LOGISTIKHÅNDBOG. Regler og procedurer vedrørende leverancer til in/out as

Transkript

1 LOGISTIKHÅNDBOG Regler og procedurer vedrørende leverancer til in/out as Version: 2.0 Redigeret d.: 06/ Af: CUH

2 Indledning... 3 Generelt... 4 Varestamdata... 4 Emballeringsniveauer for handelsenheder og logistiske enheder Identifikationer EAN-numre... 4 Eksempel på unikt EAN-nummer for hvert emballeringsniveau:... 5 Dimensioner... 5 Vægt... 6 Pakning og palletering... 6 Konsekvens ved mangelfuld emballering, palletering og stregkodemærkning 7 Takstblad vedr. leverancer på paller:... 7 Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen... 7 Takstblad vedr. leverancer i kolli... 7 Takstblad vedr. følgesedler... 7 Indkøb... 9 Varebestilling... 9 Ordrebekræftelser... 9 Takstblad vedr. ordrebekræftelser... 9 Takstblad vedr. bekræftet levering... 9 Lager Varemodtagelse Takstblad vedr. advisering Emballage og emballagekrav Emballering og palletering hos samarbejdspartner Kontaktoplysninger til samarbejdspartner Tillæg Egen import af varer herunder fra Fjernøsten Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen Transitvarer Takstblad vedr. transitvarer Electronic Data Interchange (EDI) Kontaktoplysninger og åbningstider Åbningstider administrationen Åbningstider varemodtagelsen Bilag Lagerfakturering (til in/out as lager) Takstblad vedr. lagerfaktura Gennemfakturering Elektronisk fremsendelse af faktura Betalingsvilkår Takstblad vedr. betalingsvilkår FEB 08 2 af 18

3 Indledning Formålet med dette informationsmateriale er at orientere om retningslinier for levering af varer til in/out as terminaler 1. Retningslinierne skal præcisere hvorledes in/out as kræver varer leveret, således at der skabes det mest optimale og ensartede flow gennem in/out as del af forsyningskæden. Forudsætningen for en succesfuld implementering af disse retningslinier er, at materialet er kendt af alle de grene af leverandørens virksomhed, der er i berøring med og kan påvirke logistikken ved in/out as. Logistikhåndbogen er udelukkende tilgængelig på in/out as hjemmeside under leverandørinfo på internetadressen: Da logistikhåndbogen er et dynamisk redskab, der løbende opdateres, er det vigtigt, at leverandøren løbende henter den nyeste version. Der vil på hjemmesiden være angivet, hvilken version der er gældende. Logistikhåndbogen skal skabe det bedst mulige grundlag for, at varer effektivt kan gennemstrømme vor del af forsyningskæden og videre ud til in/out as kunder. Ingen forsyningskæde er tjent med, ikke at have klare retningslinier og procedurer, da specialhåndtering kun skaber frustration og endog øgede omkostninger. In/out as har, med baggrund i dette, været nødsaget til at indføre økonomiske konsekvenser overfor de leverandører, der fremadrettet ikke lever op til de beskrevne logistiske retningslinier for korrekt emballering, palletering, stregkodemærkning og dokumenthåndtering. Konsekvenserne af manglende overholdelse af retningslinierne er angivet på de enkelte takstblade i denne håndbog. Vi håber selvfølgelig, at alle vore leverandører vil tage godt imod materialet, så også dette tiltag kan blive til glæde og gavn for alle. Spørgsmål til de beskrevne retningslinier, kan rettes til logistikafdelingen ved in/out as på følgende måder: Tlf.: eller mail logistik@i-o.dk Med venlig hilsen in/out as Christian Heimer Adm. Direktør 1 Terminal er en af in/out s lagerhaller hvortil der leveres varer. FEB 08 3 af 18

4 Generelt Varestamdata Samhandelen mellem in/out as og vore leverandører baseres i stadigt stigende grad på anvendelse af struktureret information om varen og dennes logistiske egenskaber. Dette sker i såvel varebestillingen som i forbindelse med modtagelse af varen på in/out as terminaler og senere også i forbindelse med varens distribution til in/out as kunder. Det er derfor essentielt, at den information leverandøren giver in/out as er fuldstændig korrekt og komplet på de ønskede områder. Indmelding af nye varer skal ske via vort oprettelsesskema, som downloades fra hjemmesiden Som en del af vareoprettelsen skal der bl.a. medsendes billedfiler af varen. Billedet benyttes i intern database. Billedet skal være i JPEG format på min. 300 dpi. Materialet mailes til personen der modtager vareoprettelsen. Emballeringsniveauer for handelsenheder og logistiske enheder. For at præcisere hvor de enkelte stamdata hører hjemme, defineres de emballeringsniveauer, som en vare kan befinde sig på. Emballeringsniveau Forbrugerenhed/ handelsenhed (Varen) Detailkolli (Inderkolli)/ logistisk enhed Definition En forbrugerenhed er den enhed, der sælges stykvis til forbrugeren Eksempel: En blå brevordner, en limstift I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 1 stk. Et detailkolli indeholder et antal forbrugerenheder og udgør normalt det niveau hvor samhandel mellem in/out as og in/out as kunder finder sted. in/out as bestiller som hovedregel varer hos leverandøren på dette niveau. Eksempel: 10 blå brevordnere, 10 poser registre Grossistkolli (Yderkolli)/ logistisk enhed I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 10 stk. Grossistkolli anvendes som regel til at holde sammen på et antal detailkolli, der på grund af størrelse eller sårbarhed ikke kan stables, som de er. Eksempel: Et grossistkolli med 48 detailkolli med hver 12 kuglepenne (i alt 576 forbrugerenheder) I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 576 stk. Identifikationer EAN-numre Uanset hvilket emballeringsniveau varen befinder sig på, skal den kunne identificeres entydigt. Til hvert emballeringsniveau hører således et EAN-nummer 2. EAN-nummeret udmærker sig dels ved at være entydigt, og dels ved at nummeret kan udtrykkes i en stregkode. in/out as vil i forbindelse med vareoprettelse bede om følgende EAN-numre: 2 Der henvises i øvrigt til standarden fra GS1 Danmark FEB 08 4 af 18

5 Emballeringsniveau Anvendelse Nummer-typer Forbrugerenhed Til scanning i f.eks. boghandlerens kasseapparat og kommunikation via EDI EAN-8 eller EAN-13 Detailkolli Til in/out as varemodtagelse, plukning EAN-13 eller ITF-14 Grossistkolli Til in/out as varemodtagelse EAN-13 eller GS1-128 Selv om alle tre emballeringsniveauer kan identificeres ved EAN-13, kan der ikke anvendes samme stregkodenummer. Hver emballeringsenhed skal have hvert sit EAN nummer. Eksempel på unikt EAN-nummer for hvert emballeringsniveau: F.eks. Relief A4 karton: Emballeringsniveau Antal styk af varen EAN-nummer Forbrugerenhed Detailkolli Grossistkolli 1,00 10,00 90,00 EAN EAN EAN Dimensioner Indberetninger af mål i logistisk betydning er altid for detailkolliet. Hvis detailkolliet er et salgsdisplay eller en salgsklar kvartpalle er det den pågældende enheds mål der skal opgives. Dimension Definition Højden måles altid på den lodrette side af detailkolliet, når dette er placeret på pallen. Dette gælder altid, også selv om forbrugerenheden i kolliet måtte vende anderledes på pallen end i udpakket stand. Højde i mm H Højden indgår i beregningen af pallens totale højde og i detailkolliets volumen. Længden måles på den længste vandrette side af detailkolliet, når dette er placeret på pallen. Længde i mm Længden indgår i beregningen af detailkolliets volumen Bredden måles på den korteste vandrette side af detailkolliet, når dette er placeret på pallen. L Bredde i mm B Bredden indgår i beregningen af detailkolliets volumen FEB 08 5 af 18

6 Vægt Indberetninger af vægt i logistisk betydning er altid for detailkolliet. Vægt Bruttovægt Nettovægt Definition Bruttovægten er detailkolliets vægt inklusive såvel forbruger- som transportemballage. Selve EUR-pallen indgår ikke i vægtberegningen. Det er denne vægt leverandøren skal oplyse i vareoprettelsesskemaet Nettovægten er varens vægt eksklusiv al emballage og palle Pakning og palletering Stamdata omkring pakning og palletering er vigtig på en række områder, dels i forbindelse med beregning af pallens vægt og højde, og dels i forbindelse med ordreafgivelse. in/out as bestræber sig på altid at bestille i hele paller eller hele pallelag. BEMÆRK: Uden forudgående aftale med in/out as må den totale pallehøjde ikke overstige 148 cm incl. pallen. Pakning og palletering Definition Antal detailkolli pr. pallelag Antal pallelag pr EUR-palle Antal detailkolli pr. EUR-palle Antal forbrugerenheder pr. detailkolli Hermed menes det antal detailkolli, der udgør ét pallelag på pallen Hermed menes det totale antal pallelag, der findes på en palle med max. højde på 148 cm. incl. pallen. Hermed menes det antal detailkolli, der er på en palle med max højde 148 cm. incl. pallen. Her angives det antal forbrugerenheder, som hvert enkelt detailkolli indeholder Palletype Her angives at varen leveres på godkendte EUR-paller 3. Checkregel Der udføres følgende kontrol ved in/out as, for at se om leverandørens oplysninger er korrekte: Antal detailkolli pr. pallelag * antal pallelag = Antal detailkolli pr. EUR-palle. Dette afsnit har primært beskæftiget sig med stamdata, der har logistisk betydning for samarbejdet mellem in/out as og leverandører. Det er væsentligt at understrege, at der knytter sig flere væsentlige stamdata til en vare, end de der er nævnt i dette afsnit. Disse stamdata skal alle oplyses i oprettelsesskemaet, der kan downloades på Hvis der i bestræbelserne på at imødekomme kravene til stamdatainformationer opstår tvivlspørgsmål, er leverandøren velkommen til at hente vejledning hos den afdeling/kontaktperson, leverandøren sædvanligvis kommunikerer med vedr. vareoprettelser. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen. 3 Levering på ikke godkendte EUR.paller, må ikke foregå uden forudgående aftale med indkøbsafdelingen. Disse paller afregnes ikke. FEB 08 6 af 18

7 Konsekvens ved mangelfuld emballering, palletering og stregkodemærkning in/out as har desværre set sig nødsaget til at indføre økonomiske konsekvenser for de leverandører, der ikke lever op til retningslinierne for korrekt emballering, palletering og stregkodemærkning. Konsekvenserne er følgende: Takstblad vedr. leverancer på paller: TAKST til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Maksimal pallehøjde overstiger 148 cm. incl. pallen Mere end 1 varenummer pr. palle Levering på ukurante paller Uden foregående aftale med in/out as Pallen er ikke tydeligt mærket med ANBRUD Ikke godkendte EUR-paller uden forudgående aftale med in/out as 2500,- pr. ordre + TAKST TAKST 2500,- pr ordre Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen Varen skal som minimum indeholde nedenstående oplysninger. TAKST til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time eller der pakkes om eksternt for leverandørs regning. Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms Varen indeholder ikke følgende vedr. forbrugerenheden Vareinformationer på detailkolli indeholder ikke en af følgende Vareinformationer på grossistkolli indeholder ikke en af følgende Forbrugerenhedsstregkode Detailstregkode Forbrugerenheder pr. detailkolli Grossiststregkode Bruttovægt Forbrugerenheder pr. grossistkolli 2500,- pr. varenummer + TAKST 2500,- pr. forsendelse + TAKST 2500,- pr. forsendelse + TAKST Takstblad vedr. leverancer i kolli Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms Følgeseddel for flere pakker til samme indkøbsordre er ikke i samme konvolut 500,- pr. ordre Takstblad vedr. følgesedler Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Følgeseddel er ikke placeret for enden af pallen. (Én af pallens kortsider). 500,- pr. ordre Følgeseddel indeholder ikke alle Skal minimum indeholde: 500,- pr. ordre FEB 08 7 af 18

8 informationer. Flere in/out as indkøbsrekvisitioner på samme følgeseddel. Antal stk. leveret Leverandørvarenummer Varebeskrivelse in/out rekvisitionsnummer Leveringsadresse Leveringsdato Flere indkøbsordrer = flere følgesedler 500,- pr. ordre FEB 08 8 af 18

9 Indkøb Varebestilling Indkøbsordrer afgives fra in/out as via telefax eller elektronisk overførsel (EDI). Sidstnævnte foretrækkes af in/out as og er leverandøren i stand til at håndtere dette, og ikke allerede har en EDI aftale med in/out as, henvises der til afsnittet om EDI i denne håndbog. Ordrebekræftelser Hver indkøbsordre skal være bekræftet af leverandøren mindst en arbejdsdag efter modtagelse af indkøbsrekvisitionen. Hvis indkøbsordren ikke kan effektueres som bestilt hvad angår mængde, leveringsdato og pris, skal dette meddeles omgående pr. telefax eller mail til disponenten ved in/out as. Ændringer i størrelser på detailkolli eller grossistkolli skal straks meddeles til disponenten i indkøbsafdelingen, hvilket medfører en ny stregkode på kolliet. Takstblad vedr. ordrebekræftelser Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Ordrebekræftet senere end en arbejdsdag Efter modtagelse af rekvisition 2500,- pr. ordre Takstblad vedr. bekræftet levering Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Ændring i bekræftet leveringsdato efter ordrebekræftelse Ændring i bekræftet leveringsdato senere end 10 dage før bekræftet levering NB: Kun for varer med leadtime under 10 dage NB: kun for varer med leadtime over 10 dage 5% af varelinies fakturabeløb, dog min. 2500,- 5% af vareliniens fakturabeløb, dog min. 5000,- in/out er afhængige af, at leverandørerne overholder de leadtimes, der oplyses på varenummerniveau. Leverandøren har mulighed for, inden for én arbejdsdag, at korrigere via ordrebekræftelsen. Alle efterfølgende korrektioner vil betyde en forringelse for in/out samt in/out s kunder. Varer med kort leadtime, under 10 dage, betragtes som brødvarer, der kontinuerligt skal kunne leveres til in/out inden for den oplyste leadtime. På varer, der har en oplyst leadtime på mere end 10 dage, anerkender in/out, at leverandøren kan have vanskeligheder ved at angive en præcis leveringsdag til in/out s terminal. For at imødegå dette tillades det leverandøren, at korrigere leveringsdagen op til 10 dage før den første bekræftede levering til in/out. På denne vis har leverandøren mulighed for at sikre at varen f.eks. er ombord på et skib eller lignende. FEB 08 9 af 18

10 Lager Varemodtagelse Leverandøren er ansvarlig for, at vareleverancer ankommer til in/out as varemodtagelse på den bekræftede dato samt i varemodtagelsens åbningstider. Åbningstider findes bagerst i håndbogen. Ved levering på 7 paller eller flere skal in/out as varemodtagelse adviseres senest 3 arbejdsdage før ønsket levering. Adviseres leverancen ikke er varemodtagelsen berettiget til at afvise denne og kræve levering på et senere tidspunkt uden beregning. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen. Bestilte varer skal leveres franko på in/out as terminaler. Rampehøjde er 125 cm, dog er der mulighed for aflæsning i jordplan. Varer modtages kun på godkendte EUR-paller. Chaufføren skal selv aflæsse varerne og placere dem i varemodtagelsen efter anvisning fra varemodtagelsens personale. Ved modtagelsen kvitterer in/out as for den modtagne mængde paller. Der tages dog forbehold for antal detailkolli på pallerne samt skader. En gyldig kvittering for modtagelse består af et stempel og initialer af den modtagende in/out as medarbejder. in/out as afregner den varemængde, som in/out as varemodtagelse registrerer i forbindelse med vareopdateringen. Såfremt der fremsendes større mængde, end angivet på indkøbsrekvisitionen, afregner in/out as efter rekvisitionen. Viser der sig at være fejl eller mangler ved de af leverandøren leverede varer, er leverandøren forpligtet til at tage den fejlbehæftede eller mangelfulde varemængde retur til kreditering eller ombytning. Dette efter nærmere aftale med indkøbsafdelingen. Følgeseddel skal altid følge varen. Takstblad vedr. advisering TAKST til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms En leverance på 7 paller eller flere er ikke adviseret eller adviseret i rette tid Hvis varemodtagelsen tilbyder at modtage leverancen trods manglende advisering 2500,- pr. ordre Der leveres på forkert terminal Leverancen er leveret til anden terminal end den af indkøbsafdelingen oplyste 2500,- pr. leverance Emballage og emballagekrav Kolli skal være fastholdt på pallerne ved hjælp af yderemballage. Det kan være film, strapex-bånd eller lignende. Alle varer skal være sikret på en sådan vis, at varerne kan tåle at blive transporteret og lagret uden at der vil forekomme udskridning eller sammenstyrtning af varerne. FEB af 18

11 - Varerne må aldrig overskride pallens grundflade - Den enkelte palle må indeholde et varenummer - Plukpalle: Såfremt mængden pr. varenummer er mindre end indholdet af en fyldt palle, bestilles og leveres der normalt i hele lag. Bemærk venligst at der skal være indlagt en helpalle mellem de enkelte varenumre, hvis flere varenumre stables oven på hinanden. Udgør den bestilte mængde af en vare mindre end ét pallelag kan flere varer samles på samme palle uden adskillelse med paller mellem de enkelte varenumre. En sådan palle skal tydelig mærkes med ANBRUD. Højde og vægtgrænser ved levering: Maksimal totalhøjde incl. EURpalle og varer Maksimal totalvægt incl. EURpalle og varer 1/1 palle* 148 cm kg * Den anførte pallehøjde er et udgangspunkt, da in/out as pallereoler har disse dimensioner. Hvis varens art, detailkolli-vægt eller emballagens styrke og arbejdsergonomi generelt berettiger det, kan højere paller accepteres såfremt leverandøren kan godtgøre, at forudsætningerne herfor er opfyldt. Afvigelser kan kun finde sted efter forudgående aftale med in/out as. Alle varer skal være emballerede, så de kan tåle almindelig håndtering og transport. Det skal tilstræbes at de enkelte detailkolli har et modulmål på grundfladen svarende til 60*40 eller 30*40 Maksimal vægt pr. detailkolli bør ikke overstige 15 kg. (Under henvisning til AT-vejledning D.3.1 Løft, træk og skub ). For at kunne håndtere paller i varemodtagelsen og på lageret er korrekt mærkning en forudsætning. På detailkolli skal der påsættes en EAN 13 eller ITF14 stregkode. Denne label skal placeres på enten gavl eller langside. Det skal tydeligt fremgå af labelen hvilken vare det pågældende detailkolli indeholder. Emballering og palletering hos samarbejdspartner Er leverandøren ikke i stand til at overholde kravene for korrekt emballering, stregkodemærkning og palletering henvises der til in/out as samarbejdspartner BJ Lønpak. Hér kendes til de krav der stilles af in/out as for korrekt emballering, stregkodemærkning og palletering. Vælger leverandøren at tage BJ Lønpak i anvendelse, skal leverandøren selv tage kontakten til BJ Lønpak, herunder at aftale leveringstid, advisering, pris mv. Leverandøren gøres opmærksom på, at der først laves modtagelseskontrol når varen ankommer til in/out as. Frem til at leverancen ankommer til in/out as, er det leverandøren, der har ansvaret for forsendelsen. Kontaktoplysninger til samarbejdspartner Administration: BJ Lønpak, Att. Bente Jensen Ryttervangen Give FEB af 18

12 Tlf Lagerhotel: BJ Lønpak Tykhøjet Vej Give Alternativt er leverandøren velkommen til at benytte egen samarbejdspartner. Denne skal dog sikre, at forsendelsen er korrekt stregkodemærket og palleteret når den modtages hos in/out as. Tillæg Egen import af varer herunder fra Fjernøsten Ud over de nævnte regler i denne håndbog er nedenstående et tillæg til in/out as og Indeks Retails vareimport fra Fjernøsten. Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen TAKST til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time eller der pakkes om eksternt for leverandørs regning. Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms Varen indeholder ikke følgende vedr. forbrugerenheden Vareinformationer på detailkolli indeholder ikke en af følgende Vareinformationer på grossistkolli indeholder ikke en af følgende Forbrugerenhedsstregkode Detailkollistregkode Varetekst Bruttovægt Forbrugerenheder pr.detailkolli in/out as varenummer Grossiststregkode Kartonnummer Bruttovægt (gross weight) Forbrugerenheder pr. grossistkolli 2500,- pr. varenummer + TAKST 2500,- pr. forsendelse + TAKST 2500,- pr forsendelse + TAKST Ovenstående informationer, skal fremgå på de forskellige emballeringsniveauer i det omfang emballagens størrelse tillader det. Forsendelser transporteres til Danmark af en speditør udvalgt af in/out as. Forsendelserne udpakkes og palleteres i Danmark hos en samarbejdspartner, hvorefter de transporteres direkte til in/out as. Yderligere oplysninger herom kan indhentes hos logistikafdelingen. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen. Pakkelisten opfattes og benyttes som følgeseddel. FEB af 18

13 Ved denne type forsendelser accepteres det, at transportøren fremsender særskilte fakturaer på transport. Disse fakturaer afsendes fra transportør senest 3 arbejdsdage efter forsendelsens ankomst til in/out as. Fakturaen skal indeholde in/out as referencenummer og attesteres den respektive ordreafgiver hos in/out as. Transitvarer For de leverandører, som har indgået transitaftale med in/out as, gøres der opmærksom på følgende: Et transitindkøb afsendes fra in/out as som en særskilt rekvisition. Leverandøren skal sørge for, at transitindkøbet behandles som en særskilt ordre på lige fod med lagerindkøb, herunder at der dannes særskilt følgeseddel og faktura på transitindkøbet. Ved ankomst til in/out as, skal transitforsendelsen være tydelig mærket med TRANSIT, det enten om forsendelse ankommer som separat pakke/r, eller om den sendes med eventuelle lagerindkøb. Anvendes sidstnævnte model og leverandøren sammenpakker transitindkøbet med lagerindkøbet på samme palle, skal transitindkøbet placeres i særskilte kasser øverst på pallen. Transitindkøbet markeres tydeligt med TRANSIT på kasserne. Takstblad vedr. transitvarer Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Forsendelsen er ikke tydeligt mærket med TRANSIT 500, - pr. in/out as rekvisition Electronic Data Interchange (EDI) Hos in/out as foretrækkes det, at en leverandør er istand til at håndtere EDI. I dette afsnit er der kort beskrevet EDI set-up et hos in/out as. Der anvendes standarden EDI-fact 93A/96A og van operatør er Progrator. Alternativ hertil er at benytte FTP-server. in/out as identificeres via: ILN/locationnumber: :14 Overfor leverandører, er in/out istand til at håndtere EDI vedrørende: indkøbsordrer (order/orders) ordrebekræftelser (confirm/ordrsp) følgesedler (deliverynote/desadv) fakturaer (invoice/invoic) For uddybelse af ovenstående eller ved supplerende spørgsmål, skal Indeks Retail IT kontaktes. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen. En systemkonsulent fra Indeks Retail IT vil være kontaktperson i forbindelse med en eventuel forberedelse og implementering af EDI mellem leverandøren og in/out as. Bemærk at der i perioder kan forekomme længere ekspeditionstid i forbindelse med forberedelse og implementering af EDI løsningen. Detailplanlægning af implementeringen, herunder f.eks. test, aftales nærmere med systemkonsulenten hos Indeks Retail IT. FEB af 18

14 Kontaktoplysninger og åbningstider Gruppe Telefon Receptionen Indkøb, bøger Indkøb, trendartikler Indkøb, kontorartikler Logistik: Kreditorbogholderi: Varemodtagelse HED 4 : vamo@i-o.dk , Varemodtagelse LUN 5 : vamo@i-o.dk , Varemodtagelse ONE 6 : vamo@i-o.dk , Indeks Retail IT: servicedesk@i-r.dk Åbningstider administrationen Omstillingen og personalet i administrationen er til rådighed via telefon og mail: Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 08:00 16:00 Fredag kl. 08:00 15:30 Alle helligdage lukket Åbningstider varemodtagelsen Forsendelser modtages: Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 07:00 15:00 Fredag kl. 07:00 13:00 Alle helligdage lukket 4 Terminal HED: Lundagervej 21, 8722 Hedensted 5 Terminal LUN: Lundagervej 3, 8722 Hedensted 6 Terminal ONE: Lundagervej 1, 8722 Hedensted FEB af 18

15 Bilag Bilag 1 Fakturering Af afstemnings og betalingsmæssige hensyn skal gennemfakturering og lagerleverancer faktureringsmæssigt adskilles på 2 konti i leverandørens bogholderi. Lagerfakturering (til in/out as lager) På fakturaer/kreditnotaer vedrørende levering til in/out as lager skal der udover myndighedskravene 7 bl.a. fremgå: - Rekvisitionsnummer - Leverandørens varenummer og varetekst - Bank kontonummer, hvortil der kan betales med frigørende virkning - Totalpris pr. varelinie - Momstotal - Fakturatotal ekskl. moms - Fakturatotal inkl. moms - Fragt, hvis aftalt Incoterm AB Fabrik. Efterregninger på fragt accepteres ikke 8 - Attention (udfyldes med fakturakontrol ) - Fakturamodtagers CVR-nummer En faktura må kun indeholde ét rekvisitionsnummer. Alle priser skal angives som den reelle nettokostpris. Dvs. eventuelle afgifter, kvantumsrabatter, ordrerabatter og lignende, skal være indeholdt i den oplyste pris. Det accepteres ikke, at faktura alene afsendes med varerne, eller at fakturabeløbet blot fremgår af et kontoudtog eller lignende. Originalfaktura skal derfor altid fremsendes separat til in/out as. Takstblad vedr. lagerfaktura Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Faktura fremsendt før varens modtagelse ved in/out as 5000,- pr. varenummer En faktura omhandlende flere følgesedler Hver faktura må kun omhandle en følgeseddel 2500,- pr. følgeseddel Gennemfakturering Gennemfakturering kan kun ske, hvis der foreligger en samhandelsaftale herpå. Ved gennemfakturering sendes faktura- eller kreditnotakopi med købspriser og samlet købsbeløb, sammen med varen, direkte til butikken/kontorforsyningen. Alternativt skal en følgeseddel indeholde nedenstående oplysninger: På original faktura, der fremsendes in/out as skal udover myndighedskravene bl.a fremgå: - Medlemsnummer (butikkens in/out nummer) i et separat felt 7 Der henvises til punkt A Bemærk, der gælder andre regler vedrørende fakturering af Østen forsendelser. Se mere under afsnittet: Egen import af varer FEB af 18

16 - Attention udfyldes med gennemfakturering - Forfaldsdato udtrykt som eksakt dato - Totalbeløb - Momsbeløb - in/out CVR-nr.: Når leverandørens fakturalayout er accepteret af økonomiafdelingen hos in/out as, må dette ikke ændres uden forudgående aftale med økonomiafdelingen. Når følgeseddel anvendes skal der på denne anføres rekvisitionsnummer, aftalte priser og fakturanummer. Det accepteres ikke, at der er afvigelser som gebyrer eller andet på fakturaen, som ikke er oplyst på følgesedlen. Alle vareleverancer, der gennemfaktureres, sker franko. Elektronisk fremsendelse af faktura Såfremt leverandøren sender mere end 20 fakturaer pr. uge til in/out as, skal fakturaerne, ud over at fremsendes på papir, fremsendes via en ugentlig elektronisk overførsel. Denne skal ske på en af følgende måder: - OIO-overførsel - EDI-overførsel - Kommasepareret fil (CSV) med et af in/out as foruddefineret layout En beskrivelse af alle løsninger, layouts, recordbeskrivelse otc., kan rekvireres ved at kontakte økonomiafdelingen. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen. Trods en elektronisk overførsel af fakturaer, skal der af hensyn til myndighedskravene, fortsat fremsendes dokumentation i form af papirfakturaer til in/out as. Betalingsvilkår Fakturaer, både papir og elektroniske fakturaer, skal modtages hos in/out as senest den 3.hverdag kl. 12:00 i en ny måned. Kreditnotaer udstedt til in/out as modregnes ved førstkommende betaling til leverandøren. Kontoudtog udvisende forrige måneds bevægelser skal være in/out as i hænde senest den 5. hverdag i den følgende måned. Det er ikke tilstrækkeligt at leverandøren fremsender et kontoudtog med åbenstående poster. Af kontoudtoget skal der fremgå en primo saldo og en ultimo saldo. Samtlige ind- og udbetalinger, samt alle fakturaer og kreditnotaer. Leverandøren skal levere en månedsvis afstemning af mellemværendet selskaberne imellem for både lager- og gennemfaktureringskonti. Afstemningsopgørelsen fremsendes i Excel regneark via mail på adressen fak@i-o.dk. Hyppigheden er efter aftale med økonomiafdelingen. Økonomiafdelingen står naturligvis til disposition overfor leverandøren når in/out as data skal fremsendes. Leverandøren kan ikke kræve kreditrenter eller morarenter af in/out as, men at in/out as til enhver tid skal stå til rådighed, hvis der er forskellig opfattelse af betalingerne. Factoring accepteres kun mod forudgående indhentelse af samtykke fra in/out as og må aldrig forringe de i denne håndbog oplyste betingelser eller andre samhandelsdokumenter. FEB af 18

17 in/out as forbeholder sig ret til omgående at tilbageholde betalinger, hvis der opstår tvist angående betaling af varer. Kreditorkonto spærres når leverandør ændrer CVR nr. Takstblad vedr. betalingsvilkår Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms Faktura fremsendt for sent Faktura skal fremsendes senest 3.hverdag kl. 12:00 i ny måned 2500,- pr. faktura FEB af 18

18 Bilag 2 eksempel på faktura til gennemfakturering Virksomhedens navn in/out as Lundagervej Hedensted Virksomhedens adresse ATT. Gennemfakturering in/out s CVR.nr Postnr. By Leveringsadresse Bog & idé Butikkens adresse Postnr. + by Butiksnummer (Butiksnummer er altid på 5 tal) CVR : nr. Telefon : nr. Fax : nr. EAN nr. Toppen skal være i fast format Skal være i tal Fakturanummer Fakturadato Forfaldsdato (må ikke være på mere end 9 tal) (Da fakturaen scannes er det vigtigt, at oplysningerne står det samme sted hver gang) Disse oplysninger fra 1 til 7 skal være på fakturaen 1 Butiksnummer (altid 5 tal) 2 Fakturanummer 3 Fakturadato 4 Forfaldsdato (altid i tal) og ikke f.eks. LB Moms 6 Totalbeløb 7 in/out s CVR nr Bunden skal være fast format Nettobeløb 1.000,00 Moms 250,00 Totalbeløb 1.250,00 FEB af 18