvisninger til tidligere rapporter VIGTIGT: Afprøvningsplanen skal ikke fremsendes til deltagerlaboratorierne på noget tidspunkt Forslag til tidsplan for afprøvningen. En metodeafprøvning består tidsmæssigt af 5 trin: udvælgelse og fremstilling og homogenitetstestning af afprøvningsprøver dialog med de udpegede laboratorier før afprøvningen analyse af prøverne på laboratorierne og tilbagesendelse af data opgørelse af data og statistisk behandling af disse udarbejdelse af afprøvningsrapport Afprøvningsplanen skal indeholde et forslag til tidsplan for forløbet af afprøvningen. Denne skal være opdelt på mindst de 5 ovenstående punkter. Det er her specielt vigtigt at angive, hvornår referenten ønsker at prøverne skal analyseres på de deltagende laboratorier, f.eks. med angivelse af "okt-nov. måned". Disse oplysninger skal benyttes ved udpegningen af laboratorier, så de enkelte 13

14 nationalkomitéer senere kan finde laboratorier, der også har tid i den ønskede periode. Den samlede længde af afprøvningen inklusive rapporteringsfasen bør dog ikke overstige ½ år Metodeforslag Det godkendte metodeforslag skal gengives i afprøvningsplanen. Metodeforslaget skal endvidere - når laboratorierne er udpeget - fremsendes til disse med henblik på at afklare forståelsesmæssige elementer i teksten ikke indholdsmæssige. Metodeforslaget skal være på et skandinavisk sprog. Referenten opfordres imidlertid til også at udarbejde en engelsk version. Dette skal under alle omstændigheder ske når metoden publiceres. GS kan være behjælpelig med oversættelser Kodningskema for prøverne Afprøvningsplanen skal indeholde en oversigt over, hvordan referenten har tænkt sig at kode prøverne. Dette kan enten ske ved talkombinationer og/eller bogstavkombinationer. Det skal dog være umuligt for de deltagende laboratorier at gennemskue et eventuelt system i kodningen - et system referenten måske ønsker i forbindelse med den efterfølgende opgørelse af data og den statistiske behandling Godkendelse af afprøvningsplan Hvilke materialer som bør indgå i afprøvningen samt koncentrationsniveau diskuteres med kontaktperson/medreferent. Herefter sender referenten afprøvningsplanen til GS. GS gennemgår sammen med aktuel subkomité-formand planen, hvorefter planen godkendes - eventuelt efter kontakt med referenten (opklarende spørgsmål, tydeliggørelse af tekst eller lignende). Godkendelsen er skriftlig og meddeles som sådan til referenten fra GS. Herefter kan afprøvningen gennemføres i henhold til plan Udvælgelse af laboratorier Hvert xnk skal udpege de relevante laboratorier, der behersker og er rutinerede i den anvendte analyseteknik - men selvfølgelig ikke den konkrete metode, der skal afprøves. Til brug for udvælgelse af laboratorier, kan xnk støtte sig til rapport indeholdende metodeforslag og tidsplan for det pågældende emne og metode. Det er nationalkomitéernes ansvar, at de udpegede laboratorier er indstillet på at afprøve den validerede metode EKSAKT som referenten udsiger, og i øvrigt udfører deres del af afprøvningen med den største omhu og respekt. Nationalkomitéerne fremsender navn på afprøvningslaboratorierne samt på personer, som skal kontaktes på laboratorierne direkte til referenten med kopi til GS og de øvrige nationalkomitéer. Præcision (repeterbarhed og reproducerbarhed) for en analysemetode kan kun bedømmes på basis af data fra et tilstrækkelig stort antal valide data (data, der ikke ikke skyldes "forkerte data" såsom tabte prøver, defekt udstyr med mere). For at dette krav skal kunne opfyldes, bør referenten, som allerede nævnt i begyndelsen af 3.3.2, sigte på af få mindst 10 laboratorier - gerne med i afprøvningen. Årsagen hertil er, at det ikke er usædvanligt at et eller flere laboratorier, der er blevet tilmeldt afprøvningen, af forskellige årsager ikke kan fuldføre deltagelsen, samt at det ofte hænder at data fra et eller flere deltagende laboratorier af forskellige årsager må udelukkes før eller efter den statistiske behandling, f.eks. laboratorier som ikke har fulgt metoden. 14

15 Fremsendelse af metodeforslag og tidsterminer til deltagende laboratorier. Efter godkendelse af afprøvningsplanen kan referenten fastlægge tidsterminerne mere eksakt. HUSK: Afprøvningsplanen skal som allerede nævnt ikke fremsendes til deltagerlaboratorierne på noget tidspunkt. Metodeforslaget fremsendes herefter til de deltagende laboratorier mindst en måned før det forventes at afprøvningen skal foregå. På denne måde gives laboratorierne en mulighed for at gøre sig bekendt med metoden på forhånd og eventuelt træne analysen i praksis før afprøvningen. Laboratorierne får også mulighed for at anskaffe specialkemikalier og/eller udstyr de mangler for at kunne gennemføre afprøvningen. Sammen med metodeforslaget udsendes også oplysninger om, hvornår afprøvningen reelt foregår, hvor mange prøver, hvornår analyserne skal ske, samt tidsfrist for tilbagesendelse af analyseresultater til referenten. Laboratorierne skal også have at vide, at det er en afprøvning af en metode og ikke af laboratoriets formåen. Under afprøvningen må metoden ikke ændres! Referenten skal invitere de deltagende laboratorier til - før en fastsat tidsfrist - at kommentere metodeforslaget med hensyn til uklarheder og fortolkningsproblemer. Såfremt der indkommer relevante kommentarer, skal referenten udarbejde et nyt metodeforslag og fremsende det med udtrykkelig besked om, at den udgave, de har i forvejen, skal bortkastes. I visse tilfælde kan referenten søge NMKL om midler til at afholde møde med afprøvningslaboratorierne med det formål at diskutere gennemførelsen af afprøvningen Fremstilling og forsendelse af afprøvningsprøver Der stilles store krav til prøvematerialet - uanset om det er flydende eller fast - når det gælder metodeafprøvninger. Det bør først og fremmest være et homogent materiale, således at alle deltagende laboratorier får identiske portioner af testmaterialet. Det afprøvende laboratorium sikrer at dette er tilfældet ved test for homogenitet. Endvidere bør testmaterialet i den udstrækning det er muligt være stabilt, f.eks. som frysetørrede kulturer af benyttede mikroorganismer, så det tåler transport og opbevaring ved varierende omstændigheder. Ved metodeafprøvninger, hvor man bevidst ved, at prøvematerialet ændrer sig med tiden - f.eks. frosne eller kølede prøver, skal logistikken omkring forsendelse og tidspunkt for analysering på de deltagende laboratorier styres meget stramt for at få et fornuftigt udbytte af afprøvningen. Forsendelse af sådanne prøver kræver naturligvis specialforanstaltninger ved emballering (se bilag 1). Prøverne bør så vidt muligt være naturlige levnedsmidler eller foderstoffer da det er disse matricer metoden til sin tid skal anvendes på. Se mere om dette i afsnittet om Antal matricer og parameterniveaur. Referenten bør fremstille en tilstrækkelig samlet prøvemængde, således at det er muligt dels at homogenitetsteste prøvemængden, dels at fremsende ekstra prøve til laboratorier om nødvendigt. Prøver kan ødelægges eller bortkomme under transport, ekstra afprøvningslaboratorier kan komme til, og afprøvningslaboratorier kan af forskellige årsager bede om nye/mere prøve. En prøvemængde, svarende til det dobbelte af det estimerede optimale behov, bør være tilstrækkelig. Prøverne skal nummereres og distribueres som "blinde", det vil sige uden reference til statistisk 15

16 model, indhold og identitet. Hvis det er kritisk at en vis mængde skal indvejes før analyse eller at prøven skal forbehandles på en speciel måde, kan man angive et passende koncentrationsniveau og eller prøvetype (matrice). Mængden af prøve/beholder skal afpasses til det faktum, at afprøvningslaboratorierne kun skal analysere prøven én gang, eller nøjagtigt det antal gange der er foreskrevet i afprøvningsplanen (man må ikke kunne gentage analysen). Sammen med afprøvningsprøverne fremsendes 1 "øveprøve", der overfor laboratoriet er identificeret - både med hensyn til matrice og koncentration. Prøverne i de enkelte emballager til de deltagende laboratorier skal opbevares, emballeres og forsendes således, at man er sikker på, at alle deltagerne modtager prøver med identisk sammensætning Antal matricer og parameter-niveauer. Antal matricer. En fuldstændig optimal validering af et metodeforslag i henhold til den refererede litteratur (1, 4, 5 og 6) er i de fleste tilfælde ikke gennemførligt af ressource årsager. En metode der er horisontal gældende for alle levnedsmidler og eventuelt også for foderstoffer skulle korrekt udført valideres på en lang række hoved matricer med flere matricer fra de enkelte hovedgrupper som nærmere anført i den refererede litteratur. Ved en række kollaborative afprøvninger indenfor både NMKL og ISO har der de seneste år været benyttet 3 matricer, levnedsmidler der har været relevante for de pågældende metoder. Dette var således tilfældet ved afprøvningen af NMKL no 66 2 nd ed., i 1999 vedrørende koagulase positive stafylokokker, og ved ISOs internationale afprøvning af General guidance for the enumeration of Bacillus cereus Colony count technique at 30 0 C. ISO anfører under afsnittet Precision data, at metoden har været afprøvet på 3 typer levnedsmidler kontamineret på forskelligt niveau, detaljerne for hvilke er anført i et annex til metoden. Der anføres her korrekt og forsigtigt, at The values derived from the interlaboartory test may not be applicable to other analute concentrations ranges and matrices than given in the annex Parameter-niveauer. Ved kvalitative valideringer bør benyttes 3 kontaminations niveauer, en b lank prøve, en prøve kontamineret nær detektionsgrænsen for metoden under hensyntagen til at homogenitetstesten sikrer at prøverne er positive, og endelig en prøve kontamineret i et niveau ca.10 gange højere end detektionsgrænsen. Ved kvantitative valideringer bør foruden blanke prøver benyttes kontamination i både lavt, middel og højt niveau med en forskel på ca. en logaritmisk enhed i antallet. Der afprøves således i alt 4 niveauer (ref. 4). De forskelligemuligheder for kontamination af prøverne, brug af enten naturligt materiale, blanding af prøver eller brug af kunstigt podede prøver er behandlet i ISO 16140, Annex C, side 34 (4) Instruktioner til laboratorierne. Prøveforsendelserne skal forsynes med en opfordring til laboratorierne om at undersøge prøverne ved ankomsten og umiddelbart meddele det til referenten, hvis prøven/prøverne er blevet skadet og eller ødelagt under transport. Laboratorierne skal også skriftligt bekræfte, at de har modtaget prøverne. Disse to breve skal følge med prøveforsendelsen. Endvidere skal prøveforsendelsen også indeholde oplysninger om, hvordan prøverne skal opbevares indtil analysetidspunktet samt - hvis nødvendigt - oplysninger om analysetidspunkt (dag og/eller uge) Analyser og resultatskema Referenten skal sammen med prøverne fremsende specifikke afprøvningsinstruktioner, hvoraf det 16

17 skal fremgå, hvis f.eks. prøverne skal analyseres i en bestemt rækkefølge. Det er vigtigt at laboratorierne er opmærksomme på at at prøverne skal analyseres under repeterbare forhold, (samme apparatur, laborant, og inden for kort tid). Alle deltagere skal endvidere have en kopi af NMKL s Instruktion til deltagere i NMKL afprøvninger, bilag 2. Prøvningslaboratoriet skal sammen med prøverne også have et resultatskema, hvoraf det fremgår, hvor mange prøver forsendelsen består af, deres koder, og hvor mange gange hver prøve skal analyseres. Resultatskemaet skal også angive, med hvor mange cifres nøjagtighed eller med hvor mange decimaler, resultatet skal opgives. Alle data, der benyttes til at beregne resultatet skal også anføres på resultatskemaet, inklusiv enheder på data. Deltagerne skal opfordres til at udfylde resultatskemaet enten på elektronisk form, med skrivemaskine eller ekstra tydelige cifre for at udelukke risikoen for fejlagtige angivelser. Endelig skal skemaet give deltagerne mulighed for kommentarer. I bilag 3 er anført en checkliste for, hvilket indhold og oplysninger et resultatskema kan/bør have. Laboratorierne skal endvidere have at vide, at de skal udføre analysen på "øveprøven" før de begynder på de egentlige afprøvningsprøver. Hvis "øveprøven" giver anderledes resultater end det fra referenten oplyste, må laboratoriet ikke analysere afprøvningsprøverne, før fejlen ved udstyr, betjening, forbehandling eller andre forhold er fundet og dokumenteret i orden ved en ny "øveprøve". Hvis der opstår problemer med "øveprøven" i øvrigt, skal laboratoriet uden tøven tage kontakt til referenten. Hvis problemerne ikke kan løses indenfor afprøvningens øvrige tidsplan, bør laboratoriet ikke deltage i afprøvningen. Endelig skal laboratorierne indprentes, at deltagerne under ingen omstændigheder må afvige fra det fremsendte metodeforslag. Hvis dette alligevel sker, skal dette samt årsagen hertil angives på resultatskemaet. Referenten skal meddele laboratoriet ved fremsendelse af prøverne, at såfremt der konstateres afvigelser fra metodeforslaget, er det højst sandsynligt, at de producerede data bliver udelukket ved den efterfølgende statistiske behandling. Hvis det er nødvendigt, at analyserne udføres en speciel dag, skal resultatskemaet også rumme et felt for udfyldelse af analysedato Udarbejdelse af afprøvningsrapport og statistisk vurdering af data. Når referenten har modtaget samtlige data fra laboratorierne, skal alle data behandles. Hvor der er modtaget rådata fra laboratorierne, skal resultaterne beregnes statistisk. I forbindelse med Microvals udvikling af en protokol for alternative metoder under et EU projekt har ISO i 2003 vedtaget en Protocol for validation of alternative methods ISO (4). De i denne protokol benyttede statistiske principper er mere robuste således, at f.eks. udelukkelse af outliere ikke indgår bortset fra helt evidente fejl, f.eks. vedrørende korrekt forsendelse. Dette er for kvalitative kollaborative undersøgelser og for tilsvarende kvantitative, nærmere kort omtalt på henholdsvis side 15, pkt og på side 26 i dokumentet under outlier. Der foreligger endvidere et ISO udkast fra maj 2002 vedrørende fastlæggelse af pecisions data ved mikrobiologiske kvantitative kollaborative studier som kan benyttes. (5). I Bilag 4. Presentation af resultater fra kvantitative kollaborative metodeafprøvninger, er i 17

18 Oversigtsform anført de parametre der forventes beregnet og det tilsvarende for kvalitative afprøvninger i Bilag 5. Presentation af undersøgelse fra kvalitative kollaborative metodeafprøvninger Hvis referenten ikke selv har den fornødne indsigt i statistik, anbefales det, at denne kontakter en fagstatistiker. Referenten foretager nu en samlet vurdering af resultaterne i en samlet rapport over arbejdet. Rapporten sendes til kontaktpersoner/medreferent til kommentering, og disses kommentarer indarbejdes i rapporten. Såfremt der ikke allerede i tilslutning til afprøvningen er udarbejdet en metode beskrivelse på engelsk opfordres referenten til at gøre dette i samarbejde med GS. Rapporten sendes til GS, som videre distribuerer den til nationalkomitéerne. Nationalkomitéerne diskuterer rapporten, afgiver kommentarer til GS, som fremlægger sagen til beslutning på førstkommende AU- eller årsmøde Udfærdigelse af endeligt metodeudkast Såfremt afprøvningsrapporten godkendes, bedes referenten om at udarbejde den undersøgte metode i det omfang og det lay-out, som NMKL foreskriver, jfr. Rapport nr. 19 (1998) Harmonisering af mikrobiologiske metoder, idet der også indføjes et afsnit vedrørende de ved afprøvningen påviste tal for metodens præcision samt angivelse af afprøvnings resultaterne i henhold til opsætningen i bilag 4. I metodeudkastet anføres også navn og arbejdssted for alle de personer der har ingået i referent teamet. Referenten udarbejder teksten på dansk, norsk eller svensk samt engelsk. GS kan om nødvendigt være behjælpelig med udfærdigelsen af den engelske tekst. Referentens opgave er herefter i princippet slut. GS overtager det videre forløb og sørger for metodens trykning og videre granskning. Referenten forventes dog at være GS behjælpelig med korrekturlæsning samt udarbejdelse af Ledsagetekst som sammen med metoden præsenteres på nordisk sprog i NMKL s nyhedsblad NMKL-nyt. 4. Referenceliste 1. AOAC INTERNATIONAL Draft. AOAC International methods committee guidelines for validation of qualitative and quantitative microbiological official methods of analysis (Draft Microbiology Guidelines), AOAC International, June 15, 2001, page Harmonisering af mikrobiologiske metoder. NMKL rapport nr. 19, Referentvejledning for det kemiske område. Udarbejdelse af analysemetoder indenfor NMKL. NMKL rapport nr. 11, 2. Utgave, ISO Microbiology of food and animal feeding stuffs Protocol for validation of alternative methods; 74 pages. 5. ISO/TC 34/SC 9 N 543, May Statistics of analytical data. Protocol for the establishment of precision characterestics of microbiological quantitative methods by interlaboratory studies; 12 pages. 18

19 6. NordVal Validation. Protocol for the validation of alternative microbiological methods. NV- DOC.D Institute of Food safety and Nutrition, Danish Veterinary and Food Administration, Mørkhøj Bygade 19, DK-2860 Søborg. 19

20 5 Bilag Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Forsendelse af prøvemateriale i forbindelse med metodeafprøvninger. Instruktion til deltagere i NMKLs afprøvninger. Checkliste for udarbejdelse af resultatskema. Presentation af resultater fra kollaborative metode afprøvninger. Presentation af resultater fra kvalitative kollaborative metodeafprøvninger. 20

21 Bilag 1. Forsendelse af prøvemateriale i forbindelse med metodeafprøvninger. Emballage. Det er vigtigt at tænke sig godt om når emballagen vælges. Det skal være let at anbringe materialet samt at få prøvematerialet ud af emballagen. De enkelte prøver bør være dobbelt forseglede for at sikre at udsivning fra én prøve ikke kompromiterer de andre prøver. Forsendelse.Ved forsendelse af kølede eller frosne prøver benyttes isolerende polystyren emballage der er tilstrækkeligt stort til indlæg af køle/fryse elementer. Hvis det drejer sig om kølede prøver er det vigtigt at sikre, at køleelementerne anbringes sådan, at de ikke fryser en eller flere af de nærliggende prøver. Der er ved forsendelseaf kølede/frosne prøver idielt hvis emballagen indeholder temperatur registrerings udstyr. Der bør altid medfølge en blank prøve således, at temperaturen ved ankomsten kan registreres og laboratorierne skal have besked på at registrere temperatur og tid ved ankomsten, samt hvornår undersøgelsen startes. Analyser prøverne så hurtigt som muligt efter modtagelse. Tages prøverne ikke i brug straks anbringes disse i kølerum eller opbevares som angivet af referenten. Forsendelsen skal foregå på hurtigst mulige måde som Courier post. Det organiserende laboratorium skal teste post og distributions metoden ved at sende et sæt prøver til et af de deltagende laboratorier for at vurdere indflydelsen af transporten på både den mikrobiologiske stabilitet af prøverne og sikkerheds forhold ved forsendelsen. Ekstra prøvemateriale. Afprøvningslaboratoriet bør altid have ekstra prøvemateriale parat, hvis noget går galt ved forsendelsen. Hvis emballagen er utæt eller på anden måde lækker, skal nyt prøvemateriale kunne rekvireres. Modtager laboratorierne. Disse skal sikre sig at prøverne kan modtages i henhold til gældende lokale bestemmelser og skal meddele dette til det afprøvende laboratorium. Alle nødvendige detajer ved modtagelsen af prøverne regisreres, som temperatuen i prøverne, ankomsttidspunkt, tidspunkt for iværksættelse af undersøgelse etc.. Se også checkliste for udarbejdelse af resultatskema (bilag 3.) 21

22 Bilag 2. Instruktioner til deltagere i NMKLs afprøvninger. 1. Læs metoden nøje igennem. Hvis der er noget uklart, kontakt referenten. 2. Gør dig fortrolig med metoden, udfør en test analyse med en eller flere øvelsesprøver som referenten enten sender til dig eller du selv fremstiller eller fremskaffer efter referentens vejledning. Om der opstår problemer med øvelsesprøverne, kontakt referenten. Hvis problemerne ikke kan løses, afstå fra at deltage i afprøvningen. 3. Ved analyse af afprøvningsprøverne, følg metoden eksakt til mindste detalje og undlad at modificere noget som helst som du er overbevist om vil forbedre metoden eller at visse modifikationer vi gøre metoden tilsvarende rutinerne i eget laboratorium. I modsat fald kan det lede til kassation af resultaterne. Hvis du alligevel af en eller anden grund ikke kan følge metoden eksakt skal du forklare grundlaget for alle afvigelserne ved afleveringen af analyseresultaterne. 4. Prøv at udføre analyserne indenfor den tidsramme referenten har sat. Hvis der opståt forsinkelser eller andre hindringer, kontakt referenten. 5. Udfør kun det antal bestemmelser som referenten beder om. (Udfør f.eks. ikke dobbeltbestemmelser, beregn ikke middelværdien). 6. Rapporter samtlige resultater såfremt referentern ikke har givet andre instruktioner. 7. Angiv resultaterne på det tilsendte resultatskema. Hvis resultaterne ikke indføres elektronisk, skriv ekstra tydelige cifre. Angiv resultaterne med den nøjagtighed (antal cifre/decimaler), som referenten har angivet. Inkluder kommentarer, forslag, kritik og beskriv eventuelle vanskeligheder, du synes er vigtige. Hvis du i forbindelse med afprøvningsarbejdet har testet modifikationer af metoden er dette af interesse for referenten. Beskriv modifikationerne og resultaterne i en separat rapport. 22