Indstilles, at menighedsrådet bekræfter ovenstående samt tager revisionsprotokollatet og revisorerklæringen til efterretning

Transkript

1 Møde i Menighedsrådet den 28. oktober 2014 kl , åbent møde Fraværende med afbud: Der er mødepligt til mødet grundet behandling af budgetforslag for Ved eventuelt anmeldt fravær vil der blive indkaldt suppleant. Der er afbud fra Torsten Blichert. Der er indkaldt suppleant. Sager til drøftelse / beslutning 1. Birkerød Kirkekasse, Revisionsprotokollat af 24. juni 2014 samt den uafhængige revisors erklæring Der vedlægges revisionsprotokollat samt erklæring vedrørende årsregnskabet for perioden 1. januar 31. december Forvaltningsrevisionen har givet anledning til bemærkning om, at samlet indestående i bank pr. 31. december overstiger 750 tus. kr. Indskydergarantien er begrænset til dette beløb, og revisionen anbefaler derfor, at menighedsrådet overvejer dette forhold ved placeringen af likvide beholdninger. Revisionen peger rutinemæssigt på dette forhold år efter år. Her bemærkes, at Menighedsrådet allerede i forklaringen til årsregnskabet har oplyst om, at bankforbindelsen (NORDEA) er valgt ud fra det pågældende pengeinstituts størrelse, samt at dette er et SIFI-pengeinstitut med deraf følgende forhøjet kapitalkrav under tilsyn af Finanstilsynet. Derfor anses indestående over 750 tus. kr. ikke at udgøre en risiko. Herudover har revisionen ikke givet anledning til kritiske bemærkninger vedrørende forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet eller vedrørende forvaltningen. Revisionen oplyser, at regnskabet er aflagt efter lovgivningens krav til regnskabsaflæggelse.

2 Revisionen beder menighedsrådet om at bekræfte, at der ikke er konstateret eller mistanke om mulige besvigelser, det vil sige tyveri og andet misbrug af kassens aktiver samt regnskabsmanipulation. Indstilles, at menighedsrådet bekræfter ovenstående samt tager revisionsprotokollatet og revisorerklæringen til efterretning 2. Budgetforslag for 2015 Menighedsrådet skal vedtage detaljeret budget for Ved rådets møde den 27. maj 2014 vedtog rådet et foreløbigt budgetforslag for 2015, baseret på den oprindeligt udmeldte driftsramme fra provstiudvalget på kr I forbindelse med det offentlige budgetsamråd den 12. september 2014 blev den udmeldte ramme forøget med kr , således at der totalt set er kr til rådighed i driftsrammen, svarende til kr pr. måned. Som det erindres blev ved udarbejdelsen af det foreløbige budgetforslag for 2015 en række konti reduceret i forhold til indeværende års budget på grundlag af blandt andet regnskabsresultatet for Reduktionerne blev foretaget for at skaffe plads til forøgelser på lønbudgettet. Henset til forøgelsen af driftsrammen med kr er der foretaget en revurdering, hvorved en række af de konti, der blev reduceret, er blevet helt eller delvis genoprettet, som udvist i vedlagte materiale, som består af: - budget 2015 fordelt på formålskonti, oktober forklaringer til justeringer i budget 2015 foretaget oktober Årsbudget 2015 for Birkerød Sogn

3 Budgetforslaget indstilles til vedtagelse, hvorefter det vil tilgå provstiudvalget. 3. Kvartalsoversigt, 3. kvartal 2014 Der forelægges kvartalsoversigt for budgetafløbet til og med 3. kvartal Kvartalsoversigten, som vedlægges, giver grundlag for at forvente et regnskabsresultat for året som helhed, der medfører et solidt overskud, hvorfor der er grundlag for at iværksætte initiativer, hvor behov og ønsker har været kendt i nogle måneder, men hvor dispositionerne har afventet en større grad af sikkerhed for budgetafløbet i 2. halvår. Blandt disse behov og ønsker skal nævnes udskiftning (opdatering af dele af lydanlæg, udskiftning af alterduge og kirketekstiler samt renovering af altersølv i Birkerød Kirke, initiativer i Høsterkøb Kirke samt indkøb af hjertestartere til montering i våbenhusene i de to kirker samt i Sognegården. Kassereren vil redegøre nærmere for kvartalsoversigten. Kvartalsoversigten indstilles taget til efterretning 4. Alterduge og kirkesølv, Birkerød Kirke Der er fra kirkeudvalget for Birkerød Kirke modtaget indstilling om udskiftning af alterduge samt øvrige kirketekstiler. Endvidere om

4 renovering af altersølv. Der henvises til indstilling fra kirkeudvalget, som eftersendes. Indstilles, at menighedsrådet bevilger midler som ansøgt af kirkeudvalget for Birkerød Kirke 5. Evaluering af aktivitetsområder og aktiviteter I forlængelse af evalueringen af aktivitetsområder og aktiviteter for så vidt angår Børn & Unge udvalget, Diakoniudvalget og Musikudvalget på seneste møde ønskes en tilsvarende evaluering af Kirkeudvalget for Birkerød Kirke, Kirkeudvalget for Høsterkøb Kirke samt Forretningsudvalget. I forbindelse med den forestående konstituering bemærkes, at de to kirkeudvalg er obligatoriske udvalg, som skal nedsættes i henhold til styrelsesloven, hvorimod forretningsudvalget er valgfrit for menighedsrådet at nedsætte. Udvalgsformændene indleder med et kort oplæg. Indstilles til drøftelse 6. Siden sidst Som vanligt ønskes en beretning og en kort drøftelse af aktiviteter siden seneste rådsmøde. Som eksempler kan peges på:

5 - Rudersdal Big Band koncert i Sognegården på Kulturnatten fredag den 26. september - Ballader og Sange af Bob Dylan, koncert i Birkerød Kirke søndag den 5. oktober - Årstidsgudstjeneste i Høsterkøb Kirke den 21. september - Lørdagsforedrag i Sognegården den 4. oktober: At sanse sig til saligheden, om Brorson, hans salmer og pietismen ved pastor emeritus Jan Ulrik Dyrkjøb Indstilles taget til efterretning 7. Henvendelse vedrørende kirkekaffen i Høsterkøb Kirke Elisabeth Bejer, tidligere medlem af menighedsrådet, beder i vedlagte brev til menighedsrådet, på vegne af ældre kirkegængere om at kirkekaffen i Sognehuset den 2. søndag i måneden, genindføres. Indstilles, at ønsket imødekommes Sager til orientering og drøftelse 8. Initiativer vedrørende indtag af flygtninge i Rudersdal Kommune Sognepræst Anders Vestergaard har i formandens og næstformandens forfald repræsenteret menighedsrådet i et møde mellem repræsentanter for menighedsrådene i Rudersdal Provsti og Rudersdal Kommune til drøftelse af tiltag i forhold til de kvoteflygtninge fra Syrien, som Rudersdal Kommune forventes at tage imod. Mødet var indkaldt af medlem af kommunalbestyrelsen Jens Bruhn. Anders Vestergaard giver en mundtlig redegørelse for mødets forløb. Der vedlægges invitation til mødet, samt materiale, der lå til grund for drøftelserne på mødet.

6 Indstilles taget til efterretning 9. Tyverier i Sognegården Der har i den seneste tid fundet tyverier sted i Sognegården indenfor almindelig åbningstid. Der vil givet en mundtlig orientering om tyverierne. I et tilfælde er der foretaget politianmeldelse. Efter overvejelser og drøftelser er iværksat følgende tiltag. Situationen vil blive fulgt nøje med henblik på iværksættelse af yderligere initiativer. Der henvises til vedlagte bilag vedrørende de iværksatte tiltag. Indstilles taget til efterretning 10. Menighedsråd på jeres måde Kirkeministeriet har med brev af 15. september 2014 igangsat et initiativ med henblik på at gøre det nemmere at være menighedsråd. Mulighederne for at lette menighedsrådenes arbejde med: Økonomi, budget og regnskab Personale, løn og arbejdsmiljø Øvrig administration Kommunikation Regler, aftaler og krav, som er alment gældende i det moderne samfund ønskes ikke afskaffet, men der ønskes klarlagt eksisterende muligheder for og nye idéer til hvordan menighedsrådene kan få hjælp til at løse mange af opgaverne ved at gå i samarbejde og/eller få hjælp fra Landsforeningen af Menighedsråd, stiftsadministrationer, provstier og private leverandører. Styregruppen for initiativet, hvori Landsforeningen deltager side om side med repræsentanter for Kirkeministeriet og Folkekirken beder om belysning af nuværende praksis samt om idéer til og ønsker om hjælp og samarbejde. Der er oprettet et særligt elektronisk

7 værktøj, ligesom der inviteres til en inspirationsdag den 27. november 2014, hvortil formanden har meldt sig. Resultaterne af kampagnen ventes at være klar i forsommeren Der henvises til brevet fra Kirkeministeriet, som vedlægges som bilag. Indstilles til drøftelse 11. Valg til menighedsrådet for Birkerød Sogn den 11. november 2014 Menighedsrådets valgbestyrelse har færdiggjort sit arbejde i forbindelse med valget. Ved fristudløb forelå alene en opstillingsliste. De opstillede kandidater og suppleanter blev godkendt i stiftet. Valget den 11. november blev aflyst, hvorefter valgbestyrelsen udsendte valgbreve til de valgte kandidater og suppleanter. Aflysningen af valget og sammensætning af det nye menighedsråd, inkl. suppleanter er bekendtgjort fra kirkernes prædikestole og annonceret i lokalpressen. Valgbestyrelsen har færdiggjort valgbogen og en udskrift af valgbestyrelsens beslutningsprotokol er tilgået stiftet. Det nyvalgte menighedsråd holder konstituerende møde den 25. november 2014 og rådets funktionsperiode indledes herefter den 1. søndag i Advent. Indstilles taget til efterretning 12. Initiativer til at forbedre tilkørselsveje til Birkerød Hovedgade Rudersdal Kommune har indbudt menighedsrådet til et orienteringsmøde vedrørende ovenstående. Rådsformanden har deltaget på vegne af menighedsrådet og vil give en redegørelse for kommunens initiativer samt en vurdering af deres betydning for sognet. Indstilles taget til efterretning

8 13. Eventuelt