Åbent Referat. til. Udvalget for Kultur og Fritid

Transkript

1 Åbent Referat til Udvalget for Kultur og Fritid Mødedato: Tirsdag den 19. august 2014 Mødetidspunkt: 13:00-16:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Dronningeværelset - det gamle rådhus Lisbet Rosendahl, Mads Sørensen, Ingvard Ladefoged, Per Rask Jensen, Preben Olesen, Holger Grumme Nielsen, Erhardt Jull Pia Koch Hauge

2 Indholdsfortegnelse Side 110. Godkendelse af dagsorden Gensidig orientering O Status på projekter - august Status for idrætshallen på Lykkegårdskolen O Status på aftalen med IFV august O Anvendelsen af foreningssystemet O Varde Museums årsregnskab A Tilskud, arrangement i forbindelse med Tyrrestrup-udstilling A Lån til ny Rolandshytte ved Karlsgårde Sø A Tilskud, Kulturdagene i Ølgod A Underskudsgaranti, Vestjyllandsudstillingen Spil Dansk Kommune Regional Kulturaftale - bidrag til aftalen Evaluering af Fest- og Kulturuge Planlægning af Fest- og Kulturugen Folkeskolereformens inddragelse af aftenskoler Kommissorium for analyse af idrætshalområdet Vedtægt for Fritidssamrådet Udpegning af repræsentanter til Fritidssamrådet Vedtægter og kompetencer for Aftenskoleråd Vedtægter og kompetencer for Foreningsråd Vedtægter og kompetencer for Idrætsråd Vedtægter og kompetencer for Kulturelt Råd Sager til kommende udvalgsmøder Bilagsliste Underskriftsblad Side 236

3 110. Godkendelse af dagsorden Dok.nr.: 3925 Sagsid.: Initialer: Åben sag Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Godkendt. Side 237

4 111. Gensidig orientering Dok.nr.: 3937 Sagsid.: 13/16468 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Orientering ved Udvalgsformanden Overværelse af løb i Region Varde Elitesports superliga den 22. august Brev fra kulturministeren vedrørende ændringer i konceptet for kulturaftaler Lego-event Renovering af bunkermaleriet med aben ved Blåvand BMX nordisk mesterskab Studietur Vadehavsfestival Teaterfestival i Esbjerg Valg til de nye råd Budget 2015 Branding af Varde Kommune via projekt Scoremad, henvendelse fra DR om kommunens brug af nudging i forbindelse med projektet Orientering ved Forvaltningen Besøg hos Udviklingsrådet for Varde Opland ønsker fra Mejls v/bent Peter Larsen Varde Bibliotek v/bent Peter Larsen Arrangementet i Tambours Have v/bent Peter Larsen Sagen vedrørende pavillon til MOT v/bent Peter Larsen Udsættelse af behandling af udviklingspuljen v/kirstine Gottlieb Fortsat interesse fra andre kommuner om vores organisering med Udviklingsråd og kobling til LAG arbejdet, henvendelse fra Lejre Kommune v/kirstine Gottlieb Der er udarbejdet supplerende budgetønsker til budgetseminaret: Renovering af udendørs bassin i Ølgod, Udarbejdelse af halplan v/kirstine Gottlieb Status på puljen Andre Kulturelle Arrangementer v/kirstine Gottlieb Gensidig orientering Bilag: 1 Åben Oversigt over bevillinger/tilskud i kulturpuljen 41152/14 2 Åben Kulturministerens forslag til ændringer af konceptet for kulturaftaler 91653/14 3 Åben Brev til Kulturministeren - Kulturaftaler 91651/14 4 Åben Beskrivelse af driftsønsker - Budget /14 5 Åben Beskrivelse af anlægsønsker - Budget /14 Side 238

5 Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Drøftet. Side 239

6 112. O Status på projekter - august 2014 Dok.nr.: 5803 Sagsid.: 11/3121 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Udvalget for Kultur og Fritid har indgået aftale med afdelingen Kultur og Fritid for Aftalen omfatter 3 udviklingsmål som der følges op på ved dialogmødet i november. Ud over aftalens udviklingsmål arbejder Kultur og Fritid med en række andre projekter. Der er vedlagt en oversigt over de 17 aktuelle projekter. I oversigten er der lavet kort status på hvert enkelt projekt, vedlagt som bilag. Af oversigten fremgår det, at der er opnået væsentlig fremdrift på 15 af projekterne. De projekter som ved denne status ikke har været fremdrift på er knyttet op på arbejdet med andre projekter. Ud over disse projekter har andre væsentlige opgaver også været prioriteret i Kultur og Fritid, f.eks. udvikling af Varde Motor Sport Arena (sammen med Outrup Speedway Club), indhold i ny kulturaftale samt afvikling af Vadehavsfestival mv. Herudover indgår afdelingen i mange andre vigtige interne samarbejder f.eks. omkring Sundhedspolitikken, fortællinger i naturparken, udviklingssamarbejder med Udviklingsrådene mv. Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid konstaterer at der er opnået fremdrift på mange projekter og at der er et højt aktivitetsniveau i afdelingen. Forvaltningen anbefaler at orienteringen tages til efterretning og at der afrapporteres med status i forbindelse med dialogmødet. Retsgrundlag Intet. Økonomi. Høring. Bilag: 1 Åben Status på projekter i Kultur og Fritid august /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Side 240

7 Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Taget til efterretning. Side 241

8 113. Status for idrætshallen på Lykkegårdskolen Dok.nr.: 5845 Sagsid.: 13/6378 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Der er konstateret skimmelsvamp i Lykkesgårdhallen. Skimmelsvamp er konstateret i henholdsvis gulv- og tagkonstruktionen. Der er på nuværende tidspunkt ingen indeklimagener ved ophold i bygningen, men Team Byggeri og Ejendomme anbefaler, at en renovering af ventilationsanlæggene, taget, vinduer, døre og porte iværksættes inden for 1 til 2 år, samt at overflader og installationer renoveres inden for 3 til 5 år. Hallen, der er på ca m² plus tilhørende omklædningsrum ligger i tilknytning til Lykkesgårdskolen og benyttes af både skolen og foreninger. IFV, der står for driften af Lykkegårdhallen, oplyser, at hallen næsten er fuldt belagt. Vedlagt er en oversigt over belægningen på en typisk uge i indendørssæsonen. Lykkesgårdskolens elever skal have adgang til indendørs idrætsfaciliteter. Der skal som minimum være en minihal for eleverne i klasse, mens de ældste årgange skal have adgang til en fuld hal, som den eksisterende. Team Byggeri og Ejendomme har udarbejdet to mulige scenarier for hallen: Scenarie 1: Den nuværende hal renoveres. Renoveringen kan ske i etaper over en kortere eller længere tidsperiode. Scenarie 2: Den eksisterende Lykkesgårdhal nedrives. Der opføres en minihal ved skolen. Idrætsundervisningen for elever i overbygningen placeres på Varde Fritidscenter. En uddybning af de to scenarier, herunder anslået økonomi, er vedlagt som bilag. Forvaltningens vurdering Forvaltningen vurderer, at det er relevant at Udvalget tager stilling til Lykkegårdhallens fremtid. Udvalget har tidligere drøftet fremtiden for kommunens idrætshaller og besluttede den 10. juni 2014, at der skal gennemføres en analyse af de nuværende haller. Det er forvaltningens vurdering, at der er behov for at der som minimum opretholdes det nuværende antal idrætshaller i Varde by, hvilket belægningsgraden også vidner om. Men forvaltningen vurderer, at det er relevant at tænke Lykkegårdhallens situation ind i de overvejelser, der er om udvidelse af Fritidscenteret. Det er ligeledes forvaltningens vurdering, at situationen giver anledning til, at Udvalget overvejer, om det er en idrætshal i traditionel forstand, der er behov for i fremtidens Varde. Dette gælder både for eventuel udvidelse af Fritidscenteret, men i ligeså høj grad, hvis man vælger at bygge ny minihal på Lykkegårdskolen. Det er forvaltningens vurdering, at anlæggelse af en ny minihal på Lykkegårdskolen bør tilpasses den moderne skoles behov for indendørs idræts- og bevægelsesfaciliteter. I forhold til det økonomiske perspektiv er det forvaltningens vurdering, at der er større sandsynlighed for medfinansiering fra fonde, hvis man går efter scenarie 2 og tør have Side 242

9 kreativ og innovativ tilgang, for derved at skabe et byggeri, der kan være et forbillede for andre kommuner. Sundhedskonsekvensvurdering Tilgængeligheden af gode og relevante idrætsfaciliteter kan medvirke til øget idrætsaktivitet blandt borgerne og dermed påvirke den generelle folkesundhed i positiv retning. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Der medtages ønske til budget 2015 og frem. Høring Sagen sendes til orientering for Udvalget for Børn og Undervisning Bilag: 1 Åben Idrætsfaciliteter ved Lykkesgårdskolen /14 2 Åben Bilag 1 - Belægning Lykkesgårdhal, Hal 1 og 2 ved Fritidscenteret.pdf 89131/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at scenarierne fremsendes til budgetseminar Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Udvalget blev orienteret om, at Udvalget for Børn og Undervisning den 18. august 2014 havde sagen på deres dagsorden til orientering. Side 243

10 114. O Status på aftalen med IFV august 2014 Dok.nr.: 5714 Sagsid.: 13/7745 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Driften og udviklingen af Varde Fritidscenter samt øvrige kommunalt ejede idrætshaller har siden 1. januar 2013 været styret af en aftale mellem Varde Kommune og IFV. For at følge op på aftalen og økonomiske forhold afholdes halvårlige samarbejdsmøder mellem IFV og forvaltningen. I 2013 var der månedlig opfølgning på udvikling i økonomien, og efter beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 10. december 2013 skal der fra 2014 i stedet laves halvårlig afrapportering på indhold i aftalen og økonomi. Som et led i aftalen udarbejder IFV en SFM (Strategi, Forretningsplatform, Markedsføringsplan) med tilhørende tidsplan. Revideret tidsplan samt notat med uddybninger er vedlagt som bilag. Det fremgår af de vedlagte bilag, at nettoomsætningen er højere end budgetteret, hvilket skyldes øgede lejeindtægter samt øget omsætning i cafeteriet. Udgiftssiden er efter det første halvår højere end budgettet. Dette skyldes bl.a. - At IFV har et løntilskud på kr. til gode. IFV forventer at lønbudgettet holder. - At der på øvrige driftsudgifter har været afholdt udgifter til ekstra vedligeholdelse, noget udsat fra IFV oplyser, at der resten af året kun vil blive udført det, som ikke kan udsættes. - At forbrugsudgifter betales a conto efter sidste års forbrug, så de endelige tal først kendes efter nytår. Samlet regner IFV med at spare på energiudgifterne bl.a. på grund af energirenovering i svømmehallen. - At der fra administrationskonti bl.a. er betalt forsikringer for hele året samt anskaffet et nyt billetsalgssystem. IFV oplyser, at der ikke vil være større udgifter i 2. halvår IFV oplyser, at det samlede årsresultat for 2014 vil blive som budgetteret. Arbejdet med overnatningsmuligheder er udskudt til 2015, da IFV afventer svar fra budgetønske om opstart af et større udviklingsprojekt for Fritidscenteret. IFV vurderer, at den første sæson med brug af kunstgræsbanen bliver fornuftig til trods for, at den milde vinter gjorde det muligt for mange hold at træne på rigtig græs. IFV er blevet momsregistreret. Det medfører, at Kommunen mister penge på den model, der nu anvendes for opkrævning af halleje, da der er kommet nye regler på momsområdet. Der skal derfor udformes en ny model for fakturering, der så vidt muligt holder både IFV og kommunen skadesfri. Forvaltningens vurdering Forvaltningen vurderer, at IFV har formået at vende en negativ økonomi, så IFV i dag fremstår som en sund forretning. Side 244

11 Efter gennemgangen og med de punkter, der blev drøftet på samarbejdsmødet mellem IFV og forvaltningen, vurderer forvaltningen ligesom IFV, at økonomien for 2014 ser fornuftig ud. De forklaringer, som IFV frembragte for afvigelser i regnskabet, virker plausible. Sundhedskonsekvensvurdering Velfungerende idrætsfaciliteter giver borgerne mulighed for at dyrke idræt året rundt både inde og ude. En aktiv livsstil er medvirkende til et sundt liv. Retsgrundlag Aftalen mellem Varde Kommune og IFV Økonomi Høring Bilag: 1 Lukket 2 Lukket 3 Lukket 4 Lukket Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Taget til efterretning. Side 245

12 115. O Anvendelsen af foreningssystemet Dok.nr.: 5687 Sagsid.: 12/14050 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Forvaltningen har i løbet af efteråret 2013 og foråret 2014 implementeret et digitalt system til elektronisk lokalebooking og tilskudsudbetaling på foreningsområdet. Udvalget er løbende orienteret om status med projektet og tilkendegav på mødet den 9. april 2014, at man fortsat gerne vil følge udviklingen. Systemet fungerer, og lokalebooking samt ansøgning og udbetaling af tilskud til foreningerne kører nu digitalt. Foreningerne har gennemført lokalebooking af kommunale lokaler for sæson via systemet. Forvaltningen udbetaler medlemstilskud, tilskud til leder- og instruktøruddannelse samt lokaltilskud via systemet til de foreninger, som har søgt. Forvaltningen tager i sensommeren kontakt til de foreninger, der ikke måtte have søgt. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at systemet overordnet set er ganske velfungerende. Der har været enkelte tekniske indkøringsudfordringer, men det er forventeligt med et system, der skal anvendes på et så stort område. Forvaltningen vurderer, at foreningerne har taget godt imod den digitale løsning. Foreningerne er generelt positive i deres henvendelser om systemet, og de støtter op om brugen af systemet på både tilskuds- og bookingområdet. Det er forvaltningens vurdering, at nogle af pedellerne på skolen er udfordret grundet systemet. Det skyldes primært, at de er tvunget til at køre dobbelt bookingsystemer, da Skoleintra, som skolerne benytter i deres interne kommunikation, ikke kan kommunikere med andre systemer. Pedellerne er dog meget arbejdsomme og loyale over for brugen af bookingsystemet og sender foreninger videre til Kultur og Fritid, hvis de tager direkte kontakt til en skole for at booke lokaler. Det er forvaltningens vurdering, at systemet letter det administrative arbejde på foreningsområdet. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Høring Side 246

13 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Taget til efterretning. Side 247

14 116. O Varde Museums årsregnskab 2013 Dok.nr.: 5807 Sagsid.: 08/11970 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Varde Museum fremsender årsregnskab for 2013 til Varde Kommunes godkendelse. Regnskabet udviser et underskud på kr. I 2012 udviste regnskabet et underskud på kr. Kultur og Fritid foretager en gennemgang af regnskaber for bl.a. de selvejende institutioner Regnskabsgennemgangen følger den politisk godkendte procedure. Forvaltningen har bemyndigelse til at godkende regnskaberne, med mindre gennemgangen giver anledning til væsentlige bemærkninger. Økonomiafdelingen har været involveret i gennemgangen og vurderingen af regnskab Forvaltningens vurdering Museets regnskab udviser et underskud for de sidste to regnskabsår. Det fremsendes derfor til orientering for Udvalget. Forvaltningen vil godkende regnskabet og samtidig opfordre Museet til at bestræbe sig på at få balance mellem udgifter og indtægter for at undgå oparbejdelse af en større gæld med deraf følgende renteudgifter fremover. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Høring Bilag: 1 Åben Regnskab Varde Museum 2013.pdf /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Holger Grumme Nielsen Side 248

15 Holger Grumme Nielsen erklærede sig inhabil og forlod mødet under behandling af punktet. Taget til efterretning. Side 249

16 117. A Tilskud, arrangement i forbindelse med Tyrrestrupudstilling Dok.nr.: 5831 Sagsid.: 14/9142 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Varde Museum søger om kr. i støtte til filmoptagelse og musikarrangement i forbindelse med udstillingen i anledning af kunstneren Hans Tyrrestrups 70 års fødselsdag. Museet arrangerer i samarbejde med Kunsthuset Palæfløjen i Roskilde en stor og retrospektiv udstilling med Hans Tyrrestrups værker. Sammen med udstillingen udgiver de to museer en bog om Tyrrestrups malerier, lyrik og skulpturer. I forbindelse med ferniseringen af udstillingen i henholdsvis Roskilde og Varde er der et ønske om at opføre 3 musikarrangementer i samarbejde med Syddansk Musikkonservatorium og Skuespilskolen i Esbjerg. Derudover laves en film, der kombinerer Tyrrestrups billeder med musikken. Der er ifølge Museet tale om et kunstarrangement, der tilføjer udstillingen et nyt lag. Musikarrangementerne vil foregå i Roskilde, Varde og Esbjerg, hvor arrangementet i Varde vil finde sted på Varde Museum den 20. september. Den samlede udgift til musikarrangementerne inkl. filmoptagelser udgør kr., hvoraf de kr. er på plads og finansieret af kunstneren selv. Forvaltningens vurdering Filmoptagelsen og musikarrangementerne er efter forvaltningens vurdering et alternativt og interessant kunstnerisk initiativ, der giver Varde Museum mulighed for at fremvise en udstilling med en anden indgangsvinkel og på en ny og anderledes måde. Forvaltningen vurderer dog, at et tilsagn til museet svarede til dækning af en tredjedel af det samlede budget på kr. for musikarrangementerne inkl. filmoptagelse kan være et rimeligt bidrag. Ved et tilsagn om støtte på kr. deles udgifterne ligeligt mellem kunstneren og de to museer. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Varde Museum har fået udbetalt det fulde tilskudsbeløb. Bevilling fra denne konto vil medføre en marginal budgetoverskridelse i forhold til det samlede tilskud til Museet. Tilskuddet til koncerterne kan alternativt finansieres af konto for tilskud til kunstforeninger. Selvom der ikke er tale om ansøgning fra en forening vil bevillingen blive givet til et projekt som vedrører kunst. Side 250

17 Høring Bilag: 1 Åben Ansøgning fra Varde Museum om støtte i.f.m. Tyrrestrup udstilling /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at udvalget bevilger Varde Museum kr. til delvis dækning af de anførte udgifter i ansøgningen finansieret af kontoen for tilskud til kunstforeninger eller konto for tilskud til Varde Museum. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Tilskuddet finansieres af kontoen: tilskud til kunstforeninger. Side 251

18 118. A Lån til ny Rolandshytte ved Karlsgårde Sø Dok.nr.: 5711 Sagsid.: 14/8232 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Til opførelse af ny Rolandshytte ved Karlsgårde Sø søger Varde Y s Mens Club tilsagn om et lån på kr. Den nuværende Rolandshytte har siden 1957 været anvendt til udlejning til spejdere, foreninger, skoler, vandrere, kajakroere og øvrige friluftsfolk. Hytten blev gennemgribende renoveret i 1982 men står nu ifølge Varde Y s Mens Club igen i en meget dårlig stand. Ansøger vurderer, at det ikke kan svare sig at renovere igen og ønsker derfor at bygge en ny energibesparende hytte på 235 m 2 med 30 sovepladser, værelser til ledere, stort fællesrum samt tidssvarende køkken- og badefaciliteter. Hytten skal opfylde Friluftsrådets krav om handicapvenlig tilgang og brug for at sikre optagelse i Hyttefortegnelsen (landsdækkende fortegnelse over hytter og lejerpladser til brug for alle). En ny og moderne bygning får ifølge ansøger en bred opbakning af fremtidige brugere som børnehaver, skoler/foreninger, NaturKulturVarde, DGI Sydvest og spejdere - ikke mindst på grund af den unikke natur i området med sø, eng og skov, som tilsammen giver muligheder for et varieret og stort udbud af aktiviteter. Derudover er Rolandshytten en naturlig del af større årlige arrangementer, som foregår ved Karlsgårde Sø, f.eks. Karlsgårde Dag med op til 3000 besøgende og introdag på Campus Varde med 200 elever og lærere. Ansøger har også indgået en partnerskabsaftale med DGI Sydvest og NaturKulturVarde for at sikre opretholdelsen af aktiviteter i området, ligesom Grønt Råd i Varde Kommune har forholdt sig positivt til projektet. Hytten ligger på en lejet grund. Lejemålet er netop forlænget frem til Efter at have undersøgt tilsvarende hytters udlejningsprocent og lejeindtægt vurderer ansøger, at det er realistisk at regne med 29 % belægning de første 2 år og 40 % herefter, hvilket betyder et årligt driftsresultat på henholdsvis kr. og kr. (Af dette beløb er fratrukket et anslået beløb på kr. årligt til vedligehold/anskaffelser). Ansøger har valgt at sætte lejen på et attraktivt niveau, så flest mulige får adgang til at leje. Byggesummen beløber sig til kr. og forventes finansieret som følger: LAG midler (tilsagn er givet) Friluftsrådet (tilsagn er givet) LGP Lokale Grønne Partnere (tilsagn er givet) Egne midler Forventer yderligere tilsagn Lån Varde Kommune kr kr kr kr kr kr. Varde Y s Mens Club har endvidere søgt ved SE Vækstpulje, Primo Holding og 15. juni fonden (Rockwool) og tror på, at der er gode muligheder for yderligere tilsagn. Side 252

19 Da udbetaling fra LAG er betinget af, at byggeriet er færdigt, og alle regninger er betalt inden 1. juni 2015, ser ansøger sig nødsaget til at sætte byggeriet i gang og søger derfor om lån fra Varde Kommune. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens opfattelse, at Varde Y s Mens Club har gjort et grundigt forarbejde i forhold til projektets byggeri, finansiering og fremtidig udlejning. Området omkring Karlsgårde sø er et naturskønt område, som anvendes af mange lokale foreninger, skoler, naturfolk, DGI Sydvest, private og Varde Kommune. Stedet indbyder til et stort udbud af varierende aktiviteter og er et aktiv for kommunen. Da Rolandshytten ligger midt i området er den i dag flittigt anvendt. Hytten er i dag den eneste egnede base for større arrangementer. En modernisering og udvidelse vil gøre Rolandshytten endnu mere attraktiv at bruge. Forvaltningen kan konstatere, at det estimerede driftsbudget viser et pænt overskud, ligesom der er hensat et anslået beløb på kr. årligt til vedligehold og uforudsete udgifter. Overordnet ser økonomien lovende ud. For at sikre oprettelseskravet fra fondene, vurderer forvaltningen dog, at en tilbagebetalingstid på 15 år er optimal. Hvis foreningen modtager yderligere fondsmidler anbefaler forvaltningen, at lånebeløbet nedsættes, eller at der afdrages hurtigere på lånet. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Økonomiafdelingen anfører, at det skitserede forslag til et kommunalt lån og vilkårene herfor ligger indenfor de rammer, Varde Kommune anvender. Lånet vil betyde et udlæg af kommunens likviditet, indtil lånet er tilbagebetalt. Høring. Bilag: 1 Åben Brochure om projekt ny Rolandshytte ved Karlsgårde sø 97113/14 2 Åben Faktabilag fra Varde Y's Mens Club vedr. ansøgning om lån til 97112/14 Rolandshytte 3 Åben Ansøgning fra Varde Y's Men's Club om lån til ny Rolandshytte 97109/14 4 Åben Regnskab pr Varde Y's Mens Club. Ikke underskrevet og af bestyrelsen og uden revisorpåtegning men jvfr. ansøger godkendt på generalforsamling den /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet, at Varde Y s Mens Club bevilges et rentefrit lån på kr. til brug for opførelse af en ny Rolandshytte med en afvikling på kr. de første 2 år og kr. derefter, hvorved løbetiden vil være maks. 15 år, og Side 253

20 at lånet helt eller delvist kan afvikles før tiden. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 254

21 119. A Tilskud, Kulturdagene i Ølgod Dok.nr.: 5665 Sagsid.: 14/31 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Foreningen Kulturdagene i Ølgod ansøger om tilskud på kr. til dækning af eventuelt underskud i forbindelse med afvikling af kulturdagene i Det er 25. gang, der afholdes kulturdage i Ølgod. Jubilæet bliver blandt andet fejret ved at Kulturminister Marianne Jelved kommer for at åbne kulturdagene den 4. oktober 2014 i forbindelse med åbningsarrangementet med De Tre Kongelige Sopraner. Afslutningsarrangementet bliver med Peter Schaufuss balletten, som spiller juleforestillingen Nøddebo Præstegaard. Der er i alt planlagt 16 arrangementer i perioden 4. oktober december Foreningen forsøger at lave arrangementer med kvalitet og bredde, så flest muligt kan få glæde af arrangementerne. Kulturdageforeningen fik i 2013 et tilskud på kr. Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid finder, at programmet er spændende og alsidigt med nye programpunkter. Der lægges et stort frivilligt arbejde i at få sammensat et bredt program med høj kvalitet. Forvaltningen anbefaler, at foreningen i 2014 modtager tilskud på kr. - ikke mindst i anledning af tilbagevenden af Peter Schaufuss Balletten. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Tilskuddet finansieres af puljen til Andre Kulturelle Arrangementer. Høring Bilag: 1 Lukket 2 Lukket Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at der bevilges et tilskud til Kulturdageforeningen på kr., som finansieres af kontoen Andre Kulturelle Arrangementer. Side 255

22 Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Udvalget besluttede, at der bevilges en underskudsgaranti til Kulturdageforeningen på kr., som finansieres af kontoen Andre Kulturelle Arrangementer. Side 256

23 120. A Underskudsgaranti, Vestjyllandsudstillingen 2014 Dok.nr.: 5461 Sagsid.: 14/31 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Foreningen Vestjyllandsudstillingen ansøger Varde Kommune om en underskudsgaranti på kr. til gennemførelse af den årlige udstilling i Janusbygningen i perioden fra 11. oktober til 16. november Vestjyllandsudstillingen er en sammenslutning af vestjyske kunstnere, i alt 20 medlemmer, der hvert år afholder en udstilling i Janusbygningen. Det er udstilling nr. 34. Foreningen har gennem årene haft fokus på vækstlaget af yngre kunstnere i det vestjyske område. Foreningen fik i 2013 stillet en garanti på kr., hvoraf hele beløbet kom til udbetaling. Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid vurderer, at udstillingen er med til at promovere det vestjyske kunstliv, og anbefaler, at der stilles en garanti på kr. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Garantien kan finansieres af kontoen Andre Kulturelle Arrangementer og opfylder kriterierne herfor. Høring Bilag: 1 Åben Ansøgning om underskudsgaranti - Vestjyllandsudstillingen /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at ansøgningen imødekommes, og at underskudsgarantien finansieres af puljen til Andre Kulturelle Arrangementer. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Side 257

24 Anbefalingen blev godkendt. Side 258

25 121. Spil Dansk Kommune 2014 Dok.nr.: 5666 Sagsid.: 14/7913 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Spil Dansk Dagen er en tilbagevendende landsdækkende begivenhed, som markeres den sidste torsdag i oktober måned. Der spilles og synges danskkomponeret musik i radioen hele dagen. Desuden foregår der en lang række arrangementer over hele landet. Ud over at deltage med et arrangement i en central kalender, har kommunerne mulighed for at søge om at blive Spil Dansk Kommune. Varde Kommune indgik første gang i 2012 et samarbejde med sekretariatet for Spil Dansk (Koda/-Gramex) og blev Spil Dansk Kommune. Det udløste en musikpakke og en forpligtigelse til at nedsætte en styregruppe samt bidrage med og synliggøre et antal arrangementer i hele kommunen, hvor der blev spillet og sunget danskkomponeret musik. I 2013 blev konceptet fra Koda/Gramex ændret således, at der tilbydes 3 musikpakker: bronzepakke til kr., sølvpakke til kr. og en guldpakke til kr. I hver af pakkerne indgår sparring i forhold til PR og markedsføring. I 2013 købte Varde kommune en guldpakke til kr. Desværre var der flere situationer, hvor samarbejdet med de forskellige organisationer ikke levede op til styregruppens forventninger. Styregruppen har evalueret på 2013 og vil foreslå, at der i 2014 indkøbes en bronzepakke til kr., og at der samtidig afsættes et beløb på kr. til et projekt Musik til madpakken, som i korte træk går ud på at besøge arbejdspladser i Varde Kommune, så rigtig mange får en musikalsk oplevelse. Projektet er beskrevet i bilag. Derudover tages initiativ til et Spil Dansk projekt, hvor Musik & Billedskolens elever i folkeskolerne spiller til tre udvalgte danske sange som synges på spil dansk dagen. Der søges om et beløb på kr. til PR af øvrige arrangementer, som foregår i hele kommunen, og som arrangeres af lokale foreninger/institutioner. Indholdet i musikpakkerne fremgår af spildansk-hjemmesiden: Forvaltningens vurdering Kultur og Fritid vurderer, at indholdet i alle tre pakker er interessant og kan være med til at give et musikalsk løft til såvel børn og unge som borgerne i Varde Kommune. Styregruppens indstilling om fortsat at kunne kalde sig Spil Dansk Kommune ved køb af bronzepakken samt forslag til projekt Musik til madpakken og Spil Dansk i samarbejde med folkeskolerne anbefales. Side 259

26 Kultur og Fritid vurderer, at projektet Musik til madpakken og økonomi til annoncering også er relevant, men at dette alternativt kunne finansieres ved, at arrangementet Musik til madpakken sælges til virksomhederne, som dermed kunne finansiere projektet. Sundhedskonsekvensvurdering Musik kan medvirke til livsglæde og fælles oplevelser. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Forvaltningen foreslår, at de kr. til køb af bronzepakke finansieres af kontoen for andre kulturelle arrangementer, som også i 2013 finansierede udgifter til at være Spil Dansk Kommune. Da restbudgettet på kontoen for andre kulturelle arrangementer er yderst begrænset, foreslås det, at det resterende beløb på kr. finansieres ved salg af arrangementer til de virksomheder, som vil deltage i projektet. Høring Bilag: 1 Åben Forslag til Spil Dansk projekt i /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Varde Kommune deltager som Spil Dansk Kommune i 2014 med bronzepakken til kr. finansieret af kontoen for andre kulturelle arrangementer, og at der ikke afsættes yderligere bevilling til Spil Dansk arrangementerne. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 260

27 122. Regional Kulturaftale - bidrag til aftalen Dok.nr.: 5669 Sagsid.: 14/7977 Initialer: anpe Åben sag Sagsfremstilling Esbjerg, Fanø, Varde og Tønder kommuner (Kulturregion Vadehavet) er i forhandling med Kulturministeriet om en mulig tredje kulturaftale for vadehavsområdet. Aftalen er fireårig for perioden Kulturaftalen er et kulturelt knudepunkt, som styrker det kulturfaglige niveau, engagement og udvikling af nye aktiviteter. Med aftalen skabes der tilbud til fordel for borgerne, kulturaktører og besøgende i de fire vadehavskommuner. Kulturaftale Vadehavet og samarbejdet mellem relevante parter er et redskab til at bære vadehavsområdets kulturelle udvikling, gennem nye netværk og samarbejdsprojekter. Det netværk, der er etableret gennem de to første kulturaftaler med kulturregionens aktører, bevares og udbygges ved fortsat samarbejde med såvel institutioner som selvstændige kulturaktører, ligesom det grænseoverskridende samarbejde med andre vadehavslande prioriteres, specielt i forbindelse med vadehavsfestivalen. Den politiske styregruppe har godkendt vision, indsatsområder samt mål for Kulturaftale Vadehavet Se mere i vedhæftede bilag. Vadehavsområdets institutioner og selvstændige kulturaktører kan søge om tilskud fra kulturaftalens puljemidler til udviklingsprojekter, der understøtter visionen. Derudover arrangerer Kulturregion Vadehavet hvert andet år en stor og markant vadehavsfestival. For at sikre den fortsatte udvikling af arbejdet med kulturaftalen og de kulturelle tilbud har styregruppen drøftet at forhøje de fire kommuners økonomiske bidrag til aftalen. I lighed med de første to aftaler lægges der op til et fast årligt tilskudsbeløb pr. indbygger (1. januar 2014). Beløbet fremskrives fra 2016 årligt med KL s fremskrivningsprocent. På styregruppemøde den 17. juni 2014 meddelte Fanø Kommune og Tønder Kommune, at de indstiller et tilskud på henholdsvis 9,50 kr. og 7,50 kr. pr. indbygger, mens Esbjerg og Varde kommuner endnu ikke havde truffet beslutning om størrelsen af beløbet. Styregruppen forventer, at beløbet for de fire kommuners tilskud pr. indbygger bliver ens. Under den nuværende kulturaftale for perioden har tilskudsbeløbet i gennemsnit udgjort 5,50 kr. pr. indbygger. Ved en forhøjelse af tilskudsbeløbet til 7,50 kr. pr. indbygger betyder det en forøgelse i budget 2015 med kr., mens et tilskudsbeløb på 9,50 kr. giver et beløb på kr. mere end afsat. Se mere i vedhæftede bilag. Side 261

28 Forvaltningens vurdering Kulturaftalen er med til at fremme og styrke kvaliteten af kunst og kultur i naturen, som er vores fælles identitet for området. Aftalerne har givet kommunerne kendskab/fællesskab over kommunegrænserne, og målet er at det samme vil ske for vores kulturaktører og kulturbrugere. Især efter nedlæggelsen af amterne har styrkelsen af det tværkommunale kultursamarbejde været væsentlig for udvikling af kulturtilbud til borgerne, som ikke ville kunne igangsættes på kommunernes eget initiativ. Retsgrundlag Lov nr af 29. december 1999 om regionale kulturaftaler med de ændringer, der følger af lov nr. 563 af 24. juni 2005 samt lovbekendtgørelse nr. 728 af 7. juni 2007, som senest er ændret ved 2 i lov nr af 27. december Økonomi Udvidelse af Varde Kommunes bidrag til kulturaftalen ligger ud over det budgetterede, hvorfor der skal fremsættes ønske om yderligere budget på kr. til behandling på Byrådets budgetseminar Høring Bilag: 1 Åben Supplerende oplysninger til behandling af sagen om forhøjelse af tilskud til den regionale kulturaftale /14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at der medtages budgetønske til budget 2015 om yderligere tilskud til kulturaftale Vadehavet, og at udvalget tager stilling til, om tilskudsbeløbet i givet fald skal forhøjes til 7,5 kr./indbygger eller til 9,50 kr./indbygger. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt, og Udvalget besluttede, at tilskudsbeløbet skal forhøjes til 7,50 kr./indbygger. Side 262

29 123. Evaluering af Fest- og Kulturuge 2014 Dok.nr.: 5667 Sagsid.: 14/259 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Udvalget for Kultur og Fritid besluttede i januar 2014, at Fest- og Kulturugen 2014 med fordel kunne afholdes i uge 21 i forbindelse med afviklingen af Music4Free. Forventningen var bl.a., at Music4Free ville bidrage positivt til Fest- og Kulturugens øvrige arrangementer med mulighed for at nå ud til en bredere målgruppe, og ved samtidig at udnytte muligheden for fælles markedsføring. Fest- og Kulturugen 2014 blev afviklet i perioden onsdag den 21. maj til søndag den 25. maj med i alt 15 arrangementer. Projektgruppen bestående af Kultur og Fritid, Musik & Billedskolen, Varde Bibliotek, NaturKulturVarde, Varde Museum og Varde Handel har evalueret på ugen. Der er i gruppen bred enighed om, at Fest- og Kulturugen var en stor succes, hvilket også er bekræftet af positive tilbagemeldinger fra borgere og medier. Programmet ramte bredt med arrangementer af en høj kvalitet, hvor alle institutioner bød ind med spændende forestillinger og aktiviteter med stor publikumsdeltagelse. På tværs af institutionerne var der et fint samarbejde om at få afviklet de forskellige forestillinger, ligesom de foreninger, der bruger åen, var meget aktive og er åbne for at hjælpe til ved andre lejligheder. 7-kanten bidrog i løbet af ugen med flere mindre indslag, der bandt tingene sammen. Den store scene og Varde Torv var et godt samlingspunkt for Fest- og Kulturugen. Vurderingen er, at placeringen trak flere nysgerrige til. Kultur og Fritid var koordinator på planlægningen og afholdelsen af arrangementerne. Enkelte kritikpunkter gik i projektgruppen på, at koncerten fredag kom til at fylde en del i festugeprogrammet. Gruppen overvejer, om Fest- og Kulturugen fremadrettet kan afvikles over 2 weekender, og er opmærksom på, at udfordringen i så fald kan være at fastholde interessen over flere dage. Det fælles samarbejde med KomUd, om PR og markedsføring af Fest- og Kulturugen og Music4Free, har betydet, at vi er kommet langt ud i kommunen. NaturKulturVarde og Music4free oplevede en stor tilgang af deltagere fra nabokommunerne. Der var i budgettet afsat kr. til Fest- og Kulturugen. Budgettet er overholdt. Opgaverne og økonomien omkring Music4Free blev gennemført som et selvstændigt arrangement. Forvaltningens vurdering Det er Kultur og Fritids vurdering, at Fest- og Kulturugen i 2014 var den kulturelle succes, som man ønskede med de planlagte arrangementer. Ugen var præget af høj kvalitet med et alsidigt program til det brede publikum. Samarbejdet mellem de forskellige institutioner og øvrige involverede foreninger har været godt. Institutionerne har taget ansvar for ikke kun egne men også øvrige arrangementer hen over ugen. Det Side 263

30 er forvaltningens vurdering, at Varde Kommune har fået kvalitetsmæssigt gode kulturelle indslag for den afsatte bevilling. Kultur og Fritids rolle som koordinator er opprioriteret i Forvaltningen får hermed et samlet overblik over økonomien og kvaliteten af arrangementerne, ligesom koordinatorfunktionen er med til at styrke samarbejdet på tværs i projektgruppen. Det er vurderingen, at en tydelig koordinatorrolle er afgørende, i forhold til om ugen bliver vellykket. I forhold til samarbejdet med Music4Free er det vurderingen, at der var flere fordele end ulemper ved at lægge Fest- og Kulturugen og Music4Free sammen, især på grund af den fælles markedsføring, der gav ekstra fokus på ugens samlede arrangementer. Det er forvaltningens vurdering, at Kultur- og Festugen bør afvikles med kulturinstitutionerne som primære aktører igen i 2015 og i et samarbejde med Music4free. Dog på den måde at Music4free planlægges og gennemføres som et 100 % selvstændigt program som hidtil. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Høring Bilag: 1 Åben AP program 54145/14 2 Lukket Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at evalueringen tages til efterretning. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Taget til efterretning. Side 264

31 124. Planlægning af Fest- og Kulturugen 2015 Dok.nr.: 5829 Sagsid.: 14/9130 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Med henvisning til evalueringen af program og økonomi for Fest- og Kulturugen 2014 og for ikke tidsmæssigt at komme bagud med planlægningen for 2015 søger forvaltningen for Kultur og Fritid om bevilling af et budget på kr. til afholdelse af Fest- og Kulturugen i maj Forvaltningens vurdering Som det fremgår af evalueringen af Fest- og Kulturugen 2014 er det forvaltningens vurdering, at ugen var en kulturel succes med et alsidigt program til det brede publikum. Forvaltningen vurderer derfor, at samme form med samme budgetramme og i samarbejde med Music4Free med fordel kan være udgangspunkt for planlægningen af Fest- og Kulturugen 2015, som allerede er startet op. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Hvis Fest- og Kulturugen i 2015 skal gennemføres på det anbefalede niveau, er det nødvendigt, at det samlede budget igen udgør minimum kr. Det nuværende afsatte budget til Fest og Kulturugen kan forhøjes med kr. fra kontoen for andre kulturelle arrangementer til kontoen for Fest- og Kulturugen, så det samlede budget er kr. Det foreslås at overførslen er fast, så det økonomiske grundlag for planlægningen fremadrettet er afklaret. Høring Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at der fremadrettet overføres kr. fra kontoen for andre kulturelle arrangementer til kontoen for Fest- og Kulturuge, at Fest- og Kulturugen afholdes i 2015 med kulturinstitutionerne som primære aktører, der hver især bidrager med arrangementer, hvor kvaliteten ligger ud over det sædvanlige, og hvor Kultur og Fritid påtager sig koordinatorrollen, at budgettet for Fest- og Kulturen i 2015 og frem indtil videre arbejder med en budgetramme på kr., Side 265

32 at udvalget godkender, at Fest- og Kulturugen i Varde i 2015 igen planlægges afholdt i maj måned i forbindelse med Music4Free, og at Music4Free planlægges og gennemføres som et selvstændigt arrangement med eget budget. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Udvalget besluttede, at der fremadrettet overføres kr. fra kontoen for andre kulturelle arrangementer til kontoen for Fest- og Kulturugen, at Fest- og Kulturugen afholdes i 2015 med kulturinstitutionerne som primære aktører, der hver især bidrager med arrangementer, hvor kvaliteten ligger ud over det sædvanlige, og hvor Kultur og Fritid påtager sig koordinatorrollen, at budgettet for Fest- og Kulturugen i 2015 og frem indtil videre arbejder med en budgetramme på kr., at Udvalget godkender, at Fest- og Kulturugen i Varde i 2015 om muligt, igen planlægges afholdt i maj måned i forbindelse med Music4Free, og at Music4Free planlægges og gennemføres som et selvstændigt arrangement med eget budget, og at Fest- og Kulturugen udvides med 1 dag. Side 266

33 125. Folkeskolereformens inddragelse af aftenskoler Dok.nr.: 5843 Sagsid.: 14/8059 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling I august 2014 træder den nye folkeskolereform i kraft. Reformen lægger bl.a. op til, at folkeskolerne i højere grad skal åbne sig over for det omgivende samfund ved at inddrage lokalsamfundets kultur-, folkeoplysnings-, idræts- og foreningsliv samt kunstog kulturskoler. Samarbejdet skal bidrage til, at eleverne lærer mere og styrker deres kendskab til foreningsliv og samfund. I den anledning har de landsdækkende oplysningsforbund (AOF, DOF, FOF, LOF og NETOP) indgået et samarbejde, da aftenskolerne repræsenterer nogle faglige og dannelsesmæssige værdier, som kan bidrage til en ny og bedre folkeskole. Målet er at synliggøre aftenskolerne som mulige samarbejdspartnere for kommuner og folkeskoler. De landsdækkende oplysningsforbund har udarbejdet et fælles notat med forslag til modeller for samarbejde mellem aftenskoler og folkeskoler samt skitseret konkrete eksempler og forslag til aktiviteter. Notatet er vedlagt som bilag. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at aftenskolerne besidder faglige kompetencer, der kan bidrage til at give skolebørnene en afvekslende og udbytterig skoledag samt tilføre nye faglige vinkler. Forvaltningen vurderer, at de landsækkende oplysningsforbunds tiltag er relevant og anbefaler, at forbundenes tiltag videregives til det nye Aftenskoleråd, som kan arbejde videre med realisering af ideerne i Varde Kommune. Retsgrundlag Intet Økonomi Høring Bilag: 1 Åben Samarbejde mellem folkeskolen og aftenskolerne vedr. Folkeskolereformens inddragelse af aftenskoler 87320/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Aftenskolerådet arbejder videre med udvikling og implementering af ideerne. Side 267

34 Beslutning Fritidsrådet den Fraværende: Godkendt. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 268

35 126. Kommissorium for analyse af idrætshalområdet Dok.nr.: 5710 Sagsid.: 14/7649 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling Udvalget besluttede 10. juni 2014, at der skal gennemføres en analyse af idræts- og svømmehallerne for at opgøre behovet for renovering og vedligeholdelse samt afdække belægningsgraden på hallerne, og hvordan udvikling i befolkningen og deres idrætsvaner påvirker brugen af hallerne nu og i fremtiden. Forvaltningen har derfor udarbejdet oplæg til kommissorium for analysearbejdet, der skal skaffe viden, som kan danne grundlag for strategiske prioriteringer på halområdet. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at det er relevant at få gennemført en analyse af idrætshallerne med henblik på at fremskaffe et vidensgrundlag, der kan danne udgangspunkt for fremadrettede prioriteringer på området. Det er forvaltningens vurdering, at den viden, som analysen genererer, bør ligge til grund for den fremtidige strategi for området. Det er resursekrævende at gennemføre en bred og kvalificeret undersøgelse af idrætshalområdet. I det omfang forvaltningen selv skal forestå hele analysen, kan det blive nødvendigt at nedjustere omfanget og dermed succeskriterierne inden for de dele af analysen, der omhandler: - Befolkningens idrætsvaner og udviklingstendenser, og - Analyse af nuværende faciliteter i forhold til det forventede behov for fremtidens befolkning i Varde Kommune. Det er forvaltningens vurdering, at det vil være en væsentlig fordel at inddrage en ekstern part til gennemførelse af flere af analysens områder, da der derved kan opnås et distanceret og objektivt perspektiv på området. Hvis man ønsker at inddrage en ekstern part, bør der afsættes midler til formålet. Sundhedskonsekvensvurdering Adgang til relevante faciliteter styrker foreningsidrætten. Foreningsidrætten giver borgerne mulighed for at leve et aktivt liv, hvilket er afgørende for den generelle sundhed. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Hvis der skal inddrages ekstern part, bør der afsættes kr. inden for udvalgets ramme til gennemførelse af analysen. Side 269

36 Høring SIV er orientret om, at udvalget har ønsket, at der laves en analyse af idrætshallerne. Forvaltningen foreslår, at SIV inddrages løbende i processen både for at sikre relevant og skabe forankring i hallerne. Det er ligeledes afgørende, at hallerne bidrager med forskelligt faktuelt materiale bl.a. om brug af hallerne i undersøgelsen. Bilag: 1 Åben Kommissorium for analyse af idrætshallerne 89262/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Kommissorium for analyse af idrætshallerne godkendes. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Udvalget besluttede endvidere, at der skal inddrages ekstern part til gennemførelse af analysen, og at udgiften, på maks kr. finansieres af udviklingspuljen. Side 270

37 127. Vedtægt for Fritidssamrådet Dok.nr.: 5795 Sagsid.: 14/7665 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Byrådet besluttede den 3. juni 2014 at organisering af foreningsdialogen skal ændres med virkning fra 1. september 2014, så der oprettes fire decentrale råd, som foreningslivet deltager i, samt et fritidssamråd med repræsentanter fra de fire råd og med to repræsentanter fra Udvalget for Kultur og Fritid. Med udgangspunkt i Byrådets beslutning af 3. juni 2014 vedlægges revideret styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet. Forvaltningens vurdering De reviderede vedtægter er justeret i overensstemmelse med den politiske behandling af sagen, og så det lever op til Lov om folkeoplysning 35. Retsgrundlag Lov om Folkeoplysning Økonomi Høring Fritidsrådet er tidligere hørt om sagen. Bilag: 1 Åben Styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet 98428/14 2 Åben Fremtidig organisering af foreningsdialogen 75036/14 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet, at den reviderede Styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet godkendes. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Anbefalingen blev godkendt. Side 271

38 128. Udpegning af repræsentanter til Fritidssamrådet Dok.nr.: 5797 Sagsid.: 14/7665 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Udvalget for Kultur og Fritid har indstillet revideret styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet til Byrådets godkendelse. Jf. Byrådets tidligere beslutning og som det deraf fremgår af den reviderede styrelsesvedtægt, skal Udvalget for Kultur og Fritid udpege to repræsentanter til Fritidssamrådet. Forvaltningens vurdering Forvaltningen anbefaler, at der uagtet at styrelsesvedtægten ikke er godkendt af Byrådet allerede nu udpeges to repræsentanter til Fritidssamrådet. Det vil sikre, at rådet er beslutningsdygtigt fra 1. september Forvaltningen anbefaler, at udvalget samtidig tager stilling til, hvem af de to repræsentanter, der skal være formand for Fritidssamrådet. Retsgrundlag Styrelsesvedtægt for Fritidssamrådet i Varde Kommune. Økonomi Høring Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet, at der udpeges to repræsentanter til Fritidssamrådet, og at der tages stilling til formandsposten. Beslutning Udvalget for Kultur og Fritid den Fraværende: Udvalget besluttede, at det anbefales, at Lisbet Rosendahl og Ingvard Ladefoged deltager i Fritidssamrådet, og at Lisbet Rosendahl anbefales som formand. Side 272

39 129. Vedtægter og kompetencer for Aftenskoleråd Dok.nr.: 5798 Sagsid.: 14/7664 Initialer: kigo Åben sag Sagsfremstilling Byrådet har den 3. juni 2014 godkendt at der skal oprettes fire foreningsråd. Principielt forslag til vedtægterne for rådene blev ligeledes behandlet på mødet. Forvaltningen vedlægger vedtægter for Varde Kommunes Aftenskoleråd (VAR) til udvalgets godkendelse. Enhver godkendt aftenskole i Varde Kommune kan optages som medlem af VAR. Rådet udpeger tillige to repræsentanter til Fritidssamrådet. Med etableringen af Aftenskolerådet vil aftenskolerne være organiseret i et interessefællesskab og sigtet er, at det er grundlag for en stærkere interesse for i fællesskab at være med til at præge og udvikle aftenskoleområdet i Varde Kommune. Aftenskolerådet har en vigtig rolle som: 1) Hørings- og dialogpartner for Udvalget 2) Aktiv deltager i netværkssamarbejde og udvikling indenfor aftenskoleområdet Aftenskolerådets rolle er beskrevet i vedlagte notat om kompetencer. Forvaltningens vurdering Rådene er etableret som interessefællesskab, og ud fra de politiske drøftelser anbefaler forvaltningen, at denne tilgang fastholdes. Forvaltningen anbefaler, at der afsættes et årligt beløb på kr. som driftsbudget for rådet, og som rådet selv kan disponere over. Til sammenligning har udviklingsrådene ca kr. til mødeafvikling og borgerinddragende aktiviteter. Forvaltningen har udarbejdet et baggrundsnotat om indhold og kompetencer i de fire råd. På baggrund af dette notat er kompetencer for Varde Kommunes Aftenskoleråd beskrevet. Retsgrundlag Byrådets beslutning af 3. juni 2014 om etablering af 4 råd og et Fritidssamråd med virkning fra 1. september Økonomi Driftsbudget på kr. foreslås finansieret af konto for folkeoplysende voksenundervisning. Høring Side 273